Anda di halaman 1dari 6

Pengertian Teknik Dokumentasi

Adakalanya deskripsi tertulis sebuah sistem sulit dimengerti. Pengalaman menunjukkan bahwa
sebuah image visual dapat menjelaskan sebuah informasi sistem lebih efektif dan efisien dari sekedar
kalimat penjelasan. Dokumentasi sistem dapat digunakan secara rutin sebagai desainer dan auditor
sistem oleh tenaga akuntansi. Para tenaga akuntansi harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk
mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis. Dalam menganalisis sebuah sistem, digunakan
desain dan teknik dokumentasi sistem, serta hal lain yang terkait dengan sistem itu sendiri.
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor
intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem
juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-
alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan
antara subsistem yamg berkaitan.

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang
menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta
bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan
sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan
alirprogram). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai
komponen dan interaksi sistem.

Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik


pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.
Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan
dapat menentapkan apakah sistem tsb memenuhi kebutuhan perusahaan
Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tsb dapat secara mudah dimengerti
prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem
pengendalian internalnya.

PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM


penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing
Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai.
Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan
distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
1) Pengawasa lingkungan
2) Sistem akuntansi
3) Pengawasan prosedur.
Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi
formulir, kuesioner dan metode matriks.
Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh
suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas
dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik
yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan,
informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik
sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data,
bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat
muncul dalam kertas kerja.
penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna
untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.
Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem
seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain
sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
Tergantung dari fungsi pekerjaan Anda, alat dokumentasi memiliki peran penting dalam satu atau
lebih tahap berikut ini:
Anda minimal harus dapat membaca dukumentasi untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut
bekerja.
Anda mungkin diminta untuk mengevaluasi dokumentasi sistem pengendalian internal, agar dapat
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan. Alternatif lainnya, Anda
mungkin harus mengevaluasi dokumentasi sistem yang diusulkan untuk menetapkan apakah sistem
tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.
Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi. Apabila Anda anggota dari
sebuah tim yang mengembangkan suatu sistem baru, maka Anda harus mempersiapkan dokumentasi
yang menunjukkan bagaimana sistem yang telah ada dan yang diusulkan, beroperasi. Mungkin Anda
akan mendokumentasikan pemahaman Anda atas sistem pengendalian internal perusahaan agar
dapat ditinjau oleh orang lain.
Alat Dokumentasi Akuntansi

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)


Diagram arus data menggunakan symbol untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan entitas
dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram arus
data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna
membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk
memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.
Elemen-elemen dalam diagram arus data
Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indicator dasar, yaitu: sumber dari tujuan data, arus
data, proses, tempat penyimpanan data dan kamus data. Kelima elemen ini dikombinasikan guna
memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat diagram arus data selalu menggunakan symbol-
simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya symbol yang digunakan adalah sbb.

Nama Simbol Penjelasan


Terminal Menggambarkan sumber atau tujuan data

Proses Menunjukkan proses mengubah data

Penyimpanan data Menunjukkan penyimpanan data

Aliran data Menunjukkan airan dari data

Simbol diagram arus data

Sumber dan tujuan data. Penggunaan symbol pada sumber dan tujuan data yang digunakan pada
diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan maupun orang personal yang
menggunakan informasi dari sistem tsb. Pada dasarnya, sumber dan tujuan tsb disebut sebagai
entitas, sumber dan tujuan data tsb dinotasikan dengan kotak persegi empat.
Arus data (data flow), pergerakan data menggambarkan aliran data melalui pemrosesan, file data dan
entitas data. Pergerakan data melalui file data dan entitas data akan mengalir melalui tahapan
pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia. Untuk menggambarkan aliran data tsb,
ditunjukkan dengan garis lurus atau melengkung dengan tanda panah.

Diagram arus data proses penerimaan dari pelanggan

Pada gambar diatas menjelaskan penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk pembayaran
uang dan pengiriman ke sistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatansaldo piutang,
pembayaran dalam bentuk tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke bank.
Aliran lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo piutang pada sistem. Departemen
kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang atas nama pelanggan yang telah menyerahkan
sejumlah uang berdasarkan informasi piutang yang diterima dari sistem.
Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang diterima. Pada
gambar diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan. Pada tahap ini, ada dua
kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank berbentuk slip cek, bukti setoran dan data pengiriman
uang ke sistem yang diolah dan diperbaharui pada buku piutang berdasarkan bukti setoran ke bank
dan pada tahap ini, selanjutnya dokumen piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan
sesuai tanggal kejadian.
Tempat penyimpanan data. Pada sistem dikenal dengan data store atau tempat penyimpanan data,
tempat penyimpanan data ini berfungsi menyimpan data yang disimpan berdasarkan sementara. Data
yang disimpan harus diberi label yang jelas dan tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara
fisik, karena berbentuk perangkat lunak.
Kamus data. Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua elemen data,
penyimpanan dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk sebuah salinan
utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukkan konsistensi dan akurasi dalam
pengembangan sistem informasi yang tersedia.
Diagram arus data ke dalam subsistem
Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran yang lebih detil dan rinci,
biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah kedalam sub bagian yang lebih kecil, ini dilakukan untuk
mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkatan yang lebih rinci.

