Apa itu Event?

Event adalah “media komunikasi”. Merupakan “jembatan” untuk menyampaikan

suatu maksud / tujuan dari principal (client) kepada target, Rangkaian kegiatan yang
memberikan pegalaman secara “live”, langsung dan nyata.
Event Organizer

 EO adalah Translator & Eksekutor

 Menerjemahkan Ide ke dalam konsep kreatif
 Melaksanakan konsep menjadi sebuah pengalaman kegiatan yang langsung dan
nyata

Tujuan Event
Pihak berkepentingan thd suatu event

1. Principal : pemilik, pemodal, client, sponsor

 Marketing :“sesuatu untuk dijual”

 image / pencitraan / kesan

2. Pelaksana event (organizer/panitia)

 Profit
 Non Profit

Jangkauan Event
Event hanya menjangkau secara “Terbatas”

1. Kelompok yang disasar

2. Kapasitas/quota TAPI BISA MEMBERI DAMPAK YANG TAK TERBATAS

Faktor Pendukung
Beberapa faktor yang mendukung sehingga terselenggara sebuah event adalah :
1. Ada Situasi (Moment)
suatu kondisi yang melatarbelakangi ataupun momentum yang tepat.
2. Ada Tujuan
Jawaban dari latarbelakang yang bisa berdampak pada pencapaian pencitraan / image
yang diinginkan
3. Ada Sumber Daya
Sumber penopang penyelenggaraan event : SDM, anggaran, peralatan, dll
 4. Kemauan & kemampuan
Sikap mental dan semangat yang harus dimiliki

Contoh Hubungan Situasi, Tujuan, dan Pencitraan

Situasi Tujuan Event Pencitraan

Liburan sekolah Mengisi dengan Lomba karaoke ortu Kekeluargaan,

kegiatan yang positif dan anak hangat,dan harmonis

Hari Kartini Memperingati jasa RA Pengumpulan Peduli terhadap

Kartini terhadap danauntuk beasiswa kemajuan pendidikan
perempuan Indonesia pelajar putri kurang
mampu

MOS/Ospek Memberi pengenalan Pelatihan & Sekolah yang

terhadap lingkungan lomba blog sekolah modern,Up to date,
sekolah bagi siswa baru kelas dan canggih
1

Event Kreatif
Agar sebuah event selalu diingat dan meninggalkan citra yang positif, salah satu
strategi yg dilakukan adalah membuat event secara kreatif. Kreatifitas bisa dibuat
dengan 2 kata kunci : UNIK dan BERBEDA

Project Brief
EO Memulai sebuah simulasi perencanaan event biasanya diawali dengan proses
“brainstorming” yang hasilnya dituangkan ke dalam sebuah concept/project brief.
Project brief menjadi pondasi, dasar, acuan proses penyelenggaraan sebuah event.
Menyusun Latar Belakang & Tujuan

1. Tentukan 2 – 5 situasi, fenomena dan atau momentum yang terjadi saat itu dan
melatarbelakangi rencana event
2. Tentukan 2-5 tujuan yang hendak dicapai dengan cara menjawab latarbelakang

Contoh :
Latar Belakang :
1. Banyaknya siswa yang tidak masuk sekolah karena ditengarahi terkena penyakit
demam berdarah
2. Prestasi nilai rata2 sekolah dalam ujian mendatang dikhawatirkan turun akibat
banyaknya siswa tidak mengikuti pelajaran/ujian

Tujuan :

1. Membuat kegiatan aksi peduli dan penangkalan bahaya Demam Berdarah di

lingkungan sekitar Sekolah
2. Menyelenggarakan program tryout dan apresiasi internal sekolah terhadap prestasi
nilai belajar.

