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GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

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Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Secretaría de Tecnologías de la información y las


Comunicaciones

Secretaría de Planeación

Manual de usuario – Registro de


proyectos de inversión
Sistema de Seguimiento del Plan de Desarrollo – Banco
de Proyectos

Febrero, 2018
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INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene las instrucciones necesarias para ejecutar las actividades de cada
uno de los actores en el proceso de Registro de proyectos de inversión en el Banco Departamental
de Programas y Proyectos de Inversión.

El proceso de registro de proyectos, se visualiza a continuación:

En dicho proceso se encuentran 4 actores principales: Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores


del Gasto y Responsables de control posterior.

Los Formuladores, Los formuladores pueden estar ubicados físicamente dentro o fuera de las
instalaciones de la Gobernación. Tienen como función principal la radicación de solicitudes de
registro de proyectos que se compone de 3 actividades:

1. La formulación del proyecto en la MGA WEB (metodología dispuesta por el Departamento


Nacional de Planeación):

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2. La carga del archivo XML en el Banco de Proyectos departamental, descargado de la MGA


WEB una vez tenga la formulación completa:

3. Carga de los requisitos de soporte del proyecto, según la lista de chequeo que le
corresponde según el Tipo de proyecto asignado:

Los Formuladores, deben conocer los Tipos de proyectos definidos por la Dirección de Finanzas
Públicas, deben identificar el que aplica para el proyecto a registrar y conocer además los
documentos soportes exigidos para la Radicación.

Los Viabilizadores, tienen como actividad principal:

1. Revisión del proyecto para la emisión o no del concepto de viabilidad sectorial, según la
lista de chequeo de viabilidad:

Para cada Tipo de proyecto habrá un Viabilizador principal quién recibirá inicialmente todas las
solicitudes de Registro de proyectos. El Viabilizador principal de cada Tipo de proyecto podrá asignar
la solicitud a otro Viabilizador o modificar el Tipo de proyecto.

Los Ordenadores del gasto, tienen como actividad principal:

1. Revisión de la asignación o no del aval a la viabilidad del proyecto:

Para cada Tipo de proyecto se tiene un Ordenador del Gasto quién avalará la viabilidad sectorial
emitida para el proyecto de inversión.

Los Responsables del Control Posterior, tienen como actividad principal:

1. Revisión de la asignación o no del Control posterior del proyecto, según la lista de chequeo
del Control posterior:

Para cada Tipo de proyecto se tiene un Responsable en la Dirección de Finanzas Públicas


encargado de evaluar la solicitud de registro de proyecto y emitir o no el Control posterior.

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Durante el proceso de Registro de proyectos de inversión, los proyectos pueden adoptar los
siguientes estados:

- Cargado: El proyecto queda con este estado al Cargar en el sistema el XML de la formulación del
proyecto proveniente de la MGA.

- Radicado: El proyecto queda con este estado al Radicar el proyecto en el sistema. Este proceso
consiste en ingresar la información del proyecto, como: Entidad o Municipio que radica, los datos
del formulador, seleccionar las Metas de producto y resultado para el proyecto, identificar el Tipo
de proyecto y cargar en el sistema cada uno de los documentos requeridos en la lista de chequeo
para la Radicación.

- Viab_Sect: El proyecto queda con este estado al obtener el concepto de viabilidad sectorial
favorable por parte del Viabilizador.

- Avalado: El proyecto queda con este estado cuando el concepto de viabilidad recibe el aval por
parte del Ordenador del Gasto.

- Registrado: El proyecto queda con este estado al ser aprobado por parte del responsable del
Control posterior.

- Corr_pend: El proyecto queda con este estado cuando el Viabilizador o el Responsable del Control
posterior determina que el proyecto necesita correcciones por parte del formulador para poder
continuar con el proceso de registro.

- Rechazado: El proyecto queda con este estado cuando el Formulador decide no continuar con el
proceso de registro luego de no ser aprobado por parte del Viabilizador o del Control Posterior, y
elimina el proyecto del sistema.

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DEL MANUAL 5


2. ALCANCE 6
3. NORMATIVIDAD 7
4. TERMINOLOGÍA 8
5. DESARROLLO DE LO RELACIONADO CON EL MANUAL 11
5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental 11
5.2 Formulación del proyecto en la MGA WEB 16
5.3 Carga del archivo XML en el Banco de Proyectos Departamental 18
5.4 Carga de los requisitos del proyecto 25
5.5 Asignación o no de la viabilidad del proyecto 34
5.6 Corrección o Eliminación del proyecto 42
5.7 Asignación o no del aval de la viabilidad del proyecto 44
5.8 Asignación o no del control posterior 50
5.9 Consultas de proyectos de inversión 57

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene como objetivo orientar a los Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores
del Gasto y responsables de Control Posterior para ejecutar las actividades necesarias dentro del
proceso de registro de proyectos en el BDDPI.

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2. ALCANCE

El alcance del presente manual es instruir en las actividades que deben ejecutar los Formuladores,
Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y responsables de Control Posterior dentro del proceso de
registro de proyectos en el BDDPI.

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3. NORMATIVIDAD

• Decreto 841 de 1990


• Ley 179 de 1994
• Ley 152 de 1994, artículos 3, 26, 27, 28, 36, 44, 49
• Resolución 0252 del 2012
• Decreto 2844 de 2010
• Ley 1530 de 2012
• Decreto 037 de 2010
• Resolución 007 de 2012 Manual del Banco de Proyectos
• Resolución 064 del 2012 Secretaria General
• Resolución No 001 del 2012 Secretaria de Conectividad.
• Resolución No 003 del 2013 Secretaria de Ambiente.
• Resolución No 164 del 2012 Instituto Departamental de Cultura.
• Resolución No. 001 de 2012 Secretaria de Integración Regional.
• Resolución No. 001 del 2012 Secretaria de Minas.
• Resolución No. 01 de 2012 Secretaria de Planeación.

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4. TERMINOLOGÍA

Actividad: Es el conjunto de acciones mediante los cuales se genera valor dando lugar a un
producto determinado, que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa, mediante la
utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados.

BDDPI: Banco Departamental de Programas y Proyectos de Inversión, es la plataforma para el


registro y la sistematización de los proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con
recursos del Presupuesto General del Departamento que debidamente formulados y
evaluados permiten tomar decisiones de inversión para que se generen los bienes y/o servicios
necesarios para el mejoramiento de la calidad de vida y el bienestar de la sociedad
cundinamarquesa.

Certificación: Documento mediante el cual la Secretaría de Planeación manifiesta la inscripción


de un proyecto en el Banco Departamental de Programas y Proyectos de Inversión.

