Antecedent Es 03

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN

DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL “VICUNHA S.A.” -
ECUADOR
Trabajo de Graduación Previo a la Obtención del Título de Ingeniero

Informático
AUTOR: Morillo Cadena Diego Iván
TUTOR: Ing. Suárez Cruz Freddy Eduardo
QUITO ECUADOR
2015
Sistema Gestor de Documentos
DEDICATORIA
Existen tres personas muy especiales en mi vida a quienes les dedico el

desarrollo de la elaboración de este proyecto de titulación. A mi padre quien es
la persona que cada día me enseña a superar cada obstáculo que se me presenta
con serenidad y con mente calculadora, a mi madre quien es la persona que con
su cariño y ternura me ha enseñado a ver lo bueno y malo de las personas y
juntamente con mi padre han cuidado de mí en cada paso de mi vida, me han
ayudado a levantarme de los errores que he cometido y siempre me han brindado
su apoyo incondicional. Por último, también dedico este proyecto a mi hermano,
quien ha sido para mí el mejor de los amigos y un excelente mentor, lo considero
como un muy buen ejemplo a seguir. Gracias a ellos intento ser la mejor persona
que pueda llegar a ser, manteniendo los principios y valores que los tres me han
inculcado. Por todo esto les dedico este proyecto, los amo con todo mi corazón.
DIEGO IVÁN MORILLO CADENA
ii
AGRADECIMIENTO
Para que todo esto sea posible agradezco primeramente a Dios por permitirme
vivir cada día y pese a la adversidad de mi salud, poder desarrollar con toda
normalidad mi capacidad.
Agradezco a mis padres ya que con su esfuerzo pudieron darme desde mi punto
de vista el tesoro más valioso que una persona puede otorgar, la educación. Al
resto de mi familia que indistintamente siempre estuvieron cuando los necesité.
A mis maestros quienes me transmitieron sus enseñanzas y conocimientos que

ahora los puedo poner en práctica y poder enfrentar a cualquier reto laboral que
se me presente.
A la empresa Vicunha Ecuador S.A. donde el M.C. Oswaldo Parra, Jefe del
departamento de TI, confió en mis capacidades y así pudo tomarme en cuenta
como uno más dentro de su grupo de trabajo.
Agradezco a mis compañeros con quienes cursamos una parte de nuestras vidas
brindándonos nuestra ayuda en las situaciones más difíciles y compartiendo
momentos de alegría.
Agradezco a la prestigiosa Universidad Central del Ecuador que abre sus puertas
para que jóvenes puedan realizar el sueño de poder tener una carrera y formando
personas competitivas para el mundo laboral.
DIEGO IVÁN MORILLO CADENA
iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
iv
CERTIFICADO DEL TUTOR
v
INFORME FINAL DEL TUTOR
vi
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
vii
CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ........................................... iv
CERTIFICADO DEL TUTOR .............................................................................. v
INFORME FINAL DEL TUTOR .......................................................................... vi
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL ....................................................................... vii
CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN ................................... viii
CONTENIDO ..................................................................................................... ix
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................ xiii
LISTA DE TABLAS .......................................................................................... xvi
RESUMEN...................................................................................................... xviii
ABSTRACT ..................................................................................................... xix
CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN ........................................ xx
TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN ........................ xxi
Capítulo I Estado Preliminar .............................................................................1
1.1 Marco Referencial ..............................................................................2
1.1.1 Antecedentes ..................................................................................2
1.1.2 Análisis ............................................................................................3
1.1.3 La Empresa: Vicunha Texitl.............................................................4
1.2 Interrogantes de la Investigación ........................................................6
Capítulo II El Problema .....................................................................................7

2.1. Planteamiento del Problema ...............................................................7
2.2 Entorno .........................................................................................................9
2.3 Justificación ..................................................................................................9
2.4. Alcance ............................................................................................10
ix
2.4.1. Investigación .................................................................................10
2.4.2. Implementación .............................................................................11
2.4.3. Beneficios .....................................................................................12
2.5 Objetivos De La Investigación .....................................................................12
2.5.1. Objetivo General ...........................................................................12
2.5.2. Objetivos Específicos ....................................................................13
Capítulo III Marco Teórico ...............................................................................14

3.1 Gestión Documental .........................................................................14
3.2 Sistema De Gestión Documental ......................................................14
3.2.1 Digitalización de Documentos .......................................................16
3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS...............................................................17
3.2.3 Elementos de un DMS .............................................................................18
3.2.4 Funcionamiento Del DMS ........................................................................21
3.2.5 Implementación Del DMS ........................................................................21
3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación ..................22
3.3.1 Requerimiento Preliminar ..............................................................22
3.3.2 Flujo De La Información ................................................................22
3.4 Herramientas DMS ...........................................................................24
3.5 Características En Común En Un Sistema DMS ..............................25
3.5.1 Metadatos .....................................................................................25
3.5.2 Indexación .....................................................................................26
3.5.3 Control de Versiones .....................................................................26
3.5.4 Motor de Búsqueda .......................................................................27
3.5.5 Repositorio ....................................................................................27
3.5.6 Programas Ofimáticos ...................................................................28
x
3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos ..................................................28
3.5.8 Búsqueda y Previsualización de Documentos ...............................28
Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS ............................29

