EXPENDITURE CYCLE

Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa dari pemasok (supplier/vendor) dan
pengeluaran kas untuk membayar utang. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk
meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen
harus membuat keputusan berupa:

1. Berapa tingkat persediaan yang harus dimiliki?

2. Pemasok mana yang memberikan servis dan harga terbaik?
3. Dimana perusahaan menyimpan barang?
4. Dapatkah dilakukan konsolidasi pembelian antar unit?
5. Bagaimana cara memanfaatkan TI untuk penerimaan barang?
6. Apakah tersedia kas yang cukup untuk membayar pada periode potongan?
7. Bagaimana mengelola pembayaran untuk memaksimumkan arus kas?

Manajemen juga harus mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pengeluaran. Evaluasi
ini membutuhkan data tentang Event yang terjadi; sumber daya yang dipengaruhi; dan Agen yang
berpartisipasi. Data ini harus akurat, reliable, dan tepat waktu.

Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

 Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis

 Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
 Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas
sumber daya organisasi

Dalam siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar, yaitu:

1. Pemesanan barang suplais dan jasa

Keputusan kunci: mengidentifikasi barang apa yang dibeli, kapan, berapa banyak dan dari
pemasok mana? Kelemahan dalam pengendalian inventory berakibat fatal adalah catatan yang
tidak akurat berakibat perusahaan kehabisan barang. Salah satu faktor yang mempengaruhi
proses ini adalah metoda pengendalian inventory yang digunakan. Alternatif metode
pengendalian persediaan:

- Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ merupakan pendekatan tradisional untuk pengelolaan persediaan
o Tujuan: Memiliki cukup barang sehingga produksi tidak terganggu.
o Dengan pendekatan ini, jumlah order optimal dihitung dengan meminimumkan
jumlah biaya-biaya sbb:
 Ordering costs
 Carrying costs
 Stockout costs
o Rumus EOQ digunakan untuk menghitung reorder point, yaitu tingkat
persediaan saat pemesanan harus dilakukan.

1
 - Just in Time Inventory (JIT)
o Sistem JIT berupaya untuk meminimumkan atau meniadakan persediaan atau
membuat barang hanya untuk merespon penjualan sesungguhnya (berlawanan
dengan sistem yang diramalkan)
o Sistem ini membeli suplais, bahan baku, dan suku cadang dalam jumlah kecil
dan mengirimkannya langsung ke lokasi produksi.
o Sebuah pabrik dengan sistem JIT akan mempunyai beberapa loket penerimaan
barang untuk berbagai proses produksi.

- Materials Requirements Planning (MRP)

MRP berupaya mengurangi tingkat persediaan dengan cara memperbaiki akurasi teknik
peramalan dan penjadualan produksi secara lebih hati-hati dan membeli barang sesuai
kebutuhan (around the forecast).

Jika perusahaan merasa perlu untuk membeli barang, unit yang meminta akan membuat
sebuah purchase requisition. Baik berupa dokumen kertas maupun dokumen elektronik, PR berisi:
– Siapa yang meminta barang
– Ke mana barang harus diserahkan
– Kapan dibutuhkan
– Nomor, nama, kuantitas, dan harga barang
– Usulan pemasok
– Nomor departemen
Keputusan penting: memilih pemasok.
Pertimbangan utama:
– Harga
– kualitas
– Ketergantungan
• Terutama penting dalam sistem JIT karena pengiriman yang tidak sempurna
dapat menghambat proses yang lain

• Sertifikasi ISO 9000 yang dimiliki pemasok penting untuk dipertimbangkan.

Perusahaan perlu memiliki sebuah daftar pemasok . Untuk produk yang jarang dipesan,
pemilihan pemasok dilakukan setiap order. Secara periodik, perusahaan harus melakukan evaluasi
kinerja pemasok, termasuk data tentang:

– Harga beli
– Biaya rework dan scrap
– Kinerja pengiriman

Fungsi pembelian harus dievaluasi dan diberi reward berdasarkan kemampuannya

meminimumkan total kos. Tidak hanya kos yang berhubungan dengan pembelian. Sebuah order
pembelian (purchase order) adalah sebuah dokumen atau formulir elektronik yang meminta
pemasok untuk menjual dan mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi produk dan harga
tertentu. PO dapat berfungsi sebagai kontrak dan jani untuk membayar, berisi:

– Nama pemasok dan agen pembelian

– Tanggal pesan dan tanggal pengiriman yang diminta
– Lokasi pengiriman
– Metoda pengiriman
– Rincian barang yang dipesan