Untuk menjelaskan kepada pembaca, sistem diagram arus data diawali dengan
menampilkan diagram konteks (context diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran ringkas
tentang sistem tsb. Diagram ini menjelaskan sistem pemroses data dan entitas eksternal yang
menjelaskan arah dan tujuan sebuah proses sistem.
Gambar Diagram konteks (Context diagram) pemprosesan penjualan

Gambar diatas menunjukkan bahwa sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan pesanan
pelanggan, bagian kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan,
departemen penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang, departemen
pengiriman menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman, sedangkan departemen
pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari
departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen pengeluaran barang dari
departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen penagihan berperan
mendistribusikan ke berbagai departemen, diantaranya ke departemen piutang dagang dalam bentuk
salinan buku besar dan departemen buku besar.
Menggambar diagram arus data
Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat symbol
dasar bagan alir, symbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai
proses penekanan terdapatnya analisis aliran data dan penekanan terhadap pendekatan logika dalam
merancang sistem dari tampilan fisik. Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat
diagram arus data adalah; perancang sistem memahami terlebih dahulu sistemnya sebelum membuat
bagan alir, tentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan membuat diagram konteks,
lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi kelompok arus data, identifikasi kegiatan
transformasinya, pelajari seluruh dokumen atau tempat penyimpanan data dan pelajari sumber dan
tujuan data, tandai setiap langkah proses kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas
(terutama pada sub-sub bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.
Bagan Alir (Flow Chart)
Bagan alir (flowchart) merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang
menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart) merupakan metode
teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem informasi secara
jelas, ringkas dan logis. Sebuah bagan alir akan representasikan grafikal pada suatu sistem yang
menggambarkan terjadinya relasi fisik antara entitas kuncinya. Auditor, analis sistem, perancang
sistem dan pemrogram, merupakan orang-orang yang paling mengenal notasi ini.
Simbol bagan alir
Notasi yang digunakan untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi kelompok
berikut.
Simbol masukan/keluaran merupakan media yang memberikan input untuk pemrosesan output dari
suatu sistem.
Simbol pemrosesan merupakan media yang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukkan
kapan proses dilakukan secara manual.
Simbol penyimpanan (storage symbols) media ini berfungsi sebagai tepat menyimpan data yang
sementara waktu menunggu diproses oleh sistem.
Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang mengalir, media ini menjelaskan awal
atau akhir sebuah sistem, bagaimana membuat keputusan dan komentar yang dibutuhkan.
Gambar Penggunaan Simbol untuk diagram alir
Pembuatan bagan alir
Dalam membuat bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan variasi yang tepat.
Penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi informasi atau jenis lain dari sistem.
Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang ditarik diantara symbol. Arah normal dari aliran
adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Jika garis aliran terputus karena keterbatasan
halaman, symbol penghubung harus digunakan untuk menunjukkan keterputusan tsb. Jika aliran dua
arah, dapat ditunjukkan dengan garis tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus digunakan untuk
menunjukkan arah aliran normal dan arah sebaliknya.

Pada gambar berikut menunjukkan bentuk bagan alir


tentang penyerahan/pelunasan dari pelanggan.
Gambar Bagan alir tentang tahapan penyerahan dari pelanggan

Pengelompokan bagan alir


Bagan alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu sbb:
1) Bagan alir sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data melalui serangkaian
operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan bagaimana data diambil
dan ditempatkan dalam sistem, bagaimana proses lanjutan yang terjadi pada data dan output sistem.
Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-simbol yang dihubungkan dengan garis alir. Simbol
yang digunakan berupa garis lurus berbentuk tanda panah.

Gambar Bagan alir sistem

2) Bagan alir dokumen, yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen melalui berbaai
departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir dokumen, khususnya berguna untuk
menganalisis kelengkapan prosedur pengendalian didalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal
dan pemisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format dengan bagan alir analitis, tetapi
lebih memuat sedikit rincian mengenai fungsi pemrosesan dari setiap entitas yang digambarkan dalam
bagan. Simbol yang digunakan dalam bagan ini adalah symbol yang menjelaskan aliran dokumen.

Gambar Bagan alir dokumen

3) Bagan alir program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh auditor untuk
memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem. Bagan alir dokumen merupakan bagan
pelengkap dari bagan alir sistem, bagan ini mendukung dan mendeskripsikan logika yang dibuat pada
bagan alir sistem.
Gambar Hubungan antara Bagan alir program dan bagan alir sistem

Langkah-langkah mempersiapkan bagan alir (flowchart) sbb:


1) Perhatikan karakteristik setiap bagian dalam organisasi maupun pihak-pihak luar yang terkait
2) Cantumkan nama tiap-tiap departemen pada kolom yang sudah disediakan
3) Buatlah desain bagan alir secara vertical dan horizontal, dengan memulai dari atas diteruskan
kearah bawah dan dari kiri ke kanan
4) Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir
5) Gunakan software computer untuk menggambar symbol-simbol yang digunakan serta lengkapi
dengan nama yang jelas
6) Gunakan tanda-tanda yang jelas, misalnya nomor file, garis lurus diakhiri dengan kepala panah,
konektor untuk garis yang bersimpang.

Kesimpulan
Seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Bekal tsb diharapkan
mampu membantu seorang analis dalam menganalisis setiap permasalahan yang terjadi. Statement
of Auditing Standard (SAS) 55, mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem
pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tsb, para
auditor direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sistem yang
luas dan rumit. Dengan gambaran grafis tsb, auditor akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan
pengendalian suatu perusahaan. Teknik dokumentasi yang populer digunakan adalah diagram arus
data dan bagan alir yang terdiri atas bagan alir dokumen, bagan alir sistem dan bagan alir program.
Alat pendokumentasian tsb dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap
mengenai komponen dan interaksi sistem.