4.1. Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos ............29
4.2. Medidas De Evaluación ....................................................................30
4.3. Indicadores .......................................................................................33
4.4. Puntajes de Evaluación ....................................................................37
4.5. Comparación Entre Las Herramientas DMS .....................................38
4.5.1 Medida para la Administración de Usuarios ..................................38
4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido ...........................................39
4.5.3 Medida para el Flujo del Documento .............................................39
4.5.4 Medida para la Búsqueda del Documento .....................................39
4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento ..........................40
4.5.6 Medida para el Manejo del Sistema ..............................................40
4.5.7 Medida para la Escalabilidad del Sistema .....................................40
4.5.8 Medida para la Portabilidad ...........................................................41
4.5.9 Medida para la Licencia ................................................................41
4.5.1 Medida para el Soporte .................................................................41
4.6. Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación......42
4.7. Resumen De Los Resultados ...........................................................46
Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A. ........48

5.1. Instalación y Configuración del Sistema M-FILES ............................48
5.1.1 Recursos Utilizados .......................................................................48
5.1.2 Instalación .....................................................................................51
5.1.3 Configuraciones ............................................................................64
5.2. Demostración De La Hipótesis .........................................................65
xi
5.2.1 Población ......................................................................................65
5.2.2 Muestra .........................................................................................66
5.2.3 Formulación De La Hipótesis ........................................................66
5.2.4 Grados De Libertad .......................................................................67
5.2.5 Criterio De Decisión ......................................................................67
5.2.6 Cálculos ........................................................................................68
5.2.7 Nivel De Significancia ....................................................................70
5.2.8 Decisión ........................................................................................70
CONCLUSIONES .............................................................................................71
RECOMENDACIONES .....................................................................................72
ANEXOS ..........................................................................................................73
ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express ................................................73
ANEXO II. Manual de Usuario Administrador....................................................82
ANEXO III. Manual de Usuario Cliente ........................................................... 100
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 104
xii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Sistema de Gestión Documental .........................................................15
Figura 2. Ciclo de Digitalización ........................................................................16
Figura 3. Sistemas DMS para Analizar .............................................................18
Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental ........................19
Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de

Cobranzas ........................................................................................................23
Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS ....................................47
Figura 7. Vmware Vsphere Client .....................................................................49
Figura 8. Windows 2008 Server – Administración Del Servidor ........................51
Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor ............................................52
Figura 10. Instalación del .Net Framework ........................................................53
Figura 11. Avance de Instalación del .Net Framework ......................................54
Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES ........................................55
Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES .........................................................56
Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES .....................................56
Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES .............................................57
Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES ...............................................58
Figura 17. Avance Instalación M-FILES ............................................................58
Figura 18. Finalización Instalación M-FILES .....................................................59
Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación ..............................59
Figura 20. Administrador De M-FILES ..............................................................60
Figura 21. Menú para Agregar Licencias ..........................................................60
Figura 22. Administrador de Licencias ..............................................................61
xiii
Figura 23. Licencia M-FILES ............................................................................62
Figura 24. Instalación M-FILES Cliente.............................................................64
Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado ................................................67
Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express ...............................................73
Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express ................................74
Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express ....................................75
Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express .......................................76
Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express ..................................................77
Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express .............................................78
Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express ...........................................79
Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express .............................80
Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express .................81
Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor...............................................................82
Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador ......................................................83
Figura 37. Pantalla del Equipo Local ................................................................83
Figura 38. Pantalla del Equipo Local ................................................................84
Figura 39. Creación del Usuario .......................................................................84
Figura 40. Creación del Usuario .......................................................................86
Figura 41. Bóvedas de Documentos .................................................................87
Figura 42. Creación de Bóveda ........................................................................88
Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada ........................................................89
Figura 44. Parámetros y prueba de conexión ...................................................90
Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas ..............................................91
Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata ..92
Figura 47. Creación de un Objeto .....................................................................92
xiv
Figura 48. Nombre del Objeto ...........................................................................93
Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa .............................................94
Figura 50. Conexión OLE DB ...........................................................................94
Figura 51. Conexión con la Base de Datos .......................................................95
Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino ..........................96
Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo ................................................97
Figura 52. Nombre del Grupo de Clases ...........................................................97
Figura 53. Agregar Clases a un Grupo .............................................................98
Figura 54. Crear una Nueva Clase ...................................................................98
Figura 55. Clases de un Grupo .........................................................................99
Figura 56. Clases Añadida a un Grupo .............................................................99
Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos ......................................... 100
Figura 57. Agregar Archivo M-Files ................................................................ 100
Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades ..................................... 101
Figura 59. M-Files en el PC ............................................................................ 102
Figura 60. Portal M-Files Cliente ..................................................................... 103
xv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental ...................................................19
Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional .....................................................20
Tabla 3. Características de los Programas DMS ..............................................25
Tabla 4. Medidas de Evaluación .......................................................................33
Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios .................................34
Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido ..........................................34
Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento ............................................34
Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento ....................................35
Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento .........................35
Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema............................................36
Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad ......................................................36
Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad ........................................................36
Tabla 13. Indicadores para la Licencia..............................................................37
Tabla 14. Indicadores para la Licencia..............................................................37
Tabla 15. Puntajes de Evaluación .....................................................................38
Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios ......................................38
Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios ......................................39
Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento .................................................39
Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento.........................................39
Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento ..............................40
Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema ..................................................40
Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema .........................................40
Tabla 23. Medida para la Portabilidad...............................................................41
xvi
Tabla 24. Medida para la Licencia ....................................................................41
Tabla 25. Medida para el Soporte .....................................................................41
Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios ..................................42
Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido .......................................43
Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento .........................................43
Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento .................................43
Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento ......................44
Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema...........................................44
Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema .................................44
Tabla 33. Valorización para la Portabilidad .......................................................45
Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia ................................................45
Tabla 35. Valorización para el Soporte .............................................................45
Tabla 36. Resumen de Resultados ...................................................................46
Tabla 37. Características del Servidor ..............................................................49
Tabla 38. Tiempos en el Día Uno .....................................................................68
Tabla 39. Tiempos en el Día Dos ......................................................................68
Tabla 40. Tiempos en el Día Tres .....................................................................68
Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro .................................................................68
Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco ...................................................................69
Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días ...........................................69
Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días .............................................69
Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días ....................................70
xvii
RESUMEN
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL “VICUNHA S.A.” -
ECUADOR
El proyecto nace en la empresa Vicunha Ecuador S.A., surge necesidad en llevar

