Anda di halaman 1dari 8

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV

Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

PENGEMBANGAN MODEL PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA


INSTALASI FARMASI DI INTERNAL RUMAH SAKIT
Prita Meilanitasari 1), Iwan Vanany2), dan Erwin Widodo 3)
1)
Logistik dan Manajemen Rantai Pasok, Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi
Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, Surabaya, 60111, Indonesia
e-mail: 1)prita.meilanitasari@yahoo.co.id, 2)iwan.vanany@gmail.com, 3)erwin@ie.its.ac.id
2)
Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
3)
Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ABSTRAK
Supply chain rumah sakit yang masuk ke dalam lingkup Healthcare Supply Chain (HCSC)
dan fokus di bidang farmasi (obat-obatan) disebut dengan Pharmaceutical Supply Chain
(PSC). PSC mengkoordinasikan kebutuhan demand, inventory management, serta proses
pengiriman yang dilakukan dengan minimasi biaya dan waktu karena berhubungan dengan
pelayanan publik dan kebutuhan pasien. Penelitian mengenai pengelolaan persediaan obat-
obatan banyak dilakukan oleh para ahli di bidang supply chain karena pelaku medis bukan
ahli dalam pengelolaan persediaan obat-obatan. Penelitian ini akan membahas mengenai
pengelolaan persediaan obat-obatan dengan mempertimbangkan terjadinya kadaluarsa dan
shortage obat. Penelitian ini menghasilkan pemodelan yang memiliki fungsi tujuan yaitu
minimasi total biaya yang menghubungkan ketersediaan obat di masing-masing unit farmasi
yang dipengarui oleh shortage, kadaluarsa, dan multi-layer sales demand. Penelitian dibagi
menjadi dua skenario yang diasumsikan keduanya mungkin terjadi di lapangan (rumah sakit).
Dari kedua skenario yang telah dilakukan didapatkan kesimpulan bahwa pengaruh kadaluarsa
terhadap terjadinya shortage adalah besar. Semakin naiknya persentase kadaluarsa pada obat-
obatan dengan mempertimbangkan hubungan antar unit farmasi akan menaikkan biaya
shortage dan akan menaikkan total biaya secara keseluruhan. Dari hal tersebut rumah sakit
perlu mempertimbangkan terjadinya kadaluarsa, shortage, dan service level dalam melakukan
perencanaan persediaan untuk meminimumkan total biaya dan mencapai service level yang
dapat memenuhi kebutuhan pasien.
Kata kunci: Pharmaceutical Supply Chain, Pharmaceutical Inventory, Internal Supply Chain.

PENDAHULUAN
Supply chain yang berada dala ranah kesehatan disebut dengan Healthcare Supply
Chain (HSC). Dalam prakteknya terdapat banyak permasalahan pada HSC sehingga banyak
peneliti yang melakukan penelitian mengenai HSC diantaranya adalah (1) kurangnya
koordinasi, (2) permasalahan pada manajemen persediaan termasuk di dalamnya adalah
kuantitas, persediaan level, ketersediaan barang dan perhitungan stok, (3) informasi
permintaan, (4) ketergantungan sumber daya manusia, (5) manajemen permintaan termasuk di
dalamnya adalah perencanaan, pemesanan dan tindakan lanjutan, (6) menghindari shortage,
(7) kedaluwarsa, (8) manajemen pergudangan, (9) kontrol suhu, serta (10) visibilitas
pengiriman termasuk transit, penundaan, dan visibilitas kedatangan barang (Privett dan
Gonsalvez, 2014). Sedangkan HSC yang berfokus di bidang farmasi dinamakan
Pharmaceutical Supply Chain (PSC). Dimana PSC sangat penting dalam hubungannya

