CASO

LA ENCUADERNADORA

AUTORES DEL CASO: Oscar, OSPINA, Jefferson, PEREZ Y Juan Guillermo, URIBE. Estudiantes del
Postgrado en Gerencia Logística Promoción 13. Universidad ICESI. Cali: Colombia. Dic. 18 de 2008.

RESUMEN
Los empresarios cañeros, representados en Asocaña, y las autoridades gubernamentales obligaron
a declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de
Julio de 2008. Lo anterior afecto directamente al principal fabricante de papel en el país,
disminuyendo su producción y llevándolo a incumplir por fuerza mayor a muchos de sus clientes
que dependen en gran medida de esta importante materia prima para la fabricación de otros
producto.
Este es el caso de nuestra empresa “La encuadernadora” la cual se vio en serios apuros, debido a
que el proveedor de mi proveedor decidió entrar en paro. Este caso ilustra las situaciones que se
vivieron al interior de La Encuadernadora y la lucha de los directivos por buscar la mejor solución a
este evento nacional.

LA EMPRESA Que hace…

Encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y distribución de

productos de papelería escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar, primaria, bachillerato,
universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades una gama completa de productos,
que ayudan a hacer más fácil y productiva la labor de registro, archivo, escritura, manejo de
información y comunicación.

Dentro de su catálogo de productos se encuentran: Cuadernos argollados, cuadernos cosidos,

empastados, grapados, agendas, blocks, libretas, pastas de argolla, carpetas escolares, colores de
madera, lápices de grafito, libros de contabilidad, sobres para correspondencia.

Tiene presencia directa en 12 países (México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Colombia,
Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República Dominicana) y cuenta con 3
plantas de producción (Colombia, México, Brasil).

Sus principales materias primas son el Cartón y el Papel, los cuales representan un 10% y 80%
respectivamente sobre el costo final de sus productos.

Los principales competidores en la actualidad provienen de la China. Este país tiene la industria de
papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel. Cuenta con
maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia. En América Latina La Encuadernadora S.A es
líder en facturación en todas las categorías donde compite. Los competidores de la región son:
Anota, Fabio-Castillo, etc.

La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional que esta dividida en dos temporadas de
acuerdo a los calendarios escolares: Calendario A, temporada de fabricación Agosto a Enero y
Calendario B temporada de fabricación de Mayo a Julio. Y la demanda internacional de países como:
Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá los cuales se fabrican principalmente en el periodo
comprendido entre Agosto y Enero.

Con lo anterior, se evidencia que la mayor ocupación de planta esta comprendida entre los meses
de Agosto a Enero.

EL PRINCIPAL PROVEEDOR DE LA EMPRESA (Papelitos S.A.)

Nuestro Proveedor…

Papelitos S.A. es una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de Papeles y Cartulinas

y esta constituido como el principal proveedor de esta materia prima en nuestro país.

El papel fabricado a partir de la fibra de caña de azúcar está catalogado internacionalmente como
“Amigo de la Naturaleza”, ya que su materia prima, el bagazo de caña, es un subproducto de la
industria azucarera, renovable en cortos períodos de tiempo. Mediante el proceso de elaboración
de papel con esta fibra se reducen los desechos sólidos y se produce un papel fino, biodegradable y
reciclable. Por la calidad de los papeles y los beneficios ecológicos que se obtienen, la fibra de caña
de azúcar es el recurso alternativo de mayor demanda en el mundo.

En el proceso productivo del papel se utiliza como materia prima principalmente el bagazo de caña
de azúcar el cual es suministrado por los ingenios de la región.

El ingenio recolecta el bagazo, para luego ser transportado a la planta papelera en donde continua
con un proceso de secado, luego viene la etapa de cocción, lavado de pulpa y blanqueado. Concluido
esto se pasa a la fase de preparación de pastas, y es cuando se le adicionan químicos y la fibra larga
que proviene de árboles, en una cantidad que dependerá del tipo de papel que se desea obtener,
de aquí sigue la formación y prensado de hojas, por último se cortan y embalan.

