Last Mile Learning: PMD Pro1

Módulo 1
Introducción a la
gestión de proyectos

“Nunca se nos concede un deseo sin la capacidad de hacerlo realidad. Sin

embargo, existe siempre la posibilidad de que debamos trabajar por el”
-Richard Bach
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Para Reflexionar

Un potencial donante entra en contacto con

ustedes con el interés de visitar sus proyectos
de campo.
¿Qué actividades va a
hacer para que su
visita sea un éxito?

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Preguntas a Considerar en Nuevos Proyectos
¿Estamos haciendo el proyecto
correcto?
• ¿Queremos involucrarnos con este
donante?
• ¿Los donantes otorgan donaciones
en áreas de nuestro interés?
• ¿La búsqueda de nuevas
donaciones es prioridad en nuestro
plan de trabajo?
• ¿Qué resultados esperamos
obtener de la visita?
¿Lo estamos haciendo bien?
• ¿Tenemos un plan claro (acta de
constitución)?
• ¿Está claro el alcance?
(objetivos, resultados,
actividades)
• ¿Está la visita bien planificada?
(agendas, recursos, fondos)
• ¿Tenemos capacidad de
ejecución? (poseemos personal,
recursos)
• ¿Tenemos criterios de
monitoreo claros? ¿Cuál es
nuestro indicador de éxito?
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Para Reflexionar

¿Cuál es la
diferencia entre un
proyecto y una
actividad comercial
común?

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¿Qué es Gestión de Proyectos?

La disciplina de planificación,
organización y gerenciamiento de
recursos, para el logro exitoso de
impactos, objetivo y
productos/resultados de un proyecto

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La Gestión de Programas y Portafolios

Gestión de Programas Gestión de Portafolio

Proceso de gestionar un Supervisa el funcionamiento de
grupo de proyectos proyectos y programas de
relacionados, para obtener acuerdo a los objetivos
los cambios, beneficios y estratégicos de la
control que no se logran organización, sin enfocarse en
gestionándolos de manera la gestión del día a día.
individual.

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Portafolios, Programas y Proyectos

Portafolio

Sub-Portafolio Proyectos Programas

Programa Proyectos Programas Proyectos

Proyectos Proyectos Proyectos

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Matriz Valor – Complejidad - Riesgo

ALTO
RIESGO
Alto
Valor económico del Proyecto

POCO
RIESGO
Bajo

Simple Complejidad del Proyecto Complejo

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¿Qué porcentaje de los proyectos del sector privado

son evaluados como exitosos, según la definición
siguiente?

Exitosos = en tiempo, dentro del

presupuesto, con funciones y
características especificas desde
el inicio
a. 76% - 100%
b. 51% - 75%
c. 26% - 50%
d. 0% - 24%

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¿Qué porcentaje de los proyectos del sector privado

son evaluados como exitosos, según la definición
siguiente?

Encuestas anuales
Exitosos = en tiempo, dentro del realizadas por Standish
presupuesto, con funciones y Group muestran que
características especificas desde aproximadamente un
30% de los proyectos,
el inicio son finalizados
a. 76% - 100% exitosamente.
b. 51% - 75%
c. 26% - 50%
d. 0% - 24%

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Estadísticas de Proyectos 2000 -2008

Historial de Proyectos de 2000 a 2008

60

50

40

30

20

10

0
2000 2002 2004 2006 2008
28% 34% 29% 35% 32%
23% 15% 18% 19% 24%
49% 51% 53% 46% 44%

Exitosos Fracasados Con dificultades

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Para Reflexionar

¿Será la gestión de proyectos de las

organizaciones de desarrollo mejor o peor
que la gestión de proyectos del sector
privado?

¿Cuáles son algunas de las razones más

comunes por las qué los proyectos del sector
de desarrollo fracasan o tienen limitantes?

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Algunos Ejemplos del Sector de Desarrollo

En una reconocida organización de desarrollo, en un período

de un año:
• 65 programas excedieron el presupuesto en más del 10% -
significa que el monto de la ejecución de los presupuestos de los
proyectos, fue mayor que el presupuesto total del programa.
• 70 programas excedieron sus gastos en un 10%
• 235 proyectos excedieron sus gastos en más de 10%
• El sobregiro de los proyectos rebasó la suma de US$20
millones
• Al finalizar el año, 89 proyectos tenían fuertes atrasos.

