CASO “JUGUETERIA GEPETTO”

ACTIVIDAD 17

HERSON ZAMBRANO CRUZ

PROF. GERMAN CASTRO

TEGNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

NEIVA-HUILA

2016

SENA
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA LA JUGUETERÍA “GEPETTO”

Los apuntes en negrilla son mi planteamiento para el caso.

Es una empresa familiar con más de 25 años de experiencia en la fabricación de juguetes de

madera. En el último año se han recibido varias propuestas para llevar los productos a mercados
internacionales gracias a su participación en ferias y ruedas de negocios, por lo que fue necesario
hacer una inyección de capital para compra de maquinaria y equipos que aumentarán la capacidad
de producción hasta en un 150%, por lo que pasa de ser una pequeña empresa familiar a una
mediana empresa con cambios en su estructura organizacional acorde a las oportunidades que
ofrece el mercado. Como empresa familiar, la compañía afronta los inconvenientes propios de una
estructura administrativa tradicional y su intención es contar con una propuesta dinámica
administrativa flexible, iniciando con la contratación de un gerente de logística con funciones
específicas que permitan el mejoramiento en lo relacionado con lo siguiente:

Relaciones interpersonales: se deben promover las relaciones interpersonales tanto

entre pares como entre los empleados con las autoridades, supervisores y directivos,
para generar un buen ambiente laborar y la posibilidad de trabajar en equipo.

Es una empresa que tiene una buena dinámica de grupo, salvo algunos conflictos,
como entre las acaparar todo con la individualidad vs. El encargado, que se analizarán
detalladamente más adelante.

Recursos humanos: Un empleado feliz y satisfecho es un empleado que trabaja mejor,

es un empleado motivado, con sentido de pertenencia, incentivado para seguir
creciendo y hacer crecer a la compañía, lo que comúnmente se llama, un empleado con
la “con vocación por la empresa”. Es por esto que los jefes tienen que hacer sentir bien
a su personal a cargo, para que ellos estén motivados para vender más y mejor,
tratando bien a los clientes buscando alternativas a sus necesidades, que estos queden
satisfechos y vuelvan a comprar.

a) Descentralización de funciones y responsabilidades Actitud “proteccionista” de coordinador de

planta. Su nombre es Francisco y es quien lleva a su cargo la jefatura de la planta de producción en
los últimos 14 años. Es un hombre sencillo y muy trabajador, pero su papel casi “indispensable” en
la organización lo hace asumir una actitud “acaparadora” de los procesos.

Debemos llevar acabo un cambio en la estructura de la organización:

Es necesaria la creación de un departamento de logística y dividir los departamentos por sus

áreas correspondientes. Implementar las funciones de cada uno de los puestos tanto como por
escrito y sistemáticamente, con el fin de describir las características generales del proceso punto
por punto.

• Manuales de Procedimientos, tanto como derechos y deberes del trabajador.

• Asignación de Tareas y Puestos de Trabajo por sus diferentes áreas, correspondientes a las
habilidades de cada empleado.

b) Sistematización de la información Dado que Don Francisco ha llevado durante tantos años la
información del proceso de fabricación, desde la planeación de orden de líneas de producción y
volúmenes, hasta el control de calidad de todos los procesos y el control del personal (quienes
parecen estar totalmente confiados y cómodos por lo que es común encontrarlos durmiendo en
los pasillos), el procedimiento solo está “en su cabeza”, lo que dificulta la consulta de
procedimientos.

En todo ámbito donde hay personas que se relacionan entre sí, personal y laboralmente pueden
surgir conflictos, porque muchas veces se cae en el error del exceso de confianza laboral de ahí
los accidentes y demás eventos que no mejoran en nada la producción de la compañía, si no que
causan más problemas. Existen conflictos pero lo mejor es saber dejar de lado lo personal de lo
laboral, para trabajar más cómodamente. Aceptar que el otro es distinto y que por ende piensa
y actúa distinto. Si los problemas persisten se deberá buscar la manera de encontrar una
solución, como el caso del jefe don francisco, si no sirve para el puesto, si no sabe tener gente a
cargo, motivarla y tener un trato cordial con ellos y con los clientes, se deberá buscar una
persona más idónea en la tarea, que encaje con las necesidades de la empresa.

c) Manejo de inventarios:

 Los inventarios no se realizan de manera periódica.

 Los clientes hablan directamente con Don Francisco para hacer la planeación de entrega de los
pedidos.

 Don Francisco asumió también la responsabilidad de controlar los inventarios de materias primas
e insumos dado que alega que no se puede parar la producción por la falta de materia prima. Por
esta razón, la gerencia general lo autorizó para que maneje los inventarios tanto de materias
primas e insumos, así como de producto terminado, de acuerdo con su criterio.

 Según el criterio de don Francisco, hay stock de materias primas suficiente en bodega para 6
meses (incluyendo materias primas importadas y nacionales) y producto terminado para unos 3
meses.

La responsabilidad de cada persona en sus cargos debidos, en los procesos y subprocesos de la

empresa.

