MS - EXCEL

OLEH

SETYO WIDIARTO, S.E

ROBY DARMADI. S.KOM.
 Mengenal MS-Excel dan fungsinya

 Suatu perangkat lunak yang digunakan dalam

pengolahan angka ataupun dalam statistik
(perhitungan, grafik dll)
 MS-Excel dapat digunakan dalam permasalahan
administrasi baik yang mudah maupun yang rumit.
 misal membuat laporan keuangan yang memerlukan
gambar dan grafik serta laporan akademik (nilai,
KHS, dll)
 Dasar-Dasar MS-Excel

 Baris : merupakan bagian horizontal / mendatar (kiri – kanan) yang diberikan

identitas dengan angka, mulai angka 1 sampai dengan 1.048.576
 Column : merupakan bagian vertikal (atas – bawah) yang diberikan identitas
dengan huruf, mulai huruf a sampai xfd (16.384 column)
 Cell / sel : merupakan gabungan dari baris dan column dan merupakan bagian
terkecil dari worksheet. Setiap cell dapat diisi dengan value / angka, huruf /
text dan formula dengan karakter maksimal 255 karakter, contoh cell : a1, b1,
c5, d10
 Range : sekelompok / kumpulan dari beberapa cell. Range dan cell dapat
diberikan nama sesuai keinginan kita melalui kotak nama disebelah kiri
formula bar, hal ini biasanya dilakukan untuk mempermudah dalam
melakukan operasi perhitungan / formula.
 Worksheet / lembar kerja : merupakan total kumpulan dari baris dan column
 Workbook / buku kerja : merupakan kumpulan dari workhsheet (berlabel sheet
1 sampai 1500 lebih sheet)
 Dasar-Dasar MS-Excel
 Rumus / Formula : gabungan dari beberapa elemen yang menghasilkan suatu
nilai. Penulisan rumus / formula selalu diawali dengan tanda = (sama dengan)
Elemen-elemen tersebut adalah :
- fungsi
- operator Fungsi yang
- referensi cell =sqrt(a2^2+b2^2) sering dipakai
- nilai konstan
 Relatif Cell : merupakan alamat yang dituliskan dalam bentuk rumus / formula
akan berubah jika dicopy ke cel lain
 Absolut Cell : merupakan alamat yang ditambahkan dengan tanda $ didepan
baris dan column pada suatu cell, sehingga menghasilkan nilai absolut /
mutlak.
 Custom Cell : menyesuaikan cell sesuai keinginan, dalam hal ini
menambahkan suatu teks pada cell, tetapi cell tsb tetap dianggap
numeric/angka.

Contoh relatif cell Contoh absolut cell Contoh custom cell

 MS-Excel : Operator
 Operator Aritmatika / Matematis :
- tanda plus (+) : menjumlahkan dua nilai, contoh
- tanda minus (-) : mengurangi dua nilai, atau sebagai tanda negatif
- tanda bintang (*) : mengalikan dua nilai
- tanda garis miring (/) : membagi dua nilai
- tanda persen (%) : merepresentasikan nilai persentase
- tanda sisipan (^) : digunakan sebagi tanda pangkat
 Operator Pembanding :
- tanda sama dengan (=) : apakah nilai yang satu sama dengan yang lain
- tanda lebih besar (>) : apakah nilai yang satu lebih besar dari yang lain
- tanda lebih kecil (<) : apakah nilai yang satu lebih kecil dari yang lain
- tanda lebih kecil lebih besar (<>) : menunjukkan ketidaksamaan
- tanda lainnnya <= : lebih kecil samadengan, >=: lebih besar sama dengan
 Operator Penggabungan Teks :
- tanda dan (&) : menggabungkan dua teks / cell
- menggunakan fungsi concatenate, contoh concatenate (sel1,sel2,..dst)
Operator Operator Operator
Matematis Pembanding Penggabungan
 MS-Excel : Prioritas

Dalam penulisan formula / rumus pada excel, hal paling mendasar yang perlu
diketahui adalah terdapat prioritas (perhitungan yang diutamakan terlebih
dahulu), terdapat 2 prioritas yaitu :
 Prioritas default oleh Komputer :
- tanda ^: pangkat  prioritas no 1
- tanda * dan /  prioritas no 2
- tanda + dan -  prioritas no 3

 Prioritas Sesuai Kehendak Kita :

Untuk mendapatkan prioritas yang sesuai kehendak kita yaitu dengan
menambahkan tanda kurung ( ) pada formula yang diutamakan.