ISBN : 978-602-70604-3-2
1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

dengan persediaan obat-obatan di rumah sakit. Pelaku medis (dokter, suster, dll) bukan
merupakan ahli di bidang supply chain obat-obatan. Mereka dapat melakukan kesalahan
terhadap pengelolaan persediaan obat-obatan di rumah sakit.
Kesalahan yang dilakukan dalam pengelolaan obat-obatan dapat berakibat fatal
terhadap kondisi pasien sebagai pelanggan salah satunya adalah terjadinya shortage. Dimana
shortage dapat mengakibatkan terlambatnya penanganan pasien atau dapat mengakibatkan
penggunaan obat yang salah karena digunakan sebagai obat pengganti (Paparella, 2012).
Mengantisipasi hal tersebut, Kelle et al. (2012) menganalisa hubungan antara permintaan,
service level dan ketersediaan ruang (available space) dan menemukan formulasi untuk
mengetahui reorder point dari persediaan obat. Sedangkan Kritchanchai dan Meesamut (2014)
menggunakan metode min/max untuk meminimaisasi total biaya persediaan dengan
memperhatikan safety level dengan menggunakan metode AUN dan VEN.
Sebagiam besar peneliti membuat model untuk mengatur pengelolaan obat-obatan.
Penelitian yang paling banyak dilakukan adalah tentang pemodelan ptimal yang dimulai dari
pabrik obat menuju ke rumah sakit atau distributor. Beberapa diantaranya adalah Susarla et al
(2012) yang berfokus pada aliran material pada jaringan multi-eselon pada perusahaan
farmasi multinasional. Kemudian Uthayakumar et al. (2013) melakukan penelitian yang
meminimumkan total biaya ekspektasi di perusahaan farmasi dan di rumah sakit dan Guerero
(2013) membuat pemodelan multi-eselon warehouse dari central pharmacy menuju ke Care
Unit dengan menyederhanakan proses.
Dari penelitian-penellitian di atas, dapat diketahui bahwa para peneliti cenderung
berfokus terhadap hubungan antar eselon di eksternal supply chain. Namun apabila ditelaah
kembali, sistem supply chain di internal rumah sakit perlu untuk dipertimbangkan untuk
ilakukan penelitian karena berhubungan dengan service level yang harus diberikan oleh pihak
rumah sakit kepada pasien. Oleh karena itu penelitian ini berfokus pada internal supply chain
yaitu dengan membuat model yang dapat meminimasi total biaya dengan service level yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk 1). membuat model PSC untuk internal
multi-eselon untuk menentukan tingkat persediaan yang optimal dengan mempertimbangkan
kadaluarsa dan shortage yang mempengaruhi tingkat persediaan obat-obatan di dalam rumah
sakit dan 2) mendapatkan performansi model yang baik untuk situasi pengelolaan dengan
jenis permintaan berupa multi-layer sales point demand.

METODE
Penelitian ini dibagi menjadi tiga tahap. Yang pertama yaitu identifikasi permasalahan
dengan menggunakan literature review dan review ahli. Kemudian kedua adalah pembuatan
model matematis yang terdiri dari tiga eselon yaitu warehouse pusat (WH), apotek besar (AB)
dan depo obat (DO) serta dua skenario yaitu skenario 1 dimana demand obat-obatan dari
pasien hanya ada di depo obat saja (eselon ketiga), dan skenario 2 dimana demand obat-
obatan darii pasien dapat terjadi di epo obat maupuk apotek besar atau bisa disebut dengan
multi-layer sales demad. Tahap ketiga adalah analisis dan pembahasan yang didalamnya
terdiri dari percobaan numerik dan analisis sensitivitas. Percobaan numerik dan anaisis
sensitivitas menggunakan software MATLAB untuk dicari nilai order unit (Q*) yang
mendekati optimal sehingga didapatkan nilai total biaya minimum untuk seluruh eselon.
Setelah dilakukan ketiga tahap tersebut, kemudian dilakukan pengambilan kesimpuan dan
saran sehingga dapat diberikan rekomendasi untuk manajemen rumah sakit sehingga
penelitian ini dapat digunakan untuk pembanding dengan yag telah dilakukan oleh pihak

ISBN : 978-602-70604-3-2
2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

rumah sakit dan dapat terlihat kekurangan yang dapat diperbaiki d masa depan untuk
penelitian selanjutnya.

HASIL DAN PEMBAHASAN


Penelitian ini menggunakan 3 eselon yaitu warehouse pusat (WH), apotek besar (AB)
dan depo obat (DO) serta dibagi menjadi dua skenario. Skenario 1 yaitu Permintaan tertentu
hanya dapat dilayani oleh depo tertentu (contoh: Demand 1 hanya bisa dilayani di Depo 1 dan
selanjutnya). Apabila terjadi stockout di depo, maka Depo akan memesannya ke Apotek
besar yang melayani Depo tersebut. Kemudian skenario 2 yaitu Permintaan tertentu hanya
dapat dilayani oleh depo tertentu (contoh: Demand 1 hanya bisa dilayani di Depo 1 dan
selanjutnya). Namun, Apotek besar juga dapat melayani permintaan dari pelanggan (pasien).
Apabila terjadi stockout di obatnya (contoh: obat 1) di salah satu depo (contoh: Depo 1) maka
Depo tersebut hanya dapat mengambilnya ke Apotek besar yang melayani Depo tersebut.
Sehingga Apotek besar melayani permintaan dari Depo dan pelanggan secara simultan.
Keduanya dapat dilihat pada gambar berikut ini.

