Pengertian Proyek

Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diada-kan dalam selang waktu tertentu &
mempunyai tujuan khusus. yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya
yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolaannya pun memerlukan
ekstra lebih banyak. Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar berkaitan dengan
manajemen yang diterapkan untuk proyek itu.

Proyek yang dikerjakan dengan manajemen asal-asalan maka bisa berakibat buruk, tidak hanya
materi, waktu dan tenaga tetapi juga kredibilitas, hubungan baik dll. sumber kegagalan terutama
terletak pada manajemen, misal pada saat perencanaan terjadi kesalahan identifikasi, baik
identifikasi kebutuhan maupun identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusunpun menjadi
tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab gagalnya proyek.

Tujuan Manajemen proyek

Tujuan manahemen proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari
naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni
dan nyata) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan.

Sifat khas dari suatu manajemen proyek, antara lain:

 Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif

 Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
 Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
 Peran pimpinan proyek lebih dominan

Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau
merinci komponen-komponen obyek untuk dipelajari dan dievaluasi permasalahan, kelemahan
maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang
positif, adapun komponen sistem merupakan unsur-unsur yang membangun terbentuknya
sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi
satu sama lain
Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task)
yang membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function)
setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan
wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan
melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian
wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati dan dipelajari bagi
setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek
juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus
kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik
lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan
keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang
terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai
pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi
proyek.

Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam manajemen
proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas
pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.

Karakteristik Proyek
Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat
menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek,
sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan
pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum,
diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif
pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini
sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :

 Mempunyai tujuan spesifik

 Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
 Melibatkan banyak jenis sumber daya
 Jenis pekerjaan yang unik
 Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)
 sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide
atau gagasan yang telah dibangun

Fungsi Inti Pelaksanaan Manajemen Proyek

 Manajemen Integrasi Proyek (MIP), merupakan tempat integrasi dari seluruh aktivitas
manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
 Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP), merupakan batasan obyek yang ingin diraih
yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu.
 Manajemen Waktu Proyek (MWP), merupakan target waktu dari output yang diharapkan
agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat
 Manajemen Biaya Proyek (MBP), merupakan pengaalokasian sejumlah sumber dana
berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyekmyang mencakup
perencanaan sumber dana, estimasi biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya
 Manajemen Kualitas Proyek (MKuP), merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar
terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup
perencanaan kualitas, pertanggungan kualitas dan pengendalian kualitas
 Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP)

Fungsi Fasilitas Pelaksanaan Manajemen Proyek

Merupakan pengaturan kebutuhan SDM dalam pelaksanaan proyek yang mencakup
perencanaan organisasi, akuisisi karyawan dan pembangunan tim kerja

 Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP), merupakan pendistribusian jalur komunikasi

yang terjadi akibat banyaknya keterlibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam
pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan komunikasi, pendistribusian
informasi, pelaporan kinerja dan klosur administrasi
 Manajemen Resiko Proyek (MRP), merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil
dampak yang ditimbulkan mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan
responsi resiko dan pengendalian responsi ressiko
 Manajemen Pengadaan Proyek (MPP), merupakan penfaturan kebutuhan prosuk atau
perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, mencakup
perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaanpengadaan, pemilihan
supplier, administrasi kontrak dan penutupan kontrak
Pengukuran keberhasilan Proyek
Ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan proyek, yaitu

 Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang meliputi
permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas kelayakan proyek
 Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan
proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan sehingga dapat ditentukan
besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta biaya operasional yang tepat, agar nilai
manfaat pada proyek dapat diraih dengan maksimal yang berdampak pada nilai
kompetitif usaha untuk kelangsungan hidup usaha secara opimal
  Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk dari hasil
akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau perbandingan model
yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
 Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap mempertimbangkan serta
memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh fihak manajemen (pemilik proyek)

Secara umum, peran pimpinan proyek lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan
proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen
serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’
dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam
setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan
proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi
Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas- tugas serta sumber daya yang dimiliki
untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktorfaktornya,
terutama waktu dan biaya. Sebuah proyek sederhana barangkali hanya membutuhkan secarik
kertas untuk menyusun perencanaannya. Namun tidak bisa demikian utk mega proyek, unsur
yang terkait berjumlah sangat besar. Melibatkan ribuan pekerja, dana trilyunan rupiah, waktu
pelaksanaan tahunan dll. Sehingga harus menggunakan manajemen yang kelas ‘mega’ juga.

Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab
pertanyaan sbb:

 Apakah yang harus dikerjakan?

 Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
 Sampai kapan waktu yang tersedia?
 Bagaimana pembiayaannya?
 Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? atau bahkan gagal?

Penekanan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. untuk itu
diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:

 Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang timbul, baik
dari luar maupun dari dalam.
 analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang tidak dikenali.
toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’ yang harus dibayar cukup
tinggi bila proyek gagal.
 Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dengan
matang.
 Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan perkembangan jaman
maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan terkait dengan proyek.

Fase Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi

Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase
proses, yaitu:

 Perencanaan dan penyusunan jadwal. adalah tahapan paling penting krn didalamnya
terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan
tugas-tugas lainnya.
 Pengelolaan perubahan. selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan
penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.
 Publikasi informasi proyek.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Proyek Sistem

Informasi
Siklus Hidup Proyek Sistem Informasi
Secara umum, proyek bersifat unik dan mengandung derajat ketidakpastian yang tinggi, maka
suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa fase agar dapat dilakukan kontrol yang lebih
baik oleh manajemen. Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya
deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya. Siklus hidup proyek mendefinisikan
suatu awal dan akhir dari proyek sehingga urut-urutan kegiatan dari proyek dapat terlihat dengan
jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa kegiatan dalam suatu proyek dilakukan secara
paralel atau overlapping dan sering diistilahkan sebagai fast tracking.

Pemangku Kepentingan
Pemangku Kepentingan adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat di dalam suatu
proyek, atau kepentingan seseorang yang akan terpengaruh baik secara positif ataupun negatif
sebagai akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek. Tim Manajemen
proyek harus mengidentifikasi pemangku kepentingan untuk mengetahui apa saja kebutuhan
dan harapan mereka terhadap suatu proyek yang apabila dipenuhi dapat berpengaruh terhadap
suksesnya suatu proyek. pemangku kepentingan dari setiap proyek dapat meliputi :

 Manajer Proyek, orang yang bertanggung jawab melaksanakan proyek

 Pelanggan, orang atau organisasi yang akan menggunakan produk tersebut
 Organisasi pelaksana, perusahaan dimana kebanyakan karyawannya terlibat langsung
dalam melaksanakan proyek tersebut
 Sponsor, orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang menyediakan kebutuhan
dana untuk pelaksanaan proyek
Struktur Organisasi
Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur
organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek,
karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda
adalah tidak sama. Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam
perusahaan, diantaranya adalah :

Struktur Organisasi Fungsional

Dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf.
Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat
diambil dari staf manager fungsional lainnya.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

 Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing-masing

 Komunikasinya menggunakan Komunisai bawah-atas sehingga kontrol atasan terhadap
bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang-ulang
 Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing-masing dan
komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
 Pergerakan dan komunikasi tiap-tiap bagian masih tersekat-sekat
 Biasanya ditemukan pada organisasi-organisasi yang memproduksi barang
Struktur Organisasi Matriks
Dalam struktur matriksi tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi
beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional
yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staff tersebut.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

 Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan

 Namun tetap menggunakan SDM dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-
sama menangani semua proyek
 Pemanfaatan SDM-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau
proyek telah selesai
 Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
 Ada keterlibatan pemnagku kepentingan yang kuat
 Pembagian SDM harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan
SDM”
 Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka
terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan

Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

 Weak Matrix, peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer
Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada. ƒ
 Balanced Matrix, peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara. ƒ
 Strong Matrix, peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer
Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

Struktur Organisasi Proyek

Dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh Manajer proyek yang langsung membawahi staf-staf
yang menangani langsung suatu proyek.
Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

 Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan

 Masing-masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek
sampai divisi-divisinyanya
 Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek
terhadap proyeknya juga mudah
 Dibutuhkan lebih banyak SDM untuk masing-masing proyek
 Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan
proyek
 Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
 Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan
birokrasi

Keahlian Manajerial
Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat
tergantung dari keahlian manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan,
organisational dan aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.
Beberapa contoh keahlian manajemen yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

 Kepemimpinan
 Komunikasi
 Negosiasi
 Pemecahan Masalah
 Mempengaruhi Organisasi
 Pemersatu
 Pengambil Keputusan

Pengaruh Sosioekonomi
Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak
ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya
adalah:

 Standar dan regulasi yang berlaku

 Globalisasi
 Pengaruh budaya
 Kondisi perekonomian
 Stabilitas politik

*http://fairuzelsaid.com

https://yuniarsarikusdianti.wordpress.com/2015/12/16/manajemen-proyek-rekayasa-perangkat-
lunak/
25 maret 2018, 09.35