MATERI 1

Mendifinisikan proyek dan mengenal Program

MS Project adalah tools ( alat Bantu) yang sangat berguna dalam mengelola
sebuah project dari yang sederhana sampai yang kompleks.

Tujuan Pelajaran:
Bagaimana mendifinisikan sebuah proyek dan mengenal Program MS.Project
beserta bagian bagian penting dari proyek

Target Pelajaran:
 Mengetahui target, Asumsi, Batasan, serta ruang lingkup Proyek
 Membuka dan memulai program
 Membuka dan membuat file proyek
 Mengenal bagian bagian program
 Menutup program Ms. Proyek

1.1. Menentukan Target Proyek

Target atau tujuan proyek yang jelas sangatlah penting, karena keberhasilan
sebuah proyek sangat tergantung pada seberapa tepat anda menentukan
Target.

Target (tujuan proyek haruslah spesifik dan terukur.

Target sebuah Proyek terdiri dari:

1. Daftar proyek yang harus diselesaikan
2. Tanggal penyelesaian yang jelas
3. Spesifikasi kwalitas yang harus dipenuhi
4. Batasan Biaya, proyek tidak boleh melebihi batasan biaya yang dialokasikan.

Agar Target Proyek menjadi efektif, semua stackholder haruslah sepakat dengan
target tersebut.
Untuk kebutuhan ini, seorang project manager membuat target proyek dalam sebuah
dokumen, yang menjadi bagian terpenting selama proyek berjalan.
Anda dapat membuat dokumen tersebut dan menyertakannya dalam file microsoft
project.

1.2. Menentukan Asumsi Proyek

Selama merencanakan tahapan2 proyek, anda mungkin mempunyai
beberapa hal penting, termasuk beberapa pertanyaan yang belum ada
jawabannya.

Contoh: kapan beberapa sumberdaya kunci tersedia pada saat pekerjaan

dimulai, dan seberapa lama proses tersebut memakan waktu.

- Ada beberapa hal penting untuk tetap menjaga beberapa asumsi:

Para stakeholder harus dapat memberikan masukan masukan dan akhirnya
menyepakati asumsi sebelum proyek dimulai.
- Anda dapat merevisi jadwal pengerjaan apabila ada informasi tambahan
tentang faktor – faktor tertentu.

1-1
1.3. Menentukan Batasan Proyek
Batasan (constraints) pada prinsipnya adalah segala sesuatu yang
membatasi manager proyek dalam menentukan pilihan.
Pada prinsipnya ada 3 batasan besar:
1. Schedule (jadwal)
2. Resources ( sumber daya)
3. Scope atau cakupan pelaksanaan proyek.

Perubahan pada satu batasan biasanya berdampak pada dua yang lain, dan
juga berdampak pada kwalitas proyek secara keseluruhan.
Misalnya:
Mengurangi waktu pelaksanaan proyek, menyebabkan dibutuhkannya
penambahan orang (sumber daya) dan mungkin mengurangi beberapa
fasilitas yang semestinya ada dalam proyek (scope/cakupan)

Dalam hal ini manager proyek harus menentukan apakah perubahan pada
masing masing batasan dapat diterima atau tidak. Konsep yang melibatkan 3
batasan ini sering disebut dengan ”Project Triangle” atau 3 batasan
Managemen proyek.

Selama pelaksanaan sebaiknya stakeholder selalu dapat memonitor dan

memberi masukan.

1.4. Menentukan Ruang lingkup Perencanaan

Setelah anda mengidentifikasi Target, Asumsi, dan Batasan Proyek, Anda
sudah siap untuk membuat naskah (draft) untuk cakupan managemen
perencanaan.

Cakupan proyek adalah kombinasi dari semua target dan Tugas dalam
proyek serta pekerjaan untuk menyelesaikannya.Cakupan managemen
perencanaan juga menentukan prosedur apabila ada perubahan yang
mengubah proyek.

1-2
2.1 Membuka dam memulai Program

1-3
2.2. Membuka File Proyek

1-4
2.3. Membuat File Proyek Baru

1-5
2.5 Mengenal Bagian bagian Program

2.5.1. Melakukan Setup Halaman

1-6
2.5.2. Mengenal Option Program

2.5.3. Menata Window Program

1-7
2.6. Menutup File dan Menutup Program

1-8
Materi 2
Mengenal Dasar Managemen Proyek

Bila anda adalah pendatang baru dalam Ms.Project, Anda mungkin memiliki
pertanyaan bagaimana mengelola proyek dengan MS Project.
Pada pelajaran ini akan memberikan informasi tentang dasar dasar managemen
proyek dan konsep yang ditawarkan Ms.Project serta memandu anda agar dapat
membuat perencanaan, melacak kemajuan proyek dan mengkomunikasikan hasil
perecanaan proyek.