un mejor control y organización de los documentos que se maneja en el área de
Crédito y Cobranzas. Como antecedentes se tiene que los archivos son
almacenados dentro de un File Server, debido a las diversas autorizaciones que
se tienen dentro del servidor, específicamente en el área mencionada, se
desconoce la estructura organizacional que mantiene en el almacenamiento de
los archivos ocasionando que se pueda crear duplicidad en los mismos, adicional
esta búsqueda se vuelve una tarea que toma mucho tiempo en proceder en
buscar. Esto tiene como limitante principal el espacio físico y además el
documento al ser manipulado tiene a deteriorarse y perder su calidad. Es por este
motivo que se ha implementado el concepto de un programa gestor de
documentos el cual maneja información adicional para tener una búsqueda
mucho más fina y eficiente, maneja las diversas versiones sobre las cuales se ha
realizado modificaciones en el documento. Otra característica principal que
ofrece el programa es la digitalización en la que se puede personalizar campos
que mediante el reconocimiento de texto también se sirve de información para
realizar la búsqueda del documento. Con esto el administrador puede tener un
control de los documentos que se generan, modifican o eliminan. Se tomará en
cuenta la elección de tres programas que cumpla con las características
mencionadas anteriormente. Una vez elegido el programa se procederá a realizar
un cálculo estadístico para comprobar si la implementación del programa mejora
la eficiencia de la gestión de documentos, ya sean físicos o digitales.
DESCRIPTORES:
BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS / SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL /

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS / ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
DOCUMENTAL / M-FILES / RECONOCIMIENTO DE TEXTO
xviii
ABSTRACT
IMPLEMENTATION OF A SYSTEM OF SCANNING AND DOCUMENT
MANAGEMENT (DMS) FOR THE TEXTILE COMPANY "VICUNHA S.A." -
ECUADOR
This project was created in Vicunha Ecuador Ltda., it rises from the need to keep
a better control and organization of documents handled in the credit and
collections areas. As a background, the files are stored in a File Server, due to
the different permissions within the server, specifically in the above-mentioned
area, it is not known the organizational structure that keeps in the storage of the
files causing that it can be created duplication of them; furthermore, this research
becomes a task that takes long time to search. It has as a main limiting the
physical space and besides the document being manipulated tend to deteriorate
and lose their quality. For this, it has implemented a management program of
documents which handles additional information to have an efficient and relevant
search as much as various versions to carry out some modifications in the
document. Another main feature that offers the program is the digitization to have
a control of the documents that are generated, modified, or deleted. It will take
into account the choice of three programs that comply with the features mentioned
above. Once the program is chosen, it will make a statistical calculation to check
if the implementation of the program improves the efficiency of the physical or
digital documents management.
DESCRIPTORS:
DOCUMENTS SEARCH / DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM /

DOCUMENTS DIGITALIZATION / DOCUMENTARY STRUCTURAL
ORGANIZATION / M-FILES / TEXT RECOGNITION
xix
CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN
xx
TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN
xxi
Capítulo I Estado Preliminar
El manejo de grandes cantidades de documentación debido a las diversas

actividades que se manejan diariamente en los diferentes departamentos de una
empresa, genera una preocupación que consiste en mantener estos documentos
en un buen estado, ya que se presenta la manipulación de los mismos,
conllevando a deteriorar y habilitando la posible pérdida de información.
La documentación que se almacena diariamente en los equipos informáticos

necesita estar ligados a un seguimiento para conservar propiedades que son
ajenas a los usuarios como lo son la integridad, confidencialidad y seguridad. Es
primordial tener una organización estable con lo que respecta a los árboles de
directorio y mantener la información centralizada.
Vicunha Ecuador S.A. posee un recurso, el cual es un servidor de archivos (File

Server) en el cual se almacena la información de cada usuario, con ciertas
restricciones propias del sistema operativo que son rudimentarias, la información
almacenada no posee una lógica para su almacenamiento debido a la gran
libertad de ciertos permisos que los usuarios pueden realizar en los directorios
asignados. Por este motivo se considera que no se dispone de una organización
en las estructura del almacenamiento de archivos, y resulta conflictivo la
navegación dentro del File Server.
En la actualidad se cuenta con programas que ayudan a la digitalización

documental, es decir, permite mantener documentos físicos (papel) y
transformarlos en archivos digitalizados. Así también se puede contar con
programas para la gestión de documentos (DMS) que permiten una mejor
administración y aplicación de técnicas de archivo dentro de una organización.
Con el estudio a realizarse se debe enfocar en minimizar el uso de documentos

físicos, manteniéndolos seguros y legibles ya sean documentos que se
encuentren en un estado activo (documentos con los que son parte del uso diario
1
para el usuario) o pasivo (documentos que sirven de consulta pero que son
utilizados de forma esporádica). También se busca crear una reestructuración
apropiada de los directorios de almacenamiento, centralizar la información y
llevar una mejor administración dentro del File Server para facilitar el uso
cotidiano de los archivos.
1.1 Marco Referencial
1.1.1 Antecedentes
Día tras día las empresas generan una gran cantidad de documentos, no solo
físicos sino también digitales, por tal motivo esto produce a que los documentos
no se puedan localizar en el momento deseado, tras la búsqueda del documento
se asocia la pérdida innecesaria de tiempo y recursos.
En toda empresa se requiere mantener una organización de sus documentos, por

lo que a un nivel tecnológico nos ayudamos del concepto DMS, los cuales están
revolucionando la manera de almacenamiento de documentos. En una empresa
que se encuentra en sus inicios tal vez no sienta la necesidad de mantener una
estructura organizativa para sus documentos, a diferencia que en empresas que
tienen una larga trayectoria surge la necesidad de tener un conocimiento
adicional de cómo almacenar sus documentos, con la ayuda de aplicaciones que
facilitan la gestión de ello.
Para un mejor manejo de documentos físicos lo que se está realizando es

digitalizar estos documentos, este proceso es muy básico por lo que no está
seguido por una automatización al momento de digitalizar el documento, al
momento de realizar este proceso conlleva a generar más documentación digital
y por consecuencia a la creación de un mayor volumen de archivos: y se
mantiene la controversia de donde se debe almacenar el archivo, las pérdidas de
tiempo que estas generan al momento de buscar. Por lo que la idea de cero
papeles en la empresa no resulta efectiva.
2
Los documentos deben ser disponibles para todo aquel que los necesite, pero se
ha presenciado información que no se encuentra a disponibilidad de los demás
por lo que se ha constatado encontrar el documento en el equipo local del
usuario, con este concepto perjudica al almacenamiento centralizado y dejando
la documentación vulnerable a pérdidas, sustracciones, maneja inadecuado,
entre otras.
1.1.2 Análisis
La mayoría de documentos físicos que se manejan dentro de la empresa son

papeles que hacen referencia a documentos históricos, facturas, contratos que
necesariamente necesitan ser archivados, no solo en un archivador sino también
de manera digital, ya que esta documentación puede servir de consulta para
futuras actividades. Esta administración de documentos no es de manera intuitiva
ya que son los mismos usuarios quienes deciden el mejor lugar de
almacenamiento.
El concepto de DMS no es muy conocido, el cimiento de este concepto consiste

en la administración de los documentos empresariales, haciendo uso de la
captura, almacenamiento, clasificación, custodia, distribución, control de
versiones y destrucción de documentos. Con el DMS podemos mejorar la calidad
del contenido empresarial, clarificando todos los procesos del negocio.
El principal uso que se pretende dar a esta estrategia tecnológica es la de

plantear una solución, ayudada de políticas de almacenamiento que permiten
reducir los tiempos muertos en la ubicación de un documento. Además se desea
mantener un almacenamiento centralizado con un esquema organizado de los
directorios de con el fin de ayudar a una toma de decisión con respecto al
contenido empresarial. (Herramientas Empresariales, 2015)
Entre los programas que como mínimo se analizarán son:
3
 M-Files: es una gestión de la información empresarial solución, desarrollado

