Diktat Menpro 1

Manajement Proyek & Resiko
- Konsep dasar manajemen proyek meliputi :

- Definisi Proyek
a. Berdasarkan hakekatnya proyek dapat didefinisiskan sebagai
" Rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan
sebuah produk atau jasa/pelayanan unik tetentu, dilaksanakan oleh manusia dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi,
dan kontrol "
b. Proyek memilki jangak waktu tertentu, yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut
memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan), dan
c. Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa/
pelayanan yang identik.
- Proyek sistem informasi dan teknologi informasi

a. Memakai bebagai fasilitas dan perlengkapan / bahan mentah (raw materials) yang telah
dapat didigitasi semacam teks, gambar, audio, dan video
b. Menggantungkan diri pada standard - standard kualitas yang belum baku karena sangat
sulit dimengerti dan dipahami bersama antara berbagai pihak yang berkepentingan dalam
proyek
c. Mendasarkan proses pada rencana atau kontrak kerja yang sangat sulit dikembangkan
sehingga tidak terjadi keraguan dalam menentukan telah selesainya sebuah proyek atau
tidak.
- Manajemen proyek
a. definisi manajemen proyek sebagai berikut;
" Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik
didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan
harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakebolders) dari proyek tersrbut.
b. Biasanya, pemenuhan kepentingan berbagai pihak tersebut berkisar pada hal- hal utama
sebagai berikut;
- Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan
keterbatasan uang dan waktu.
c. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan/keinginan dan harapan pihak-pihak yang terlibat
langsung maupun tidak langsung dalam proyek yang kerap kali berbeda dan saliing
bertolak belakang
- Karakteristik khusus yang membedakan proyek dari kegiatan rutin lainnya
- Sistem organisasi
- Budaya organisasi
- Struktur organisasi
- Manajemen dan gaya kepemimpinan
1. Yang membedakan proyek teknologi informasi dengan proyek lain pada umumnya proyek
teknologi informasi yaitu;
- Proyek analisa kebutuhan sistem informasi manajemen perusahaan
- proyek perencanaan sistem data bagian akuntansi dan keuangan
- proyek pengembangan perangkat lunak sumber daya manusia
- Proyek implementasi aplikasi siap pakai semacam oracle,SAP,atau microsoft office, proyek
lain pada umumnya
- Proyek pengembangan produk-produk baru
- proyek perubahan struktur organisasi perusahaan
- proyek pelatihan manajemen dan karyawanperusahaan
- proyek pengadaan barang kebutuhan disebuah divisi usaha
- proyak konstruksi bangunan kantor cabang.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 1

2. Saat ini pemerintah lengah dengan pembangunan jalan yang tata letaknya kurang menyenangkan
tuk dilihat dari segi keindahan cukup baik, akan tetapi dari segi keramahan lingkungan maupun
segi ketangguhan waktu sangat buruk. Maka dari itu saat ini pemerintah gencar kepada para
departemen pekerjaan umum dalam membangun sarana maupun pra sarana agar lebih di ukur
dari segi kelayakan maupun keindahan. Contohnya jalan yang tahun ini yang katanya akan
amblas dikarenakan pengikisan air tanah
Manajamen Proyek Sebagai Suatu Pengantar
Era sekarang ini banyak kita menemukan contoh adanya proyek baik itu proyek skala kecil maupun
besar, proyek komersial maupun pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar
udara dan lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain seperti menanam padi,
pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan proyek. Apa yang dimaksud
dengan proyek ?
Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan
konflik sumber daya yang terjadi.
 Tujuan
Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu dengan
hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk
memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.
 Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam
keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu.
 Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan
sebelumnya.
 Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu
 Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan
beresiko.
 Siklus Hidup
Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu jenis program yang
disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan didalamnya
secara konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya
dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen
Komponen Proyek
Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :
 Kemampuan
Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan, kemampuan dalam
mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang dibutuhkan yang bertujuan untuk
mengurangi faktor resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan
 Perangkat Bantu
Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk meningkatkan kemampuan
menangani suatu proyek dalam bentuk perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam
hal dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian proyek
 Proses
Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di kontrol dalam waktu
tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko maupun bidang garapan proyek.
Manajemen Proyek
 Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan.

 Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan
mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu
dengan sumberdaya tertentu.
 Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam
proyek
Ciri-ciri Manajemen Proyek

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya
mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :
 Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
 Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
 Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
 Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
 Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
Macam-macam Proyek
 Proyek Kapital
Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan,
pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung
 Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat muncul dilembaga
komersial maupun pemerintah.
 Proyek yang berhubungan dengan manajemen service
Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa
perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan
produktifitas perusahaan.
Batasan suatu proyek

Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa proyek terdiri atas 3 hal yaitu :
 Ruang Lingkup
 Waktu
 Dana
Seiring dengan perkembang jaman, manajemen proyek memiliki beberapa batasan yang mencakup :
 Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu proyek dimulai, perencanaan
lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta
kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.
 Waktu
Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutan-urutan kejadian atas
proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul
serta merencanakan kontrol atas skedul tersebut
 Dana
Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan harga dan sumber
daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan
 Kualitas
Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan
standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas
 Resiko
Meliputi perencanaan atas manajemen resiko,mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu
proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan
diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari
suatu proyek

 Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas sumber daya manusia yang
akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta pembangunan team
 Logistik
Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan
proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang tender, administrasi atas
kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.
 Komunikasi
Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi informasi, laporan
kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.
 Manajemen Integrasi
Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata pelaksanaan
suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek
Adapun batasan dari manajemen proyek tersebut di gambarkan sebagai berikut :
1. Spektrum Manajemen
Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada
1.1 People ( Manusia)
SEI telah mengembangkan suatu model kematangan kemampuan manajemen manusia (People
Management Capability Manurity Model ( PM – CMM ) ) untuk mempertinggi kesiapan organisasi
PL dalam membuat aplikasi yang semakin kompleks sehingga menarik, menumbuhkan, memotivasi,
menyebarkan dan memelihara bakat yang dibutuhkan untuk mengembangkan kemapuan
mengembangkan PL mereka.
Model kematangan manajemen manusia membatasi pada :
Rekruitmen, Seleksi, Manajemen unjuk kerja, Pelatihan
Kompensasi, Pemgembangan karir, Desain kerja & organisasi, Perkembangan karir tim / kultur
Manusia dalam pengembangan PL terdiri dari :

