PENDOKUMENTASIAN (KERTAS KERJA) AUDIT

Pendokumentasian audit adalah dokumentasi atas prosedur audit yang telah dilakukan,
bukti audit yang relevan yang diperoleh, dan kesimpulan yang ditarik. Dokumentasi audit harus
mencakup semua informasi yang dipandang perlu oleh auditor untuk memenuhi pelaksanaan
audit dan menjadi pendukung atas laporan audit.

1. Tujuan Dokumentasi Audit

Tujuan dokumentasi audit adalah untuk membantu auditor dalam mendapatkan jaminan
yang layak bahwa audit telah dilaksanakan secara memadai sesuai dengan standar auditing.
Secara lebih spesifik, dokumentasi audit memberikan :

1) Suatu dasar untuk merencanakan audit

Jika auditor akan membuat perencanaan audit, maka referensi informasi yang
diperlukan harus tersedia dalam file audit. File-file dapat mencakup berbagai informasi
yang diperlukan untuk perencanaan audit.
2) Suatu catatan tentang bukti yang dikumpulkan dan hasil pengujian
Dokumentasi audit adalah alat penting yang mendokumantasikan bahwa audit
telah dilaksanakan secara memadai sesuai dengan standar auditing. Dalam hal
diperlukan, auditor harus bisa menunjukkan kepada badan pengatur atau kepada
pengadilan bahwa audit telah direncanakan dengan baik dan disupervisi secukupnya;
bakti yang dikumpulkan cukup dan kompeten, dan berdasarkan hasil audit telah dibuat
laporan audit yang tepat.
3) Data untuk menentukan jenis laporan audit yang tepat
Dokumentasi audit merupakan sumber informasi penting untuk membantu
auditor dalam memutuskan apakah bukti yang tepat dan mencukupi telah terkumpul
untuk menyusun laporan audit sesuai dengan situasi yang dihadapi.
4) Suatu dasar untuk mereview oleh supervisor dan partner
File audit adalah referensi utama yang digunakan oleh supervisor untuk
mereview pekerjaan para asisten. Review yang cermat oleh supervisor akan menjadi
bukti bahwa audit telah disupervisi dengan tepat.
2. Pemilik File Audit
Dokumen audit yang dibuat auditor selama audit berlangsung, termasuk daftar – daftar
yang dibuat klien untuk keperluan audior, adalah milik auditor. Tidak seoarangpun yang berhak
untuk melihat isi dokumen tersebut termasuk klien selain auditor beserta tim auditnya, kecuali

1
 bila auditor diajukan ke pengadilan berkaitan dengan audit yang bersangkutan. Setelah audit
selesai, file audit disimpan oleh auditor untuk kepentingan pertanggung jawaban di masa yang
akan datang serta untuk mempersiapkan audit tahun berikutnya.

3. Kerahasiaan File Audit

Auditor wajib merahasiakan file audit yang berisi data klien. Hal ini berkaitan dengan
prinsip kerahasiaan yang harus dipegang teguh oleh auditor sebagaimana ditetapkan dalam
seksi 140 Kode Etik Profesi Akuntan Publik. Beberapa hal penting yang berkaitan dengan
prinsip kerahasiaan dikutip dibawah ini :

140.1 Prinsip Kerahasiaan mewajibkan setiap Praktisi untuk tidak melakukan tindakan –
tindakan sebagaimana berikut :
a) Mengungkapkan informasi yang bersifat rahasia yang diperoleh dari hubungan
profesional dan hubungan bisnis kepada pihak di luar KAP atau jaringan KAP
tempatnya bekerja tanpa adanya wewenang khusus, kecuali jika terdapat kewajiban
untuk mengungkapkan sesuai dengan ketentuan hukun atau peraturan lainnya yang
berlaku, dan
b) Menggunakan informasi yang bersifat rahasia yang diperoleh dari hubungan
profesional dan hubungan bisnis untuk keuntungan pribadi atau pihak ketiga.
140.1 Setiap Praktisi harus tetap menjaga prinsip kerahasiaan, termasuk dalam lingkungan
sosialnya.
140.2 Setiap Praktisi harus mempertimbangkan pentingnya kerahasiaan informasi terjaga
dalam KAP atau jaringan KAP tempatnya bekerja..
4. Jangka Waktu Pengarsipan
Standar audit (SA 230 – Para A.23) mewajibkan KAP untuk menetapkan suatu kebijakan dan
prosedur yang mengatur masa penyimpanan dokumen audit. Batas waktu penyimpanan pada
umumnya tidak boleh kurang dari lima tahun sejak tanggal yang lebih akhir dari :