Ide & Tema Kreatif

Kreatifitas nilainya sangat relatif. Dari tujuan yg ada team ini EO/Panitia inti
melanjutkan brainstorming ke ide event dengan memasukkan unsur :

1. “Berbeda” atau “Tidak Biasanya”

2. Memasukkan unsur “Keunikan”

Contoh Ide Event kreatifitasnya:

Biasanya :

1. Penyuluhan dari Dinkes / puskesmas

2. Bersifat satu arah

Tidak Biasa :

1. Lomba teater antar kelas dengan tema “Keluarga sehat anti demam berdarah”
2. Lomba Poster anti demam berdarah

Keunikan :

1. Bersifat menghibur
2. Melibatkan partisipasi aktif siswa
3. Ada hadiahnya

Deskripsi & Detail Program

Setelah ditentukan jenis eventnya, langkah selanjutnya adalah membuat deskripsi dan
detail program komponen deskripsi & detail program/event:
Event Description
1. Nama Program / event
2. Waktu kegiatan
3. Lokasi
4. Deskripsi kegiatan :Penjelasan umum kegiatan

Creative Packaging

5. Content Event : penjelasan masing-masing rangkaian kegiatan

6. Outlooks & Branding Concept : rencana desain penampakan, layout, dan material
pendukung, penataan material promosi sponsor
7. Promo & Sosialisasi : rencana promosi ke pihak internal dan eksternal

Funding & Sponsorship

8. Rencana Partner/mitra
9. Rencana Biaya
10. Rencana Pendanaan/sponsorship

Creative Packaging
Mengelola event harus dipikirkan cara mengemasnya agar bisa meninggalkan
“pesan” & “kesan” di benak audience.
Content Event
Adalah serangkaian aktivitas yang akan ditampilkan dalam sebuah program /
kegiatan baik secara parsial maupun pararel. Biasanya meliputi :

1. Ice Breaking, contoh : Games by MC

2. Pre Event, contoh : proses audisi, seleksi, small event
3. Main Event : Day-D event
4. Post Event (Closing), contoh :Penyerahan hadiah
5. Complementary Event : Aktifitas yg pararel ikut berjalan. Misalnya, booth jualan,
bazar, stand, kios, dll

Outlook & Branding

Adalah kreatifitas dalam membangun suasana secara visual di venue. Bisa Bersifat
dekoratif & fungsional yang melibatkan berbagai property dan POS Material milik
sponsor (kalau ada).
Elemen yang berpengaruh dalam membangun nuansa :
1. Pemilihan tempat & Perabot
2. Layout & space
3. Setting sound system
 4. Dekorasi & creative
5. Performers (MC, electone, Penyanyi, dll)
Contoh :
a. Panggung utama : Backdrop dengan 2 wing giant screen
b. Tenda bazar siswa : nuansa putih dengan dekorasi gambar hati valentine
c. Stand Utama OSIS : menampilkan mading foto, piala piala dan piagam,
memasang Laptop berisi presentasi foto-foto kegiatan
d. Umbul-umbul sponsor utama : 20 buah di samping kanan kiri panggung
e. Spanduk motivasi : Dipasang sepanjang kelas XII
f. dll

Promosi & Sosialisasi

Pencitraan tidak akan terbentuk tanpa adanya promosi & sosialisasi
Optimalisasi Media promosi :

1. Outdoor : spanduk, baliho, dll

2. BTL : Poster, Flyers
3. Digital
4. Media cetak & elektronik

Elemen Pokok Promosi :

1. Tittle Event
2. Informasi What, Where, When, How
3. Layout
4. Penggunaan Font, ukuran, Warna, Grafis

Funding Plan

 Komponen-komponen Biaya :

1. Produksi
2. Operasional
3. Insentif
4. Management Fee

 PRODUKSI: terkait dengan pengadaan/pembelian yg tangible

1. Material promo
2. Uniform
3. Booth/tenda
 4. Sound System & Multimedia
5. Electricity & Lighting
6. Kupon undian

 Operasional: Biaya yang muncul selama pelaksanaan kegiatan persiapan, event

berlangsung, paska event

1. Pemasangan & Pajak Promo

2. Man Power : team leader, SPG, MC, other Crew
3. Sewa tempat
4. Sound System & Multimedia
5. Electricity & Lighting
6. Perijinan & Keamanan
7. Rain Stopper

 Operasional: Biaya yang muncul selama pelaksanaan kegiatan persiapan, event

berlangsung, paska event

1. Pemasangan & Pajak Promo

2. Man Power : team leader, SPG, MC, other Crew
3. Sewa tempat
4. Sound System & Multimedia
5. Electricity & Lighting
6. Perijinan & Keamanan
7. Rain Stopper

Sponsorship
Kenapa sebuah event perlu sponsor ?