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Last Mile Learning: PMD Pro1

¿Por qué fallan los proyectos?

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El Triángulo de Gestión
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Para reflexionar

Piensen en un proyecto en el cuál uno de

los lados del triángulo de gestión cambió….

¿Cómo este cambio afectó a los otros dos

lados del triángulo?
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Preguntas de Reflexión

¿Qué modelo de ciclo de vida o de

gestión de proyectos han utilizado?
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Ejemplos de ciclos de vida del proyecto

Organización de las
Naciones Unidas para
la Agricultura y la
Alimentación – FAO
Unión (Food and Agriculture
Europea Organization)

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Modelo de Gestión de Proyectos por Fases

PMD Pro

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Last Mile Learning: PMD Pro1

Para reflexionar

Piensen en algunos ejemplos donde

estén (o hayan) utilizado puertas de
decisión

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Para reflexionar

En base a su experiencia, ¿Cuáles son las

habilidades y competencias más
importantes que debería tener un
Gerente de Proyectos exitoso?
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Competencias del Gerente de Proyectos

Liderazgo/
Técnicas Interpersonales

Personales/ Específicas del

Sector de
Autogestión
Desarrollo
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Específicas del Sector de Desarrollo

 Comprender los valores y

paradigmas del sector del
desarrollo
 Comprender a las diferentes
Específicas del partes interesadas
Sector de Desarrollo  Gestionar entornos de
desarrollo complejos
 Trabajar con contrapartes
 Hacer frente a las presiones
únicas de los entornos de
desarrollo
 Mostrar sensibilidad cultural
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Personales/Autogestión

 Capacidad de organización
 Atención al detalle
 Capacidad para realizar
Personales/ múltiples tareas
Autogestión  Pensamiento lógico y
analítico
 Autodisciplina
 Gestión del tiempo
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Liderazgo/ Interpersonales

 Comunicar la visión
 Proporcionar
retroalimentación
Liderazgo/  Facilitar un entorno de
Interpersonales equipo productivo
 Comunicarse de forma
proactiva
 Escuchar activamente
 Motivar a los miembros del
equipo
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Técnicas

 Gestionar el alcance
 Identificar las actividades
necesarias
 Administrar el cronograma
Técnicas  Definir y recopilar indicadores
 Identificar, gestionar y mitigar
los riesgos del proyecto
 Identificar, gerenciar y resolver
problemas
 Difundir información
 Establecer sistemas y procesos
logísticos
 Asegurar la calidad de los
resultados
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Las 6 Disciplinas de la Gestión de Proyectos

1. Gestión del Alcance

2. Gestión del Tiempo
3. Gestión de los Recursos

4. Gestión de Riesgos
5. Gestión de las Justificaciones
6. Gestión de las Partes Interesadas
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¿Preguntas?

“El valor del hombre recae en

lo que da, no en lo que es capaz
de recibir”

-Albert Einstein
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Preguntas de Estudio 1/3

• ¿Qué es la gestión de proyectos para las organizaciones

del sector de desarrollo?

• ¿Qué relación tienen la complejidad y los riesgos en un

proyecto?

• ¿Cuáles son las responsabilidades del gerente de

proyectos?

• ¿Qué habilidades y competencias son requeridas del

gerente de proyectos?
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Preguntas de Estudio 2/3

• ¿Cuáles son las fases y la secuencia del modelo PMD

Pro?

• ¿Qué son las puertas de decisión? ¿Puede proporcionar

algunos ejemplos?

• ¿Qué características tienen cada una de las 6 disciplinas

de la gestión de proyectos?

• ¿Qué área tiende a ser una debilidad entre los gerentes

de proyectos del sector de organizaciones de desarrollo?
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Preguntas de Estudio 3/3

• ¿Qué diferencias existen entre la gestión de proyectos –

programas –portafolios?

• ¿Cómo se aplican las 6 disciplinas de la gestión de

proyectos a través del ciclo de vida del proyecto?

• ¿Cuáles son las competencias técnicas del gerente de

proyectos?

• ¿Cuál es el propósito y significado del triángulo de

gestión?