Operación y Logística Código: GERE-F-002

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FECHA: 14 de Agosto de 2015

INTRODUCCIÓN

Por medio del presente documento, la gerencia de OPERACIÓN Y LOGÍSTICA Ltda.

Revisa el sistema de gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su
conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión incluye la evaluación de
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la
calidad, incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad.

Este importante ejercicio evidencia el compromiso que asume la Gerencia con el desarrollo,
el sostenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Compañía.

1. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN

1.1 POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

MISIÓN
Diseñar y administrar soluciones de gestión y operación empresarial, apoyándonos en
nuestro talento humano, en el control de los recursos, logrando la satisfacción del cliente,
la conservación del medio ambiente y las justas utilidades de los socios.

“Acciones responsables…resultados eficaces!”

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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

1. Mantener el Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008

2. Cumplir con los requerimientos de los clientes y lograr la satisfacción respecto a los
servicios ofrecidos.
3. Realizar una gestión eficaz y eficiente cumpliendo las metas establecidas en la
matriz de indicadores de gestión.
4. Generar las utilidades esperadas de los socios.
5. Incrementar los ingresos de la empresa a través de una efectiva actividad comercial.
6. Mantener un personal competente y comprometido para cumplir las políticas,
objetivos y metas de la organización.

Las directrices estratégicas definidas por OPERACIÓN Y LOGISTICA S.A.S han

permitido dar sostenibilidad al sistema de gestión, los lineamientos, metas y planes de
acción que conllevan al cumplimiento de la misión y visión dan cuenta de la eficacia del
sistema y como éste se ha convertido en una herramienta en el trabajo cotidiano.

El respaldo de la Gerencia a las acciones de mejora que se desarrollan es de igual manera

un garante a la hora de determinar la fortaleza y madurez que se ha alcanzado en la norma
implementada.

En concordancia con lo anterior la Alta Dirección concluye que la política del sistema está
acorde a las proyecciones que la organización tiene, de igual manera frente a la misma se
evidencia el manejo eficiente de recursos y el compromiso de todas las partes involucradas.

1.2 RESULTADOS DE AUDITORIAS

De acuerdo con el programa de auditoria interna, establecido para el año 2013 se procedió a
ejecutar las auditorías a todos los procesos durante el mes de Noviembre presentando los
siguientes resultados:

1.3 RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

Como parte del proceso de mejora continua resulta de especial importancia el monitoreo de
la satisfacción de los clientes, para tal efecto se tiene establecido en el procedimiento para
la Medición de la Satisfacción del Cliente CAYM-P-005 donde se establece que los
procesos misionales Gestión de Almacenes y Gestión de transporte terrestre automotor
especial son los responsables de hacer dicha medición, lo cual nos permite conocer la
persección de nuestro cliente con los servicios que brindamos.

Durante el mes de Agosto y Septiembre con el objeto de conocer la satisfacción del cliente
final del proceso Gestión de Almacenes y en donde nuestro cliente contratante es

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HACEB, decidimos hacer la encuesta al cliente final, ósea al cliente de la compañía

HACEB los cuales consumen los electrodomésticos que nosotros entregamos.

Las encuestas aplicadas arrojaron resultados satisfactorios de la persección que tiene el

cliente de la calidad de nuestro servicio Logístico.

En cuanto a la encuesta de los clientes que hacen uso de nuestro del servicio de transporte
publico especial, aún no se han ejecutado debido a que el documento soporte está en
proceso de adecuación, y además de esto no se contaba con el responsable del proceso de
Calidad y Mejora quien es el responsable de controlar los cambios de la documentación del
SGC.

1.4 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO

A través de los 6 procesos organizacionales se logra el objeto social de nuestra compañía,

son estos quienes en su actuar cotidiano emprenden las acciones necesarias para dar
cumplimiento a los objetivos de su proceso que a su vez alimenta el direccionamiento
estratégico de OyL S.A.S.

Cada proceso contempla indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad identificados en

las caracterizaciones respectivas, los cuales dan cuenta de su avance frente a las metas
propuestas para cada actividad.

La Alta Dirección manifiesta que no se presentó durante el periodo del año

2013Producto/Servicio No conforme.