Control posterior: Consiste en el 'chequeo' del cumplimiento de procedimientos y requisitos


establecidos en el presente Manual y en las Resoluciones emitidas por las entidades
sectoriales, verificación de la coherencia del proyecto con el Plan de Desarrollo
Departamental, así como la revisión integral de la Metodología General Ajustada - MGA.

Concepto técnico: Análisis especializado sobre un aspecto específico de un proyecto, donde se


determina el grado de cumplimiento de los parámetros y especificaciones técnicas que regulan
un sector. Sirve como fundamento para emitir o no concepto de viabilidad.

Etapa de Pre inversión: Es la primera etapa del ciclo del proyecto que involucra la formulación y
evaluación ex ante del proyecto. En esta etapa se identifica el problema o necesidad, se prepara su
información y se cuantifican sus costos y beneficios. Igualmente en esta etapa se elaboran los
diseños preliminares si se requieren.

Etapa de inversión o ejecución: Es la etapa en la cual se materializan las acciones que dan como
resultado bienes o servicios, y culmina cuando el proyecto comienza a generar beneficios.

Etapa de operación: Momento en el cual se empieza a utilizar el bien o servicio obtenido en la etapa
de inversión y por tanto, se inicia la generación del beneficio. Esta etapa dura el tiempo que se
estipuló en la etapa de preinversión para alcanzar los objetivos del proyecto, es decir, la operación
va hasta el periodo en que se espera que ya no se presente el problema que se está atacando con
el proyecto. Durante esta etapa también existe seguimiento, el cual busca medir los resultados y el
impacto en la cadena de valor; éste se realiza a los componentes y la finalidad en la matriz de marco
lógico.

Evaluación cualitativa: Tipo de evaluación primordialmente descriptiva e interpretativa, que puede


o no prestarse a la cuantificación.

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Evaluación cuantitativa: Tipo de evaluación que entraña el uso de la medición numérica y el análisis
de datos basado en métodos estadísticos.

Evaluación ex-ante: Evaluación que se efectúa antes de poner en práctica una intervención para el
desarrollo. Consiste en un ejercicio de análisis de la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto del
proyecto a la luz de las alternativas de solución identificadas. Para lo anterior se parte de la
información recopilada en la preparación de cada una de las alternativas de solución. La evaluación
consiste en la comparación de las diferentes alternativas de solución mediante indicadores con el
propósito de seleccionar la mejor, de acuerdo con el criterio seleccionado.

Horizonte de evaluación: Periodo que contempla el análisis de las etapas de pre inversión, ejecución
y operación.

Gestión basada en resultados: Una estrategia de gestión por la que una organización garantiza que
sus procesos, productos y servicios contribuyen al logro de resultados deseados (productos, efectos
directos e impacto). La gestión basada en los resultados se basa en la participación de las partes
interesadas y en una rendición de cuentas clara respecto de los resultados. También requiere la
supervisión del progreso hacia los resultados y en la presentación de informes sobre el
desempeño/retroalimentación que es cuidadosamente examinada y utilizada para mejorar la
concepción o ejecución del programa.

Meta: Corresponden a la expresión cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener
con el proyecto. Refleja la magnitud o nivel específico de los resultados es decir de los productos,
efectos o impactos que se esperan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos de tiempo,
cantidad y si es posible calidad.

Metodología general ajustada -MGA-: Herramienta utilizada para la formulación de proyectos de


inversión, tiene como objeto proveer un sistema de información ágil y eficiente en el proceso de
Identificación, Preparación. Evaluación y Programación de los proyectos de inversión.

Proyecto de inversión: Unidad operacional de la planeación del desarrollo que vincula recursos para
resolver problemas o necesidades sentidas de la comunidad. Contemplan actividades limitadas en
el tiempo, que utilizan total o parcialmente estos recursos, con el fin de crear, ampliar, mejorar
o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del
Estado.

Registro: Es la inscripción del proyecto de inversión en el Banco Departamental. Indica que los
proyectos son viables y por tanto pueden ser ejecutados con recursos del Presupuesto General
del Departamento.

SAP: Sistemas Aplicaciones y Productos. Es un sistema que consiste en un conjunto de aplicaciones


que soportan diversas operaciones del negocio. Estas aplicaciones están construidas en forma
modular sobre un eje central de datos únicos, lo que garantiza su uso consistente a través de toda
la corporación.

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Seguimiento: Función continua que utiliza la recolección sistemática de datos en indicadores


específicos para medir el grado de avance y logros de objetivos y progresos en la utilización de
fondos asignados.

SGR: Sistema General de Regalías

Viabilidad: Se entiende por viabilidad la posibilidad que tiene el proyecto para ser ejecutado y
operado de manera que cumpla con su objetivo. El concepto de viabilidad está relacionado con
principios de calidad, eficiencia y pertinencia de un proyecto en términos de los elementos
conceptuales que lo componen, la información utilizada en su formulación, la coherencia de los
planteamientos y el mayor acercamiento a la realidad a la que se refiere el proyecto.

Tipo de proyecto: Clasificación de proyectos determinada por la Dirección de Finanzas de la


Secretaría de Planeación, que establece una lista de chequeo específica para la radicación de
solicitudes de registro de proyectos. Los tipos de proyectos están basados en las Resoluciones
emitidas por las entidades sectoriales, mediante las cuales se establecen los requisitos específicos
de presentación de proyectos de inversión al Departamento.

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5. DESARROLLO DE LO RELACIONADO CON EL MANUAL

5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental

Responsables: Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y responsables de Control


Posterior

Existen dos posibilidades para ingresar a la aplicación.

1. Los usuarios que se encuentran fuera de la Red de la Gobernación (Formuladores


municipales), deben ingresar a la página de la Gobernación www.cundinamarca.gov.co y en
la parte inferior encuentran varios enlaces del Departamento, se debe dar clic en el enlace
correspondiente al Banco de Proyectos

Estos usuarios también lo pueden hacer ingresando al Link


http://bancoproyectos.cundinamarca.gov.co/bancoproyectos/

Se generará la siguiente pantalla

Los formuladores deberán ingresar con el usuario que corresponda según el municipio al que
pertenece:

NOTA: Al ingresar por primera vez al sistema, la contraseña es: 12345

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2. Los usuarios que tienen acceso a la intranet de la Gobernación (Formuladores de entidades


Departamentales, Viabilizadores, Ordenadores del gasto y responsables de Control
Posterior), deben acceder al Sistema de Seguimiento del Plan de Desarrollo:

Posteriormente, seleccione Banco de proyectos:

Se generará la siguiente pantalla:

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Los Formuladores departamentales deberán ingresar con los siguientes usuarios:

Los Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y Responsables de control posterior, deberán ingresar
con el mismo usuario de red, que usan normalmente.