Prioritas Komputer Prioritas Kita

 MS-Excel : Fungsi Logika

Fungsi logika atau disebut juga dengan fungsi if adalah fungsi untuk
menghasilkan suatu nilai dari suatu perbandingan / pengujian yang menghasilkan
nilai benar (thrue) atau nilai salah (false).

Fungsi logika menggunakan operator pembanding (=,>,<,>=,<=,<>)

Dalam fungsi if terdapat 2, yaitu

 Fungsi if tunggal
Jika hanya terdapat 1 (satu) nilai / ekpresi yang akan diujikan (logical test),
sehingga jika kondisi benar / terpenuhi maka dihasilkan nilai benar, jika tidak
maka dihasilkan nilai salah
=if(ekpresi yang akan diujikan,nilai benar,nilai salah)

Fungsi If Tunggal
 MS-Excel : Fungsi Logika

 Fungsi if Multi
Jika terdapat lebih dari 1 (satu) nilai / ekpresi yang akan diujikan (logical test).
=if(ekpresi yg diujikan,nilai benar,if(ekpresi yg diujikan,nilai benar,dst,nilai salah)

Fungsi If Multi

Catatan / yang perlu diperhatikan :

 Tanda sama dengan (=) hanya pada awal saja
 Penulisan teks harus diapit dengan tanda petik, contoh : “A”, “Lulus”
 Pada if multi penulisan if tergantung banyaknya syarat dikurangi 1, contoh jika
syarat 5 maka if ada 4, dst
 Perhatikan tanda kurung, koma, dan petik dengan teliti
 Seringlah berlatih !!!!
 MS-Excel : IF-AND, & IF-OR

Dalam pemakaian fungsi if kita dapat menambahkan fungsi and atau or.
Fungsi and atau or ditambahkan pada logical test, sehingga format
penulisannya:
=if(and(logical1,logical2,dst),nilai benar,nilai salah)
=if(or(logical1,logical2,dst),nilai benar,nilai salah)

Kegunaan :
- Fungsi if(and : nilai benar jika semua logical bernilai benar
- Fungsi if(or : nilai benar jika salah satu logical bernilai benar

Untuk lebih jelasnya lihat contoh kasus berikut !

Contoh kasus
 MS-Excel : VLOOKUP & HLOOKUP

Kegunaan :
 Vlookup : mengambil data secara vertikal dari data induk
 Hlookup : mengambil data secara horizontal dari data induk

Fungsi Vlookup dan Hlookup dapat dijadikan alternatif pengganti pada fungsi if multi
Pada fungsi Vlookup dan Hlookup diperlukan data Induk
 Vlookup data induk disusun secara vertikal
 Hlookup data induk disusun secara horizontal
 Rumus : pada data induk harus dibuat absolute, hal ini supaya kalau dicopy tidak
berubah.
Rumus :
 Vlookup  =vlookup(cell teks,datainduk,indek data induk)
 Hlookup  =hlookup(cell teks dicari,datainduk,indek data induk)
contoh : =vlookup(b2,$c$4:$e$10,2) ; =vlookup(b2,$c$4:$e$10,2)
Vlookup dan
Hlookup
 MS-Excel : FUNGSI LEFT, MID, RIGHT

Kegunaan : Mengambil beberapa karakter pada suatu teks / cell

 Left = mengambil karakter dari sebelah kiri
 Mid = mengambil karakter dimulai dari tengah
 Right = mengambil karakter dimulai dari kanan

Rumus :
 =left(text,num_char) contoh  =left(a2,4) artinya mengambil karakter pada cell a2
mulai dari kiri, sebanyak 4 karakter
 =mid(text,num char) contoh  =mid(a2,2,4) artinya mengambil karakter pada cell a2
mulai dari karakter ke 2 , diambil sebanyak 4 karakter)
 =right(text,num char) contoh  =right(a2,4) artinya mengambil karakter pada cell
a2 mulai dari sebelah kanan, sebanyak 4 karakter
Lebih jelasnya lihat contoh

Fungsi Left, Mid,

Right
 MS-Excel : FUNGSI DATE

Fungsi yang sering digunakan :