i. Laporan audit atas laporan suatu entitas, atau

ii. Laporan auditor atas laporan keuangan konsolidasi dan anak perusahaan.
5. Isi dan Pengorganisasian
Bentuk, isi dan luas dokumentasi audit bergantung pada faktor – faktor berikut ini :

a) Ukuran dan kompleksitas entitas.

b) Sifat prosedur audit yang akan dilakukan.
c) Risiko kesalahan penyajian materi yang diidentifikasi.

2
 d) Signifikansi bukti audit yang diperoleh.
e) Sifat dan luas penyimpanan yang diidentifikasi.
f) Kebutuhan untuk mendokumentasikan suatu kesimpulan atau basis untuk suatu
kesimpulan yang belum dapat ditentukan dengan segera dari dokumentasi
pekerjaan audit yang dilakukan atau bukti audit yang diperoleh.
g) Metodologi dan perangkat audit yang digunakan,
6. Arsip Permanen
Arsip permanen merupakan suatu arsip yang berisikan data historis dan data yang
bersifat berkelanjutan. File – file ini merupakan sumber informasi tentang berbagai hal dalam
audit yang berlaku dari tahun ke tahun. Arsip permanen biasanya meliputi hal – hal berikut :

1) Ringkasan atau copy dokumen – dokumen yang berlaku secara berkelanjutan

seperti misalnya anggaran dasar, anggaran rumah tangga, perjanjian obligasi,
dan kontrak – kontrak. Dokumen – dokumen semacam ini penting bagi auditor dan
berlaku selama bertahun – tahun.
2) Analisis akun – akun tertentu dari tahun – tahun yang lalu yang berpengaruh
terhadap auditor misalnya utang jangka panjang, ekuitas pemegang saham,
goodwill dan aset tetap. Dengan adanya informasi ini dalam arsip permanen, akan
membantu auditor untuk lebih berkonsentrasi pada perubahan yang terjadi selama tahun
yang diperiksa.
3) Informasi yang berhubungan dengan pemahaman tentang pengendalian internal
dan penilaian risiko pengendalian. Ini meliputi bagan organisasi, bagan alir prosedur
pengendalian, daftar pertanyaan, dan informasi pengendalian internal lainnya, termasuk
didalamnya identifikasi dan kelemahan dalam sisitem tersebut.
4) Hasil prosedur analitis dari tahun – tahun yang lalu. Data ini antara lain meliputi
rasio – rasio dan persentase – persentase yang dihitung oleh auditor serta total saldo
atau saldo per bulan untuk akun – akun tertentu. Informasi ini berguna untuk membantu
auditor dalam menentukan apakah terdapat perubahan tidak lazim dalam saldo tahun
ini yang memerlukan penyelidikan lebih intensif.
7. Arsip Tahun Berjalan
Arsip tahun berjalan ( arsip tahun yang diperiksa ) meliputi semua dokumen yang
bersangkutan dengan tahun berjalan atau tahun yang diperiksa. Dalam arsip terdapat satu arsip
permanen untuk setiap klien dan seperangkap arsip tahun berjalan untuk setiap tahun yang
diperiksa. Berikut ini dalah jenis – jenis informasi yang termasuk dalam arsip tahun berjalan.

