Pertenece a Willy
La sistematización de la contabilidad
La adopción creciente de las Tecnologías de Información en el trabajo administrativo y el conocimiento
como factor determinante de la toma de decisiones hace que el profesional en el ámbito contable deba
pensar globalmente, y sobre todo cambiar permanentemente para mantener la actividad en óptimos
niveles de eficiencia y corrección.
Cuando se comenzó a difundir el uso de computadoras en las actividades de la administración, las
herramientas del desarrollo de sistemas estaban en manos de técnicos y especialistas, formados por una
u otra empresa proveedora del hardware y del software de base. Es decir, se veía al sistema sólo desde
el punto de vista tecnológico y se cuantificaba cada tarea.
Con el tiempo se visualizó que los sistemas de información presentaban graves problemas, producto de la
falta de comprensión entre técnicos y usuarios, lo que generó un protagonismo de los otros tipos de
profesionales y una asignación de responsabilidades cada vez mayor a los hombres de negocios que
debían interactuar con los técnicos.
La nueva organización innovadora, creadora de conocimiento, la organización que aprende, exige
profesionales formados en Sistemas de Información. Es por ello que se hace necesario reflexionar acerca
de esta nueva actividad que nos compete directamente como profesionales, en tanto somos aquellos que
debemos introducir las nuevas formas de trabajo, no sólo en lo específico, sino también como agentes de
cambio en toda la administración de organizaciones.
En las organizaciones modernas, tanto públicas como privadas, la misión de las tecnologías de la
información es facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. Para ello, se invierte una
considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnología, además de los costos derivados de
la posible organización estructural que muchas veces conlleva la introducción de estas tecnologías.
Esta implantación generalizada de los Sistemas de Información se ha realizado en muchos casos sin la
necesaria planificación, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente
desarrollados.
Existen algunos principios "generales" (Delafuente, 2000) que son de interés particular para quienes crean
sistemas automatizados de información:
Entre más especializado sea un sistema, menos capaz es de adaptarse a circunstancia diferentes.
Cuanto mayor sea el sistema mayor es el número de recursos que deben dedicarse a
su mantenimiento diario.
Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y pueden dividirse en sistemas menores.
El software contable
Cuando un negocio deja de ser "microempresa" para convertirse en "pequeña empresa", es el momento
de adquirir un software contable. El criterio más importante para determinar la escogencia de cierto
paquete de computo contable lo es el numero de transacciones que el sistema puede procesar durante un
periodo dado de tiempo (por ejemplo, mensualmente).
Dado el caso, lo más indicado para un Técnico Profesional en Contabilidad Sistematizada que requiera
obtener el mayor beneficio posible de un software, es acudir a algún asesor de software local, para recibir
ayuda en la selección del software adecuado, entrenar a los empleados, aprender a elaborar informes
útiles para la toma de decisiones en la empresa o, en el caso de algún desastre, ayudar al rescate o la
recuperación de la información perdida.
Es muy importante para los pequeños negocios adquirir paquetes de computo "escalables", es decir,
software capaces de crecer en la medida que crezca el negocio, lo cual se logra agregando módulos que
actualizan o hacen más potentes el software sin tener que reinstalar o reconfigurar la información. Se
puede entender entonces, la significancia del ahorro de costos cuando en empresario adquiere algún
software que le evite tener que reintroducir los datos históricos y corrientes de las transacciones, o tener
que crear nuevos códigos para los usuarios, empleados o productos o redefinir su plan de cuentas, cada
vez que la empresa cambia de software.
Un software contable para medianas y grandes empresas pueden costar entre 2.000 y 300.000 dólares
(Simkin, Rose y Norman, 2011), los cuales ofrecen una variedad de módulos e interfaces que permiten a
los usuarios escoger su intercomunicación mediante texto, conversación o servidor en las nubes. Estos
sistemas pueden tener la habilidad de convertir las transacciones de un tipo de moneda a otra de modo
inmediato y si es el caso, repartir las comisiones entre personal de venta en varios países. Además tienen
la triple ventaja de que su nivel de procesamiento es siempre escalable, el servidor huésped asume el
mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones de la información, siendo los programas y los datos
accesibles donde sea y cuando sea.
