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Dashboards:

Una Visión De Gran


Alcance
Descubre cómo llegar al cliente de una manera integral

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ÍNDICE

¿Qué es un dashboard?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

¿Cuáles son los principales tipos de dashboard? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Los 10 fallos a evitar en el diseño de un dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

El diseño del dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Beneficios del dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9


Cómo crear cuadros de mando atractivos y
flexibles

«Si no eres capaz de explicar algo de forma sencilla es que no


lo entiendes lo suficientemente bien».
Albert Einstein

¿Qué es un dashboard?
Un dashboard o cuadro de mando de inteligencia de negocios es una herra-
mienta de visualización de datos que muestra el estado actual de las métricas
e indicadores clave de rendimiento (KPI) para una empresa. La principal cuali-
dad de los dashboards es que logran aglutinar los datos de rendimiento en una
sola pantalla y de forma ordenada.

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Pueden, además, adaptarse a las necesidades de visualización específicas de
un área de negocio o un usuario individual, permitiéndole la visibilidad requerida
para ganar eficiencia en el desempeño de las tareas propias de su rol. Las ca-
racterísticas esenciales de una herramienta de este tipo son:

Capacidad de condensación de información contextualizada.

Interfaz personalizable.

Accesibilidad para la interacción usuaria, posibilitando el filtrado y el drill


down.

Posibilidad de ofrecer datos en tiempo real.

Disposición para obtener la información de múltiples fuentes.

Actualización continua, en el modo programado, sin necesidad de interven-


ción o asistencia de ningún tipo por parte del usuario.

¿Cuáles son los principales tipos de


dashboard?

«Los alquimistas, en su búsqueda de oro, descubrieron muchas


otras cosas de mayor valor.»
Arthur Schopenhauer

Generalmente puede hablarse de tres tipos de dashboard, cuyas diferencias


tienen que ver con el rol que desempeña el usuario que interactúa con ellos o el
tiempo que éste dispone para el análisis. Así:

Dashboards estratégicos: se utilizan comúnmente para lograr la alinea-


ción de los objetivos estratégicos de la empresa. Corresponden a usuarios
con una alta demanda analítica y un elevado nivel de responsabilidad, gene-
ralmente encuadrados en posiciones de Alta Dirección.

Dashboards tácticos: son la mejor opción para medir la progresión de los


proyectos más importantes. Esa herramienta suele ser la utilizada por man-
dos intermedios en combinación, muchas veces, con el dashboard opera-
cional, que les permite llevar a cabo sus funciones de gestión con un mayor
control y eficiencia.

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Dashboards operacionales: proporcionan habilidades más precisas, por
lo que suelen ser empleados para el seguimiento y análisis de las actividades
de la empresa en un área de negocio determinada. Requieren de muy poco
tiempo de interacción para la obtención de la información necesaria para la
toma de decisiones o la elaboración de un informe. El rol de los usuarios de
este tipo de dashboards corresponde a posiciones en las que la responsa-
bilidad en la empresa no es excesivamente significativa.

Desafíos a los que hay que enfrentarse en el diseño de un dashboard efectivo


y flexible

El diseño de un dashboard no es una tarea excesivamente complicada pero, sin


embargo, existen algunos aspectos que la dificultan, pudiendo llegar a plantear un
desafío que no permita alcanzar objetivos. Estos retos pueden resumirse en tres:

1/ Definición de los indicadores clave de gestión:


Debe ser el resultado de una estrategia en la que se combine la aportación
coordinada de miembros de la organización pertenecientes a distintas áreas
y niveles de gestión.

Además, estos indicadores han de ser cuantificables y procesables y siem-


pre estar planteados para responder cuestiones de relevancia para la orga-
nización.

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El dashboard, necesariamente, ha de presentar opciones de drill down, para
poder hacer frente al volumen de información y la profundidad del contenido
que aporta cada uno de estos indicadores.

2/ Acceso a datos provenientes de una variedad de fuentes:


Hay que comenzar por tomar el enfoque adecuado, que revelará las necesi-
dades de negocio en cuanto a la frecuencia de acceso a los datos, la nece-
sidad de actualización y el nivel de expertise necesario.

Se debe tener claro que la integración es un requisito.

