CASO: “UN DIA EN EL AREA LOGISTICA”

DAVID QUINTERO RODRIGUEZ

PROFESOR: RAMIRO ANDRADE

21 DE marzo de 2017

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-

SENA
Caso un día en el Área Logística:

A grandes rasgos podemos observar que la distribuidora PIO PIO y MAS PIO, es
una gran empresa que cuenta con el recurso humano y financiero para llevar a cabo
su operación de producción y distribución de alimentos, a pesar de que muchas de
sus novedades diarias se pueden presentar en la gran mayoría de operadores
logísticos podemos observar una falta de organización y comunicación entre los
diferentes actores de la compañía.
De acuerdo a mi opinión, la empresa primero que todo debería establecer una serie
de procesos que deben llevarse a cabo para poder organizarse:
Inventario: Uno de las áreas más importantes y que garantizan la operación
logística es el control de inventarios, con este podemos tener información en tiempo
real de los productos con los que contamos y así facilitar a las diferentes áreas de
la compañía un estado que les permita realizar sus funciones de manera correcta,
Ejemplo:
 Área Comercial: Un óptimo control de inventarios permitiría realizar ventas
(pedidos) con datos reales de producto terminado y así establecer tiempos y
fechas de entrega satisfaciendo las necesidades del cliente y evitando no
conformidades por errores de Stock.
 Área de Compras: El control de inventarios permite al área de compras
realizar sus funciones de manera correcta evitando sobre Stock y agotados,
lo cual se vería reflejado directamente en las finanzas de la compañía.
 Área de Despacho: Esta área depende directamente de los inventarios ya
que las rutas se planean estratégicamente de acuerdo a los clientes y Kg
solicitados, si el inventario falla al momento del alistamiento la ruta queda
incompleta o cambia totalmente.
La función que tiene Mauricio es de gran responsabilidad y debe contar con las
herramientas necesarias para llevar a cabo sus funciones como Software de
Inventarios o Kardex, recurso humano que realice conteos y demás equipos
tecnológicos que permitan la comunicación con las demás áreas. para controlar las
rotaciones de producto evitar vencimientos y manejar un indicador de máximos y
mínimos que ayude a evitar problemas de Stock.

Producción: El área de producción depende directamente de las áreas de

Inventario y Despachos, para iniciar su operación ya que se debe ser muy cuidadoso
al momento de producir porque un error en la producción puede implicar la perdida
de la materia prima lo que se refleja en perdida de dinero, la comunicación con
producción debe ser directa y de una sola área para evitar contratiempos. Ejemplo:
  Comercial: Solicita producir X cantidad de Kg para una entrega sin contar con
el área de inventarios la cual después de una revisión se da cuenta que el
producto esta con sobre Stock, y despachos le confirma que el producto no
puede ser entregado inmediatamente por problemas con la ruta.
Así mismo el supervisor de producción debe comunicar inmediatamente cualquier
novedad que se presente para informar a tiempo a las áreas de despacho y
comercial si existe algún retraso que perjudique sus operaciones.

Despachos: El área de despachos tiene una función critica en la operación logística

ya que es el encargado de la planeación y ejecución de la distribución, esta área
debe contar con el personal adecuado para realizar estas funciones ya que una
mala planeación se refleja en pérdida de clientes y producto.
El despachador debe establecer un proceso que le permita operar sin presiones ni
contratiempos, debe revisar con comercial el tiempo de respuesta para la entrega
de pedidos, las condiciones o contratos pactados con clientes especiales,
establecer citas semanales con los clientes significativos, rutas posibles donde la
carga pueda ser entregada en el transcurso del día y evite riesgos (“evitar en una
misma ruta 3 o 4 clientes con restricción de horario”)
Contar con el recurso operativo (Camiones y auxiliares) con amplios conocimientos
del producto a entregar, la empresa y sus documentos, rutas de la ciudad, valores
éticos y morales que permitan la resolución de conflictos en sus vidas diarias.
El área de despachos es el último filtro para evitar que se comentan errores que
puedan traducirse a perdidas por siniestros, y quejas de los clientes por errores de
alistamiento, debe contar con personas comprometidas y altos valores morales que
realicen las verificaciones y certifiquen que el producto que sale de la bodega es el
correcto.
Comercial: La función del área comercial es fundamental ya que sus labores son
las que permiten a la compañía tener sus ingresos y ganancias, pero debe
establecer procesos que eviten la mala imagen de la compañía frente a los clientes,
deben brindar la información necesaria para que todos los actores tengan pleno
conocimiento sobre los pedidos (Cantidades, tiempos de entrega etc…), debe
realizar sus funciones de manera organizada, algunas de estas son:
 Revisar Stock y/o tiempos de producción, generar pedidos, coordinar y
revisar con antelación que los clientes cuenten con lo necesario para hacer
más eficiente la recepción del producto (Citas, Órdenes de compra), confirma
que las áreas encargadas reciban sus instrucciones y pedidos para que
puedan llevar a cabo sus labores.
En la logística existirán contratiempos, pero muchos de ellos pueden evitarse,
socializando, concientizando e involucrando a todo el personal que participa en la
cadena logística, organizando y estableciendo procesos que permitan realizar las
labores de manera efectiva y sin perder el control de la compañía.
Estos supervisores deben estar en la capacidad de controlar situaciones donde la
toma rápida de decisiones es clave para evitar que una operación logística fracase,
deben garantizar que los procesos establecidos por la compañía se cumplan, y con
la presentación de informes e indicadores a las directivas demuestren el
funcionamiento y aporten a la toma de decisiones y acciones correctivas.