1. Jelaskan pengertian kantor ?

Jawab :
Kantor adalah tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data.
2. Jelaskan pengertian perkantoran modern ?
Jawab:
Perkantoran modern (pm) adalah hal-hal yang berkaitan dengan rangkaian kegiatan kantor yang berjalan sesuai
tuntutan jaman yang memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk
mebeler yang tepat, dan memiliki para pegawai yang berdisiplin, profesional serta sikap, pola pikir, dan tindakan
yang sesuai tuntutan zaman.
3. Jelaskan pengertian manajemen perkantoran modern ?
Jawab :
Manajemen perkantoran modern (mpm) adalah rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
pengawasan, dan pengendalian pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan secara mutakhir sesuai tuntutan zaman.
4. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi, dan unsur-unsur apa yang terdapat dalam organisasi ?
Jawab :
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan dan terkait secara formal dalam suatu susunan hierarkis.
Unsur-unsurnya: kelompok orang; kerjasama; tujuan; keterikatan formal; dan susunan hierarkis
5. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi ?
Jawab :
Kegiatan perkantoran berkedudukan sebagai faktor pencapaian tujuan organisasi secara langsung yang telah
ditetapkan.
6. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern ?
Jawab :
a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem
akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
b. kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data akan menyulitkan penemuannya kembali apabila
diperlukan.
c. Berbagai virus komputer dengan pengaruh negatifnya bisa mengacaukan banyak kegiatan dalam pengelola
informasi.
7. Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran?
Jawab :
Menurut leffingwell prinsipnya :
o Perencanaan
o penjadwalan
o peformaln
o imbalan
Menurut komaruddin prinsipnya :
o Adanya manajer kantor yang cakap
 o Tata ruang yang baik
o Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan yang otomatis apabila hasilnya ekonomis
o Penerapan penyederhanaan dan pengukuran kerja dengan kajian gerakan dan waktu.
o Pengupayaan sistem dan prosedur kantor
o Perbaikan sistem manajemen arsip
o Hubungan kepegawaian yang lebih
o Standar kualitas dan kuantitas kerja kantor harus dikembangkan serta
o Kesadaran kerja.
MATERI BAB II
1. Berikan batasan tentang data
Jawab:
– Data merupakan sebuah peristiwa
– Data merupakan bahan baku dari informasi
– Data juga bisa berupa fakta-fakta, tabel, grafik dan statistik
2. Berikan definisi informasi?
Jawab:
Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan
3. Apa perbedaan antara data dan informasi?
Jawab:
Data masih merupakan bahan baku informasi yakni sekelompok lambang yang tidak acak yang menunjukkan jumlah,
tindakan dsb. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses
4. Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi dan pekerjaan dan pekerjaan apa yang dilaksanakan!
Jawab:
Kantor dikatakan sebagai pusat informasi karena tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan
perekaman.
Adapun pekerjaan dari kantor adalah:
· Menerima informasi
· merekam informasi
· Memberi informasi
· Melindungi aset
. penyusunan informasi
RUANG LINGUP
SARANA = lokasi gedung peralatan interior teknologi
Aktifitad = POAC

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruhkantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu :
 a. Kegiatan Komunikasi

b. Kegiatan Kalkulasi

c. Pengelolaan Warkat

d. Penyusunan Laporan

e. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

55. Proses manajemen meliputi :

a. Perencanaan Kantor

b. Pengorganisasian Kantor

c. Kegiatan Personalia Tata Usaha

d. Pengkoordinasian

e. Pengawasan Kantor
1. Perencanaan (pleaning)
 Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
 Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
 Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakukan
 Memilih tugas yang sesuai untuk pencapain tujuan
 Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar dipeoleh sesuatu yang baru dan
lebih baik
 Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja
 Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
 Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
2. Pengorganisasian (organizing)

 Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional

 Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
 Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan
 Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
 Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
 Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
 Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
 Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
3. Penggerakan (Actuating)

 Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan
 Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
 Memotivasi anggota
 Berkomunikasi secara efektif
 Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
 Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan dengan baik
 Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya
4. Pengendalian (controllig)

 Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan

 Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
 Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
 Membuat media pelaksanaan secara tepat
 Memberitahukan media pengukur pekerjaan
 Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya
 Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
  Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan
 Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasa
Proses Manajemen Kantor

1. Perencanaan kantor
 Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara
pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang
tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.
 Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor
1. Pengorganisasian kantor
 Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
 Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas
wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.
1. Pengoordinasian kantor
 Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor.
1. Pengawasan kantor (Pengendalian )
 Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan
organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan
tepat seperti rencana.
Tujuan kantor