El Bagazo de Caña: Es el residuo que resulta de machacar el tallo o cuerpo de la caña de azúcar,
residuo de fibras que quedan después de que se le ha exprimido el jugo, ya sea en el ingenio o en el
trapiche, en su proceso industrial. La fibra del mismo se usa para obtener celulosa, papel, cartón,
explosivos, tablas o moldes.

EL PROBLEMA

La crisis del momento…

15 de Septiembre de 2008, 8:30 pm:

Era una noche oscura y fría, el canal principal de televisión en Colombia, trasmitía la telenovela de
mayor audiencia por esos días, cuando de repente fue interrumpida para dar una noticia de
última hora:

“Se inicia el paro Nacional de corteros de caña en el Valle del Cauca, Risaralda y Cauca”

Así anunció el presentador este grave acontecimiento 19.000 trabajadores subcontratados

mediante las cooperativas de trabajo asociado cansados de la precarización del trabajo, el ingreso
de hambre de aproximadamente $ 400.000 mensuales, las extenuantes jornadas de trabajo, la
negación de sus derechos laborales y por ello más de 12.500 trabajadores de siembra, campo,
cosecha y fábrica al servicio del gremio azucarero, entrarán en paro en los Ingenios azucareros Mi
Cañita, Santa Clara, Dulce Sabor, Marujita y Azuquitar.

Los empresarios cañeros, representados en Asocaña, y las autoridades obligaron a declarar el paro,
debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de Julio de 2008 por
Sinaltrainal, Sinalcorteros y la Central Unitaria de Trabajadores -CUT-, que exigía contratación
directa de los trabajadores, derecho al trabajo, correcto pesaje y precio justo de la caña cortada,
aumento de salarios, atención para más de 300 trabajadores discapacitados por las inhumanas
condiciones de trabajo, derecho a salud, educación y vivienda. La problemática afectaba así al
cluster de la caña el cual es uno de los principales motores económicos de la región. (Ver Anexo 2)

Esa noche Humberto Plaza un hombre de 38 años quien se desempeñaba como Planeador de la
línea de cuadernos económicos en La Encuadernadora por mas de 10 años, quedo bastante inquieto
después de ver la noticia; pues sabia que el bagazo de caña es la principal materia prima del
proveedor más importante de la Compañía y que este paro podría afectar de forma significativa a
la Empresa y sus actividades dentro de la misma.

LA CONSECUENCIA EN LA EMPRESA

La preocupación de Humberto…

16 de Septiembre de 2008, 8:37 am:

Era la segunda semana del mes de Septiembre del año 2008; y el área de Planeación de La
Encuadernadora S.A. venía trabajando, como era de costumbre, en la revisión de los pronósticos y
los pedidos en contraste con los planes de ocupación de la planta y los niveles de Inventarios
requeridos para atender la demanda.

Sin embargo, Humberto Plaza, aquel hombre de 38 años que por cierto también se caracterizaba
por su tranquilidad, no podía ocultar en esta ocasión su preocupación por lo que había visto en las
noticias el día anterior, ya que continuaba muy inquieto porque entendía que esto podía afectar sus
necesidades de abastecimiento de papel y la programación de ocupación que Jhon Upegui ya tenia
proyectada para los próximos 2 meses. Jhon Upegui, era un joven bastante jocoso y reconocido en
la empresa como el “el niño” no solo por su carta edad, sino también por su corta estatura; el cual
después de cursar excelentemente sus seis meses de practica en La Encuadernadora había logrado
ubicarse en el cargo de Programador de la línea de cuadernos económicos.

Por este motivo Humberto se dirigió rápidamente hacia la oficina de la muy agraciada Angela Mejia
Jefe del área de Compras, quien hace poco había pasado del área de mercadeo a Compras, Angela
era una mujer madura de aproximadamente 40 años de edad pero aun muy encantadora…
Humberto entro en su oficina y sentándose en una de sus sillas le pregunto:

Humberto: Viste la noticia anoche del paro de cañeros en el país?

Angela Mejia: Claro Humberto, yo también quede muy preocupada anoche después de ver la noticia
en televisión, es mas, ni me termine de ver la novela que tanto me gusta.

Humberto: Y ya han previsto algo para no vernos afectados por esto?