A.Player (Pemain)
 Manajer Senior :menentukan isu bisnis yang mempengaruhi dalam proyek
 Manajer Proyek : merencanakan, memotivasi, mengorganisir, mengontrol aplikasi/produk
 Pelaksana : mempunyai ketrampilan teknik untuk merekayasa aplikasi
 Pelanggan : menentukan jenis kebutuhan bagi PL yang akan dibuat
 Pemakai : akhir yang berinteraksi dengan PL yang dibuat
B.Team Leader (Pimpinan Tim)

Manajemen proyek merupakan kegiatan manusia intensif sehingga memerlukan praktisi yang cakap.
Model Kepemimpinan (MOI yaitu Motivasi, Organisasi, gagasan & Inovasi) menurut Jerry
Weinberg Karakteristik yang menentukan manajer proyek efektif yaitu :
- Pemecahan Masalah
- Prestasi
- Identitas manajerial
- Pengaruh & pembentukan tim
C.The Software Team ( Tim PL)

Sumber daya manusia kepada sebuah proyek yang akan membutuhkan n manusia yang bekerja
selama k tahun , ada beberapa alternatif untuk menentukan sumber daya tersebut :
- n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m dengan sedikit kombinasi kerja &
koordinasi tanggung jawab manajer proyek - n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda
sebanyak m (m<n) , seorang pemimpin tim ad hoc dapat dipilih, koordinasi bertanggung jawab
manajer PL

- n orang diatur di dalam tim , setiap orang mengerjakan >= 1 tugas fungsional, setiap tim
mempunyai sebuah struktur spesifik yang ditentukan untuk semua tim yang bekerja pada sebuah
proyek, koordinasi dikontrol oleh tim itu sendiri dan oleh manajer proyek PL (sistem ini paling
produktif)
7 faktor proyek yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tim RPL yaitu :
1. Kesulitan pada masalah
2. Ukuran program yang dihasilkan (LOC / function)
3. Waktu tim (umur)
4. Tingkat dimana dapat dimodularitasi
5. Kualitas serta keandalan
6. Kepastian tanggal penyampaian
7. tingkat sosiabilitas / komunikasi
Constantine, mengusulkan 4 paradigma organisasional bagi tim RPL:

1. Paradigma Tertutup : Membentuk hirarki otoritas tradisional ( mirip tim CC) tetapi kurang
inovatif
2. Paradigma Random : Membentuk tim longgar & tergantung pada inisiatif individual tim,
untuk inovasi sangat baik (unggul) bila unjuk kerja tim teratur.
3. Paradigma Terbuka : Membentuk tim dengan cara tertentu sehingga banyak kontrol,
inovasi banyak . Cocok untuk masalah yang kompleks tetapi tidak seefesien tim lainnya
4. Paradigma Sinkron Mengorganisasikan tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil
masalah dengan komunikasi aktif pada tim
D. Coordinatian & Communication Issue (masalah koordinasi & komunikasi)
Proyek PL mengalami kesulitan dikarenakan :
- Skala usaha pengembangan yang besar sehingga kesulitan dalam mengkoordinasi anggota tim &
Kompleksitas yang semakin besar
- Ketidakpastian mengakibatkan perubahan terus menurus pada proyek
- Interoperabilitas merupakan ciri dari sistem dan menyesuaikan dengan batasan system
1.2 Problem / Product

Analisis yang mendetail mengenai kebutuhan PL akan memberikan informasi untuk menghitung
perkiraan kuantitatif & perencanaan organisasi. Tetapi itu sulit karena informasi yang diberikan
customer tidak lengkap. Ruang lingkup masalah dibatasi dengan :
 Konteks : PL yang dibangun memenuhi sistem, produk / konteks bisnis yang lebih besar serta
batasan yang menentukan hasilnya
 Tujuan informasi : Objek pelanggan yang dihasilkan sbg output dr PL yang dapat digunakan
sebagai input
 Fungsi & unjuk kerja : PL digunakan untuk mentransformasikan input menjadi output
Pernyataan ruang lingkup dibatasi (data jumlah pemakai simultan, ukuran pengiriman, waktu
mak respon ), batasan /& jangka waktu dicatat (biaya produk membatasi jumlah memori) &
factor mitigasi (algoritma yang dibutuhkan software aplikasi (pemograman))
Dekomposisi Masalah / pembagian masalah diterapkan pada :
- Fungsionalitas yang disampaikan
- Proses yang dipakai
1.3 Process
Proses PL memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensip bagi pengembangan PL
yang dapat dibangun dengan :
 Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda, kemampuan penyampaian & jaminan kualitas
 Aktifitas pelindung, jaminan kualitas PL, manajemen konfigurasi PL & pengukuran
Tahap process ini berhubungan dengan metode pengembangan perangkat lunak.

1.4 Proyek
Merupakan Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi kenyataan. proyek
terkadang mengalami kesulitan dikarenakan :
1. Kemajuan mengalami kecacatan
2. Tidak ada cara untuk mengkalibrasi kemajuan karena tidak memperoleh matrik kuantitatif
3. Rencana proyek belum dirancang untuk mengakomodasi sumber daya yang diperlukan pada
akhir sebuah proyek
4. Resiko-resiko belum mempertimbangkan secara eksplisit serta belum dibuat rencana untuk
mengurangi, mengatur & memonitor Jadwal yang ada tidak realistis & cacat
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan waktu pada awal proyek untuk membangun
rencana yang realistis guna memonitor rencana proyek selama berjalan & pada keseluruhan proyek
serta mengontrol kualitas serta perubahannya.
MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES

Siklus Hidup Produk
Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk
(Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang
dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah
membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari
produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase
analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka
fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan
hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase
implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat
apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini
akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus
Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase
kegiatan :
 Perencanaan (Planning)
 Analisis (Analysis)
 Perancangan (Design)
 Implementasi (Implementation)
 Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah dikembangkan,
misalnya :
 Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan support
sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier.
 Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif
atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier.
 Model Incremental Release :
 Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan sistem
secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
 Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas dan
memenuhi kebutuhan user.
Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem ini dapat
dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem.
Siklus Hidup Proyek

