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“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

“INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “BITEC”

INFORME DE PRÁCTICA MODULAR

SECRETARIADO EJECUTIVO – V CICLO

MÓDULO 3

600 HORAS

DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA FARMACÉUTICA S.A.C.

FIORELLA MARYLIN AZABACHE CARRILLO

CHIMBOTE – AGOSTO - ENERO


ÍNDICE
1. FORMACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................ 1
1.1 RESEÑA HISTÓRICA.............................................................................................................. 1
1.2 NUESTROS PROVEEDORES : ................................................................................................ 3
1.3 MISIÓN ................................................................................................................................ 4
1.4 VISIÓN ................................................................................................................................. 5
1.5 VALORES .............................................................................................................................. 5
1.6 ORGANIGRAMA................................................................................................ 6
2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES: ................................................................ 7
2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES: ................................................................ 7
2.1.1 Registro de Compras: .................................................................................................. 8
2.1.2 Ingreso de costos y presupuestos: .............................................................................. 9
2.1.3 Recepción de llamadas telefónicas: .......................................................................... 11
2.1.4 Emisión de comprobantes de pago: .......................................................................... 11
2.1.5 Registro y control de las bonificaciones de nuestro proveedor BIOS PERÚ S.A.C.: .. 16
2.1.6 Requerimiento de productos a nuestros vendedores (Trujillo- Huaraz, Huacho) .... 18
2.1.7 Ajustes de Inventario de almacén (quincenal y por fin de año)................................ 19
2.1.8 Archivo de documentos generados por la gerencia. Preservar y controlar los
expedientes. .............................................................................................................................. 19
2.1.9 Agendar los compromisos, actividades, juntas y proyectos de la gerencia. ............. 20
3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES: ............................................................. 20
3.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES: ............................................................. 20
3.1.1 Logística de incentivos para los clientes por navidad: .............................................. 21
3.1.2 Registro de Clientes nuevos: ..................................................................................... 21
3.1.3 Crear Productos:........................................................................................................ 21
3.1.4 Actualización del catálogo de ventas: ....................................................................... 22
3.1.5 Fotocopia y escaneo de documentos:....................................................................... 24
3.1.6 Redacción de Cartas: ................................................................................................. 24
4 LOGROS: ............................................................................................................... 25
5 OBSTÁCULOS: ....................................................................................................... 25
6 CONCLUSIONES: ................................................................................................... 26
7 RECOMENDACIONES:............................................................................................ 26
8 ANEXOS: ............................................................................................................... 27
1. FORMACIÓN DE LA EMPRESA

DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA FARMACÉUTICA S.A.C.

DIFAR

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

Droguería que nace de dos farmacias importantes de la región. Químicos

Farmacéuticos de amplia trayectoria en la zona.

Es así que se crea esta droguería dedicada a la comercialización de productos

Farmacéuticos de primera calidad; con marcas debidamente garantizadas y

con una experiencia con más de 15 años que avalan nuestro trabajo.

NOMBRE COMERCIAL : Difar

GERENTE GENERAL : Pedro Iván Luna Abanto

1
DNI : 32912218

TIPO : Sociedad Anónima Cerrada

RUC : 20481321892

TELÉFONO : 325871

DIRECCIÓN PRINCIPAL: Urb. Santa Edelmira Los Eucaliptos 214 /


Trujillo.

SUCURSAL: Jr. Manuel Villavicencio Nro. 783 p.j. Bolivar Bajo / Chimbote

SECTOR ECONÓMICO DE DESEMPEÑO:

 Venta al por menor de productos farmacéuticos y medicinales, cosméticos y


artículos de tocador en comercios especializados.

