BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan, tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana
kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar /
upaya kesehatan rujukan / upaya kesehatan penunjang, dan dapat juga digunakan
untuk kepentingan pendidikan, pelatihan / penelitian, pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan
meliputi balai pengobatan, Puskesmas, Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus,
praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi
spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS),
Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan,
dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan
perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan
kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat
tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit,
pabrik, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan
dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan
informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi
aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusi dan
penggunaan obat. Dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat
merupakan rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan
dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan
obat di Rumah Sakit.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang
dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat di
pertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,
menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

1
  Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu:
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)

 Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan terdiri dari :
a. Organisasi (Organisation)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces
Management)

 Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Seleksi & perumusan

kebutuhan

 Organisasi
Penggunaan  Pembiayaan Pengadaan
 Manajemen
 Informasi

Distribusi

2
  Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

a. Seleksi dan perumusan kebutuhan : kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan farmasi

yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekurangan perbekalan farmasi
serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
b. Pengadaan : proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.
c. Distribusi : suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang
membutuhkan saat diperlukan.
d. Penggunaan : proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan resep
kepada dokter.

Instalasi farmasi merupakan satu - satunya unit yang bertugas merencanakan,

mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang
telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan Instalasi Farmasi Rumah
Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional
agar jenis dan jumlah sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik,
meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga terjangkau dan ekonomis.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana tahap-tahap penting pada perencanaan obat di RS?
2. Bagaimana tahap-tahap penting pada pengadaan obat di RS?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Memahami tahap-tahap penting pada perencanaan obat di RS
2. Memahami tahap-tahap penting pada pengadaan obat di RS

1.4 Manfaat
Makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan tentang manajemen pengelolaan
sediaan farmasi dalam pelayanan kesehatan terutama dalam hal pengadaan obat di RS.

BAB II
RUANG LINGKUP

3
2.1 Definisi Perencanaan Obat
Perencanaan adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan
yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang
telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan
sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi
dapat digunakan secara efektif dan efisien.

2.2 Tujuan Perencanaan Obat

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi untuk menyusun kebutuhan obat
yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau
kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi
secara efektif dan efisien.

 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat:
a. Mengenal jelas rencana jangka panjang apakah mencapai tujuan dan sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk
dan untuk obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

 Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat :

Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
1. Data statistik dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita
dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data.
2. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi
atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Data kebutuhan tersebut
kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam anggaran
setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.

 Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat meliputi:

1. Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan kegiatan dalam rangka menetapkan
jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan
kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan

4
 obat yang tujuannya meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat
melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.
2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan
kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan.
b. Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat.
Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan
obat yang dapat tepat jenis, jumlah dan waktu.

 Metode yang digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu:

1. Metode Konsumsi
Metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam
memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi
obat tahun sebelumnya.
2. Metode Morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian
penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
3. Metode Penyesuaian Konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat.
Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi
dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan
populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.
4. Metode Proyeksi Tingkat Pelayanan Dari Keperluan Anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat
berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam
sistem kesehatan yang sama.

2.3 Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan
Unit Pelayanan Kesehatan lainnya. diperoleh dari pemasok eksternal melalui
pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi dengan harga
layak, mutu baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar,
dan tidak memerlukan tenaga dan waktu berlebihan. Siklus pengadaan tercakup pada
keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang
dibayar, dan kualitas obat yang diterima.

5
 Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan
pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pesanan, penerimaan dan
pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan
informasi penggunaan obat

Gambar Siklus Pengadaan Obat

Menentukan jumlah
yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan
informasi pemakaian Memilih metode
pengadaan

Tujuan seleksi obat Mencari dan memilih

pemasok
Menerima dan
memeriksa obat
-obatan

Monitor status
pemesanan

 Ada 2 pola dalam perencanaan dan pengadaan obat :

1. Pola Konsumtif
berarti perencanaan dan pengadaan obat didasarkan pada data pemakaian obat di
masa lampau. Data kemudian dipakai untuk menghitung jumlah kebutuhan obat.
Rumus :
Jumlah kebutuhan obat = Konsumsi obatMenentukan
sesungguhnya dalam satu tahun +
persyaratan
Jumlah kebutuhan obat selama masa tenggang kontrak
– Sisa stok

6
 2. Pola Epidemiologi
berarti perencanaan dan pengadaan obat didasarkan pada data jumlah kasus. Data
digunakan untuk menghitung kebutuhan jumlah obat.
Rumus :
Jumlah kebutuhan obat = Jumlah episode penyakit × Standar pengobatan +
Jumlah kebutuhan obat selama masa tenggang – Sisa stok

