Anda di halaman 1dari 6

Jurnal KAPUTAMA, Vol.7 No.

1, Juli 2013 ISSN :


1979-6641

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEBARAN PENDUDUK


MENGGUNAKAN PHP MY SQL PADA KECAMATAN
BINJAI SELATAN
Drs. Katen Lumbanbatu,M.Kom.1, Novriyeni, S.Kom.,M.Kom.2
STMIK KAPUTAMA, Jln.Veteran No. 4A-9A
Binjai, Indonesia

Abstrak

Kecamatan Binjai Selatan merupakan kantor Kecamatan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa
kependudukan. Dalam hubungan tersebut maka sebagai instansi pemerintahan harus selalu dapat memberikan
pelayanan yang terbaik, cepat dan akurat kepada masyarakat. Penelitian ini bertujuan untuk menyelesaikan
permasalahan sistem pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip,
kesulitan untuk mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat, resiko dapat
hilang dan rusaknya arsip kependudukan akibat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak terawat.
Untuk mendukung sistem informasi ini penulis melakukan studi kepustakaan dengan cara membaca dan
mempelajari dari berbagai buku juga bersumber literatur yang berkaitan dalam sistem dan studi lapangan
dengan cara melakukan konsultasi kepada pihak yang berkompeten di sekolah dan di perpustakaan serta
melakukan survei langsung ke lokasi penelitian.
Software yang dirancang ini akan menghasilkan suatu program aplikasi pada pendataan pelayanan
administrasi kependudukan di Kecamatan Binjai Selatan dengan menggunakan pengolahan database agar
pengolahan data menjadi terintegrasi dan terorganisasi dalam satu tempat penyimpanan sehingga
memudahkan pihak kecamatan dalam pengoperasiannya dan memperkecil kesalahan-kesalahan yang
mungkin terjadi serta memudahkan dalam pembuatan laporan kependudukan serta mengetahui penyebaran
penduduk di Kecamatan Binjai Selatan. Dari penelitian ini dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan sistem
yang dirancang ini dapat membantu masalah pengolahan data warga dapat dilakukan dengan cepat, sehingga
kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi dengan cepat dan laporan menjadi lebih cepat dan akurat sehingga
dapat mendukung hasil keputusan, kebijakan yang diambil Camat Binjai Selatan.

Kata Kunci : Informasi, Pelayanan, Penduduk, Pengolahan Data

1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang waktu yang digunakan untuk memproses
Kecamatan Binjai Selatan saat ini pelayanan kependudukan dalam pencarian
melayani kebutuhan-kebutuhan masyarakat data kependudukan di tumpukan arsip,
dimulai dari pembuatan Kartu Keluarga kesulitan untuk mendapatkan laporan
(KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan kependudukan yang cepat dan akurat dalam
berbagai macam surat keterangan. waktu singkat, resiko dapat hilang dan
Kesibukan dan rutinitas masyarakat yang rusaknya arsip kependudukan akibat
sangat tinggi menyebabkan masyarakat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak
sangat mengharapkan pelayanan terawat.
administrasi kependudukan yang cepat,
akurat dan efisien. Dalam melakukan 2. LANDASAN TEORI
pelayanan untuk pembuatan berbagai 2.1 Pengertian Data
macam surat keterangan sampai pada Menurut Bambang Harianto,
pembuatan laporan kependudukan masih (2004:1), “data adalah rekaman mengenai
dilakukan secara manual. Kegiatan secara fenomena/fakta yang ada atau yang terjadi”.
manual dengan menggunakan mesin ketik, Data adalah refleksi fakta yang ada.
pada pembuatan Surat Keterangan Menurut Edhy Sutanta, (2004;5), data
Kepindahan, Surat Keterangan Tempat adalah sebagai bahan keterangan tentang
Tinggal, Surat Keterangan kelahiran serta kejadian nyata atau fakta-fatkat yang
Surat keterangan Kematian masih dirumuskan dalam sekelompok lambang
menggunakan tulisan tangan. tertentu yang tidak acak yang menunjukan
Permasalahan yang terjadi dalam jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat
kegiatan manual adalah tidak efisiennya

Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 19


Jurnal KAPUTAMA, Vol.7 No.1, Juli 2013 ISSN :
1979-6641

perupa catatan-catatan dalam kertas, buku, dari orang-orang, fasilitas-fasilitas,


atau tersimpan sebagai file dalam basis data. tehnologi, media, Prosedur-prosedur dan
2.2 Pengertian Basis Data pengendalian yang ditujukan untuk
Menurut Bambang Harianto mendapat jalur komunikasi penting,
(2004:4). Basis data adalah kumpulan data memproses tipe transaksi rutin tertentu,
(elementer) yang secara logik berkaitan memberi sinyal kepada manajemen dan yang
dalam meepresentasikan fenomena/fakta lainnya terhadap kejadian-kejadian internal
secara terstruktur dalam domain tertentu dan eksternal yang penting dan menyediakan
untuk mendukung aplikasi pada sistem suatu dasar untuk mengambil suatu
tertentu. keputusan yang cerdik”.
Menurut Stephem dan Plews dalam Menurut Tata Sutabri (2004 : 36),
Janner dan Paryudi (2006;1) menyatakan Sistem informasi merupakan suatu sistem
bahwa “Basis data adalah mekanisme yang didalam suatu organisasi yang
digunakan untuk menyimpan informasi atau mempertemukan kebutuhan pengolahan
data”. Dengan basis data pengguna dapat transaksi harian yang mendukung fungsi
menyimpan data secara terorganisir. operasi organisasi yang bersifat manajerial
2.3 Pengertian Sistem dengan kegiatan strategi dari suatu
Menurut Richard F. Neuchel dalam organisasi untuk dapat menyediakan kepada
Jogiyanto Hartono (2000:2) menyatakan pihak luas tertentu dengan laporan-laporan
bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja yang diperlukan”.
dari prosedur-prosedur yang berhubungan 2.6 Kamus Data
dikembangkan sesuai dengan suatu sekema Menurut Tata Sutabri (2004:172),
yang berintegerasi untuk melakukan suatu ”Apabila didefenisikan, kamus data adalah
kegiatan dalam bisnis”. katalog fakta tentang data dan kebutuhan-
Sedang menurut M.J Aleksander kebutuhan informasi dari suatu sistem
dalam Jogiyanto Hartono (2001:2), Sistem informasi”. Kamus data dibuat pada tahap
adalah sekumpulan objek berupa komponen analisis sistem dan digunakan baik tahap
elemen, prosedur metode yang terintegrasi analisis maupun pada tahap perancangan
dan didaur sedemikian rupa untuk mencapai sistem. Berikut simbol-simbol yang
tujuan tertentu”. digunakan dalam pembuatan kamus data,
2.4 Pengertian Informasi diantaranya :
Informasi didefenisikan oleh Jhon 2.7 Hirarki Data
Bruch dan Gary Grundnitski dalam Jogianto Menurut Edhy Sutanta (2004:24),
Hartono (2000;23-24) menyatakan bahwa Berdasarkan tingkat kompleksitas nilai data,
“Informasi adalah data yang telah diletakkan tingkatan data dapat disusun kedalam sebuah
dalam konteks yang lebih berarti dan hirarki, mulai dari yang paling sederhana
berguna yang dikomunikasikan kepada hingga yang paling komplek.
penerima untuk digunakan didalam 1. basis data, merupakan sekumpulan dari
pembuatan keputusan”. bermacam-macam tipe record yang
Menurut Sutanta (2003:9) “Informasi memiliki hubungan antar record.
adalah data yang telah diolah menjadi suatu 2. berkas/file, merupakan sekumpulan
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan rekaman data yang berkaitan denngan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan suatu objek.
pada saat sekarang maupun saat yang akan
datang”.
3. record , merupakan sekumpulan
field/atribut/data item yang saling
Informasi dapat didefinisikan sebagai
berhubungan terhadap obyek tertentu.
hasil dari pengetahuan data dalam bentuk
yang lebih berguna dan saling berarti bagi 4. field/atribut/data item, merupakan unit
penerimanya yang menggambarkan suatu terkecil yang disebut data,yang tidak
kejadian (event) yang nyata dan dapat dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang
digunakan untuk mengambil suatu bermakna.
keputusan. 5. byte, merupakan sekumpulan bit yang
secara konvensional terdiri atas
2.5 Pengertian Sistem Informasi kombinasi delapan bit yang menyatakan
Menurut Jhon F. Nash dan Mertin B. sebuah karakter dalam memori (1 byte=
Roberts dalam Jogiyanto Hartono (2000; 25) 1 karakter)
“Sistem informasi adalah suatu kombinasi

Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 20


Jurnal KAPUTAMA, Vol.7 No.1, Juli 2013 ISSN :
1979-6641

6. bit, adalah sistem binner yang terdiri atas Sebelum peneliti menggambarkan
dua macam nilai, yaitu 0 dan 1. aliran dokumen yang terjadi dalam sistem
2.8 Diagram Konteks terlebih dahulu dijelaskan pemakai yang
Pengertian diagram kontek adalah berkaitan dengan sistem sebagai berikut :
suatu diagram alir yang menggambarkan a. Penduduk, Warga penduduk yang
aliran sistem kerja yang ada. Diagram mengurus Kartu Keluarga, penduduk
kontek terdiri atas : wajib KK/KTP dan pemilihan KK/KTP
1. Diagram Konteks / Level 0, ini dan melaporkan tetang peristiwa
mengambarkan sumber dan arah data kelahiran dan kematian didalam
yang diproses secara umum dari keluarga.
keseluruhan sistem yang ada. b. Bagian Administrasi, penanggung jawab
2. Diagram Nol / Level 1, ini di buat seluruh kegiatan dan administrasi
untuk menggambarkan tahapan proses penduduk baik yang mengurus Kartu
yang terdapat dalam doagram konteks Keluarga maupun penduduk yang wajib
dengan penjabaran yang lebih KK/KTP dan kelahiran dan kematian.
teperinci. c. Kepala Kantor, pihak manajemen yang
3. Diagram Detail / Level 2, ini mencakup memimpin pada kantor Camat
menggambarkan proses arus data Kota Selatan.Berikut flowchart sistem
delang lebih terperinci lagi dari level- yang sedang berjalan di perpustakaan
level yang sudah ada.
2.9 Data Flow Diagram Mulai

Menurut DeMarco dan Gane Sarson


dalam, Tata Sutabri (2004;163) menyatakan
bahwa ”Data Flow Diagram adalah suatu Data
network yang mengambarkan suatu sistem Penduduk

automatis/komputerisasi, manualisasi atau


gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk
kumpulan komponen sistem yang saling Pendataan Berkas

berhubungan sesuai dengan aturan


mainnya”.
2.10 Pengertian Flowchart Catat Perpindahan
Pindah Ya
Menurut Jogiyanto HM (2000 : 662) Penduduk

menyatakan bahwa ”bagian alir program


(Flowchart) adalah bagian yang Tidak

menggambarkan arus logika dari data yang


akan diproses dalam suatu program dari Kelahiran YA
Catat Kelahiran
Penduduk
awal sampai akhir”.
2.11 Pengertian Pelayanan administrasi Tidak

Kependudukan
Dalam Kamus Besar Bahasa Catat Penduduk
Meninggal YA
Indonesia, (1996,: 571) menerngkan bahwa meninggal dunia

Pelayanan adalah perihal/cara melayani;


usaha melayani kebutuhan orang lain dengan
memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan Selesai

yang diberikan sehubungan dengan jual beli


barang/jasa. Gambar III.1 Mekanisme yang sedang
Pengertian Kependudukan dalam berjalan pelayanan penduduk.
Kamus besar Bahasa Indonesia, (1996: 245)
adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; 3.2 Evaluasi
urusan mengenai penduduk. 3.2.1 Rancangan Diagram Konteks Yang
Diusulkan.
3. ANALISIS DAN EVALUASI Adapun diagram konteks Sistem
3.1 Analisis Informasi Administrasi Kependudukkan
3.1.1 Mekanisme Sistem Yang Sedang pada Kecamatan Binjai Selatan dengan
Berjalan. aliran data secara umum sebagai berikut :

Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 21


Jurnal KAPUTAMA, Vol.7 No.1, Juli 2013 ISSN :
1979-6641

@ Kd_RT + Nm_RT + Alamat_RT +


Penduduk Nama KetuaRT
Bagian Administrasi
Biodata Penduduk Daftar Penduduk
b. Tabel Lingkungan =
@Kd_Ling + Nm_Ling + Alamat_Ling
Data Desa/Kelurahan + Nama_RW
Data Lingkungan
Sistem Informasi Data RT c. Tabel Kelurahan =
Kartu Keluarga Administrasi Data Cat. Kependudukkan
Kependudukkan
@Kd_kel + Nm_kel + Alamat_ktr +
Nama RW
d. Tabel Kependudukan =
@No_KK + Tgl_KK + Nama_KK +
Kalamat + @@RT + RW + Kelurahan
Lap. Kependudukkan e. Tabel Biodata =
Daftar Penduduk
@No_Penduduk + Tgl_data + No_ktp +
Nama_lgkp + Tpt_lahir_P +
Tgl_Lahir_P + Jenkel + Agama + Stawin
Kepala + Pend + Pekerjaan + Nama_ayah +
Kantor
Nama_ibu + @@No_KK + Stat_KK
f. Tabel Kelahiran =
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem
Informasi Pelayanan Kependudukan. @No_Kelahiran + @@ No_Penduduk +
Lahirdi + Nama_Petugas + No_KK +
3.2.2 Data Flow Diagram Level 0 Stat_KK
g. Tabel Meninggal=
Penduduk Biodata Penduduk
Kelahiran Biodata Penduduk
@No_Meninggal @@No_Penduduk +
Meninggal
pindah Tgl_Meninggal + Meninggal_di +
Pindah 1 Sebab_Meninggal
Rekam Data
pendudukan
Data Desa/Kelurahan F. Penduduk h. Tabel Pindah =
@Nomor_Pindah + @@No_KK +
Bagian Administrasi
F. Meninggal
Kelahiran
Jml_Anggota_KK + Tgl_Pindah +
F. Desa/Kelurahan Pindah_ke + Kota_P
Data Desa/Kel
Data Lingkungan
Data RT
2 3.2.4 Rancangan Relationship Database
Memproses data
Data Lingkungan administrasi Data RT
F. Lingkungan kecamatan