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NOTA: Al ingresar por primera vez al sistema, la contraseña es: 12345

RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE REGISTRO DE PROYECTOS

La radicación de solicitudes de registro de proyectos se compone de 3 actividades:

1. La formulación del proyecto en la MGA WEB.


2. La carga del archivo XML en el Banco de Proyectos departamental.
3. Carga de los requisitos del proyecto, según la lista de chequeo que le corresponde al
proyecto según el Tipo de proyecto asignado.

5.2 Formulación del proyecto en la MGA WEB

Responsables: Formuladores.

Para iniciar el proceso de radicación, se debe tener el proyecto formulado en la MGA WEB, a la cual
se puede acceder en el Link https://mgaweb.dnp.gov.co

Aquí deberá ingresar y formular el proyecto de inversión que requiere registrar.

Una vez termine esta formulación, debe descargar el archivo XML que contiene la formulación del
proyecto.

Para descargar el archivo XML, dé clic en el botón

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Debe esperar que se complete la descarga del archivo, la cual aparecerá en la parte inferior de la
pantalla, de la siguiente forma:

El archivo XML, se encuentra en este momento en la carpeta de Descargas de su equipo. Para mayor
facilidad, copie el archivo y péguelo en la Carpeta donde se encuentran los demás archivos del
proyecto. Puede modificarle el nombre para identificar el proyecto, sin modificar la extensión XML.

Nota: tenga en cuenta que también es necesario descargar de la MGA WEB el PDF del proyecto, ya
que éste archivo es requisito obligatorio como soporte para todos los proyectos que se presentan
al Banco Departamental.

Una vez complete la formulación del proyecto y tenga el archivo descargado ingrese a Bizagi, y
seleccione: Nuevo >> Registro de proyectos:

Se genera la siguiente pantalla:

El vínculo abre la página de acceso a la aplicación MGA WEB del DNP, utilícelo únicamente
en caso de no haber completado la formulación del proyecto, o de no tener descargado el archivo
XML.

A la pregunta ¿Formulación completa?, seleccione la opción Si y el botón Siguiente:

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5.3 Carga del archivo XML en el Banco de Proyectos Departamental

Responsables: Formuladores.

Una vez se haya establecido que la formulación del proyecto está completa, el sistema genera la
siguiente pantalla:

Seleccione el botón: Subir archivo

Para seleccionar el archivo XML de clic en el botón

Ubique y seleccione el archivo y dé clic en y posteriormente en y el sistema


muestra el nombre del archivo cargado:

Ingrese el Año inicial, que corresponde a la vigencia en la que se espera que se ejecuten las
actividades del periodo 0 de la formulación del proyecto. Posteriormente, seleccione el botón
y el sistema muestra el nombre del proyecto, el sector de inversión, y el ID de la MGA
WEB:

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Ingrese la información de los Datos generales del proyecto de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de Requerido
Descripción
campo /Opcional
Defina si el proyecto a registrar corresponde a un proyecto
Departamental, Específico o SGR.
Clase de
Tenga en cuenta que para los proyectos específicos, es necesario R
proyecto
ingresar el proyecto departamental del que depende, y para los
proyectos del SGR es necesario ingresar el BPIN.
Entidad a la
Seleccione la Entidad de la Gobernación de Cundinamarca
que presenta R
responsable del proyecto que requiere registrar. Ver cuadro
el proyecto
Código SPC del proyecto departamental del que depende el
Código del
proyecto específico que requiere registrar. Sólo es necesario si la
proyecto O
Clase de proyecto seleccionada es Específico. El código debe ir
departamental
precedido por la letra P y el signo >. Ej: P>297000
Código BPIN del proyecto que requiere registrar. Sólo es necesario
BPIN O
si la Clase de proyecto seleccionada es SGR.
Nombre corto Ingrese el nombre del proyecto de forma abreviada. Máximo 40
R
del proyecto caracteres
Vigencia en la que se espera que se finalicen las actividades de
Año final R
inversión del proyecto
Ingrese su correo electrónico. Es muy importante que antes de
Correo
grabar, verifique que lo ingresó correctamente, porque es allí
electrónico del R
donde recibirá las notificaciones de la solicitud de registro del
formulador
proyecto.

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Para la identificación de la Entidad a la que se presenta el proyecto, el formulador puede tomar


como guía la siguiente tabla, en la que se listan las entidades Departamentales con el código de
Centro Gestor asignado a cada una.

CENTROS GESTORES
CODIGO NOMBRE ENTIDAD
1202 AGENCIA DEPARTAMENTAL PARA LA PAZ Y EL POSTCONFLICTO
1133 ALTA CONSEJERÍA PARA LA FELICIDAD
1207 BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA
1215 CORPORACION SOCIAL DE CUNDINAMARCA CSC
1102 DESPACHO DEL GOBERNADOR
1223 INSTITUTO DE INFRAESTRUCTURA Y CONCESIONES DE CUNDINAMARCA "ICCU"
1205 INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
1220 INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA Y TURISMO DE CUNDINAMARCA
1208 INSTITUTO DEPARTAMENTAL PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE DE CUNDINAMARCA
1124 SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
1125 SECRETARIA DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACION
1120 SECRETARIA DE COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO ECONÓMICO
1127 SECRETARIA DE COOPERACION Y ENLACE INSTITUCIONAL
1126 SECRETARÍA DE DESARROLLO E INCLUSION SOCIAL
1108 SECRETARIA DE EDUCACION
1105 SECRETARIA DE GOBIERNO
1106 SECRETARIA DE HACIENDA
1129 SECRETARIA DE INTEGRACION REGIONAL
1114 SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA
1130 SECRETARIA DE LA MUJER Y EQUIDAD DE GÉNERO
1132 SECRETARIA DE MINAS ENERGÍA Y GAS
1113 SECRETARIA DE PLANEACION
1184 SECRETARIA DE PRENSA Y COMUNICACIONES
1197 SECRETARIA DE SALUD
1128 SECRETARIA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
1123 SECRETARÍA DE TRANSPORTE Y MOVILIDAD
1121 SECRETARIA DEL AMBIENTE
1131 SECRETARÍA DEL HÁBITAT Y VIVIENDA
1103 SECRETARIA GENERAL
1104 SECRETARIA JURIDICA
1152 UAE PARA LA GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES
1263 UNIDAD ADMNISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES
1182 UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

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Para la identificación del Código del proyecto departamental, cuando se requiere registrar un
proyecto específico, existen dos ayudas:
1. Si conoce el código del Proyecto departamental, lo ingresa y selecciona la opción Consultar
nombre del proyecto departamental. El sistema genera el nombre del proyecto y puede así
verificar que corresponda al proyecto departamental
requerido.