por M-Files Corporation, que proporciona a los usuarios con el sistema
basado en metadatos para la organización y gestión de documentos y otra
información. (M-Files Inc, 2014)
 Alfresco: Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y

gestión de documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos
empresariales que utilizan muchos documentos y permitir la colaboración a
gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de
servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los cambios del
mercado. (Alfresco, 2015)
 Nuxeo: Nuxeo es una potente herramienta de ECM y gestión documental

open source desarrollado por la empresa del mismo nombre. Nuxeo tiene
una arquitectura ágil y flexible de última generación, además de unos precios
realmente competitivos. Nuxeo permite gestionar documentos de forma
cómoda, realizando versiones, flujos de trabajo asociados a documentos,
publicación remota o búsqueda avanzada (y full text), integración con
Microsoft Office y Open Office. (Athento, 2015)
1.1.3 La Empresa: Vicunha Texitl
La empresa Internacional Vicunha Textil, se constituye el 21 de junio de 1921 con

sesenta socios y 1.000.000,00 de sucres como capital y bajo la nominación de
Sociedad de Crédito “LA INTERNACIONAL” inicialmente dedicada a actividades
bancarias.
4
Largo es el camino recorrido y fue tan solo desde el año 1922 que se proyectó,
gracias a la brillante visión de Don Luis Napoleón Dillon, hacia la elaboración de
productos textiles, contratándose la fabricación de maquinaria en las mejores
fábricas de Inglaterra. Iniciaron las actividades con 150 telares y una pequeña
hilatura, ampliándose gradualmente hasta situarnos como la mayor Empresa
Textil del Ecuador y, según revistas especializadas, entre las cinco más
importantes de Latinoamérica.
Logrando situar a “LA INTERNACIONAL” en un destacado e importante sitial en

la Industria Nacional. En 1979 logra una exitosa iniciación de calificadas
exportaciones de sus productos a mercados europeos, estadounidenses y
latinoamericanos.
En 1980 se implementó y montó el proceso de producción de tela Índigo, y en

1981 esta producción empezaba a incursionar mercados internacionales.
Con el paso de los años LA INTERNACIONAL continua su expansión con la

producción de la tela denominada “índigo” calificada y reconocida
internacionalmente por su alta calidad que garantiza el que permanentemente
podamos satisfacer las necesidades cada vez más exigentes del mercado
consumidor.
Y es así que el 1 de junio del 2007 VICUNHA TEXTIL, una empresa brasilera
muestra gran interés en formar parte del reto de la Internacional, decidiendo
comprar parte de sus acciones, la empresa LA INTERNACIONAL S.A,
actualmente se dedica a la producción de la tela denominada “Índigo” que es la
conocida tela Jean, calificada y reconocida internacionalmente.
Actualmente cuenta con un promedio de 200 computadores que son usados por
usuarios finales los cuales día tras día generan documentación que necesita ser
administrada de una mejor manera, es decir, el servidor de file server sirve de
almacenamiento con ciertos permisos, los cuales no está acompañado por una
administración documental, esto genera a pérdida de tiempo a los que llamamos
tiempos muertos.
5
1.2 Interrogantes de la Investigación
¿De qué sirve la digitalización inteligente?

¿Qué es y para qué sirve un DMS?
¿Cuál es el funcionamiento de un DMS?
¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión documental en Vicunha
Ecuador S.A.?
¿De qué manera se agilita la navegación de los documentos en el almacén de
datos y entre usuarios?
6
Capítulo II El Problema
En este capítulo se enfoca en comprender los inconvenientes que se producen

al no tener un esquema de organizado en los documentos que se generan día
tras día, lo complicado que se vuelve una búsqueda de archivos cuando se
generan varias versiones de archivos, los problemas que se puede llegar a tener
cuando un documento en papel que tiene que ser manipulado no se le realiza
una digitalización para conservar el original en un buen estado, el no tener toda
la documentación almacenada de forma centralizada y le no relacionar los
archivos que tienen conceptos en común.
2.1. Planteamiento del Problema
Este proyecto nace de la necesidad de mantener respaldada la información que

se genera en de los diferentes procesos de la cadena de valor de la empresa.
Inicialmente se mantiene un esquema de respaldos mediante el software HP
Data Protector, el cual es un software que trabaja de manera cliente servidor, por
lo que este software es el encargado de realizar los respaldos del File Server.
A pesar de la definición actual de la estructura del File Server no se ha logrado

que las diferentes áreas almacenen la información en este servidor, se conoce
que en la gran mayoría de computadores se mantiene información que debería
estar almacenada en el File Server.
Al realizar una auditoría a las sub-carpetas de la estructura del File Server se