En cuanto a la utilización eficiente de software en los procesos organizacionales, los problemas más
frecuentes (Osintsev, 2012) a los que se pueden ver enfrentados los Técnicos Profesionales en
Contabilidad Sistematizada, están relacionadas con alguna de las siguientes áreas específicas de la
contabilidad en las que las prácticas tradicionales generan ineficiencias y demoras en la toma de
decisiones.
En contabilidad, fue Feltham (1968) quien trata por primera vez a la información aplicable a
los sistemas de información contable como si fuera otro bien, objeto de costos y beneficios. La
"perspectiva de la contabilidad como información", como se le llama en Christensen y Demsky (2003),
trata a las mediciones contables como medidas de eventos informativos, no de valor.
Aquí, proporcionar información significa hacer que la gente esté mejor informados, lo cual coadyuva el
aprendizaje de algo que la gente no sabía. A su vez, estar en posibilidad de informarse mejor significa que
el usuario de la información se hallaba menos informado al principio, es decir, que la incertidumbre
había estado presente en él.
Desde el punto de vista del usuario, la principal característica de la información es que consume
la atención de sus destinatarios. Esto significa que una mayor riqueza de información crea
una pobreza de atención y la necesidad de asignar una eficiente atención ante la sobreabundancia
de fuentes de información consumible se vuelve un asunto primordial para los consumidores. Los
consumidores empiezan a valorar de formas muy distintas las fuentes de informacióncuyo valor depende
de cuánto cada quien estaría dispuesto a pagar por ella.
Parece ser que, por el momento, la única metodología apropiada para el estudio con suficiente
profundidad del valor de la información permeada con asuntos de tiempo y de aprendizaje para diferentes
tipos de información, sea la investigación mediante el enfoque del estudio de casos. Los datos tienen que
ser colectados a partir del comportamiento de la información y del desempeño individual en el trabajo,
utilizando varias técnicas de obtención de datos (entrevistas, cuestionarios, diarios, análisis de
contenidos, etc.).
De este modo, los procesos de investigación sobre usos exitosos o fracasados de la información podrían
ser estudiados retrospectiva y longitudinalmente. Pruebas de suficiencia en la provisión de informaciones
seguidas de consultorías, ante problemas específicos, podría producir datos útiles acerca del valor de la
información. El enfoque de proyectos de investigación podría utilizarse para el análisis y desarrollo de
aplicaciones de la información usada en las organizaciones, aun en el caso de que no exista o no sea
de interés la existencia de un mercado de la información.
Theodore Mock (1973) plantea que la evaluación de los sistemas de información contables debería
basarse en el valor del aprendizaje de la retroalimentación contable. Esto significa que un sistema de
información contable debe ser avalado de acuerdo a su contribución al aprendizaje, valoración y control
de la información. Para ello habría de ser flexible y evolucionario dese el punto de vista del usuario
individual y referirse a las circunstancias en que la información conduce a la respuesta de los siguientes
tres tipos de preguntas: Preguntas de crecimiento, Preguntas de reestructuración y Preguntas de ajuste,
todo ello, buscando la modificación de las estructuras mediante resolución de problemas, como
un proceso de aprendizaje
Resulta por ello inevitable que la información como producto y/o servicio estará bajo investigación
extensiva por parte de los usuarios, debido a la presiones sobre el trabajo por hacer con la información.
Aunque los entornos concretos y las intencionalidades del estudio que a cada cual le tocaría hacer
determinarán el interés principal, la toma de conciencia de esta dualidad de la información como valor de
intercambio y como valor de uso ayudará al encuentro de resultados prácticos en la investigación.
El enfoque cognitivo ofrece valiosas críticas de enfoques de la teoría de la información como producto,
pero también sufre de la falta de medios prácticos para describir el valor de la información como servicio.
Por otro lado, el enfoque cognitivo solo, incluso cubriendo las falencias citadas arriba, solo permite
estudiar el uso de la información a través de los individuos, lo que no incluye estudiarla a través de su
desempeño, es decir, no proporciona una evaluación completa del valor de la información (Nystrom,
1974).