(a) (b)
Gambar 1 Model Konseptual (a) Skenario 1 ; (b) Skenario 2

Model penelitian yang digunakan pada penelitian ini mengacu pada model matematis
yang digunakan oleh Guerrero, et al. (2013). Penelitian mereka menggunakan multi-eselon
dan multi-product yang juga akan digunakan pada penelitian ini. Guerrero, et al. (2013)
menggunakan 2 eselon dengan fungsi tujuan yaitu meminimalkan jumlah stock on hand total
di seluruh eselon. Sedangkan pada penelitian ini akan menggunakan 3 eselon, dengan fungsi
tujuan yaitu meminimalkan seluruh total inventory cost (TC) di seluruh eselon. Biaya-biaya
yang digunakan pada penelitian ini untuk meminimumkan TC mengacu pada penelitian yang
dilakukan oleh Blackburn (2010) yaitu carrying cost, shortage cost, replenishment cost
dengan tambahan order cost, untuk pemesanan obat di Warehouse obat ke Distribution
Center (DC), dan purchase cost (Tersine,1994 ; Keith N, et al.,2011). TC yang
diminimumkan pada penelitian ini adalah TC yang berada pada WH (TCw), AB (TCa), dan
DO (TCd).

Pemodelan Skenario 1
(Pers.1)
Dimana total biaya yang diminimumkan akan dijabarkan sebagai berikut:

ISBN : 978-602-70604-3-2
3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

Total Biaya pada Warehouse Pusat (WH)

(Pers.2)

Total Biaya pada Apotek Besar (AB)

(Pers.3)

Total Biaya pada Depo Obat (DO)

(Pers.4)
Dimana batasan yang digunakan dalam skenario 1 ini adalah:
1. Jumlah produk ke-i di instalasi farmasi harus kurang dari atau sama dengan kapasitas
instalasi farmasi tersebut. Sehingga batasan untuk WH, AB, dan DO dituliskan sebagai
berikut:
(Pers.5)
untuk (Pers.6)
untuk (Pers.7)
2. Jumlah total produk ke-i harus memenuhi lebih dari atau sama dengan target service level
untuk permintaan pelanggan dalam satu periode (satu Bulan). Sehingga batasan untuk
WH, AB, dan DO dituliskan sebagai berikut:
(Pers.8)
untuk (Pers.9)
untuk (Pers.10)

ISBN : 978-602-70604-3-2
4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

Pemodelan Skenario 2
Pemodelan skenario 2 sama dengan yang ada pada sekanrio satu dengan tambahan
pada total biaya pada apotek besar (AB) yang berupa penambahan demand langsung dari
pasien sebagai berikut.

(Pers.11)
Dengan batasan untuk apotek besar berubah menjadi:
1. untuk (Pers.12)

2. untuk (Pers.13)

Hasil Penelitian
Data parameter yang digunakan berasal dari perkiraan serta hasil pengamatan dan
wawancara di lapangan. Untuk keperluan verifikasi dan validasi, maka akan digunakan data
dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Jenis produk yang digunakan untuk pemodelan ada 3. Yaitu produk farmasi 1 (PF1),
produk farmasi 2 (PF2), dan produk farmasi 3 (PF3).
2. Ketiga produk ini akan tersebar di 3 eselon yang masing-masing berjumlah 1
Warehouse Pusat (WH), 2 Apotek Besar (AB1 & AB2), 3 Depo Obat yang berada
dalam lingkup AB1 (DO11, DO12 & DO13), serta 3 Depo Obat yang berada dalam
lingkup AB2 (DO21, DO22 & DO23).

Adapun data parameter yang digunakan adalah sebagai berikut:


Tabel 1 Data Parameter yang Dibutuhkan
PF1 PF2 PF3
50000 100000 150000
1000 5000 15000
333 1666 5000
5000 5000 5000

Tabel 2 Data Parameter Lain yang Dibutuhkan

PF1 954 60 0 0.2 5000 2 140 800


DO11 PF2 590 44 0 0.2 5000 2 50 400
PF3 60 27 0 0.2 5000 2 10 200
PF1 730 48 0 0.2 5000 2 140 800
DO12 PF2 525 38 0 0.2 5000 2 50 400
PF3 56 24 0 0.2 5000 2 10 200
PF1 944 99 0 0.2 5000 2 140 800
DO13 PF2 645 41 0 0.2 5000 2 50 400
PF3 160 19 0 0.2 5000 2 10 200