observa un caos total, no responde a ninguna lógica de almacenamiento, por lo
que la búsqueda de información se hace una tarea de titanes lo cual ha dificultado
responder de una manera eficiente a los requerimientos de esta información. Esta
tarea de búsqueda se vuelve una acción en la que cada usuario se vuelve
responsable de su documento generando a su vez varias versiones del
documento por lo que se puede llegar a una confusión entre los usuarios que
7
debería manipular el documento. Por no poseer un flujo correcto de los

documentos tienden a reimprimirse o en su defecto a perderse si son físicos. No
se pude llevar un control de quien fue la persona que modificó el documento, lo
borró o a su vez añadió un documento dentro del File Server.
Otra situación problemática dentro del File Server son las autorizaciones que se
manejan, pero a continuación de ello, no se mantiene restricciones por lo que
cada usuario autorizado a cada una de las subcarpetas ha podido añadir,
modificar o eliminar tanto archivos como carpetas, es decir, dentro de cada nivel
de carpeta poseen información dispersa que es conocida tan solo para la persona
quien hizo uso del archivo en mención.
Pese a tener una infraestructura en la que los computadores de cada usuario se

encuentra protegido contra daños físicos que se pueden generar por ejemplo;
puede presentarse variaciones de voltaje, contaminación en los equipos, golpes
a los equipos (de manera que no sea intencionalmente); corren el riesgo de sufrir
alguna avería que incurra precisamente en su disco duro. Al estar la información
en los computadores de cada usuario el riesgo de pérdidas de información es
altísimo ya que es prácticamente imposible hacer un respaldo de cada uno de los
computadores de la compañía diariamente por lo que se debería usar recursos
de red y provocaría inconvenientes de latencia por la infraestructura que
mantiene la empresa.
En síntesis la pregunta del problema debe ser: ¿Cuál es la mejor manera de llevar
una mejor estructura y administración de los documentos que demuestre un fácil
acceso a los mismos y como optimizar el uso de papel en la empresa?
8
2.2 Entorno
Actualmente en la empresa Vicunha Ecuador cuenta con un alrededor de 200

computadores para los usuarios, donde cada computador se encuentra habilitado
el almacenamiento local.
En cada departamento se genera gran cantidad de documentos, siendo el área

administrativa quienes manipulan estos documentos. Cuenta con una habitación
para el almacenamiento de estos documentos que antes de ser almacenados,
son gestionados de forma que pasan de usuario a usuario para llevar a cabo su
proceso.
Cuenta con un servidor IBM X365 configurado con el rol de File Server el cual se
encuentra encendido todo el tiempo para que la información se encuentre
disponible para los usuarios a cualquier hora. Esta aclaración se la realiza ya que
en Vicunha Ecuador se trabaja las 24 horas.
2.3 Justificación
El DMS es usado en muchas empresas en la actualidad, dado que este sistema

de gestión ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la
rentabilidad de la empresa, mediante el mejoramiento de los aspectos
relacionados con la organización y manejo de documentación. (Herramientas
Empresariales, 2015)
La empresa Vicunha Ecuador S.A. desea implementar un sistema gestor

documental con el propósito de optimizar recursos y tiempo de los empleados al
momento de trabajar con documentos, estos documentos deben ser digitales,
pero sin olvidar la seguridad de los mismo, ya que se requiere que estos
documentos sean almacenados con privilegios para cada usuario o grupo de
usuarios, gracias a la investigación se espera conectar el DMS con el directorio
9
activo de la empresa, con la finalidad de mantener una estructura de usuarios

estándar.
En la actualidad se maneja grandes cantidades de documentos y entre ellos se

considera varios tipos de documentos como los son imágenes, hojas
electrónicas, hojas de texto, video, entre otros. Y las herramientas DMS
existentes son la mejor opción para esta administración.
Por tal motivo se necesita implementar un sistema gestor de documentos que

permita un mejor control de los documentos digitales y físicos, con esta
investigación se puede dar una pauta para tener una cultura acerca del
almacenamiento y organización de la información.
Hoy en día el almacenamiento de información es muy limitado a las opciones que

ofrece el sistema operativo Windows, por lo que se ha decidido implementar esta
herramienta DMS los cuales se enfocan en brindar un mejor servicio y
satisfacción mejorando sus tiempos de búsqueda, tiempos de acceso, conocer el
lugar donde se almacena el documento y asegurando la información.
Al digitalizar los documentos queda asegurada por el transcurso del tiempo, es

decir, podemos visualizar información antigua con la misma calidad que cuando
se generó el archivo digital.
2.4. Alcance
2.4.1. Investigación
Plantear las diferentes soluciones, ventajas y desventajas entre las aplicaciones

a investigar.
Analizar la mejor solución que permita cumplir con los requerimientos que mejor
se desarrolle de acuerdo a lo establecido con la digitalización y aplicar el sistema
DMS.
10
2.4.2. Implementación
Para poder llevar a cabo la implementación se analizará la cantidad de

