(2 & N° OTS -2016/VIVIENDAVMCSIPNSU/1.0 05 Aco, 2016 Lima, vistos: El Memorando N° 1393-2016/VIVIENDAVMCSIPNSU/1.2 de la Unidad de Infraestructura y Sostenibilidad, el Informe N° 029-2016/VIVIENDA/PNSU/1.2.1/CROLDAN del Equipo de Obras y el Memorando N° 514-2016/VIVIENDA/VMCS/PNSUI3.2 de la Unidad de Planeamiento, Presupuesto y Sistemas de informacién del Programa Nacional de Saneamiento Urbano; CONSIDERANDO: Que, de acuerdo ala Ley N° 30156, Ley de Organizacién y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento - en adelante MVCS, en sus articulos 6 y 10 se establece que el MVCS es el drgano rector de las politicas nacionaies y sectoriales dentro de su Ambito de competencia, que son de obligatorio cumplimiento por los tres niveles de gobiemo y en todo el territorio nacional, teniendo entre otras funciones compartidas la de ejecutar proyectos de saneamiento urbano y rural con los gobiernos regionales 0 locales; Que, en el marco de las competencias de! MVCS se emite la Resoluci6n Ministerial N° 086-2015-VIVIENDA, modificada por la Resoluci6n Ministerial N° 042-2016-VIVIENDA, que establece los lineamientos y procedimiento para la eecucién de proyectos de inversién publica de saneamiento de los gobiernos regionales, gobiernos locales y las entidades prestadoras de servicios de saneamiento municipales, que estén previstos en el presupuesto institucional de este Ministerio, cuyo monto de inversién sea mayor a S/ 20 000 000.00 y que resulten priorizados y con evaluacién de calidad favorable para su financiamiento en el marco de la Resolucién Ministerial N° 270-2014-VIVIENDA. El articulo 3 de la Resolucién dispone que para la ejecucion de los proyectos de inversién los gobiernos regionales, gobiernos locales 0 entidades prestadoras de servicios de saneamiento municipales, de acuerdo a la normatividad del Sistemia Nacional de Inversién Publica - SNIP, efectuaran el cambio de unidad ejecutora, de los proyectos denversién publica en saneamiento declarados viables, a favor de los Programas de! MVCS, previo acuerdo de Concejo, o de Junta General de Accionistas, o de Junta de Socios, seguin corresponda y de acuerdo a su competencia; Que, por su parte, el Programa Nacional de Saneamiento Urbano - PNSU, de acuerdo a su Manual de Operaciones, aprobado mediante Resolucion Ministerial N° 231-2012- VIVIENDA, tiene como objetivo general el mejorar la calidad, ampliar la cobertura y promover el uso sostenible de los servicios de saneamiento en el ambito urbano, a fin de mejorar la calidad de vida, al influir en la mejora de la salud y de la nutricién de la poblacién urbana; asimismo una de las lineas de intervencién del PNSU se orientan a la Construccion, rehabilitacién y/o ampliacién de infraestructura de saneamiento;Que, asimismo, al articulo 25 de!-Manual de Operaciones de! PNSU, sefiala que la Unidad de infraestructura y Sostenibilidad es responsable de la ejecucién de proyectos en el Ambito urbano y una de sus funciones es proponer normas y/o directivas técnicas en materia de su competencia; Que, mediante el Memorando N° 1393-2016/VIVIENDAVMCSIPNSU/1.2 de la Unidad de Infraestructura y Sostenibilidad y el Informe N° 029-2076/VIVIENDA/PNSUIt.2.1/ CROLDAN del Equipo de Obras, se propone la aprobacién de la "Guia para la Administracion de Contrato de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, como un documento de gestion para dotar a los profesionales del Equipo de Obras encargados de la administracién de contratos de obras, de una herramienta técnica, agil, precisa y amigable que les permita conocer, identificar y aplicar correctamente las nuevas disposiciones de la Ley Contrataciones del Estado, asi como reducir riesgos, fortalecer la gestion de la administrai de los contratos y fortalecer las fases de los contratos de obra que presentan debilidades que estén sujetos a las observaciones planteadas por el drgano de control institucional; Que, mediante el Memorando N° 514-2016/VIVIENDAVMCS/PNSU/3.2, la Unidad de Planeamiento, Presupuesto y Sistemas de Informacién, consideré procedente continuar con el proceso de aprobacion de la Gula para la administracién de contratos de obras de proyectos de agua potable y saneamiento por la Direccién Ejecutiva, esto, al encontrar razonable su contenido que cuenta con la conformidad de la unidad organica involucrada; Que, en ese sentido la propuesta de “Guia para la Administracién de Contrato de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, tiene por finalidad contar con una rramienta técnica que permita a los profesionales encargados de la administracién de tratos de obra una mejor gestién en la administracién de los contratos; vs Que, conforme al literal k) del articulo 11 de! Manual de Operaciones de! PNSU, la Direccién Ejecutiva tiene como funcién realizar todos los actos administrativos necesarios para la correcta y adecuada gestién y control del PNSU, mediante la aprobacién y desarrollo de los instrumentos de gestién necesarios para el cumplimiento de las funciones, incluyendo la emisi6n de Resoluciones Directorales; Que, en consecuencia, resulta necesario aprobar la "Guia para la Administracién de Contrato de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento” la misma que cuenta con la opinién favorable de la Unidad de Asesoria Legal; Con la visacién de los Jefes de las Unidades Infraestructura y Sostenibilidad, de to, Presupuesto y Sistemas de Informacién; y de Asesoria Legal; Planear De acuerdo con las facultades conferidas al Director Ejecutivo del Programa Nacional de Saneamiento Urbano en el Manual de Operaciones, aprobado por Resoluci6n Ministerial N° 231-2012-VIVIENDA; ‘SE RESUELVE: Articulo 1°.- Aprobar la “Guia para la Administracién de Contratos de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, que en Anexo forma parte integrante de la presente Resolucién, conforme al sustento de la parte considerativa de la presente Resolucién;Articulo 2°.- Remitir copia de la presente Resolucién y Anexo aprobado en el articulo 1, a todas las Unidades Orgénicas del Programa Nacional de Saneamiento Urbano, para conocimiento. Articulo 3°.- La "Guia para la Administracion de Contratos de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, entrard en vigencia a partir del dia siguiente de la emision de la presente Resolucién. Articulo 4°.- Disponer la publicacién de la presente Resolucion y Anexo, en la pagina web institucional del PNSU. Registrese y comuniquese, hie ve ibooue faeMINISTERIO DE PNSU VIVIENDA Programa CONSTRUCCION Y acioral oo SANEAMIENTO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS play XcLUy NM Toy \ Roe Aya e){GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO sz oe ons re Mi. ao sae = tor Spot Vetouer Director Ejecutivo del Programa Nacional de Saneamiento Urbano July Rodriguez Pazze Jefe de la Unidad de nfraestructura y Sostenblidad del Programa Nacional de Saneamiento Urbano Dante Arbildo Arroyo Jefe del Equipo de Obras del Programa Nacional de Saneamiento Urbano Responsable de Elaboractén Ing. CP. Miguel A. Salinas Seminario Primera Edién: Abril 2016INDICEINDICE Pag. A, INTRODUCCION 3 B. GLOSARIO 5 C. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS 10 D. PROCEDIMIENTOS PARA LAS DIVERSAS ETAPAS EN LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DEOBRA D.1__ ANTES DEL INICIO DE LA EJECUCION DE 1, _ EXPEDIENTE TECNICO = PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL 16 LAOBRA 19 EXPEDIENTE TECNICO ANTES DE LA CONVOCATORIA 19 = PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL EXPEDIENTE TECNICO DESPUES DE LA GESTION DE LA BUENA PRO a 2. SUSCRIPCION Y VIGENCIA DEL CONTRATO DE OBRA 28 3. INICIO DEL PLAZO DE EJECUCION DE OBRA 28 4, _ ENTREGA DE INFORMACION NECESARIA PARA LA SUPERVISION DE LA OBRA. 35 5. GARANTIAS 36 6. ADELANTO DIRECTO 40 D.2__ DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. ORGANIZACION DE TODA LA DOCUMENTACION TECNICA ~ ADMINISTRATIVA DE OBRA 45, 2. CALENDARIO DE EJECUCION DE OBRA ADECUADO AL INICIO DEL PLAZO CONTRACTUAL 46 3, _ REVISION DEL INFORME DE COMPATIBILIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO 47 4, SUSPENSION DEL PLAZO DE EJECUCION 48 5. ADELANTO DE MATERIALES 82 6. OBLIGACION DEL CONTRATISTA DE EJECUTAR EL CONTRATO CON EL PERSONAL ‘OFERTADO 58 7. FUNCIONES DEL INSPECTOR 0 SUPERVISOR DE OBRA 2 8. AMPLIACION DE PLAZO DE LOS SERVICIOS DE LA SUPERVISION B 9. PRESTACIONES ADICIONALES DE SUPERVISION 8 10, COORDINACIONES PARA COMUNICAR A OPI CUANDO SE PRESENTEN VARIACIONES CONTRACTUALES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA DEL SNIP. 24 11. CUADERNO DE OBRA a7 12, CONSULTAS SOBRE OCURRENCIAS EN OBRAS a1 13. VALORIZACIONES 95 14, REAJUSTES 99 15, DISCREPANCIAS RESPECTO A VALORIZACIONES © METRADOS 103, 16. AMPLIACIONES DE PLAZO 106 17. COSTOS DIRECTOS Y GASTOS GENERALES VARIABLES aa 18, INTERVENCION ECONOMICA 120 19. PRESTACIONES ADICIONALES DE OBRA 126 20, RESOLUCION DEL CONTRATO DE OBRAS 137 21, PENALIDADES D.3__DESPUES DEL TERMINO DE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. RECEPCION DE LA OBRA Y PLAZOS 2. TRANSFERENCIA FISICA DE LA OBRA 3. LIQUIDACION DEL CONTRATO DE OBRA 4, LIQUIDACION DEL CONTRATO DE SUPER 5. INFORME DE CULMINACION DE CONTRATO DE OBRA Y DE SUPERVISION VISION DE OBRA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTOA.INTRODUCCION PROGRAMA NACIONAT DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 3 SANEAMIENTOA. INTRODUCCION Con fecha 09 de Enero del 2016 entraron en vigencia la nueva Ley de Contrataciones del Estado No. 30225 y su Reglamento el D.S. No. 350-2015-EF. De la revisién de las citadas normas se verifica que en el Capitulo VII de OBRAS, las mismas han creado nuevos articulos (Suspension del plazo de ejecucién, Obligacién del contratista de ejecutar el contrato con el personal ofertado), ha eliminado un articulo (Costos de la supervisin e inspeccién) e introducido importantes y radicales modificaciones en otros articulos (diferir el inicio del plazo de ejecucién, ampliaciones de plazo, prestaciones adicionales). En este contexto el Programa Nacional de Saneamiento Urbano (PNSU) del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento ha considerado necesario generar una GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO (GPACO) con la finalidad de dotar a los profesionales del Equipo de Obras de la Unidad de Infraestructura y Sostenibilidad, encargados de la ADMINISTRACION DE LOS CONTRATOS DE ary ‘OBRAS, de una herramienta técnica dgil, precisa y amigable que les permita conocer, identi aplicar correctamente las nuevas disposiciones. Para su elaboracién se ha tomado en cuenta los alcances requerides por los Términos de Referencia del PNSU, informacién de diversas recomendaciones del Organo de Control Interno, Directivas Internas, Lineamientos internos, opiniones de los Administradores de Contrato, asi como las recomendaciones del Coordinador de la Consultoria. La GPACO incluye un Glosario de Términos, las Funciones del Administrador de Contratos y el desarrollo detallado de los Procedimientos referidos a los articulos relacionados con la ejecucion de obras y la supervision de obras. Para efectos de su mejor comprensién y aplicacién, los procedimientos de cada articulo desarrollado tienen la siguiente estructura: 1) Texto completo del articulo considerado en la nueva norma. 2) Una jALERTA! que busca llamar la atencién del Administrador de Contrato a leer el PROCEDIMIENTO que consiste en el desarrollo de sus funciones respecto a cémo gestionar y aplicar cada articulo de obras, considerando, en determinados casos, ejemplos aplicativos. 3) Opiniones del Organismos Supervisor de las Contrataciones Estatales (OSCE) que refuerzan y/o precisan la aplicacién del articulo. En este punto se debe indicar que las diversas Opiniones consideradas tienen una finalidad de reforzar y/o ampliar los criterios aplicativos de! Administrador, sin ser vinculantes. 4) En determinados casos se han incluido varias RECOMENDACIONES producto de acciones de control con la finalidad de que los Administradores eviten reincidir en estas. Finalmente debe precisarse que la GPACO se constituye en un documento técnico normative que debe estar sujeto a una permanente mejora y adecuacién para lo cual los Administradores de Contrato tienen la palabra. Marzo 2016 AN Br TENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTOB. GLOSARIO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOGLOSARIO ADELANTO DIRECTO (art.155° y 1562 - Reg.): Capital de trabajo otorgado por la Entidad a solicitud de! Contratista, el cual no puede superar el 10% del Monto del Contrato Original (incluido el 16v). ADELANTO PARA MATERIALES E INSUMOS (art.1552 y 1572 - Reg.): Monto otorgado por la Entidad a solicitud del Contratista, segin Calendario de Adquisicién de Materiales, el cual no puede superar el 20% del Monto del Contrato Original (incluido el IGV).. CALENDARIO DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO (art.1512 - Reg. consta la programacién valorizada de la ejecucién de la obra, por periodos determinados en las Bases 0 en el contrato. | documento en el que CONSULTORIA DE OBRA (Definiciones Reg.): Servicios profesionales altamente calificados consistentes en la elaboracién del expediente técnico de obras 0 en la supervisin de obras. Traténdose de elaboracién de expediente técnico la persona natural o Juridica encargada de dicha labor debe contar con una experiencia especializada no menor de 1 afio; en el caso de supervisiones de obra la experiencia especializada debe ser no menor de 2 afios. CONTRATO: (Definiciones Reg.)Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relacién juridica dentro de los alcances de la Ley y de su Reglamento. CONTRATO ORIGINAL (Definiciones Reg.): Es el contrato suscrito como consecuencia del ‘otorgamiento de la buena pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora. CONTRATO ACTUALIZADO O VIGENTE (Definiciones Reg.): El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones adicionales, reduccién de prestaciones, 0 por ampliacién o reduccién del plazo, u otras modificaciones del contrato. CONTRATISTA (Definiciones Reg.): El proveedor que celebra un contrato con una Entidad de isposiciones de la Ley y el Reglamento. conformidad con las COSTO DIRECTO: Son aquellos costos de los recursos que se incorporan fisicamente a la obra y estén constituidos por los siguientes rubros: Mano de Obra (de obreros) + Materiales (incluido sus desperdicios, fletes y otros) + Maquinaria de construccién (incluye herramientas) COSTO INDIRECTO: Son aquellos costos de los recursos que participan en el proceso productivo de la obra pero que no se incorporan fisicamente a esta, estando constituido por: los gastos generales fijos + los gastos generales variables. COSTO PROGRAMADO (Definiciones Reg.): Monto estimado de las contrataciones de obras 0 consultorias de obras durante la fase de planificacién. CUADERNO DE OBRA (Art.1632, 1642 y 1652 - Reg.): El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector 0 supervisor y ekeaidayte anotan las ocurrencias, érdenes, consultas y las respuestas a las consultas. BROGRAMIA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO SSS GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 6 SANEAMIENTOESPECIFICACIONES TECNICAS (Definiciones Reg.): Descripcién de las caracteristicas técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones. EXPEDIENTE TECNICO DE OBRA (art.202 - Reg.): El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecucién de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinacién del presupuesto de obra, andlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, férmulas polinémicas y, sie! caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geolégico, de impacto ambiental u otros complementarios. FACTOR DE RELACION (art.1662 - Reg.): El cociente resultante de divi de la obra entre el monto del Valor Referencial. el monto del contrato FICHA TECNICA (Definiciones - Reg.): Documento estindar mediante el cual se uniformiza la identificacién y descripci6n de un bien 0 servicio comin, a fin de facilitar la determinacién de las necesidades de las Entidades para su contratacién y verificacién al momento de la entrega © prestacién a la Entidad. GASTOS GENERALES (Definiciones - Reg.): Son aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecucién de la prestacidn a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del servi GASTOS GENERALES FUOS (Definiciones ~ Reg. el tiempo de ejecucién de la prestacién a cargo del contratista. ‘Son aquellos que no estn relacionados con GASTOS GENERALES VARIABLES (Definiciones — Reg.): Son aquellos que estén directamente relacionados con el tiempo de ejecucién de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de ejecucién de la prestacién a cargo del contratista. LIQUIDACION DE CONTRATO (art.1792, 1808 y 1812 - Reg.): Célculo técnico efectuado, bajo las condiciones normativas y contractuales aplicables al contrato, que tiene como finalidad determinar el costo total incurrido en la ejecucién del contrato y su saldo econémico. ‘onjunto de bienes del mismo tipo. MAYOR METRADO (art.175? - Reg.): Es el incremento del metrado previsto en el presupuesto de obra de una determinada partida y que no provenga de una modificacién del expediente ‘técnico. El mayor metrado en contrato de obras a precios unitarios no constituye una modificacién del expediente técnico. METRADO (Definiciones — Reg.): Es la cantidad de una determinada partida del presupuesto de obra, segin la unidad de medida establecida. MORA (art.1322, 1338 y 1342 - Reg,): El retraso parcial o total, continuado y acumulativo en el cumplimiento de prestaciones consistentes en la entrega de bienes, servicios en general, consultorias 0 ejecucién de obras sujetos a cronograma y calendariosfé y/o contratos. ‘np Oana “2 (Father in "ARITENTO URBAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y ‘SANEAMIENTOOBRA (Definiciones ~ Reg.): Construccién, reconstruccién, remodelacién, demolicién, renovacién, ampliacién y habilitacién de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccién técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos. OPERACION ASISTIDA (art.158 - Reg,): Operacién por el contratista de una obra ejecutada bajo la modalidad de llave en mano, que puede incluir, ademés, el mantenimiento, reparacién, capacitacién, entre otros aspectos, en atencién y cumplimiento a los términos de referencia y condiciones establecidas en el contrato. Esta operacién asistida implica la puesta en marcha de la instalacién construida, asi como la transferencia de tecnologias, conocimientos, procesos, entrenamiento del personal, entre otros, hasta que la Entidad toma el control definitivo de las instalaciones. PAQUETE (Del distintos pero vinculados entre si, o de obras de naturaleza similar. iciones — Reg.): Conjunto de bienes, servicios en general o consultorias PARTIDA (Definiciones ~ Reg.): Cada una de las partes o actividades que conforman el presupuesto de una obra. PRESTACION (Definiciones - Reg.): La ejecucién de la obra, la realizacién de la consultorfa, la prestacién del servicio 0 la entrega del bien cuya contratacién se regula en Ia Ley y su Reglamento. PRESTACION ADICIONAL DE OBRA (art. 1752 y 176 - Reg.): Aquella no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato original, cuya realizacién resulta indispensable y/o neces: para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal y que da lugar a un presupuesto adicional. PRESTACION ADICIONAL DE SUPERVISION DE OBRA (art.34.4 - Ley No. 30225): Aquella no considerada en el contrato original, pero que, por razones que provienen del contrato de obra, distintas de la ampliacién de obra, resultan indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento al contrato de supervisién; y aquellas provenientes de los trabajos que se produzcan por variaciones en el plazo de obra 0 en el ritmo de trabajo de obra PRESUPUESTO ADICIONAL DE OBRA (art.1752 y 1762 - Reg,): Es la valoracién econémica de la prestacién adicional de una obra. PRESUPUESTO DE OBRA (Definiciones — Reg.): Es el valor econémico de la obra estructurado por partidas con sus respectivos metrados, anélisis de precios unitarios, gastos generales, utilidad e impuestos. PRESUPUESTO DEDUCTIVO DE OBRA (Definiciones ~ Reg.): Valoracién econémica de las partidas de obras que estando inicialmente consideradas en el alcance del Contrato, no se requiere su ejecucién, constituyendo reducciones y/o supresiones en el costo de la obra. PRESUPUESTOS DEDUCTIVOS VINCULADOS (art.175® - Reg.) derivados de las sustituciones de obra directamente relacionadas con las Presupuestos dedu GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y ‘SANEAMIENTOPRESTACION NUEVA DE OBRA (Definiciones Reg.): La no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato original, cuya realizacién no es indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta obra principal. Estas prestaciones se ejecutan mediante un nuevo contrato, para lo cual debe aplicarse los procedimientos establecidos en la Ley y su Reglamento. PROYECTISTA (Definiciones ~Reg.): Consultor de obra que ha elaborado el expediente técnico de obra. RUTA CRITICA DEL PROGRAMA DE EJECUCION DE OBRA (art. 169° - Reg.): Es la secuencia programada de las actividades constructivas de una obra cuya variacién afecta el plazo total de ejecucién de la obra. SERVICIO (Definiciones - Reg,): Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general, consultorfa en general y consultoria de obra. La mencién a consultorfa se entiende que alude a consultoria en general y consultoria de obras. ‘TERMINOS DE REFERENCIA (Definiciones ~ Reg.): Descripcién de las caracteristicas técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratacién de servicios en general, consultoria en general y consultorfa de obra. En el caso de consultorfa, la descripcién ademas incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensién del trabajo que se encomienda (actividades), asi como si la Entidad debe suministrar informacién basica, con el objeto de facilitar a los proveedores de consultorfa la preparacién de sus ofertas. TRAMO (Defi jones — Reg.): Parte de una obra que tiene utilidad por si misma. \VALORIZACION DE UNA OBRA (art.1662 - Reg.): Es la cuantificacién econémica de un avance fisico en la ejecucién de la obra, realizada en un periodo determinado. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOC. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 10 SANEAMIENTOC. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Como es conocido el Administrador de Contratos tiene diversas funciones a lo largo de la gestién de los Contratos de Obras y de Supervisién de Obra, que involucran actos técnico ~ administrativos, los cuales sin embargo deben enmarcarse en las normas vigentes de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, asi como las exigencias que puedan haber considerado los Términos de Referencia y/o las Bases respectivas. En este contexto estas diversas funciones del Administrador serdn presentadas y/o desarrolladas en el siguiente componente de la presente Gula denominado PROCEDIMIENTOS, siendo ta relacién de funciones mostrada a continuacién un compendio de las mismas, para efectos de su ‘mejor comprensién. Tenemos asi que el Administrador de Contrato se encarga d ‘A. ANTES DEL INICIO DE LA EJECUCION DE LA OBRA. |. ANTES DE LA CONVOCATORIA DEL PROCESO DE SELECCION 1. Verificar que el Expediente Técnico de la Obra, contenga toda la documentacién y/o informacién consignada en la Resolucién aprobatoria y que de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado — LCE - como minimo debe contener: memoria descriptiva, especificactones técnicas, planos de ejecucién de obra, metrados, presupuestos de Obra, fecha de determinacién del presupuesto de obra, valor referencial, andlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, formulas polinémicas y si en caso lo requiere, estudios de suelos, estudio geolégico, de impacto ambiental u otros complementarios. Verificar que contenga la documentacién sobre licencias, permisos, servidumbres, derecho de via, CIRA 0 documento de no pre existencia de restos arqueol6gicos, asi como verificar que se haya considerado el costo del monitoreo arqueolégico. Verificar la documentacién relacionada con el saneamiento fisico legal del terreno (disponibilidad fisica del terreno) y que se cuente con el Certificado Ambiental de acuerdo al Decreto Legislative No. 1078, que modifica la Ley N* 27446 — Ley del Sistema Nacional de Evaluacién de Impacto Ambiental; asi como que se cuente con la resolucién de aprobacién de los estudios de Aprovechamiento de Recursos Hidricos de la(s) Fuente(s) de Agua para la obtencién de la licencia de uso de agua superficial y/o subterrénea (acreditacién de disponibilidad hidrica) emitido por la Autoridad Nacional de Agua (ANA). 2. Formular los Factores de Calificacién (antes denominados Requisitos Técnicos Minimos) para las licitaciones de las obras y los Términos de Referencia para los concursos de ‘Supervisi6n, en concordancia con los requerimientos técnicos del Expediente Técnico. 3. Proponer que las Bases recomienden que el Postor que se adjudique la Buena Pro presente para la firma de contrato una programacién de obra que guarde coherencia técnica con: a) condiciones climaticas durante el desarrollo de Ia obra, b) fuentes de abastecimiento (por ejemplo agua), c) distancias de transporte, entre otras, de tal manera que sea un a programacién real y técnicamente ejecutable. a GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 11 ‘SANEAMIENTOIl, DESPUES DE LA ADJUDICACION DE LA BUENA PRO 1. Verificar si se produjeron 0 no modificaciones en el Expediente Técnico original como resultados de las consultas y/u observaciones; en caso se hayan presentado modificaciones coordinar con la Unidad de Estudios la remisién del Expediente modificado para envidrselo al ganador de la buena pro, en cumplimiento del articulo 152° del RLCE. 2. Revisar que la documentacién y/o informacién Contractual remitida por la Unidad de Administraci6n, tanto del Contrato de Ejecucién de Obra como del Contrato de Supervisién de Obra este completa. Para Obras: Expediente Técnico, Contrato de Obra y sus anexos (oferta técnica, oferta econémica, calendarios de Avance de Obra, programacién de Obra, calendario de Adquisicién de Materiales e Insumos, calendario de Utilizacién de Equipo, Bases Integradas, copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento de Contrato. Para Supervisién: Términos de Referencia, Contrato de Supervision y sus anexos (oferta técnica, oferta econémica y otros presentados), Bases Integradas, copia de la carta flanza de Fiel Cumplimiento de Contrato En ambos casos el Administrador debe advertir a la Unidad de Administraci6n sobre alguna observacién alas mismas. 3. Verificar y gestionar las acciones necesarias para que se cumpla lo establecido en el articulo 152° del RLCE, referido a las 5 condiciones que debe efectuar Ia Entidad dentro de los 15 d.c. siguientes a la firma del Contrato para efectos de determinar la fecha de inicio del plazo de la ejecucién de la obra. 4, Comunicar a la Direccién General de Asuntos Ambientales del MVCS el inicio de la obra. 5. Determinada la fecha de inicio del plazo (art. 152 del Reglamento), por razones técnicas de control y gestién de obra, debe verificar la presentacién de la Programacién de Obra CPM, del Calendario de Avance de Obra Valorizado, el Calendario de Adquisicién de Materiales y el Calendario de Utilizacién de Equipo, actualizados a dicha fecha 6. Enel caso de que el monto Contratado, en particular de Obra, haya sido adjudicado hasta por 10% encima del monto de Valor Referencial, articulo 65° del Reglamento, solicitar copia del documento de certificacién del presupuesto correspondiente y de aprobacién del Titular de la Entidad. 7. Emitir Informe de evaluacuién y/o procedencia sobre la solicitud de los adelantos directos y de materiales e insumos, del Contratista y/o Supervisor, de acuerdo con procedimiento indicado en los PROCEDIMIENTOS de esta Gula. B. DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. Administrar toda la document n que se va generando durante la ejecucién de la Obra debera escanear la documentacion y archivar en una carpeta compartida. 2. Mantener un archivo electrénico de todos los documentos que elabore. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 12 SANEAMIENTOestas cumplan con los objetivos, plazos y costos contractuales, identificando los problemas y adoptando oportunamente las acciones correctivas del caso, en el caso de obras coordinando con el inspector 0 Supervisor. 4. Velar por el estricto cumplimiento de los términos establecidos en los documentos contractuales, en los que sea de su competencia. 5. Verificar en campo periédicamente las Obras a su cargo, corroborando el cumplimiento de las metas previstas en los contratos de obra y de supervisién. ‘Atender como Entidad, en los plazos del articulo 165° del Reglamento, coordinando oportunamente con la Oficina de Proyectos y/o los Proyectistas, la absolucién de consultas efectuadas por los contratistas y/o inspectores o supervisores. 