ISBN : 978-602-70604-3-2
5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

PF1 795 62 0 0.2 5000 2 140 800


DO21 PF2 495 32 0 0.2 5000 2 50 400
PF3 58 15 0 0.2 5000 2 10 200
PF1 755 95 0 0.2 5000 2 140 800
DO22 PF2 492 38 0 0.2 5000 2 50 400
PF3 64 17 0 0.2 5000 2 10 200
PF1 934 48 0 0.2 5000 2 140 800
DO23 PF2 530 20 0 0.2 5000 2 50 400
PF3 62 29 0 0.2 5000 2 10 200
PF1 0 0 784 0.2 10000 2 250 1200
AB1 PF2 0 0 468 0.2 10000 2 150 800
PF3 0 0 100 0.2 10000 2 50 400
PF1 0 0 948 0.2 10000 2 250 1200
AB2 PF2 0 0 532 0.2 10000 2 150 800
PF3 0 0 126 0.2 10000 2 50 400
PF1 0 0 0 0.2 15000 2 500 2000
WH PF2 0 0 0 0.2 17000 2 260 1500
PF3 0 0 0 0.2 20000 2 100 1000

Data parameter yang digunakan kemudian dimasukkan ke MATLAB untuk


didapatkan Q* sehingga didapatkan nilai total biaya masing-masing. Kemudian dapat
dilihat pola hubungan antara pengaruh kadaluarsa terhadap shortage yang akan
mempengaruhi nilai total biaya. Sehingga dapat diketahui skenario yang lebih baik
dibandingkan yang lain dan pengaruhnya terhadap pelayanan di internal rumah sakit.
Adapun hasil penelitian yang berupa total biaya didapatkan sebagai berikut:

Tabel 3 Hasil Penelitian untuk Skenario 1


Total Biaya pada Skenario 1 untuk Service Level (1-α) sebagai berikut
f e
0.950 0.900 0.850 0.800 0.750 0.700
0.2 0 67,325,614 67,236,524 67,156,915 67,088,832 67,035,341 67,003,141
0.2 0.05 35,013,155 33,981,552 33,578,082 32,840,532 32,015,739 31,505,990
0.2 0.1 14,325,752 13,554,643 12,823,737 12,132,551 11,518,481 11,088,669
0.2 0.2 23,268,807 21,810,853 20,432,263 19,187,567 18,037,125 16,985,749
0.2 0.3 33,921,237 31,688,938 29,561,540 27,545,804 25,640,208 23,489,093
0.2 0.4 47,913,781 44,447,527 41,160,821 38,059,783 35,145,623 32,414,892
0.2 0.5 70,730,431 64,953,208 59,513,506 54,411,602 49,657,186 45,225,013

Tabel 1 di atas memberi gambaran hubungan antara service level (1-α) dengan nilai
fraksi expiry rate (e). Nilai e = 0.1 merupakan nilai yang memiliki jumlah total biaya yang
terendah (berlaku untuk tiap perubahan (1-α)). Berdasarkan tabel di atas, perbandingan antara
service level dengan fraksi expiry rate adalah berbanding lurus. Semakin besar nilai ‘e’ dan
semakin besar nilai (1-α), maka akan semakin besar pula total biaya yang dikeluarkan. Total
biaya terendah pada skenario 1 berdasarkan tabel 1 di atas adalah Rp. 11,088,669.00 berada
pada service level 0.7, dan fraksi expiry rate 0.1. Pada prakteknya, rumah sakit lebih memilih

ISBN : 978-602-70604-3-2
6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

service level yang lebih tinggi walaupun biayanya cenderung lebh tinggi. Oleh karena itu
untuk penggunaan skenario 1 semacam ini perlu menekan angka persentase kadaluarsa hingga
pada titik 10 persen maksimum. Terutama untuk produk yang sifatnya krusial yaitu produk 3.
Produk 3 perlu memiliki service level 95% karena sifatnya krusial.