documentación que se genera a diario con el departamento piloto que es
Contraloría, en el área de Crédito y Cobranza y hacer una comparación con la
documentación que posee actualmente, de este estudio se podrá tener una idea
de la cantidad de documentos y cuál es su crecimiento.
Lo propio se debe realizar con el resto de departamentos con el fin de tener esa
idea, calcular su crecimiento, plantear cual es la necesidad del servidor para que
pueda ejecutar sin colisiones y siempre con disponibilidad.
Una vez que se tenga un servidor que cumpla con las condiciones del estudio
anteriormente mencionado, se procederá a mantener conversaciones con los
usuarios de cada departamento para realizar una reestructuración para el
almacenamiento de sus documentos. Se llegará a un consenso entre el jefe del
departamento y con el desarrollador del proyecto para establecer una estructura
para el almacenamiento de la información y también asignar la seguridad en cada
una de sus carpetas contenedoras de documentos.
Se dará una capacitación a los usuarios del uso del nuevo sistema DMS para sus
documentos; tanto en el funcionamiento, beneficios y estandarizaciones de
políticas de empresa.
Se procederá a la creación del árbol de directorio con sus respectivas

seguridades dentro del servidor, se notificará al usuario para que pueda pasar
sus documentos a la nueva estructura. Se dará de baja al anterior sistema de
almacenamiento de archivos y se procederá a funcionar con el DMS.
11
2.4.3. Beneficios
Disminuir en forma importante los costos operativos (impresión, reproducción y

fotocopiado) y se pueden realizar respaldos o cuantas copias se necesiten para
evitar la pérdida de documentos.
Resolver los problemas de gestión, búsqueda y seguimiento de documentos en

las organizaciones intensivas en información.
Crear políticas para el almacenamiento de la información para la autorización del

uso de documentos y para la generación de respaldos.
Mejorar la estructura del File Server, controlando que no se guarde información

innecesaria en el servidor.
Generar un procedimiento de la implementación del programa aplicada a un

departamento que será tomado como el modelo piloto para los demás
departamentos.
2.5 Objetivos De La Investigación
2.5.1. Objetivo General
Comparar, analizar e implementar un sistema que permita la replicación de

información de física a digital y que sirva para rastrear y almacenar documentos
electrónicos, imágenes, también realizar el seguimiento de las diferentes
versiones modificadas por distintos usuarios en los diferentes tipos de
documentos.
12
2.5.2. Objetivos Específicos
 Elaborar de una estructura de las sub-carpetas de cada área que responda

a la aplicación de técnicas de archivo y a necesidades de los procesos de la
cadena de valor.
 Mantener toda la información de la compañía actualizada y centralizada

en el File Server.
 Responder con una nueva estructura a las necesidades de información de

los diferentes stakeholders de la compañía (Accionistas, Clientes internos y
externos, Auditores, Financieras, Empresas del Estado, etc.).
 Desarrollar políticas y procedimientos de actualización y respaldo de la

información del File Server.
13
Capítulo III Marco Teórico
Para el mayor entendimiento de los conceptos de los cuales se hace referencia

se dará una explicación de cada uno de ellos y así llagar a tener una mejor
comprensión.
En este capítulo se hablará de los conceptos principales de los cuales conllevan

a la investigación, es decir la gestión de documentos (DMS) y la digitalización
inteligente de los mismos.
A parte de ello se realizará un análisis de los requerimientos tanto de hardware

como software necesario para que el sistema implantado pueda ejecutarse en
forma eficiente.
3.1 Gestión Documental
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de

documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía. (Wikipedia, 2015)
3.2 Sistema De Gestión Documental
La tarea principal del sistema de gestión documental es la búsqueda,

almacenamiento y organización de los archivos que fueron almacenados en su
base de datos. Dado que se almacena en una base de datos estos archivos son
seguros, se obtiene respaldo de la base por lo que se puede recuperar versiones
14
de archivos anteriores, son almacenados con una indexación por lo que hace
más rápido su búsqueda y se encuentran disponibles para cuando el usuario los
requiera.
Figura 1 Sistema de Gestión Documental

Fuente: Internet1
Otro beneficio de la utilización de sistema gestor documental es la eliminación de

papel, lo cual implica una ayuda a la unidad verde, es decir, es una buena manera
de salvar al planeta a que no se consuma gran cantidad de árboles para la
elaboración del papel. Adicional incurre en menorar costos tanto en la compra de
papel o impresiones (tóner, cartuchos o cinta) que se realizan para obtener el
documento.
1
Sistema Gestor de Documentos, obtenida 1 marzo del 2015 desde http://www.bil-lander.com/products-
services/backup-solution/electronic-document-management-system-edms/
15
Por otro lado el sistema gestor de documentos garantiza la protección de los

documentos si ocurren desastres naturales (inundaciones, incendios, terremotos,
etc) donde los documentos pueden destruirse fácilmente. A diferencia que si se
encuentran de manera electrónica se pueden respaldar de manera que los
archivos no se encuentren localmente en la empresa.
3.2.1 Digitalización de Documentos
La digitalización de documentos consiste en convertir los documentos físicos a

digitales, adicional un valor agregado para esta conversión es el de digitalizar con
la propiedad de reconocimiento de caracteres OCR. Es decir, se puede tener una
indexación en los documentos para que al momento de la búsqueda sea más
eficiente y no tome mucho tiempo, claro que dependerá de la cantidad de
documentos en existencia y de la capacidad de procesamiento del hardware.
Figura 2. Ciclo de Digitalización