7. star permanentemente actualizado llevando un control ordenado de la situacién de la obra, bitécora de control, empleando los informes mensuales de la supervisién, anotaciones del cuaderno de obra, avances fisicos ejecutados, avances fisicos programados, avance financiero, Curva S, adelantos otorgados y amortizados, situacién de vigencia de las cartas fianzas, adicionales aprobados y pendientes, ampliaciones otorgadas y en trémite, entre otros, informando periédicamente a su jefatura inmediata, 8. Otorgar la opinién favorable para el trdmite de las valorizaciones mensuales de avances de Obras e informes mensuales y valorizaciones de los servicios de Supervision, adelantos, costos directos y mayores gastos generales variables (por ampliacién de plazo), adicionales y deductivos, liquidacién final, recomendando los pagos. 9. Coordinar con el Consultor contratado y/o Supervisor encargado, la preparacién de los expedientes de las prestaciones adicionales de Obra (PAO), considerando que el expediente esté correctamente presentado y cumpliendo con los plazos establecidos en el articulo 175° del Reglamento, asi como efectuar el segulmiento referente a la certificacién presupuestal, registro de modificacién (cuando no supera el limite 0 umbral establecido en el SNIP), 0 el informe de verificacién de viabilidad (cuando supera el limite © umbral establecido en SNIP), alertando a su jefatura inmediata sobre el cumplimiento de los plazos establecidos en e| Reglamento, en el articulo antes indicado. Enel caso de las Prestaciones Adicionales de Supervision (PAS) debe proceder conforme a lo establecido en el articulo 34.4 de la Ley No. 30225, 10. Evaluar y dar opinién favorable, de ser procedentes, a las solicitudes de ampliaciones de plazo de obra, para el trémite correspondiente, segin lo indicado en la GUIA. 11, Tramitar y hacer seguimiento ante la OPLVIVIENDA coordinando con la Unidad de Estudios del PNSU, cuando se presenten variaciones en el PIP: adicionales y ampliaciones de plaz0. En el caso de variaciones por Adicionales tener en cuenta que mientras no se registre en el Banco de Proyectos del MEF tal variacién, no se podré ejecutar el adicional. 412. Evaluar y dar opinién favorable, por ser vinculante al Contrato de Ejecucién de Obra, alas ampliaciones de piazo de los servicios de Supervisi6n, segtin lo indicado en la GUIA. 413, Coordinar la preparacién de los proyectos de Informes de ser el caso (para diferr el inicio del plazo, para suspender el plazo de ejecucién de obra, otras), Adendas relacionadas a la ejecucién de las obras y servicios de Supervisién, en concordancia con los plazos, normas ¥ disposiciones que sean aplicables. 14 Efectuar e! seguimiento de la vigencia de las Cartas Fianzas y Pélizas de Seguro que, diversos conceptos relacionados al cumplimiento de los contratos, hayan presentado I Contratistas y/o supervisores, coordinando con la Oficina de Administracién que soliciter TONAT ‘ANA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS OE AGUAPOTABLEY 13 SANEAMIENTO.las renovaciones oportunamente en concordancia con los montos establecidos en las normas vigentes. 15. Participar en las reuniones que se convoquen con los Contratistas y Supervisores y de ser el caso con cualquier otra drea o entidad involucrada que coadyuve, para analizar la problematica de la obra y buscar en conjunto la solucién adecuada. 16. Analizar y proponer a su jefatura inmediata, cuando corresponda a temas de su ‘competencia, las propuestas de soluciones respecto a los eventuales reclamos presentados por los contratistas y supervisores. 17. Apoyar con la informacién que le sea requerida en los procesos de solucién de Controversias a cargo de la Junta de Resolucién de Disputas (solo aplicable a los Contratos. de Obras). 18. Participar, en lo que pueda corresponder, en los procesos de conciliacién y arbitraje de los contratos de obras y supervisién a su cargo, elaborando de ser el caso, los informes técnicos que se requieran o los términos de referencia para la contratacién de servicios espacializados propios que se requieran en los citados procesos. 19, Proporcionar la informacién técnica de los Contratos de las obras y supervisiones a su cargo para Ia elaboracién de los Informes de Gestién, asi como cuando sea pedida por las. Oficinas de Control interno (OC!) 0 de la Contraloria General de la Republica (CGR), o para los procesos administrativos o arbitrales. 20. Evaluar y emitir los informes, en su competencia, relacionados con las solicitudes que presenten determinados autoridades del pais en relacién a las obras a su cargo. 21. Revisar y efectuar el control de los informes mensuales presentados por los Inspectores 0 Supervisores. 22, Elaborar los informes técnicos, respecto a la situacién de incumplimiento de los contratos a su cargo, 23, En caso de la contratacién de consultores expertos, coordinar con estos las acciones que permitan lograr los objetivos de su contratacién, 24. Proponer a su jefatura inmediata, la Intervencién Econémica de las obras 0 la Resolucion de Contrato. C. DESPUES DEL TERMINO DE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. Revisar la documentacién referida a la solicitud del Contratista de Recepcién de Obra: asientos del cuaderno de obra, informe del Inspector o Supervisor. 2. Coordinar con los demés integrantes del Comité de Recepcién los actos administrativos (notificacién oportuna al Contratista y Supervisién de la fecha y la hora de recepcién) asi como preparar la documentacién necesaria, para efectos de llevar a cabo la Recepcién de \ la Obra (Expediente Técnico, planos post construccién, archivo de obra). 3. Participar en la recepcién de la Obra como miembro del Comité, suscribiendo el Pliego de Observaciones y/o Acta de Recepcién de Obra, segtin sea el caso. in Final presentada por el Contratista y/o Supervisor y verificar que se cumpla con la documentacién y plazg 4. Revisar y dar opinién favorable, cuando corresponda, a la Liquida: establecidos en las Bases, Contrato y normas vigentes. NA TAN GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 14 SANEAMIENTOespecificar en dicha acta que se adjunta un juego de planos de replanteo de obra en fisico yen digital y el Manual de Operacién y Mantenimiento. 6. Elaborar el informe de culminacién de contratos de obra y supervision 7. Remitir a archivo general los legajos de obra y de supervision generados durante la administracién de los contratos. 8. En caso de retirarse del cargo durante la ejecucién de la obra, debe entregar a su jefatura inmediata un Informe Situacional de la obra, asi como efectuar la entrega detallada de todo el acervo documentario en fisico y digital a su jefatura (legajo de obra y legajo de supervision). 9. Preparar la documentacién necesaria que serd remi para el cierre contable financiero de la obra. NAL DE SANEAMIT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 15 SANEAMIENTOD. PROCEDIMIENTOS PARA LAS DIVERSAS ETAPAS EN LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRA. AUDE SAT GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 16. SANEAMIENTO.En el presente componente de la Guia del Administrador de Contratos, se desarrolian, en concordancia con los articulos referidos a obras y supervisién, de la Ley de Contrataciones del Estado No. 30225 (La Ley) y su Reglamento D.S. No. 350-2015-EF (EI Reglamento), los aspectos principales que involucran las diferentes actividades y/o funciones de! Administrador, las cuales deben tener presente para la correcta, adecuada y sobre todo oportuna gestién de los referidos Contratos. Para tal efecto se ha considerado conveniente la siguiente estructura funcional: Primero presentar la norma (articulo) tal cual esté contenida en la Ley y su Regiamento, puesto que este es el punto de partida de cualquier anilisis técnico ~ administrativo que quiera aplicar el Administrador del Contrato. 2. Una llamada de {ALERTAI a partir de la cual se desarrolian los principales PROCEDIMIENTOS a tener en cuenta por él Administrador. Este PROCEDIMIENTO son los pasos 0 actividades de gestin a aplicar por el Administrador, la cual contiene los alcances y/o criterios técnicos - administrativos a considerar para cada articulo analizado, complementado en determinados casos con ejemplos aplicativos. 3. Asimismo a efectos de ampliar el criterio aplicativo del Administrador sobre los articulos desarrollados en el punto precedente, en los casos pertinentes, se han incluido diversas Opiniones del Organismo Supervisor de las Contrataciones Estatales (OSCE), cuyos alcances si bien no son vinculantes pueden ser tenidos en cuenta. 4. Finalmente, se han incluido en algunos casos, por informacién del PNSU, al final de cada articulo desarrollado, un item que hemos denominado “Recomendaciones” puesto que su origen proviene de determinadas recomendaciones efectuadas al Programa por lo entes de control a algunos contratos, hallazgos 0 deficiencias que el Administrador de Contrato debe evitar “volver” a incurrir y/o repetir. Cabe sefialar finalmente que el presente componente: PROCEDIMIENTOS, como es evidente y de razonable compresién de cualquier Administrador de Contrato, no puede haber abarcado y/o considerado todos los aspectos complementarios y/o aristas que se pueden desprender de la actividad 0 funcién genérica desarrollada, lo cual, sin duda alguna, es el momento en que corresponde la aplicacidn de toda la experiencia de! Administrador en la gestién de Contratos de Obra y Supervisién. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUAPOTABLEY 17 SANEAMIENTOD.1. ANTES DEL INICIO DE LA EJECUCION DE LA OBRA TON mi GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 18 SANEAMIENTO1. EXPEDIENTE TECNICO DEFINICION Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecucién de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinacién del presupuesto de obra, andlisis de precios, calendario de avance de obra volorizado, férmulas polindmicas y, siel caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geoldgico, de impacto ambiental u otras complementarios. i! ALERTA j ! luego de recibir el Expediente Técnico, aprobado con su respectiva Resolucién, el Administrador de Contrato debe: PROCEDIMIENTOS DE GESTION DEL EXPEDIENTE TECNICO ANTES DE LA CONVOCATORIA Verificar su contenido, de acuerdo a lo que consignado en la Resolucién aprobatoria, especialmente que se encuentre la documentacién sustentatoria que garantice la libre disponibilidad del terreno donde se ejecutaran las obras: licencias, permisos, servidumbres, autorizaciones del ANA, CIRA, EIA, etc. 2. Verificar que todo el Expediente Técnico este suscrito por los consultores de obra y/o servidores publicos que participaron en su elaboracién, evaluacién y/o aprobacién, segin corresponda, 3, De faltar informacién prepararé un Informe con las observaciones pertinentes dirigido a su Jefatura, para que se solicite a los Proyectistas se complete la misma. 4, Con el Expediente Técnico completo el Administrador deberd elaborar: 4.1,Para la convocatoria de la Obra. ‘a. Los criterios técnicos de los REQUISITOS DE CALIFICACION [articulo 28° del Reglamento}, antes denominados Requisitos Técnicos Minimos, en concordancia con los considerados en las Bases Estandarizadas de! OSCE: 1. Equipo de construccién (obligatorio): dependerd de la magnitud de la obra. 2. Infraestructura (Opcional): dependerd de la magnitud de la obra. 3. Experiencia del plantel profesional (obligatorio): dependerd de la complejidad de la obra. GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 19 SANEAMIENTOEl Administrador de Contrato debe tener presente que de acuerdo al citimo parrafo del articulo 123° de! Reglamento al formular los REQUISITOS DE CALIFICACION, tanto para la ejecucién de la Obra como la Consultorfa de Obra (en este caso la Supervisién), la Entidad es responsable de la obtencién de las licencias, autorizaciones, permisos, servidumbre y similares, ya no establecen las, nuevas normas que estas responsabilidad pueda ser trasiada al contratista c. Las penalidades por incumplimientos a considerar en las Bases: 1. Por no dejar anotar en el Cuaderno de Obra al Supervisor: 5/1,000 de! monto de la Valorizacién del Periodo por cada dia. 2. Por la ausencia injustificada del personal de la Propuesta: de 0.5 a 1.0 UIT por cada dia. 3. Otras penalidades que el Administrador pueda considerar necesarias. 4.2. Para la convocatoria de la Supervisién. a. Las caracteristicas técnicas de los TERMINOS DE REFERENCIA, en concordancia con a magnitud y complejidad de la obra: 1, Personal profesional y técnico: dependeré de la magnitud de la obra. 2. Equipamiento: dependerd de la complejidad de fa obra. 3. Infraestructura: dependerd de la magnitud de la obra b. Las penalidades por incumplimientos a considerar en las Bases: 1. Por la ausencia injustificada de! personal de la Propuesta: de 0.5 a 1.0 UIT por cada dia. 2. Por presentar las valorizaciones en forma deficient falta de documentos de sustento, cdlculos equivocades, etc., establecer un costo. 3, Por dar pase a la recepcién de obra en forma indebida, establecer el costo. 4, Otras penalidades que el Administrador pueda considerar necesarias. 5, Precisar que el servicio de la Supervisién incluye la elaboracién de una Liquidacién Final del Contrato de Obra, independientemente de la que formule el Contratista, Liquidacién luego de su revisién por el Administrador, el PNSU asumird como suya. 6. Precisar cudl es la “liltima prestacién” del Supervisor a efectos de establecer la fecha de presentacién de la Liquidacién Final del Servicio de Supervisién: a. Podria ser Ia funcién antes indicada en el punto 5 (Liquidacién) b. Podrfa ser la presentaci6n del Informe Final. ACD m GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 20 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTOS DE GESTION DEL EXPEDIENTE TECNICO DESPUES DE LA ADJUDICACION DE LA BUENA PRO 1. Coordinar con el Area de Administracién para que consentida la buena pro de Obra le informen si durante el Proceso de Seleccién se produjeron consultas y/u observaciones respecto al Expediente Técnico. 2. Recibido el Expediente Técnico verificar: a) Sino tuvo modificaciones, para efectos de establecer el “Inicio del plazo de ejecucion de obra”, ya no es necesario enviar al Contratista otro Expediente Técnico, es suficiente el que se le proporcioné al registrarse como participante. b) Si tuvo modificaciones, para efectos de establecer el “Inicio del plazo de ejecucién de obra”, si es necesario enviar al Contratista este nuevo Expediente Técnico, dentro de pplazo maximo de los 15 dias calendarios siguientes de haberse Firmado el Contrato de Obra. 3. Remitir al Supervisor el Expediente Técnico correspondiente segiin lo antes indicado. 4. Verificar que el Supervisor presente en el plazo de sus Términos de Referencia el Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico, principalmente enfocado a detectar: © Que no haya incompatibilidad entre planos '* Que los trabajos considerados en los planos estén concordantes con las Partidas det Presupuesto y viceversa, © Que los Andlisis de P.U. estén concordantes con las Especificaciones Técnicas. © Que las formulas polinémicas cumplan con la normativa del D.S. No. 011-79-VC. 5. La evaluacién anterior es indispensable para poder preveer la existencia o no de eventuales modificaciones de proyecto, prestaciones adicionales, 0 presupuestos deductivos. 6. Asi también el Administrador del Contrato debe tener presente que, segtin las Opiniones del OSCE No. 014 y 080-2015-DTN, las deficiencias del Expediente Técnico que se deriven de la omisién de informacién parcial en alguno de los documentos del mismo no genera Adicional de Obra. Por ejemplo en el Plano de Arquitectura figura dibujado en planta el contorno de una cisterna (4 m x5 m), pero esta cisterna no esta considerada en los pianos de estructura, ni de Instalaciones Sanitarias, ni en el Presupuesto. Entonces ejecutar esta cisterna no es un adicional, es a costo del Contratista. PROGRAMA NACIONAL Dt SANEAMIENTO URBAN GUIA PARA LA ADMINISTRACION OF CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTASEY — 21 SANEAMIENTOPara efectos de que ef Administrador de Contrato pueda gestionar con mayor eflcacia los aspectos relacionados al EXPEDIENTE TECNICO es importante que tenga en consideracién las siguientes Opiniones de OSCE sin que estas sean de condicién obligatoria y/o vinculante: Opinién OSCE No. 014-2015-DTN 3.1. Si bien la omisin de informacién en alguno de los documentos que forman parte de! expediente técnico pero detallada en otro se podria considerar una deficiencia del expediente técnico, solo la omisién total de informacién, entiéndase, en todos los documentos que forman parte del expediente técnico, podria generar la aprobacién de una prestacién adicional de obra. Una deficiencia del expediente técnico podria considerarse un vicio oculto cuando, luego de culminado el contrato de consultorfa de obra, se advierten defectos en el expediente ‘técnico que no podian ser apreciados a simple vista o empleando la diligencia ordinaria, y que impiden que la Entidad pueda utilizarlo adecuadamente”. Opinién OSCE No. 080-2015-DTN “3.1. Considerando que la prestacién adicional de obra es aquella no considerada en el expediente técnico, que los documentos que conforman el expediente técnico de obra deben interpretarse en conjunto y que los postores al momento de realizar sus ofertas deben considerar, ademdés de las partidas contenidas en las Bases, las condiciones sefialadas en los planos y especificaciones técnicas, no es posible aprobar una prestacién adicional en una obra bajo el sistema de precios unitarios cuando uno 0 alguno de los documentos que forman parte del expediente técnico omite informacién pero que si esta sefialada en los otros documentos. 3.2. Enatencién a que todas las prestaciones contenidas en el expediente técnico de obra forman parte del contrato y que el contrato es obligatorio para las partes, constituird una obligacién del contratista la ejecucién de la totalidad de las prestaciones sefialadas en el expediente técnico por los precios unitarios ofertados, sea que se hayan detallado en uno 0 alguno de los documentos que lo conforman. El criterio establecido en la Opinién N* 014-2015/DTN de que solo la omisién total de informacién en el expediente técnico podria generar la aprobacién de una prestacién adicional de obra, se aplica independientemente del sistema de contratacién bajo el cual se ejecuta la obra, es decir, sea que se ejecute bajo el sisterna a suma alzada 0 bajo el sistema de precios unitarios”, GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 22 SANEAMIENTOSe advierte al Administrador de Contrate que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de los EXPEDIENTES TECNICOS. RECOMENDACIONES DE CONTROL 1. Verificar que el Expediente Técnico contenga los Estudios de Impacto Ambiental y la Certificacién Ambiental, Durante la ejecucidn de la obra verificar que se cumplan con lo establecido en el Estudio de Impacto Ambiental a fin de evitar denuncias © quejas por contaminaciones uotros al medio ambiente. 3. Verificar que el Expediente Técnico cuente con las autorizaciones respectivas que permitieron llevar a cabo la convocatoria y ejecucién de la obra. TONA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUAPOTABLEY 23 ‘SANEAMIENTO2. SUSCRIPCION Y VIGENCIA DEL CONTRATO DE OBRA En el PNSU luego que se otorga la Buena Pro, la Unidad de Administracién se encarga de ver todo lo relacionado con la suscripcién del Contrato, sin embargo al haber documentacién técnica que formar parte del citado Contrato, es recomendable que el Administrador de Contrato este en conocimiento de la misma. Articulo 151.- Requisitos adicionales para la suscripcién del contrato de obra Para la suscripcién del contrato de ejecucién de obra, adicionalmente a lo previsto en el articulo 117 el postor ganador debe cumplir los siguientes requisitos: 1. Presentar la constancia de Capacidad Libre de Contratacién expedida por el RNP, salvo en los contratos derivados de procedimientos de contrataciones directas por la causal de caracter de secreto, secreto militar 0 por razones de orden interno. 2. Entregar el calendario de avance de obra valorizado sustentado en el Programa de Ejecucién de Obra (CPM). 3, Entregar el calendario de adquisicién de materiales o insumos necesarios para la ejecucién de obra, de acuerdo con el calendario de avance de obra valorizado. Este calendario se actualiza con cada ampliacién de plazo otorgada, en concordancia con el calendario de avance de obra valorizado vigente. 4, Entrega de calendario de ut requiera aci6n de equipo, en caso la naturaleza de la contratacién lo 5. Entregar el desagregado de partidas que da origen a la oferta, en caso de obras sujetas al sistema de suma alzada. iculo 117.- Requisitos para perfeccionar el Contrato Para perfeccionar el contrato, el postor ganador de la buena pro debe presentar, ademas de los documentos previstos en los documentos de! procedimiento de seleccién, los siguientes: 1, Constancia de no estar inhabilitado 0 suspendido para contratar con el Estado, salvo en los contratos derivados de procedimientos de contrataciones directas por la causal de cardcter de secreto, secreto militar o por razones de orden interno y de comparacién de precios, en los que Ja Entidad debe efectuar la verificacién correspondiente en el portal del RNP. Garantias, salvo casos de excepcién. Contrato de consorcio, de ser el caso. Cédigo de cuenta interbancaria (CCI). Documento que acredite que cuenta con facultades para perfeccionar el contrato, cuando corresponda. Estos requisitos no son exigibles cuando el contratista sea otra Entidad, cualquiera sea el procedimiento de seleccién, con excepcién de las Empresas del Estado. 5 GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 24 SANEAMIENTOi! ALERTA Concluido el Proceso de Seleccién, actos que seguin las normas es responsabilidad del Comité de Seleccién, con la Adjudicacién de la Buena Pro del Contrato de Obra o de Supervisién, el Administrador del Contrato debe coordinar con la Unidad de Administracién, respecto a la revisién de los documentos técnicos materia de la suscripcién de los Contratos. PROCEDIMIENTO El Administrador del Contrato debe revisar en la pagina del SEACE (Sistema Electrénico de Adjudicaciones y Contrataciones Estales) la fecha del otorgamiento de la Buena Pro definitiva. En tal caso debe coordinar con la Unidad de Administracién para que le informe sobre los actos de suscripcién del Contrato de Obra o de Supervisién, especificamente le remita, en la misma fecha en que los reciba, la documentacién técnica prevista para tal acto: Calendario de Avance de Obra Valorizado, Programacién CPM, Calendario de Adquisicion de Materiales y Calendario de Utiizacién de Maquinaria (ver plazo en numeral 4 siguiente). Respecto a la documentacién para la Firma del Contrato, la norma establece que, a partir det consentimiento de la Buena pro, hay un plazo maximo de 8 dias habiles para que el ganador de la buena Pro presente la totalidad de estos y la Entidad 3 dias habiles para la suscripcién del Contrato, lo cual implica que dentro de ese plazo debe ser revisada y aprobada, Recibida la documentacién técnica antes mencionada el Administrador debe proceder 2 revisar su consistencia técnica e informar a su Jefatura en el plazo maximo de dos (02) habiles para que corra traslado al Area de Administracién, si hay 0 no observaciones que puedan ameritar correcciones. Respecto a la documentacién técnica mencionada en el punto anterior el Administrador revisaré: a) La consistencia técnica de la Programacién de Obra (CPM, Critical Path Method), en particular la ruta critica. b) La estructura del Calendario de Adquisicién de Materiales (CAM), el cual también puede incluir Insumos (combustibles, explosives, etc.), Equipamiento (grupo electrégeno, bombas de agua, etc.) 0 Mobiliario (carpetas, escritorios, etc.), verificando que estos recursos estén considerados en los monomios respectivos de las férmulas polinémicas del Expediente Técnico, para efectos de un eventual trémite de Adelanto Para Materiales. Recordar que este CAM debe ser actualizado por el Contratista con cad ‘Ampliacién de Plazo aprobada (art. 151°). 7 iK TOE TATE GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 25 SANEAMIENTOd) _Verificaré que el Calendario de Utilizacién de Equipo (CUE) sea concordante con el Cronograma de Ejecucién de Obra. e) Verificaré que el Contratista adjunte su Constancia del OSCE de no estar Inhabilitado para Contratar con el Estado. f) Tendrd en cuenta que en elcaso de obras a Suma Alzada el Presupuesto Ofertado tiene solo cardcter informativo (Opinién del OSCE No. 055-2014-DTN). 8) Si el Contrato de Obra es menor a S/. 1 ‘800,000.00, el Administrador de Contrato debe verificar si el Contrato fue suscrito con una micro 0 pequefia empresa (MYPES), en cuyo caso es factible que en lugar de presentar la garantia de fie! cumplimiento el diez por ciento (10%) del monto del contrato original la sustituyan con una retencién. Tal beneficio solo procede cuando: 4) El procedimiento de seleccién original del cual derive el contrato a suscribirse sea tuna adjudicacién simplificada (S/. 1'800,000.00); b) El plazo de ejecucién de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) dias calendario; y, ) El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periédicas, en funcién del avance de obra. EI Administrador debe aplicar estas Retenciones en las valorizaciones mensuales de avance de obra, solo durante la primera mitad del nimero total de valorizaciones a realizarse, y en forma prorrateada, no proporcional, en cada valorizacion. Cuando la Liquidacién Final de Obra quede consentida el Administrador de Contrato debe informar al Area de Administracién para que procedan a la devolucién de! ‘monto retenido durante la ejecucién de la obra. 6. Sicomo resultado de la revisién el Administrador determina que existen observaciones a los documentos presentados, informaré de inmediato a su Jefatura, para que esta comunique al Area de Administracién y solicite al Contratista proceda a la subsanacién, para lo cual la Entidad otorga al contratista un tinico plazo adicional maximo de 5 dias habiles. Corresponde al Administrador del Contrato coordinar con el Area de Administracién a fin de verificar, en cuanto lleguen, la subsanacién de las observaciones técnicas que pudieran haberse formulado, y dar su informe respectivo. La Garantia de Fiel Cumplimiento del Contrato es del 10% del monto del contrato de obra y debe estar vigente hasta el consentimiento de la Liquidacién Final (articulo 126° ). Por ejemplo: Monto del Contrato (incluido el 1GV): S/. 10’000,000.00 Monto de la Garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato: S/. 1’000,000.00 ee AI GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS OF AGUAPOTABLEY 26 SANEAMIENTOPor ser importante (a participacién del Administrador del Contrato, en esta etapa de la suscripcién del Contrato de Obra, para efectos de la evaluacién técnica de los documentos respectivos, en lo que respecta al Presupuesto Ofertado en los Contratos de Suma Alzada, debe tener presente lo siguiente: Opinién OSCE No. 055-2014-DTN Segiin la Opinion del OSCE No. 055-2014-DTN: “ “"G| desagregado de partidas que debe presentar el postor ganador de la Buena Pro {obras a Suma Alzada) para celebrar el contrato con la Entidad es referencial; en tal sentido, cumple una funcién informativa y de transparencia de Ia oferta; por ello, debe contener las actividades que el postor deberd realizar para ejecutar la obra, unidades, precios unitarios y demas informacién que permita conocer la estructura de dicha oferta”. (el agregado subrayado es nuestro). EN GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTAuLEY 27 SANEAMIENTO3. INICIO DEL PLAZO DE EJECUCION DE OBRA Articulo 152.- Inicio del plazo de ejecucién de obra El inicio del plazo de ejecucién de obra comienza a regir desde el dia siguiente de que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que Ia Entidad notifique al contratista quien es el inspector o el supervisor, segiin corresponda; 2. Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecuta la obra, 3. Que la Entidad provea el calendario de entrega de los materiales e insumos que, de acuerdo con las Bases, hhubiera asumido como obligacién; 4, Que la Entidad haya hecho entrega del expediente técnico de obra completo, en caso este haya sido ‘modificado con ocasién de la absolucién de consultas y observaciones; 5. Que la Entidad haya otorgado al contratista el adelanto directo, en las condiciones y oportunidad establecidas en el articulo 156. Las condiciones a que se refieren los numerales precedentes, deben ser cumplidas dentro de los quince (15) dias contados a partir del dia siguiente de la suscripcién del contrato. En caso no se haya solicitado la entrega del adelanto directo, el plazo se inicia con el cumplimiento de las demas condiciones. Si la Entidad no cumple con las condiciones sefialadas en los numerales precedentes, el contratista puede Iniciar el procedimiento de resolucién del contrato dentro del plazo de quince (15) dias de vencido el plazo previsto en el pérrafo anterior. Asimismo, en el mismo plazo tiene derecho a solicitar resarcimiento de dafios y perjuicios debidamente acreditados, hasta por un monto equivalente al cinco por diez mil (5/10 000) det monto del contrate por dia y hasta por un tope de setenta y cinco por diez mil (75/10 000). Lan lad debe pronunciarse sabre dicha solicitud en el plazo de diez (10) dias habiles de presentada. Respecto al derecho de resarcimiento, el contratista puede Iniciar un procedimiento de conciliacién y/o arbitraje dentro de los treinta (30) dias hdbiles de vencido el plazo con el que cuenta la Entidad para | pronunciarse sobre la solicitud. La Entidad puede acordar con el contratista diferir la fecha de inicio del plazo de ejecucién de la obra en los. sigulentes supuestos 1. Cuando fa estacionalidad climética no permite el inicio de la ejecucién de la obra, hasta la culminacién de dicho evento, 2. En caso la Entidad se encuentre imposibilitada de cumplir con las condiciones previstas en 1 y 2 del presente articulo, hasta el cumplimiento de las mismas. En ambos supuestos, no resultan aplicables las penalidades indicadas en el parrafo precedente, y se suspende el tramite de la solicitud y entrega del adelanto directo, debiendo reiniciarse quince (15) dias antes dela nueva fecha de inicio del plazo de ejecucién. En los supuestos previstos en el pérrafo anterior, las circunstancias invocadas se sustentan en un informe técnico que forma parte del expediente de contratacién, debiendo suscribir la adenda correspondiente. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 28 SANEAMIENTOi! ALERTA i! Suscrito el Contrato de Ejecucién e! Administrador de! Contrato debe implementar los actos técnico-administrativos que establece el articulo antes indicado, para lo cual debe recordar que SOLO hay un plazo de 15 dias calendario. PROCEDIMIENTO El Administrador debe preparar carta al Contratista, que se remitird a través de su Jefatura, a efectos de notificarlo de quien es el Inspector o Supervisor de la Obra. Si el Supervisor es una empresa, es recomendable que en la carta se precise el nombre del Jefe de la Supervision. 2. Verificar que, en cumplimiento de la Ley del Presupuesto para el afio fiscal 2016, siel V.R. de la obra es igual o mayor a S/. 4’300,000.00 es OBLIGATORIO que quien controle la obra sea un Supervisor, caso contrario debe de informar de inmediato a su Jefatura, para que esta disponga lo que corresponda. 3. Verificar que para efectos de la Entrega de Terreno se cuente con la disponibilidad fisica del terreno: licencias, servidumbres, permisos, etc. a fin de evitar atrasos y/o suspensin de dicho Acto. 4. En caso se haya establecido que no hay disponibilidad total del terreno, el Administrador del Contrato, de acuerdo con la Opinién del OSCE No. 045-2015/DTN, puede sugerir 2 su Jefatura que se disponga la entrega del terreno parcialmente, solo de las areas disponibles, pero teniendo presente que dicha decisién de gestién se adopte en el marco de sus fines institucionales y competencias funcionales, 5. Concluido el Acto de Entrega de Terreno el Administrador del Contrato debe verificar que el Inspector 0 Supervisor, el Contratista y/o Residente suscriban el Acta de Entrega de Terreno, !a cual podria ser “Sin observaciones” o “Con observaciones” de ser el caso. 6. Si las Bases lo establecieron, el Administrador del Contrato debe solicitar al Area de Administracién el Calendario de Entrega de los Materiales e Insumos (CEMI), a efectos de ser entregado al Contratista, para lo cual este debe remitirlo a través de su Jefatura, Verificar la entrega al Contratista del Expediente Técnico de obra nuevo, en caso este haya sido modificado con ocasién de la absolucién de consultas y observaciones. i GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 29 SANEAMIENTO’%, EI Administrador del Contrato debe advertir al Area de Administraci6n que, segtin la Opinién del OSCE No. 063-2013/0TN si dentro de los quince (15) dias siguientes a la suscripcién del contrato una Entidad no cumple con entregar el expediente técnico de obra completo al contratista, o entrega un expediente incompleto o distinto al que formé parte de las Bases integradas, el plazo de ejecucién de la obra no podrd iniciarse, generdndose el derecho en e! contratista al resarcimiento de dafios y perjuicios, e incluso la potestad de iniciar el procedimiento de resolucién del contrato dentro de los quince (25) dias siguientes al vencimiento del plazo antes mencionado. 9. Con respecto al Adelanto Directo el Administrador del Contrato debe tener en cuenta que: A) Segiin la Opinién de! OSCE No. 009-2012/DTN, no procede la solicitud de entrega del adelanto directo cuando esta haya sido presentada luego de transcurrido el plazo de ocho (8) dias. 8) Segiin la Opinién de! OSCE No. 095-2011/DTN en los contratos de ejecucién de obras, una Entidad no podria entregar el adelanto directo al contratista con la sola presentacién de la garantia por adelantos, sin que lo haya solicitado formalmente, dentro del plazo de! Reglamento, y sin presentar el comprobante de pago correspondiente. C) De proceder el otorgamiento del Adelanto Directo, segiin las nuevas normas, este debe ser otorgado en un solo pago, ya no esté establecido el otorgamiento en partes. 10. Si por alguna razén la Entidad no cumple con todos 0 alguno de los actos indicados en el plazo de 15 dias calendario del articulo 1522, el Administrador del Contrato debe estar atento al reciamo del Contratista por dafios y perjuicios (DyP), el cual como maximo debe ser presentado dentro de los 15 dias calendario siguientes, y de darse debe verificar que el monto reclamado este acreditado (recibos de honorarios, planillas, facturas, boletas, etc.) ——————————————————————————— Por ejemplo: Monto del Contrato de Obra: $/. 1'000,000.00 (incluido el 1G) Fecha de Firma del Contrato: 01.10.2015 Fecha de vencimiento de los 15 d.c.: 16.10.2015 Fecha de cumplimiento por la Entidad: 21.10.2015 Dias de atraso en el cumplimiento: 05 dic. DyP=5 dias x S/. 1’000,000x 5 / 10,000 = 5/. 2,500.00 Por estos 5 dias este monto de S/. 2,500.00 es el maximo hasta el cual el Administrador podria reconocer si el Contratista tiene la documentacién sustentati 11.De producirse alguna de las situaciones que establece el articulo 1528: situaciones climticas (temporada de lluvias, de nevadas, etc.) o se imposibilita la entrega de terreno © designacién del Inspector 0 Supervisor (proceso esta impugnado en el Tribunal del OSCE}, el Administrador del Contrato puede sugerir que se difiera Ia fecha del inicio dei ff GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 30 SANEAMIENTO12. Para poder aplicar este procedimiento de diferir el inicio del plazo el Administrador del Contrato debe: a) Formular un informe Técnico que sustente las razones por las cuales se plantea diferir la fecha de inicio del plazo. b) De ser aprobado diferir el inicio del plazo, el Administrador del Contrato debe preparar un proyecto de Acta de Acuerdo, para aprobacién de su Jefatura, Acta a ser suscrita entre el Representante Legal del Contratista y el funcionario de la Entidad que firmo el contrato de Obra. Asimismo, deberé remitir un informe al Area Legal (Unidad de Asuntos Legales) para que el 4rea legal desarrolle la adenda respectiva y sea suscrita por las partes. . EI Administrador del Contrato, cuando la estacionalidad climatica no permita el inicio de la ejecucién de la obra, podria plantear lo siguiente: EE Por ejemplo: Obra en zona de Sierra, temporada Illuvias (01 Diciembre - 31 Marzo) Se Firma Contrato el 05.12.2015 Los 15 dias para cumplimiento de obligaciones: hasta el 20.12.2015 EI 06.012.2015 el Contratista solicita el Adelanto Directo (adjunta Carta Fianza y factura) y se inicia trémite de pago. £1 08.12.2015 notifican al Contratista quien es el Supervisor. EI 10.12.2015 se entrega el Expediente Técnico completo. No hay Calendario de Entrega de Materiales e Insumos. Estaria pendiente: 1) el trémite y pago del Adelanto Directo, 2) la Entrega del Terreno. Pero el Contratista probablemente no pueda iniciar ejecucién de obra, o de iniciar, los avonces serian afectados por las Muvias, determinando que el Contratista trabaje a menor ritmo, por causas ajenas a él, y solicite ampliaciones de plazo. En tal escenario, en base a Informe Técnico Pluviométrico, pueden acordar que la {fecha del inicio del plazo sea al dia siguiente de la Entrega del Terreno, y acuerdan diferir la fecha de Entrega del Terreno para el 01.04.2016. Eneste marco, 15 dias antes del 01.04.2016, el 16.03.2016, se reiniciaria el trdmite de! Adelanto Directo. 14. En los otros dos casos del articulo 1528, el Administrador del Contrato podria estar ante: 1) Demora en la designacién del Inspector 0 Supervisor. Por ejemplo, el proceso de otorgamiento de la Buena Pro del Concurso de Supervisién es observado y se deriva al Tribunal de Licitaciones del OSCE, lo cual no permite a la Entidad contar con la designacién oportuna del Supervisor, y este tiempo que se toma el OSC! supera los 15 dias que establece este articulo para el cumplimiento de las obligaciones. AN, TOE SANEA A GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 34 SANEAMIENTO2) Demora en entregar el terreno Por ejemplo ocurre una invasién del terreno, no hay acceso al terreno (se cayé un puente, huayco destruyo tramo de la carretera, etc.) y no hay un tiempo previsto préximo de solucién. De haber iniciado el trémite de pago del Adelanto Directo y se dispone diferir la fecha del inicio del plazo, el Administrador del Contrato debe coordinar con el Area de Contabilidad para que se suspenda el trdmite de pago, hasta que se defina la nueva fecha de inicio de! plazo. Si 15 dias antes de esta nueva fecha de inicio el Contratista por escrito no solicita el Adelanto Directo, 0 el reinicio del trémite de pago se consideraré que desiste de tal Adelanto, y de ser el caso se le devolveria su garantia. . Determinada la fecha del Inicio del Plazo de Ejecucién de Obra, el Supervisor de la Obra debe solicitar al Contratista, en un plazo méximo de cinco (05) dfas calendario, la actualizacién, a dicha fecha, de: Calendario de Ejecucién de Obra (Cronograma Valorizado) Programacién de Obra (diagrama de barras Gantt) Calendario de Adquisicién de Materiales e insumos Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de ser el caso. . Presentados estos documentos por el Contratista, serén revisados por el Supervisor en un plazo maximo de tres (03) dias calendario y de ser conformes suscribirlos y remitirlos al Administrador del Contrato con su informe. ;. EI Administrador de Contrato revisard los Calendarios indicados en un plazo maximo de dos (02) dias calendario y de estar conformes también los suscribiré en sefial de conformidad, y preparard carta para la Supervisién adjuntando ademas copias de los mencionados documentos debidamente suscritos, a través de la Jefatura, indicando que los mismos han sido aprobados. ). La Supervisién a su vez haré de conocimiento del Contratista, a través del Cuaderno de Obra, de la aprobacién de los Calendarios, adjuntando copia de los mismos. ORBAN GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 32 SANEAMIENTOComo el Administrador de Contrato conoce, es muy importante definir con precisién la fecha del inicio del plazo, para lo cual ademés de aplicar lo establecido en el articulo 152° analizado, debe tener en cuenta, de ser el caso, las siguientes Opiniones. Opinién OSCE No. 045-2015-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 045-2015-DTN: .fesulta necesario que la entidad gestione el cumplimiento de la entrega de la totalidad del terreno como uno de los requisites, para inictar el plazo de ejecucién de la obra, sin peri de lo cual y en forma excepcional, podria entregar el terreno parcialmente,o con éreas no disponibles, siempre y cuando dicha decisién de gestién se adopte en el marco de sus fines institucionales y competencias funcionales. Asimismo, dicha entrega parcial debe contar con el sustento técnico correspondiente, respecto a que las condiciones particulares de la obra asi lo requieran, y siempre que con ello se garantice la oportuna ejecucién de la obra y que las areas de terreno pendientes de entrega 0 no disponibles al momento de iniciar la ejecucién de la obra estén a disposici6n del contratista en el momento que lo requiera, segtin lo establecido en el calendario de avance de obra”. Opinién OSCE No. 063-2013-DTN ‘Segiin la Opinién del OSCE No. 063-2013-DT! “Si dentro de los quince (15) dias siguientes a la suscripcién de! contrato una Entidad no ‘cumple con entregar el expediente técnico de obra completo al contratista, o entrega un expediente incomplete o distinto al que formé parte de las Bases integradas, el plazo de ejecucién de la obra no podrd iniciarse, generdndose el derecho en el contratista al resarcimiento de dafios y perjuicios, e incluso la potestad de iniciar el procedimiento de resolucién del contrato dentro de los quince (15) dias siguientes al vencimiento del plazo antes mencionado”. Opinién OSCE No. 009-2012-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 009-2012-DTN:"No procede la solicitud de entrega del adelanto directo cuando esta haya sido presentada luego de transcurrido el plazo de ocho (8) dias establecido por el articulo 187 del Reglamento; en consecuencia, ante solicitudes presentadas fuera del plazo indicado, la Entidad estaria en la obligacién de declararias improcedentes”. (el subrayado es nuestro: en el 0.5. No. 350-2015-EF es el articulo 1562) BROGRAMA NACIONAL DE SANEAMTENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 33 SANEAMIENTOOpinién OSCE No. 095-2011-DTN ‘Segtin la Opinién del OSCE No. 095-2011-DTN: “En los contratos que tienen por objeto la ejecucién de obras, una Entidad no podrfa entregar el adelanto directo al contratista con la sola presentacién de la garantia por adelantos, sin que este haya solicitado formaimente la entrega del adelanto, dentro del plazo establecido en el articulo 187 del Reglamento, y sin presentar el comprobante de pago correspondiente”. (el subrayado es nuestro: en el D.S. No. 350-2015-EF es el articulo 1562) GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 34 SANEAMIENTO4. ENTREGA DE LA INFORMACION NECESARIA PARA LA SUPERVISION DE LA OBRA Entrega de informacién necesaria para la Supervisién de la Obra 1. Para efectos de un adecuado inicio y cumplimiento de los servicio de la Supervision, el Administrador del Contrato debe efectuar las siguientes actividades: a) Designado el Supervisor el Administrador debe entregarle de inmediato el Expedi Técnico completo, correspondiente, de ser el caso el que fue modificado por consultas u observaciones durante el proceso de seleccion. b) Suministrarle, con cargo, la documentacién contractual referente al Contratista: = Bases Integradas del proceso de seleccién = Consultas y observaciones y sus respectivas respuestas. = Oferta Técnica, donde se consigne el personal técnico ofertado a cargo de la ejecucién de la obra. - Oferta Econémica, que debe incluir el Presupuesto Ofertado, en obras a Precios Unitarios, asi como el desagregado de gastos generales fijos y variables. = Contrato de Obra, postor tinico 0 consorcio. = Calendario de Ejecucién de Obra (Cronograma de ejecucién Valorizado) = Calendario de Adquisicién de materiales e Insumos ~ Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de haber sido solicitado por las Bases. - Programacién CPM (diagrama de barras Gantt) = Copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento ~ Cualquier otro documento pertinente. IK A OAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY — 35 SANEAMIENTO5. GARANTIAS Articulo 126.- Garantia de fiel cumplir Como requisito indispensable para perfeccionar el contrato, el postor ganador debe entregar ala Entidad la garantia de fiel cumplimiento del mismo por una suma equivalente al diez por ciento (210%) de! monto del contrato original. Esta debe mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepcién de la prestacién a cargo del contratista, en el caso de bienes, servicios en general y consultorias en general, o hasta el consentimiento de {a liquidacién final, en el caso de ejecucién y consultoria de obras. En caso se haya practicado la liquidacién final y se determine un saldo a favor del contratista, la Entidad debe devolverle la garantia de fiel cumplimiento, aun cuando se someta a controversia la cuantia de ese saldo a favor. En los contratos periédicos de suministro de bienes 0 de prestacién de servicios en general, asi ‘como los contratos de ejecucién y consultoria de obras que celebren las Entidades con las micro y pequefias empresas, estas ultimas pueden otorgar como garantia de fiel cumplimiento el diez or ciento (10%) del monto del contrato original, porcentaje que es retenido por la Entidad. En el caso de los contratos para la ejecucién de obras, tal beneficio solo procede cuando: a) El procedimiento de seleccién original del cual derive el contrato a suscribirse sea una adjudicacién simplificada; b) El plazo de ejecucién de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) dias calendario; y, ©) El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periédicas, en funcién del avance de obra. La retencién se efectiia durante la primera mitad del nimero total de pagos a realizarse, de forma prorrateada en cada pago, con cargo a ser devuelto a la finalizacién del mismo. Articulo 127.- Garantias de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias En las contrataciones de bienes, servicios en general, consultorias 0 de obras que conllevan la ejecucién de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparacién o actividades afines, se debe otorgar una garantia adicional por este concepto, la misma que debe ser Fenovada periddicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentacién en ningdn caso. El OSCE mediante Directiva establece las | disposiciones complementarias para la aplicacién de esta garantia. Articulo 129.- Garantia por adelantos La Entidad solo puede entregar los adelantos directos y por materiales contra la presentacién de una garantia emitida por idéntico monto. La presentacién de esta garantia no puede ser exceptuada en ningtin caso. La garantia debe tener un plazo minimo de vigencia de tres (3) meses, renovable por un plazo {éntico hasta la amortizacién total del adelanto otorgado. Dicha garantia puede reducirse a solicitud del contratista hasta el monto pendiente de amortizar Cuando el plazo de ejecucién contractual sea menor a tres (3) meses, las garantias pueden se! emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortizacién total del adelanto otorgado. Traténdose de los adelantos de materiales, la garantia se mantiene vigente hasta la utilizacién de los materiales 0 insumos a satisfaccién de la Entidad, pudiendo reducirse de manerg proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 36 SANEAMIENTODado que las normas establecen Ia obligacién de los Contratistas de presentar la Garantia de Fiel Cumplimiento del Contrato, que garantiza la buena ejecucién de la obra; y de ser el caso, las garantias por el Adelanto Directo y ef Adelanto para Materiales e Insumos, que garantizan dinero que la Entidad entregaré a los Contratistas; es indudable que compete al Administrador del Contratos, mantener un permanente seguimiento de dichas garantlas a fin de cautelar los intereses de la Entidad. i! ALERTA i! veda, PROCEDIMIENTO En primer lugar, el Administrador de Contrato debe verificar, porque la responsabilidad es del Area de Administracién, que la Garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato, generalmente Carta Fianza, corresponda al monto del Contrato, incluido el IGV, y que tenga un periodo de vigencia hasta el consentimiento de la Liquidacién Final. Por ejemplo: Por ejemplo: Monto Contratado: $/. 10'000,000.00 (incluido ef 1GV) ‘Monto de la Garantia: 5/. 1’000,000.00 (incluido el IGV) Fecha de Firma de Contrato: 15.01.2015 Plazo contratado: 240 dias (aproximadamente & meses) Plazo de recepcién: 5+7+20+24 = 56 dias Plazo para la Liquidacién = 60 dias Plazo Total de la Garantia de Fiel Cumplimiento = 240 + 56 + 60 = 356 dias (aproximadamente 12 meses) El Administrador debe remitir copia de esta garantia al Inspector o Supervisor, Indicandole por escrito que también debe llevar un control de su vigencia. Asi también, como establece el articulo 1752 y 1762 del Reglamento, el Administrador debe verificar, y hacer seguimiento, que cada vez que se apruebe una Prestacién Adicional de Obra, con la emisién de la respectiva Resolucién, el Contratista presente al Area respectiva, la ampliacién de la Garantia de Fiel Cumplimiento. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTO DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTOAsimismo, el Administrador debe verificar que las Garantias por el Adelanto Directo y por Materiales e Insumos tenga un periodo minimo de vigencia de 3 meses. SSE Por ejemplo: Monto Adelanto Directo: S/. 1’000,000.00 (incluido el IGV) Monto de la Garantia: S/. 100,000.00 (incluido el IGV) Fecha de solicitud Adelanto Directo: 15.01.2015 Plazo de vigencia: 90 dias (aproximadamente 15.04.2015) ee Para efectos del control de la Supervisién, el Administrador debe remitir a este copias de las garantias, generalmente cartas fianzas, para que: a) Informe sobre la vigencia de las mismas y advertir oportunamente la necesidad de su. renovacién. 'b) Lieve el control del saldo de adelantos por amortizar, para efectos de la modificacién del monto en las nuevas garantias sustituidas. El Administrador debe coordinar con el Area de Administracién para que le remita co de las garantias sustituidas por las renovaciones de los Adelantos. Recibida estés, a su vez debe remitir copias de estas garantias renovadas a la Supervision para el control de las mismas. En caso de Resolucién de Contrato de Obra, el Administrador del Contrato, en aplicacién de la Opinién del OSCE No. 003-2014/DTN, puede recomendar al Area de Administracién, la ejecucién inmediata de las garantias por los adelantos, con la finalidad de recuperar los saldos por amortizar que estas deberian estar cubriendo. Traténdose de los adelantos de materiales, el Administrador de Contrato debe tener presente que la garantia por estos se mantiene vigente hasta la utilizacién de los materiales o insumos a satisfaccién de la Entidad, por lo tanto no debe autorizar su liberacién o devolucién antes de que esto ocurra en obra. ix ‘SANEAWIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 38. SANEAMIENTO.Dado que es funcién primordial del Administrador del Contrato, cautelar los intereses de la Entidad respecto a fa buena ejecucién de la obra y el dinero piiblico otorgado al Contratista, debe considerar la recuperacién del mismo en concordancia con lo que ha establecido el OSCE. Opinién OSCE No. 003-2014-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 003-2014-DTN: “Cuando la amortizacién de los adelantos entregados al contratista no pueda cumplirse segin lo programado, como en el caso de resolucién del contrato de obra 0 en caso surjan controversias que determinen Ia paralizacién de la obra, corresponde que la Entidad ejecute las garantias por los adelantos otorgados, a efectos de salvaguardar los fondos piiblicos involucrados. Las cuales deben ser ejecutadas de forma inmediata dentro de los tres (3) dias siguientes de efectuada la solicitud~ al solo requerimiento de Ia Entidad, por el monto total consignado en estas al momento en que se solicita su ejecucién, sin que sea posible oponer excusién alguna”, Se advierte a! Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de las CARTAS FIANZAS. RECOMENDACIONES 4. Verificar que las devoluciones de las cartas fianzas se deben efectuar en la oportunidad establecida en las normas: limiento del Contrato, cuando la liquidacién queda consentida. - Delos Adelanto, cuando estén totalmente amortizados. mM 13 T GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 39 SANEAMIENTO6. ADELANTO DIRECTO Articulo 155.- Clases de Adelantos Los documentos del procedimiento de seleccién pueden establecer los siguientes adelantos: 1. Directos, los que en ningiin caso exceden en conjunto el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. 2, Para materiales o insumos, los que en conjunto no deben superar el veinte por ciento (20%) del monto del contrato original 6.1, ENTREGA DEL ADELANTO DIRECTO Articulo 156.- Entrega del Adelanto Directo “En el caso que en las Bases se haya establecido el otorgamiento de este adelanto, el contratista dentro de los ocho (8) dias siguientes a la suscripcién del contrato, puede solicitar formalmente la entrega del mismo, adjuntando a su solicitud la garantia y el comprobante de pago correspondiente, vencido dicho plazo no procede la solicitud. La Entidad debe entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) dias contados a partir del dia siguiente de recibida la mencionada documentacién”. Para efectos de la gestién de los Adelantos para Obras (Directo y para Materiales) y Adelantos para Servicios de Supervisién (Directo) ef Administrador debe empezar verificando si las Bases de estos Contratos consideraban e! otorgamiento de los citados adelantos. De no haber sido considerados no seré aplicable otorgar los mismos. i! ALERTA vena, GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 40. SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO 1. Si las Bases permiten el otorgamiento del Adelanto Directo y este es solicitado por el Contratista, el Administrador del Contrato debe verificar: a) Que el monto de Adelanto Directo solicitado este acorde a lo establecido en las Bases. ee Por ejemplo: ‘Monto del Contrato: $/. 10°000,000.00 (incluido el IGV) ‘Monto maximo del Adelanto Directo (10%): $/. 1’000,000.00 —————_—_—_—_—_———————————————————————— Que la solicitud este dentro del plazo del articulo 1562. Que adjunte la factura por el monto solicitado, Que adjunte la garantia (carta fianza: solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacién automatica) por el monto solicitado, incluido el IGV. Que la garantia (carta fianza) cumpla con lo establecido en el articulo 129°. De estar todo conforme, el Administrador emitiré un informe a su jefatura que se haré de conocimiento del Area de Administracién, para que el pago del Adelanto se deposite en la cuenta CCI del Contratista (si es un Consorcio en la cuenta de quien haya sido designado para los cobros) en el plazo del Reglamento (7 dias calendario siguientes de que se recibié docuientacién completa y este conforme). Se advierte al Administrador que la nueva norma ya no considera que la Entidad pueda otorgar el Adelanto Directo al Contratista en partes. i el Contratista en el plazo del Reglamento solicita solo “una parte” del Adelanto Directo, digamos 7% del 10% maximo, lo cual es verificado y tramitado para pago por el ‘Administrador del Contrato, y posteriormente, digamos en el mes 4 de obra, el Contratista solicita el saldo del Adelanto Directo, digamos el faltante 3%, el Administrador debe denegar tal solicitud por no estar acorde al plazo normado por el presente articulo. ‘ANAM RBAN GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 41. SANEAMIENTO6.2. AMORTIZACION DE ADELANTOS ‘Articulo 158.- Amortizacién de Adelantos La amortizacion del adelanto directo se realiza mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. La amortizacién del adelanto para materiales e insumnos se realiza de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Supremo No 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacién del adelanto se toma en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidacién de! contrato. Otorgados los Adelantos, es responsabilidad de! Supervisor de fa Obra, a través de las Valorizaciones de avance, recuperar dichos Adelantos, lo cual es denominado las AMORTIZACIONES. Corresponde al Administrador del Contrato verificar, en el proceso de revisién y conformidad de dichas Valorizaciones, los montos amortizadas estén correctamente calculados, asi como llevar el control de los saldos de los mismos, Cabe recordar que estos montos amortizados son los que determinan la reduccién del monto de la carta fianza y que cada tres (03) meses es posible renovar por los saldos por amortizar. i! ALERTA j! yada Se PROCEDIMIENTO 1. El Administrador del Contrato debe verificar que se empiece a amor Directo otorgado a partir del mismo mes en que se otorgé el Adelanto Directo. Por ejemplo: Monto del Adelanto Directo otorgado: S/. 10'000,000.00 (18.03.2016) Porcentaje del Adelanto Directo otorgado: 103% Valorizacién del Periodo (al 31.03.2016): S/. 100,000.00 Amortizacién (A): 10% x S/. 1’000,000 = $/. 100,000.00 GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 42 SANEAMIENTOEl Administrador debe estar atento que se cumpla que: Amortizaciones A.D. = Adelanto Directo Otorgado (sin IGV). Si el Contratista, por escrito, solicita al Supervisor, y este consulta al Administrador del Contrato, amortizar el saldo de! Adelanto Directo en una Valorizacién mensual cualquiera, esto es procedente, al estar normado asf en el D.S. No. 006-86-VC. See Por ejemplo: ‘Monto del Adelanto Directo otorgado: S/. 10'000,000.00 ¥ de montos amortizados a la Val. No. 05 = S/. 6'000,000.00 Saldo por amortizar a la Val. No. 06 = S/. 