Tabel 4 Hasil Penelitian untuk Skenario 2


Total Biaya pada Skenario 2 untuk Service Level (1-α) sebagai berikut
f e
0.950 0.900 0.850 0.800 0.750 0.700
0.2 0 75,724,125 75,587,570 75,457,661 75,334,985 75,219,812 75,112,709
0.2 0.05 44,650,465 43,537,448 43,073,210 42,268,608 41,374,617 40,787,062
0.2 0.1 19,928,457 18,701,108 17,520,559 16,390,548 15,342,758 14,459,459
0.2 0.2 31,147,631 29,266,354 27,459,071 25,721,725 24,060,036 22,479,349
0.2 0.3 44,161,990 41,387,216 38,722,164 36,174,307 33,731,810 31,394,774
0.2 0.4 61,270,978 57,030,948 52,987,018 49,149,895 45,510,034 42,052,608
0.2 0.5 88,918,629 82,062,124 75,550,488 69,380,481 63,552,204 58,058,330

Berdasarkan tabel 2 di atas dengan menggunakan hasil perhitungan MATLAB sebagai


alat bantu, didapatkan total biaya terkecil untuk skenario 2 berada pada kondisi fraksi expiry
rate 0.1 dan SL 0.7. Apabila dilihat dari masing-maisng SL, nilai terkecil masing-masing
berada pada fraksi expiry rate sebesar 0.1. Disarankan, untuk menekan fraksi expiry rate pada
titik 0.1 apabila total biaya yang diinginkan menjadi rendah. Namun, seperti yang ada pada
skenario 1, untuk produk 3 yang sifatnya krusial sebaiknya memaksimalkan nilai service level
sehingga risiko yang didapatkan apabila terjadi shortage dapat ditekan sehingga kerugian bagi
pasien maupun pihak rumah sakit akan semakin sedikit.

KESIMPULAN DAN SARAN


Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, didapatkan beberapa kesimpulan adalah
sebagai berikut:
1. Penelitian ini telah berhasil membuat model yang berfungsi untuk meminimalkan total
biaya dengan mempertimbangkan terjadinya kadaluarsa dan shortage. Dimana level
kadaluarsa harus dapat ditekan sampai 10%. Dimana servce level pada produk 3
(produk krusial) harus maksimum.
2. Terjadinya kadaluarsa pada penyimpanan obat-obatan di rumah sakit sangat perlu
untuk dipertimbangkan dalam menyusun perencanaan pengelolaan persediaan.
3. Penelitian ini dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam menyususn rencana
pengelolaan obat-obatan antar eselon di dalam rumah sakit secara umum.
4. Rekomendasi yang dapat diberikan akibat dari peneitian ini terhadap rumah sakit
adalah pihak rumah sakit harus bisa menggolongkan obat-obatan yang sifatnya kitis,
maupun yang sifatnya fast moving sehingga dapat diperkirakan kuantitas yang
dibutuhkan serta meminimasi total biaya dengan service level yang cukup tinggi.
Saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya adalah:
1. Pertimbangkan untuk melakukan penelitian awal tentang risiko yang mungkin terjadi
dalam pengelolaan obat-obatan di rumah sakit sehingga dapat dimasukkan ke dalam
persamaan untuk bagian dari carrying cost.
2. Perlu dipertimbangkan untuk menggunakan simulasi yang dapat memberikan pilihan
lain kepada pihak rumah sakit agar pengelolaan obat-obatannya terjaga dengan baik.

ISBN : 978-602-70604-3-2
7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Januari 2016

3. Perlu dipertimbangkan kemungkinan terjadinya adanya perpindahan obat-obatan yang


terjadi antar depo obat untuk memenuhi demand.

DAFTAR PUSTAKA
Chopra, Sunil., Meindl, Peter.,2010, Supply Chain Management, New Jersey: Pearson.
Guerrero, WJ., et al., 2013, Joint-optimization of inventory policies on a multi-product multi-
echelon pharmaceutical system with batching and ordering constraints, European
Journal of Operation Research 231, 98-108.
Herist,Keith N., Rollins, Brent., Perri,Matthew., 2011, Financial Analysis in Pharmacy
Practice, London: Pharmaceutical Press.
Simchi-Levi, David,2008, Designing and Managing the Supply Chain Concepts, Strategies,
and Case Studies, USA: McGraw-Hill Companies,Inc.
Tersine, Richard J, 1994, Principles of Inventory and Materials Management Fourth Edition,
USA: Prentice Hall.
Uthayakumar, R., Priyan,S., 2013, Pharmaceutical supply chain and inventory management
strategies: Optimization for a pharmaceutical company and a hospital, Operations
Research for Health Care 2, 52-64.
Uthayakumar, R., Priyan,S., 2014, Optimal inventory management strategies for
pharmaceutical company and hospital supply chain in a fuzzy–stochastic environment,
Operations Research for Health Care3, 177-190.

ISBN : 978-602-70604-3-2
8