2. Si no conoce el código del proyecto departamental, puede consultar los proyectos


departamentales por entidad, seleccionando El sistema
genera la siguiente pantalla, donde puede hacer la consulta

Productos:
La siguiente sección de la pantalla muestra los productos del proyecto.

Diligencie la información de los Productos de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de Requerido
Descripción
campo /Opcional
Ingrese un nombre abreviado para cada producto. Máximo
40 caracteres. Si el nombre que está en el XML es de 40
Nombre corto caracteres o menos, el sistema lo propone por defecto. R
Tenga en cuenta que no es posible que dos o más productos
del proyecto tengan el mismo Nombre corto.

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Unidad de Seleccione la Unidad de medida para cada producto. Debe


R
medida ser la misma de la MGA.

Posteriormente debe ingresar a cada producto para diligenciar la información faltante. Dé clic en
el ícono Editar producto ubicado a la derecha de la unidad de medida del producto.

Se genera la siguiente pantalla:

Ingrese la información necesaria de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de Requerido
Descripción
campo /Opcional
Seleccione las Metas de producto que deben estar
asociadas al Producto del proyecto, con el botón Adicionar
metas ubicado en la parte inferior del recuadro Metas,
y el sistema genera la siguiente pantalla:

Metas R

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Seleccione la Meta que requiera y posteriormente, de clic


en el botón . Si requiere agregar otra meta, haga
clic nuevamente en Agregar y si desea borrar una meta
haga clic en Eliminar Para facilitar la búsqueda de la
meta, ingrese el número de meta seguido de un espacio y
un guion Ej: 360 -
Ingrese el nombre abreviado para cada actividad del
producto. Máximo 40 caracteres. Si el nombre que está en
Nombre corto el XML es de 40 caracteres o menos, el sistema lo propone
R
actividades por defecto. Tenga en cuenta que no es posible que dos o
más actividades del proyecto tengan el mismo Nombre
corto.

Posteriormente debe ingresar a cada actividad para diligenciar la información faltante. Dé clic para
cada actividad en el ícono Editar actividad .

Se genera la siguiente pantalla:

Ingrese la información de las Actividades de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de Requerido
Descripción
campo /Opcional

Unidad de
Seleccione la Unidad de medida para cada actividad. R
medida

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Ingrese la cantidad que planea ejecutar para cada uno de los


años en los que la actividad está programada para las Etapas de
Preinversión o Inversión. Tenga en cuenta que no es necesario
Cantidad R
ingresar puntos de miles y que se utiliza “,” para decimales.
Adicionalmente, tenga en cuenta que el valor máximo de la
cantidad es: 999.999,9.

Una vez ingrese la información faltante para todos los productos y actividades del proyecto a
registrar, seleccione el botón para pasar al siguiente paso en la actividad de
radicación del proyecto.

En esta pantalla se deben completar los datos del formulador: Nombre, Teléfono y
Entidad/Municipio al que pertenece. Adicionalmente, se deben agregar las metas de resultado del
proyecto.

Para incluir las metas de resultado, debe dar clic en el signo + ubicado en la parte inferior del
recuadro Metas de Resultado

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Las Metas de Resultado se encuentran asociadas a las metas de producto en el sistema, por lo que
en la lista desplegable aparecerán únicamente aquellas que se encuentran relacionadas con las
metas de producto seleccionadas en el paso anterior. Seleccione la Meta y de clic en el botón
Guardar. Si requiere agregar otras metas, haga clic en el botón y si desea borrar una meta haga
clic en el botón . Finalmente de clic en Siguiente

5.4 Carga de los requisitos del proyecto

Responsables: Formuladores.

Una vez se termina la carga de la formulación y de los datos del formulador en el Banco de proyectos
departamental, el sistema genera la siguiente pantalla:

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Seleccione el Tipo de proyecto con el cual se identifica el proyecto de inversión que solicita registrar.
Debe tener en cuenta que debe escoger una tipología que denote la especificidad del proyecto que
está radicando, y sólo en caso de no encontrar una tipología adecuada se seleccionará la tipología
general. Para el caso de los proyectos de infraestructura física, cada entidad es responsable de las
construcciones que se realizan en su sector, y en este sentido, el Instituto de Infraestructura y
Concesiones de Cundinamarca – ICCU se encarga únicamente de la infraestructura vial y de algunas
construcciones en espacio público tales como andenes y parques.

Identifique el Tipo de proyecto según la tabla de Descripción de Tipos de proyectos que se presenta
a continuación:

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Tipo de proyecto Nombre corto Descripción


Despacho del Despacho Gobernador Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Gobernador contribuyan al cumplimiento de las metas del Despacho del
Gobernador
Secretaría General Sría General Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría General
Adquisición y -Bienes inmuebles Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la
mantenimiento de adquisición de bienes inmuebles
bienes inmuebles
Secretaría Jurídica Sría Jurídica Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría Jurídica
Secretaría de Sría Gobierno Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Gobierno contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Gobierno
Secretaría de -Defensa y seguridad Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados al
Gobierno-Defensa y fortalecimiento de la defensa y la seguridad, tales como
seguridad adquisición de elementos de seguridad
Secretaría de -Infraestructura Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la
Gobierno- Gobierno construcción o mejoramiento de infraestructura propia del sector
Infraestructura de Gobierno, tales como Casas de Gobierno, Cárceles, Unidades de
Gobierno Fuerza Pública, etc
Secretaría de Sría Hacienda Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Hacienda contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Hacienda
Secretaría de Sría Educación Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Educación contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Educación
Secretaría de -Infraestructura Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la
Educación- educativ construcción o mejoramiento de infraestructura educativa, tal
Infraestructura como aulas, comedores escolares, cerramientos, polideportivos
educativa dentro de instituciones educativas, etc.
Secretaría de Sría Planeación Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Planeación contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Planeación
Secretaría de la Sría Función Pública Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Función Pública contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de la
Función Pública
Secretaría de Sría Desarrollo Social Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Desarrollo e Inclusión contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Social Desarrollo e Inclusión Social
Secretaría de Sría Competitividad Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Competitividad y Dptal contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Desarrollo Económico Competitividad y Desarrollo Económico
Secretaría de -Fortalecimen Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados al
Competitividad- empresarial fortalecimiento empresarial, tales como adquisición de
Fortalecimiento maquinaria
empresarial

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Tipo de proyecto Nombre corto Descripción