1.5 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

En el segundo semestre del 2013 se documentaron 5 AC y hallazgos de auditoria interna y

2 PNC en el proceso de gestión CyM, Compras y Mtto, Transporte y TH

Finalizadas
En tratamiento y ejecución de los planes de acción implementados
En análisis de causa y revisión

Durante el segundo semestre de 2013 se documentaron 6 AP para el

GRAFICA 1. RESULTADO DE LAS ACCIONES TOMADAS Y EJECUTADAS

PARA LA MEJORA DE LAS NC

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8.2.3 CALIDAD Y
MEJORAMIENTO

5.6 GESTIÓN GERENCIAL

ACCIONES EJECUTADAS
7.4.1 COMPRAS
ACCIONES TOMADAS
7.5.1 GESTIÓN DE TRANSPORTE

8.2.2 CALIDAD Y
MEJORAMIENTO

0 2 4 6 8

Como se puede observar en la GRAFICA 1, estos procesos orientados a la planificación,

prestación del servicio y al seguimiento y mantenimiento del SGC, presentan buenos
resultados en la ejecución de las acciones tomadas, pero se resalta en el proceso de calidad
y mejora específicamente en el numeral 8.2.2 de Auditorías Internas una gran diferencia
entre las acciones tomadas y las ejecutadas debido a que en el desarrollo de la primera
acción a desarrollar está en proceso y corresponde a la Capacitación de Auditores Internos
de calidad la cual se tomara un periodo 2 meses para dar cierre a la acción y de tal forma la
habilitación para la ejecución de las demás acciones.

1.6 ACCIONES DE SEGUIMIENTO A REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

PREVIAS

FECHA ACCION METODO EFECTIVIDA OBSERVACIONES

SEGUIMIENT D
O

No existen acciones pendientes ya que ésta es la primera reunión de Revisión por la

Dirección durante el año 2013, esta misma reunión se ejecutara en el mes de diciembre para
identificar las mejoras a ejecutar en los hallazgos o No conformidades de la Revisión.

1.7 CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA

CALIDAD

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• Ajustes o cambios en la documentación por: Logo de la empresa, cambio de

responsables en los proceso, creación y anulación de documentos y formatos, etc.
• Adecuación y cambios en la infraestructura de la organización.
• Implementación de RUC.
• Cambio de los responsables de procesos de apoyo del SGC.
• Cambios en los procedimientos, instructivos y formatos del sistema.

1.8 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

• Aplicar a tiempo la medición del nivel de satisfacción del cliente en transporte.

• Actualizar la página web de la compañía y darle uso a la herramienta de atención de
inquietudes de los clientes.
• Realizar periódicamente reuniones de gerencia donde se incluya temas de riesgos,
indicadores y productos No Conforme.
• Realizar inventario de los activos fijos de la compañía.
• Realizar trabajar a través de la sensibilización e información permanente de nuestro
sistema de gestión.
• Capacitar a todo el personal en temas sobre el SGC de la compañía,como los
procedimientos de cada proceso, la norma NTC ISO 9001/2008, legislación en
transporte y demás temas propios de la actividad económica de la compañía.
• Continuar con el respaldo de la Alta Dirección para el mantenimientodel SGC y su
certificación, labor que se logra con la realización de actividades, acompañamiento
y seguimiento permanente.
• Fortalecer el equipo de auditoresinternos, invitando a los líderes de proceso a que se
formen y ayuden a mantener la mejora continua de nuestro SGC.

2. RESULTADOS DE LA REVISIÓN:

2.1 CONCLUSIÓN GENERAL DE LA REVISIÓN

Las mejoras propuestas en el numeral 1.8 de este documento son las que permitirán
evidenciar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad y se incorporaran al plan de acción, como Productos de los procesos para
evaluarlos en el año 2014.

Para realizar estas mejoras la dirección está consciente de las necesidades de recursos
físicos, financieros, humanos y tecnológicos y realizará las apropiaciones presupuestales

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necesarias, sin embargo esto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la
vigencia del 2014.

De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad:

ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la política del sistema con el

direccionamiento estratégico, los objetivos de los procesos y los indicadores de gestión.

ES ADECUADO porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en
pro del mejoramiento continuo delos Serviciosofrecidos y en la generación de valor
agregado con programas de salud y bienestar y formación que se le brinda a los empleados
en temas de salud, seguridad y protección del medio ambiente.

ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados.

ES EFICIENTE porque permite la optimización de los recursos en cada una de las

actividades identificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversión de recursos en
capacitación permitió la participación activa y empoderamiento de los líderes, responsables
de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditoría, y en la profundidad en los
resultados.

ES EFECTIVO por el impacto positivo que tiene sobre el personal de la compañía, el

entorno y el desarrollo de la labor.

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