BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi dan komunikasi sudah menjadi bagian penting
dari penyelenggaraan kesehatan di Indonesia. Beberapa institusi kesehatan
seperti rumah sakit, klinik, laboratorium dan bahkan puskesmas dan dinas
kesehatan sudah banyak yang mengadopsi teknologi ini. Tidak hanya untuk
meningkatkan efektifitas pelayanan, aksesibilitas terhadap data kesehatan dan
peningkatan efisiensi, teknologi informasi juga akan sangat membantu untuk
monitoring dan evaluasi program kesehatan, surveilans penyakit dan tentunya
penelitian.
Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi
pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam
mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan
informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan
strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif.
Pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga
manusia untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh
sebab itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem
pengolahan data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan
yaitu membuat sistem pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem
yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan,
pencatatan data transaksi, proses pembuatan laporan dan proses yang lainnya
yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Dengan
adanya sebuah aplikasi sistem informasi Pengolahan Data dan Penyusunan
Laporan pada Apotek yang akan dibuat ini, maka sistem informasi Apotek
akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.
Untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut, perlu dirancang
sebuah sistem informasi dan aplikasi database yang dapat menampung data
 dalam jumlah banyak sehingga apabila dilakukan pengaksesan terhadap suatu
data melalui proses aplikasi yang dibangun akan lebih memudahkan pengguna
untuk memperoleh suatu informasi.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan penjelasan
tentang informatika farmasi serta memberikan gambaran tentang system
informasi management (SIM) di apotek sehingga :
1. Memudahkan mengetahui jumlah persediaan obat di apotik.
2. Memudahkan pencarian data-data obat.
3. Memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam pemesanan obat
1.3 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Apakah yang dimaksud dengan informatika farmasi dan manfaat dari
informatika farmasi bagi pelayanan kefarmasian
2. Sistem informasi seperti apa yang dapat diterapkan di apotek untuk
menyelesaikan kendala-kendala seperti :
a. Pencatatan data-data master (data supplier, konsumen, dokter, obat)
dan data transaksi yang masih menggunakan cara manual kurang
efektif dan rentan terhadap kesalahan penulisan dan perhitungan.
b. Perbaikan data yang kurang efektif apabila terjadi kesalahan penulisan
pada sistem yang tidak terkomputerisasi.
c. Tempat penyimpanan yang tidak terkomputerisasi.
d. Penyusunan laporan data master dan data transaksi yang kurang efektif
dan efisien dengan menggunakan cara manual.
e. Pencarian data-data menjadi tidak efektif karena data-data tidak
terkomputerisasi.
3. Bagaimana menerapkan system informasi pada pelayanan kesehatan
khususnya di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian diapotek.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem pada umumnya mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu
sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi
antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus
mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem memiliki beberapa komponen
yaitu:
a. Batas sistem (boundary)
b. Lingkungan luar sistem (environment)
c. Penghubung sistem (interface)
d. Masukan sistem (input)
e. Keluaran sistem (output)
f. Pengolah sistem (process)
g. Sasaran sistem.
Dalam mempelajari sistem kita harus mempelajari informasi, pasalnya
suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan menjadi
ketinggalan zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah,
data tersusun dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang
bermanfaat menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata.
Jadi, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
2.2 Informatika Farmasi
2.2.1 Pengertian Informatika Farmasi
Informatika farmasi (Pharmacy informatics) adalah realisasi
informatika untuk farmasi dan kegiatannya agar efektif biaya dalam
pemanfaatan sistem informasi dan perangkat teknologi,. Informatika farmasi
 bertujuan menyediakan informasi yang cepat dan handal tentang terapi obat
yang mampu membantu pasien dalam proses penyembuhannya.
Kunci Informatika Farmasi adalah memastikan bahwa komunikasi
mudah diakses bagi penyedia layanan kesehatan, apoteker, dan pasien
sehingga mereka semua dapat bekerja sama untuk kepentingan pasien. Dokter,
perawat, pekerja rumah sakit, dan profesional kesehatan lainnya harus mampu
untuk mengakses catatan yang relevan dan informasi pasien dengan mudah,
sementara apoteker perlu tahu persis apa obat yang sedang diresepkan untuk
pelanggan dan apakah ada bahaya bahwa resep baru akan menyebabkan
interaksi dengan obat lain yang buruk. Pasien, tentu saja, harus dapat
menerima dengan mudah mengikuti petunjuk tentang bagaimana mereka
harus menangani pemulihan mereka dan apa efek samping obat-obatan yang
mereka mungkin alami.
2.2.2 Manfaat Informatika Farmasi
Teknologi ini akan membantu dalam mendukung, merampingkan,
meningkatkan alur kerja, dan meningkatkan keselamatan pasien. Dengan
menggunakan kemajuan teknologi informasi dan perangkat keras komputer dan
perangkat lunak, informatika farmasi mampu memberikan metode pembiayaan yang
efektif untuk apotek dan rumah sakit untuk berkomunikasi dengan mudah dan
menciptakan kerangka kerja yang maju dimana merekan dapat lebih memenuhi
kebutuhan masyarakat pada umumnya.
Pelaksanaan informatika farmasi dapat membantu praktisi farmasi dalam
beberapa cara. Baik desain sistem dan manajemen database dapat merampingkan
proses sehingga personil yang digunakan lebih efisien dan informasi yang tersedia
secara tepat waktu. Contoh proses tersebut meliputi:
1. Entry order dan verifikasi
2. Catatan administrasi obat yang jelas, berguna, dan akurat
3. Laporan evaluasi penggunaan obat
4. Menempatkan pesanan pembelian

