CONTOH PENULISAN MINIT

MESYUARAT
PENULISAN MINIT MESYUARAT
DISEDIAKAN OLEH:
MOHD JANURI AIYUB
JABATAN PENGAJIAN MELAYU
INSTITUT PENDIDIKAN GURU
KAMPUS SULTAN ABDUL HALIM
SUNGAI PETANI, KEDAH DARUL AMAN
(MUNSYI DEWAN)
Konsep
Satu catatan, rekod atau dokumen rasmi mengenai sesuatu perbincangan dan keputusan yang
dicapai dalam perbincangan tersebut.

Fungsi
Minit mesyuarat menjadi bahan rujukan, tindakan susulan, pelaporan semula untuk mesyuarat
akan datang dam nerfungsi sebagai bukti rasmi salah satu punca kuasa atas sebarang arahan kerja
dalam sesebuah organisasi.

Sifat
Dokumen ini adalah sulit dan tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya untuk tatapan
umum. Dari segi cara penulisannya, minit mesyuarat perlu ditulis dengan menggunakan format
yang khusus.

Ciri – ciri
Sebahagian besar ciri minit mesyuarat disenaraikan dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam Bilang 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan
Jawatan – Jawatankuasa Kerajaan
Minit mesyuarat seharusnya mempunyai dan menepati kehendak format yang telah
ditetapkan seperti berikut:
Butiran awal mesyuarat
Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat, tahun, tarikh, masa dan
tempat berlangsungnya mesyuarat.
Kehadiran :
Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya mengikut kekananan
ahli mesyuarat di bawah tajuk Hadir. Ahli yang tidak hadir dicatatkan di bawah tajuk Tidak
Hadirdengan menyatakan sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada pegawai-pegawai yang bukan
ahli dijemput khas, senarai nama mereka perlu dicatat di bawah tajuk Hadir Bersama.
Struktur minit mesyuarat
1. Perutusan pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat
3. Perkara – perkara berbangkit / maklum balas
4. Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja
5. Hal – hal lain
6. Penutup
Nama penyelia dan penyemak minit mesyuarat
Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda pertanggungjawaban.

( Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu
dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu mesyuarat dijalankan ).
Penomboran
Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau
menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan.

Gaya bahasa
Catatan tindakan
Catatan tindakan ditulis secara tebal dengan merekodkan nama pegawai yang akan
melaksanakan tindakan tersebut atau sekadar makluman.
Bahasa yang padat, tepat, ringkas dan jelas
Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. Penggunaan bahasa lisan perlulah
dielakkan.

Asmah Hj. Omar (1997:8 – 11) berpandangan bahawa gaya bahasa berbentuk ungkapan khusus
mengikut keperluan dan keputusan mesyuarata seperti berikut:

Tindakan ke atas minit

Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah meminda, membetul atau
mengesahkannya. Jika tiada pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan tanpa
sebarang pindaan digunakan seperti contoh yang berikut:
Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.
Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan dengan pindaan digunakan.
Contoh:
Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:
(a) ……………………………………………………………

Melaporkan perbincangan
Asmah berpandangan bahawa laporan perbincangan dalam minit mesyuarat sering kali
menggunakan bentuk imbuhan meN-…-kankerana bentuk itu menggambarkan suasana lebih
formal dan tidak bersahaja selain memberi kemungkinan menggunakan padanan pasifnya di-…-
kan. Antara perkataan yang digunakan ialah membincangkan, mencadangkan, mengesyorkan,
mengusulkan dan lain – lain. Contoh:
Mesyuarat mengesyorkan Jabatan Penyelidikan dan Inovasi mengkaji perkara ini dengan lebih
teliti.
Ketetapan
Ketetapan ialah keputusan yang diambil oleh mesyuarat sama ada bersetuju, menerima,
memperakukan,meluluskan dan sebagainya. Ketetapan ini boleh merupakan ketetapan positif
atau ketetapan negatif. Contoh:
Mesyuarat bersetuju agar ………………………..
Jika mesyuarat menolak atau tidak meluluskan sesuatu permohonan, minit mesyuarat akan
merekodkan seperti yang berikut:

Mesyuarat bersetuju agar ………………… tidak ……………………..

* Minit mesyuarat tidak akan merekodkan ungkapan tidak bersetujuatau tidak
memutuskan dalam merekod sesuatu ketetapan negatif. Contoh:
Mesyuarat tidak bersetuju agar ……………………………
Kelancaran Penyediaan Minit Mesyuarat
Sebelum mesyuarat
Penentuan agenda
Ditentukan lebih awal agar pihak yang berkaitan dapat bersedia secara teliti. Jika ada kertas kerja
yang ingin dibentangkan, penentuan kertas kerja itu sebagai agenda mesyuarat seharusnya
dilakukan 15 hari sebelum mesyuarat. Pihak yang berkaitan perlu menyediakan jumlah salinan
kertas kerja yang mencukupi. Setiausaha perlu memaklumkan pihak berkenaan jumlah ahli
mesyuarat.

Surat jemputan mesyuarat

Seharusnya diterima oleh ahli – ahli mesyuarat sekurang – kurangnya 10 hari
sebelum mesyuarat mestilah mengandungi maklumat seperti nama jawatankuasa, tarikh, tempat,
masa, agenda dan pengerusi mesyuarat.

Semasa mesyuarat
Merekodkan kehadiran, semua maklumat perbincangan, keputusan mesyuarat dan tindakan
susulan pihak – pihak yang terlibat tanpa sebarang tambahan fakta atau mereka – reka maklumat.

Selepas mesyuarat
Semakan minit
Draf minit mesyuarat diserahkan kepada pengerusi untuk disemak dalam tempoh 3 hari selepas
mesyuarat dan minit mesyuarat diedarkan selewat – lewatnya 7 hari selepas mesyuarat.

Borang maklum balas

Setiausaha perlu mengedarkan borang maklum balas kepada pihak yang dipertanggungjawabkan
untuk melaksanakan tindakan susulan hasil keputusan mesyuarat. Tarikh penghantaran semula
borang maklum balas mesti dinyatakan. Sebagai norma kerja, setiausaha sepatutnya telah
menerima borang maklum balas 7 hari sebelum mesyuarat berikutnya. Hal ini penting
disebabkan setiausaha perlu merekodkan tindakan pihak yang berkenaan dalam borang maklum
balas untuk dijadikan sebagai lampiran minit mesyuarat seterusnya.

Contoh borang maklum balas

BIL PERKARA TINDAKAN

MAKLUM
 BALAS

Perkara 4.1.1Penolong Kanan

HEM menjelaskan bahawa
semua guru kelas perlu
melengkapkan maklumat
murid dalam buku
kedatangan seperti nama
penjaga, alamat, nombor
1.
telefon, yuran dan nombor
resit untuk rujukan.
Rujukan
Asmah Haji Omar. 1997.Bahasa Laporan. Kuala Lumpur. Dewan Bahasa dan Pustaka.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991) – Panduan
Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatan – Jawatankuasa Kerajaan.