Abstrak
Kecamatan Binjai Selatan merupakan kantor Kecamatan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa
kependudukan. Dalam hubungan tersebut maka sebagai instansi pemerintahan harus selalu dapat memberikan
pelayanan yang terbaik, cepat dan akurat kepada masyarakat. Penelitian ini bertujuan untuk menyelesaikan
permasalahan sistem pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip,
kesulitan untuk mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat, resiko dapat
hilang dan rusaknya arsip kependudukan akibat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak terawat.
Untuk mendukung sistem informasi ini penulis melakukan studi kepustakaan dengan cara membaca dan
mempelajari dari berbagai buku juga bersumber literatur yang berkaitan dalam sistem dan studi lapangan
dengan cara melakukan konsultasi kepada pihak yang berkompeten di sekolah dan di perpustakaan serta
melakukan survei langsung ke lokasi penelitian.
Software yang dirancang ini akan menghasilkan suatu program aplikasi pada pendataan pelayanan
administrasi kependudukan di Kecamatan Binjai Selatan dengan menggunakan pengolahan database agar
pengolahan data menjadi terintegrasi dan terorganisasi dalam satu tempat penyimpanan sehingga
memudahkan pihak kecamatan dalam pengoperasiannya dan memperkecil kesalahan-kesalahan yang
mungkin terjadi serta memudahkan dalam pembuatan laporan kependudukan serta mengetahui penyebaran
penduduk di Kecamatan Binjai Selatan. Dari penelitian ini dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan sistem
yang dirancang ini dapat membantu masalah pengolahan data warga dapat dilakukan dengan cepat, sehingga
kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi dengan cepat dan laporan menjadi lebih cepat dan akurat sehingga
dapat mendukung hasil keputusan, kebijakan yang diambil Camat Binjai Selatan.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang waktu yang digunakan untuk memproses
Kecamatan Binjai Selatan saat ini pelayanan kependudukan dalam pencarian
melayani kebutuhan-kebutuhan masyarakat data kependudukan di tumpukan arsip,
dimulai dari pembuatan Kartu Keluarga kesulitan untuk mendapatkan laporan
(KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan kependudukan yang cepat dan akurat dalam
berbagai macam surat keterangan. waktu singkat, resiko dapat hilang dan
Kesibukan dan rutinitas masyarakat yang rusaknya arsip kependudukan akibat
sangat tinggi menyebabkan masyarakat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak
sangat mengharapkan pelayanan terawat.
administrasi kependudukan yang cepat,
akurat dan efisien. Dalam melakukan 2. LANDASAN TEORI
pelayanan untuk pembuatan berbagai 2.1 Pengertian Data
macam surat keterangan sampai pada Menurut Bambang Harianto,
pembuatan laporan kependudukan masih (2004:1), “data adalah rekaman mengenai
dilakukan secara manual. Kegiatan secara fenomena/fakta yang ada atau yang terjadi”.
manual dengan menggunakan mesin ketik, Data adalah refleksi fakta yang ada.
pada pembuatan Surat Keterangan Menurut Edhy Sutanta, (2004;5), data
Kepindahan, Surat Keterangan Tempat adalah sebagai bahan keterangan tentang
Tinggal, Surat Keterangan kelahiran serta kejadian nyata atau fakta-fatkat yang
Surat keterangan Kematian masih dirumuskan dalam sekelompok lambang
menggunakan tulisan tangan. tertentu yang tidak acak yang menunjukan
Permasalahan yang terjadi dalam jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat
kegiatan manual adalah tidak efisiennya
6. bit, adalah sistem binner yang terdiri atas Sebelum peneliti menggambarkan
dua macam nilai, yaitu 0 dan 1. aliran dokumen yang terjadi dalam sistem
2.8 Diagram Konteks terlebih dahulu dijelaskan pemakai yang
Pengertian diagram kontek adalah berkaitan dengan sistem sebagai berikut :
suatu diagram alir yang menggambarkan a. Penduduk, Warga penduduk yang
aliran sistem kerja yang ada. Diagram mengurus Kartu Keluarga, penduduk
kontek terdiri atas : wajib KK/KTP dan pemilihan KK/KTP
1. Diagram Konteks / Level 0, ini dan melaporkan tetang peristiwa
mengambarkan sumber dan arah data kelahiran dan kematian didalam
yang diproses secara umum dari keluarga.
keseluruhan sistem yang ada. b. Bagian Administrasi, penanggung jawab
2. Diagram Nol / Level 1, ini di buat seluruh kegiatan dan administrasi
untuk menggambarkan tahapan proses penduduk baik yang mengurus Kartu
yang terdapat dalam doagram konteks Keluarga maupun penduduk yang wajib
dengan penjabaran yang lebih KK/KTP dan kelahiran dan kematian.
teperinci. c. Kepala Kantor, pihak manajemen yang
3. Diagram Detail / Level 2, ini mencakup memimpin pada kantor Camat
menggambarkan proses arus data Kota Selatan.Berikut flowchart sistem
delang lebih terperinci lagi dari level- yang sedang berjalan di perpustakaan
level yang sudah ada.
2.9 Data Flow Diagram Mulai
Kependudukan
Dalam Kamus Besar Bahasa Catat Penduduk
Meninggal YA
Indonesia, (1996,: 571) menerngkan bahwa meninggal dunia
Pindah F. RT
Data RT
Data Desa/Kelurahan
Data Lingkungan
3
Biodata Penduduk
Rekam Data
Data Kependudukan Kependudukan
Data
Penduduk
F. Kependudukan
Data Kependudukan
Data Penduduk
4
Daft. Penduduk
Kartu Keluarga Cetak Laporan Lap. Kependudukan
Data Desa/
Kelurahan
Kepala Kantor
5.2 Saran
1. Hendaknya dilakukan pelatihan kepada
petugas yang akan menjalankan
Program Aplikasi Pelayanan
Administrasi Kependudukan tersebut.
Gambar III.7 Form Output Penduduk 2. Melakukan Back-up data secara
periodik seminggu sekali agar terhindar
2. Form Output Data Kependudukan dari kerusakan dan kehilangan data.
DAFTAR PUSTAKA
[1] David Ciang, (2004), “Cara Mudah
Pemrograman Database Delphi 7
[4] Hanif Alfatta, (2007), “Analisis dan [10] Tata Sutabri, (2004), ”Sistem Informasi
Perancangan Sistem Informasi”, Manajemen”, Andi, Yogyakarta.
Andi, Yogyakarta.
[11] http:// syahnanweb.blogspot.com/
[5] Jogianto Hartono, (2001),”Pengenalan 2008/04/ landasan – teori -sistem-
Komputer”, Andi, Yogyakarta. informasi. html