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Curso de Excel Avanzado – Facultad de Ingeniería – UNI Año: 2014.

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor
contenido en ella, etc...

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un


formato condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la


pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas


dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas
celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de


color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que


permite crear una regla personalizada para aplicar un formato
concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas
condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de


formato como el que vemos en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el


formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
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En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la
celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como
pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el
formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el
color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el
valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato
especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

Conclusión - Formato condicional

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una


condición (o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el formato
indicado; si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese formato.
Veamos el siguiente ejemplo:

En este caso, quisimos destacar a los alumnos que no han aprobado, obteniendo un
promedio menor a 4. El formato condicional se utiliza para destacar datos específicos
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en una planilla de cálculo, para facilitar la lectura e interpretación de los mismos. Para
aplicar un formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos
seleccionar ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el menú
Formato condicional

Excel 2007 posee muchas opciones de formato condicional, algunas muy sencillas
(como la del ejemplo) y otras más complejas.

 Ejercicio 1:

Paso a paso - Crear formato condicional

Objetivo.

Practicar cómo crear un formato condicional en Excel2007.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Abre un nuevo libro de trabajo.

3. Selecciona la celda A5.

4. Accede a la pestaña Inicio.

5. Selecciona el menú Formato condicional y selecciona la opción Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Seleccionaremos el tipo de regla Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan...

6. En el primer cuadro combinado escoge la opción Valor de la celda.

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7. En el segundo recuadro selecciona entre.

8. En el tercer recuadro escribe 50.

9. En el último recuadro escribe 250.

10. Pulsa sobre Formato...

11. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la pestaña Fuente en Estilo selecciona Negrita
cursiva.

12. En Color selecciona el color marrón.

13. En la pestaña Relleno selecciona el color gris claro.

14. Pulsa el botón Aceptar en los dos cuadros de diálogo.

Vamos a crear otra regla para esta celda.

15. Vuelve al cuadro de diálogo Nueva regla de formato seleccionando la opción Nueva regla.

16. En el primer cuadro combinado escoge la opción Valor de la celda.

17. En el segundo recuadro seleccionar entre.

18. En el tercer recuadro escribe 251.

19. En el último recuadro escribe 300.

20. Pulsa sobre Formato...

21. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la pestaña Fuente en Estilo selecciona Negrita.

22. En Color selecciona el color azul fuerte.

23. Pulsa el botón Aceptar en los dos cuadros de diálogo.

Vamos a comprobar su funcionamiento.

24. Sitúate en la celda A5.

25. Escribe el número 5.

La celda debe quedar tal cual estaba, el valor no cumple ninguna de las dos condiciones incluidas en
el formato condicional.

26. Ahora escribe en la celda A5 el número 120.

Ahora se debe de haber activado el formato condicional y el número aparecerá en negrita, cursiva de
color marrón con fondo gris.

27. Ahora escribe en la celda A5 el número 300.

El número aparecerá en negrita, de color azul y sin fondo.

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Ahora eliminaremos el formato condicional.

28. Haz clic en la pestaña Inicio.

29. Accede al menú Formato condicional.

30. Selecciona la opción Administrar reglas...

Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás ver todas las reglas creadas para la selección, o para
cualquiera de las hojas.

31. Selecciona la Condición 1 y pulsa sobre Eliminar.

La regla dejará de actuar.

32. Pulsa sobre Aceptar para aplicar los cambios.

El número 300 sigue apareciendo con el formato, pero si escribes en la celda el número 120, ya no
aparecerá con el formato, hemos eliminado la primera condición del formato.

33. Cerrar el libro sin guardar cambios.

EJERCICIO 2:

1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea
igual al modelo.

2. Para aplicar el formato condicional a los promedios:


a. Seleccione los promedios

b. Vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opción Resaltar reglas de


celdas >> Es menor que

c. En el cuadro de texto escriba 4, y seleccione Relleno rojo claro con texto rojo
oscuro

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EJERCICIO 3:

1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea
igual al modelo. La columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE se obtiene sumando
los datos del rango de celdas correspondiente

2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE y vaya a


Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opción Barras de datos/Barra de
datos naranja.

3. El resultado será similar al de un gráfico de barras, que muestra con distintas


intensidades de color la proporción entre los distintos valores.

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Ejercicio 4
1. Copie la planilla del ejercicio anterior

2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el


título) y vaya a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos

3. Con este mismo rango seleccionado, vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional


y elija la opción Escalas de color/Escala de colores verde, amarillo y rojo.

4. El resultado será que, tomando el código universal de los colores del semáforo,
destacará en verde a los números mayores, en amarillo a los intermedios y en rojo a
los menores.

PRUEBE A CAMBIAR LOS VALORES NUMÉRICOS, Y VERÁ CÓMO SE


MODIFICAN AUTOMÁTICAMENTE LOS COLORES.

Ejercicio 5
1. Copie la planilla del ejercicio anterior

2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el


título) y vaya a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos

3. Con este mismo rango seleccionado, vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional


y elija la opción Conjunto de íconos. Seleccione alguno de los modelos propuestos.