4’000,000.00 Contratista solicita amortizar estos S/. 4’000,000.00 en la Valorizacién No. 06 Sies procedente esta solicitud. El Administrador debe estar prevenido que esta norma (D.S. No. 06-86-VC) no es aplicable para amortizar los saldos de Adelantos para materiales e Insumos. Si durante la ejecucién de la obra la Entidad aprueba Deductivos Vinculantes o Reducciones de Obra, el Administrador del Contrato debe determinar el saldo del Monto Contratado y el saldo de! Adelanto Directo por amortizar, a efectos de que se cumpla lo indicado en el Punto 2 anterior. PAM TBE SANEAMIEN CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 43 SANEAMIENTOD.2. DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA RANA NACIONAL DE SANEAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 44. SANEAMIENTO1. ORGANIZACION DE TODA LA DOCUMENTACION TECNICA — ADMINISTRATIVA DE OBRA Adi a) Organizacién de toda la documentacién técnica — administrativa de obra Para efectos de un adecuado inicio, y permanente cumplimiento, de sus funciones como istrador del Contrato debe efectuar las siguientes actividades: 3. Cualquier otro documento pertinent; ‘Aperturar el “legajo de la obra”, archivo de obra, el cual debe estar permanentemente actualizado desde que el Administrador es designado como tal hasta el cierre de la obra con la transferencia de la obra al operador a quien se le encargue y el respectivo informe de culminacién de contratos de obra y supervision a la Unidad de Administracién a efectos que realicen la transferencia financiera ~ contable de obra, EI “legajo” entre otros documentos debe contener: Del Contrato de Obra - El Expediente Técnico completo, en caso haya sido modificado et original como resultado de consultas y/u observaciones durante el proceso de seleccién. - Bases Integradas del proceso de seleccién = Consultas y observaciones y sus respectivas respuestas. = Oferta Técnica, donde se consigne el personal técni ejecucién de la obra. = Oferta Econémica, que debe incluir el Presupuesto Ofertado, en obras a Precios Unitarios, asi como el desagregado de gastos generales fijos y variables. = Contrato de Obra, postor tinico o consorcio. = Calendario de Ejecucién de Obra (Cronograma de Ejecucién Valorizado) = Calendario de Adquisicién de materiales e Insumos = Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de haber sido solicitado por las Bases. = Programacién CPM (diagrama de barras Gantt) = Copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento = Cualquier otro documento pertinente. Del Contrato de Supervisién = Bases Integradas del proceso de seleccién = Consultas y observaciones y sus respectivas respuestas. - Oferta Técnica, donde se consigne el personal técnico ofertado a cargo de la supervisin de la obra, - Oferta Econdmica, que debe incluir el Presupuesto Ofertado, por tarifas, asi como el desagregado de gastos generales fijos y variables. = Contrato de Supervisién, postor nico 0 consorcio. - Equipamiento e Infraestructura ofertados, de haber sido solicitado por las Bases. - Metodologia del trabajo y Plan de Riesgos ofertados, de haber sido solicitado por las Bases. - Copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento ofertado a cargo de la GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 45 SANEAMIENTO2. CALENDARIO DE EJECUCION DE OBRA ADECUADO AL INICIO DEL PLAZO. CONTRACTUAL a) b) ¢ 4) e) Calendario de Ejecucién de obra adecuado al inicio del plazo contractual Para efectos de un adecuado control técnico — econémico de la obra, establecida la fecha del inicio del plazo de ejecucién de la obra, el Administrador de! Contrato debe efectuar las siguientes actividades: En concordancia con lo establecido en los Términos de Referencia del Servicio de la Supervision, se debe requerir al Supervisor que solicite al Contratista que en el plazo maximo de cinco (05) dias calendario formule la actualizacién de todos los calendarios y programacién de obra contractuales presentados para la firma del Contrato, a la fecha de inicio del plazo de ejecucién de la obra: = Cronograma de Ejecucién de Obra Valorizado = Calendario de Adquisicién de materiales e Insumos - Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de haber sido solici Bases. = Programacién CPM (diagrama de barras Gantt) Presentados los citados documentos, el Supervisor en el plazo maximo de tres (03) dias calendario debe revisarlos y de ser conformes suscribirlos y remitirlos al Administrador del Contrato adjuntando su informe. Recepcionados los documentos, el Administrador de Contrato debe revisar los ‘mismos y emitir informe con sus observaciones o aprobacién en el plazo maximo de dos (02) dias calendario, en particular verificar que en la Programacién de la Obra (Diagrama Gant) se haya establecido con toda precisién las actividades de la ruta critica, ya que este es el principal parémetro para analizar las eventuales solicitudes de Ampliacién de Plazo. El resultado de la revisién del Administrador del Contrato puede concluir en: = Documentacién observada, en cuyo caso el Administrador debe requerir por escrito de inmediato a la Supervisién las modificaciones respectivas, las cuales este debe hacer de conocimiento del Contratista. ~ Documentacién aprobada, el Administrador debe suscribir los Calendarios y Programacién en sefial de conformidad, y hacer informe para conocimiento de la Jefatura, para que esta mediante oficio comunique a la Supervisién que han sido aprobados. Estos Calendarios y Programacién finalmente aprobados, serdn para el Administrador el punto de partida para analizar cualquier reprogramacién, de montos valorizados, de ruta critica, etc, que se genere posteriormente por reconocimiento de Ampliaciones de Plazo. ‘ado por las TAMIA NAC GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 46 SANEAMIENTO3, REVISION DEL INFORME DE COMPATIBILIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO Revisién del Informe de Compatibilidad Como el Administrador de Contrato sabe, uno de los principales problemas recurrentes durante la gestién de un Contrato de Obra son las deficiencias u errores u omisiones del Expediente Técnico, los cuales derivan en consultas, adicionales, deductivos vinculantes, reducciones de obra, ampliaciones de plazo, y en situaciones extremas hasta la Resolucién de los Contratos. Para efectos de minimizar estas situaciones, es necesario que los Términos de Referencia de! Supervisor, preparados por el Administrador de Contrato para efectos de la Convocatoria, este haya considerado 0 incluido, como una de las funciones iniciales de! Supervisor, un Informe de Compatibilidad 0 también llamado de revisién del Expediente Técnico, Este Informe debe contener, de ser el caso, las observaciones que haya detectado el Supervisor en el contenido del Expediente Técnico, tanto en cantidad (que se encuentre la documentacién completa, por ejemplo que estén las formulas polinémicas de cada componente del Presupuesto de la Obra) como en calidad (por ejemplo, que formulas polinémicas cumplan las normas) Presentado este Informe de Compatibilidad el Administrador del Contrato debe proceder a su revisién de cantidad, para lo cual tomara en consideracién la relacién (chek list) considerado en el ANEXO adjunto a esta Guta. ‘También es importante que el Administrador haga una verificacién de las observaciones de! Supervisor sobre la calidad del Expediente Técnico. ‘Ambas verificaciones del Administrador tienen el objetivo, de ser el caso, informar a la Jefatura para que dispongan las coordinaciones inmediatas con los Proyectistas, a efectos de subsanar las mencionadas faltas u observaciones oportunamente y minimizar en lo posible su impacto durante la ejecucién de la obra NEAMTENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 47 SANEAMIENTO4. SUSPENSION DEL PLAZO DE EJECUCION Articulo 153.- Suspensién del plazo de ejecucién | Cuando se produzcan eventos no atribuibles a las partes que originen la paralizacién de la obra, estas pueden acordar la suspensién del plazo de ejecucién de la misma, hasta la culminacién de dicho evento, sin que ello suponga el reconocimiento de mayores gastos generales y costos, salvo aquellos que resulten necesarios para viabilizar la suspensin. Reiniciado el plazo de ejecucién de la obra corresponde a la Entidad comunicar al contratista la modificacién de las fechas de ejecucién de la obra, respetando los términos en los que se acordé la ssuspensién. Asimismo, el contratista , puede suspender la ejecucién de la prestacién en caso la Entidad no ‘cumpla con el pago de tres (3) valorizaciones; para tal efecto, el contratista debe requerir mediante comunicacién escrita que la Entidad pague por lo menos una (1) de las valorizaciones pendientes en un plazo no mayor de diez (10) dias. Si vencido el plazo el incumplimiento continua el residente debe anotar en el cuaderno de obra la decisién de suspensién, que se produce al dia siguiente de la referida anotacién. La suspensién del plazo da lugar al pago de mayores gastos generales variables, directamente vinculados, debidamente acreditados. Al ser este articulo totalmente nuevo en los procedimientos de gestién de obras publicas, el Administrador del Contrato debe tener mucho cuidada en su aplicacién, a efectos de no confundir estas “causales” de suspensién con las “causales” de ampllacién de plazo. i! ALERTA j! ebay PROCEDIMIENTO ‘Como se advirtié en la parte introductoria de este articulo, el Administrador de! Contrato debe tener mucho cuidado en diferenciar esta “causal de suspensién de plazo” con una “causal de ampliacién de plazo”. Esto implica que la “causal de suspensién” el plazo de ejecucién no sigue “corriendo”. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 48 SANEAMIENTO3. Las “causales de suspensién del plazo” que el Administrador debe tener en cuenta son dos (02): a) Causal 1: Eventos no atribuibles a las partes que originen la paralizacién de la obra, por ejemplos lluvias, etc. Ante la ocurrencia de esta Causal 1 en obra, el Administrador del Contrato, previa una evaluacién de “beneficio-costo”, podria proponer a la Jefatura se evalie la alternativa de aplicar este articulo de “suspensién” del plazo de ejecucién. De ser aceptada por ambas partes, Entidad y Contratista, a “suspensién” del plazo, el ‘Administrador del Contrato debe preparar una propuesta de Acta de Acuerdo, que luego de suscrita debe ser remitida al Area Legal para la suscripcién de la respectiva Adenda En esta Acta de Acuerdo se acordard el plazo de “suspensién” por “t” dias calendario (obviamente sera un tiempo estimado el cual, de ser necesario, puede ser prorrogado). Cumplido el plazo “t” y si se dan las condiciones climéticas favorables, el Administrador del Contrato comunicard al Contratista el reinicio de las obras, y por ende se reiniciard el plazo de ejecucién de obra, En este contexto el Administrador del Contrato debe coordinar con el Area Legal se emita una Resolucién modificando la fecha de fin del plazo. Como indica el articulo, de ser el caso, es posible reconocer al Contratista los costos directos (personal obrero, maquinaria y equipo de construccién, etc.) y gastos generales variables (ingenieros, camionetas, etc.) que pudieran ser necesarios mantener durante el tiempo de “suspension”. De ser presentados por el Contratista, estos deben ser revisados y analizados por el ‘Supervisor quien debe emitir un informe al Administrador del Contrato. Recibido el Informe del Supervisor, el Administrador debe realizar una nueva evaluacién detallada de los mismos y emitir un Informe a su Jefatura observandolos y proponiendo su correccién o dando su conformidad. A GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 49 SANEAMIENTOb) Cuando la Entidad no cumpla con el pago de tres (3) valorizaciones. Sobre esta causal de suspensién el Administrador del Contrato puede encontrase ante dos escenarios: Falta de pago de Valorizaciones en periodos intermitentes 0 no continuas Vimpaga_, Vpagada_Vimpaga Vpagada_Vimpaga Falta de pago de Valorizaciones en periodo continuo. Vpagada_Vimpaga__ Vimpaga_, Vimpaga Si el Contratista plantea con carta a la Entidad el requerimiento del pago de una de las tres valorizaciones pendientes, el Supervisor debe informar de inmediato al Administrador de Contrato quien a su vez debe informar al Area de Administraci6n que si en un plazo de diez (10) dias calendario no se realiza el pago requerido, el Contratista estaria facultado a suspender la ejecucién de la obra. i Por ejemplo, si la tercera valorizacién impaga es al 30.06.2016, se hace el requerimiento el dia 01.07.2016 y la Entidad tendria plazo para pagar hasta el 11.07.2016. Sino lo hace desde el dia 12.07.2016 podria suspender el plazo. eee La norma no lo precisa, pero el Administrador del Contrato debe entender que hasta que no ocurra el pago, de por lo menos 1 de las valorizaciones adeudadas, se genera tn periodo de suspensidn del plazo de “t” dias. Al ser esta situacién de falta de pago imputable a la Entidad, el Administrador debe advertir, desde el inicio de la obra, al Area de Administracién que el no pago oportuno de las valorizaciones mensuales implica: 1) reconocimiento de intereses legales, 2) causal de Resolucién de Contrato y 3) causal de suspensién del plazo del plazo de ejecucién, con reconocimiento de gastos generales variables (acreditados). Como se ha mencionado, es posible reconocer al Contratista los gastos generales variables acreditados (gastos de planillas 0 recibos por ingenieros, recibos de alquileres de camionetas, recibos de luz, de agua, de teléfonos, etc.) durante el tiempo de “suspensién”. De ser presentados por el Contratista, estos deben ser revisados y analizados por el Supervisor quien debe emitir un informe al Administrador del Contrato, Recibido el Informe del Supervisor, el Administrador debe realizar una nueva evaluacién detallada de los mismos y emitir un Informe a su Jefatura observandolos y proponiendo su correccién o dando su conformidad. En este segundo caso el Administrador del Contrato debe tener presente que el articulo no sefiala el procedimiento de “restitucién” del tiempo de suspensién “t's embargo se considera que aplica el mismo procedi del caso a). GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 50 SANEAMIENTOEs importante recordar al Administrador de Contrato que la falta de pago de valorizaciones por razones imputables a la Entidad es un incumplimiento esencial de esta, por lo cual debe estar permanentemente coordinando con el Area de Administracién los pagos oportunos, como lo que ha establecido el OSCE. Opinién OSCE No. 027-2014-DTN ‘Segiin la Opinién del OSCE No. 027-2014-DTN: "2.1.3.De conformidad con lo expuesto, se puede inferir que una obligacién esencial es aquella cuyo cumplimiento resulta indispensable para alcanzar la finalidad del contrato y, fen esa medida, satisfacer el interés de la contraparte; estableciéndose como condicién adicional para tal calificacién que se haya contemplado en las Bases o en el contrato. En otras palabras, es aquella cuyo incumplimiento impide alcanzar la finalidad del contrato. Abundando en lo anterior, es importante indicar que el pago de la contraprestacién constituye la principal obligacién esencial que toda Entidad debe cumplir para satisfacer el interés econémico del contratista, pudiendo existir otro tipo de obligaciones esenciales en funcién a la naturaleza u objeto del contrato 0 a las prestaciones involucradas”. (las negritas son nuestras) Ri x GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY SL SANEAMIENTO5. ADELANTO DE MATERIALES Articulo 155.- Clases de Adelantos Los documentos del procedimiento de seleccién pueden establecer los siguientes adelantos: 1. Directos, los que en ningin caso exceden en conjunto el diez por ciento (10%) del monto del contrato original 2. Para materiales 0 insumos, los que en conjunto no deben superar el veinte por ciento (20%) del monto del contrato original 5.1, ADELANTO PARA MATERIALES E INSUMOS Articulo 157.- Adelanto para materiales e insumos “La Entidad debe establecer en los documentos del procedimiento de seleccién el plazo en el cual el contratista solicita el adelanto, asi como el plazo en el cual se entregue el adelanto, con la finalidad que el contratista pueda disponer de los materiales o insumos en la oportunidad prevista en el calendario de adquisicién de materiales 0 insumos. Las solicitudes de adetantos para materiales o insumos deben realizarse una vez iniciado el plazo de ejecucidn contractual, teniendo en consideracién el calendario de adquisicién de materiales 0 insumos presentado por el contratista y los plazos establecidos en los documentos del procedimiento de seleccién para entregar dichos adelantos. No procede el otorgamiento del adelanto para materiales e insumos en los casos en que las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas sefialadas en el calendario de adquisicién de materiales e insumos. Para el otorgamiento del adelanto para materiales, insumos equipamiento 0 mobiliarios debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el Decreto Supremo N® 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Es responsabilidad del inspector o supervisor, segin corresponda, verificar la oportunidad de la solicitud de los adelantos para materiales e insumos, de acuerdo al calendario correspondiente”. Como se indicé para el Adelanto Directo, respecto al Adelanto para Materiales e Insumos, el Administrador debe empezar verificando si las Bases del Contrato consideran el otorgamiento del mismo. De no haber sido considerado no seré aplicable otorgarlo. La norma no prescribe la existencia de Adelanto materiales e Insumos para las Servicios de Supervisién. i! ALERTA j! TACOE SANEAMIENTO URBAl GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 92 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO De acuerdo con el articulo 157° del Reglamento, Ias solicitudes de Adelantos para materiales e Insumos son presentados por el Contratista ante su Inspector o Supervisor. En tal sentido el Administrador del Contrato al haber formulado los Términos de Referencia del Servicio de Supervisor debe haber establecido el plazo (por ejemplo cinco (05) dias calendario) en el cual este debe evaluar y emitir su Informe a la Entidad respecto ala mencionada solicitud. 2. Recibido el Informe del Supervisor el Administrador debe verificar que el monto del ‘Adelanto para Materiales solicitado este acorde a lo establecido y/o permitido por las Bases. a Por ejemplo: ‘Monto del Contrato: $/. 10°000,000.00 (incluido el IGV) Porcentaje méximo establecido en las Bases: 20.00 % ‘Monto méximo del Adelanto Materiales a ser solicitado: S/. 2'000,000.00 (sala como tope) ESS 3. Como ya se indicé para el Adelanto Directo, el Administrador debe verificar que la garantia (carta fianza) por este Adelanto para Materiales e Insumos cumple con lo establecido en el articulo 1299, 4, Segiin el OSCE los Adelantos para Materiales e Insumos pueden considerar los siguientes recurso: a) Materiales: cemento, fierro, ladrillo, tuberias, pintura, cables, etc. b)Insumos: combustible, explosivos, ete. ©) Equipamientos: grupo electrégeno, bombas de agua, etc. d) Mobiliarios: carpetas, escritorios, etc. 5. Para efectos del trimite de la solicitud del Adelanto para Materiales e Insumos, el Administrador del Contrato debe verificar que se cumplan las siguientes condiciones: a) Que el recurso solicitado (material, insumos, equipamiento, mobiliario) esté incluido en el Calendario de Adquisicién de Materiales (CAM) actualizado al momento de la solicitud. b) Que el recurso solicitado tenga coeficiente de incidencia en su férmula polinémica. ¢) Que la solicitud del Adelanto se haya efectuado en la fecha considerada en el CAM. 4d) Que no se debe tramitar la solicitud del Adelanto de Materiales si esta fue en fecha posterior a la considerada en el CAM. 6. El Administrador debe verificar que el monto solicitado por el Contratista por cada recurso, que se entiende ha sido verificado por el Supervisor, no sobrepase el monto maximo (MM) que establece el D.S. No. 011-79-VC, articulo 78, item D. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS OE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 93. SANEAMIENTO7. De ser encontrada conforme la solicitud segiin lo indicado en los puntos 2, 3, 5 y 6 anteriores, ef Administrador debe emitir un Informe a la Jefatura para que continde el trémite de pago al Area respectiva. El Administrador en fas Recomendaciones de su Informe debe advertir que la demora en el otorgamiento de! Adelanto de Materiales PUEDE generar Ampliacién de Plazo con reconocimiento de costos directos y mayores gastos generales variables (acreditados).. ‘Asi también el Administrador debe tener en consideracién que, de acuerdo con la Opinién del OSCE No. 067-2013-DIN, es posible otorgar Adelantos de Materiales para prestaciones Adicionales de Obra, pero bajo el criterio que: Adelanto materiales obra+ Adelanto materiales obra < 40% (*)Contrato Original contractual adicional (*) D.S. No. 350-2015-EF / Articulo 1552 : 20 % Contrato Original IK NACION? GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 54 SANEAMIENTO.Es muy frecuente que los Contratistas de Obras soliciten uno 0 més Adelantos para materiales € Insumos, por lo cual es indispensable que el Administrador de! Contrato tenga todos los criterios claros para su correcta gestién, entre ellos algunos alcances establecidos en Opiniones de! OSCE. Opinién OSCE No. 067-2013-DTN Seguin la Opinién del OSCE No. 067-2013-DTN: “En los contratos de obra es posible otorgar adelantos para materiales o insumos para la ejecucién de prestaciones adicionales de obra, siempre que el contratista lo solicite en el plazo establecido en las Bases, teniendo en consideracién las fechas previstas en el calendario de adquisicién de materiales o insumos de la prestacién adicional de obra, y que no se supere, en conjunto, el cuarenta por ciento (40%) de! monto del contrato original; ello sin perjuicio det ‘cumplimiento de los demés requisitos para la entrega de adelantos previstos en los articulo 38 de la Ley y 188 del Reglamento”, (el subrayado es nuestro, segiin las nuevas normas debe ser articulo 38 de la Ley y 157 del Reglamento. Opinion OSCE No. 015-2009/DOP Segtin la Opinién del OSCE No. 015-2009/DOP: "3.1 El contratista puede solicitar el adelanto para materiales e insumos para la compra de equipos y/o mobiliario que quedaran incorporados en la obra. De haberse pactado en las Bases la entrega de adelanto para materiales e insumos, ¢ iado el plazo de ejecucién contractual, ante la solicitud del contratista y posterior demora de la Entidad en la entrega de dicho adelanto, se podria solicitar la ampliacién del plazo contractual —por la demora no atribuible al contratista—siempre que este hecho afecte el calendario de avance de obra vigente” BROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URDANO SSCS GUIA PARA UA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 55. SANEAMIENTO5.2. AMORTIZACION DE ADELANTOS Articulo 158.- Amortizacién de Adelantos La amortizacién del adelanto directo se realiza mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. La amortizacién del adelanto para materiales e insumos se realiza de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Supremo No 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacién del adelanto se toma en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidacion del contrato. Como se indicé para el Adelanto Directo, es responsabilidad del Supervisor de la Obra, a través de las Valorizaciones de avance, recuperar el Adelanto para Materiales e Insumos, lo cual es denominado las AMORTIZACIONES. Corresponde al Administrador del Contrato verificar, en el proceso de revisién y conformidad de dichas Valorizaciones, los montos amortizados estén correctamente calculadas, asi como llevar el control de los saldos de los mismos. Cabe recordar que estos montos amortizados son los que determinan la reduccién de! monto de la carta fianza y que cada tres (03) meses es posible renova por los saldos por amortizar. i! ALERTA i! vhday PROCEDIMIENTO El Administrador del Contrato debe verificar que la amortizacién de! Adelanto de Materiales se efectiie en el mes o Valorizacién donde se utiliz6 el material del adelanto, segiin la férmula establecida en el articulo 32 del D.S. No. 022-80-VC. Amortizacién = (metrado del material utilizado x PU mat.) x ima / Imo El metrado del material utilizado el Administrador la determina en funcién al metrado de las partidas valorizadas en ese mes 0 valorizacién, donde se uso el material del Adelanto para materiales o Insumos. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 56 SANEAMIENTOPor ejemplo en Ia Valorizacién No. 05 (obra a Precios Unitario: Adelanto otorgado para Cemento Portland tipo | Valorizacién No.05: partida. Concreto de columnas: 10 m3 Andlisis de P.U.= 10 bolsas /m3 Metrado utilizado de bolsas de cemento = 10 m3 x 10 bolsas /m3 = 100 bolsas Los demas pardmetros a aplicar por el Administrador del Contrato son: PU mat : precio unitario de! material considerado en los andlisis de Precios Unitarios del V.R. (obras a Suma Alzada, se debe aplicar el Factor de Relacién) u Oferta (obras Precios Unitarios). Ima: indice Unificado de Precios del material a la fecha de la solicitud del Adelanto. Ime: indice Unificado de Precios del material a la fecha del V.R. Por ejemplo en Ia Valorizacién No. 05 (obra a Precios Unitarios): Amortizacién = (100 bolsas cemento x S/. 20/bolsa) x 330.00 / 300.00 Amortizacién = $/. 2,200.00 (sin IGV) 2. El Administrador debe estar atento a que se debe cumplir que: Amortizaciones A.M. = Adelanto Materiales Otorgado (sin IGV). 3. El Administrador debe recordar que el D.S. No, 06-86-VC no es aplicable para amortizar Jos saldos de Adelantos para Materiales e Insumos, en razén de que segtin articulo No. 12, tratandose de los adelantos de materiales, la garantia se debe mantener vigente hasta la utilizacién (amortizacién) de los materiales o insumos a satisfaccién de la Entidad IRCIONAT DE NT NO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 57 SANEAMIENTO.6. OBLIGACION DEL CONTRATISTA DE EJECUTAR EL CONTRATO CON EL PERSONAL OFERTADO Articulo 162.