 =today()  menunjukkan tanggal hari ini
 =day(date)  menunjukkan tanggal pada suatu date
 =month(date)  menunjukkan kode bulan pada suatu date (1: januari, 2 : febr,
3 : maret, …., 12 : desember)
 =year(date) menunjukkan tahun pada suatu date
 =weekday(date)  menunjukkan kode hari pada suatu date (1 : minggu, 2 :
senin, 3 : selasa, ….. ,7 : sabtu)
 =choose(kode hari,”minggu”,”senin”,”selasa”,…..,”sabtu”)  merubah kode
hari (weekday) ke dalam hari
 =year(now())-year(date)  mengetahui usia seseorang
 =text(cell,”dddd”)  hari, =text(cell,”mmmm”)  bulan, text(cell,”yyyy”) 
tahun
Fungsi Date
 MS-Excel : Data Sort / Mengurutkan Data

Salah satu prinsip dalam pengadministrasian data adalah harus enak

dilihat dan gampang dicari.
Sehingga lebih baik kalau data yang ada diurutkan / disortir sesuai
keinginan. Sebagai contoh kita ingin mengetahui siapakah yang
mempunyai nilai tertinggi pada mata kuliah komputer, maka data
tersebut harus diurutkan secara descending / menurun (z to a).
MS-Excel menyediakan fasilitas data sort pada group data
Langkah-langkahnya :
- Blok data tabel
- Klik data short, column short by (isikan column yang dijadikan kunci)
- Short on  pilih : value, cell color, font color, cell icon
- Order  urutkan ascending/menaik (a to z) atau descending/menurun (z to a)
- Klik Ok.. Lihat hasilnya

Contoh Data Sort

 MS-Excel : Melindungi/Memprotect Cell Sheet

Untuk menjaga agar fungsi-fungsi / rumus yang telah kita buat dari
kemungkinan secara tidak sengaja ke-delete / kehapus, maka kita dapat
menggunakan fasilitas protect cell / sheet.
Defaultnya cell sudah dalam keadaan protect, tetapi karena belum
diaktifkan maka belum berfungsi.
Langkah-Langkah mengaktifkan
- Pilih grup menu Home, lalu klik format
- Pilih protect sheet
- Isilah password  reenter password (isikan password yang sama )
- Klik Ok.. Lihat hasilnya

Cara Memprotect
Cell Sheet
 MS-Excel : Data Validation

Dalam pengorganisasi data, kita dapat menggabungkan penggunaan data

validation dengan fungsi vlookup yang telah kita pelajari.
Dengan menggunakan data validation kita dapat membuat drop down
list, sehingga data yang ada dapat diambil sesuai keinginan kita
Langkah-Langkah menggunakan data validation
- Pilih grup menu Data, lalu klik data validation, pada setting – allow pilih list
- Pada input message – isikan sesuai keinginan
- Pada error allert – pilih style yang diinginkan, title & error message isi
- Klik Ok.. Lihat hasilnya
- Gabungkan dengan fungsi vlookup

Contoh data Contoh data

validation 1 validation 2
 MS-Excel : FUNGSI GRAFIK

Data biasanya dibuat dalam bentuk tabel, maupun grafik.

Kelebihannya bila data dibuat dalam grafik adalah lebih menarik dan
lebih mudah dibaca.
Tampilan grafik dengan warna-warna khusus akan lebih enak untuk
dianalisa dibandingkan dengan warna yang sama. Setiap item diberikan
warna yang berbeda dengan item yang lain.
Langkah-Langkah membuat grafik :
- Buatlah data / tabel
- Blok data tabel
- Pada Tab Menu, pilih Insert, pilih toolbar charts sesuai keinginan kita

Contoh data
Contoh Grafik
validation 2
 MS-Excel : FUNGSI HYPERLINK

Hyperlink adalah fasilitas untuk membuat pintasan / link, baik pada

dokumen itu sendiri, maupun antar dokumen.
Dengan menggunakan hyperlink kita dapat menuju dokumen yang
dimaksud dengan hanya meng-klik pada cell yang sudah ditandai.
Langkah-Langkah membuat hyperlink :
- Pilih grup menu Insert, lalu klik hyperlink
- Pada input message – isikan sesuai keinginan
- Pada error allert – pilih style yang diinginkan, title & error message isi
- Klik Ok.. Lihat hasilnya
- Gabungkan dengan fungsi vlookup

Hyperlink
 MS-Excel : Value & Transpose

1. Fungsi Copy Value : mengubah fungsi-fungsi / rumus menjadi sebuah

nilai / value.
2. Fungsi Copy Transpose : mengubah urutan data dari horizontal ke vertikal,
ataupun sebaliknya.

Langkah-langkahnya :
- Blok cell / range
- Klik Kanan  klik copy
- Klik Kanan ditempat cell tujuan
- Pilih paste option, pilih value atau transport
- Lihat hasilnya

Contoh copy
Contoh Copy Value
transpose
TERIMA KASIH