DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE LA

INFORMACION DOCUMENTADA

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2015 7.5

1. Alcance y objetivo.

La organización establece que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) incluya:

a) la información documentada requerida por la Norma Internacional ISO 9001:2015; y

b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del SGC.

2. Creación y actualización de la información documentada.

a) Identificación y descripción (encabezado de página), que muestra:

 Logotipo de la organización
 Título de la información documentada en cuestión (en mayúsculas)
 Texto “SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”
 Apartado de referencia a la norma ISO 9001:2015
 Logotipos de marcas registradas de ETSA y SUREX

b) Identificación y descripción (pie de página), que muestra:

 Código ID-XXX-Y-ZZ00, donde:
ID = Información Documentada,
XXX = número vinculado al apartado o cláusula de la norma ISO 9001:2015,
Y= letra asignada al área correspondiente,
ZZ= tipo de información documentada
00 = número consecutivo, iniciando en 0
Un ejemplo de lo anterior es: ID-7.5-D-DI01 Directriz para el control de la información documentada.
 Nivel de revisión, iniciando en 0
 Fecha de revisión (dd del mes de aaaa)
 Página x de y
 Logotipo de la organización

c) En la página final de la información documentada, se muestra quien elabora, revisa y aprueba, cabe aclarar que en
algunos casos se podrá usar elabora y aprueba o sólo elabora.

d) Tabla de áreas correspondientes y tipo de información documentada.

INICIAL AREA CORRESPONDIENTE INICIAL TIPO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

A ALMACEN AV AYUDA VISUAL
B COMPRAS DI DIRECTRIZ
C CALIDAD DO DIAGRAMA DE OPERACIONES
D DIRECCIÓN FO FORMATO
F FACTURACION IT INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
I INGENIERIA MA MATRIZ
M MANTENIMIENTO PC PLAN DE CONTROL
N PLANEACIÓN
P PRODUCCION
R RECURSOS HUMANOS
S SISTEMAS
V VENTAS

e) La organización establece que la información documentada:

 Sea en idioma en español o inglés cuando se requiera
 Se use la “paquetería” office (Word, Excel, entre otros)
 Se use letra Arial
 Que los medios de soporte sean papel y/o electrónico.

Código Nivel de revisión Fecha de revisión

ID-7.5-D-DI01 Página 1 de 2
Referencia ISO 9001:2008 0 30 de noviembre de 2017
4.2
Toda copia en PAPEL es “Información Documentada No Controlada”
 DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE LA
INFORMACION DOCUMENTADA

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2015 7.5

3. Control de la información documentada.

a) La organización determina que esté disponible para su uso, donde y cuando se necesite, a través de una intranet,
impresión, archivo electrónico en computadoras, carpeta física, entre otros.

b) La organización establece que cada área es la responsable de que la información documentada que le aplica, sea
protegida (a través de la supervisión o revisión), sea de uso confidencial, se evite el uso inadecuado (integridad), es decir,
que el personal, actividad o proceso (por accidente o con mala intención) modifica o borra los datos importantes que son
parte de la información documentada.

c) La organización establece que la información documentada requerida por el SGC y por la norma ISO 9001:2015 se
controla, a través de llevar el registro actualizado en un Listado Maestro (donde se determina el período de conservación
y la acción correspondiente a su disposición).

d) La organización establece que cada área es responsable de distribuir la información documentada a los interesados, a
través de la entrega física y/o por medio de correo electrónico.

e) La organización establece que el personal, sólo tiene el permiso para consultar y/o usar la información documentada,
excepto la persona designada por el Director General (Coordinador del SGC), quien tiene la autoridad para actualizar y/o
modificar a la misma.

f) La organización establece que cada área es la responsable de gestionar la elaboración, actualización, modificación o
restitución de la información documentada que le aplica.

g) La organización establece que cada área es la responsable de promover la cultura de la calidad, enfocada a la lectura,
comprensión e implementación de la información documentada aplicable.

h) La organización establece que cada área es la responsable de mantener el orden la información documentada aplicable,
de preservarla (incluye su legibilidad), y de evitar cualquier tipo de deterioro.

i) La organización establece que los documentos externos son identificados por los usuarios de los mismos, siendo
responsabilidad de estos, hacer la notificación vía correo electrónico al Coordinador del SGC, para que este los integre al
Listado Maestro.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Ismael Rivera Edgar Miguel Aquino Ramírez Martín Sánchez Sánchez

Auxiliar de Calidad Coordinador del SGC Director General

Código Nivel de revisión Fecha de revisión

ID-7.5-D-DI01 Página 2 de 2
Referencia ISO 9001:2008 0 30 de noviembre de 2017
4.2
Toda copia en PAPEL es “Información Documentada No Controlada”