Tujuan dalam pelajaran ini:

Bagaimana mengenal dasar dasar managemen proyek serta bagaimana Ms project
dapat membantu anda mengelola proyek.

Target dalam pelajaran ini:

 Mengenal managemen dan database proyek
 Mengenal konsep database proyek
 Melihat data dan penjadwalan proyek
 Mengetahui pengelolaan proyek dengan Ms project

2.1. Apakah Managemen Proyek Itu

2-1
2-2
2-3
2-4
Materi 3
Membuat File Proyek dan Daftar Pekerjaan

Pertama:
Buatlah langkah – langkah yang diperlukan untuk mencapai target proyek. Mulailah
dengan beberapa pekerjaan besar, kemudian bagilah (breakdown) menjadi
pekerjaan – pekerjaan kecil yang dapat diukur sumber daya yang dibutuhkan untuk
pekerjaan kecil tersebut. Tambahkan tonggak waktu (milestone) dan tentukan
perkiraan waktu pengerjaannya.

Tujuan Pelajaran:
Bagaimana membuat file proyek baru dan memasukkan daftar pekerjaan dalam
proyek tersebut.

Target Pelajaran:
 Membuat file proyek baru dan Kalendar proyek
 Memasukan dafta pekerjaan
 Menggunakan struktur daftar pekerjaan
 Membuat pekerjaan rutin dan tonggak kerja

File - New

3-1
3-2
3-3
3-4
3-5
Materi 4
Menjadwalkan Pekerjaan

Setelah membuat daftar pekerjaan dan menampilkan outline dari keseluruhan

proyek, selanjutnya anda dapat mulai menentukan bagaimana pekerjaan pekerjaan
tersebut berhubungan satu dengan yang lain dalam waktu yang spesifik.

Terdapat banyak tipe keterhubungan antar pekerjaan, seperti hubungan bahwa satu
pekerjaan dapat dilakukan setelah satu pekerjaan lain selesai dilakukan. Hubungan
ini disebut dengan ketergantungan sebuah Pekerjaan.

Tujuan:
Cara membuat ketergantungan antar pekerjaan dan menyesuaikan jadwal kerja Yng
dibuat program.

Target:
- Menetapkan keterhubungan antar pekerjaan
- Mengatasi pekerjaan yang overlap (bersamaan)
- Menambahkan batasan waktu dan deadline
- Memecah pekerjaan saat terjadi perubahan jadwal.

4-1
4-2
Contoh:

4-3
4-4
Double klik

4-5
4-6
Contoh:

4-7
Materi 5
Menghubungkan Pekerjaan dan Sumber Daya

Tujuan:
Bagaimana menghubungkan pekerjaan pekerjaan dengan sumber daya yang
dilibatkan dalam proyek serta menyesuaikan serta menyesuaikan berapa banyak
sumber daya yang dibutuhkan

Target:
- Membuat daftar sumber daya
- Menganti Jadwal kerja sumber daya
- Menghubungkan pekerjaan dengan sumber daya
- Menyesuaikan sumber daya yang dibutuhkan pekerjaan.
- Melihat rangkuman sumber daya

5-1
Contoh:

5-2
Contoh:

5-3
Contoh:

5-4
Contoh:

5-5
Contoh:

Klik kanan

5-6
Materi 6
Memasukkan Biaya Proyek

Tujuan:

Bagaimana menambahkan informasi harga sumber daya, harga pekerjaan serta

menampilkan informasi biaya lengkap keseluruhan proyek untuk kebutuhan analisa
anggaran.

