Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones
comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan. Estos son de orden interno y externo.
Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales
como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros.
Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales
como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta
de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito,
nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.
**Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras
formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes
de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en
efectivo, cheque o titulo valor.
Ejemplo:
La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su
cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.
C.C ó NIT:
PREPARO REVISO APROBO CONTABILIZO
** consignación bancaria
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien
al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la
máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas.
Ejemplo:
**Facturas de ventas
Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las
ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este
documento tiene efectos netamente fiscales.
La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos
fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.
Requisitos de la factura:
Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las
compañías de financiamiento comercial.
Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en relación con las
operaciones financieras que realizan.
Las responsables inscritos en régimen simplificado.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a
estos productos.
Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.
Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la
operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.
Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta
actividad.
Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de
pasajeros.
Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por
Menor, si la mercancía no está gravada; se está gravada se acredita también la cuenta Impuesto
sobre las Ventas por Pagar.
Ejemplo:
BANCOLOMBIA
Cheque Nº 5862081 $350.000.-
**Cheque
CIUDAD: Roldanillo FECHA 25 de Julio de 2004
Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta
PÁGUESEbancaria)
corriente A LA orden de un tercero llamado beneficiario.
ORDEN DE: ANA MILENA CASTRO
Formato
LA SUMAdeDE
cheque:
TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte.
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Ejemplo:
El Almacén Mi Rubí paga al Almacén Tu Ropa Ltda., mercancías compradas a crédito según
factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000, según comprobante de
pago No. 20 del día 20 de junio de 2004.
BANCO AGRARIO
CHEQUE No.7821223
Calle 12 No.265
ROLDANILLO-OF- PRINCIPAL (7421) $ 955.000
Páguese a la orden de: Almacén Tu Ropa Ltda.
La suma de: novecientos cincuenta y cinco mil
pesos m/cte.
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Fecha:
Firma(s)
20 de junio de 2004
NUMERO DE CUENTA
0305512427-08
**Nota de Contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable especifico, como es el caso de los asientos de corrección, depreciaciones,
amortizaciones, ajustes y cierre.
Ejemplo:
El Almacén Tu Ropa Ltda., consigna en Bancolombia la suma de $ 2.100.000 y los registra por
valor de $ 2.000.000. Para corregir el error, el 28 de junio de 2004 elabora una nota de
contabilidad No. 13, por valor de $ 100.000.
NOTA DE CONTABILIDAD No 13
FECHA: Junio 28 de 2004
C O N C E P T O
ACOMPÁÑESE SIEMPRE DOCUMENTO DE PRUEBA