mN} icontec internacional ,Cdmo generar un plan de accion para solucionar una no conformidad? @ {Qué queremos conseguir a través de este plan? or diferentes razones, después de su trabajo, el auditor recomienda ala empresa disefiar un plan de accién completo para solucionar una no conformidad detectada en|a auditoria de certificacién. ;Qué significa estorealmente? Este documento provee directrices sobre la forma en que debe plantearse un plan de accién que se proyecte como la solucién a la causa de una no conformidad y no sélo la correccién alamACT ee iy PELE) una @ Definiciones Es importante hacer un repaso de las definiciones asociadas con temas de no conformidades de auditor, 2.1NoConformida ‘cumplimiento de un requisito (fuente Norma ISO $000} Enel caso de una auditoria a un sistema de gestién, se trata de un incumplimiento de un requisito de la norma de sistema de gestion. 2.2Correccién: Accién para eliminar una no conformidad detectada (fuente Norma ISO 9000). NOTA1: Una correccién, puede serpor ejemplo reprocesar reclasificar Lacorreccién se dirige al efecto oimpacto delincumplimiento. 2,3 Accién Correctiva; Accién para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacién indeseable (fuente Norma ISO 9000), NOTA2 Puede haber més de una causa para una no conformidad NOTA3 Laaccion correctiva se implementa para evitarrecurrencia del problema ono conformidad NOTA4 Esdiferente una correccion auna accion correctiva. &) Tetra - {Qué diferencia hay entre una correccién y una accién correctiva? La correccién va directamente al efecto del problema y soluciona el problema de manera puntual y transitoria. No garantiza que no se vuelva a repetir el problema, porque no analiza las causas del mismo, En contraste, la accién correctiva, busca eliminar la causa rafz o funda- mental del problema y que este no se vuelva a repetir 0 su impacto disminuya de forma signi cativa La correccién deberia darse en funcién de dar solucién inmediata al problema identificado y deberia redactarse en tiempo pasado teniendo en cuenta que es una solucién inmediata. Por ejemplo, se sefializ6 el punto de encuentro. La organizacién debe examinar el sistema de gestion en general, para determinar si existen otros casos en relacién con el problema identificado, que deban ser corregidos (extensién del problema) y también deberiantratarse estos en a correccién Debe quedar evidencia de la correcciéntomada. & icontecence un PELE) una © Analisis de causas El andlisis de causas busca identificar qué ha conllevado a que se presente el problema y su impacto; no debe tener como resultado la repeticién del problema (hallazgo) 0 ¢ causasaisladas, Dobe estar orientado a identificar el qué (causa) y el porqué (factor generador), hasta encontrar la causa raiz o funda- mental (causa generadora). ’ @ Métodos para definir el plan de accién (analisis de causas) Una pregunta obligatoria: zqué métodos se deben emplear para llegar a un plan de accién concreto y completo? Las metodologias que se pueden utilizar son varias, entre las que se relacionan a, Espina de pescado odiagrama causa-efecto b. Uuviadeideas c. Lostres porqués Acontinuacién se describen brevemente cada uno de ellos. a.) Espina de pescado o diagrama causa efecto Material Método ° ~ 7, Problema Mauer eid Lo Medio ambiente icontecence un PELE) una luego de definir correcciones, es importante identificar la(s) causa(s) que origina(n) el problema o la no conformidad. Una herramienta muy dtl es la espina de pescado o diagrama causa efecto que evaldalas M de un problema Como se ve en el grafico, se cuenta con las siguientes M, para el analisis: Mano de obra Método Méquine Medio ambiente Materiales Medida Los siguientes son algunos ejemplos para cada M de posibles anilisis relacionados con cada una Mano de obra: * Falta de conocimionto © Faltadehabilidades odestrezas + Falta de capacitacion * Capacitaciénno eficaz + Responsabilidady autoridad nodefinidas Maquina: * Inadecuada definicion de equipos o . infraestructura claves para hacerie mantenimiento: © Infraestructura no adecuada para ol proceso 0 . el cumplimiento de los requisitos + Falta de mantenimiento preventive Falta de inspeccién o monitoreo a equipos @ infraestructu Materiales: ‘* Materias primas o insumos comprados que no . cumplen especificaciones ° ‘© Materias primas o insumos sin verificacién en la recepeién . © Falta de definicién de especificaciones de materias primas o insumos . © Fallas en el control del producto, en proceso 0 en su almacenamiento 0 preservacion . icontec Método: Falta de definicién de etapas del proceso Procedimiento no definido Procedimiento inadecuado Documentacién requerida no definida 0 inadecuada Medio ambiente de trabajo: No se aseguran condiciones fisicas para lograr la conformidad del producto o servicio con requisites Falla en el control operacional Medicién y monitoreo Equipo de medicién no adecuado Equipo de medicién sin calibracién 0 verificacion, o ambas, Software de ensayo o de monitoreo no comprobado Moritoreo 0 sequimiento no definido en producto o servicio o en los procesos Medicién no definida Definicién equivocada de indicador de gestiénACT ee iy PELE) una b.) Lluvia de ideas - Es una técnica de grupo que permite obtener un gran numero de ideas sobre un determinado tema de estudio. El formato para tomar las ideas es libre y lo mas importante es, “ no desechar en un principio, ninguna de ellas. Luego, por “ votacién, se depura la lista inicial, hasta que se escogen las —- a mas representativas del grupo, por consenso. ee, - c.) Los tres porqués La técnica de los tres porqués es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que genera un problema en particular. El objetivo final de los tres porqués es determinar la causa raizde.un defecto o problema. Como estas hay muchas otras opciones para el anélisis de los problemas. Se recomienda la consulta de la norma ISO 31010 que relaciona algunas de ellas ©) ES Luego de identificar lals) causa(s), es necesario definir las acciones correctivas que van a eliminar estas causas, para evitar la recurrencia del problema. También se deben definir responsabilidades por implementar las acciones correctivas, los plazos ylos recursos necesarios, Los planes de accién que se proponen para la carreccién yla accién correctiva de una no conformidad de auditoria de ICONTEC, deben considerar su desarrollo con unos plazos acordes, con el impacto de la no conformidad, de acuerdo con la naturaleza del trabajo que se propone desarrollar, pero siempre considerando que no haya demora injustficada en suimplementacion, Para definir la accién correctiva podria considerarse estructurarla bajo el enfoque PHVA. Esto permitirfa tener un plan de accién mas estructurado, que conlleve a eliminar o mitigar el problema identificado. La fecha final propuesta para tratarla no conformidad deberia coincidirla fecha en que la empresa asegura que el problema que derivé la no conformidad fue erradicado, ICONTEC realiza seguimiento en sus auditorias a la implementacién y eficacia de las correcciones y acciones correctivas, considerando las fechas acordadas. La eficacia de a accién se centrard en evaluarno solo que el plan se haya ejecutado, sino también siel plan implementado redujo o eliminé el problema que generé la no conformidad. Con este breve resumen esperamos contribuir al proceso de MEJORA CONTINUA de su organizacion. & icontecACN ee Nuestra presencia en Colombia y Latinoamérica Nuestra sélida trayectoria representa un amplio conocimiento de las condiciones de los diferentes sectores 509 En Colombia: ‘ts ee roo “ misao) scene vecawen Sema orm —| 3 En el mundo: ep — Guatemala El Salvador. Honduras: Costa Rica Panama Ecuador Pet Bolvie Chile. '™ Oficinas Propias wNY icontec a karl}