Secretaría del Ambiente Sría Ambiente Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría del Ambiente
Secretaría del Ambiente- -Adquisición predio y Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Adquisición predios y PSA encaminados a la adquisición de predios y servicios
servicios ambientales ambientales
Secretaría del Ambiente- -Reforestac manten Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Reforestación y predio encaminados a la reforestación y el mantenimiento de
mantenimiento predios predios
Secretaría de Minas, Energía y Minería departamental Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Gas-Minería encaminados al fortalecimiento del sector minero
Secretaría de Minas, Energía y -Minería específico Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Gas-Minería específico encaminados al fortalecimiento del sector minero
Secretaría de Minas, Energía y Electrif y otras fuentes Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Gas-Electrificación y otras encaminados al fortalecimiento del sector eléctrico
fuentes
Secretaría de Minas, Energía y -Electrificación rural Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Gas-Electrificación rural encaminados a la electrificación rural
Secretaría de Minas, Energía y -Electrificación urbana Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Gas-Electrificación urbana encaminados a la electrificación urbana
Secretaría de Minas, Energía y Gas Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Gas-Gas encaminados al fortalecimiento del sector gas
Secretaría de Minas, Energía y -Gas subsidios conexión Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Gas-Gas subsidios conexión encaminados a los subsidios a la conexión de gas
Secretaría de Minas, Energía y -Gas servicio por redes Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Gas-Gas servicio por redes encaminados al servicio de gas por redes
Secretaría de Transporte y Sría Transporte Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Movilidad que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Transporte y Movilidad
Secretaría de Transporte y -Demarcación Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Movilidad-Demarcación y Señalización encaminados a la demarcación y señalización vial
Señalización
Secretaría de Transporte y -Infraestructura férrea Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Movilidad-Infraestructura encaminados a la construcción o mejoramiento de
férrea infraestructura férrea
Secretaría de Transporte y -Ciclorutas Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Movilidad-Ciclorutas encaminados a la construcción o mejoramiento de
ciclorutas
Secretaría de Agricultura y Sría Agricultura Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Desarrollo Rural que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Agricultura

28
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Tipo de proyecto Nombre corto Descripción


Secretaría de Agricultura y Sría Agricultura Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Desarrollo Rural que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Agricultura
Secretaría de Agricultura y -Adquisic maq equipo Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Desarrollo Rural-Adquisición de agro encaminados a la adquisición de maquinaria y equipo
maquinaria y equipo agropecuario
agropecuario
Secretaría de Agricultura y -Infraest product y Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Desarrollo Rural-Infraestructura comer encaminados a la construcción o mejoramiento de
productiva y de infraestructura productiva y de comercialización, tal
comercialización como plazas de mercado
Secretaría de Agricultura y -Productivos Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Desarrollo Rural-Proyectos agropecuario encaminados a la ejecución de proyectos productivos
productivos agropecuarios agropecuarios
Secretaría de Agricultura y -Formaliz propiedad Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Desarrollo Rural-Formalización rural encaminados a la formalización de la propiedad rural
propiedad rural
Secretaría de Ciencia, Sría Ciencia y Tecnología Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Tecnología e Innovación que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Ciencia y Tecnología
Secretaría de Cooperación y Sría Cooperación Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Enlace Institucional instituc que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Cooperación y Enlace Institucional
Secretaría de Tecnología de la Sría TIC Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Información y las que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Comunicaciones Secretaría de Tecnología de la Información y las
Comunicaciones
Secretaría de Integración Sría Integración Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Regional Regional que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Integración Regional
Secretaría de la Mujer y Sría Mujer Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Equidad de Género que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de la Mujer y Equidad de Género
Secretaría de Hábitat y Vivienda Sría Vivienda Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Secretaría de Hábitat y Vivienda
Secretaría de Hábitat y -Construc Mejora Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Vivienda-Construcción y vivienda encaminados a la construcción o mejoramiento de
mejoramiento de vivienda vivienda
Secretaría de Hábitat y -Mejoramiento barrial Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Vivienda-Mejoramiento barrial encaminados a la construcción de obras de
mejoramiento barrial

29
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Tipo de proyecto Nombre corto Descripción


UAEGRD para la Gestión UAEGRD Riesgos Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
del Riesgo de Desastres contribuyan al cumplimiento de las metas de la Unidad
Administrativa Especial para la Gestión del Riesgo de Desastres
UAEGRD para la Gestión -Construcciones Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
del Riesgo de Desastres- generales la construcción de infraestructura dirigida a la atención de
Construcciones generales emergencias
UAEGRDpara la Gestión -Obras de mitigación Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
del Riesgo de Desastres- la construcción de obras de mitigación
Obras de mitigación
Universidad de Universidad de Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Cundinamarca Cundinamar contribuyan al cumplimiento de las metas de la Universidad de
Cundinamarca
Secretaría de Prensa y Sría Prensa Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Comunicaciones contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Prensa
Secretaría de Salud Sría Salud Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de
Salud
Secretaría de Salud- -Infraestructura en Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
Infraestructura en salud salud la construcción o mejoramiento de infraestructura en salud
Secretaría de Salud- -Dotación salud Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
Dotación salud la dotación de elementos de salud
Secretaría de Salud- -Adquisición Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
Adquisición ambulancias ambulancias la adquisición de ambulancias
Agencia de Cundinamarca Paz y Postconflicto Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
para la Paz y el contribuyan al cumplimiento de las metas de la Agencia para la
Postconflicto Paz y el Postconflicto
Instituto de Acción IDACO Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Comunal y Participación contribuyan al cumplimiento de las metas del Instituto de
Ciudadana Acción Comunal
Instituto de Acción -Infraestructura Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
Comunal y Participación IDACO la construcción o mejoramiento de infraestructura comunal, tal
Ciudadana-Infraestructura como salones comunales
Beneficencia de Beneficencia Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
Cundinamarca contribuyan al cumplimiento de las metas de la Beneficencia
Instituto Departamental INDEPORTES Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que
para la Recreación y el contribuyan al cumplimiento de las metas del Instituto para la
Deporte Recreación y el Deporte
Instituto Departamental -Infraestructura Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
para la Recreación y el deportiv la construcción o mejoramiento de infraestructura deportiva
Deporte-Infraestructura
deportiva
Instituto Departamental -Dotación parques Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
para la Recreación y el la dotación de parques infantiles y biosaludables
Deporte-Dotación
parques
Instituto Departamental -Dotación Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a
para la Recreación y el recreodeportiva la dotación de elementos recreativos y deportivos
Deporte-Dotación

30
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Tipo de proyecto Nombre corto Descripción