3
1) Program audit
Program audit biasanya ditempatkan dalam file terpisah untuk meningkatkan
koordinasi dan mengintegrasikan semua bagian audit, meskipun ada juga kantor
akuntan yang mencantumkan satu copy program audit pada setiap bagian audit dalam
dokumen audit.
2) Informasi umum
File audit biasanya juga memuat informasi dari tahun berjalan yang bersifat
umum, seperti misalnya rencana audit (audit planning), ringkasan atau salinan notulen
rapat dewan komisaris, ringkasan dari kontrak-kontrak atau perjanjian yang tidak
tercantum dalam arsip permanen, catatan hasil diskusi dengan klien, komentar hasil
review supervisor, dan kesimpulan umum.
3) Working trial balance
Working Trial Balance Karena dasar penyusunan laporan keuangan adalah
buku besar, maka jumlah-jumlah yang tercantum dalam catatan tersebut merupakan hal
yang sangat penting dalam audit.
4) Jurnal penyesuaian dan jurnal reklasifikasi
Apabila auditor menemukan kesalahan penyajian material dalam catatan
akuntansi, maka laporan keuangan harus dikoreksi. Sebagai contoh, apabila klien tidak
secara tepat menurunkan nilai persediaan akibat adanya persediaan bahan baku yang
sudah usang, auditor harus mengusulkan kepada klien untuk membuat penyesuaian
agar persediaan mencerminkan nilai bersih yang bisa direalisasi (net realizable value).
5) Daftar pendukung
Bagian terbesar dari dokumen audit adalah berupa daftar pendukung detail yang
dibuat oleh klien atau auditor sebagai pendukung atas angka-angka tertentu yang
tercantum dalam laporan keuangan. Berikut adalah tipe-tipe daftar pendukung :
a) Analisis
Sebuah analisis dirancang untuk menunjukkan aktivitas dalam sebuah
akun buku besar sepanjang periode yang diaudit, sebagai upaya untuk
menghubungkan saldo awal hingga menjadi saldo akhir.

b) Daftar saldo
Tipe daftar ini berisi detail yang akhirnya menghasilkan saldo akhir dari
sebuah akun buku besar. Isi daftar ini berbeda dengan analisis, karena daftar ini

4
hanya menunjukkan apa saja yang akhirnya menunjukkan saldo akhir akun
tertentu

c) Rekonsiliasi jumlah – jumlah tertentu

Rekonsiliasi dibuat untuk mendukung jumlah-jumlah tertentu dan
biasanya dimaksudkan untuk menghubungkan suatu jumlah yang tercantum
dalam catatan klien dengan sumber informasi lainnya.

d) Uji kewajaran
Daftar uji kewajaran, seperti tercermin dari namanya, berisi informasi
yang memungkinkan auditor mengevaluasi apakah saldo dalam pembukuan
klien mengandung kesalahan penyajian.

e) Ringkasan pelaksanaan prosedur

Jenis daftar lainnya adalah meringkas hasil pelaksanaan dari suatu
prosedur audit tertentu. Daftar ini antara lain mendokumentasikan luasnya
pengujian yang telah dilakukan, kesalahan penyajian yang ditemukan dan
kesimpulan auditor berdasarkan pengujian yang telah dilakukannya.

f) Pemeriksaan dokumen pendukung

Berbagai daftar dengan tujuan khusus tertentu dirancang untuk
menunjukkan pengujian detail yang telah dilakukan, seperti misalnya
pemeriksaan dokumen dalam rangka pengujian pengendalian dan pengujian
substantif atas transaksi.

g) Dokumen – dokumen dari luar

File audit banyak berisi dokumen yang berasal dari luar yang
dikumpulkan auditor seperti misalnya Jawaban konflrmasl dan salinan
perjanjlan yang dibuat klien. Walaupun tidak berupa daftar, dokumen-dokumen
tersebut diberi index dan diarsipkan. Dalam dokumen ini ditunjukkan prosedur
audit yang telah diterapkan seperti halnya yang diterapkan dalam daftar-daftar
yang lain.