Anda di halaman 1dari 10

I.

PENDAHULUAN

Standar internasional ISO 9001:2008 berbicara tentang


bagaimana suatu organisasi dapat menghasilkan keluaran (produk atau
jasa) yang bermutu. Keluaran bermutu yang diberikan kepada
pelanggan/pengguna dijamin konsistensinya, atau dengan istilah yang
sudah disosialisaikan pasca studi ACDS tahun 2001 yaitu layanan prima,
dan senantiasa ditingkatkan sesuai dengan persepsi dan permintaan
pelanggan melalui continual improvement.

ISO 9001:2008 mengakui bahwa proses mutu terpadu melibatkan


semua bagian dan fungsi dari suatu organisasi. Setiap orang memiliki
kontribusi terhadap mutu yang dihasilkan, dan berperan penting
mewujudkan kepuasan bagi pelanggannya. Standar ISO 9001:2008
merupakan standar manajemen mutu yang telah diterima oleh lebih
dari 150 negara di dunia karena sifatnya yang generik sehingga dapat
diterapkan pada semua jenis usaha atau organisasi, baik untuk
Perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur bahkan
pemerintahan.

ISO 9001:2008 merupakan landasan dasar untuk dapat


menerapkan Sistem Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality
Management) yang tujuan akhirnya adalah untuk kepuasan semua
pihak yang terkait dalam suatu bidang usaha, yaitu pelanggan,
pemegang saham, karyawan, sosial, suplier dan pemerintahan.

Untuk itu, pada saat ini, semua organisasi baik pemerintahan,


BUMN maupun swasta, mau tidak mau dituntut untuk segera
mengarahkan perhatian pada penerapan sistem-sistem manajemen
mutu terpadu (Total Quality Management).

Hal 1 Dari 10
II. TUJUAN

Proposal ini berfungsi sebagai dokumen penawaran jasa


konsultasi perancangan serta penerapan Sistem Manajemen Mutu
(SMM) ISO 9001:2008 dari Penyedia Jasa kepada Perusahaan. Selain itu,
proposal ini juga berfungsi untuk memberikan gambaran tentang
kegiatan konsultasi kepada pihak Perusahaan dalam rangka
penyusunan Sistem Manajemen Mutu dan memperoleh sertifikat ISO
9001:2008.

Hal 2 Dari 10
III. METODELOGI

Dalam penyusunan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008,


Penyedia Jasa dengan tim yang solid akan memberikan konsep
konsultasi yang profesional dan kooperatif, sehingga compatible untuk
diterapkan oleh manajemen Perusahaan. Adapun konsep metode
konsultasi akan diperjelas melalui sub-bab dibawah ini.

Konsep yang digunakan oleh Penyedia Jasa dalam


mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008 di Perusahaan dimaksudkan untuk mencapai sasaran
pokok, yaitu “continual improvement”. Melalui penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara efektif, diharapkan Perusahaan
bisa memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 tepat waktu. Penyedia Jasa
melakukan pendekatan terhadap kebutuhan spesifik organisasi dengan
cara mengaktualisasikan butir-butir elemen ISO 9001:2008 ke dalam
proses bisnis yang ada.

Untuk mempermudah aplikasi kegiatan konsultasi di lapangan


dan berdasarkan pengalaman yang telah teruji keefektifannya,
Penyedia Jasa membagi pelaksanaannya menjadi 7 (tujuh) modul yang
penjelasannya sebagai berikut :

MODULE I : BASELINE ANALYSIS

Kegiatan ini dilaksanakan untuk dapat mengidentifikasi lebih


dalam pada semua bagian, sejauh mana Sistem Manajemen Mutu saat
ini di Perusahaan dan kesesuaiannya dengan Standar ISO 9001:2008.
Adapun pada pelaksanaannya, tim konsultan Penyedia Jasa
akan melakukan:

Hal 3 Dari 10
 Tinjauan langsung dan wawancara dengan karyawan yang terkait
pada setiap proses, terhadap penerapan Sistem Manajemen Mutu.
 Mendapatkan informasi yang jelas mengenai sistem dokumentasi
yang digunakan pada saat ini.
 Melihat keseluruhan proses operasi sesuai ruang lingkup tujuan
sertifikasi ISO 9001:2008 untuk Perusahaan.
 Membuat rencana kerja serta tanggung jawab masing-masing
personil terkait dengan bidangnya.
 Pengenalan tentang ISO 9001:2008 (ISO 9001:2008 Awareness
Training), untuk memberikan pemahaman yang jelas mengenai
Sistem Manajemen Mutu kepada semua tingkatan karyawan dalam
penerapan dan pemeliharaannya.
Training:
PENGENALAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
TUJUAN: PESERTA:
Pengenalan ISO 9001:2008 memberikan Tingkat Manager,
pemahaman umum kepada peserta mengenai Supervisor sampai
peran organisasi dalam memuaskan costumer dengan Pelaksana
dengan menggunakan ”The New Quality
Management System (QMS)”(ISO 9001:2008) WAKTU:
1 hari/batch
TOPIK
 Sistem Manajemen Mutu JUMLAH PESERTA:
 Sistem Manajemen Mutu Versi Baru (ISO 30 orang/kelas
9001:2008) (maksimum)
 Penerapan Sistem Manajemen Mutu
 Struktur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu BAHASA PENGANTAR:
 Proses Sertifikasi Indonesia