Corporación Social de Corporación Social Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Cundinamarca que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Corporación Social
Cultura Cultura Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
que contribuyan al cumplimiento de las metas del
Instituto de Cultura y Turismo en su componente cultural
Instituto Departamental de -Infraestructura cultural Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Cultura y Turismo- encaminados a la construcción o mejoramiento de
Infraestructura cultural infraestructura cultural
Turismo Turismo Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
que contribuyan al cumplimiento de las metas del
Instituto de Cultura y Turismo en su componente turístico
Instituto Departamental de -Infraestructura turístic Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Cultura y Turismo- encaminados a la construcción o mejoramiento de
Infraestructura turística infraestructura turística
Instituto de Infraestructura y -Infraestructura vial Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Concesiones de encaminados a la construcción o mejoramiento de
Cundinamarca-Infraestructura infraestructura vial
vial
Instituto de Infraestructura y Espacio público ICCU Seleccione este Tipo para proyectos Específicos
Concesiones de encaminados a la construcción de obras de mejoramiento
Cundinamarca- del espacio público, tales como andenes, parques
Construcciones municipales, etc.
Unidad Administrativa Pensiones Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales
Especial de Pensiones que contribuyan al cumplimiento de las metas de la
Unidad Administrativa Especial de Pensiones

Tenga en cuenta que los Proyectos Departamentales son aquellos proyectos de iniciativa del
Departamento, que contemplan todos los posibles componentes que debe contener un
proyecto y que se pueden ejecutar en la mayor parte del territorio cundinamarqués. Estos
proyectos deben ser dimensionados con base en diagnósticos reales del sector respectivo. Por
lo tanto, estos proyectos únicamente pueden ser formulados y presentados por una Entidad
Departamental. Los proyectos específicos, son aquellos proyectos que vinculan componentes,
actividades y recursos, con una localización definida, tendientes a resolver problemas o
necesidades específicas de la población. Estos pueden hacer parte de un proyecto
departamental y también permiten ejecutar las apropiaciones asignadas a los proyectos
Departamentales.

31
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Una vez seleccionado el Tipo de Proyecto, deberá cargar los documentos soportes para cada uno de
los ítem de la lista de requisitos.

Los soportes para radicar la solicitud de registro, se dividen en: requisitos generales y requisitos
específicos. Los requisitos generales, se requieren para todos los proyectos que se registran en el
BDDPI. Los requisitos específicos, dependen del Tipo de proyecto asignado previamente. Además,
los requisitos pueden ser obligatorios u opcionales, y se diferencian porque los obligatorios tienen
un identificador rojo:

Podrá cargar más de un documento soporte por requisito y deberá cargar obligatoriamente por lo
menos un documento soporte en cada requisito obligatorio.

Para cargar un documento, seleccione en la fila correspondiente a cada requisito el


botón Subir archivo y el sistema genera la siguiente pantalla:

De clic en el botón y busque el archivo soporte a cargar.

Ubique y seleccione el archivo y dé clic en y posteriormente en .

El sistema muestra el nombre del archivo cargado:

Recuerde que para cada requisito puede cargar más de un archivo, para esto, seleccione el botón
Subir archivo y repita el proceso.

Para eliminar un archivo ya cargado, ubique el mouse sobre el nombre del archivo a eliminar y
seleccione la imagen que aparece a la derecha del nombre del archivo.

32
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Tenga en cuenta que los archivos soporte deben estar en formatos aceptados por el sistema. Todos
los requisitos se pueden cargar en PDF, y para algunos casos como estudios, diseños, planos,
registros fotográficos, el sistema acepta otras extensiones, como se muestra a continuación:

EXTENSIONES
NOMBRE REQUISITO
ADJUNTOS
Estudios y diseños PDF / DWG
Registro fotográfico PDF / JPG
Análisis de precios unitarios PDF / XLSX
Estudios y diseños PDF / DWG
Levantamiento Topográfico PDF / DWG
Planos arquitectónicos PDF / DWG
Planos estructurales concreto PDF / DWG
Planos estructurales metálicos PDF / DWG
Planos hidráulicos PDF / DWG
Planos sanitarios PDF / DWG
Planos eléctricos PDF / DWG
Memorias diseños y cálculos PDF / DWG
Planos urbanísticos PDF / DWG
Plano de ubicación PDF / DWG
APU´s y análisis de costos PDF / XLSX
Diseños PDF / DWG
Planos paisajísticos PDF / DWG
Planos detalles constructivos PDF / DWG
Plano de localización PDF / DWG
Diseños, memorias, planos PDF / DWG

Una vez cargue soportes en todos los requisitos obligatorios y los opcionales que requiera,

seleccione el botón , para finalizar el proceso de radicación de la solicitud de registro


de proyecto.

Una vez se radique la solicitud de registro de proyecto, recibirá el siguiente correo electrónico:

33
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

5.5 Asignación o no de la viabilidad del proyecto

Responsables: Viabilizadores

Una vez se termina la radicación de solicitud de registro de proyecto en el Banco de proyectos


departamental por parte de los formuladores, el sistema notifica al Viabilizador enviándole el
siguiente correo electrónico:

Una vez reciba esta notificación, indica que debe ingresar al Banco de proyectos y hacer la revisión
del proyecto para emitir el concepto de viabilidad sectorial.

NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental
para conocer cómo acceder a la aplicación.

Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de
tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

34
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la parte superior de la pantalla encontrará información del Detalle del proyecto: Nombre, Valor
total, Estado, Entidad a la que presenta el proyecto, Tipo de proyecto y Viabilizador.

35
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Como Viabilizador, si se requiere, usted podrá cambiar el Tipo de proyecto y/o el Viabilizador que

debe tramitar la solicitud. Para esto seleccione el botón y el sistema


genera la siguiente pantalla:

Modifique el/los campos que requiera y de clic en el botón Posteriormente,


seleccione Si reasignar Viabilización y por último de
clic en el botón de la parte inferior de la pantalla.

Si reasignó la solicitud, el caso desaparecerá de su bandeja y deberá ser tramitado por el nuevo
Viabilizador.

36
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la parte media de la pantalla encontrará los datos de la radicación del proyecto como el nombre
del formulador, correo electrónico, teléfono, Entidad/Municipio que radica, etc.

Adicionalmente, encontrará 3 pestañas:

En la pestaña: Detalles del proyecto, encontrará las Metas de resultado asociadas al proyecto, las
fuentes de financiación y los productos.

De las fuentes de financiación podrá visualizar para cada año, dando clic en el botón Detalle , la
programación y distribución de las diferentes fuentes de financiación del proyecto.

37
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

De los Productos podrá visualizar el detalle de cada uno, al seleccionarlo y dando clic en el botón

Detalle . El sistema genera la siguiente pantalla:

38
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

También podrá visualizar el detalle de cada actividad, al seleccionarla y dando clic en el botón .
El sistema genera la siguiente pantalla:

En la pestaña: Soportes de radicación, encontrará todos los documentos que incluyó el Formulador
como soporte del registro del proyecto.

Para visualizar un documento adjunto, dé clic sobre el nombre del archivo y éste se
descargará en su equipo.