Target:
- Menambahkan informasi harga sumber daya dan pekerjaan
- Mendefinisikan penambahan harga
- Melihat biaya sumberdaya
- Melihat biaya keseluruhan proyek

6-1
Contoh:

6-2
Bisa diganti dengan Rp

6-3
Contoh:

6-4
6-5
Contoh:

6-6
Contoh:

6-7
6-8
Materi 7
Menampilkan Jadwal dan Informasi Proyek

Setelah memasukkan data-data penting dari proyek, cobalah untuk melihatnya

kembali, apakah perencanaan tersebut sudah sesuai dengan batas penyelesaian
proyek. Jika tidak, telitilah kembali pekerjaan-pekerjaan tertentu sesuai tonggak
(milestone) dan pastikan masing-masing pekerjaan terjadwalkan secara efisien.
Pertama, lihatlah gambaran besarnya: waktu mulai dan waktu akhir adalah jalur
kritis. Kemudian lakukan pemeriksaan pada bagian detailnya. Tampilkan pekerjaan
dan sumber daya sehingga anda dapat melakukan beberapa penyesuaian.
Setelah menyelesaikan pekerjaan ini, anda akan mengetahui bagaimana melihat
keseluruhan jadwal maupun bagian detailnya.

Tujuan:

Bagaimana menampilkan Informasi proyek sesuai dengan kebutuhan anda saat

menganalisa perencanaan proyek tersebut.

Target:
- Melihat Informasi Keseluruhan Proyek
- Menampilkan Statistik Proyek
- Mengidentifikasi Jalur Kritis dalam Proyek
- Menggunakan Filter serta beberapa fasilitas lain

7-1
Menyesuaikan Tampilah:
Gunakan tombol + atau – untuk menampilakan dan menyembunyikan pekerjaan.
Perhatikan gambar dibawah ini:

Anda juga dapat memilih tampilan melalui tool Show seperti gambar dibawah ini:
.

7-2
Pilih Menu Project – Project Information. Maka akan tampil seperti gambar dibawah
ini.

Pilih Statistik, maka tampilam selanjutnya adalah:

7-3
Pilih Menu Project – Filtered For: Pilih Critical
Maka hanya pekerjaan pekerjaan yang ada pada lintasan kritis yang ditampilkan.

7-4
Tampilan Caleandar:

Tampilan Gantt Chart:

7-5
Tampilan Network Diagram:

Tampilan Task Usage:

Tampilan Resource Graph:

7-6
Tampilan Resource Usage:

7-7
7-8
Menu Project – Filtered for : Using Resource
Maka akan timbul kotak seperti dibawah ini, kemidian pilih resource yang diinginkan.

7-9
7 - 10
Materi 8
Menyesuaikan Jadwal dan Menyimpan Proyek

Saat Anda menampilkan informasi proyek, Anda melihat bahwa proyek tidak akan
selesai pada batas waktu yang ditentukan, Anda dapat menyesuaikan pekerjaan
untuk memperpendek jadwal. Perhatikanlah pekerjaan – pekerjaan kritis, karena
pekerjaan tersebut akan sangat memperngaruhi waktu selesainya proyek.
Dapatkah pekerjaan tersebut dimajukan? Anda dapat menggunakan Lead Time
untuk memajukan waktu pelaksanaan sebuah pekerjaan.
Cara lain adalah menambahkan constraints, apakah beberapa sumber daya
(pekerja) kelebihan pekerjaan sedangkan yang lain kekurangan pekerjaan?
Hubungkan kembali sember daya tersebut untuk memperpendek jadwal.
Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan ini, anda akan dapat menyesuaikan jadwal
agar dapat memenuhi deadline proyek.

Tujuan Pelajaran:
Bagaimana membuat beberapa penyesuaian pada penjadwalan proyek sehingga
pelaksanaan proyek dapat berjalan efektif dan efisien.

Target Pelajaran:
- Menambahkan dan menyesuaikan ketergantungan Pekerjaan.
- Mengatasi Pekerjaan yang Bersamaan
- Menambahkan Batasan Proyek
- Manambahkan Sumber Daya pada Pekerjaan
- Menyimpan File Proyek.

8-1
8-2
8-3
8-4
Ada 2 cara untuk mengatasi masalah ini:
1. dengan menambah sumber daya, atau
2. mengurangi sumber daya yang akan berdampak pada durasi pekerjaan, atau

8-5
8-6
8-7
Materi 9
Menyimpan Kemajuan dan Optimasi Proyek

Sekali And melakukan setup perencanaan dan pekerjaan proyek sudah dimulai,
anda dapat menjaga agar pekerjaan dapat sesuai jadwal, melihat berapa persen
suatu pekerjaan sudahdiselesaikan, dan melihat berapa persen suatu pekerjaan
yang sedang berlangsung.
Dengan melakukan pelacaran (tracking) anda dapat melihat bagaimana dampak
sebuah perubahan pada pekerjaan dan juga pada waktu penyelesaian proyek.