- Obligacién del contratista de ejecutar el contrato con el personal ofertado Es responsabilidad del contratista ejecutar su prestacién con el plantel profesional ofertado. Cuando los postores presenten dentro de su oferta como personal permanente a profesionales que se encuentran laborando como residente o supervisor en obras contratadas por la Entidad que no cuentan con recepcién, dicha oferta debe ser descalificada. Excepcionalmente y de manera justificada el contratista puede solicitar a la Entidad le autorice la sustitucién del profesional propuesto, en cuyo caso el reemplazante debe reunir experiencia y calificaciones profesionales iguales 0 superiores a las del profesional reemplazado. La sustitucién del personal propuesto debe solicitarse a la Entidad quince (15) dias antes que se n contractual entre el contratista y el personal a ser sustituido; si dentro de los ntes de presentada la solicitud la Entidad no emite pronunciamiento se considera | aprobada la sustitucion. En caso culmine la relacion contractual entre el contratista y el personal ofertado y la Entidad no haya aprobado la sustitucién del personal por no cumplir con las experiencias y calificaciones del profesional a ser reemplazado, la Entidad le aplica el contratista una penalidad no menor a la mitad de una Unidad Impositiva Tributaria (0.5 UIT) ni mayor a una (1) UIT por cada dia de ausencia del personal en la obra. En caso el contratista considere necesaria la participacién de profesionales adicionales al plantel técnico ofertado, debe anotarse tal ocurrencia en el cuaderno de obra e informarse por escrito a la Entidad el alcance de sus funciones, a efectos que esta pueda supervisar la efectiva participacién de tales profesionales. La inclusién de mayores profesionales por parte del contratista no genera mayores costos ni gastos para la Entidad. El presente articulo también resulta aplicable para los contratos de consultoria, salvo la seleccién de consultores individuales. Al ser este articulo totalmente nuevo en los procedimientos de gestién de obras publicas, el Administrador de! Contrato debe tener mucho culdado en su aplicacién, ya que tiene dos ‘alcances: uno que solo incluye como personal al residente y jefe supervisor y otro que Incluye a todos los profesionales de la oferta. I! ALERTA i! CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 5B SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO 1. Con respecto al personal en obra, tanto del Contratista ejecutor como del Supervisor, cada vez que el Administrador del Contrato inspeccione esta, debe cautelar: a) Que estén trabajando el niimero de personas ofertadas (cantidad) Que estas personas sean los profesionales ofertados, calidad, que se entiende cumplieron tas Bases de Obra por su experiencia, y las Bases de Consultoria en el caso de la Supervisin (calificaciones). Que se cumplan los tiempos de permanencia ofertados (algunos al 100%, otros al 50%, otros al 33%, etc.) Por ejemplo: Si los Bases de Obra pedian un Residente con 5 afios de experiencia en obras de saneamiento y el Contratista ofertd un Residente con 7 afios de experiencia, el reemplazante debe cumplir con lo ofertado NO con lo que pedian las Bases. Cuando se haya programado un Proceso de Seleccién de Obras o de Supervisién, el ‘Administrador del Contrato debe coordinar con los dems Administradores la preparacién de la relacién de Residentes y de Jefes de Supervisién, obras en ejecucién 0 en obras ain sin recepcién, la cual a través de la Jefatura, debe proporcionar, por escrito, oportunamente al Presidente del Comité de Seleccién de tal manera que este pueda determinar, durante el acto de! proceso de seleccién, si algiin Residente 0 Jefe de Supervisién “ofertados” ain est “comprometidos” en alguna obra de la Entidad. El articulo no da alcances sobre que sucede si estos profesionales estuviesen laborando simulténeamente pero en obras 0 supervisiones de otras entidades. En caso que el Contratista propusiese cambio de profesionales de Ia oferta, deberd adjuntar su Curriculum detallado, correspondiendo al Administrador del Contrato formular la evaluacién del curriculum del reemplazante, informando dentro del plazo del Reglamento (8 dias calendario) a la Jefatura para que se emita el documento aprobando 0 no al reemplazante. El Administrador de Contrato debe dar instrucciones tanto al Residente como al Supervisor para que, de darse el caso, anoten en el Cuaderno de Obra y le informen de inmediato, sobre la ausencia de personal de la oferta, sea del Contratista ejecutor como del Supervisor. Eventualmente, de ser considerado necesario, la ausencia se certificays mediante una constatacién notarial o policial, para sustentar y/o evitar reclanig posteriores de la otra parte. ANA r GUA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 59 SANEAMIENTOjicada la ausencia de personal del Contratista en la obra, en un determinado mes, el ‘Administrador del Contrato dard instrucciones al Supervisor para que aplique la penalidad que corresponda estableciendo la oportunidad en concordancia con lo normado en el Ultimo patrado del articulo 132° del Reglamento. Certificada la ausencia de personal del Supervisor en la obra, en un determinado mes, el Administrador del Contrato aplicaré al Supervisor la penalidad que corresponda estableciendo la oportunidad en concordancia con lo normado en el tiltimo pérrado del articulo 1322 del Reglamento. Con respecto al incremento voluntario de personal profesional, técnico y/o administrativo en la obra, en concordancia con sus Términos de Referencia, el Supervisor debe proceder de la siguiente manera: a) Si quien esta incrementando personal es el Contratista, el Supervisor debe verificar tal incremento y registrar lo que corresponda en Cuaderno de Obra e informar a la brevedad por escrito al Administrador dei Contrato. b) Si quien incrementa personal es la Supervisién, el Jefe de Supervision debe registrarlo en Cuaderno de Obra, e informar al Administrador de! Contrato por escrito a la brevedad. En concordancia con el peniltimo pérrafo del articulo 162° del Reglamento, cualquier pretensién del Contratista del Supervisor de solicitar el pago por este incremento de personal debe ser denegado por el Administrador del Contrato. TBE SANEAMIENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 60 SANEAMIENTOSe odvierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de los PROFESIONALES RESPONSABLES DE LA OBRA. RECOMENDACIONES Verificar el cumplimiento de la Norma G.030. “ Derechos y Responsabilidades” de! Reglamento Nacional de Edificaciones , capitulo IV “De las personas responsables de la construccién”, en el sub capitulo Ill, “Del profesional responsable de obra”, segundo parrafo del articulo 29, que en el caso de obras de caracter especializado como; Redes de Saneamiento 0 electrificacién, Instalaciones Industriales y montajes, tdneles, puentes y demds obras de ingenieria pesada, el profesional responsable deberé contar con la especializacién correspondiente. Esta especializacién debe ser exigida durante el Proceso de Seleccién y debe ser considera por el Comité de Seleccién en sus Bases. OR GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAFOTABLEY ©. SANEAMIENTO7. FUNCIONES DEL INSPECTOR O SUPERVISOR EN OBRA Articulo 160.- Funciones del Inspector o Supervisor La Entidad controla los trabajos efectuados por el contratista a través del inspector o supervisor, segin corresponda, quien es el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecucién técnica, econdmica y administrativa de la obra y de! cumplimiento del contrato, debiendo absolver las consultas que formule el contratista segiin Io previsto en los articulos siguientes. En una misma obra el supervisor no puede ser ejecutor ni integrante de su plantel técnico. El inspector o el supervisor, segin corresponda, esté facultado para ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra; para rechazar y ordenar el retiro de materiales 0 equipos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones técnicas; y para disponer cualquier medida generada por una emergencia No obstante lo sefialado en el parrafo precedente, su actuacién debe ajustarse al contrato, no teniendo autoridad para modificarlo. El contratista debe brindar al inspector 0 supervisor las facilldades necesarias para el cumplimiento de su funcién, las cuales estan estrictamente relacionadas con esta. Dado que las funciones del Supervisor estén contenidas en los Términos de Referencia, Términos que fueron formulados por el Administrador de! Contrato, compete a este hacer un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de estas funciones por el Supervisor. i! ALERTA j! PROCEDIMIENTO Como se indicé en las consideraciones generales previas, el Administrador del Contrato al elaborar los Términos de Referencia de! Supervisor debe detallar sus funciones. El Administrador debe cautelar, a través de sus visitas a obra, llamadas telefér etc., que el Supervisor y su personal clave permanezca en ta obra. El Administrador debe cautelar que el Supervisor cumpla sus funciones: a) Antes del inicio de la obra b) Durante la ejecucién de la obra ¢) Después del término de la obra. ROGAN uy CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 62 SANEAMIENTOFunciones antes del inicio de la obra. EI Administrador verificara que el Supervisor formule su Informe de Revisi6n Compatibilidad del Expediente Técnico, con sus observaciones y recomendaciones: (© Revisién de los Estudios completos: suelos, topograficos, impacto ambiental, hidrol6gicos, etc. Revisién de los planos completos y verificar su compatibilidad. Revisin de las Especificaciones Técnicas: método de construccién, calidad de materiales, método de medicién, etc. Revisién de los andlisis de precios unitarios, concordantes con sus especificaciones técnicas. Revisién de las planilias de metrados detalladas. Revisién de los Presupuestos (0 Sub Presupuestos) de la Obra. Revisidn de las formulas polinémicas y cumplan los requisitos del D.S. No. 011-79-VC : niimero de monomios, coeficientes de incidencia, sumatoria de los coeficientes de incidencia, etc. © Revisién de los permisos, licencias, servidumbres, etc. Funciones durante la ejecucién de la obra. El Administrador verificara que el Supervisor cumpla con: a. Control técnico b. Control Econémico ¢. Control Contractual 5.1 Control técnico El Control Técnico esta referido a los trabajos en campo que debe efectuar permanentemente el Supervisor: Controles topograficos: excavaciones, reservorios, edificaciones, etc. Control de calidad de suelos: comparando con lo indicado en el Expediente Técnico. Control de la libre disponibilidad de los terrenos: donde se ejecutaran las obras, de zonas de trabajo, de zonas de paso o servidumbre, etc. Control de calidad de materiales a usar en obra (cumplan las Especificaciones Técnicas): cemento, agregados, fierro corrugado, tuberias, valvulas, etc. Control de buena ejecucién de los trabajos (considerando los métodos de construccién de las Especificaciones Técnicas): buena ingenieria. Control de ensayos de calidad de los trabajos ejecutados (concreto, compactacién de fondo de zanja, empalme de tuberias, etc.) en base a los ensayos indicados en las Especificaciones Técnicas: rotura de testigos de concreto, ensayos de compactaci6n, etc. Control de las medidas de seguridad en obra: uso de cascos, guantes, lentes, etc. Control de la maquinaria y equipo de construccién: volquetes, retroexcavadoras, excavadoras, tractores, rodillos, etc; que se cumpla el equipo minimo exigido por las Bases asi como el Calendario de Utilizaci6n de Equipo. En sus viajes de inspeccién a obra el Administrador del Contrato verificara los trabajos en ejecucién asi como revisaré los protocolos de las diversas pruebas 0 ensayo: realizados en el periodo. ‘Asimismo, de ser el caso, daré instrucciones para anticiparse a eypggmatigs problemas, 6 RCTONAT r GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 63 SANEAMIENTO5.2 Control Econémico Respecto a esta funcién se recomienda que el Administrador de Contrato haga un permanente y cercano seguimiento de la misma, puesto que est referida a las valorizaciones que conllevan el uso de dinero pubblico. Estos controles econémicos basicamente son los siguientes: a) Control de Adelantos 2.1) Adelanto Directo (AD) Sie otorgé el 10% del Monto del Contrato Original ( C) Monto del Contrato onginal= S/- 10'000,000.00 (con |ev) Adelanto Directo (maximo 10%) = S/. 1'000,000.00 (con IGV) a = Verificar que el Supervisor calcule correctamente las amortizaciones (A) y deducciones (D) en las Valorizaciones (V) Amortizacién = AD xV c Deduccién = AD x V(K_ = 1) c ka 4.2) Adelanto para Materiales (AM) ~ Verificar que se cumplieron primero las condiciones contractuales explicadas en esta Guia en el articulo del Adelanto para Materiales ¢ Insumos. - Verificar el calculo del Monto Maximo (MM) por cada recurso y que no se excedié el tope maximo (20%) Por ejempl Obra a Precios Unitarios Material solicitado: cemento tipo | Formula estructuras: Presupuesto = S/. 10'000,000 (sin IGV, Ofertado = Octubre 2015) Mes en que solicita Adelanto para cemento = Febrero 2016 Coef.incidencia cemento en la formula de estructuras: 0.100 Ind.Unificado cemento (21) al mes oferta = 300.00 (Octubre 2015) Ind.Unificado cemento (21) al mes que solicita Adelanto = 330.00 (Febrero 2016) 100 x $/. 10°000,000 x 330.00 / 300. 1100,000.00 (sin 1GV) ~ Verificar que el Supervisor célculo correctamente las amortizaciones (A) y deducciones (D) en las Valorizaciones (V) ‘Amortizacién = (metrado material utilizado x PUmat. ) x Ind.Unif.mat. mes Adelanto Ind.Unif. mat. mes del V.R. Deduccién = coef.incidencia material x V (mr Ima) GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPoTABLEY 64 SANEAMIENTOI de Metrados de avance mensual rador debe verificar que los metrados considerados por el Supervisor en cada Valorizacién cumplan: 1. Con la cantidad de metrado que permite reconocer su Sistema de Contratacién de la Obra. ‘Suma Alzada: hasta el total de los metrados de! Presupuesto de Obra. —————————————————— Por ejemplo: Partida A ‘Metrado del Presupuesto de Obra = 100.00 m2 Metrado realmente ejecutado en obra = 95.00 M2vwu.n..S@ valoriza 100.00 m2 Metrado realmente ejecutado en obra = 105.00 m2.........5e valoriza 100.00 m2 | Precios Unitarios: hasta el total de los metrados realmente ejecutados. —— Por ejemplo: Partida A Metrado del Presupuesto de Obra = 100.00 m3 Metrado realmente ejecutado en obra = 95.00 m3... Metrado realmente ejecutado en obra = 105.00 m3. 100.00 m3 (Valorizacién Obra Principal) 5.00m3 (Valorizacién Mayor Metrado) eee 2. Con la calidad de obra que establecen las Especificaciones Técnicas. Es decir si el Contratista ejecuta en obra 100.00 ml de tuberia de 8”, pero no utilizé fa calidad de tuberia que indica la especificacién Técnico NO se valoriza. El Administrador debe advertir al Supervisor que si bien el Reglamento indica que las, Valorizaciones son pagos a cuenta, no significa pagar de més (proyectar metrados) ni pagar de menos (subvaluar metrados). Debe verificar ademds que el célculo de valorizaciones se corresponda con el Sistema de Contratacién de la Obra: Suma Alzada, con los precios unitarios, gastos generales y utilidad del V.R., ajustados por el Factor de Relacién (FR =C/ VR). Por ejemplo: VAL. No. 03 =[(100.00 m2 x S/. 100/m2) + 10%(S/.10,000.00) + 5% (S/.10,000.00) } x 0.9000 = $/. 10,350.00 7 EAM GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 65 SANEAMIENTO.Precios Unitarios, con los precios ofertados por el Contratista. De ocurtir cualquier discrepancia del Contratista con respecto a los metrados y /o el monto valorizado, el Administrador del Contrato debe proceder conforme al articulo 1682 del Reglamento: monto no controvertido se puede tramitar para pago y lo controvertido se resuelven en la Liquidacién o en Coneillacién o Arbitraje. Control de Reajustes (R= V(K-1)) El Administrador debe verificar que el Supervisor aplique correctamente las formulas polinomicas contratadas, las del Expediente Técnico, asi como el célculo del reajuste, en caso de obras atrasadas y/o adelantadas. 1. Verificar el célculo correcto de los coeficientes de reajuste “k”. El Administrador del Contrato hard un seguimiento durante a ejecucién de la obra de los célculos de los coeficientes de reajuste “k”. mere Por ejemplo: VAL. No. 03 (31.01.2016) = S/. 4,800.00 K de Diciembre 2015 = 1.015 Reajuste a cuenta) = S/. 44,800.00 (1.015 - 1) = S/. 672.00 rr Es conocido por el Administrador que segiin el Reglamento los “reajustes definitivos” son a la fecha en que la Valorizacién debe ser pagada, lo cual segin la norma corresponde al mes siguiente del avance. i Por ejemplo: VAL. No. 03(31.01.2016) = $/. 44,800.00 K de Febrero 2016 = 1.035 Reajuste ( definitive) = §/. 44,800.00 ( 1.035 - 1) = $/. 1,568.00 Como durante a ejecucién de fa obra se pags $/. 672.00 en Ia Liquidacién se reconoce el saldo (5/. 896.00) SSS GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 66 SANEAMIENTO2. Tener en cuenta el Sistema de Reajustes establecido por el D.S, No, 011-79-VC: EI Administrador de! Contrato debe considerar para el control de los reajustes los procedimientos establecidos en el 0.5. No, 011-79-VC. Obras atrasadas (las que sus avances acumulados reales o ejecutados estén por debajo de los avances acumulados Programado): E Reajuste a reconocer = E Reajuste Programado Obras permanentemente adelantadas (las que sus avances acumulados reales 0 ejecutados estén por encima de los avances acumulados Programado): E Reajuste a reconocer = E Reajuste Ejecutado e) Control de Mayores Metrados y Presupuestos Adicionales Es importante que el Administrador del Contrato instruya al Supervisor que segiin las nuevas normas los Mayores Metrados, en obras a Precios Unitarios, que no provienen de una modificacién del Expediente Técnico, no requieren autorizacién de la Entidad para su ejecucién, es decir el Supervisor los autoriza, pero si se requiere autorizacién de la Entidad para su pago. Por ejemplo: Partida contractual. Excavacién de zanjas = 1000 m3 (de A hasta 8) ALLLEGAR A ESTE PUNTO SE AGOTA 10s 10003 Para efectos de su pago, el Supervisor debe prever, en lo posible, las partidas donde se van a generar estos mayores metrados, e informe de inmediato por escrito al ‘Administrador del Contrato, para que este, a través de su Jefatura, informe al Area de Presupuesto se gestione la disponibilidad presupuestal para el pago de estos Mayores Metrados. Si bien estos Mayores Metrados no son adicionales, para efectos de calcular los porcentajes de incidencia de los Presupuestos Adicionales, el Administrador del Contrato si los debe considerar: % inc. = _% Prestaciones Adicionales + ¥ Mayores Metrados - 5 Presupuesto Ded.Vinc. ‘Monto del Contrato de Obra Original ROCKAN GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOMonto del Contrato Original de Obra: S/. 10’000,000.00 Prestaciones Adicionales : Sf. 1/000,000.00 Mayores Metrados : S/. 500,000.00 Deductivos vinculados : S/. 200,000.00 9% incidencia 13,00 % < 15.00% (No va a la CGR) eee Control de la vigencia de las garantias. ‘Al haber sido considerado por el Administrador del Contrato en los Términos de Referencia del Servicio del Supervisor, este debe hacer un seguimiento de la vigencia de las garantias, informando al Administrador mediante los informes Mensuales de! Servicio. Control Contractual En esta etapa el Administrador debe tener un conocimiento detallado del Contrato de Obra a efectos de verificar que al Supervisor cumpla sus obligaciones (procedimientos, plazos, etc.). Estos controles contractuales basicamente son los siguientes: a) Cuaderno de Obra Que este legalizado. Que solo realicen las anotaciones el Residente y el Inspector o Supervisor. Responder las consultas en el plazo del Reglamento, b) Ampliaciones de Plazo Que este anotada la causal en el Cuaderno de Obra Que el Contratista haya firmado la solicitud de Ampliacién de Plazo Que la solicitud haya sido presentada en el plazo del Reglamento. Elevar su informe a la Entidad en el plazo del Reglamento. ©) Valorizaciones e informes de la Supervisién Presentar sus valorizaciones en el plazo establecido en los Términos de Referencia Informes de la Supervisién Presentar sus Informes Mensuales en el plazo establecido en los TTR. 4d) Adicionales de Obra De no haberlo hecho el Residente, el Supervisor debe anotar en el Cuaderno de Obra, la necesidad de elaborar una prestacién adicional de obra. En el plazo maximo de cinco (05) calendario debe comunicar a la Entidad la anotacién realizada, adjuntando un informe técnico que sustente su posicién respecto ala necesidad de ejecutar la prestacién adicional. Cumplir con la elaboracién del Expediente Técnico del Adicional, de haber sido encargado por la Entidad, en el plazo establecido 6. Funciones después de la ejecucién de Ia obra. EI Supervisor debe informar oportunamente al Administrador del Contrato que la obra est por ser concluida, a efectos de que este coordine y/o sugiera con tiempo, a la Jefatura quienes serén, ademés de él, los otros miembros del Comité de Recepcién. En este contexto el Administrador verificaré que el Super PROCIANE NACIONAL DT SANTAMIENTO URBANO v GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPoTABLEY 68 SANEAMIENTOParticipar en la Recepci6n de Obra Asesorar al Comité de Recepcién. Suscribir el Pliego de Observaciones y el Acta de Recepcién de Obra. Si estd establecido en sus Términos de Referencia o Contrato, revisar y/o formular la Liquidacién del Contrato de Obra. Formular su Liquidacién del Servicio de Supervision Participar en la transferencia de la obra, siendo recomendable que esto suceda en la misma fecha de la Recepcién de la Obra. ri TANK BE SANEAMIENTO UD: GLIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTAALEY 9 SANEAMIENTOConocido que el Supervisor son los “ojos” de la Entidad en la obra, es muy importante que el Administrador del Contrato al formular los Términos de Referencia de este Servicio, considere y procure no omitir, funciones y/o responsabilidades fundamentales que permitan asegurar a {a Entidad Ia calidad de la obra en sus aspectos técnicos, administrativos y econémicos. Para ello el Administrador debe considerar las siguientes Opiniones del OSCE: Opinién OSCE No. 021-2014-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 021-2014-DTN: “El profesional que realice la supervisi6n de una obra no podré supervisar de manera simulténea otra obra, debido a que es una obligacién esencial de la funcién de supervision controlar de manera permanente, directa y exclusiva la adecuada ejecucién de la obra y el cumplimiento del contrato”. Opinién OSCE No. 060-2013-DTN ‘Segtin la Opinién del OSCE No. 060-2013-DTN: “3.1 Cuando el valor de una obra sea igual 0 mayor al monto establecido en la Ley de Presupuesto del afio fiscal en curso, no seré posible iniciar ni continuar su ejecucién sin que previamente la Entidad haya cumplido con designar al supervisor, pues, de lo contrario, se vulneraria lo dispuesto por la normativa de contrataciones del Estado, 3.2 La normativa de contrataciones de! Estado no ha previsto ningdn supuesto en el que el supervisor pueda ser suplido por un inspector”. Opinién OSCE No. 013-2013-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 013-2013-DTN: "3.1 La normativa de contrataciones del Estado establece como prestaciones propias del contrato de supervisién al control de la ejecucién de la obra y a la participacién del supervisor en el acto de recepcién de obra; no obstante, en una decisién de gestién de su exclusiva responsabilidad una Entidad puede incluir la participacién del supervisor limite establecido en el durante la liquidacién de la obra, siempre que se respets articulo 191 del Reglamento”. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 70 SANEAMIENTOOpinién OSCE No. 005-2012-DTN Seguin la Opinién del OSCE No. 005-2012-DTN: "3.1. El profesional que realice la supervisién de una obra no podrd supervisar de manera simulténea otra obra, debido a que es una obligacién esencial de la funcién de supervisién controlar de manera permanente, directa y exclusiva la adecuada ejecucién de la obra y el cumplimiento del contrato. En el caso que una Entidad tome conocimiento que un mismo profesional esté supervisando dos obras simulténeamente, podra resolver el contrato de supervisién, debiendo comunicar al Tribunal de Contrataciones del Estado dicho incumplimiento para que este aplique la sancién correspondiente, de ser el caso. En un proceso de seleccién convocado para la contratacién de la supervision de una obra, las personas naturales que presentan sus propuestas pueden proponerse a si mismas como supervisor 0 pueden proponer a otro profesional, siendo lo relevante que el profesional propuesto desempefie sus funciones de manera permanente, directa y exclusiva en la obra para la que fue propuesto, no pudiendo supervisar dos (2) 0 més obras ala ver". BROCRAMA NACIONAL DE SANEAMMIENTO URBANO CC GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 71 SANEAMIENTOSe advierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de! COSTO DEL SERVICIO DE SUPERVISION DE OBRA. RECOMENDACIONES Cuando se reciban los Contratos derivados de la Unidad de Administracién como resultado del proceso de seleccién, de presentarse variacién entre el valor del expediente técnico y el resultado adjudicado, o de presentarse variaciones durante la ejecucién del PIP, se debe proceder en comunicar a OPI VIVIENDA dicha variacién. Para ello se debe mantener una continua coordinacién con la Unidad de estudios, por ser la Unidad Formuladora, quien tiene toda la informacién que permitié que se declare viable el PIP. Se debe tener en cuenta que en los proyectos se debe verificar que la estructura de costos y el valor referencial, tanto para la ejecucién y supervision de obra, deberén guardar consistencia entre si, asimismo con el importe aprobado en la verificacién de viabilidad del PIP. Verificar que la Unidad de Estudios de conformidad a los informes técnicos que emita el Equipo de Estudios de Inversion respecto a los Expedientes Técnicos que aprueba. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMTENTO URBANO GUIA PARA LA ADMIINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ 72 SANEAMIENTO8. AMPLIACION DE PLAZO DE LOS SERVICIOS DE SUPERVISION Articulo 140.- Ampliacién del plazo contractual Procede la ampliacién del plazo en los siguientes casos: 1. Cuando se aprueba el adicional, siempre y cuando afecte el piazo. En este caso, el contratista amplia el plazo de las garantias que hubiere otorgado. 2. Por atrasos y/o paralizaciones no imputables al contratista. El contratista debe solicitar la ampliacién dentro de los siete (7) dias hdbiles siguientes a la notificacién de la aprobacién del adicional o de finalizado el hecho generador del atraso 0 paralizacién. La Entidad debe resolver dicha solicitud y notificar su decisién al contratista en el plazo de diez (10) dias habiles, computado desde el dia siguiente de su presentacién. De no exist iento expreso, se tiene por aprobada la solicitud del contratista, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. En virtud de la ampliacién otorgada, la Entidad amplia el plazo de los contratos directamente vinculados al contrato principal. Las ampliaciones de plazo en contratos de bienes o para la prestacién de servicios en general y consultoria en general dan lugar al pago de los gastos generales debidamente acreditados. En el caso de la consultorfa de obras, debe pagarse al contratista el gasto general variable y el costo directo, este ultimo debidamente acreditado, ademés de la utilidad. Cualquier controversia relacionada con la ampliacién del plazo podra ser sometida a conciliacion y/o arbitraje dentro de los treinta (30) dias habiles posteriores a la notificaci6n de esta decision. Articulo 14.- Sistema de Contratacién Las contrataciones pueden contemplar alguno de los siguientes sistemas de contratacién: A suma alzada, aplicable cuando las cantidades, magnitudes y calidades de la prestacién estén definidas en las especificaciones técnicas, en los términos de referencia o, en el caso de obras, en los planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva y presupuesto de obra, respectivas. El postor formula su oferta por un monto fijo integral y por un determinado plazo de ejecucion. Traténdose de obras, el postor formula dicha oferta considerando los trabajos que resulten necesarios para el cumplimiento de la prestacién requerida segiin los, planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva y presupuesto de obra que forman parte del Expediente Técnico, en ese orden de prelacién; debiendo presentar para la suscripcién del contrato el desagregado de partidas que da origen a la oferta. £1 mismo orden de prelacién se aplica durante la ejecucién de la obra. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMTEN ANG GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POtABLEY 73. SANEAMIENTO.2. A precios unitarios, aplicable en las contrataciones de bienes, servicios en general, consultorias y obras, cuando no puede conocerse con exactitud o precisin las cantidades o magnitudes requeridas. En el caso de bienes, servicios en general y consultorias, el postor formula su oferta proponiendo precios unitarios en funcién de las cantidades referenciales contenidas en los documentos del jiento de seleccién y que se valorizan en relacién a su ejecucién real, durante un determinado plazo de ejecucién. En el caso de obras, el postor formula su oferta proponiendo precios unitarios considerando las partidas contenidas en los documentos del procedimiento, las condiciones previstas en los planos ¥ especificaciones técnicas, y las cantidades referenciales, y que se valorizan en relacién a su ejecucién real y por un determinado plazo de ejecucién. 4. Tarifas, aplicable para las contrataciones de consultoria en general y de supervision de obra, cuando no puede conocerse con precisién el tiempo de prestacién de servicio. En este caso, el postor formula su oferta proponiendo tarifas en base al tiempo estimado o referencial para la ejecucién de la prestacién contenido en los documentos del procedimiento y que se valoriza en relacién a su ejecucién real. Los pagos se basan en tarifas. Las tarifas incluyen costos directos, cargas sociales, tributos, gastos generales y utilidades. — —— los servicios de Supervisién de Obra son formalizados mediante Contratos, los cuales indudablemente establecen el monto del servicio y el plazo de la prestacién. En este marco, de ocurrir durante las prestacién del servicio situaciones ajenas al Supervisor que generen atraso y/o paralizaciones del plazo contractual, la norma permite al Supervisor solicitar Ia respectiva Ampliacién de Plazo, ante Io cual corresponde al Administrador del Contrato el respectivo andlisis y dar conformidad a la misma de ser el caso. Aprobada la modificacion del contrato, el Administrador del Contrato deberd solicitar, mediante un informe técnico con su sustento respectivo, a través de la jefatura obras y jefatura de la Unidad a la Unidad de Asuntos Legales, la adenda respectiva. i! ALERTA i! vhaas GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 74 SANEAMIENTO.PROCEDIMIENTO El importante que el Administrador del Contrato tenga conocimiento que la nueva norma no considera un articulo especifico sobre la gestién de Ampliaciones de Plazo de Servicios de Supervisién. En este marco, el criterio que debe considerar el Administrador esta referido al articulo 1712 que indica que, en virtud de la ampliacién de plazo de obra otorgada, la Entidad debe ampliar el plazo de los otros contratos celebrados por ésta y vinculados directamente al contrato principal, lo cual alcanza sin duda al Contrato de la Supervisién Los escenarios que el Administrador debe considerar por las ampliaciones de plazo del servicio de la Supervisin son dos: a) Cuando se aprueba una ampliacién de plazo al contratista ejecutor de la obra. b) Cuando haya extensién de servicios de la supervisi6n fuera del plazo vigente de ejecucién de obra. Para el primer caso, el Administrador tendré en consideracién la Opinién OSCE No. 046- 2009-DTN que consigna que cuando se apruebe la ampliacién del plazo de ejecucién de Una obra, corresponde a la Entidad ampliar el plazo de todos los contratos vinculados directamente a dicho contrato de obra, sin condicionar tal ampliacién @ determinado procedimiento a cargo del Supervisor. | En concordancia con lo anterior, cuando el Administrador del Contrato emita su informe sobre la solicitud de Ampliacién de Plazo de Obra, en sus recomendaciones debe hacer mencién a la Opinién del OSCE antes indicada, a efectos de que el Area Legal al emitir la Resolucién considere también cl otorgamiento de la Ampliacién de Plazo para el Supervisor. INICIO PLAZO FIN PLAZO 1 FIN PLAZO 2 ° x 0 Mateo ea evel PracU aa Sen Para el segundo caso el Administrador del Contrato tendré en consideracién la Opinion del OSCE No. 059-2015-DIN que indica que la normativa de contrataciones del Estado no ha previsto que deba cumplirse formalidad alguna a efectos de extender los servicios de supervisién; por tanto el retraso en la ejecucién de la obre, por causas imputables al contratista, implica la extensién de los servicios de supervisién, de manera automética, con la finalidad de no afectar el control permanente de los trabajos realizados en la obra. Es decir cuando se agote el plazo vigente de ejecucién de obra pero estd ain no concluya por causas imputables al Contratista, el Administrador de Contratos debe informar a la Jefatura de tal situacién para que esta comunique al Supervisor que continue prestando RAIN NACIONAL DE SANFAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 75 SANEAMIENTOINICIO PLAZO PENALIDAD FIN DE OBRA ° 7. En el escenario anterior, el Administrador debe preparar también una comunicacién para el Contratista, la cual serd remitida a través de la Jefatura, en la cual se le indique que @ partir de la fecha la Entidad asumird los pagos de las valorizaciones de la Supervision y que tales montos le serdn descontados de la Liquidacién Final del Contrato de Obra, en aplicacién de la norma. 