COMPRAS

• Compra de materia prima Jefe de compras

• Recibo de material
DISTRIBUCIÓN

Jefe de distribución

• Despachos

• Flota vehicular

• Control de devoluciones, y atención al cliente

T.I. Implementación y mantenimiento de red y equipos de sistemas informáticos Ingeniero de

sistemas que evoluciones, para mejorar los sistemas de la empresa en productividad.

d) Gestión del almacenamiento Debido al alto volumen de materias primas y productos

terminados y almacenados para cumplir con el stock, Don Francisco considera que es necesario
resolver problemas relacionados con la capacidad de almacenamiento, desorden en los almacenes
y falta de control en los inventarios por lo que hay contantes pérdidas, surgiendo la necesidad de
contar con los servicios de almacenamiento de terceros.

VENTAS

Jefe de Ventas

Ventas

Servicio pos venta - devoluciones, quejas, sugerencias y garantías

ALMACÉN

Inventarios

Stop. Bodega

Jefe de Almacén

PRODUCCIÓN

Jefe de producción

• Producción

• Control de calidad

• Sistematización de la información

Implementación de sistema de información gerencial ERP con el fin de brindar información

confiable en tiempo real.
Mediante los sistemas ERP(Una definición sencilla de qué es un (Enterprise Resource Planning –
Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite
la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con
la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.) se realiza el seguimiento de
las diversas áreas de una compañía, desde la fabricación de un producto, pasando por la
logística, la distribución, el control de stock, y demás.

e) Planeación y programación de la producción También se evidencia que debido a que Don

Francisco tiene tantas obligaciones en todo el proceso, hay ocasiones en las que la producción se
retrasa por daños en máquinas o por causa de diferentes situaciones que no son prevenidas y
controladas a tiempo, por lo que al no estar lista la producción se retrasan las entregas para los
clientes y muchas veces se envían los camiones con solo ¼ de su capacidad.

Manejo de inventarios

Con el uso del ERP se tiene el control del inventario en tiempo real, lo cual facilita la
programación de las compras de materia prima y producto.

Sin embargo, es necesario realizar semestralmente inventario físico, el cual se confronta con el
inventario sistematizado (ERP)

f) Programación de insumos, mantenimiento de maquinarias y equipo Los repuestos también son

solicitados por Don Francisco así como el material de empaque, por lo que todas las reclamaciones
también son canalizadas a través de Don Francisco. Se evidencia inconformismo por parte del área
de bodega ya que se presentan faltantes y retrasos constantes por daño en las maquinarias y
faltantes de materias primas por lo que los clientes llaman constantemente disgustados a hacer
reclamaciones que generalmente no llegan a oídos de la gerencia general.

Cada una de las áreas con sus jefes asignados:

Jefe de mantenimiento

Mantenimiento de maquinaria

Revisiones preventivas

Actualización de los procesos con las ultimas tecnologías

Informes a los dueños para evitar retrasos por falta de información en los procesos

Jefe de producción

Lineamiento de la producción

 Vigilar y hacer cumplir la Prevención de Riesgos, Seguridad y Salud

 Plan de Calidad y Medioambiental

  Recepción de materiales.

 Seguimiento de la producción en volumen y calidad, así como todas las tareas previas
necesarias para su cumplimiento, incluido revisión de equipos y gestión de personal.

 Trabajar en la Gestión del personal propio y mantener una comunicación continua con el
encargado y capataces. Seguimiento de Controles externos. Seguimiento de control.

 Gestión de pedidos y proveedores, una vez ya han sido contratados

 Revisión de contratos

 Revisión de mediciones: de proyecto, de coste, de producción, de liquidación, proformas

 Estudiar documentos

 Dirigir y supervisar la implantación de los replanteos en obra junto con el encargado

 Seguimiento y supervisión de la Coordinación y Organización de la planta

g) Gestión y administración de la venta El área de ventas solo se encarga de la preventa y la venta,

pero el servicio post-venta está disperso entre Don Francisco, Bodega y despachos.

Algunas veces no se puede acaparar todo con una sola persona, muchas empresas comerciales
tienen la necesidad de llevar a cabo, mediante la administración de ventas, una revisión de
todos sus objetivos lo que incluye una revisión sobre cómo se cumplen estos mediante sus
ventas realizadas y su participación en el mercado. Las ventas controladas mediante los sistemas
empleados por la administración de ventas, representan un área en la cual, la inmediata
obsolescencia de todos objetivos, las políticas, estrategias y los programas que constituyen a la
administración de ventas, resultan ser una posibilidad continua para un desarrollo mucho más
eficiente.

Cada empresa comercial tiene por tarea realizar con regularidad una evaluación sobre el
enfoque estratégico de la administracion de ventas; en este caso particular, los recursos con los
que cuenta una empresa son dos: la revisión del índice de las ventas y la auditoria de ventas.

La conclusión del caso es que falta de organización de todos los factores de cargos en los
sistemas de logística, muchas actividades y poco personal idóneo.