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk. Sebab dalam
lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka

pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup,
yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-
fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada
karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun
secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :
 Penyusunan Konsep (Concept)
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya
proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.
 Pengembangan (Development)
Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi
anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.
 Pelaksanaan (Implementation)
Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek
dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-
laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.
 Penyerahan Proyek (Close-out)
Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga
akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek
diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :
 Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek pengembangan
produk maupun bukan.
 Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik produk yang
akan dikembangkan.
 Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
 Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.
Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek
Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian dilanjutkan
pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi
kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.
Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas proyek.
Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola
hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang
sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek
dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu:
 Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol.
 Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara kebutuhan
organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.
 Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-orang
atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.
 Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event. Kultur
(budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.
Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam bentuk
struktur organisasi yaitu :
 Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara
bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.
 Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana
konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada
di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).
Proyek CEO
CEO
Project
Project A
A Manager
Manager Project
Project B
B Manager
Manager Project
Project C
C Manager
Manager
Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff
 Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur
organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer
program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab
manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.
Matriks CEO
CEO
Program
Program Manager
Manager VP
VP Engineering
Engineering VP
VP Manufacturing
Manufacturing VP
VP IT
IT VP
VP HR
HR
Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff
Project
Project Manager
Manager A
A 22 Engineering
Engineering 11 Manufacturing
Manufacturing 3.5
3.5 IT
IT 0.5
0.5 HR
HR
Project
Project Manager
Manager BB 55 Engineering
Engineering 33 Manufacturing
Manufacturing 10
10 IT
IT 11 HR
HR
Project
Project Manager
Manager C
C 11 Engineering
Engineering 00 manufacturing
manufacturing 44 IT
IT 0.1
0.1 HR
HR
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada pelaksanaan proyek,
khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari
macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek.
Kunci Keberhasilan Proyek IT

Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan
proyek IT :
 Dukungan eksekutif
 Keterlibatan user
 Pengalaman manajer proyek
 Sasaran bisnis yang jelas
 Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
 Infrastruktur software
 Kebutuhan dasar perusahaan
 Metodologi formal
 Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci
yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek
dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian
dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.
Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT

Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT. Sebab
jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan
proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO

(Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan
tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap
IT.
Kebutuhan akan Standar Organisasional
Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan
sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas
pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku.
Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini,
kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar
organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya
berlaku di dalam organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini
sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.
Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalam proyek maka
Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standar organisasi untuk aktivitas
manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis perencanaan proyek
atau menyediakan informasi, serta membuat kantor manajemen proyek supaya berbagai pekerjaan
koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.
Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-
pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari proyek itu
sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran tentang garis besar
pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :
 Mendefinisikan scope/lingkup proyek
 Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)
 Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)
 Estimasi kebutuhan waktu
 Mengembangkan flow chart manajemen proyek
 Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
 Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
 Identifikasi dan evaluasi resiko
 Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
 Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
 Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
 Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
 Mengelola proses kontrol perubahan
 Membuat laporan kemajuan 9status) proyek
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

 Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).
 Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan sasaran
(goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).
 Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.
 Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan
pendelegasian.
 Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
 Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek
Ciri-ciri Manajer Proyek

Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek
Yang Tidak Efektif
 Memberikan contoh-contoh  Memberikan

yang baik dalam contoh-contoh yang
kepemimpinan jelek dalam
 Berpijak pada visi kepemimpinan
 Bekerja dengan keyakinan  Kurang mampu
dan kepastian secara teknis
 Mampu secara teknis  Tidak percaya diri
 Mampu berkomunikasi  Tidak komunikatif
dengan baik  Tidak mampu
 Mampu menjadi motivator menjadi motivator
yang baik
 Koordinasi dengan
manajemen tingkat atas
hanya bila dibutuhkan
 Selalu memberikan dukungan
kepada anggota tim
 Berani dan penuh dengan
ide-ide baru
Gugus Proses Manajemen Proyek

Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus
hidup proyek (project life cycle), meliputi :
 Proses inisialisasi (initiating)
 Proses perencanaan (planning)
 Proses pelaksanaan (executing)
 Proses pengawasan (controlling)
 Proses penyelesaian/penyerahan (closing)
MANAJEMEN BIAYA PROYEK
Pentingnya Manajemen Biaya Proyek

 Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan biaya untuk mencapai
sasaran proyek
 Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak tahun 1995, rata-rata
penggunaan biaya mencapai 189% diatas perkiraan biaya asli 189%, namun mengalami
peningkatan hingga 45% pada studi yang dilakukan pada tahun 2001.
 Pada tahun 1995, proyek IT yang tertunda (dibatalkan) mencapai $81 milyar.
Biaya dan Manajemen Biaya Proyek

 Biaya adalah suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai suatu sasaran yang bersifat
khusus
 Biaya-biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, olar atau mata uang lainnya.
 Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui.
Proses dalam Manajemen Biaya Proyek

Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi :
 Perencanaan sumber daya : menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa
jumlahnya.
 Estimasi Biaya : menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu proyek.
 Penganggaran Biaya : membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam
rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja.

 Pengendalian Biaya : melakukan pengendalian terhadap perubahan-perubahan pada anggaran
proyek
Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek

CEO (Chief Executive Officer) atau manajer eksekutif perusahaan sebagai salah satu stakeholder
proyek yang sangat penting perannya, biasanya mengetahui lebih banyak tentang keuangan
perusahaan, namun sedikit mengetahui tentang IT. Sehingga manajer proyek IT harus dapat
menjembatani antara kebutuhan biaya proyek dengan keuangan perusahaan dalam bahasa mereka.
Prinsip yang paling mendasar untuk dapat dipahami oleh seorang manajer proyek antara lain
berkaitan dengan :
 Laba : Pendapatan dikurangi biaya
 Siklus Hidup Biaya : Taksiran biaya proyek secara menyeluruh selama umur proyek
 Analisis Arus Kas : Ditunjukkan dengan estimasi aliran-aliran biaya dan manfaatnya untuk suatu
proyek
 Biaya dan Manfaat dapat terukur (tangible) dan tidak terukur (intangible), langsung (direct)
maupun tidak langsung (indirect)
 Biaya yang dikeluarkan tidak harus selalu menjadi criteria dalam memilih/seleksi proyek
Perencanaan Sumber Daya

Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya.
Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya
(khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam suatu proyek. Beberapa
hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
 Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut ?
 Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang akan mempengaruhi
penggunaan sumber daya?
 Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang serupa, sehingga dapat
dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya ?
 Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material yang tersedia dan mampu
untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek ?
Estimasi Biaya
 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan
(estimasi) biaya.
 Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik yang dapat digunakan untuk
membantu menyusun estimasi biaya.
 Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang menguraikan
bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu proyek.
Tool dan Teknik Estimasi Biaya

1. Pendekatan atas-bawah : menggunakan harga riil proyek sejenis yang sebelumnya pernah
dikerjakan untuk perkiraan biaya yang baru.
2. Pendekatan bawah-atas : menaksir materi pekerjaan secara rinci dan menjumlahkan secara
keseluruhan untuk menentukan biaya total proyek.
3. Pendeekatan parametrrik : membuat perkiraan biaya proyek dengan menggunakan model
matematika berdasarkan variabel atau karakteristik proyek.
Contoh Tool :
COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry Boehm : software yang
digunakan untuk menyusun estimasi biaya proyek

Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya
 Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah tugas yang sangat kompleks
dimana estimasi harus dilakukan pada berbagai langkah-langkah atau aktivitas pekerjaan
dalam proyek.
 Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit pengalaman sebelumnya.
Untuk menghindari hal tersebut, mungkin perlu dilakukan pelatihan dan pembimbingan
penyusunan anggaran.
 Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini sehingga pada akhirnya banyak
perkiraan yang bias/menyimpang. Penyimpangan ini dapat dihindari dengan melakukan
review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat untuk meyakinkan bahwa
anggaran biaya tidak menyimpang.
 Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya proyek dan bukan estimasi
riil atas suatu proyek. Manajer proyek harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor
proyek untuk menentukan biaya proyek yang realistis.
Penganggaran Biaya
 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan
anggaran biaya melibatkan alokasi perkiraan biaya proyek ke item-item materi pekerjaan dan
menyediakan suatu pedoman pembiayaan.
 Sebagai contoh : Pada proyek penggantian system bisnis di atas, total anggaran biaya untuk
pengadaan hardware dan maintenance pada tahun 97 (FY97) sebesar $270,000, pemeliharaan
software sebesar $250,000 dan sebagainya.
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya proyek meliputi :
 Monitoring penggunaan biaya ;
 Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam anggaran biaya yang direvisi
dalam pedoman anggaran biaya ;
 Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahan-perubahan yang
mempengaruhi biaya proyek
MANAJEMEN MUTU PROYEK

Menurut organisasi internasional untuk standarisasi, ISO, mutu didefinisikan sebagai keseluruhan
karakteristik dari suatu kesatuan yang membawa kepada kemampuan pencapaian standar kebutuhan
yang disyaratkan. Manajemen mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan jaminan
bahwa hasil-hasil dari suatu proyek sesuai dengan standar atau sasaran yang telah ditetapkan.
Proses Manajemen Mutu

Proses dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
 Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan bagaimana
cara pencapaiannya.
 Jaminan Mutu : mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk memastikan proyek tersebut
sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
 Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan bahwa pelaksanaan
proyek telah memenuhi standar mutu serta uuntuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu
secara keseluruhan.
Manajemen Mutu Modern

 Menitikberatkan pada kepuasan pelanggan/stakeholder
 Menyukai pencegahan ke pemeriksaan
 Mengenali tanggung jawab manajemen untuk mutu
Beberapa konsep manajemen mutu modedrn dikembangkan oleh pakar-pakar manajemen mutu
seperti Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, dan Feigenbaum.

Perencanaan Mutu
 Salah satu kegiatan penting dalam manajemen mutu adalah merancang mutu dan
mengkomunikasikan factor-faktor penting yang secara langsung berperan untuk memenuhi
kebutuhan kustomer/stakeholder.
 Perancangan berdasarkan eksperimen akan membantu mengidentifikasi variabel yang
mempunyai pengaruh pada keseluruhan hasil suatu proses dalam suatu proyek.
 Banyak aspek yang mempengaruhi perancangan mutu seperti kemampuan, corak, keluaran
sistem, pencapaian, keandalan, dan sebagainya.
Jaminan Mutu
 Jaminan mutu meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan bagaimana standar mutu
uuntuk suatu proyek dapat dicapai.
 Sasaran dari jaminan mutu ini adalah adanya peningkatan mutu yang berkelanjutan.
 Benchmarking dapat digunakan untuk menghasilkan gagasan untuk peningkatan berkwalitas.
 Audit mutu dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi bagaimana cara meningkatkan
pencapaian atas proyek pada masa depan atau sekarang.
Pengendalian Mutu
Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :
 Pengambilan keputusan
 Pengerjaan ulang
 Penyesuaian proses
Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain :
 analisa pareto
 statistik sampling
 diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll)  Baca buku statistika/manajemen mutu
 pengujian
Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT

Beberapa usul untuk meningkatkan mutu proyek IT meliputi :
 Kepemimpinan yang memperhatikan/peduli akan mutu
 Pemahaman ongkos mutu
 Memusatkan pada faktor tempat kerja dan pengaruh organisatoris yang mempengaruhi mutu
 Mengikuti perkembangan model-model untuk meningkatkan mutu
MANAJEMEN SDM PROYEK

Pentingnya MSDM
SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. Hasil studi yang dilakukan
oleh ITAA menemukan bahwa terdapat lebih dari 844.000 lowongan untuk pekerjaan IT pada tahun
2000. Dan dari hasil survei dinyatakan bahwa 1 dari 14 orang pekerja di Amerika, bekerja di bidang
IT. Selain itu, dari 47% angakatan kerja wanita, 29% diantaranya bekerja di bidang IT.
Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT :

Beberapa profesional IT bekerja dalam waktu yang panjang dan harus selalu mengikuti
perkembangan dan perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang IT.
karena alasan yang klasik, banyak pekerja yang akhirnya meninggalkan karirnya di bidang IT.
kebutuhan untuk meningkatkan manfaat, memperbaiki jam kerja dan insentif, dan menyediakan
sumber daya manusia yang lebih baik.
Apakah Manajemen SDM Proyek itu ??

Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan untuk mengefektifkan
orang–orang yang terlibat dalam proyek. Proses tersebut meliputi :
o Perencanaan organisasi

o Pengadaan staff
o Pembentukan tim
Pedoman untuk memanajemen orang/SDM :