CORREO : difarO6@hotmail.com

REPRESENTANTE DE VENTAS : 4

2
MEDIO DE REPARTO : Propio

ZONA DE COBERTURA : Departamento de Áncash

 Chimbote
 Nuevo Chimbote
 Coishco – Santa – Rinconada
 Casma
 Moro – San Jacinto
 Huarmey
 Barranca – Pativilca – Supe
 Huacho – Huaura
 Huaral – Chancay – Chancayllo
 Huaraz
 Carhuaz – Marcará
 Caraz – Yungay
 Trujillo y sus distritos
 Chepén – Guadalupe
 Cajamarca
 Bambamarca
 Cajabamba
 Chiclayo

1.2 NUESTROS PROVEEDORES :

 Bios Perú S.A.C.

 Genfar Perú S.A.

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 Terbol Perú S.A.C.

 Laboratorio San Joaquín – Roxfarma

 Importaciones Quiroz S.A.C.

 Laboratorio Delfarma S.A.C.

 Doctor Andreu Q.F., S.A

 Laboratorios InduquÍmica S.A.

 Laboratorios Medrock S.A.

 Bios Farma

 Inti

1.3 MISIÓN

Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes


comercializando y distribuyendo productos farmacéuticos y medicinales,
cosméticos y artículos de tocador en forma confiable, segura y oportuna.

4
1.4 VISIÓN

Ser una droguería líder en el mercado, brindando servicios de máxima


calidad, orientada a proveer soluciones integrales a nuestros clientes con
eficiencia y responsabilidad.

1.5 VALORES

 INTEGRIDAD
 ÉTICA
 COMPROMISO
 RESPONSABILIDAD
 CONFIANZA

5
1.6 ORGANIGRAMA

GERENCIA

ASESORIA LEGAL EXT.

ASISTENTE DE GERENCIA

CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA
EXT.

COMPRAS, ALMACEN Y TRANSP.

6
2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:

UBICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS:


Se realizó en la empresa DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA
FARMACÉUTICA S.A.C. en el área de Asistente de Gerencia.

EJECUCIÓN DE LAS PRÁCTICAS:


Se desarrolló en su totalidad de forma dinámica en la oficina.
Inicio: 28 de agosto de 2017
Termino: 06 de enero de 2018

TOTAL DE HORAS ACUMULADAS:


600 horas

JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZÓ LAS PRÁCTICAS:


Nombre y apellido: Iván Luna Abanto
Cargo que ocupa: Gerente General

2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:

 DENOMINACIÓN:

 Registro de Compras.
 Ingreso de costos y presupuestos de productos.
 Recepción de llamadas telefónicas (Pedidos, asuntos en relación
con la gerencia).
 Emisión de comprobantes de pago (Facturas, Guía de Remisión,
Boleta de venta, Nota de crédito
 Registro y control de las bonificaciones de nuestro proveedor
BIOS Perú S.A.C.
 Requerimiento de productos a nuestros vendedores (Huacho.
Trujillo, Huaraz).
 Ajustes de Inventario de almacén (quincenal y por fin de año).

7
 Archivo de documentos generados por la gerencia. Preservar y
controlar los expedientes.

 Agendar los compromisos, actividades, juntas y proyectos de la


gerencia.

 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES:


La empresa DIFAR cuenta con un sistema interno para el logro de la eficiencia,
efectividad, control, economía y transparencia de la gestión en sus respectivas
oficinas (Trujillo – Chimbote).

2.1.1 Registro de Compras:


En la empresa DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA FARMACÉUTICA S.A.C
se lleva un estricto control de compras, para ello, se registra en el sistema
interno. Este sistema está programado para el área de contabilidad y para el
área de Asistente de Gerencia. Para realizar este registro se sigue los
siguientes pasos:
 Contabilidad
 Datos movimientos
 Compras
 Registro de Compras
Luego allí se detalla:

 Número de Ruc del proveedor (11 dígitos)


 Fecha de emisión de la factura
 Tipo de documento
 Número de Serie y de factura
 Tipo de moneda
 Condición (30 días crédito; puede ser 60 o 90)
 El total de la factura
 Clasificación de compras (mercaderías)
 Número de cuenta contable (60 compras).
 La cantidad de productos.
 Nombre de los productos.
 El número del lote del producto.
 Fecha de vencimiento del producto.
 Importe del producto