2
Sebuah blanket order adalah sebuah komitmen untuk membeli barang khusus pada harga khusus
dari seorang pemasok untuk periode tertentu.
– Mengurangi ketidak pastian sumber pasokan barang yang handal
– Membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasi
TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.
– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian yang diproses. Waktu dan biaya
dapat dipangkas dengan cara:
• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian
• Penggunaan vendor-managed inventory systems
• Reverse auctions
• Procurement cards for small purchases

2. Penerimaan dan penyimpanan barang

Departemen penerimaan barang menerima barang dari pemasok, normalnya melapor ke
manajer gudang yang selanjutnya melapor ke VP produksi. Bagian gudang menyimpan barang,
juga melapor ke manajer gudang. Penerimaan barang harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas
persediaan guna memperbarui catatan persediaan. Tanggung jawab departemen penerimaan
barang adalah memutuskan menerima barang atau menolak dan menguji kuantitas dan kualitas
barang yang diterima

Keputusan pertama didasarkan pada ada tidaknya order pembelian yang valid. Penerimaan
barang yang tidak pernah dipesan akan memboroskan waktu, upaya, dan tempat penyimpanan.
Pengujian kuantitas barang yang diterima sangat penting, karena perusahaan hanya membayar
untuk barang yang benar-benar dipesan dan catatan persediaan dapat di-update secara akurat.
Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang (receiving report):

– Merekam tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor order pembelian.

– Melaporkan nomor barang, nama barang, satuan ukuran, dan kuantitas setiap jenis
barang.
– Menyediakan ruang untuk tandatangan dan komentar dari petugas penerimaan.

Tiga kemungkinan perkecualian dalam proses penerimaan dan penyimpanan barang:

– Kuantitas barang berbeda dengan kuantitas dipesan
– Barang dalam keadaan rusak
– Kualitas barang inferior/jelek

Jika salah satu dari tiga kemungkinan terjadi, petugas pembelian akan menyelesaikan persoalan
ini dengan pemasok.
– Pemasok akan melakukan penyesuaian pada faktur jika ada selisih kuantitas.
– Jika barang rusak atau inferior, dibuat memo debit setelah pemasok setuju untuk
meneruma pengembalian barang atau setuju untuk memberikan diskon.
• Satu lembar dikirimkan ke pemasok
• Satu lembar ke bagian utang untuk menyesuaikan catatan utang.
• Satu lembar ke bagian pengiriman untuk mengembalikan barang.

TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas kegiatan penerimaan:

– Bar-coding
– RFID
– EDI and satellite technology
– Audits

3
 3. Pelunasan pembelian
Ada 2 tahap kegiatan, yaitu:
1) Persetujuan faktur pembelian
Persetujuan faktur pembelian dilakukan oleh departemen utang dagang, yang berada di
bawah controller. Kewajiban resmi untuk membayar timbul ketika barang diterima. Namun
sebagian besar perusahaan hanya membayar setelah faktur diterima dan disetujui.
Tujuan: Mengotorisasi pembayaran hanyak untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar
diterima.
Membutuhkan informasi dari:
Pembelian – order pembelian yang valid
Penerimaan Barang – Laporan Penerimaan Barang yang menunjukkan barang yang benar-
benar diterima
Ada 2 pendekatan untuk memproses faktur pembelian:

- Voucher System
- Non-voucher System

2) Pelunasan faktur
Pembayaran faktur dilakukan oleh kasir, yang berada di bawah bagian keuangan. Kasir
menerima paket voucher, yang terdiri atas faktur dan dokumen pendukung seperti order
pembelian dan LPB. Paket voucher ini mengotorisasi pengeluaran check atau EFT kepada
supplier.
Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:
– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI
– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan OP dan LPB
– Meniadakan faktur pembelian
Disebut Evaluated Receipt Settlement. Pembayaran dilakukan atas dasar apa yang dipesan
dan diterima. Syarat:
– Supplier menetapkan harga yang akurat ketika order disampaikan.
– Personil penerimaan menghitung secara akurat dan menginspeksi barang yang
diterima.
Menghasilkan komunikasi yang tepat waktu tentang pengiriman dan penerimaan.
Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:
– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI
– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan OP dan LPB
– Meniadakan faktur pembelian
– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory
– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik untuk biaya perjalanan
– Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh manfaat dari
pembayaran awal pada periode diskon.
– Penggunaan FEDI untuk membayar pemasok

HERI RAMADHANSYAH

12312410 4