8. Ante la Ampliacién de Plazo o extensién del servicio de la Supervisién, este tiene el derecho de solicitar ala Entidad el pago de: - Costo directo acreditado: planillas 0 recibos honorarios de los profesionales que laboran en el periodo ampliado. - Gastos generales variables, la norma no indica que se acrediten. - Utilidad. Por lo tanto, para que el Administrador del Contrato pueda verificar el monto que reclame el Supervisor, es necesario que tenga la Oferta Econémica detallada del Supervisor, incluido el desagregado de los gastos generales fijos y variables. EI Administrador debe verificar que la Oferta Econémica del Supervisor sea concordante con el Sistema de Contratacién bajo el cual se convoco el concurso de Supervisién: - Por Suma Alzada ~ Por Precios Unitarios - Tarifas ———_—_—_—_—_———————————————————— Por ejemplo: Jefe de Supervisién: tarifa mensual Costo Directo (CD): $/. 10,000.00 Gargas sociales(CS): S/. 5,000.00 Gastos generales (G6): $/. 2,000.00 Utilidad (U): /_ 1,000.00 Sub total (ST): $/. 18,000.00 Teibutos (1): S/_ 3,260.00 Tarifa: $/, 21,240.00 mI GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 76 SANEAMIENTO.Dado que el servicio de la Supervision es fundamental para alcanzar los objetivos del Contrato de Obra, es necesario que se reconozca al Supervisor los derechos que le corresponden segtin las normas vigentes Unos de estos derechos es la Ampliacién de Plazo de su servicio, lo cual ha precisado el OSCE en las siguientes Opiniones. Opinién OSCE No. 046-2009-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 046-2009-DTN: "4.1, & tenor de lo dispuesto por el articulo 2602 del Reglamento, cuando se apruebe a ‘ampliacién del plazo de ejecucién de una obra, corresponde a la Entidad ampliar el plazo de todos los contratos vinculados directamente a dicho contrato de obra, sin condicionar tal ampliacion a determinado procedimiento a cargo del contratista. 4.2.Considerando que toda ejecucién de un contrato de obra debe ser supervisada, el contrato de supervision es un contrato directamente vinculado al contrato de obra; por tanto, cuando se apruebe una ampliacién del plazo del contrato de obra, corresponde a la entidad ampliar el plazo de la supervisi6n sin condicionar tal ampliacién a determinado procedimiento a cargo del contratista”. Opinién OSCE No. 059-2015-DTN Seguin la Opinién del OSCE No. 059-2015-OTN: "3.1.La normativa de contrataciones del Estado no ha previsto que deba cumplirse formalidad alguna a efectos de extender los servicios de supervision; por tanto, el retraso en la ejecucién de la obra por causas imputables al contratista implica la extensién de los servicios de supervisién, de manera automética, con la finalidad de no afectar el control permanente de los trabajos realizados en la obra. . Considerando que los trabajos realizados en una obra deben ser controlados de manera permanente, la extensién de los servicios de supervisién no puede estar supeditada a la comunicacién de esta al ejecutor de la obra, pues ello podria afectar el caracter ininterrumpido de la supervision. No obstante ello, la Entidad puede ‘comunicar -tanto al ejecutor como al supervisor- que el retraso en la ejecucién de la obra ha originado la necesidad de extender los servicios de supervisién, sin que ello implique que dicha comunicacién representa un requisito para que la extensién se produzca de manera automitica. Si el supervisor se niega a extender sus servicios cuando se hubiese producido un retraso en la obra, estarfa incurriendo en un incumplimiento de sus obligaciones contractuales, ante lo cual la Entidad deberé aplicarle las penalidades correspondientes e incluso podré resolverle el contrato”. TRCIONAT GUA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTALEY 77 SANEAMIENTO9, PRESTACIONES ADICIONALES DE SUPERVISION Articulo 139- Adicionales y Reducciones Mediante Resolucién previa, el Titular de ta Entidad puede disponer la ejecucién de prestaciones adicionales hasta por el limite del veinticinco por ciento (25%) del monto del contrato original, siempre que estas sean necesarias para alcanzar la finalidad del contrato, para lo cual debe contar con la asignacién presupuestal necesarla. El costo de los adicionales se determina sobre la base de las especificaciones técnicas del bien o términos de referencia del servicio en general o de consultoria y de las condiciones y precios pactados en el contrato; en defecto de estos se determina por acuerdo entre las partes. Igualmente, puede disponerse la reduccién de las prestaciones hasta el limite del veinticinco por iento (25%) del monto del contrato original. En caso de adicionales, el contratista debe aumentar de forma proporcional las garantias que hubiese otorgado. En caso de reducciones puede solicitar la disminucién en la misma proporcién. ‘Tratindose de adicionales de supervisién de obra, para el célculo del limite establecido en el primer parrafo del articulo 34.4 de Ley solo debe tomarse en consideracién todas las prestaciones adicionales de supervisién que se produzcan por variaciones en el plazo de la obra 0 variaciones en el ritmo de trabajo de la obra, distintos a los adicionales de obra. Los adicionales o reducciones que se dispongan durante la ejecucién de proyectos de inversion pliblica deben ser comunicados por la Entidad a la autoridad competente del Sistema Nacional de Inversién Péblica Articulo 34. Modificaciones al Contrato (Ley No. 30225) 34.1 El contrato puede modificarse en los supuestos contemplados en Ia Ley y el reglamento, por orden de Ia Entidad o a solicitud de! contratista, para alcanzar la finalidad de! contrato de manera oportuna y eficiente. En este iltimo caso la modificacién debe ser aprobada por la Entidad. Dichas modificaciones no deben afectar e! equilibrio econémico financiero del contrato; en caso contrario, la parte beneficiada debe compensar econémicamente a la parte perjudicada para restablecer dicho equilibrio, en atencién al principio de equidad. 34.2 Excepcionalmente y previa sustentacién por el érea usuaria de la contratacién, la Entidad puede ordenar y pagar directamente la ejecucién de prestaciones adicionales en caso de bienes, servicios y consultorias hasta por el veinticinco por ciento (25%) del monto del contrato original, siempre que sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. Asimismo, puede reducir bienes, servicios u obras hasta por el mismo porcentaje. 34.3 Tratandose de obras, las prestaciones adicionales pueden ser hasta por el quince por ciento (15%) del monto total del contrato original, restdndole los presupuestos deductivos vinculados. Para tal efecto, los pagos correspondientes son aprobados por el Titular de la Entidad. En el supuesto de que resulte indispensable la realizacién de prestaciones adicionales de obra por deficiencias del expediente técnico 0 situaciones imprevisibles posteriores al perfeccionamiento del contrato, mayores a las establecidas en el pérrafo precedente y hasta un maximo de cincuenta, GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 78 SANEAMIENTO.Para ello se requiere contar con la autorizacion del Titular de la Entidad, debiendo pare la ejecucion y el pago contar con la autorizacién previa de la Contraloria General de la Republica y con la comprobacién de que se cuentan con los recursos necesarios. En el caso de adicionales con cardcter de emergencia dicha autorizacién se emite previa al pago. La Contraloria General de la Republica cuenta con un plazo maximo de quince (15) dias habiles, bajo responsabilidad, para emitir su pronunciamiento. Dicha situacién debe ponerse en conocimiento de la Comision de Presupuesto y Cuenta General de la Republica del Congreso de la Republica y del Ministerio de Economia y Finanzas, bajo responsabilidad del Titular dela Entidad. Alternativamente, la Entidad puede resolver el contrato, mediante comunicaci6n escrita al contratista. 34.4, Respecto a los servicios de supervisién, cuando en los casos distintos a los de adicionales de obras, se produzcan variaciones en el plazo de la obra 0 variaciones en el ritmo de trabajo de la obra, autorizadas por la Entidad, y siempre que impliquen prestaciones adicionales en la supervision que resulten indispensables para el adecuado control de la obra, el Titular de la Entidad puede autorizarlas, bajo las mismas condiciones del contrato original y hasta por un monto maximo del quince por ciento (15%) del monto contratado de la supervisi6n, considerando para el célculo todas las prestaciones adicionales previamente aprobadas. Cuando se supere el citado porcentaje, se requiere la autorizacién, previa al pago, de la Contraloria General de la Republica, Asimismo, el Titular de la Entidad puede autorizar prestaciones adicionales de supervisién que detiven de prestaciones adicionales de obra, siempre que resulten indispensables para el adeduado control de la obra , bajo las mismas condiciones del contrato original y/o precios pactados, segtin corresponda. En este tltimo supuesto, el monto hasta por el cual se pueden aprobar prestaciones adicionales de supervision debe ser proporcional al incre mento de! monto de la obra, como maximo, no siendo aplicable para este caso el limite establecido en el numeral 34.2 del presente articulo, 34.5. El contratista puede solicitar la ampliacién del plazo pactado por atrasos y paralizaciones ajenas a su voluntad debidamente comprobados y que modifiquen el plazo contractual de acuerdo a jo que establezca el reglamento. De aprobarse la ampliacién de plazo debe reconocerse los gastos y/o costos incurridos por el contratista, siempre que se encuentren debidamenteacreditados. Como se indicé en el articulo anterior los Contratos de Supervisién establecen el monto del servicio y el plazo de la prestacién. Si durante la prestacién del servicio, por situaciones ajenas al Supervisor, es necesario que brinde mayores prestaciones a las Contratadas, estas constituyen Prestaciones Adicionales, la cuales deben ser evaluadas por el Administrador del Contrato para efectos de su reconocimiento, conformidad y pago. i! ALERTA j! GRAMA NACION T GUIA PARA A ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUAPOTABLEY 79 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO El Administrador del Contrato debe conocer que el articulo 34.4. de la Ley de Contrataciones del Estado No. 30225 establece dos tipos de Prestaciones Adicionales de Servicios de Supervision. En caso el Administrador de Contrato emita informe dando su conformidad a las Prestaciones Adicionales de Supervisién, la Jefatura debe elevar expediente para autorizaci6n por el Titular de la Entidad. Como se indicé en la parte introductoria de este articulo, el Administrador solo debe considerar Prestaciones Adicionales de Supervisién por dos situaciones: a) Prestaciones Adicionales de Supervisién que provienen de Prestaciones Adicionales de Obra. OBRA AO. AO2 A03 EA.0.>15% er A.0.= ADIC.OBRA DEBEN IR A C. SUPERVISION AS.1 AS2 AS3 EA0.>15% AS. = ADICSUPERVISTON NO VAN AC.G.R. Estas Prestaciones Adicionales de Supervisién deben ser controladas por el ‘Administrador de Contrato bajo las mismas condiciones del Contrato Original y/o precios pactados, es decir debe considerar las mismas tarifas contratadas o de ser ecesario pactara nuevos recursos y nueva tarifa, con el Supervisor, a la fecha de la oferta, debidamente sustentados. ee Por ejemplo, si se contrato fa Supervisién a Tarifas, tendriamos: Prestacién Adicional de Supervision No. 01 Ing. Especialista Suelos (*). Camioneta 4x4 (* : TOTA se S/. 27,000.00 (*) Recursos y tarifas pactadas Respecto a este tipo de Prestaciones Adicionales de Supervision el Administrador debe saber: a) Pueden superar el 15% del monto Contrato de la Supervisién pero no van a la car. b) No aplica el limite del 25% del monto det Contrato de Supervisién, pero ala vez; ©) El monto hasta por el cual se pueden aprobar prestaciones adicionales de méximo, NACIONAL DE SANERT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 80 SANEAMIENTOooo Por ejemplo: Monto del Contrato de Supervisién:... snunm/. 100,000.00 Prestacién Adicional de Supervisién No. 01 .S/. 27,000.00 (27% > 25%) Prestaciones Adicionales de Supervision que provienen de variaciones en el plazo de la obra (ampliacién de plazo de obra) 0 variaciones en el ritmo de trabajo de la obra (Entidad solicita més recursos al Supervisor, por ejemplo por apertura de més frentes de obra), autorizadas por la Entidad. OBRA APL AP2 AP3 ECD+MGGV> 15% Goucal concave TDRMEGVS NOVANACG.R. MP.PLAZO OBRA (CD = COSTO DIRECTO MGGV = MAYORES GASTOS GENERALES VARIABLES SUPERVISION A.RL AR2 AR3 EMP. > 15% MP1 mp2 MP3 A.S. = ADIC.SUPERVISION SIVAN ACG. M.P. = MAYORES PRESTACIONES Este caso estd relacionado con el que se analizé en la AMPLIACION DE PLAZO DE SERVICIOS DE LA SUPERVISION. En tal sentido cuando el Administrador del Contrato se pronuncie dando conformidad a una solicitud de Ampliacién de Plazo de Obra, en su informe debe recomendar que ‘también se reconozca ampliar el plazo del servicio de la supervisién sin condicionar tal ampliacién a determinado procedimiento a cargo de este. Asimismo para este caso de Prestaciones Adicionales de Supervision que provienen de variaciones del plazo de obra o variaciones del ritmo de trabajo, autorizadas por la Entidad; el Administrador debe proceder conforme a lo establecido en la Directiva de la Contraloria General de la Republica para este tipo de prestaciones de Supervisi6n. Para efectos de aprobar y dar conformidad al Presupuesto Adicional de Supervision por estas causas el Administrador deben considerar las mismas condiciones del ‘sisterna de Contratacién establecido: Suma Alzada, Precios Unitarios o Tarifas. Por ejemplo, si se contrato la Supervisién a Tarifas: ‘Mayor Prestacién de Supervisién No. 01 (Ampliacidn de Plazo No. 01 por 1 mes) Jefe de Supervision. Sf. 20,000.00....-.-5/. 20,000.00 Ing. Asistente Sup. : wS/. 8,000.00 Camioneta 4x4 Total PROGRANIA NACIONAL DF SANEA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUA POTABLE Y 81 SANEAMIENTORespecto a este tipo de Prestaciones Adicionales de Supervisién el Administrador debe saber: a) Sisuperan el 15% del monto Contrato de la Supervisién si van a la CGR. b) Siaplica el limite del 25% de! monto del Contrato de Supervisién. ee) Por ejemplo: Monto del Contrato de Supervisién: ‘Mayor Prestacién de Supervisi6n NO. 02... Para este ejemplo hay dos controles que debe hacer el Administrador de Contrato: a) S/- 30,000 (30%) > S/. 15,000 (15%), la Entidad autoriza Ia ejecucién de la Prestacién Adicional de la Supervisién pero seré la Contraloria General de la Reptiblica quien autorice el pago. /. 30,000 (30%) > S/. 25,000 (25%), ha superado el limite establecido por el Numeral 34.2. de la Ley No. 30225, solo se puede pagar hasta el 25%. GAA CIONAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 82 SANEAMIENTO.Como se indicé en el articulo anterior, es necesario que se reconozca al Supervisor los derechos que le corresponden segiin las normas vigentes. El otro de sus derechos es al pago por brindar Prestaciones Adicionales, es decir servicios no contratados pero que son necesarios de controlar. Opinién OSCE No. 046-2009-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 046-2009-DTN: "44. A tenor de lo dispuesto por el articulo 2602 del Reglamento, cuando se apruebe la ampliacién del plazo de ejecuci6n de una obra, corresponde a Ia Entidad ampliar el plazo de todos los contratos vinculados directamente a dicho contrato de obra, sin condicionar tal ampliacién a determinado procedimiento a cargo del contratista. 4.2 Considerando que toda ejecucién de un contrato de obra debe ser supervisada, el contrato de supervisién es un contrato directamente vinculado al contrato de obra; por tanto, cuando se apruebe una ampliacién del plazo del contrato de obra, corresponde a la entidad ampliar el plazo de la supervisién sin condicionar tal ampliacién a determinado procedimiento a cargo del contratista”. Opinién OSCE No. 059-2015-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 059-2015-DTN: "3.1. La normativa de contrataciones del Estado no ha previsto que deba cumplirse formalidad alguna a efectos de extender los servicios de supervisién; por tanto, el retraso en la ejecucién de la obra por causas imputables al contratista implica la extensidn de los servicios de supervisidn, de manera automatica, con la finalidad de no afectar el control permanente de los trabajos realizados en la obra. Considerando que los trabajos realizados en una obra deben ser controlados de manera permanente, la extensién de los servicios de supervisién no puede estar supeditada a la comunicacién de esta al ejecutor de la obra, pues ello podria afectar el tardcter ininterrumpido de la supervisién. No obstante ello, la Entidad puede ‘comunicar -tanto al ejecutor como al supervisor- que el retraso en la ejecucién de la obra ha originado la necesidad de extender los servicios de supervision, sin que ello implique que dicha comunicacién representa un requisito para que la extensi6n se produzca de manera automatica. Si el supervisor se niega a extender sus servicios cuando se hubiese producido un retraso en la obra, estarfa incurriendo en un incumplimiento de sus obligaciones contractuales, ante lo cual la Entidad deberé aplicarle las penalig correspondientes e incluso podrd resolverle el contrato”, F PROGRANIA NACIONAL DI GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 83 SANEAMIENTO10. COORDINACIONES PARA COMUNICAR A OP! CUANDO SE PRESENTEN VARIACIONES CONTRACTUALES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA DEL SNIP Articulo 170.- Procedimiento de Ampliacién de Plazo “Las ampliaciones de plazo que se aprueben durante la ejecucién de proyectos de inversién publica deben ser comunicadas por la Entidad a la autoridad competente del Sistema Nacional de Inversi6n Publica”. Articulo 175.- Prestaciones adicionales de obras menores o iguales al quince por ciento (15%) “Los adicionales, redueciones y los mayores o menores metrados que se produzcan durante la ejecucién de proyectos de inversion publica deben ser comunicados por la Entidad a la autoridad competente del Sistema Nacional de Inversién Publica”. Articulo 176.- Prestaciones adicionales de obras mayores al quince por ciento (15%) “Los adicionales, reducciones y los menores 0 mayores metrados que se produzcan durante ia ejecucién de proyectos de inversin piblica deben ser comunicados por la Entidad a la autoridad competente del Sistema Nacional de Inversién Publica”. Dado que las normas del Sistema Nacional de Inversién Publica (SNIP) tiene por funci6n cautelar Jas variaciones de plazo y las variaciones de monto de los Proyectos de Inversién Puiblica (PIP) en ejecucién, a fin de que estos mantengan su viabilidad, es necesario que el Administrador del Contrato efectie las gestiones oportunas a fin de que la OPI emitan los pronunciamientos que les corresponden. i! ALERTA j! WaTENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 84 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO Para efectos de implementar este control, el Administrador del Contrato debe conocer a Directiva General del Sistema Nacional de Inversién Publica, Resolucién Directoral No. 003-2011-EF/68.01, y las variaciones que en este se registran: 2) REGISTRO DE VARIACIONES EN FASE DE INVERSION: en el denominado FORMATO SNIP 16, b) INFORME DE VERIFICACION DE VIABILIDAD: en el denominado FORMATO SNIP 17 2. Dado que un Proyecto de Inversién Pablica (PIP) tiene varios componentes: a) Expediente Técnico b) Supervision ©) Ejecucién de Obra d) Capacitacién e) Equipamiento, etc. Si durante el desarrollo del componente EJECUCION DE OBRA se aprueba una modificacién de su plazo inicial “p” por el reconocimiento de una ampliacién de plazo (ap), el Administrador de! Contrato en cumplimiento de la nueva norma, debe informar a la OPI, a través de la Jefatura, para que se registre en el MEF esta modificacién de plazo. Las modificaciones registrads en el Formato F-16 van a la OPI y las registradas en el Formato F-17 van a la OPly al MEF ‘Asimismo, si durante el desarrollo del componente EJECUCION DE OBRA, se genera una Prestacién Adicional de Obra o un Deductivo Reduccién de Obra, es decir asi la modificacién del monto de la obra sea hacia arriba o hacia abajo, esta variacién modificaré el monto del PIP. En este caso, el Administrador del Contrato en el momento de recibir el Informe de aprobacién del Supervisor del Expediente Técnico del Adicional, articulo 175% del Reglamento, debe elevar su informe a la Jefatura para que se informe a la OPI, esta realice la evaluacién de viabilidad, eleve al MEF (5 dias habiles) y el MEF (10 dias habiles) lo registre. Las modificaciones registrads en el Formato F-16 van a la OP! y las registradas en el Formato F-17 van a la OPI y al MEF Este mismo criterio y/o procedimiento, notificar al SNIP a través de la OP! de la Entidad, aplica por la ejecucién de los Mayores Metrados. PROGRAMA NACIONAL DE TENTO URGAT Ree PAN LX ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 8 SANEAMIENTOSe advierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de contro! sobre el tema de las VARIACIONES ANTE LA OP, RECOMENDACIONES . Cuando se reciban los Contratos derivados de la Unidad de Administracién como resultado del proceso de seleccién, de presentarse variacién entre el valor del expediente técnico y el resultado adjudicado, o de presentarse variaciones durante la ejecucién del PIP, se debe proceder en comunicar a OPI VIVIENDA dicha variacién. Para ello se debe mantener una continua coordinacién con la Unidad de estudios, por ser la Unidad Formuladora, quien tiene toda la informacién que permitié que se declare viable el PIP. . Se debe tener en cuenta que en los proyectos se debe verificar que la estructura de costos y el valor referencial, tanto para la ejecucién y supervisién de obra, deberdn guardar consistencia entre sf, asimismo con el importe aprobado en la verificacién de viabilidad del PIP. . Verificar que la Oficina de Estudios de conformidad a los informes técnicos que emita el Equipo de Estudios de Inversin respecto a los Expedientes Técnicos que aprueba. BROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA PoTABLEY 86 SANEAMIENTO11, CUADERNO DE OBRA Articulo 163.- Cuaderno de Obra nla fecha de entrega del terreno, el contratista entrega y abre el cuaderno de obra, el mismo que debe encontrarse legalizado yes firmado en todas sus paginas por el inspector 0 supervisor, segin corresponda, y por el residente, a fin de evitar su adulteracidn. Dichos profesionates son los tinicos autorizados para hacer anotaciones en el cuaderno de obra. El cuaderno de obra consta de una hoja original con tres (3) copias desglosables, correspondiendo tuna de estas a la Entidad, otra al contratista y la tercera al inspector 0 supervisor. EI original de dicho cuaderno debe permanecer en la obra, bajo custodia del residente no pudiendo impedirse e! acceso al mismo. Siel contratista 0 su personal, no permite el acceso al cuaderno de obra al inspector 0 supervisor, impidiéndole anotar las ocurrencias, constituye causal de aplicacién de una penalidad equivalente al cinco por mil (5/1,000) de! monto de la valorizacién del periodo por cada dia de dicho impedimento. Concluida la ejecucién y recibida la obra, el original queda en poder de la Entidad. Articulo 164.- Anotacién de ocurrencias En el cuaderno de obra se anotan los hechos relevantes que ocurran durante la ejecucién de esta, firmando al pie de cada anotacién el inspector o supervisor o el residente, segiin sea el que efectiie la anotacién. Las solicitudes que se requieran como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se presentan directamente a la Entidad 0 al inspector o supervisor segtin corresponda por el contratista o su representante, por medio de comunicaci6n escrita, El cuaderno de obra es cerrado por el inspector 0 supervisor cuando la obra haya sido recibida definitivamente por la Entidad. Puesto que el Cuaderno de Obra es el registro o bitécora de las ocurrencias relevantes de la abra y un documento trascendente para la gestién de solicitudes de adicionales, solicitudes de ampliaciones de plazo, etc; si bien esta en custodia del residente de la obra, el Administrador del Contrato debe tener un permanente seguimiento de su correcta uso. i! ALERTA i! RA mi a GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 87 ‘SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO Como el Administrador del Contrato participa en la Entrega del Terreno le corresponde verificar que: 1) el Contratista los proporcione, 2) esté debidamente legalizado, por notario 0 Juez de Paz En dicho acto debe dar instrucciones al Residente, quien custodiard el Cuaderno, que lo informe oportunamente cada vez que este por terminarse los folios de un Cuaderno de Obra y deba hacerse legalizar un nuevo Cuaderno de Obra, a fin de evitar que haya “tiempos vacios” entre la vigencia de estos. Si el Cuaderno de Obra es extraviado, es robado, se deteriora (cae al agua), el Residente como responsable de su custodia debe sentar la denuncia respectiva, y comunicar al Administrador del Contrato y al Supervisor de tal hecho, haciéndoles llegar copia de la denuncia a la brevedad. ‘Asi mismo, en la fecha de Entrega de Terreno, el Administrador debe advertir al Contratista y su Residente, que ni ellos ni alguien mas de su personal, debe impedir el acceso al Supervisor a hacer anotaciones en el Cuaderno de Obra, puesto que si se constata tal impedimento le corresponde una penalidad del $/1,000 del monto de la Valorizacién del Periodo (VP) por cada dia, donde: En Suma Alzada: VP = {(Metrado ejecutado contratado x PU va) + GG vr + U va} x F.R. En Precios Unitarios: VP = {(Metrado ejecutado x PU oferta) + GG oferta + U oferta ST Por ejemplo: Valorizacién del Periodo (Enero 2016): $/. 1'000,000.00 5/1,000 x 1'000,000 = $/. 5,000.00 ‘Numero de dias de no acceso: 2 Penalidad total = S/. 10,000.00 5. Dado que la norma establece que el Supervisor y el Residente son los tinicos autorizados para anotar en el Cuaderno de Obra, en caso el Administrador del Contrato requiera dar instrucciones a Contratista, lo hard a través del Supervisor, quien hara la anotacién o registro respectivo. Para efectos del buen uso del Cuaderno de Obra, el Administrador del Contrato instruiré al Residente y al Supervisor que: a) Se hagan anotaciones con letra clara y legible b) Se eviten borraduras o enmendaduras ¢)__Se respondan los asientos de la otra parte en forma oportuna 4d) Conforme se “Ilenen” los folios cada parte debe retirar su copia. €) De llegar a la obra visitas importantes: proyectistas, congresistas, altos funcionarios de la Entidad, etc, debe registrarse su presencia y el objeto de la misma. f) Cualquier otro hecho que se considere necesario debe ser registrado oportunamente. El Administrador debe coordinar con el Supervisor que solo cuando se haya efectuadg Recepcién Definitiva de la Obra proceda al “cierre” del Cuaderno de Obra. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 8B SANEAMIENTO%. As también el Administrador, en atencién a la Opinién el OSCE No. 023-2016-DTN, debe instruir al Residente y al Supervisor que: a) Sino esté el Residente en obra, el Cuaderno debe permanecer en obra y en custo del personal del contratista. b) Es el Contratista quién deberd entregar el Cuaderno de Obra a la Entidad una ver concluida la ejecucién de la obra. El Administrador debe recomendar al Residente y Supervisor que las anotaciones © asientos deben contener la siguiente estructur Numero del asiento Fecha del Asiento Identificacién de quien hace asiento: residente, inspector o supervisor. Texto del asiento (+ graficos + croquis + célculos: opcional) Firma (opcional uso de un sello) 10. Por Jo general el primer Asiento es el Acta de Entrega de Terreno: transcripcién 0 se “pega” una copia. 11. £1 Administrador debe recordar al Supervisor que le corresponde hacer el ditimo asiento de “cierre” del cuaderno de obra, luego de la Recepcién Definitiva de la Obra. 12, El Administrador instruira al Residente y al Supervisor que: a) Se hagan anotaciones con letra clara y legible b) Se eviten borraduras o enmendaduras c)_ Lanumeracién sea en forma correlativa. 4d) El Administrador de! Contrato coordinara con el Residente y el Supervisor que ‘ambas partes respondan en forma clara los diversos asientos: autorizacion de trabajos, verificacién de avances, formulacién de consultas, causales de ampliacién de plazo, generacién de adicionales, etc; en plazos razonables 0 en los plazos normados. ‘Al formular los Términos de Referencia del Supervisor, el Administrador del Contrato debe incluir que, unos de los items del Informe Mensual, corresponda 2 fotocopias de los folios del Cuaderno de Obra correspondientes al mes, ademas de un compendio o resumen de los asientos. i bien la norma no establece la frecuencia de las anotaciones, e! Administrador del Contrato debe hacer de conocimiento del Residente y del Supervisor la n el OSCE No. 023-2016-DTN que da alcances sobre el tema. ROGRAMA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 89 SANEAMIENTOEs importante que e! Administrador del Contrato ponga en conocimiento del Residente y del ‘Supervisor estas dos importantes Opiniones aclaratoria del OSCE, sobre el Cuaderno de Obra. Opinién OSCE No. 023-2016-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 023-2016-DTN: 3. Sibien el contratista deberia mantener, de modo permanente y directo, a su residente durante la ejecucién de la obra, en el supuesto (excepcional) en el que este no se encuentre en la misma, el cuaderno de obra deberia permanecer en obra y en custodia del personal del contratista, en atencién a que su finalidad, ademas de registrar los hechos relevantes ocurridos durante la ejecucién de la obra, es servir de sustento a las solicitudes del contratista, quién deberé entregérselo a la Entidad una vez concluida la ejecucién de la obra”. Opinién OSCE No. 023-2016-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 023-2016-DTN: “3.2 Considerando que en el cuaderno de obra se anotan los hechos relevantes y que la relevancia de un hecho depende basicamente de las condiciones particulares de dicho hecho y de cémo sea calificado por el residente o del inspector 0 supervisor ~cuestin que dependerd de las circunstancias particulares-, a normativa de contrataciones de! Estado no establece ni puede establecer una frecuencia para realizar anotaciones en el. cuaderno de obra, las mismas que deben realizarse en funcidn a la relevancia del hecho y no en funcién a una frecuenci ATEN GGUIA PARA UA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 90 SANEAMIENTO12. CONSULTAS SOBRE OCURRENCIAS EN OBRAS Articulo 165.- Consultas sobre ocurrencias en la obra ‘Las consultas se formulan en el cuaderno de obra y se dirigen al inspector © supervisor, segin corresponda, Las consultas cuando por su naturaleza, en opinién del inspector o supervisor, no requieran de la opinion del proyectista, son absueltas por estos dentro del plazo maximo de cinco (5) dias siguientes de anotadas las mismas. Vencido el plazo anterior y de no ser absueltas, el contratista dentro de los dos (2) dias siguientes tiene que acudir a la Entidad, la cual debe resolverlas en un plazo maximo de cinco (5) dias, contados desde el dia siguiente de la recepcién de la comunicacion del contratista. Las consultas cuando por su naturaleza, en opinién del inspector o supervisor, requieran de la opinién del proyectista son elevadas por estos a la Entidad dentro del plazo maximo de cuatro (4) dias siguientes de anotadas, correspondiendo a esta en coordinacién con el proyectista absolver la consulta dentro del plazo maximo de quince (15) dfas siguientes de la comunicacién del inspector 0 supervisor. Para este efecto, la Entidad debe considerar en el contrato celebrado con el proyectista cldusulas de responsabilidad y la obligacién de atender las consultas que les remita la Entidad dentro del plazo que sefiale dicha cldusula. En caso no hubiese respuesta del proyectista en el plazo indicado en e! pérrafo anterior, la Entidad debe absolver la consulta y dar instrucciones al contratista a través del inspector o supervisor, sin perjuicio de las acciones que se adopten contra el proyectista, por la falta de absolucién de la misma. ‘Si en ambos casos, vencidos los plazos, no se absuelve la consulta, el contratista tiene el derecho a solicitar ampliaciSn de plazo contractual por el tiempo correspondiente a la demora. Esta demora ‘se computa s6lo a partir de la fecha en que la no ejecucién de los trabajos materia de la consulta empiece a afectar la ruta critica del programa de ejecucién de la obra”. Considerando que este articulo no ha tenido modificaciones en Ia nueva norma, el ‘Administrador del Contrato debe instruir al Supervisor que tramite las consultas de! Residente ‘en los plazos establecidos, y en el caso particular que considere que las consultas deben ser elevadas a la Entidad, fo cual debe analizar detenidamente a fin de no cargar a la Entidad en {forma innecesari, su informe debe contener su opinién y/o recomendaciones de como absolver Ja consulta. i! ALERTA i! GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 91 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO Como se sefialé en Ia parte introductoria de este articulo, el Administrador del Contrato debe dar instrucciones al Supervisor para que reconozca o sepa distinguir entre un asiento 0 anotacién expositiva y/o informativa del Residente y una anotacién que si corresponda a una consulta, la cual se identificaria por ser una pregunta. Habiendo determinado el Supervisor que esta frente a una Consulta del Residente, dado que la norma no da una relacién de tipos de consultas, corresponde al Supervisor identificar en base a su criterio y experiencia este tipo. Para este efecto el Administrador debe haber indicado al Supervisor que solo hay dos tipos de calificaciones de consultas: a) Consultas que no requieren opinién del Proyectista. Es decir aquellas que se considera que Supervisor tiene la capacidad técnica y experiencia para absolverlas directamente en obra, via respuesta en el Cuaderno de Obra, en el plazo méximo de 5 dias calendario. ee Por ejemplo Proceso constructivo: un muro de 3.00 m de altura: ése puede vaciar en dos etapas? ——————————————————————————————— b) Consultas que si requieren opinién del Proyectista. Es decir aquellas consultas que superan Ia capacidad de decisién del Supervisor (propuesta de modificaciones de Proyecto, incompatibilidad del Proyecto, etc.) en cuyo caso el Supervisor, debe remitir la consulta al Administrador del Contrato, adjuntando, como ya se ha mencionado anteriormente, su informe con su opinién y sugerencias de solucién. ———— Por ejemplo Modificacién de Proyecto: ése propone por razones estructurales que se reemplace la columna de 25x35 por una circular zunchada de d= 30cm? De ser necesaria la participacién del Proyectista (art-165° del Reglamento: 15 dias calendario maximo para absolver la consulta), el Administrador de! Contrato procederé de acuerdo con las obligaciones que competen a este y que deben estar establecidas en el Contrato de Consultoria del Proyectista, requiriéndole la atencién de la consulta de obra en un plazo perentorio maximo de cinco (05) dias calendario. Si se da la situacién que el Administrador del Contrato no puede ubicar al Proyectista {cero sus oficinas, estd fuera del pals, etc.) y por ende no es posible el traslado de la consulta, la Entidad debe asumir la absolucién de la misma, en cuyo caso el Administrador informard a su Jefatura y se requerird la participacién del Area de Estudios y/o un consultor externo. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY — 92 SANEAMIENTOSi se da la situacién que el Administrador si ubica al Proyectista, se le traslada oficialmente la consulta (se tiene cargo de recepcién) dandole el plazo perentorio de cinco (05) dias para su atencién; pero transcurrido el plazo este no absuelve la consulta, serd la Entidad quien debe asumir la absolucién de la consulta. Como en la situacién anterior el Administrador del Contrato informaré a su Jefatura y se requeriré la participacién del Area de Estudios y/o un consultor externo, Asimismo el Administrador preparara una comunicacién al OSCE haciéndole conocer el incumplimiento de! Proyectista, para que sea este ente administrativo quien analice la sancién que pudiese corresponderle. Si se da la situacién que el Administrador de! Contrato si ubica al Proyectista, se le traslada oficialmente la consulta (se tiene cargo de recepci6n) déndole el plazo perentorio de cinco (05) dias para su atencién; y este si absuelve la consulta, el Administrador del Contrato revisaré que esta es técnicamente clara y sustentada, Contdndose con la absolucién de la consulta por el Proyectista, el Administrador de Contrato informara a la Jefatura para que se remita al Supervisor, quien la notificard de inmediato al Contratista, para su implementacién en obra. El Administrador debe hacer el seguimiento de este proceso de notificacién, en razén de ‘que esta constituye el “cierre” de la consulta. Es importante que el Administrador prevea que toda consulta tiene un “inicio” y un “cierre 0 fin” y que eventualmente este tiempo puede ser invocado por el Contratista como causal de Ampliacién de Plazo, lo cual no es necesariamente cierto. Sin embargo este articulo 1652 precisa que la demora en la absolucién de las consultas solo generaria ampliacién de plazo a partir del momento en que afecte la ruta critica. Por ejemplo: Partida: Concreto de vigas (de la Ruta Critica) Fecha de la consulta: 10.03.2016 Fecha programada de inicio: 25.03.2016 Fecha de absolucién de la consulta: 30.03.2016 El tiempo afectado solo seria del 25 al 30.03.2016: 06 dias Supervisién, debe haber considerado que los Informes Mensuales contenga un acépite referido a las consultas y las soluciones adoptadas, asi como sus eventuales efectos en la ines de plazo, adicionales, deductivos, etc. AMR NACION a cre nan Ck ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUAPOTABLEY 93 SANEAMIENTOEs importante que tanto ef Administrador del Contrato como el Supervisor no restrinjan el derecho al Contratista a formular consultas durante la ejecucién de la obra, como lo establece Ia Opinién mostrada: OPINION OSCE No. 042-2014-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 042-2014-DIN: “La normativa de contrataciones del Estado no establece un plazo maximo, contado desde el inicio del plazo de ejecucién de obra, en el que el contratista deba formular sus consultas sobre las ocurrencias en la obra, debido a que estas pueden surgir en cualquier momento a lo largo de la ejecucién de la obra” GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 94 SANEAMIENTO13. VALORIZACIONES Articulo 166.- Valorizaciones y Metrados Las valorizaciones tienen el cardcter de pagos a cuenta y son elaboradas el ditimo dia de cada periodo previsto en las Bases, por el inspector 0 supervisor y el contratista. En el caso de las obras contratadas bajo el sistema de precios unitarios, durante Ia ejecucién de la obra, las valorizaciones se formulan en funcién de los metrados ejecutados con los precios unitarios ofertados, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y Utilidad ofertados por el contratista; a este monto se agrega, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. En el caso de las obras contratadas bajo el sistema a suma alzada, durante la ejecucidn de ta obra, las valorizaciones se formulan en funcién de los metrados ejecutados contratados con los precios unitarios del valor referencial, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos generales y utilidad del valor referencial. El subtotal asi obtenido se multiplica por el factor de relacién, calculado hasta la quinta cifra decimal; a este monto se agrega, de ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas. En las obras contratadas bajo el sistema a precios unitarios se valoriza hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de suma alzada se valoriza hasta el total de los metrados del presupuesto de obra. Los metrados de obra ejecutados se formulan y valorizan conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato, Si el inspector 0 supervisor no se presenta para la valorizacién conjunta con el contratista, este a ‘efectiia. El inspector 0 supervisor debe revisar los metrados durante el periodo de aprobacién de la valorizacién. El plazo maximo de aprobacién por el inspector o el supervisor de las valorizaciones y su remisin ala Entidad para periodos mensuales es de cinco (5) dias, contados a partir del primer dia habil de! mes siguiente al de Ia valorizacién respectiva, y es cancelada por la Entided en fecha no posterior al dltimo dia de tal mes. Cuando las valorizaciones se refieran a periodos distintos a los previstos en este parrafo, las Bases deben establecer el tratamiento correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el presente articulo. {A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, por razones imputables a la Entidad, el contratista tiene derecho al reconocimiento de los intereses legales efectivos, de conformidad con los articulos 1244, 1245 y 1246 del Cédigo Civil. TAMA NACI UIA PARALA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 95. SANEAMIENTOLa gestién de valorizaciones mensuales es un procedimiento que tanto la Supervisién como el Administrador del Contrato deben elaborar con sumo cuidado, ya que esté de por medio ef reconocimiento y pago de dinero publico, por lo cual es indispensable que los antes mencionades apliquen los procedimientos técnico (célculos) - administrativos (plazos) normados. i! ALERTA i! PROCEDIMIENTO 1. Al recibir la documentacién contractual del Contratista, entre otros aspectos, el ‘Administrador del Contrato debe verificar bajo qué Sistema de Contratacién esté el Contrato de Obra, lo cual, debe ser también de conocimiento del Supervisor. Asi se tiene: a) Val. a Precios Unitarios: con los metrados realmente ejecutados con los precios Unitarios, gastos generales fijos y variables y la utilidad ofertados. b) Val. a Suma Alzada: con los metrados ejecutados contratados con los precios unitarios, gastos generales fijos y variables y utilidad del V.R. afectados por el Factor de relacion (F.R.) El Administrador del Contrato verificaré que la valorizacién se presente como indica el articulo 166" del Reglamento que establece que la valorizacién es elaborada por el Contratista y el Supervisor y que si éste no se presenta el Contratista la efectia, indica ‘también que el Supervisor aprueba y remite a la Entidad dentro de los 5 dias del mes siguiente, contados desde el primer dia habil. El Administrador verificard que la Valorizacién haya ingresado a la Entidad en el plazo del Reglamento (5 dias calendario contados desde el primer dia habil de cada mes). Asi también verificara que esta adjunte los documentos establecidos en las Bases o el Contrato: Carta de presentacién, firmada por el Supervisor y el Residente Cuadro resumen, Planillas de valorizacién: anterior, mes, saldo, en montos y porcentajes. Planillas de metrados de sustento, planos, croquis, etc. Planillas de célculo de los coeficientes de reajuste “K” y de sus célculos de reajustes. Planillas de calculo de las amortizaciones y deducciones de reajuste. tras planillas de ser el caso, todas debidamente firmadas por el Residente y el Inspector 0 Supervisor. Copias de cuaderno de obra. Protocolos de pruebas: resistencia de concreto, compactacién, ett. Copia de las cartas fianzas de Adelantos. m) Otros documentos que exijan las Bases o el Contrato. im GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 96 SANEAMIENTO5. El Administrador revisaré los cdlculos de le valorizacién presentada por el Supervisor y de encontrar errores, omisiones o deficiencias la valorizacién no la devolverd; siendo recomendable que se subsane la Valorizacién coordinando con el Supervisor, pagandose solo la parte no controvertida y asi evitar futuras observaciones de auditorfa. 6. Enel escenario anterior las deficiencias de la Valorizacién generan responsabilidad en el Supervisor al cual se le aplicarén las penalidades establecidas en los Términos de Referencia, las Bases 0 el Contrato. 7. En caso de atraso en el pago de las valorizaciones por razones ajenas a la responsabilidad del Contratista, el célculo de los intereses legales se hard de acuerdo con el siguiente Dénde: | =intereses legales VN = monto de la valorizacién neta factor de és = Tasa de Interés Legal dia de pago de la Valorizacién ‘Tasa de Interés Legal del dfa del vencimiento del Plazo de pago de la Valorizacion Sa Por ejemplo: Valorizacién Neta de Marzo 2015 = S/. 1’000,000.00 Fecha de vencimiento del plazo de pago = 30.04.2015 Tasa de interés Legal acumulado dia 30.04.2015 = 6.12345 Fecha real de pago de la Valorizacién = 15.05.2015 Tasa de Interés Legal acumulado dia 15.05.2015 5.67890 1/000,000 x (6.678901) = 5/. 90,708.67 (sin IGV) 6.12345 7. Debe precisarse que al haberse producido la demora en el pago, ya los intereses se han generado, por lo cual el Administrador debe tramitarlos, previa verificacién de los célculos, sean reclamados durante la ejecucién de la obra 0 en la Liquidacién Final. 8. El Administrador, en’aplicacién del articulo 39° de la Ley No. 30225, salvo que los intereses se hayan generado por caso fortuito o fuerza mayor, debe replicar los intereses contra los responsables de la demora injustificada. 9. Si el Contratista no rectama formalmente los intereses a los que podria tener derecho, sea a través de una Valorizacién de Intereses 0 en la Liquidacién Final, ni el Supervisor ni el Administrador del Contrato los deben considerar para pago. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOEs importante que el Administrador del Contrato tenga en consideracién las siguientes Opiniones del OSCE referentes a la gestién de VALORIZACIONES DE OBRA. Opinién OSCE No. 089-2012-DTN Segtin la Opinién de! OSCE No. 089-2012-DTN: “Ni la Ley ni su Reglamento contemplaban algun articulo que le permitiera a la Entidad dejar de ‘cumplir con el pago de una valorizacién, una vez aprobada la misma por el inspector o supervisor. No obstante, como se ha precisado previamente, Ia intervencién del inspector 0 supervisor en la formulacién y aprobacién de las valorizaciones no enervaba la potestad de la Entidad de verificar la procedencia del pago de una determinada valorizacién. Cabe indicar que, de existir alguna discrepancia sobre el particular, esta debfa resolverse en la liquidacién del contrato o mediante arbitraje, de conformidad con el articulo 154 del Reglamento”. (El subrayado es nuestro, en el D.S. No. 350-2015-EF es el articulo 168°) Opinién OSCE No. 008-2012-DTN Segin la Opinién del OSCE No. 008-2012-DTN: "3.2.En las obras ejecutadas bajo el sistema de contratacién a suma alzada, no es posible valorizar ni pagar los mayores metrados ejecutados por el contratista, sino que inicamente se valorizaré y pagard los metrados previstos en el presupuesto de obra”. Se advierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de la DEMORA EN EL PAGO DE VALORIZACIONES. RECOMENDACIONES Tramitar oportunamente las Valorizaciones de Obra a fin de evitar que se vaya a gg Intereses, lo cual implicaré responsabilidad en el funcionario responsable. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 9B SANEAMIENTO14, REAJUSTES Articulo 167.- Reajustes En el caso de obras, los reajustes se calculan en base al coeficiente de reajuste “k” conocido al momento de la valorizacién. Cuando se conozcan los indices Unificados de Precios que se deben aplicar, se calcula el monto definitivo de los reajustes que le corresponden y se pagan con la valorizacién mas cetcana posterior o en la liquidacién final sin reconocimiento de intereses. l La gestién de reajustes mensuales es un procedimiento que tanto la Supervisién como e! ‘Administrador del Contrato deben elaborar con sumo cuidado, ya que estd de por medio el reconocimiento y pago de dinero piblico, por lo cual es indispensable que los antes mencionados apliquen los procedimientos técnico (célculos) - administrativos (plazos) normados. i! ALERTA i! PROCEDIMIENTO _ Gon respecto a los reajustes, el Administrador del Contrato debe verificar, y hacer seguimiento, que se cumpla el Numeral 2 del articulo 172 del D.S. No. 350-2015-EF que establece: a) Que el Expediente Técnico contenga las f6rmulas polinémicas de reajuste. b) Que las valorizaciones mensuales se reajusten con el coeficiente de reajuste “K", que se obtenga de aplicar las férmulas polinémicas. €) Que las valorizaciones sean canceladas por la Entidad en fecha no posterior al ultimo dia del mes siguiente al del avance. Durante la revisién del Expediente Técnico, en la etapa “Antes del inicio de la ejecur de la obra”, el Administrador debe verificar que las mencionadas formulas polinémicas| estén de acuerdo a lo establecide en el Decreto Supremo N° 011-79-VC: 1a) Que como maximo las férmulas contengan ocho (8) monomios. b) Que la sumatoria de los coeficientes de incidencia sea igual a 1.000. ©) Que cada coeficiente de incidencta sea igual 0 mayor a 0.05 (5.00 %). 4) Que cada monomio contenga como maximo tres (3) recursos (indices). Durante la ejecucién de la obra y en la Liquidacién Final, el Administrador debe verifica que para el célculo de coeficiente de reajuste “K” se apliquen solo las férmul polinémicas contratadas. RA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 99 SANEAMIENTO.Respecto al cdlculo antes indicado, verificard que se apliquen: a)_Los Indices Unificados considerados en las formulas polindmicas. b) Los indices Unificados del Area Geogréfica correspondiente a la zona donde se ejecuta la obra. ©) Los Indices Unificados del mes del reajuste, que segin el numeral 2 del articulo 17° del Reglamento corresponden al mes en que debe ser pagada la valorizacién (mes siguiente). 5. El Administrador de! Contrato tendré en consideracién que durante ta ejecucién de la obra se calculan los reajustes (a cuenta), con los coeficientes “k” (indices unificados) del mes anterior a la Valorizacién del Periodo, y cuando se conozcan los {ndices Unificados indicado en item c) de! Punto 4 anterior, se calcula el coeficiente “k” definitivo; y el monto definitive de los reajustes que le corresponden se pagan en la valorizacién més cercana posterior o en la liquidacién final sin reconocimiento de intereses Tee Por ejemplo: Valorizacién Junio 2015: _S/. 1’000,000.00 Reajuste a cta.: K (mayo 2015) = 1.050.....R = 1’000,000 (1.050-1) = S/. 50,000.00 Reajuste Liquid.: K (Julio 2015) = 1,100..... R = 1'000,000 (1.100-1) = $/. 100,000.00 Diferencia a reconocer = S/. 50,000.00 6 En el célculo de reajustes mensuales el Administrador debe verificar que se hayan considerado los criterios establecidos en el Sistema de Reajuste (D.S. No. 011-79-VC): a) Obras atrasadas: se paga hasta el E reajuste programado b) Obras permanentemente adelantadas: se paga hasta el E reajuste ejecutado. 7. En ambos casos, para determinar sila obra esté atrasada o adelantada, es decir comparar avances programados acumulados contra los avances ejecutados acumulados, el ‘Administrador debe aplicar el Calendario (Cronograma) de Avance de Obra Valorizado vigente a ese momento de! célculo. 8 Asimismo es técnicamente posible que al efectuar los calculos del coeficiente de reajuste “* este resulte menor que la unidad (1.000), de donde al calcular los reajustes deviene en un descuento. Es recomendable que los célculos de reajuste se efectuén mensualmente junto con la Valorizacién, de forma que la Entidad estén en conocimiento permanente de la fluctuacién de los reajustes (positivos 0 negativos) y preveer, de ser el caso, los recursos adicionales a pagar o dejar de pagar. Por ejemplo: Valorizacién Junio 2015: S/. 1/000,000.00 Reajuste a cta.: K (mayo 2015) = 1.050. 000,000 (1.050-1) = S/. 50,000.00 Reajuste Liquid.: K (Julio 2015) .. R= 1’000,000 (0.950 -1) =~ S/. 50,000.00 Diferencia a reconocer = $/. 0.00 GUIA PARA Us ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROECTOS DE AGUAPoTABLEY LOO SANEAMIENTOSi durante la revision de las formulas polindmicas el Administrador encuentra que estas contienen deficiencias: coeficientes de incidencia no suman la unidad, se ha considerado un indice unificado que ya no existe (29,79, etc.), se ha considerado un indice unificado equivocado, etc; mediante informe debe hacer de conocimiento del Area de Estudios y del Area Legal, para que estas evalden la posibilidad de realizar las correcciones y/o modificaciones respectivas, bajo los criterios de la Opinién del OSCE No. 106-2014-DTN que indica que una Entidad no puede unilateralmente modificar una formula polinémica contratada. Es Importante que tanto el Supervisor como el Administrador del Contrato tengan en consideracién las siguientes Opiniones del OSCE referentes a la utilizacién de las FORMULAS POLINOMICAS CONTRATADAS. Opinién OSCE No. 106-2014-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 106-2014-DTN: “1a normativa de contrataciones del Estado no contempla la posibilidad de que le Entidad modifique le formula polinémica que forma parte del contrato; en consecuencia, en la ejecucién de un contrato de obra y por tanto, durante su liquidacién, debe emplearse la formula polinémica establecida en el Expediente Técnico, sin que la Entidad pueda alterar o modificar su alcance”. Opinién OSCE No. 005-2011-DTN ‘Segiin la Opinién del OSCE No. 005-2011-DTN: +. silos indices de precios correspondientes a la fecha de pago aumentan en relacién con el indice correspondiente a la fecha de la valorizacién, el contratista tiene derecho a que se le pague tun mayor monto para poder cubrir el valor real de la prestacién. Dicho equilibrio también debe mantenerse en la situacién contraria, por lo que si el indice correspondiente a la fecha de pago disminuye en relacién con el indice correspondiente a la fecha de la valorizacién, la Entidad tendré el derecho de pagar solamente el monto que represente el indicado valor real... Ena ejecucién de obras pactadas en moneda nacional, para el reajuste de las valorizaciones 2 ser pagadas al contratista se utilizaré el valor de “K” que se obtenga de aplicar en las formulas polinémicas previstas en el Decreto Supremo N® 011-79-VC, los Indices de Precios Unificados de la Construccién que publica el INEI, correspondientes al mes en que debe ser pagada la valorizacién, ello independientemente del valor de este coeficiente de reajuste”. AMA NACIONAl rT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE V 101 SANEAMIENTOSe advierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de contro! sobre 1a utilizacién obligatoria de las FORMULAS POLINOMICAS CONTRATADAS. RECOMENDACIONES En la Ley de Contrataciones y su Reglamento NO esté establecido que los Postores oferten y/o propongan férmulas polinémicas de reajuste, independientemente si la obra se convoca a Suma Alzada 0 a Precios Unitarios. Verificar al recibir el Expediente Técnico que este contiene toda la informacion consignada en su Resolucién aprobatoria. Verificar que el Inspector o Supervisor en su Informe de Compatibilidad de Proyecto haya revisado TODA la informacién del mismo, e informe sobre las omisiones, errores y/o deficiencias que encuentre. Sobre las formulas polinémicas se debe verificar que estas estén consignadas en el Expediente Técnico. \Verificar que las formulas polinémicas cumplan con las exigencias técnico normativas del D.S. No. 011-79-VC: Maximo 8 monomios ‘Maximo 3 indices unificados por cada monomio Los coeficientes de incidencia deben ser igual o mayor al 5.00% La sumatoria de los coeficientes de incidencia debe ser UNO (1.000). Que los indices unificados considerados en la formula existan Verificar que desde la primera Valorizacién se estén empleando las férmulas polinémicas que figuran en el Expediente Técnico. AMA A BAN GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 102 SANEAMIENTO15. DISCREPANCIAS RESPECTO A VALORIZACIONES O METRADOS Articulo 168.