Yap betul. Kalian harus paham kasus siklus nya. Kalau ada yang enggak jelas alurnya ditanyakan ke dosen yang kasih soal (kalau itu berbentuksoal latihan/ujian) atau ke senior tempat magang kalian (kalau ini topik Tugas Akhir mu huahaha). Setelah dibaca, tandai dengan garis bawah/stabilo tentang:
1. Bagian-bagian internal yang terlibat langsung dalam suatu siklus
2. Proses yang terjadi dalam bagian-bagian tersebut (biasanya ditandai dengan kata “me/mem” 3. Dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus Setiap point tersebut ditandai dengan warna yang berbeda. Misalnya seperti gambar berikut ini:
Tahap 3: Buat Flowchart untuk dasar kita menganalisis aktivitas pengendalian internalnya.
Tahap 4: Tuliskan bagaimana aktivitas pengendalian internal yang terjadi
Dibuat saja per komponen aktivitas pengendalian internal, tidak perlu ada semua, jadi kalau emang tidak ada satu komponen dalam satu siklus ya tidak masalah, jangan panik.
Ambil contohnya pada gambar yang telah kita tandai
Ini adalah Keyword/ Kata Kunci Komponen aktivitas pengendalian internal:
1. Otorisasi Transaksi –> TTD/persetujuan dari Kepala Bagian/Manajer/Direktur
2. Pemisahan tugas –> Tidak ada rangkap tugas dalam suatu bagian
3. Pencatatan akuntansi –> Pemeliharaan pada dokumen/jurnal/buku besarnya.
4. Supervisi –> Cara atasan mereview/melihat pekerjaan bawahan
5. Pengendalian akses –> Cara proteksi aset fisik perusahaan
6. Verifikasi Independen –> Pengecekan dokumen yang dibuat bagian A oleh bagian B.
Jadi, untuk aktivitas pengendalian internal pada contoh kasus adalah sebagai berikut:
1. Otorisasi Transaksi
Tidak ada cek terhadap status kredit pelanggan apakah pelanggan layak untuk diberikan kredit. Asumsi, begitu Sales Order dibuat, langsung di otorisasi ke Kepala Bagian/Manajer/Direktur Penjualan.
2. Pemisahan tugas
Bagian yang menerima pesanan dari pelanggan (bagian penjualan) sudah terpisah dengan bagian yang akan membuat dan mengirimkan tagihan ke pelanggan (bagian tagihan).
Bagian yang menyimpan barang (bagian gudang) sudah terpisah dengan bagian yang akan mengirimkan barang (bagian pengiriman.
Tidak ada pemisahan tugas antara bagian penjualan dengan bagian/staf yang khusus untuk pengecekan kredit pelanggan karena dikasus tidak ada pengecekan terhadap status kredit pelanggan.
3. Pencatatan akuntansi Pegawai bagian penjualan mengarsip 1 lembar sales order pada file open customer order.
Tahap 5: Temukan kelemahan aktivitas pengendalian internal pada suatu siklus SIA
Dari hasil analisis yang telah dibuat sebelumnya, akan sangat mudah menemukan kelemahan aktivitas pengendalian internalnya. Biasanya dan sering, dimulai dari kata ‘tidak’. Setelah menemukan kelemahan, jangan lupa untuk memaparkan ‘akibat’yang ditimbulkan dari kelemahan serta berikan ‘solusi atau rekomendasi’. Sebab-Akibat-Solusi. Hee.
Jadi, kelemahan aktivitas pengendalian internal pada contoh kasus diatas adalah sebagai berikut:
1. Tidak ada cek terhadap status kredit pelanggan apakah pelanggan layak untuk diberikan kredit dan Tidak ada pemisahan tugas antara bagian penjualan dengan bagian/staf yang khusus untuk pengecekan kredit pelanggan karena tidak ada pengecekan terhadap status kredit pelanggan. Akibatnya, ada kemungkinan untuk terjadinya pitang tak tertagih mengingat sejarah kredit pelanggan tidak diketahui. Seharusnya, terdapat bagian/staff yang khusus untuk menangani pengecekan kredit pelanggan sebelum Sales Order diotorisasi.