Ilmu psikologi dan teori manajemen sudah banyak mengasilkan riset dan pemikiran tentang
bagaimana cara memanage orang saat bekerja.
Area penting yang berhubungan dengan manajemen proyek meliputi :
o motivasi
o pengaruh dan kekuasaan
o efektifitas
FAKTOR MOTIVASI
 Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk menggambarkan teorinya
bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki
Kebutuhan Maslow meliputi :
 Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya untuk memenuhi berbagai
fisiologis seperti berbagai kebutuhan primer (sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan
lainnya.
 Kebutuhan Rasa Aman ; bahwa dalam melakukan pekerjaan, orang membutuhkan adanya rasa
aman dan nyaman tanpa mempunyai beban atau tekanan dari orang lain termasuk perasaan
cemas, takut dan sebagainya. Terpenuhinya kebutuhan ini akan meningkatkan kinerja dan
produktivitas seorang pekerja.
 Kebutuhan Sosial ; bahwa setiap orang (khususnya sebagai makhluk sosial) tidak akan terlepas
dari interaksi dengan orang lain. Kerjasama dengan orang lain atau tim work dalam sebuah
lingkungan pekerjaan merupakan salah satu wujud kebutuhan sosial dalam rangka untuk
memenuhi kebutuhan ini..
 Kebutuhan Harga Diri ; Kebutuhan ini menyangkut penghargaan seseorang, termasuk
didalamnya unsur harga diri dan kekuasaan. Selain itu perasaan untuk diperhatikan dan
memperhatikan juga merupakan salah satu kunci keberhasilan seseorang dalam melakukan
pekerjaan.
 Kebutuhan Aktualisasi Diri ; bahwa setiap orang pada dasarnya suatu saat akan berusaha untuk
menunjukkan jati dirinya. Biasanya orang akan berusaha untuk meraih prestasi-prestasi terbaik
dalam bidangnya.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas dapat dilihat secara hirarki dimana kebutuhan fisiologis
merupakan kebutuhan yang paling mendasar dan menuntut untuk dipenuhi terlebih dahulu. Setelah
kebutuhan ini terpenuhi, kebutuhan orang akan meningkat ke jenjang kebutuhan yang lebih tinggi
yaitu kebutuhan akan rasa aman. Kemudian akan meningkat lagi pada kebutuhan sosial dan
kebutuhan harga diri. Dan akhirnya dengan terpenuhinya kebutuhan tersebut maka orang akan lebih
mudah melakukan atau memenuhi kebutuhan aktualisasi diri. Kebutuhan ini akan memacu seseorang
untuk berprestasi. Maslow berpendapat bahwa manusia mempunyai kualitias yang unik yang
memungkinkannya untuk membuat pilihan sendiri, dengan begitu memberikan pada mereka sebuah
kendali untuk tujuan mereka.
FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN

Unsur-unsur Keberhasilan dari Thamhain dan Wilemon
 Otoritas : adanya hirarki yang jelas dan pasti akan
 Penugasan : manajer proyek harus mampu untuk
 Anggaran : manajer proyek harus mampu untuk mengatur dan memberikan hak penggunaan
dana pada orang lain
 Promosi : Manajer harus mampu mempromosikan pekerja pada jenjang posisi tertentu
 Uang : kemampuan untuk menaikkan upah pekerja

 Sanksi : Manajer harus mampu memberikan hukuman/sanksi atas kesalahan pekerja
 Tantangan Pekerjaan : Manajer harus mampu uuntuk menugaskan pekerja dengan tantangan
yang lebih besar pada pekerjaan tertentu
 Keahlian : Manajer harus mampu mengenali kemampuan/keahlian orang lain
 Kebersamaan : Manajer harus mampu menjalin kebersamaan dan hubungan personal dengan
pekerja dalam lingkungan proyek
Proyek biasanya akan sukses apabila manajer proyek sangat memperhatikan akan unsur keahlian
dan tantangan pekerjaan. Sebaliknya akan cenderung gagal apabila manajer proyek lebih
berorientasi pada otoritas, uang dan sanksi.
KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan agar pekerja betul-betul
mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan tidak mengerjakan apa yang seharusnya tidak
dikerjakan. Bentuk-bentuk kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi, sesuai keahlian,
mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat referensi.
EFEKTIVITAS
7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas :
 Be proactive
 Begin with the end in mind
 Put first things first
 Think win/win
 Seek first to understand then to be uunderstood
 Synergize
 Sharpen the saw
Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas dalam sebuah komunikasi.
Mereka mendengarkan dengan seksama untuk memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya
meningkatkan relasi baik dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek.
PENGADAAN STAFF
 Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang sangat penting.
 Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang yang membantu bekerja
(dipekerjakan) dalam proyek.
 Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari rumah, tergantung jenis
pekerjaannya.
 Faktor-faktor yang menyebabkan pekerja meninggalkan pekerjaannya mungkin disebabkan oleh
tidak adanya penghargaan yang jelas atas bidang pekerjaannya, rendahnya upah, tidak dapat
bekerja sama baik dengan atasan atau rekan pekerja, kurangnya motivasi dan hanya sekedar
mencari uang dan lain-lain.
Pengaturan Sumber Daya
 Pengaturan Sumber Daya adalah suatu teknik untuk memecahkan konflik sumber daya dengan
melakukan penundaan tugas.
 Tujuan utama pengaturan sumber daya adalah untuk menciptakan suatu distribusi/alokasi
pemakaian sumber daya yang lebih fleksibel sesuai beban pekerjaan dan mengurangi over
alokasi.
PEMBENTUKAN TIM PROYEK

 Tim pelaksana proyek merupakan sekumpulan orang yang saling bekerja sama untuk pencapaian
keberhasilan proyek.

 Pelatihan dalam tim pelaksana proyek akan membantu pemahaman dan rasa saling kerjasama
antara satu dengan yang lain.
 Faktor yang erlu diperhatikan dalam pembentukan timproyek diantaranya adalah perhatian
terhadap berbagai tantangan fisik maupun psikologis dalam bidang pekerjaan.
MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut proyek yang sangat
penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada
penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995, Standish Group
CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor hingga 222 persen dari
waktu proyek yang direncanakan. Artinya bahwa satu proyek yang semestinya selesai pada tahun ini,
baru selesai 2.2 tahun mendatang. Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya
pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya
proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan demikian seorang manajer proyek dituntut untuk
dapat mengelola waktu proyek sebaik-baiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase
proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan
selebihnya pada fase controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi :
Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal
Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)

Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja
yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown
Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS,
tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk
memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan
penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan
sumberdaya lain dapat disusun.
Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)

Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang
merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan
hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan
bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas.
Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa
aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau
hubungan antar aktivitas merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3
(tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.
 Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies); ketergantungan yang tidak dapat
dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan
sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
 Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang ditentukan oleh
tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek
mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum
selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus
menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.
 Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas proyek
dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program
aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh
suplier.
Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini, maka akan
memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada proyek yang pada akhirnya
diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam

menyusun urutan aktivitas salah satunya adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network
Diagrams) dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas proyek
menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow diagramming mehod). Suatu
aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow) sekaligus menunjukkan aliran kerja dan
dihubungkan pada suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node ini
sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas. Setiap node di beri nomor
secara urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor node terakhir
menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :
 Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas ini pada node 1.
Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1 dan hubungkan dengan anak panah
masing-masing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada anak panah. Estimasi waktu
juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3 artinya aktivitas A dengan alokasi
waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).
 Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke kanan. Perhatikan
apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau menyebar (burst). Suatu node disebut
burst jika dari node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node) baru. Dan
suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas yang berasal dari beberapa node
mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.
 Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas tergambarkan pada
diagram.
 Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan mengalir ke depan
atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling menyilang antar node. Jika
mendapatkan gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang, susun ulang
gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran dan urutan pekerjaan mudah dibaca dan
dipahami.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama Kode Aktivitas Duras
Aktivitas Aktivitas Yang i
Mendahu (hari)
lui
Analisis Kebutuhan Software A - 1
Pemodelan Sistem B - 2
Analisis Kebutuhan Hardware C - 3
Pengadaan & Instalasi SO & D A 4
DBMS
Desain Input, Output, Database E B 5
Persiapan & Pelatihan User F B 4
Pengadaan Hardware G C 6
Programming H D, E 6
Instalasi Hardware I G 2
Implementasi J F, H, I 3
Pengertian Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan
unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber
daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha
untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat

waktu.Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari
proyek:
 Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan
memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah proyek harus
didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan
menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk perhitungan suara dari tingkat
kecamatan sampai pusat secara otomatis.
 Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya.
Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi
pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk harus
diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai
yang diharapkan.
 Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT charts
diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.
 Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu. Proyek
membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi manusia, hardware,
software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah
proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau instansi-instansi lain dan
memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam
contoh proyek komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI,
hukum, politik dan sebagainya.
 Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang
menyediakan arahan dan mendanai dari proyek.
 Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sering
kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering sebagai
penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang
relatif baru.
Kerangka Manajemen proyek

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :
1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang lingkungan internal dan
eksternal dari proyek tersebut, yang mencakup empat komponen seperti telah dibicarakan
diatas yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.
2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase dari pelaksanaan proyek
: fase pendefinisian proyek, perencanaan awal proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian
proyek dan penyerahan proyek.
3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan
dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang
lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi,
manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu
dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).
Komponen Proyek
Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu,
biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek.
Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi
kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat
empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:
1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu.
2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan

3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara pelaksana
dan pemberi proyek
Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir
sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur
dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak
buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek
tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat
penting dari sebuah proyek.
Batasan Ruang lingkup :
Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek.
Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan
hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.
Batasan Biaya :
Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek
dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk
mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan
ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang
digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan.
Batasan Kualitas.
Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek
untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan
standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari
setiap tahap pelaksanaan proyek.
Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling mempengaruhi.
Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya atau
ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu
biaya yang lebih besar, dan sebagainya.
Rangkaian Proses Manajemen Proyek
Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka pelaksanaan
proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan
membagi beberapa fase:
1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor
kesuksesan dari proyek.
2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan untuk
merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada
untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai
yang ditargetkan.
4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk
memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek
bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama
memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi :
Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi
pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi
pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko
dan manajemen pengadaan.
Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek maka sangat
diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang terlibat dalam mengerjakan

proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan yang
diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi
manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik
memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak
yang berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen
proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:
1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan
biaya dan waktu,
2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung
maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang,
3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang
diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang
tidak nyata (intangible).
Manager proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan
proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan
proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :
1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian
tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan
membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja
untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan
pelaksanaan proyek secara periodik.
4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak
terhadap penyelesaian proyek.
5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek
yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki
oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan
kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir
kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering
menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:
1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
3. kesalahpahaman (Misunderstandings)
4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan
prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:
1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak
terpenuhi.
2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan sebuah proyek :
Faktor Prosentase (%)
Kebutuhan yang tidak jelas 13,1

Kurangnya keterlibatan user 12,4
Kurangnya ketersediaan sumber daya 10,6
Harapan yang tidak realistis 9,9
Kurangnya dukungan dari pimpinan 9,3
Perubahan kebutuhan dan spesifikasi 8,7
Kurangnya kualitas proses perencanaan 8,1
Kurangnya kebutuhan terhadap hasil 7,5
proyek
Kurangnya kemampuan mengelola 6,2
teknologi informasi
Rendahnya tingkat pemahaman 4,3
teknologi
Lain-lain 9,9
Proyek Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan
informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi
meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi
informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas
rekayasa pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
 Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu
 Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah
 Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT
Garuda.
 Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
 Proyek pembangunan jaringan komputer kantor pusat dan cabang pada PT. Jaya Angkasa.
 Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)
Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek
bidang lain adalah sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat
lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang
beragam
4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang
dimengerti berbagai pihak secara seragam.
MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI

Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area pengetahuan proyek ke dalam
aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan
proyek sesuai dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).
Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart, dapat
diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan
membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan
persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya,
waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan maanajemen pengadaan.
Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor
kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Definisi proyek meliputi :
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan dengan proyek
lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang berhubungan.

Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari proyek harus
didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak
hanya berupa jargon.
Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit organisasi yang
secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara
langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004).
Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah :
1. Pimpinan proyek
2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang akan
dibangun.
3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai proyek dan
bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.
4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ), dan
sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.
Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder. Manajer
proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja yang harus dipenuhi
dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang sangat sulit dan
merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek, karena masing-masing memiliki keinginan
yang sering berlawanan menyangkut masalah kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya:
1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat memonitor dan
mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci sehingga memerlukan sistem
yang sangat komplek dengan biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya mampu
mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil.
2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2 bulan,
sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan.
3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi perilaku
pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang mengelola transaksi
pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan sistem yang mandukung menilai
kinerja customer service, dan lain sebagainya.
Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek perlu dirancang
agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus
mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara aktivitas
yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya.
Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek.
Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang perlu diserahkan ke
pihak pemberi tanggung jawab.
Perencanaan Proyek :
Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian
pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi sumber daya yang
diperlukan di dalam proyek yang mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas,
komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi dari
perencanaan proyek yang dilakukan.
Pelaksanaan proyek :
Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan cara
melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan proyek guna
menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase proyek.
Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek, mendistribusikan
informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek, menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan
hasil kerja.
Pengendalian proyek :
Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak
menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan mengukur
dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika

diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan perubahan
tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa
proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
Manajemen Ruang Lingkup

Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan produk.Manajemen
ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahan inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses
utama proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :
 Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal proyek atau
kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project
charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang menunjukkan eksistensi dan
memberikan overview menyeluruh dari proyek.
 Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan dokumen guna
memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria – kriteria dalam menetapkan
bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan lengkap. Tim proyek membuat statemen
ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan
ruang lingkup.
 Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah mendekomposisikan proyek
utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih kecil yang deliverable dan komponen yang
manageable. Tim proyek membuat Work Breadown Structure (WBS) dalam proses ini.
 Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah penerimaan dan persetujuan
secara formal terhadap ruang lingkup proyek. Stakeholder utama proyek seperti
pengguna/pelanggan dan sponsor secara formal menerima dan menyetujui hasil proyek atau
fase yang diserahkan.
 Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses ini adalah perubahan
ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu dilakukan dan pelajaran yang bisa dipetik dari
perubahan ini.
Manajemen Waktu
Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu proyek akan
selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap
perencanaan dan tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu adalah :
1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses pendefinisian ruang
linkup dibuat daftar pekerjaan yang memerlukan waktu penyelesaian.
2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas disusun daftar urutan aktivitas
sesuai dengan persyaratan pengerjaan atau penyelesaian setiap aktivitas.
3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas, diperkirakan
waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan proyek dengan
alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya.
5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap aktivitas
proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi
perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek.
Manajemen Biaya
Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat diseleaikan
dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap
pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya adalah :
1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan sebagainya
dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau biaya (tenaga kerja, alat
administrasi dan sebagainya)

2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar dana yang
diperlukan
3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek.
4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama pelaksanaan
proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya dikeluarkan dengan yang
direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah pengendalian jika terdapat perubahan
anggaran.
Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan menghasilkan produk
yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Manajemen kualitas diperlukan pada tahan
perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap pengendalian. Proses manajemen kualitas meliputi:
1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan ruang lingkup,
didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus dipenuhi
2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan
3. Pengendalian kualitas, yaitu
Manajemen Sumber Daya Manusia
Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang memiliki
kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya manusia diperlukan
pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses manajemen sumberdaya manusia
meliputi :
1. perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan melakukan deskripsi
pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan merencanakan rekruitmen.Output dari aktivitas ini
adalah diagram atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi pekerjaan dan proses
penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM).
2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan mengalokasikan sesuai
dengan sturktur tim yang sudah disusun
3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi evaluasi pengalokasian tenaga
kerja dan realokasi tenaga kerja.
Manajemen Komunikasi
Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus informasi termasuk
didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi
diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses penyerahan. Aktivitas
dari manajemen komunikasi meliputi:
1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi kebutuhan informasi dan
komunikasi bagi stakeholder, siapa dan informasi apa yang dibutuhkan, kapan
membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya.
2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai yang pada stakeholder
tepat waktu.
3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan, pelaporan status dan
pengukuran kemajuan proyek.
4. Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan menyerahkan laporan secara
menyeluruh pada penyerahan proyek.
Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya resiko dan
memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada
proses perencanaan dan proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko adalah :
1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan rencana aktivitas
manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek, WBS, toleransi resiko stakeholder dan
sebagainya akan dapat menyususn rencana manajemen resiko.

2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang diperkirakan memiliki pengaruh
terhadap proyek dan mendokumentasikannya.
3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang diketahui,
mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan mengevaluasi sepanjang pelaksanaan
proyek.
Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa
dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan,
pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini meliputi :
1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan dan kapan harus
dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja.
2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu mendokumentasi permintaan produk
dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam
bentuk Request for Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.
3. Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan terhadak kebutuhan-
kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
4. Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan
negosiasi kontrak.
5. Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.
PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan merupakan proses yang tidak
dihargai dalam manajemen proyek. Banyak orang memandang negatif terhadap perencanaan karena
rencana dibuat bukan fasilitas untuk action. Walaupun demikian rencana proyek adalah memberi
arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai arahan, rencana proyek harus realistis dan berdaya guna.
Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang diperlukan dalam
pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area pengetahuan, proses perencanaan dan output
yang dihasilkan terlihat seperti pada tabel 4.1
4.1 Merencanakan ruang lingkup

Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen hasil inisiasi guna
memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek ke depan. Perencanaan
ruang lingkup dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:
1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas antara
pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam proyek.
2. Mendiskripsikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing pekerjaan dan
rencana pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut.
Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa pernyataan yang berisi
tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya serta rencana pengelolaan yang dilakukan.
Statemen Ruang Lingkup
Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan mengkonfirmasikan
kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen ini berisi justifikasi proyek, diskripsi yang
jelas produk yang dihasilkan, ringkasan tentang penyerahan proyek dan statemen tentang apa yang
menunjukkan keberhasilan proyek.
 Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh dari proyek. Contoh
:Proyek upgrade teknologi informasi digunakan untuk mendukung aplikasi bisnis berbasis
internet yang sedang dikembangkan pada PT. KARYA MAKMUR.
Area Perencanaan Output
Ruang Merencanaan ruang Pernyataan ruang
lingkup lingkup lingkup
Rincian dukungan
Rencana manajemen

ruang lingkup
Mendefinisikan ruang WBS,
lingkup Update pernyataan
ruang lingkup
Waktu Mendefinisikan Daftar aktivitas
aktivitas Detail dukungan
Pengurutan aktivitas Diagram jaringan
proyek
Update daftar aktivitas
Mengestimasi durasi Estimasi durasi
aktivitas aktivitas
Mengembangkan Jadwal proyek
jadwal Detail dukungan
Rencana pengelolaan
jadwal
Update kebutuhan
sumber daya
Biaya Merencanakan sumber Kebutuhan sumber daya
daya
Mengestimasi biaya Estimasi biaya
Detail dukungan
Rencana manajemen
biaya
Penganggaran biaya Acuan biaya
Kualita Perencanaan kualitas Rencana manajemen
s kualitas
Definisi operasional
Cheklist
SDM Perencanaan Aturan tugas dan
organisasi pertanggungjawaban
Rencana manajemen
penempatan
Struktur organisasi
Detail dukungan
Penyusunan staf Susunan personel
Direktori tim proyek
Komun Perencanaan Rencana manajemen
ikasi komunikasi komunikasi
Resiko Perencanaan Rencana manajemen
manajemen resiko resiko
Identifikasi resiko Resiko, Pemicu resiko
Analisa resiko Daftar rangking resiko
kualitatif Daftar prioritas resiko
Daftar resiko untuk
manajemen dan analisis
tambahan
Kecenderungan hasil
analisis resiko kualitatif
Analisa resiko Daftar prioritas resiko
kuantitatif kuantitatif
Analisis probabilistic
proyek