Objetivos:
El principal objetivo de la recopilación de estos temas que se abordan, es saber la importancia de
los sistemas de información y sobre su manejo en las empresas de producción, de igual forma la ventaja
que nos ofrece para el registro de las operaciones contables que se emplean en las mismas empresas
para saber su estado financiero.
1.-Sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el sistema de información, el cual está formado por las personas
que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales
son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos
o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas,
las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto,
el teclado y el Mouse , entre otras.
Almacenamiento de información: es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene
una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada
en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en
estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD ROM)
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de
los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la
toma de decisiones lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de
un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son
las impresoras, disquetes, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una
interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de control de clientestiene una interfase
automática de salida con el Sistema de contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los
movimientos procesales de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de
control de Clientes:
Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interfase automática)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la
actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible
acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente
en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las
personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta
debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa
como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados
responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los
gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la
alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios
metodológicos.
*Las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de
información, es decir tener cambios organizativos
3.-Evolución de la contabilidad
DEFINIENDO LA TECNOLOGÍA
La Tecnología se define como el conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de forma lógica
y ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno material o virtual para satisfacer sus
necesidades, esto es, un proceso combinado de pensamiento y acción con la finalidad de crear
soluciones útiles.
La tecnología de información (IT), según lo definido por la asociación de la tecnología de información de
América (ITAA) es "el estudio, diseño, desarrollo, puesta en práctica, ayuda o gerencia de los sistemas de
información computarizados, particularmente usos del software y hardware." En fin, se ocupa del uso de
computadoras y del software electrónico de convertir, de almacenar, de proteger, de procesar, de
transmitir y de recuperar la información.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de
la computación microelectrónica, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, sus
principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la
infraestructura material, el software y los mecanismos de intercambio electrónico de información, los
elementos de política y regulaciones y los recursos financieros.
La calificación de la mano de obra en la empresa de base tecnológica moderna esta cambiando por varias
razones:
a. mayor importancia de las tareas de logística, procesamiento de datos, toma de decisiones y
comunicación;
b. reducción de tareas que no agregan valor(controles separados de la ejecución);
c. organización por tareas por incremento en la variedad de la producción;
d. incremento de tareas que surgen a partir del concepto de "diseño total".
Las tareas que definen el perfil de la calificación del trabajador son ahora destrezas y habilidades
requeridas para realizar y revisar todas las tareas estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y
capacidad intelectual (para procesar información, tomar decisiones e interactuar con los de más
trabajadores). Estos cambios en el perfil de la calificación constituyen la base de los "equipos flexibles" de
autocontrol, la base técnica de los círculos de calidad, y definen la inevitable desaparición de "controles
externos" a la producción como son la inspección de calidad, la supervisión de manejo de materiales. Etc.
El círculo de calidad sustituye ahora a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisión de la s
operaciones.
6.-Programas informáticos
7.-Sistema informático
Es la síntesis de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema informático típico emplea un
ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos.
Los primeros sistemas informáticos se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales que
fueron evolucionando, el siguiente paso en la evolución de estos programas es la popularización del
entorno Windows. A pesar de que muchos programas que operan en MS-DOS, lo cierto es que con el
entorno grafico se consiguen mejoras en productividad:
a. uso del ratón
b. recursos como copiar y pegar o arrastrar y soltar
c. mantener varias ventanas abiertas
d. exportar e importar datos de la hoja de calculo y procesadores de textos,
e. uso de menús sencillos
f. capacidad de profundizar en una cuenta a partir del mayor
Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar,
control de inventarios, nóminas, etc. Que le permite mantener toda la información sobre sus clientes y
proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.
Manejan su información en múltiples formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS SQL-
Server, Interbase, Oracle y cambien en bases de datos desktop como Access y paradox. Las
características de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por
estos servidores de bases de datos lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las
transacciones.
CONCLUSIÓN:
Después del análisis realizado en los temas anteriores se ha llegado entender que los sistemas de
información son de gran importancia en la actualidad para el manejo de los registros contables, así mismo
una buena accesibilidad y confianza gracias al avance de la tecnología que se ha venido modernizando
actualmente.