Es preciso también asegurar el acceso a las fuentes de datos que se nece-


sitan.

3/ Generar valor con el reporting:


Permitiendo el uso de datos incluso en tiempo real.

Orientando el diseño del dashboard a la eficiencia en la creación de infor-


mes: permitiendo que se gane en precisión y se ahorre tiempo.

Minimizando errores y permitiendo una aproximación objetiva al progreso.

Logrando una herramienta capaz de adaptarse a las necesidades usuarias y


corporativas en cada momento, que sea capaz de evolucionar a la vez que
lo hace el negocio y que no suponga un lastre para el desarrollo de la crea-
tividad de quienes interactúan con ella.

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Los 10 fallos a evitar en el diseño de un
dashboard
«Un punto de vista puede ser un lujo peligroso cuando sustituye
a visión y comprensión.»
Marshall McLuhan

La comunicación visual sólo alcanza su máximo nivel de efectividad cuando es


capaz de alinearse con la visión y el pensamiento del usuario. Comprender a
la persona a quien se dirige el dashboard es esencial para evitar errores en el
diseño, como los siguientes:

Superar los límites de una única pantalla.

No contextualizar los datos adecuadamente.

Mostrar un excesivo nivel de detalle.

Expresar las métricas de forma indirecta/incorrecta/falta de precisión.

No escoger el medio de presentación de la información adecuado.

Organizar mal los datos.

No destacar lo importante.

Saturar la pantalla con decoración y accesorios superfluos que distraen del


foco de atención.

No hacer un uso correcto del color, ya sea por su exceso o por su defecto.

Presentar un diseño poco atractivo.

El diseño del dashboard


La simplicidad debe ser la máxima a aplicar en el diseño de un dashboard flexi-
ble y efectivo. De ella se desprenderá la elegancia y también la usabilidad, dos
cualidades que conseguirán que la persona que interactúe con datos mediante
esta herramienta se encuentre motivada para extraer todo el partido a la infor-
mación.

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Mostrar los datos estrictamente necesarios, presentándolos de un modo lo más
esquemático posible, sin que ello afecte a su significado; y haciendo un uso
inteligente de los mecanismos visuales de que se dispone, son las claves para
lograr que el diseño del dashboard culmine con éxito.

Acerca de este tema se ha escrito mucho, ejemplo de ello es «Information


dashboard design: the effective visual communication of data»; la obra de
Stephen Few (2006) aporta interesantes datos orientados desde un punto de
vista muy práctico, que pueden servir como guía en un proceso de este tipo (de
hecho las ideas aportadas están vigentes hoy en día). El autor propone orien-
tarse por cinco factores:

1/ Punto de vista, que puede ser explicativo o exploratorio.


2/ Estructura, donde habrá que decidir si se prefiere una presentación de flujo,
relacional, de agrupación o narrativa. Y en qué caso se debe aplicar qué
opción.

3/ Personalización, pudiendo escoger entre un diseño compacto o modular,


llamadas a la acción o focos de atención, entre otras alternativas.

4/ Uso del color, tipografía y anotaciones.


5/ Interactividad y contextualización.

En cualquier caso, un correcto diseño de dashboard debería guiar hacia:

Personalización: el contar con dashboards customizable significa ser ca-


paz de personalizar la presentación de los contenidos en función de cada
de usuario y sus expectativas. Esta opción, permite escoger el conjunto más
valioso y útil de información, que aportará el nivel de detalle preciso para
ayudar a la persona a hacer su trabajo de forma más eficiente y cumplir con
sus objetivos.

Completitud: en vez de necesitar invertir gran cantidad de tiempo en re-


visar y analizar los diferentes informes para poder extraer conclusiones, esta
herramienta permite ver, de un vistazo, un informe global de la situación con
toda la información deseada.

Nivel de detalle: los dashboards se diseñan con la capacidad de llegar lo


más profundo de la información requerida con sólo seleccionar la variable u
objeto deseado. A la vez, se tiene la opción de quedarse en la superficie, y
acceder a un simple resumen de cada área de interés, para una rápida toma
de contacto que no lleva más que unos pocos segundos.