8
2.1.2 Ingreso de costos y presupuestos:
Estos ingresos se registran en el sistema interno de la empresa. Se hace de
la siguiente manera:

 Inventarios
 Datos Movimientos
 Ingreso Inventarios
Luego se especifica:
 Concepto: Ingreso ajuste de inventarios.
 Documentos: Nota ingreso almacén
 Serie: 0002
 Número: 7909 (lo arroja el sistema)
 Almacén: Chimbote
 Cantidad
 Artículo
 Costo Total (Se multiplica el costo por la cantidad)
 Fecha de vencimiento
 Lote

Para sacar el costo de un producto se va a la factura de compra que está


previamente registrada donde se divide el total del producto por la cantidad.

8 GREEN TEA CJA X 30 = 99.46


99.46 / 8 = 12.43

Luego se sale del sistema y se va:


 Disco D
 Difar 2017
 Costos
 Listas de precios
 Costos Difar

9
Al actualizar los costos del producto está listo para regístralo al catálogo.

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2.1.3 Recepción de llamadas telefónicas:

Las llamadas eran de:


 Pedidos por parte de los vendedores y clientes.
 Información del precio de productos.
 Verificar si había dicho producto en stock.
 Reclamo de clientes por equivocación de envío de productos.
 Consultas
También llamadas en relación con el gerente
 Coordinar juntas con proveedores.
 Dejar algún recado para el gerente general.
 Ampliación de créditos de diferentes instituciones financieras.
 Desde la oficina principal para coordinar los envíos de productos.
 Asuntos personales del gerente.

2.1.4 Emisión de comprobantes de pago:

Luego de recepcionar las llamadas de los pedidos realizaba la emisión de


diferentes comprobantes de pago de acuerdo a lo requería el cliente.

FACTURA:
 Cliente: Número de Ruc y nombre
 Vendedor: C002 Chimbote vendedor
 Condición: 30 días
 Ítems: nombre del producto
 Lote: N° de lote
 Cantidad
 Precio
 Cuenta corriente (70 ventas).

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12
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GUÍA DE REMISIÓN:
 Cliente: N° de RUC y nombre
 Vendedor: T004 Chiclayo
 Serie: 002
 Punto de partida: Jr. Manuel Villavicencio 783
 Condición: (30, 45,60, 90 días)
 Ítems: Nombre del producto
 Lote: N° del lote
 Cantidad
 Cuenta corriente
 Flete: Depende del lugar.

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BOLETA DE VENTA:
 Cliente: Número de Ruc y nombre
 Vendedor: C002 Chimbote vendedor
 Condición: 30 días
 Ítems: nombre del producto
 Lote: N° de lote
 Cantidad
 Precio
 Cuenta corriente (70 ventas).

NOTA DE CRÉDITO:
 Cliente: N° de Ruc y nombre
 Almacén: Chimbote
 Condición: 1 día de crédito
 Operación: Devolución recibida
 Vendedor: Chimbote
 Documento de referencia: Factura N° 021342
 Nota: Devolución de mercadería.

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2.1.5 Registro y control de las bonificaciones de nuestro proveedor
BIOS PERÚ S.A.C.:

Nuestros clientes al adquirir productos de BIOS PERÚ, se le entregaba


bonificaciones.
 AFLAXIL 275 Mg. 6+ 1
 ALBEN 100 Mg. 12+1
 Enterol Jbe. 12+1
 Flamadol 400 10+1
Para ello se realizaba un registro mensual de todas las bonificaciones brindadas
a nuestros clientes. Para luego reportarlo a nuestro proveedor para que realicen
la devolución de los productos correspondientes a bonificaciones.

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2.1.6 Requerimiento de productos a nuestros vendedores (Trujillo-
Huaraz, Huacho)

Nuestros vendedores hacían el requerimiento de sus productos para sus


respectivas ventas. Para ello realizaba la emisión de Guías de Remisión para
transportar las mercaderías. También lo registraba en el sistema para así llevar
un control en el almacén. Luego los productos ya embalados por el almacenero
eran llevados a las agencias para que lleguen al destino requerido.
 Inventarios
 Informe de inventarios
 Reporte vendedores
 Documentos emitidos

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2.1.7 Ajustes de Inventario de almacén (quincenal y por fin de año).