 Penerimaan Informasi
 Pencatatan informasi
 Penyusunan informasi
 Pemberian Informasi
 Perawatan aktiva
Aspek manajemen kantor

 Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan
mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
 Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
 Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan
 Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
 Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
 Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu
pelaksanaan kerja.
Harapan manajemen kepada manajemen kantor

 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi

 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
 Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada
rekan-rekan dan bawahannya.
 Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk
mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
 Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat
kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil
 Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor
yang akan terjadi hari esok.
Peranan manajemen kantor

Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :

 Ringkas (concise)
 Cermat (accurate)
 Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
 Tepat waktu (right time)
 Biaya rendah (low cost)
 Perumusan Organisasi

1.
Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
 Manajer Umum
 Petugas Pembeliaan
 Manajer Produksi
 Manajer Pemasaran
1. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang
 Direktur Pengelola
 Petugas Pembeliaan
 Manajer Produksi
 Manajer Pemasaran

ASAS- ASAS ORGANISASI

1. Asas Perumusan Tujuan

Dimana sebagai haluan atau awal berdirinya suatu organisasi. Pemilihan bentuk, pembentukan struktur, pekerjaan
apa yang akan dilakukan, kebutuhan tenaga ahli. Apa yang akan dicapai organisasi tersebut?.

2. Asas Departemenisasi

Merupakan proses pengelompokan pekerjaan dalam departemen dan departemen ke dalam organisasi secara
keseluruhan.

3. Asas Pembagian Kerja atau Spesialisasi kerja

Dimana tenaga kerja dibagi- bagi atau dikelompokkan aktivitas pekerjaannya sesuai dengan kemampuannya. Hal ini
agar disetiap bidang dipegang oleh orang yang benar.

4. Asas Koordianasi

Dalam asas ini menyatakan bahwa dalam suatu organisasi perlu adanya hubungan sehingga terjadi keseimbangan di
antara departemen satu dengan yang lainnya. Koordinasi pun bertindak sebagai gambaran adanya interaksi antara
tugas yang diemban oleh para pekerjanya.

5. Asas Pelimpahan Wewenang

Wewenang adalah suatu hak untuk melakukan atau memerintahkan orang lain untuk mencapai tujuan
tertentu.Sedang pelimpahan wewenang dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan
agar tugas serta tanggung jawab dapat dilaksanakan oleh pejabat yang diberi wewenang. Delegasi adalah proses yang
digunakan manajer untuk memindahkan wewenang dan tanggung jawab ke posisi hierarki di bawahnya.

6. Asas Rentangan Kontrol

Merupakan sejumlah anggota yang bertanggung jawab kepada seorang pimpinan/atasan. Pengendalian sendiri
adalah proses sistematis yang digunakan oleh para manajer untuk menjadikan mereka konsisten dengan harapan-
harapan yang sesuai dalam rencana, target dan standar kinerja.(Daft)

7. Asas Jenjang Organisasi

 Merupakan tingkat- tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu
menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam suatu fungsi tertentu.

8. Asas Kesatuan Perintah

Dimana natinya ditiap- tiap pejabat hanya akan bisa diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

9. Asas Fleksibilitas

Dimana suatu organisasi seharusnya dapat siubah dengan mudah. Disesuaikan dengan perubahan- perubahan yang
terjadi setiap saat tanpa mengganggu aktivitas yang berlangsung.

10. Asas Keberlangsungan

Suatu organisasi perlu memiliki jaminan untuk tetep berdiri dan melangsungkan aktivitas operasi secara terus-
menerus.

11. Asas Keseimbangan

Diamana satuan yang ada dalam organisasi harus ditampatkan pada struktur organisasi sesuai dengan fungsinya. Hal
ini sangat penting dimana akan terlihat dan dapat diaplikasinnya TUPOKSI (tugas pokok dan fungsi).
Administrasi berarti proses mengelola keseluruhan organisasi secara efektif. Manajemen adalah tindakan
menyelesaikan pekerjaan melalui yang lainnya
Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang

1. 1. Komunikasi verbal dengan kata-kata

2. 2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh

Komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin
sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan.
Komunikasi verbal adalah suatu kegiatan percakapan/penyampaian informasi yang dilakukan oleh seseorang kepada
orang lain, baik secara lisan maupun tulisan. Berikut adalah contoh komunikasi verbal:

#1. Berbicara dengan seseorang atau kelompok orang

#2. Mendengarkan radio
#3. Membaca buku, majalah dan novel,
#4. Menulis surat lamaran, surat perjanjian jual beli, brosur, dll.
#5. Berpidato dihadapan orang banyak

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Bentuk
komunikasi ini adalah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan
objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi,
penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.
Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata,
penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara
seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.