Presentación intuitiva: el dashboard ideal no requiere de una formación


compleja y exhaustiva. Los paneles se han diseñado para ser intuitivos y
accesibles para cualquier usuario. En estos casos, el diseño gráfico permite
una navegación fácil y sin problemas a lo largo y ancho de toda la informa-
ción, lo que indica que se han cumplido objetivos.

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Movilidad: hoy día, la mayoría de software de dashboards están progra-
mados para adaptarse a cualquier dispositivo móvil. La idea es llegar a cual-
quier lugar, en todo momento y con la forma adecuada, presentando la in-
formación más precisa y actualizada. El escritorio ha dejado de ser el límite.

Beneficios del dashboard


«El mayor valor de una imagen se logra cuando consigue que
veamos cosas que nunca esperábamos ver.»
John Tukey

Un dashboard, si está bien diseñado y satisface las necesidades de la organiza-


ción, es una herramienta de fácil acceso que permite resumir en una página el
análisis de la información. Consigue aportar una visión general del sistema y una
fotografía de la realidad de la empresa de un solo vistazo. De sus características
se desprenden las múltiples ventajas que resultan de su utilización, entre cuyos
beneficios más importantes se encuentran:

Visibilidad: un dashboard permite una visión global de la empresa que


hace posible conocer lo que sucede en cada momento, en cada área y,
además, experimentar una mejor comprensión de los procesos internos y
las variables que influyen en ellos. Esta visibilidad se traduce en una mejor
gestión y en una toma de decisiones más eficaz.

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Ahorro de tiempo: la cantidad de minutos, horas y jornadas que se pier-
den a lo largo del año en busca de informes, documentos y datos es incon-
table y supone una importante pérdida para todas las organizaciones. Con
el dashboard, en cuestión de segundos, los ejecutivos están actualizados y
conocen los datos que necesitan para optimizar los resultados de su labor.

Mejora continua: al hacer posible una medida rendimiento objetiva, es


posible implementar planes de mejora, a nivel de organización y a nivel in-
dividual, que permitan alcanzar nuevas cotas de productividad. Además, la
monitorización continua del progreso de los planes de negocio propuestos,
permite realizar los ajustes necesarios al tiempo de detectar los primeros
síntomas de pérdida de alineación.

Aumento del rendimiento de los empleados: cuando los empleados


saben que su rendimiento está siendo evaluado de forma automática y tie-
nen acceso a esos datos, su forma de enfrentarse a las actividades diarias
cambia a mejor. La motivación les impulsa a concentrar sus esfuerzos en
lo que verdaderamente vale la pena y a generar valor, siendo cada vez más
productivos.

El método que proporciona el dashboard para revisar los detalles y monitorizar


el estado de las operaciones ofrece una importante ayuda para hacer el negocio
más eficiente y permitir que, de una manera mucho más rápida, se consiga dar
respuesta a los problemas que puedan presentarse, además de aprovechar las
oportunidades del entorno.

¿Por qué solución nos podemos decantar?

Desde Logicalis llevamos años ayudando a las empresas en la definición y crea-


ción de dashboards para una mejor toma de decisiones, basándose en un co-
nocimiento más profundo de los datos. IBM Cognos permite visualizar de un
solo vistazo, los datos históricos con datos actuales y predictivos. Además, es
totalmente personalizable por el propio usuario para que pueda adaptar el aná-
lisis a sus preferencias. Hoy en día este tipo de soluciones están enfocadas a
usuarios de negocio, por lo que asegura una total autonomía de IT.

Logicalis Spain, consultora líder en el desarrollo e implantación de soluciones


de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM), cubre todas las fases de un
proyecto de cuadros de mando con IBM Cognos, empezando por el análisis
y diseño funcional y finalizando con su construcción, puesta en producción
y mantenimiento: alineando sus equipos y tácticas con la estrategia definida,
comunicando las metas de forma consistente y monitorizando el rendimiento
frente a los objetivos marcados.

El enfoque funcional de Logicalis para la implantación de esta solución es el


de analizar el negocio desde sus aspectos funcionales y proponer, con una
metodología contrastada, la mejor aproximación posible al cuadro de mando,
ya sea a través del conocido BSC, o por Objetivos Estratégicos, Procesos, De-
partamental, etc.

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