Cada quincena de mes se realizaba los ajustes de inventario en donde


revisaba:
 La cantidad en stock de medicamentos
 Fecha de vencimiento
 Requerimiento de nuevos productos.
 Medicamentos con pronto vencimiento.
 Productos que faltan ser surtidos.

A su vez para fin de año se realizó un inventario general para así comenzar un
nuevo año.
La realización de este inventario general nos tomó 2 días, donde tuvimos que
sobrepasar el horario de trabajo para cumplir con el objetivo trazado. Cabe
mencionar que para el año 2018 entró en vigencia a la empresa un nuevo
sistema interno para así reducir los contratiempos previstos por el anterior
sistema.
Realicé el registro de todos los productos con precio y cantidad por Laboratorio.

2.1.8 Archivo de documentos generados por la gerencia. Preservar y


controlar los expedientes.

Una de las responsabilidades de la secretaria, es el manejo de los documentos,


desde su elaboración hasta su eliminación o conservación, también puede tener
datos de almacenamiento para así poder procesarlos.
El procedimiento para realizar el archivo de documentos es:
1. INSPECCIONAR
2. CLASIFICAR.
3. CODIFICAR
4. DISTRIBUIR
5. ARCHIVAR PROPIAMENTE

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Para los comprobantes de pago apliqué las técnicas de archivo, en este caso
fue el sistema de clasificación de archivo NÚMERICO, ya que cada
documento cuenta con números correlativos. (Guías de Remisión, Facturas
de Venta, Boleta de Ventas, Notas de Crédito).
Con respecto a los documentos del gerente general lo cual estaba a mi cargo,
realice el archivo de los siguientes documentos:
 Constitución de la empresa (documentos personales de la empresa).
 Facturas de compra de los diferentes proveedores.
 Notas de crédito
 Movimientos, retiros de las diferentes instituciones bancarias.
 Documentos personales del Sr. Iván Luna.

También realicé la eliminación de documentos los cuales era necesario dar de


baja dicha documentación.

2.1.9 Agendar los compromisos, actividades, juntas y proyectos de la


gerencia.

Los proveedores requerían citas con el gerente general, las cuales tenía que
organizarlas evitando el cruce de compromisos.
También se dio que la distribuidora empezaría a vender nuevos productos para
ello se realizó las juntas con el nuevo proveedor para que coordinen y
planifiquen para el beneficio de ambos.
Los viernes la agenda tenía que estar libre ya que el Sr. Iván Luna viajaba a la
ciudad de Trujillo para realizar el control de la gestión en la oficina principal.

3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:

3.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:

 DENOMINACIÓN:

 Logística de incentivos para los clientes por navidad.


 Registro de clientes nuevos.
 Crear productos.

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 Actualización del catálogo de ventas.
 Fotocopia y escaneos de documentos.
 Redacción de cartas.

 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES CONCEPTUALES O


EVENTUALES:

3.1.1 Logística de incentivos para los clientes por navidad:

Por fiestas navideñas se ofrecía a nuestros clientes regalos, entre ello tenemos:

 Panetones (Toddino, Donofrio)


 Vale de pavo
 Canastas navideñas
Llevé el control de la entrega a nuestros clientes, para así evitar repetir u olvidar
la entrega de los incentivos. Para ello se le entregaba a cada vendedor un cargo,
el cual tenían que traerlo sellado por el cliente.

3.1.2 Registro de Clientes nuevos:

Se realizó el registro en el sistema interno. Para registrar se tomaba en cuenta


que el cliente tiene que estar activo en DIGEMID. Para realizar este proceso se
sigue los siguientes pasos:
 Contabilidad
 Datos fijos
 Datos generales
 Personas y empresas
Se copia el Ruc, dirección, razón social de los clientes nuevos de CONSULTA
DE RUC.

