AKREDITASI PUSKESMAS // AUDIT MUTU INTERNAL

AUDIT MUTU INTERNAL

Tujuan

Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem mutu telah sesuai dengan ketentuan persyaratan /
standar yang dijadikan acuan.

Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan baik berupa barang/material ataupun
jasa/pelayanan yang diberikan telah sesuai dengan standar yang telah disepakati.

Untuk melakukan perbaikan – perbaikan yang diperlukan.

Manfaat Audit Mutu Internal

Manfaat bagi Pimpinan

Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat
keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu dapat berjalan
sesuai dengan yang ditetapkan.

Manfaat bagi unit kerja dalam organisasi

Audit mutu membantu pegawai yang terlibat dalam menghasilkan produk barang atau jasa/layanan
di unit kerja tersebut, untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat
mengambil langkah – langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai
masukan dan rekomendasi auditor.

Manfaat bagi Auditor

Audit Mutu bagi Auditor (Tim Pengendali Mutu) merupakan proses pembelajaran dan pertumbuhan,
dimana interaksi antara Tim Pengendali Mutu dengan Auditee pada berbagai fungsi dan kegiatan
dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan proses pengkaderan dan
pematangan auditor sebagai tenaga professional.

Manfaat bagi Pelanggan

Audit Mutu bagi pelanggan adalah proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidakpuasan pelanggan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan serta
pencegahan sehingga komitmen institusi diklat untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan
dapat benar – benar tercapai.

Manfaat bagi instansi yang bekerja sama

Audit Mutu, bagi instansi yang bekerja sama dapat memberikanumpan balik terhadap kinerja yang
telah dilakukan, sehingga menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing – masing instansi
yang bekerja sama.

Manfaat Audit Mutu bagi Pemasok

Audit Mutu bagi pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap pemasok dari sudut pandang
institusi diklat yang berkepentingan untuk menjamin barang yang dipasok memenuhi semua
persyaratan.

Ketentuan Audit Mutu Internal

Audit mutu dilaksanakan oleh tenaga/personil independent terhadap tanggung jawab atas produk
atau aktivitas yang diaudit.

Audit harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh operasional organisasi yang diaudit.

Audit harus dijadwalkan berdasarkan penentuan prioritas produk atau aktifitas yang diaudit.

Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi.

Hasil audit perlu didokumentasikan dan menjadi perhatian manajemen yang bertanggung jawab
untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan.

Auditor tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan koreksi.

Tim Audit Mutu Internal

Susunan Tim Audit Mutu terdiri dari:

Ketua Tim:
Ketua Tim bertugas: memimpin / mengkoordinir kegiatan tim. Oleh karena itu ketua tim dituntut
mampu:

Mengarahkan diskusi anggota tim agar pelaksanaan audit dapat berjalan efektif dan objektif.

Menyusun rencana audit, melatih anggota tim, mengkoordinir penyusunan instrument audit.

Memimpin pelaksanaan audit mutu

Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit

Sebaiknya ketua tim telah berpengalaman dalam pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawabnya
dan telah mengikuti pelatihan audit mutu.

Anggota

Anggota bertugas:

Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit. Jumlah anggota
tim audit tergantung dari besarnya organisasi yang akan diaudit.

Anggota dipilih berdasarkan keahlian dan penguasaannya terhadap pelayanan yang akan diaudit.
Selama pelaksanaan audit, anggota hendaknya dibebaskan dari tugas / pekerjaan sehari – hari.

Tugas Tim Audit

Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal pelaksanaan audit.
Rencana ini harus lengkap, meliputi : unit/bagian yang akan ditinjau, jadwal peninjauan, kegiatan
yang ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;

Mengembangkan checklist dan questioner serta standar penilaian yang akan digunakan dalam
audit;

Untuk kegiatan ini, tim harus mempelajari organisasi yang diaudit, sifat unit yang diaudit, standar
dan prosedur yang berlaku, hasil audit mutu yang lalu, program mutu yang dijalankan di organisasi
tersebut, dan lain – lain.
 Melakukan pemeriksaan / sudit secara objektif ke unit kerja tersebut, mereview pelaksanaan
prosedur, kebijakan mutu dan uraian tugas yang digunakan, melakukan wawancara dan pengamatan
kepada staf/karyawan untuk pembuktian / verifikasi;

Melakukan peninjauan ke masing – masing unit yang diambil untuk langkah pembuktian/verifikasi;

Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

Pada pelaksanaan audit mutu internal di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah disebut Komite
Penjamin Mutu Diklat. Bertugas mengawasi dan meluruskan atau menindaklanjuti penerapan teknis
kediklatan baik yang ditemukan pada saat melakukan kegiatan atau berdasarkan temuan hasil audit.
Sehingga diharapkan pelaksanaan kediklatan sesuai dengan ketentuan, prosedur atau standar yang
telah ditentukan. Komite diklat menangani hal – hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pada
komponen pelayanan diklat.

Peran Manajemen dalam Organisasi

Karena audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, maka kegiatan audit ini harus
diprakarsai oleh manajemen puncak.

Dalam hal ini manajemen puncak mempunyai peran:

Memberi dukungan moril maupun materil;

Menerapkan perubahan – perubahan yang telah disepakati;

Mereview laporan audit yang mengarah pada rencana perbaikan;

Memantau pelaksanaan perbaikan.

Siklus Audit Mutu Internal

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu rangkaian aktivitas dan
merupakan guide line pelaksanaan audit.

Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu :

Perencanaan Audit;

Pelaksanaan Audit;
Analisis hasil Audit;

Laporan dan tindakan perbaikan / koreksi.