5. Pelacakan inventaris

6. Mengakses informasi klinis seperti laporan laboratorium dan rincian interaksi obat

Selain itu masih ada sejumlah manfaat menggunakan informatika farmasi, yaitu:
1. Meningkatkan komunikasi antara apoteker, dokter dan tenaga kesehatan lainnya,
dan pasien.

2. Mampu meningkatkan kecepatan diagnosis dan memeriksa interaksi obat mungkin

atau alergi sebelum resep diisi,

3. Informatika farmasi memungkinkan pasien untuk memiliki pemahaman yang lebih

baik dari obat-obatan yang mereka diberikan dan memungkinkan mereka menjadi
aset penting dalam pengobatan penyakit mereka sendiri.

4. Apoteker juga mungkin dapat membantu dokter dan orang lain dalam menemukan
resep yang tepat untuk kondisi tertentu, yang dapat mengurangi kebutuhan untuk
beberapa kunjungan ke kantor dokter untuk menerima diagnosa yang tepat dan
pengobatan. Hal ini, dikombinasikan dengan biaya rendah obat generik, dapat sangat
mengurangi biaya bagi pasien.

2.3 Sistem Informasi Farmasi

Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk
pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk pengambilan
keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau catatan farmasi.
Formulir pelaporan dan laporan umpan balik atau laporan analisisa Sistem informasi
farmasi dapat merupakan alat yang berguna untuk pengawasan, menyediakan data
untuk memonitoring. Sistem informasi manajemen farmasi yang baik, efektif
digunakan untuk pengolahan data, yang meliputi:
a. Pengolahan data dengan meringkas data.
b. Penyajian informasi dalam bentuk grafis, yang memudahkan pemahaman.
c. Pemahaman informasi untuk mengidentifikasi kecenderungan dan masalah-masalah
potensial.
d. Langkah dalam merespon hasil baik positif maupun negatif.

2.3 Penerapan Sistem Informasi Farmasi di Apotek

Salah satu contoh penerapan system informasi farmasi di apotek adalah
menggunakan Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, dimana program
aplikasi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan
SQL Server 2000.
Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem informasi pencatatan
obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan menggunakan Sistem Informasi
Manajemen Apotek alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan di gudang obat dan
penjualan ke pasien terekam dalam database sehingga stok opname dapat dilakukan
secara otomatis dan real time.
SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori
dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani
transaksi beli dan jual secara resep dan non resep. Juga untuk menyajikan laporan
laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran. Sistem aplikasi
ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau
dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan dengan cepat.
Kelebihan – kelebihan yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini
adalah :
Apotek dengan SIM Apotek tanpa SIM
membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam Membutuhkan waktu lebih lama dalam melaya
melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau transaksi pembayaran, karena harus dihitun
 mesin kasir dapat menghitung secara automatis secara manual atau dengan kalkulator.
Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat Memerlukan waktu untuk memantau invento
dilakukan secara cepat stok obat yang ada (stock opname).
Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan
misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja laporan, karena karyawan harus membuk
yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaa
laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat menjadi kurang efektif.
mana saja yang paling diminati masyarakat (paling Kemungkinan adanya data – data yang hilan
laris). karena tidak / lupa tercatat.
Apotek dengan SIM Apotek tanpa SIM