Angela Mejia: hoy cuando llegue a la oficina, lo primero que hice fue programar una reunión urgente
con Tomas Crusantos (Ejecutivo de cuenta de Papelitos S.A), Danilo Ospina (uno de sus
compradores) y Adolfo Restrepo (Gerente SCM), para que mañana a primera hora revisemos esta
preocupante situación”.

Humberto salio de la oficina de Angela, no menos preocupado, pero por lo menos con la tranquilidad
de que el área de compras ya estaba tomando cartas en el asunto.

Se regó el cuento en la planta de producción de La Encuadernadora…

Al mismo tiempo, en la planta de producción la cual tenia mas de 12,000 metros cuadros y alrededor
de 150 maquinas para la fabricación de productos escolares se encontraba en esta época del año
en su pico de producción mas alta y por ende con el mayor numero de empleados, los cuales se
distribuían en personal fijo por la empresa, que eran alrededor de 400 personas y personal temporal
de agencias de empleo que se encontraban alrededor de las 700 personas. Con tanta cantidad de
personas en la planta y con la noticia del día sonando por varios medios de comunicación, el
ambiente empezaba a tornarse bastante pesado y preocupante para muchos de los trabajadores,
especialmente para los empleados que tenían contrato a través de las agencias de empleo, debido
a que comenzaron a correr rumores de que Papelitos S.A. el principal proveedor de papel en
Colombia, pararía su planta en los siguientes días por falta de bagazo de caña y que por ello, La
Encuadernadora, también pararía su planta en los próximos días y que con seguridad comenzarían
a despedir al personal temporal.

La reunión…

17 de Septiembre de 2008, 7:15 am:

La encantadora Angela Mejia y Adolfo Restrepo el Gerente de SCM, un hombre caucásico de 47 años
de edad que en su trayectoria dentro de la compañía había pasado ya por diferentes áreas, lo un
hombre con una amplia experiencia y conocimiento sobre los diferentes aspectos de La
Encuadernadora.

Llegaron ese día temprano al salón de reuniones “Mi primer cuaderno” que se encontraba ubicado
al final del pasillo de las oficinas del área de producción, para esperar al elegante Tomas Crusantos
el Ejecutivo de cuenta de Papelitos S.A, quien se caracterizaba por vestir costosos trajes formales y
a Danilo Ospina el “gordo simpaticón” de la empresa, el cual no llegaba aún.

A las 7:30 en punto llego Tomas Crusantos y 5 minutos después llego Danilo.

Adolfo Restrepo: Bonitas las horas de llegar, dijo Adolfo cuando vio entrar al salón de reuniones a
Danilo; a lo que esté contesto:

Danilo Ospina: Jefe, lo que paso es que me tome el atrevimiento de traer estos buñuelitos para que
desayunemos y bajemos un poco la tensión de esta reunión.

En ese momento todos en el salón rieron un poco, y de esta forma comenzó esta ansiada reunión.

Mientras comían, Adolfo tomo la palabra y dijo:

Adolfo Restrepo: Bueno Tomas, cuéntanos como están las cosas allá en Papelitos, con el tema del
paro? Porque en nuestra planta hay bastante tensión con este asunto.

Tomas trago rápidamente para contestar y dijo:

Tomas Crusantos: A ver Adolfito, Papelitos aún no ha parado la planta, pues tenemos bagazo de
caña para 15 días, además yo creo que ese paro no durara mas de una semana, y las cosas
continuarán como si nada.

Angela Mejia: Ojala sea así Tomas, pero por si acaso, ya han tomado medidas preventivas, en caso
de que el paro se prolongue mas de lo que tu piensas? Recuerda Tomas, que ustedes son nuestro
único proveedor de papel, y si ustedes paran, podríamos poner en riesgo la temporada mas
importante de La Encuadernadora, y no quiero ni pensar que eso pueda llegar a pasar.

Tomas, al ver que las personas de La Encuadernadora, realmente estaban preocupadas con este
tema, les hablo un poco mas serio y les dijo:

Tomas Crusantos: Entiendo que estén realmente preocupados, y les cuento que la empresa aún no
nos ha comunicado nada formal al respecto, de lo que si tengo conocimiento, es que el segundo
molino de Papelitos S.A. no se vera afectada con este paro, porque el ingenio que lo abastece de
bagazo de caña no participo de el, sin embargo, ese solo molino no puede cubrir toda la demanda
de ustedes.