MODULE II : QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) DESIGN AND


DEVELOPMENT

Tahapan ini memberikan suatu petunjuk dan konsultasi untuk


membuat sistem dokumentasi sesuai dengan standar ISO 9001:2008
(Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja (jika diperlukan) dan dokumen
pendukung lainnya).
Adapun tujuan dari tahapan ini adalah :

Hal 4 Dari 10
 Memperbaiki, membangun dan mengembangkan sistem
dokumentasi yang sesuai dengan proses bisnis di Perusahaan untuk
memenuhi Standar ISO 9001:2008.
 Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu dapat diterapkan
secara efektif di perusahaan.
 Pelatihan yang mengacu kepada bagaimana membuat sistem
dokumentasi sesuai standar ISO 9001:2008 (Design and Development
Training). Memberikan penjelasan dan pelatihan kepada Steering
Comitee dan Working Group mengenai Sistem Manajemen Mutu dan
tindakan-tindakan perbaikan dalam rangka untuk mempersiapkan
semua dokumentasi yang dipersyaratkan dalam Standar ISO
9001:2008.
 Meninjau ulang (review) seluruh prosedur yang dibuat.
Training
DEVELOPMENT & IMPLEMENTATION QMS-ISO 9001:2008
TUJUAN: PESERTA:
Pelatihan ini telah dikembangkan secara Staff yang diseleksi
signifikan untuk dapat memberikan pedoman untuk mendesain dan
praktis tentang bagaimana menulis dokumen mengembangkan
yang dapat dipakai dan menarik bagi Sistem dokumen sesuai
Manajemen Mutu, menjelaskan tentang proses dengan Standar ISO
penulisan dokumen secara efektif melalui 9001:2008
workshop dan studi kasus yang terkait dengan
bisnis proses organisasi saat ini. WAKTU:
2 hari/batch
TOPIK:
 Dokumen yang dipersyaratkan oleh standar ISO JUMLAH PESERTA
9001:2008 30 orang/kelas
 Konsep dasar pengembangan manual mutu, (maksimum)
prosedur mutu, instruksi kerja dan dokumen
pendukung lainnya. BAHASA PENGANTAR:
 Document Control Indonesia
 Metode diagram alir (flowcharting method)

Hal 5 Dari 10
MODULE III : IMPLEMENTATION OF THE QMS

Pada tahapan ini, konsultan membantu membimbing dan


memotivasi semua lapisan karyawan untuk menyadari bahwa sistem
dokumentasi yang dibuat dan telah disepakati bersama merupakan
kunci untuk meraih sertifikat ISO 9001:2008, serta untuk menjaga
konsistensi terhadap mutu produk maupun jasa yang dihasilkan. Dalam
proses penerapan ini, akan disampaikan juga Pelatihan dan Workshop
Pengukuran Kepuasan Pelanggan sebagai salah satu upaya untuk
menyukseskan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008 klausul 8.2.1.
Kepuasan Pelanggan. Dalam pelatihan tersebut juga disusun
bagaimana cara yang sesuai bagi Perusahaan memenuhi persyaratan
kepuasan pelanggan tersebut.

Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah:


 Untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu yang dibangun telah
dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh semua karyawan dan
personil yang terkait.
 Memberikan saran untuk memilih dan menghubungi badan sertifikasi
internasional yang diinginkan.

MODULE IV: QMS-INTERNAL QUALITY AUDIT


Dalam tahapan ini konsultan akan meninjau ulang (review) seluruh
pelaksanaan Audit Mutu Internal (Internal Quality Audit) yang telah
dilaksanakan oleh auditor mutu internal yang ditugaskan, untuk
memenuhi standar ISO 9001:2008.

Hal 6 Dari 10
Adapun tujuan dari kegiatan ini meliputi:
 Pelatihan Audit Mutu Internal (internal Quality Audit Trainingi), untuk
menyiapkan karyawan Perusahaan yang dipilih untuk menjadi
auditor mutu internal.
 Sebagai bukti bahwa Audit Mutu Internal telah dilaksanakan di
Perusahaan, yang mana merupakan salah satu syarat yang harus
dipenuhi sebelum dilakukan audit oleh badan sertifikasi
(Management Review).