Gambar 1. Inventory stok Obat Gambar 2. Inventori stok obat tidak

lebih terpantau terpantau

Laporan Standar SIM Apotek terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

ü Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
ü Penjualan / Kategori
ü Pembelian,
ü Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
ü Keuntungan,
ü Hutang,
ü Piutang,
ü Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
ü Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual
saat stok opname),
ü Produk Expired,
ü Data Instansi,
ü Data Dokter,
ü Komisi Per Dokter,
ü Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase
komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),
ü Pasien Per Dokter,
ü Data Pelanggan,
ü Data Supplier
ü Data Produk
ü Data Racikan
ü Data Obat Sejenis
ü Retur Penjualan
ü Retur Pembelian
ü Data Nilai Produk
ü Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
ü Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep

Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apo

Merupakan fitur-fitur dari aplikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada
aplikasi atau untuk memaintenance aplikasi diantaranya adalah :
1. Sekuriti, untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa
menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan
dll),
2. Options, yaitu menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya,
alamat apotik, persentase PPn dll,
3. Aktivitas Pengguna, yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian
applikasi oleh setiap pengguna),
4. Histori Pembelian, baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja yang
dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
5. Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
6. Histori Arus Barang, yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item
barang
7. Histori Penghapusan Transaksi
8. Histori Pemesanan, untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke
supplier.
9. Histori Perubahan Harga
10. Stok Opname, yaitu penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan
jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
11. Stok Reorder, yaitu informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di
order ulang.
12. Posisi Stok , yaitu semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi
perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname.
13. Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan
harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal

Beberapa Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek

1. Backoffice
 Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang berfungsi
untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance master data,
pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan lain-lain.
Secara garis besar backoffice terdiri dari :

Master
· Obat / Non-Obat
· Pasien
· Dokter
· Supplier/PBF
· Pabrik
· Kelas Terapi
· Bahan Aktif
· Satuan

Pembelian
· PO
· Faktur Pembelian
· Return Pembelian
· Debit/Kredit Pembelian
· Konsinyasi

Penjualan
· Faktur Penjualan
· Faktur Penjualan HNAP
· Resep
· Resep Sederhana
· Return Penjualan
· Debit/Kredit Penjualan
 Kas/Bank Manajemen
· Kas/Bank Masuk
· Kas/Bank Keluar
· Sistem

Settings
· Security BO
· Security Kasir

· Security Laporan
· Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang)
 2. Outlet
Outlet merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten
Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini
digunakan untuk menunjang semua proses penginputan resep.

3. Elektronik resep ( E-Resep)

Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh
internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang bersangkutan,
aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan SIM

4. Monitor waktu tunggu

Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi
waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu dalam
mengantri resep.

5. Website
Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek, menginformasikan
penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam membuka pasar.

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan yang diperoleh dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk
pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk pengambilan
keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau catatan farmasi
2. Salah satu sistem informasi yang dapat diterapkan di apotek untuk mendukung
pelayanan kefarmasian adalah Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, yang
dapat dibuat dengan program aplikasi Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000.
3. Manfaat atau keuntungan penggunaan SIM apotek antara lain : pelayanan
pembayaran di kasir tidak membutuhkan waktu lama, pemantauan inventory tidak
membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan dalam pengambilan keputusan
yang tepat.

REFERENSI :

Andrian, R dan A. Pratama. 2010. Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi

Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten. Skripsi.
Andrian, R dan A. Pratama. 2010. Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi
Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten. Skripsi.
2. Widyatama, A, dkk. 2008. Deskripsi Analisa Penjualan pada Apotek Kimia
Farma.Jurusan Manajemen Informatika Universitas Brawijaya