Probabilitas pencapaian
tujuan biaya dan waktu
Kecenderungan hasil
analisis resiko
kuantitatif
Perencanaan respon Rencana respon resiko
resiko Resiko residual
Resiko sekunder
Pernyataan secara
kontrak
Pengad Perencanaan Rencana manajemen
aan pengadaan pengadaan
Statemen kerja
\ Solicitation planning Dokumen pengadaan
Kriteria evaluasi
Update statemen kerja
 Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk atau jasa yang akan
dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek upgrage teknologi informasi adalah: Sebuah aplikasi
bisnis yang mampu menangani pemesanan dan pembelian online dengan internet.
 Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output yang perlu diserahkan dari
aktivitas proyek. Seperti rencana proyek (diagram proyek), WBS, rincian estimasi biaya,
rencana manajemen komunikasi, laporan kinerja dan sebagainya. Dalam contoh upgrade
teknologi informasi di atas termasuk penyerahan persediaan semua hardware dan software
yang diupdate.
 Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapan-ketetatan atau kriteria
keberhasilan proyek secara kuantitatif yang digunakan acuan untuk mencapainya, seperti
biaya, jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan sukses jika 90% pekerja yang
manggunakan komputer mampu menggunakan sistem internet yang baru tidak lebih dalam
sembilan bulan dan tidak lebih dari 15 juta rupiah.
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek dan ini
merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer
proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih detail dari
WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek
memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang
lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki
durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi produk detail,
asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya
mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan. Ketergantungan
atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai
sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah
bisa beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas
memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.
Mengestimasi Durasi Aktivitas

Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan dalam
manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting
karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.

Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai dan tanggal
selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek
yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:
 A Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal proyek,
 Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek,
 Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal
proyek,
 Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya
Gantt Charts
Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa
daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format
kalender. Gambar 4.4 menunjukkan gantt chart sederhana dari contoh proyek di atas.
Akt Juni minggu ke1 Juni minggu ke 2

30 Mei - 5 juni 6 juni – 13 juni
S M T W T F S S M T W T F S
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Gambar 4.4. Gantt Chart
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE

Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh
user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :

Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.

Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua
risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat
membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan
ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user.
Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami
seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian
proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau
penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP
merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil
untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap
langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan
dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL.
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ? Ada dua alasan dalam
hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan
tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru
sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas.
Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat dalam
dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai
proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut PROPOSAL
ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini
disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal
oleh user.
DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)

RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya
berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer.
Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a
proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.
Tanya jawab dengan User

Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh
RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim
proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user,
dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan
data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor
mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang
dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan
langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah
mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai

akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada
awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini
berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari
manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka.
Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan
tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan
dengan wawancara yang akan dilakukan :
Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan
pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan
bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ?
Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang
tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang
5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaan-pertanyaan di atas selama
membuat.
Hal-hal yang terdapat dalam RD

Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan.
Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi,
motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan
potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur,
lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim
Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk
pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga
disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan
tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem.
5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini
adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada
waktu yang tepat pula.
6. Kinerja (Performance). Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang
akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal
proses (dalam hari atau jam).
7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk
menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk
berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal
yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-
alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan
dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua
dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime
between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase
tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware
mereka.

11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalaman-pengalaman yang dibutuhkan user
dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa
jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan
sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan: berapa lama, sampai kapan,
bagaimana pengiriman.
14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua dokumen-dokumen umum dan / atau pelatihan yang
dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari
penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari
penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan
referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan
dilakukan.
TANGGUNG JAWAB USER

Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan pewawancara tim
proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan
orang yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem
baru.
Keputusan melaksanakan / tidak melaksanakan proyek

Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah proyek
bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan
dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik ? Sayangnya,
tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah
menjadi, “Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?
Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian masalah teknis yang
mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah. Untuk
suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware
apa yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek berukuran
kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan
mengangkat seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai
keuntungan-keuntungan.
Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan. Manajer
proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek ini secara teknik dapat dikerjakan ?” tetapi juga
menjawab pertanyaan yang lebih penting : “Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang
?”
Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk
sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-
sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal
secara keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang
menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.
MANAJEMEN RISIKO
Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang buruk sekali karena
meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data
membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai dengan benar berdasarkan fakta-
fakta yang diberikan kepada saya.

Alasan yang menumpuk adalah bahwa :
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya ….. tidak pernah memberitahukan saya
tentang… dan departemen- departemen yang lain menjanjikan ….. dan manajemen tingkat atas
mendikte penilaian ….. dengan kata lain, itu bukan kesalahan saya !)
Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah:
SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada
SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah
SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat
SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan
EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO

Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang salah. Penting sekali untuk
berkosentrasi pada hal-hal yang akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-
kesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.
Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :

Langkah 1. Antisipasi risiko
Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi
Langkah 3. Kurangi dampak risiko
Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan

Diktat Menpro 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Diktat Menpro 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajement Proyek & Resiko

- Konsep dasar manajemen proyek meliputi :

- Proyek sistem informasi dan teknologi informasi

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 1

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 2

Ciri-ciri Manajemen Proyek

Batasan suatu proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 3

Adapun batasan dari manajemen proyek tersebut di gambarkan sebagai berikut :

Manusia dalam pengembangan PL terdiri dari :

B.Team Leader (Pimpinan Tim)

C.The Software Team ( Tim PL)

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 4

Constantine, mengusulkan 4 paradigma organisasional bagi tim RPL:

1.2 Problem / Product

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 5

MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES

Siklus Hidup Proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 6

 Struktur Organisasi Proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 7

 Struktur Organisasi Matriks

Kunci Keberhasilan Proyek IT

Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 8

Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

Ciri-ciri Manajer Proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 9

Gugus Proses Manajemen Proyek

MANAJEMEN BIAYA PROYEK

Pentingnya Manajemen Biaya Proyek

Biaya dan Manajemen Biaya Proyek

Proses dalam Manajemen Biaya Proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 10

Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek

Perencanaan Sumber Daya

Tool dan Teknik Estimasi Biaya

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 11

MANAJEMEN MUTU PROYEK

Proses Manajemen Mutu

Manajemen Mutu Modern

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 12

Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT

MANAJEMEN SDM PROYEK

Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT :

Apakah Manajemen SDM Proyek itu ??

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 13

Pedoman untuk memanajemen orang/SDM :

FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 14

PEMBENTUKAN TIM PROYEK

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 15

MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)

Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 16

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 17

Kerangka Manajemen proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 18

Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 19

Erik Perdana Ibrahim, S.Kom 20