En la pestaña: Concepto de Viabilidad, encontrará la lista de chequeo de viabilización:

Para cada concepto de la lista de chequeo, defina si aplica o no aplica:

Al dar clic en Si aplica se activan las opciones de cumple o no cumple

39
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Deberá definir para cada concepto si aplica o no y si cumple o no. Al final, según sus respuestas, el
sistema identifica si el proyecto se debe viabilizar o no:

Es posible que por su naturaleza, el proyecto requiera concepto de viabilidad adicional de otra
entidad. En este caso, deberá adjuntar el documento emitido por el profesional responsable de la
entidad correspondiente, utilizando la funcionalidad para cargar un adjunto:

Seleccione el botón y el sistema genera la siguiente pantalla:

De clic en el botón y busque el archivo soporte a cargar:

Ubique y seleccione el archivo y dé clic en y posteriormente en .

El sistema muestra el nombre del archivo cargado:

40
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Una vez ingrese toda la información para la viabilización, seleccione el botón , para
finalizar el proceso de viabilidad de la solicitud de registro de proyecto.

En caso de que el concepto de viabilidad sea negativo, es obligatorio diligenciar el campo


Observaciones Viabilizador, que le llegarán al formulador cuando reciba nuevamente el caso para
su trámite.

Una vez se termine la actividad de viabilización, el sistema enviará un correo electrónico indicando
el resultado:

41
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

5.6 Corrección o Eliminación del proyecto

Responsables: Formuladores

Cuando el resultado del concepto de viabilidad sectorial es negativo, el caso queda pendiente de
trámite por parte del Formulador, quien debe ingresar al Banco de proyectos para hacer las
correcciones necesarias en los soportes de la radicación o la eliminación del proyecto para terminar
el proceso.

NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental
para conocer cómo acceder a la aplicación.

Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de
tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

42
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Al final de la pantalla se visualizan las respuestas del Viabilizador para cada uno de los conceptos y
las observaciones respectivas. Seleccione el botón y el sistema genera la siguiente
pantalla, donde podrá cambiar los archivos de los soportes que requieren correcciones:

Si requiere eliminar el proyecto para terminar el proceso del caso, dé clic en el botón Eliminar
proyecto y seleccione la opción Siguiente

Tenga en cuenta que las correcciones únicamente se pueden hacer a los archivos de soporte.
Cuando las observaciones del Viabilizador impliquen hacer ajustes a la formulación del proyecto
plasmada en la MGA, el formulador deberá eliminar el proyecto del sistema, realizar las
correcciones en la MGA WEB y volver a iniciar el proceso de radicación del proyecto.

43
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

5.7 Asignación o no del aval de la viabilidad del proyecto

Responsables: Ordenadores del gasto

Una vez se da la viabilidad a la solicitud de registro de proyecto en el Banco de Proyectos


Departamental, el sistema notifica al Ordenador del Gasto enviándole el siguiente correo
electrónico:

Una vez reciba esta notificación, indica que debe ingresar al Banco de Proyectos para hacer revisión
del proyecto y de su viabilidad y emitir o no el aval de la misma.

NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental
para conocer cómo acceder a la aplicación.

Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de
tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

44
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la parte superior de la pantalla encontrará información del Detalle del proyecto: Nombre, Valor
total, Estado, Entidad a la que presenta el proyecto, Tipo de proyecto y Viabilizador.

En la parte media de la pantalla encontrará los datos de la radicación del proyecto como el nombre
del formulador, correo electrónico, teléfono, Entidad/Municipio que radica, etc.

45
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Adicionalmente, encontrará 4 pestañas:

En la pestaña: Detalles del proyecto, encontrará las Metas de resultado asociadas al proyecto, las
fuentes de financiación los productos.

De las fuentes de financiación podrá visualizar el detalle para cada año, dando clic en el botón
El sistema genera la siguiente pantalla:

46
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

De los Productos podrá visualizar el detalle de cada uno, al seleccionarlo y dando clic en el botón

. El sistema genera la siguiente pantalla:

También podrá visualizar el detalle de cada actividad, al seleccionarla y dando clic en el botón
El sistema genera la siguiente pantalla:

47
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la pestaña: Soportes de radicación, encontrará todos los documentos que incluyó el Formulador
y que soportan el registro del proyecto.

Para visualizar un documento adjunto, dé clic sobre el nombre del archivo y éste se
descargará en su equipo.

En la pestaña: Concepto de Viabilidad, podrá visualizar la lista de chequeo de viabilidad y la


respuesta del Viabilizador para cada punto:

En la pestaña: Aval Ordenador del Gasto, encontrará la pantalla donde debe asignar o no el aval de
la viabilidad de la solicitud de registro de proyecto:

48
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En caso de no ser avalado, es obligatorio diligenciar el campo Observaciones Aval, que le llegarán al
viabilizado cuando reciba nuevamente el caso para su trámite. El viabilizador, tendrá el caso en su
bandeja de entrada y podrá modificar el Tipo de proyecto, modificar el viabilizador y volver a evaluar
la viabilidad de la solicitud para devolver el caso al formulador o corregir la viabilidad y enviarlo
nuevamente al aval.

Una vez ingrese toda la información para el aval, seleccione el botón , para finalizar
el proceso de aval de la solicitud de registro de proyecto.

Una vez se realice la actividad de aval, se enviará el siguiente correo electrónico con el resultado:

49
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

5.8 Asignación o no del control posterior

Responsables: funcionarios de Banco Departamental de Proyectos

Una vez el funcionario de Banco de Proyectos Departamental reciba la notificación con el resultado
del Aval, debe ingresar al sistema para hacer la revisión del proyecto y la asignación o no del Control
posterior.

NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental
para conocer cómo acceder a la aplicación.

Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de
tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

50
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la parte superior de la pantalla encontrará información del Detalle del proyecto: Nombre, Valor
total, Estado, Entidad a la que presenta el proyecto, Tipo de proyecto y Viabilizador.

En la parte media de la pantalla encontrará los datos de la radicación del proyecto como el nombre
del formulador, correo electrónico, teléfono, Entidad/Municipio que radica, etc.

Adicionalmente, encontrará 5 pestañas:

51
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la pestaña: Detalles del proyecto, encontrará las Metas de resultado asociadas al proyecto, las
fuentes de financiación y los productos.

De las fuentes de financiación podrá visualizar el detalle para cada año, dando clic en el botón
El sistema genera la siguiente pantalla:

De los Productos podrá visualizar el detalle de cada uno, al seleccionarlo y dando clic en el botón

. El sistema genera la siguiente pantalla:

52
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

También podrá visualizar el detalle de cada actividad, al seleccionarla y dando clic en el botón .
El sistema genera la siguiente pantalla:

53
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En la pestaña: Soportes de radicación, encontrará todos los documentos que incluyó el Formulador
y que soportan el registro del proyecto.