 Keuntungan dan Kerugian Dari Pola Konsumtif dan Pola Epidemiologi

1. Pola Konsumtif
Keuntungan :
a. Tidak dibutuhkan data morbiditas
b. Perhitungan kebutuhan obat lebih sederhana
c. Bermanfaat untuk rumah sakit yang menghadapi masalah kesehatan yang
sangat banyak dan kompleks.
d. Dapat diandalkan jika data konsumsi tercatat dengan baik, pola peresepan
tidak berubah, dan pasokan obat tidak jauh beda dari sebelumnya.
e. Masalah dalam pengelolaan stok dapat diidentifikasikan sehingga perbaikan
pengelolaan dapat ditingkatkan.
Kerugian :
a. Data konsumsi, data obat, dan data jumlah pasien yang dapat diandalkan
mungkin sulit diperoleh.
b. Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan
pola peresapan.
c. Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan,
ada obat yang berlebihan / terjadi kehilangan obat.
d. Pencatatan data morbiditas yang baik tidak dianjurkan.
2. Pola Epidemiologi
Keuntungan :
a. Tidak dibutuhkan data konsumsi obat.
b. Didasarkan pada peresapan yang rasional sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengkaji pola penggunaan obat.
c. Mendorong terlaksananya pencatatan data morbiditas yang dapat diandalkan.
Kerugian :

7
 a. Memerlukan waktu lebih banyak dan tenaga yang terampil.
b. Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit
yang tidak termasuk dalam daftar atau tidak terlapor.
c. Memerlukan sistem pencacatan dan pelaporan yang baik.
d. Dapat terjadi kekurangan obat bila terjadi wadah, kebutuhan insidental yang
tidak terpenuhi, dan variasi obat yang terlalu luas.

BAB III
TATA LAKSANA

3.1 Tata Laksana

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedia obat dengan jenis dan jumlah
yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin dan dapat diperoleh pada saat yang
diperlukan.

8
 Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi 3 :
1. Berdasarkan dari pengadaan barang :
a. Pengadaan barang dan farmasi
b. Pengadaan bahan dan makanan
c. Pengadaan barang - barang dan logistik

2. Berdasarkan sifat penggunaannya :

a. Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
b. Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
c. Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
d. Bahan jadi, misalnya : kapsul antibiotika, cairan infus

3. Berdasarkan waktu pengadaan :

a. Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu 1 tahun
b. Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misal 1 bulan, 3 bulan
atau 6 bulan
c. Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana obat mengalami kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat

dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis.

 Proses pengadaan yang efektif seharusnya :

1. Membeli obat yang tepat dengan jumlah yang tepat
2. Mendapat harga pembelian serendah mungkin
3. Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu)
5. Menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan

9
 6. Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian yang serius dan berkualitas
7. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.

Terdapat banyak metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, atau organisasi
organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18
Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah.
Metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan
dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi

a. Obat lebih murah jika diproduksi sendiri

b. Obat tidak ada dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain

 Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

1. Telah memenuhi syarat hukum untuk melakukan produksi dan penjualan.
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Mampu memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik :
1. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
2. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
3. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
4. Pengadaan secara kompetitif
5. Pada tender terbatas, Suplier yang telah prakualifikasi yang diizinkan mengikuti
6. Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
7. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan

10
 a. Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan
b. Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
c. Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan
perubahan penyakit (utamanya lansia)
d. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran yang Pasti
8. Pembayaran yang pasti akan menurunkan harga
9. Prosedur tertulis dan transparan
a. Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis pada Kepres nomor 18 tahun 2000
b. Umumkan hasil pelelangan kepada publik
10. Pembagian Fungsi
a. Pembagian fungsi butuh keahlian tertentu
b. Beberapa fungsi akan melibatkan tim, unit individu dalam aspek perencanaan
kebutuhan, pilihan jenis obat, pilihan suplier dan pelelangan.
11. Program Jaminan Mutu Produk
a. Ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
b. Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, Test lab, Mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
12. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya
a. Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
b. Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal dan eksternal
13. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
a. Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya
setahun sekali
b. Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasaran,
rencana pengadaan dan realisasi
BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
1. Perencanaan pengadaan obat dilakukan untuk menyusun kebutuhan obat yang
tepat sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kegiatan pengadaan
obat di Rumah Sakit merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu

11
 faktor penentu keberhasilan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.
Perencanaan pengadaan obat harus sesuai formularium yang telah ditetapkan
oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit
(IFRS).
2. Proses pengadaan obat di Rumah Sakit didasarkan pada kebutuhan pemakaian
barang di tiap ruangan pada tahun sebelumnya, sisa persediaan di gudang
farmasi, pola penyakit dan dana yang tersedia yang dituangkan dalam rencana
kebutuhan tahunan. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang
terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

3. Instalasi farmasi merupakan unit yang bertugas dalam perencanaan,

pengadaan, pengelolaan dan pendistribusian untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Metode pengadaan obat di Rumah Sakit pada umumnya berbeda-
beda tergantung dari tipe Rumah Sakit dan kebijakan dari masing-masing
Rumah Sakit.

DAFTAR PUSTAKA

1. Departemen Kesehatan RI, Badan Pengawasan Obat dan Makanan, “Pengolahan Obat
Kabupaten/Kota”, Jakarta, 2001.
2. Qurck, J.D., “Managing Drug Suplly”, Jonathan. D., (Eds), Second Edition, Reursod
and Expanded, Kumarin Press, USA, 1997.

12
3. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan,
“Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II”, Jakarta 1996.
4. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat
Kesehatan, “Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)” , Jakarta, 2002.
5. Siregar Charles, J.P., Lia Amalia, “Teori & Penerapan Farmasi Rumah Sakit”,
Penerbit Buku Kedokteran, EGC.

13