La reunión trascurrió de esta misma forma durante varios minutos, pero finalmente todos salieron
más preocupados de lo que estaban al principio.

Poco satisfechos con las respuestas de Tomas, y viendo como empeoraba la tensión en la planta de
producción, Adolfo Restrepo cito una reunión con la alta gerencia de La Encuadernadora, para
revisar por cuenta propia que alternativas iban a tomar para que el paro no afectara esta temporada
tan importante.

La segunda reunión…

18 de Septiembre de 2008, 9:00 am:

Uno a uno, fueron llegando las personas que fueron citadas por Adolfo Restrepo, a la sala de
reuniones “Dril-Cuaderno” este era el nombre de la marca insignia de La Encuadernadora y por esto
la principal y mas elegante sala de reuniones de la empresa llevaba ese nombre, además esta sala
se encontraba ubicada al lado de la oficina del Dr. Alvaro Salazar el prestigioso Presidente de la
compañía. El Dr. Salazar era un hombre de 49 años de edad, que además de ser el presidente
también era accionista de la compañía y también era una persona muy reconocida en el ámbito
social.

Por obvias razones, el presidente fue el primero en llegar a la sala de reuniones “Dril-Cuaderno“,
luego llegó Adolfo Restrepo y mientras esperaban al resto de las personas platicaban de otros
asuntos. Después de algunos minutos llego la encantadora Ángela Mejia acompañada de Roberto
Perez el Jefe de Planeación y finalmente ingresaron Elena Vargas la Gerente para Latinoamérica
junto con Manolo Alvarado el Gerente de Mercadeo.
La reunión da inicio en un clima de preocupación donde los diferentes invitados a la reunión ya
murmuraban en grupos sobre la situación, finalmente Adolfo Restrepo interrumpió y dijo:

Adolfo Restrepo: Buenos días Señores y señoras, como es de su conocimiento, los principales
ingenios del país entraron en paro y esto puede afectar la producción de papel de nuestro proveedor
Papelitos S.A., es por esto que he citado esta reunión, para tomar medidas preventivas, antes de
que nos puedan llegar malas noticias.

Ángela por favor nos resumes lo que se hablamos ayer con Tomas Crusantos el ejecutivo de cuentas
de Papelitos S.A.:

Angela Mejia: Con mucho gusto Adolfo. En la reunión de ayer se determino que la situación hasta
el momento es la siguiente:

Con el paro de corteros de caña, Papelitos S.A. tiene bagazo para abastecer sus máquinas en el
molino #1 por 15 días mas a partir del día de hoy; por otro lado el molino #2 no va a parar ya que
tiene el abastecimiento de bagazo asegurado debido a que el ingenio que le vende este
componente, no se fue a paro”.

Después de varios segundos de profundo silencio; Álvaro Salazar dijo:

Alvaro Salazar: Y con el molino #2 no podemos suplir nuestras necesidades?.

Adolfo Restrepo: La capacidad de ese molino es de 135 ton/sem en ancho 64.5 cm y 320 ton/sem
en ancho 124.5 cm según el cuadre de la máquina papelera. Nuestras necesidades actuales para
mantener la ocupación en el nivel planeado para poder cumplir de la mejor manera los pedidos, es
de 545 ton/sem y 1.280 ton/sem respectivamente.

Álvaro Salazar: Bueno, bueno……la situación es complicada… pero cuéntame Adolfo ¿cómo están
nuestros niveles de inventario?

Adolfo Restrepo: Los inventarios de papel al día de hoy son los siguientes, 1600 ton de ancho 124,5
cm y 430 ton de ancho 65,2 cm.

Roberto para cuanto tiempo estimas que nos aguanta este inventario con la planta programada a 3
turnos como se encuentra actualmente?