3.1.3 Crear Productos:

 Contabilidad
 Datos fijos
 Datos generales
 Bienes y servicios

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Se crea de acuerdo al nombre del Laboratorio especificando si es frasco,
cápsula; y cuántas unidades contiene.

3.1.4 Actualización del catálogo de ventas:

Si el producto cambiaba su precio, correspondía realizar el ajuste al costo y por


ende al catálogo de ventas.

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3.1.5 Fotocopia y escaneo de documentos:

Las fotocopias y escaneos eran cuando se requería hacerlo.

3.1.6 Redacción de Cartas:

Realizaba la realización de cartas comerciales: Crédito, Reclamo, Cotización,


etc.

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EQUIPOS MATERIALES, ENSERES UTILIZADOS EN LAS ACTIVIDADES:
 Computadora
 Impresora
 Uso de un sistema interno para el control de los procesos de la
empresa.
 Escritorio
 Estantes
 Silla ergonómica
 Sello
 Lapiceros (Rojo y Azul)
 Corrector
 Tijera
 Regla
 Borrador
 Resaltador

4 LOGROS:

La realización de las prácticas pre profesionales finales consolida mi formación


académica como profesional de Secretariado Ejecutivo, teniendo en cuenta que
un profesional siempre tiene que estar actualizándose en conocimientos y
técnicas para el buen desarrollo de las labores determinadas.
En este último módulo apoyé en todos los procesos administrativos y
secretariales para que garanticen eficientemente el desarrollo de la gestión de
Gerencia. También entregué en el momento oportuno los reportes requeridos.
Asumir profesionalmente responsabilidades y funciones en la toma de
decisiones, es una actividad fundamental de una Secretaria siendo considerada
actualmente una ASISTENTE DE GERENCIA.

5 OBSTÁCULOS:

a. Fue la distancia entre la Empresa y mi casa estaba a 45 minutos.


b. El horario de salida de mis prácticas se extendía más de 30 minutos, por
lo cual almorzaba 3:30 hasta 4:00 p.m.

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6 CONCLUSIONES:

El presente informe fue realizado siguiendo procedimientos y criterios


establecidos por el Instituto para así dejar constancia de haber realizado las
prácticas pre profesionales, lo cual es vital para la obtención del Título
Profesional Técnico.

La realización de las prácticas permite contrastar la teoría con la práctica, es


decir, poder desarrollar las habilidades y destrezas en las tareas realizadas en
el centro de prácticas logrando así la consolidación de los profesionales y
ganando experiencia gracias a este módulo como ASISTENTE DE GERENCIA.

Gracias al desarrollo de las prácticas se logra obtener experiencias reales


acerca del ambiente donde se trabajará, por ello, es importante realizarlas,
para enriquecer nuestro proceso de formación académica llevando consigo
grandes experiencias y nuevos aprendizajes.

Formar parte de este equipo humano fue muy ventajoso para mí, ya que pude
recepcionar todos sus conocimientos y aprender de ellos. El ser humano nunca
deja de aprender.

7 RECOMENDACIONES:

Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisión de la


práctica a fin de detectar posibles problemas que se presenten en las prácticas
y puedan brindar las orientaciones necesarias según sea el caso.

Las entidades públicas o privadas deben apoyar el proceso para la formación


de profesionales técnicos a través de las prácticas, brindándoles conocimientos
y también incentivarles de alguna forma.

26
Se recomienda a los jefes, optar por actualizar la redacción de documentos ya
que cada día hay nuevas actualizaciones, y no siempre depender de plantillas
establecidas por años en las empresas.

Por último, si se quiere un mejor futuro para nuestro país, esto se logra con la
incorporación de profesionales con formación sólida e integral para ello se
requiere la capacitación y el entrenamiento continuo.

8 ANEXOS:

Desarrollando mis prácticas en

DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA
FARMACÉUTICA S.A.C.

27
Área de prácticas

28
HOJA DE EVALUACIÓN DE PRÁCTICAS PRE -
PROFESIONALES INICIALES

29
30
CERTIFICADO DE PRÁCTICAS PRE –
PROFESIONALES

31
32