Seteh anda menyelesaikan bagian ini, anda dapat mengetahui bagaimana

memasukkan informasi pekerjaan yang sedang berlangsung dan pengaruhnya pada
jadwal penyelesaian proyek.

Tujuan Pelajaran:
Bagaimana melakukan penelusuran (tracking) pada jadwal dan mengelola Informasi
Proyek.

Target Pelajaran:
- Menelusuri Jadwal dan Pekerjaan Proyek.
- Menelusuri Biaya Proyek
- Menyeimbangkan Proyek

9-1
Pada Menu View – More views – cari dan pilih Task Sheet
Kembali le menu View – pilih tracking Gantt.
Kemudian Pada Menu Windows – Pilih Split

Maka akan tambil seperti Gambar dibawah ini:

Isikan % complete sesuai dengan keadaan sebenarnya.

9-2
Untuk menampilakan tool bar Traking, klik pada pada area tool bar – pilih Tracking

Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini:

9-3
Pada Menu View – More views – cari dan pilih Task Sheet
Kembali le menu View – pilih tracking Gantt.
Kemudian Pada Menu Windows – Pilih Split

Pada Tool Bar Tracking – Pilih tombol update task

9-4
Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
Isi Actual Duration sesuai dengan kondisi sebenarnya. Kemudian pilih OK

Pada Menu View – pilih Table: Cost:

9-5
Maka akan tampil seperti dibawah ini:

9-6
Pilih Project – Filtered for: - Critical

Maka akan hanya pekerjaan yang termasuk pada lintasan kritis yang ditampilkan.
Coba rubah durasi pekerjaan Galian Tanah Pondasi dari 2 days menjadi 1 days.

9-7
Kemudian pad amenu tools – Klik Tracking - pilih Update Project. OK
Lihat gambar dibawah ini.

Untuk melihat efek dari perubahan ini dapat dilihat pada:

Menu Project – Project Information – pilih statistic.

9-8
9-9
Caranya:
Klik 2 kali pada item pekerjaan yang akan di constraint.
Pilih advance.
Isikan Constraint yang diinginkan beserta tangganya. Lalu OK
Lihat gambar dibawah ini:

maka akan tampil seperti gambar dibawah ini dan pilih continue. Lalu OK

Kemudian pada memu Tools – Pilih Tracking – Update Project - OK

9 - 10
Untuk melihat efek dari perubahan ini
Pada Menu Project – Project Information – pilih Statistic

Pastikan Tampila berada pada posisi Gantt Chart dan Table: Entry
Kemudian pada menu window – pilih Split

Dan pastikan pada Menu Format – Detail – Pilih Resouce Work

Lihat Gambar dibawah ini:

9 - 11
Pada Kolom Overtime Work, tambahkan atau isi jumlah jam yang diinginkan untuk
overtime. Pilih OK

Setelah selesai. Pada Menu Tool – Tracking – Update Project- OK.

Untuk melihat efek dari perubahan ini.
Pada menu Project – Project Information - Statistic

9 - 12
Materi 10
Membuat Laporan dan Mencetak Proyek

Pada Pelajaran ini, kita akan pelajari beberapa fasilitas program berkaitan dengan
membuat laporan proyek serta bagaimana mencetak dan mempublikasikan informasi
proyek.
Microsoft project sudah menyediakan fasilitas khusus untuk membuat laporan
proyek, anda tinggal memilih jenis laporan yang dibutuhkan. Program juga
memungkinkan anda membuat publikasi online dari informasi proyek, sehingga
informasi tersebut dapat diakses secara online oleh tim proyek.

Tujuan Pelajaran:
Bagaimana Membuat Laporan dan mencetak Informasi.

Target Pelajaran:
- Membuat Format Jadwal Pekerjaan
- Mencetak Informasi Proyek
- Mempublikasikan Informasi Proyek

10 - 1
10 - 2
Format – Font
Format – Bar
Format – Timescale
Format – Gridlines

10 - 3
10 - 4
10 - 5
Pada Menu File – Save as web Page, klik save.

kemudian muncul tampilan seperti dibawah ini:

Pilih cost data by task – save

10 - 6