Pindah F. RT
Data RT

Data Desa/Kelurahan

Data Lingkungan
3
Biodata Penduduk
Rekam Data
Data Kependudukan Kependudukan
Data
Penduduk

F. Kependudukan

Data Kependudukan
Data Penduduk
4
Daft. Penduduk
Kartu Keluarga Cetak Laporan Lap. Kependudukan

Data Desa/
Kelurahan
Kepala Kantor

Penduduk Gambar III.4 Relasi Tabel Sistem Informasi


Pelayanan Kependudukan
F. Desa/Kelurahan

Gambar III.3 DFD Level 0 3.2.5 Form Input Data


3.2.3 Rancangan Kamus Data 1. Form Input Data Kependudukan
Kamus data adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data
yang ada pada diagram arus data. Diagram
arus data sifatnya global yang ditunjukkan
hanya nama arus datanya saja.
a. Tabel RT =

Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 22


Jurnal KAPUTAMA, Vol.7 No.1, Juli 2013 ISSN :
1979-6641

Gambar III.5 Form Input Kependudukan

2. Form Data Penduduk

Gambar III.8 Form Output Kependudukan

5. KESIMPULAN DAN SARAN


Gambar III.6 Form Data Penduduk 5.1 Kesimpulan
1. Dengan komputerisasi pengolahan data
3.2.6 Output Data Penduduk warga dapat dilakukan dengan cepat,
1. Form Output Data Penduduk sehingga kebutuhan akan informasi
dapat terpenuhi dengan cepat pula.
2. Penyimpanan data warga dapat
dilakukan dengan mudah, teratur dan
aman, sehingga dapat mempermudah
dalam penggunaannya.
3. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat
dan akurat sehingga dapat mendukung
hasil keputusan, kebijakan yang diambil
Camat Binjai Selatan.

5.2 Saran
1. Hendaknya dilakukan pelatihan kepada
petugas yang akan menjalankan
Program Aplikasi Pelayanan
Administrasi Kependudukan tersebut.
Gambar III.7 Form Output Penduduk 2. Melakukan Back-up data secara
periodik seminggu sekali agar terhindar
2. Form Output Data Kependudukan dari kerusakan dan kehilangan data.

DAFTAR PUSTAKA
[1] David Ciang, (2004), “Cara Mudah
Pemrograman Database Delphi 7

Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 23


Jurnal KAPUTAMA, Vol.7 No.1, Juli 2013 ISSN :
1979-6641

Menggunakan Class Generator”,


Elex Media Jakarta. [7] Kursini, (2007), ”Strategi Perancangan
dan Pengelolaan Basis Data”,
[2] Edhy Sutanta, (2004), ”Sistem Basis Andi, Yogyakarta.
Data”, Graha Ilmu, Yogyakarta. [8] KH. Ali Yafie, (1994), ”Asuransi
Dalam Pandangan Syariat Islam,
[3] Ema Utami, (2005),”Konsep Dasar Menggagas Fiqih Sosial.
Pengolahan Pemrograman
Database dengan SQL Server, [9] Mc .Leod, Jr dan George Schell,
Ms.Access & Ms.Visual Basic, (2004), ”Sistem Informasi
Andi, Yogyakarta. Manajemen”, Andi, Yogyakarta.

[4] Hanif Alfatta, (2007), “Analisis dan [10] Tata Sutabri, (2004), ”Sistem Informasi
Perancangan Sistem Informasi”, Manajemen”, Andi, Yogyakarta.
Andi, Yogyakarta.
[11] http:// syahnanweb.blogspot.com/
[5] Jogianto Hartono, (2001),”Pengenalan 2008/04/ landasan – teori -sistem-
Komputer”, Andi, Yogyakarta. informasi. html

[6] Janner dan Paryudi, (2006), [12].http://ericute.files.wordpress.com/2009/


”Perancangan Basis Data” Andi, 10/pert-1-algol.pdf
Yogyakarta.

Program Studi : Teknik Informatika, STMIK Kaputama Binjai 24

Anda mungkin juga menyukai