Para visualizar un documento adjunto, dé clic sobre el nombre del archivo y éste se
descargará en su equipo.

En la pestaña: Concepto de Viabilidad, podrá visualizar la lista de chequeo de viabilidad y la


respuesta del Viabilizador para cada punto:

En la pestaña: Aval Ordenador del Gasto, podrá visualizar la respuesta del Ordenador del Gasto al
aval de la viabilización:

En la pestaña: Control posterior, encontrará la lista de chequeo de control posterior:

54
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Para cada concepto de la lista de chequeo, defina si aplica o no aplica:

Al dar clic en Si aplica se activan las opciones de cumple o no cumple

Deberá definir para cada concepto si aplica o no y si cumple o no. Al final, según sus respuestas, el
sistema identifica si el proyecto aprueba o no el control posterior:

En caso de no ser aprobado el control posterior, es obligatorio diligenciar el campo Observaciones


Control posterior, que le llegarán al Viabilizador cuando reciba nuevamente el caso para su trámite.

Una vez ingrese toda la información para el control posterior, seleccione el botón ,
para finalizar el proceso de la solicitud de registro de proyecto.

Una vez se dé control posterior a la solicitud, el proyecto quedará Registrado, y el sistema enviará
el siguiente correo electrónico:

55
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Adjunto al correo electrónico se envía el Certificado de registro del proyecto de inversión en el


Banco de Proyectos Departamental:

56
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

En caso de que la solicitud de registro de proyecto no se le dé control posterior, se enviará al


viabilizador, el siguiente correo electrónico:

5.9 Consultas de proyectos de inversión

Responsables: Cualquier funcionario con usuario en el sistema Bizagi

El sistema permite consultar los proyectos según el estado en el que se encuentren: Eliminados, En
trámite o Registrados.

Para hacer la consulta de uno o varios proyectos, debe ir al menú principal ubicado en la parte
superior de la ventana e ingresar al ícono Consultas >> Consultas Aplicación >> App

El sistema genera el menú con las tres opciones

Proyectos registrados

Para consultar los proyectos registrados, se debe dar clic en la tercera opción Consulta de proyectos
registrados

57
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Y el sistema genera la siguiente pantalla

La búsqueda se puede realizar con alguna de las siguientes categorías o filtros

Estado. Para esta consulta el Estado siempre será Registrado.


Entidad que radica. Hace referencia a la Entidad Departamental o el Municipio que presentó
el proyecto para Registro en el Banco Departamental.
Entidad a la que presenta el proyecto. Es la Entidad Departamental encargada de emitir el
concepto de viabilidad del proyecto.
Número de caso. Es el número de trámite que genera el sistema cuando se carga el proyecto.
Es único para cada trámite.
Descripción del proyecto. Corresponde al nombre del proyecto o una palabra o palabras que
lo identifiquen.

Se debe seleccionar una de las categorías o filtros y luego clic en Buscar

58
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

El sistema genera el listado de los proyectos registrados que corresponden con la categoría
seleccionada, mostrando para cada uno: el número de caso, el código SPC, el nombre del proyecto,
el ID de la MGA WEB, la entidad que radica y la fecha de registro.

Para descargar el listado en un archivo Excel, debe dar clic en el ícono ubicado en la parte
inferior izquierda de la pantalla. Para generar gráficos con la información de búsqueda, hacer clic en

el ícono

Si desea ver la información del proyecto, como el resumen y los archivos de soporte, debe dar clic
sobre el número de caso asociado

Y el sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual es posible visualizar la información registrada

59
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Proyectos en trámite

Para consultar los proyectos en trámite se realiza el mismo procedimiento: Consultas >> Consultas
Aplicación >> App >> Consulta de proyectos en trámite

Selecciona alguno de los filtros que se muestra a continuación

El sistema genera el listado de proyectos según el filtro establecido, de la siguiente forma

Mostrando para cada proyecto: el número del caso, el proceso en el que se encuentra, la actividad
que se está ejecutando dentro del proceso, la fecha de creación del proceso, la fecha de vencimiento
de la actividad, la fecha de solución, la entidad que radica, el nombre del proyecto, la fecha de carga
de soportes, la fecha de viabilidad y la fecha de aval.

Para descargar el listado en un archivo Excel, debe dar clic en el ícono ubicado en la parte
inferior izquierda de la pantalla. Para generar gráficos con la información de búsqueda, hacer clic

en el ícono

Para revisar la información del proyecto, debe dar clic en el número del caso. Se muestra el estado
del proyecto , los datos principales, y los soportes en caso de haberlos cargado.

60
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Proyectos eliminados

Para consultar los proyectos eliminados, se realiza el mismo procedimiento: Consultas >> Consultas
Aplicación >> App >> Consulta de proyectos eliminados

Selecciona alguno de los filtros que se muestra a continuación

Para la consulta de proyectos eliminados, el estado de los proyectos siempre es Rechazado

El sistema genera el listado de proyectos según el filtro establecido, de la siguiente forma

61
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Mostrando para cada proyecto: el número de caso, el proceso, la entidad a la que presenta el
proyecto, la fecha de eliminación.

Para descargar el listado en un archivo Excel, debe dar clic en el ícono ubicado en la parte
inferior izquierda de la pantalla. Para generar gráficos con la información de búsqueda, hacer clic

en el ícono

Para revisar la información del proyecto, dar clic en el número del caso. Se muestra el estado del
proyecto Rechazado, los datos principales, y los soportes en caso de haberlos cargado.

62
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

Certificación de registro de proyecto

Seleccione en Bizagi: Nuevo > Generar certificado de registro de proyecto:

Se genera la siguiente pantalla:

Para generar el certificado, se puede consultar a partir del código del proyecto o desde el correo
electrónico del formulador del proyecto.

Si conoce el Código del proyecto ingreselo y


posteriormente dé clic en el botón Búsqueda por código

Si debe consultar a partir del Correo electrónico


ingréselo y posteriormente dé clic en el botón Búsqueda por correo electrónico

Como resultado de la búsqueda, se genera un listado de proyectos:

Dé clic en el botón Certificado y posteriormente en el botón


y el certificado se descargá en su equipo:

63
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

64
GESTIÓN TECNOLÓGICA Código:

Versión:
Manual de usuario – Banco de
proyectos Registro Fecha Aprobación:

LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
01 15-08-2017 Versión inicial
02 06/02/2018 Segunda versión

ELABORÓ APROBÓ
Nombre: Laura González Gaitán Nombre:
Cargo: Contratista SPC Cargo:
Fecha: 06-02-2018 Fecha:

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