8.

3 MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PEMBELIAN

PADA HOTEL
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan
hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah
bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi
dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti
dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk
mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan
jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus.
Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi
penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi
pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting
ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.

3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang
tunai.

4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau
uang tunai.

5. Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam
keempat jurnal di atas.
Penjelasan :
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
1. Cost control, sebagai alat control
2. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
3. Gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General
Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya
dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
1. Supplier untuk ditunjuk
2. Cost control, sebagai control
3. Gudang, sebagai informasi pembelian
4. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
5. Purchasing, sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
 Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
 Cost control untuk persetujuan harga
  Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada
yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
1. Cost control, sebagai control
2. Gudang, sebagai informasi
3. Purchasing, sebagai arsip
4. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
5. Supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh
bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily
receiving report.