Roberto Perez, el brillante jefe de Planeación, consulto en su computador portátil los balances de
papel proyectados para los dos anchos y contestó:

Roberto Perez: Hablemos primero de los Cuadernos Grandes que utilizan papel de ancho 65.2 cm.
Con el inventario que tenemos actualmente y considerando las entregas normales que nos puede
realizar Papelitos durante las próximas dos semanas, mas las 135 ton que nos abastecerá el Molino
#2 semanalmente; terminaríamos con un faltante de 195 ton a la semana 40. Proyectamos que con
las entregas de este solo molino no va a ser posible cumplir con lo planeado. Si proyectamos esta
misma situación durante las próximas 8 semanas tendríamos un déficit de 3.335 toneladas para la
semana 46. Por otro lado, revisando las cifras correspondientes a los Cuadernos Medianos y
Pequeños la situación no mejora. De igual forma nos quedamos sin papel a la semana 40 y en la
proyección de las 8 semanas siguientes terminamos con un faltante de 6.840 toneladas. (Ver anexo
3).
Alvaro Salazar: Bueno señores, la situación está muy grave, debemos tomar una decisión ahora
mismo!!!. Busquemos la mejor solución a esta catástrofe.

Dijo Álvaro levantando un poco su voz y llevándose la mano derecha sobre la frente en señal de
preocupación.

LAS POSIBLES SOLUCIONES PARA LA EMPRESA

Y comenzó la lluvia….pero de ideas….

Adolfo fue el primero en contestar diciendo:

Adolfo Restrepo: Es posible comprar papel en el exterior en este momento?

Angela Mejia: Claro que es posible, contesto muy enérgica, sin embargo, he estado haciendo
seguimiento a los precios del papel en el exterior y he visto que se ha incrementado en las
últimas semanas en un 15% respecto al costo de Papelitos y recuerden que el papel
representa el 80% de los costos de nuestros cuadernos y esto puede afectar
considerablemente el margen del negocio. Por otro lado el Lead Time es de 6 semanas y
para esa fecha (semana 43) ya estamos desabastecidos de acuerdo a las proyecciones de
consumo que presentó Roberto.

Con la respuesta de Ángela hubo unos segundos de angustioso silencio, en ese momento Elena
Vargas la Gerente de Latinoamérica con la elocuencia que solía tener en estos casos, se atrevió a
decir:

Elena Vargas: Por que no analizamos la opción de comprar producto terminado en Perú?, recuerden
que la última vez que estuvimos en este país nos dimos cuenta que ellos eran un 3% más barato que
nosotros. Pero Alvaro el presidente respondió inmediatamente:

Alvaro Salazar: Estas loca!!! Como se te ocurre que vamos a bajar la calidad de nuestros productos
y a entregarle información de nuestras especificaciones a posibles competidores, además, no estás
considerando los costos que debemos pagar en planta por el personal fijo?

En ese mismo instante Manolo Alvarado el Gerente de Mercadeo, un hombre impulsivo y de fuerte
carácter, además de ser el esposo de la hermana del presidente, exaltado por el agite de la reunión,
arrojó su Bolígrafo MontBlanc de USD$ 750 sobre la mesa y con vos fuerte les pregunto:

Manolo Alvarado: ¡¡¡Entonces que!!! No vamos a facturar nada esta temporada?, le vamos a
entregar el mercado a nuestra competencia?

En este momento no se, si el hecho de compra papel en el exterior o comprar los cuadernos
terminados en Perú sea mas costoso y pueda afectar el margen de los productos ó en el peor de los
casos que NO generemos margen; pero creo que lo peor que podríamos hacer, es dejar de sacar
nuestros productos al mercado en esta temporada y perder la participación que hemos ganado en
tantos años de trabajo.(Ver anexo 4).

En ese momento no solo las personas que se encontraban en la sala “Cuadernito de Papel” quedaron
estáticas al escuchar el fuerte parlamento del gerente de mercadeo Manolo Alvarado, sino también
todas las otras personas que laboraban alrededor de esa sala de reuniones.
El silencio que se prolongo por algunos segundos en la sala “Cuadernitos de Papel“, se rompió luego
en discusiones de diferentes ideas y propuestas que cada uno exponía; sin embargo, después de
escucharlos a todos, el Presidente de la compañía, Alvaro Salazar se paro de su elegante silla y dijo:

Alvaro Salazar: Considero que lo mas conveniente para La Encuadernadora es…