Training:
AUDIT MUTU INTERNAL
TUJUAN: PESERTA:
Training ini akan memberikan pemahaman yang Personil yang telah
solid dari prinsip-prinsip dan teknik-teknik yang diseleksi yang nantinya
mengarah pada audit yang efektif melalui bertugas sebagai
workshop, studi kasus, diskusi kelas dan praktikal auditor mutu internal
audit.
WAKTU:
TOPIK: 3 hari/batch
 Prinsip-prinsip audit mutu internal
 Tanggung Jawab & Wewenang Seorang JUMLAH PESERTA:
Auditor 30 orang/kelas
 Proses Audit & Pelaporan (maksimum)
 Studi Kasus & Ujian
 Audit Praktek (1/2 hari)

MODULE V: CONSULTANT’S TRIAL THIRD PARTY AUDIT ASSESSMENT

Merupakan tahapan terpenting dalam pelaksanaan konsultasi


dimana pihak konsultan bersama-sama dengan Internal Auditor akan
mengevaluasi dan mengaudit seluruh kegiatan dalam organisasi yang
mempengaruhi mutu produk maupun jasa yang dihasilkan. Dalam
kegiatan ini juga dilampirkan sampel dokumen sebagai bukti bahwa
audit telah dilaksanakan pada semua bagian dan telah diterapkan
sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2008.

Hal 7 Dari 10
Aktivitas dalam tahapan ini meliputi:
 Pelaksanaan audit pada seluruh bagian oleh konsultan sebelum
dilakukan audit oleh badan sertifikasi (pre-certification audit).
 Mereview seluruh hasil temuan audit
 Tindakan koreksi terhadap dokumen maupun penerapan Sistem
Manajemen Mutu yang belum memenuhi Standar ISO 9001:2008

Setelah tahapan ini dapat dipenuhi, maka Perusahaan siap untuk


diaudit oleh badan sertifikasi.

MODULE VI: CERTIFICATION AND POST CERTIFIACATION AUDIT – VISIT

Kegiatan sertifikasi ini akan dilakukan oleh lembaga sertifikasi


internasional yang dipilih oleh Perusahaan. Badan sertifikasi akan
melakukan pre-audit terlebih dahulu (jika diminta oleh perusahaan), jika
tidak boleh langsung melakukan audit. Jika Pre-audit dilaksanakan dan
ternyata ada temuan dari hasil pre-audit tersebut, maka /dianjurkan
harus menindaklanjuti temuan tersebut dengan melakukan “corrective
action” berdasarkan temuan tersebut. Selanjutnya badan sertifikasi akan
melakukan audit sebenarnya (certification audit).

MODULE VII: FOLLOW UP ASSESMENT

Setelah /dianjurkan meraih sertifikat ISO 9001:2008, konsultan akan


memberikan kunjungan tambahan untuk membantu jika ada temuan
dari badan sertifikasi yang harus diperbaiki maupun ditindaklanjuti
berdasarkan catatan/bukti yang harus dipenuhi.

Hal 8 Dari 10
IV. JADWAL KEGIATAN

Program penyusunan dan penerapan ISO 9001:2008 untuk


Perusahaan ini diperkirakan akan membutuhkan waktu sekitar 6(enam)
bulan kalender. Dengan kualifikasi konsultan (tenaga ahli) Penyedia
Jasa yang terlibat, komitmen seluruh staf dan manajemen Perusahaan,
maka penerapan Sistem Manajemen Mutu dapat diselesaikan sesuai
rencana.

Adapun jadwal lengkap dari setiap tahapan kegiatan konsultasi


dapat dilihat pada Lampiran 2.

Hal 9 Dari 10
V. TIM KONSULTAN

Tim Konsultan Penyedia Jasa yang terlibat dalam pekerjaan


implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Perusahaan
dilaksanakan oleh Tim Konsultasi yang dipimpin oleh seorang Lead
Consultant yang bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan
mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan selesainya
pekerjaan hingga siap direkomendasikan untuk memperoleh
Sertifikat ISO 9001:2008.

Demi menjaga keindependenan dalam pelaksaan pre-


assesment atau trial audit (bisa digantikan dengan pre-audit oleh
badan sertifikasi) oleh konsultan, pelaksanaannya akan dilakukan
oleh Konsultan Penyedia Jasa yang tidak terlibat dalam jasa
konsultasi ISO 9001:2008

Hal 10 Dari 10

Anda mungkin juga menyukai