1. Dukungan pendanaan/penyediaan kebutuhan event

2. Dukungan promosi & sosialisasi
3. Mendukung pencitraan

Apa yang dilihat oleh sponsor :

1. Konsep kreatif acara dalam proposal yang singkat dan padat

2. Apa “value” bagi sponsor untuk ikut mendukung event
3. Fasilitas yang didapat sponsor

Event Crew
 Inti Crew

- Producer (Ketua pelaksana)

- Stage Manager (sie acara)
- Creatif & Production (publikasi & dekorasi)
- Admin & Finance (Sekr.Bendahara)

 Supporting Crew

- Talent manager (bag. Pengisi acara)

- Security captain (keamanan)

 Crew / kepanitiaan mengikuti kompleksitas kegiatan

 Seyogyanya crew/kepanitiaan inti tidak banyak jumlahnya utk memudahkan
koordinasi
 Beberapa fungsi yang apabila sudah di outsource kan, tidak perlu diisi oleh banyak
crew

Event Control

 Time Line & Schedule digunakan utk mengontrol persiapan apakah sudah sesuai
dengan yg dijadwalkan
 Check List : untuk mengontrol kebutuhan property apakah sudah tersedia sesuai
dengan spec
 Periodic Report & Evaluasi : untuk mengetahui performansi sejauh mana persiapan
atau implementasi sebuah kegiatan
 Sales, stock opname & Finance form : untuk melihat performansi penjualan, sisa
stok, dan keuangan harian dari penjualan

Definisi Event Organizer

Event organizer atau EO dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Event Planner atau
Event Planning. Event Organizer atau EO adalah orang atau badan usaha yang
merencanakan sebuah acara, festival, pertunjukan, seremonial, kompetisi, pesta atau
pertemuan. Pengertian EO adalah usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi
oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan
konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka
membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang
diadakan.
Aktivitas Event Organizer
Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO meliputi perkiraan biaya, tanggal
pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran.Event
Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal berikut: mengembangkan konsep atau
tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di lapangan
(listrik, sound system, dll), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan,
polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan profesional dan petugas
kebersihan.

Karir dan prospek di bidang Event Organizer

Event Organizer masih terbilang bidang usaha baru. Tapi saat ini sudah ada
beberapa pelatihan atau training tentang karir atau usaha Event Organizer. Pelatihan
ini sangat dibutuhkan untuk menangani tekanan dan efisiensi kerja. Dalam Event
Organizer sangat dibutuhkan kemampuan berkomunikasi dan berorganisasi yang baik.

EVENT ORGANIZER
Dalam pengertian sederhana yang disebut sebagai Event Organizer adalah
pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan
bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara
maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus
bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai
organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan
pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di
lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian
ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Arti lain Event organizer atau EO dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Event
Planner atau Event Planning. Event Organizer atau EO adalah orang atau badan usaha
yang merencanakan sebuah acara, festival, pertunjukan, seremonial, kompetisi, pesta
atau pertemuan.
Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO meliputi perkiraan biaya, tanggal
pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran. Event
Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal berikut: mengembangkan konsep atau
tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di lapangan
(listrik, sound system, dll), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan,
polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan profesional dan petugas
kebersihan.
Pengertian EO adalah Usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh
client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan
konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka
 membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang
diadakan.

EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA

Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke
arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk
badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil
maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah
pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya
untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar,
pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa
atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-
house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah
kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di
dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi,
meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan
tetap berlangsung.

TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis
dalam menyelenggarakan sebuah event:

1. Konsep yang menarik dan kreatif

2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang signifikan

Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang
sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah
tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari
event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan
konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan
orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita
tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya
jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua
 rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event
Organizer).