- Discrepancias respecto de valorizaciones 0 metrados Si surgieran discrepancias respecto de la formulacién, aprobacién 0 valorizacién de los metrados entre el contratista y el inspector o supervisor o la Entidad, segin sea el caso, estas se resuelven en la liquidacién del contrato, sin perjuicio del cobro de la parte no controvertida. Si la valorizacién de la parte en discusién representa un monto igual o superior al cinco por ciento (5%) del contrato actualizado, la parte interesada puede someter dicha controversia a conciliacién y/o arbitraje, 0 a la Junta de Resolucién de Disputas, segtin corresponda; dentro de los treinta (30) dias hdbiles siguientes de haber tomado conocimiento de la discrepancia El inicio del respective medio de solucién de controversias no implica la suspensién del contrato ni el incumplimiento de las obligaciones de las partes. Puesto que e! Contratista cobra el monto contratado a través de las valorizaciones mensuales, Jo cual obviamente le da liquidez, ante cualquier “ajuste” en metrados 0 monto valorizado que Ie oplique el Supervisor, puede generar el reclamo o discrepancia. En este escenario el Administrador del Contrato debe analizar si los “ajustes” considerados por el Supervisor estén técnicamente o normativamente sustentados, a fin de que de conformidad a las menclonadas valorizaciones “ajustadas” y prosigan con su trémite de pago, o admitir como procedentes las discrepancias que pueda plantear el Contratista. if ALERTA i! IR NACTONAT rm Fae aaa oMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS O¢ AGUAPOTABLEY 103 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO 1. Silos reclamos o discrepancias del Contratista, respecto a metrados no reconocidos de determinadas partidas 0 montos de la valorizacién no reconocidos, son vslidos; el Administrador del Contrato debe determinar e! monto de tal discrepancia: a) Si el monto de las discrepancias es menor al 5.00% del monto del Contrato Actualizado, el Contratista cobraré el monto que no estd en discrepancia, y el reconocimiento del saldo se resolveré en la Liquidacién. Si el monto de las discrepancias es igual o mayor al 5.00% del monto del Contrato ‘Actualizado, esto se constituye en una controversia y se resuelve en Junta de Resolucién de Disputas (de haberse establecido su existencia en el Contrato), o por Conciliacién o por Arbitraje. El Administrador debe dar indicaciones al Supervisor de que si se genera alguna discrepancia con el Contratista respecto a los metrados o célculo de una valorizacién, debe proceder de la siguiente manera: a) Registrarlo oportunamente en el Cuaderno de Obra. b) Presentar un informe detallado al Administrador, precisando que partidas, que metrados 0 que monto de la valorizacién estd en discrepancia. El Administrador debe identificar que las discrepancias pueden ser: a) Respecto a una partida: Por ejemplo el Residente considera que ha ejecutado correctamente la Partida de “Eliminacién de excedentes”, pero el Supervisién indica que no lo hizo en el botadero autorizado. b) Respecto a metrados. Por ejemplo el Residente considera que ha ejecutado correctamente 50 m2 de “tarrajeo de muros” y el Supervisor que solo son 40 m2. Respecto a la Valorizacién. Por ejemplo en la Valorizacién No. 06 el Supervisor aplica una Amortizacién del Adelanto de Materiales de S/. 20,000.00 y el Residente considera que solo debe amortizar S/. 16,000.00 Se debe reiterar que de acuerdo con la Opinién del OSCE No. 089-2012-DTN, el hecho de ‘que el Supervisor haya aprobado y tramitado a la Entidad la valorizacién mensual, el ‘Administrador del Contrato tiene la potestad de verificar la procedencia del pago de dicha valorizacién en su calidad de garante del interés puiblico, y de ser el caso observarla (no devolverla) y requerir al Supervisor su “correccién’, lo que podria generar la discrepancia. TAMA NACIONAL Dt MIENTO GGUIAPARA UA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTO DE AGUAPOTABLEY 104 SANEAMIENTOEs importante que el Administrador de! Contrato tenga en consideracién la siguiente Opinién del OSCE referente a la facultad que tiene de VERIFICAR LA PROCEDENCIA DE UNA VALORIZACION. Opinién OSCE No. 089-2012-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 089-2012-DTN: valorizaciones no enervaba la potestad de la Entidad de verificar la procedencia del pago de una determinada valorizacién. Cabe indicar que, de existir alguna discrepancia sobre el particular, esta debia resolverse en la liquidacién del contrato 0 mediante arbitraje, de conformidad con el articulo 154 del Reglamento” (El subrayado es nuestro, en el D.S. No. 350-2015-EF es el articulo 16 NEA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ 105 SANEAMIENTO16. AMPLIACIONES DE PLAZO. Articulo 169.- Causales de ampliacién de plazo El contratista puede solicitar la ampliacién de plazo pactado por cualquiera de las siguientes causales ajenas a su voluntad, siempre que modifiquen ta ruta critica del programa de ejecucion de obra vigente al momento de la solicitud de ampliacién: 11. Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista 2. Cuando es necesario un plazo adicional para la ejecucién de la prestacién adicional de obra. En este caso, el contratista amplia el plazo de las garantias que hubiere otorgado. 3. Cuando es necesario un plazo adicional para la ejecucién de los mayores metrados que no provengan de variaciones del expediente técnico de obra, en contratos a precios unitarios. EI Administrador del Contrato debe estar “preparado”, desde que se inicia la ejecucién de la obra, a que durante la construccién sucedan una serie de eventos, que la norma denomina “causales”, que afectarén la normal programacién de ejecucién la obra, y que determinaran Ia necesidad de otorgar ampliaciones de plazo al Contratista, que devienen en ampliaciones de plazo “automdticas” para el Supervisor, como ya se analizé en el articulo respectivo. i! ALERTA i! PROCEDIMIENTO Como primera alerta el Administrador del Contrato debe notar que la nueva norma ya no esta considerando las causales: a) Atrasos y/o paralizaciones atribuibles a la Entidad contratante, y b) Causa fortuita o fuerza mayor. Por lo tanto cualquier solicitud de Ampliacién de Plazo que invoque estas causales debe ser declarada improcedente por él Administrador. 2. Las causales que el Administrador debe admitir como validas son: a) Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista. Por ejemplo GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 106 SANEAMIENTOHuelgas generales Desabastecimientos de materiales Demora en absolucién de consultas Falta de disponibilidad de terreno Interferencias, etc. La ejecucién de prestaciones adicionales, causal que técnicamente solo genera ampliacién de plazo si el Presupuesto Adicional incluye partidas criticas y al ser insertadas en la Programacién Contractual impacta y desplaza la fecha de fin de plazo. La ejecucién de mayores metrados, pero esta es una causal muy especifica que solo se da en las obras contratadas a Precios Unitarios y donde esos Mayores Metrados NO provienen de una variacién (modificacién) del Expediente Técnico de obra. Por ejemplo: Partida contractual. Excavacién de zanjas = 1000 m3 (de A hasta B) A ° ALLLEGARA ESTE — PUNTO SE AGOTA 1L05 1000 M3 Si bien hay diversidad de causales, el Administrador debe admitir como validas solo ‘aquellas que técnicamente modifiquen la ruta critica de la obra, lo cual debe ser verificado en la Programacién de obra vigente al momento de la solicitud de ampliaci6n de plazo. im m GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ 107 SANEAMIENTO16.1. AMPLIACIONES DE PLAZO Articulo 17 1 Procedimiento de ampliacién de plazo Para que proceda una ampliacién de plazo de conformidad con lo establecido en el articulo precedente, el contratista, por intermedio de su residente debe anotar en el cuaderno de obra, el inicio y el final de las circunstancias que a su criterio determinen ampliacién de plazo. Dentro de los quince (15) dias siguientes de concluida la circunstancia invocada, el contratista 0 su representante legal solicita, cuantifica y sustenta su solicitud de ampliacién de plazo ante el inspector 0 supervisor, segiin corresponda, siempre que la demora afecte la ruta critica del programa de ejecucidn de obra vigente. El inspector o supervisor emite un informe que sustenta técnicamente su opinién sobre la solicitud de ampliacién de plazo y lo remite a la Entidad y al contratista en un plazo no mayor de cinco (5) dias habiles, contados desde el dia siguiente de presentada la solicitud. La Entidad resuelve sobre dicha ampliacién y notifica su decision al contratista en un plazo maximo de diez (10) dias habiles, contados desde el dia siguiente de la recepcién del indicado informe o del vencimiento del plazo, bajo responsabilidad. De no emitirse pronunciamiento alguno dentro del plazo sefialado, se tiene por aprobado lo indicado por el inspector o supervisor en su informe. Si dentro del plazo de quince (15) dias habiles de presentada la solicitud, 1a entidad no se pronuncia y no existe opinién del supervisor o inspector, se considera ampliado el plazo solicitado por el contratista. Cuando las ampliaciones se sustenten en causales que no correspondan a un mismo periodo de tiempo, sea este parcial o total, cada solicitud de ampliacién de plazo debe tramitarse y resolverse independientemente. En tanto se trate de circunstancias que no tengan fecha prevista de conclusién, hecho que debe ser debidamente acreditado y sustentado por el contratista de obra, y no se haya suspendido el plazo de ejecucién contractual, et contratista puede solicitar y la Entidad otorgar ampliaciones de plazo parciales, a fin de permitir que el contratista valorice los gastos generales por dicha ampliacién parcial, para cuyo efecto se sigue el procedimiento antes sefialado. La ampliacién de plazo obliga al contratista, como condicién para el pago de los mayores gastos generales, a presentar al inspector o supervisor un calendario de avance de obra valorizado actualizado y la programacién CPM correspondiente, considerando para ello solo las partidas que se han visto afectadas y en armonia con la ampliacién de plazo concedida, en un plazo que no puede exceder de siete (7) dias contados a partir del dia siguiente de la fecha de notificacion al contratista de la aprobacién de la ampliacién de plazo. EI inspector o supervisor debe elevarlos a la Entidad, con los reajustes que puedan concordarse con el contratista, en un plazo maximo de siete (7) dias, contados a partir del dia siguiente de la recepcién del nuevo calendario presentado por e! contratista. En un plazo no mayor de siete (7) dias, contados a partir del dia siguiente de la recepcién del informe del inspector o supervisor, la Entidad debe pronunciarse sobre dicho calendario, el mismo que, una vez aprobado, reemplaza en todos sus efectos al anterior. De no pronunciarse la Entidad en el plazo sefialado, se tiene por aprobado el calendario elevado por el inspector o supervisor. CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 108 SANEAMIENTO.‘Cualquier controversia relacionada con las solicitudes de ampliacién de plazo puede ser sometida al respectivo medio de solucién de controversias dentro de los treinta (30) dias habiles posteriores a la fecha en que la Entidad debié notificar su decisién o de la notificacién de la denegatoria, total 0 parcial, de la solicitud formulada, Las ampliaciones de plazo que se aprueben durante la ejecucién de proyectos de inversién publica deben ser comunicadas por la Entidad a la autoridad competente del Sistema Nacional de Inversion Publica. En el procedimiento de gestién de una Ampliacién de Plazo la funcién del Administrador de! Contrato resulta relevante, porque no solo evaltia Ja solicitud del Contratista sino también ef informe del Supervisor, y de ambos andlisis determina la procedencia técnica o no de la ‘Ampliacién de Plazo; pero simutténeamente debe analizar el cumplimiento de los plazos ‘administrativos que correspondian al Contratista, al Supervisor y a el mismo, como parte de la Entidad. i! ALERTA PROCEDIMIENTO ‘Al elaborar los Términos de Referencia del Servicio del Supervisor el Administrador del Contrato debe incluir la obligacién de que este le remita, al dia siguiente de recibida, una copia de la solicitud de Ampliacién de Plazo presentada por el Contratista, @ efectos de que pueda cumplirse con el caso indicado en el numeral 5.4 siguiente. Las solicitudes de Ampliacién de Plazo pueden ser: a) Por circunstancias concluidas (la causal tuvo inicio y fin) b). Por circunstancia sin fecha de conclusién (la causal tiene inicio pero no se tiene previsto: causal abierta) EI Supervisor y el Administrador deben saber que en cualquiera de estas solicitudes de ‘Ampliacién de Plazo el contenido de la solicitud (sustentos, cuantificacién), los procedimientos y plazos de trémite, son los mismos que indica el presente articulo, Recibido el informe de anilisis del Supervisor el Administrador debe verifi minuciosamente, tanto en la solicitud del Contratista como el Informe del AMA NA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 109 SANEAMIENTOQue se encuentren los Asientos del Cuaderno de Obra: de! inicio y fin de Ia causal. Que se encuentren detallados los Fundamentos de Hecho del Contratista: secuencia cronolégica de los hechos relacionados con ta causal, cuantificacién del tiempo afectado, etc. Que haya demostrado la afectacién de la Ruta Critica: debe verificarse en la Programacién, vigente al momento de la solicitud de la Ampliacién de Plazo, que partidas criticas estén siendo afectadas por {a causal y que impacto generan que determina el desplazamiento de la fecha de fin del plazo. Fundamentos de Derecho del Contratista: articulos de la Ley de Contrataciones de! estado, articulos del Reglamento, etc. Es muy importante que tanto el Contratista, como el Supervisor y el Administrador conozcan que la nueva norma ya no establece: a) Que [a solicitud de Ampliacién de Plazo debe ser dentro del plazo vigente. b) Que se debe demostrar que los dias solicitados de ampliacién son necesarios Respecto a la gestién de la Ampliacién de Plazo el Administrador debe tener presente los siguientes escen: a) Recibido el Informe del Supervisor, corresponde al Administrador de Contrato revisarlo y dar conformidad, de ser el caso, a la solicitud de Ampliacién de Plazo, elevando su informe a la Jefatura de Obras, en el cual debe recomendar que se prosigan los trémites de aprobacién (Area Legal, Asesoria Juridica) y se emita y notifique la Resolucién de Ampliaci6n de Plazo dentro del plazo de 10 dias hébiles. Cuando el Supervisor remite su Informe a la Entidad, en el plazo de 5 d.h., y a pesar de que el Administrador emitié su Informe oportunamente, la Entidad no resuelve y/o notifica sobre la solicitud de Ampliacién de Plazo del Contratista, en el plazo de 10 dih,; por lo tanto quedaria aprobada la Ampliacién de Plazo que fue determinada por el Supervisor. Cuando el Supervisor, en su plazo de 5 d.h., no remite su Informe a la Entidad, y la Entidad tampoco resuelve sobre la solicitud de Ampliacién de Plazo del Contratista en el plazo de 10 d.h., lo que implicaria que el Administrador del Contrato no emitié su Informe evaluatorio, queda consentida la Ampliacién de Plazo solicitada por el Contratista. Sin embargo, respecto al caso anterior se debe precisar que, cuando el Supervisor no remite su Informe a la Entidad, en el plazo de 5 d.h., el Administrador del Contrato, bajo responsabilidad, debe analizar la solicitud de Ampliacién de Plazo del Contratista, dentro del plazo que le corresponde, emitiendo informe a la Jefatura para que la Entidad resuelva y notifique, dentro del plazo de 10 d.h. Para que este procedimiento sea factible debe ocutrir lo mencionado en el numeral 1 de este Procedimiento. Cuando el Supervisor remite su Informe a la Entidad, en el plazo de 5 d.h., y la Entidad resuelve y notifica sobre la solicitud de Ampliacién de Plazo del Contratista, en base al informe de Administrador, en el plazo de 10 d.h., esta puede resolver gi@rgRaRdo (0 denegando) total o parcialmente la Ampliacién de Plazo. GUIAPARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 110 SANEAMIENTOAprobada la Ampliacion de Plazo, el Administrador de! Contrato deberé solicitar, mediante un informe técnico con su sustento respectivo a través de la Jefatura de Obras y Jefatura de la Unidad a la Unidad de Asuntos Legales, la Adenda respectiva. Del mismo modo, Aprobada la Ampliacién de Plazo, el Contratista presentara los nuevos Calendarios y programacién CPM actualizados al Supervisor. Este en el plazo de 7 dias los remitird al Administrador con su informe, suscribiendo los Calendarios y Programacién en sefial de conformidad. Recibido este Informe del Supervisor, el Administrador debe verific: 2) Que la nueva Programacién de Obra CPM solo haya considerado la reprogramacién de las partidas afectadas por la causal invocada. b) Que el nuevo Calendario de Avance de Obra Valorizado (Cronograma Valorizado) este concordante con la nueva Programacién CPM. ©) Que el nuevo Calendario de Adquisicién de Materiales este concordante con el Calendario de Avance de Obra Valorizado. d) Que el nuevo Calendario de Utilizacién de Equipo este concordante con el Calendario de Avance de Obra Valorizado. Como resultado de su verificacién, el Administrador emitira su Informe aprobatorio y suscribird todos los nuevos Calendarios y Programacién en sefial de conformidad, los cuales serdn remitidos a la Supervisién y al Contratista para su aplicacién en fa obra. A T SANTAW GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 111 SANEAMIENTOEs importante que el Administrador de! Contrato tenga en consideracién las siguientes Opiniones del OSCE referente a la gestién de las AMPLIACIONES DE PLAZO. Opinién OSCE No. 083-2015-DTN ‘Segtin la Opinién del OSCE No. 083-2015-DTN: “La resolucién que se pronuncia sobre la ampliacién de plazo puede ser notificada al contratista empleando tnicamente un medio electrénico de comunicacién, siempre que la Entidad haya previsto esto desde las Bases del proceso de seleccién”. Opinién OSCE No. 041-2015-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 041-2015-DTN: “La normativa de contrataciones del Estado establece la obligacién del contratista o de su representante legal, segin corresponda, de suscribir su solicitud de ampliacién del plazo pero no establece que este deba suscribir cada uno de los documentos adjuntos a dicha solicitud”, Opinién OSCE N o. 057-2014-DTN ‘Segtin la Opinién del OSCE No. 057-2014-DTN: “3.2. El residente de obra no puede, por si mismo, suscribir documentos de carécter contractual, ya que esta potestad le corresponde exclusivamente al contratista (sea directamente 0 a través de su apoderado o representante legal, segtin corresponda), en su calidad de sujeto de la relaci6n contractual 3.3. Las solicitudes de ampliacién de plazo presentadas por personas dis! deben ser consideradas como no presentadas”. itas al contratista GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 112 SANEAMIENTOOpinién OSCE No. 106-2012-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 106-2012-DTN: "3.1.La obligacién del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos 0 circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacién de plazo, para que proceda su solicitud de ampliacién; implica que en el cuaderno de obra se anote, ‘cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracién de la causal de ampliacién, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, también pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliacién de plazo. .E] contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedi de su residente, la aprobacién de la prestacién adicional de obra en ia misma fecha en que se le notificé la respectiva resolucién, como requisito de procedencia de la causal de ampliacién de plazo. .En el procedimiento establecido en el articulo 201 del Reglamento, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliacién de plazo, que el supervisor haya ratificado cada una de las anotaciones realizadas por el residente en el cuaderno de obra; sin perjuicio de su obligacién de analizar los hechos anotados por el residente y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el interés de la Entidad”. Opinién OSCE No. 014-2011-DTN ‘Segiin la Opinién del OSCE No. 014-2011-DTN: 5) el cltimo dia del plazo con el que cuenta la Entidad para emitir la resolucién respecto a la solicitud de ampliacién de plazo, es un dia inhébil, este venceré el primer dia habil siguiente”. Se advierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre Ia GESTION DE LAS AMPLIACIONES DE PLAZO referidas al trdmite de la Resolucién y suscripcién de la Adenda. RECOMENDACIONES 1. Hacer seguimiento del trimite de emisién de la Resolucién de aprobacién o denegacién de las Ampliaciones de Plazo para que sean emitidas y notificadas en el plazo del Reglamento. 2. Cada ver que se aprueba una Ampliacién de Plazo se debe suscribir la ADEND) correspondiente oportunamente como requisito previo al pago de los Costos Directo Mayores Gastos Generales Variables. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 113 SANEAMIENTO17. COSTOS DIRECTOS Y GASTOS GENERALES VARIABLES Articulo 171.- Efectos de la modificacién del plazo contractual Las ampliaciones de plazo en los contratos de obra dan lugar al pago de mayores costos directos y los gastos generales variables, ambos directamente vinculados con dichas ampliaciones, siempre que estén debidamente acreditados y formen parte de aquellos conceptos que integren la estructura de costos directos y gastos generales variables de la oferta econémica del contratista 0 del valor referencial, segiin el caso. En el supuesto que la reduccién de prestaciones genere la reduccién del plazo de ejecucién contractual, los menores gastos generales se deducen de la liquidacién final del contrato. En virtud de fa ampliacién otorgada, la Entidad debe ampliar el plazo de los otros contratos celebrados por ésta y vinculados directamente al contrato principal. A partir de la dacién de la presente norma, (a evaluacién y andilisis de las solicitudes de Ampliacién de Plazo debe ser sumamente minuciasas, en razén de que la aprobacién conileva 1no solo el reconocimiento de los mayores gastos generales variables, como ha sido durante ‘muchos afios, sino también ahora de los costos directos afectados. I! ALERTA j! PROCEDIMIENTO EI Administrador debe percartarse que el presente articulo, para el caso de reconocimiento de gastos generales variables, ya no establece: a) El concepto de gastos general variable diario (ggvd), es decir ya no se aplica el gevd en ningin procedimiento de célculo. b) La excepcién de no reconocer gastos generales variables en los casos de las prestaciones adicionales de obra. 2. El Supervisor y el Administrador deben tener claro que los costos directos a que se refiere la norma corresponden a los recursos de mano de obra (obreros), materiales y equipos de construccién, considerados en el Presupuesto de Obra contratado, que se vean afectados por la causal que genera la Ampliacién de Plazo. Por ejemplo: Si hay una paralizacién de obra, ajena a Ia responsabilidad del Contratista, por decir Bg REGIONAL, que dura 10 dias calendario, eso implicé que durante ese periodo: 10 dias x 50 obreros paralizados (5 operarios, 15 oficiales, 30 peones) 10 dias x 02 cargadores frontales paralizados (nimero placa, modelo, marca) GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 114 ‘SANEAMIENTO.10 dias x 15 volquetes paralizados (ntimero placa, modelo, marca) a EI Administrador del Contrato debe instruir al Supervisor que durante los p causales debe llevar un registro, ante cualquier reclamo del Residente o del Contratista, de la cantidad de obreros, de recursos materiales (sobre todo los que puedan deteriorarse) y de la cantidad de equipo, presentes en la obra y que puedan haber sido afectados durante la causal. Cualquier rectamo del Contratista de reconocimiento de pago por estos Costos Directos debe ser acreditado por este ante el Supervisor, el cual luego de su revisién, andlisis y ““depuraci6n”, emitird informe al Administrador del Contrato, EI Administrador debe verificar: Por los obreros: que se adjunten sus planillas semanales de pago. Por lo materiales: que se adjunten constancias de su deteriroro (por ejemplo cemento se “paso”). Por los equipos: que se adjunten los partes de equipo paralizado. Respecto a los gastos generales variables (ggv}, segin la Opinién del OSCE No. 012-2014- DIN, la acreditacién es con comprobantes de pago, planilla, et. El Administrador chequeard que estos ggv deben ser concordantes con: a) En obras a Suma Alzada con la estructura de gastos generales variables del Expediente Técnico. ee Por ejemplc Si en el Expediente Técnico estd consignado un (01) Residente con un sueldo de S/. 10,000 mensuales, y el Contratista reclama dos (02) Residentes con sueldo de S/. 12,000 mensuales, no seria concordante, por més que tenga los recibos de honorarios 0 boletas 0 planillas. ee SSS b) En obras a Precios Unitarios con la estructura de gastos generales variables de la oferta econémica del Contratista, Eee Por ejemplo: ‘Si en la Propuesta Econémica de! Contratista estd consignado un (01) Residente con un sueldo de $/. 15,000 mensuales, y el Contratista reclama tres (03) Residentes con sueldo de S/. 18,000 mensuales, no seria concordante, por més que tenga los recibos de honorarios 0 boletas 0 planillas. Respecto a la reduccién de prestaciones el Administrador debe tener claro que reduccién implica no ejecutar determinadas partidas contractuales, lo cual debe ser autorizado por Ia Entidad con Resolucién (Presupuesto de Reduccién). De acuerdo con el articulo 34.2 de la Ley de Contrataciones del Estado No. 30225 la reduccién de prestaciones es hasta el maximo del 25% del Monto del Contrato, y si esta reduccién involucra la reduccién de partidas criticas, esto conllevaria la reduccién del plazo, y al ser los gastos generales variables directamente relacionados con el plazo, determina la reduccién de los mayores gastos generales variables que correspondan proporcionalmente a dicha reduccién. Respecto a la ampliacién de plazo de los Servicios de la Supervisién la Opinién del OSCE No. 046-2009-DTN establece que cuando se apruebe una ampliacién del plag contrato de obra, corresponde a la entidad ampliar el plazo de la supervisién, GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 115 SANEAMIENTO.Es importante que el Administrador del Contrato refuerze sus conceptos sobre los GASTOS GENERALES VARIABLES POR AMPLIACIONES DE PLAZO consignados en Ia Siguiente Opinién del OSCE. in OSCE No. 012-2014-DTN ‘Segtin la Opinién del OSCE No. 012-2014-DTN: “En este punto, es importante indicar que debe existir una relacién de causalidad entre la paralizacién de la obra y los gastos generales que el contratista solicita que se le reconozcan, los que se acreditan con a presentacién de documentos que demuestren, fehacientemente, que el contratista incurrié en estos, ya sea con comprobantes de pago, planilla, o cualquier otro documento que resulte pertinente, teniendo en consideracién el tipo de gasto general variable del que se trate”. (el subrayado es nuestro) GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 116 SANEAMIENTO17.1. PAGO DE COSTOS Y GASTOS GENERALES Articulo 172,- Pago de costos y gastos generales Una vez que se haya aprobado la ampliacién de plazo se formula una valorizacion de costos y gastos generales variables para su pago, la cual debe ser presentada por el residente al inspector 0 supervisor; dicho profesional, en un plazo maximo de quince (15) dias contados a partir del dia siguiente de recibida la mencionada valorizacién, la eleva a la Entidad con las correcciones a que hubiere lugar para su revision y aprobacién. En caso la Entidad apruebe la referida valorizacion, debe pagaria en un plazo maximo de treinta (30) dias contados a partir del dia siguiente de recibida la valorizaci6n por parte del inspector o supervisor. Si surgen discrepancias respecto de la formulacién de una valorizacién de mayores costos y gastos generales, se someten a la Junta de Resolucién de Disputa, cuando corresponda, 0 se resuelven en la liquidacién del contrato, sin perjuicio del pago de la parte no controvertida. A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de esta valorizacion, el contratista tiene derecho al reconocimiento de los intereses legales, de conformidad con los articulos 1244, 1245 y 1246 de! Cédigo Civil. Para el pago de intereses se formula una valorizacién de intereses y se efectuard en las valorizaciones si En concordancia con lo indicado en el articulo anterior el Administrador debe revisar, y de estar conforme dar trémite para pago, a la Valorizacién de Costos Directos y Gastos Generales Variables que le remita el Supervisor. i! ALERTA i! PROCEDIMIENTO 1. Recibido el Informe del Supervisor, respecto a la Valorizacién de Costos Directos y Gastos Generales Variables, el Administrador del Contrato debe verificar que los documentos presentados (planillas, facturas, boletas, etc.) estén concordantes: a) Conel periodo de la ampliacién de plazo. b) Con la estructura de gastos generales variables del Valor Referencial (obra a Suma Alzada) o de la Oferta Econémica (obra a Precio Unitario). c) Para verificar la cantidad de recursos afectados, en principio deberfan estar registrados en el Cuaderno de Obra, tanto por el Residente como por el Supervisor, asi como en el Informe Mensual del Supervisor. PRR GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 117 SANEAMIENTO