Proses Tahapan Pembuatan Event

1. Mencari konsep yang kreatif.

2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka
Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat
daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon
sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

Eksekusi Event Yang Signifikan

1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan
dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi
dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan,
konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada
klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan
terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak/elektronik.
9. Contoh susunan RAB (Rencana Anggaran Biaya)
10. banyak orang yang belum bisa membuat RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang bener. Banyak yang
ngaco sehingga membuat banyak masalah di lapangan dan masalah semakin besar di kemudian
hari.

banyak juga yang selebor, asal-asalan. sok udah pasti lancar. dan malas. sebagian lagi memang
betul-betul belum tahu bahwa detailnya RAB sangat mendukung kelancaran teknis acara, baik
dalam masalah budget, prediksi income, juga keterlibatan personil.

tanpa RAB, biasanya di lapangan baru kelabakan karena perlu ini-itu, persoalan ini-itu lupa diurus.
ternyata perlu personil yang mengkhususkan bagian ini-itu.

dibawah ini, aku mau share dikit. tapi mungkin pada berbagai kasus tentu harus ada item-item
yang mesti disesuaikan tergantung situasi dan kondisi dan sifat event itu sendiri.....

buatlah di Excel (Microsoft Excel) sebuah tabel/bagan dengan item-item:

A. Perijinan & Keamanan

* Perijinan Keramaian
* Perijinan Keamanan
* Perijinan Instansi / Lembaga terkait

B. Publikasi & Promosi

* Surat Kabar
* Majalah
* Radio Internet / Web-Site

C. Promosi Production & Cost

* Cetak Proposal Kepesertaan

* Cetak Directory / Buku Panduan Kepesertaan
* Cetak Opening Ceremony
* Invitation
* Cetak Poster (uk....?)
* Cetak Flyer (uk....?)
* Cetak Leaflet (form pendaftaran peserta)
* Cetak ID Card Panitia
* Cetak ID Card Peserta
* Produksi Umbul-umbul (uk....?)
* Produksi Spanduk (uk....?)
* Produksi Giant Banner (uk....?)
* Cetak Tiket Masuk

D. Progress / Acomodation / Lain-lain

* Ongkos / upah Penyebaran Poster

* Penyebaran Flyer
* Penyebaran Leaflet

E. EQUIPMENT ACARA

* Paket Stage / Rigging

* Paket Lighting
* Paket Sound System

F. ACARA Technical Meeting

* Backdrop Technical Meeting

* KONSUMSI / Catering
G. ACARA OPENING CEREMONY

* Backdrop Opening Ceremony Stage & Sound *)

* Paket Acara Wartawan Konsumsi

H. PROGRAM ACARA

* MC (jml....? orang)
* Music Show
* Acara Lain...

I. Acara & EO

* Dancer
* Atraksi
* Konsultasi / Talkshow
* Lomba-lomba lain-lain.........

J. CONSTRUCTION & FIT OUT for SPACE & STAND

* Gate / Gapura / Gerbang

* Stand Booth uk. 1
* Stand Booth uk. 2
* Stand Booth uk. 3 ...etc.
* Signage Dekorasi

K. SDM

* Ticketing Officer (per Hari)

* Information Officer (per Hari)
* lain-lain........

L. COST LAIN-LAIN

* Dokumentasi Video & Photo

* Konsumsi Panitia Konsorsium
* Lain-lain Biaya Tak Terduga

M. INCOME Lain-lain

* Sponsorship
* Tiket Masuk (per hari)

lalu pada kolom sebelahnya dibuat tabel mengenai:

pada bagian pengeluaran (Cost/Expenses)

* berapa durasinya?
* berapa unit?
* berapa jumlah total unit?
* berapa harga per unit?
* berapa total budget pengeluaran?

pada bagian proyeksi pendapatan (Revenue/Income)

* sama seperti pada bagian pengeluaran berapa durasinya?

* berapa unit?
* berapa jumlah total unit?
* berapa harga per unit?
* berapa persen prediksi akan tercapai?
* berapa total proyeksi pendapatan?
lalu kedua bagian tersebut dicompare dan dianalisis dari selisihnya, agar sehingga proyek ini dapat
diprediksi estimasi tingkat keuntungan / kerugiannya.