Fuente: Investigador
16
El proceso de digitalización es el siguiente:
1.- Se captura el documento físico mediante el uso de un escáner.
2.- Se realiza el procedimiento de reconocimiento caracteres para indexar el

documento.
3.- Se almacena el medio digital m un almacén de datos para realizar búsquedas

en adelante sobre este almacén.
3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS
Las herramientas DMS permiten gestionar grandes cantidades de archivos y que

se encuentren centralizados en una sola base de datos, la cual permite mantener
la información indexada para realizar búsqueda rápida de documentos y también
tener un almacén respaldado en caso de cualquier eventualidad de siniestro en
los documentos almacenados. Mediante los metadatos se puede agregar
información a los documentos que ayudan a que la búsqueda se procese con
mayor velocidad.
17
Entre las herramientas DMS tenemos las siguientes:
DMS NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Figura 3. Sistemas DMS para Analizar

3.2.3 Elementos de un DMS
- Base De Datos
Estas bases de datos son de tipo documental, que a diferencia de las bases de
datos relacionales estas bases se centran en la gestión y recuperación de la
información de un documento estructurado a la cual los datos hacen referencia,
esta información se conoce como los Metadatos.
Los tipos de documentos que se pueden almacenar son de diferentes tipos como
por ejemplo: archivos de texto, hojas de cálculo, elementos de correo electrónico,
archivos CAD, archivos de audio, archivos de imagen, archivos de video, entre
otros.
18
Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental

Existen ventajas al utilizar bases de datos documentales (también llamadas

bases de datos NoSQL):
- Las BDD NoSQL no poseen una estructura fija.

- Tienen un lenguaje de consulta encaminado al lenguaje natural.
- Son mucho más fáciles de escalar un campo más para su registro.
A continuación se presenta un ejemplo de la diferencias entre las bases de datos
relacional y documental.
Base de Datos Documental

CLAVE DOCUMENTO
10 Nombre: Diego; Apellido: Morillo; Nacionalidad: Ecuatoriano
11 Nombre: Teobaldo; Apellido: Carvalhio; Nacionalidad: Brasileño; Edad:34
12 Nombre: Charly; Nacionalidad: Estadounidense
Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental

19
Base de Datos Relacional

CLAVE NOMBRE APELLIDO NACIONALIDAD EDAD
10 Diego Morillo Ecuatoriano
11 Teobaldo Carvalhio Brasileño 34
12 Charly Estadounidense
Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional

Como se puede observar en el ejemplo, la base de datos relacional no precisa

dejar campos en blanco como si lo hace la base de datos relacional. Además de
que para agregar un campo nuevo es necesario cambiar la estructura de la base
de datos relacional y esto no sucede en la documental.
- Hardware
para poder obtener los documentos digitalizados es necesario disponer de un

escáner. Por motivos de eficiencia se recomienda tener un escáner dúplex.
El servidor es otro hardware indispensable con el cual se debe contar además se

debe realizar un análisis de la capacidad de este hardware y tener en cuenta de
la cantidad de usuarios que van a ingresar a el. Esta comunicación se debe
realizar ya que se trata de una estructura cliente-servidor.
- Software
Se debe contar con un sistema que permita la administración de estos

documentos (nuxeo, m-files, alfresco).
- Redes
Es necesario utilizar redes de área local para poder comunicar a los usuarios que
utilizarán el software para almacenar los archivos con el equipo que se utilizará
como servidor.
20
- Usuarios
Se debe tener presente los usuarios que harán uso del sistema, los roles que
cumple cada usuario para la digitalización y almacenamiento de los documentos
para lo cual cada usuario contará con permisos para hacer sus respectivas
tareas.
En este grupo de usuarios también constan los que son los administradores
quienes se encargarán de conceder los permisos a los usuarios según
corresponda, también definirá el esquema del almacenamiento de los
documentos.
3.2.4 Funcionamiento Del DMS
El sistema DMS reemplaza la rutinaria forma de almacenar la documentación por

parte del usuario, utilizando una metodología en la que detalla información que
es agregada al documento para conocer más a detalle la procedencia del
documento. En el sistema se puede llevar un control acerca de la persona quien
lo almacenó, la fecha, los cambios que se ha realizado y las versiones que existen
en los documentos.
3.2.5 Implementación Del DMS
- Análisis del requerimiento de la empresa.

- Identificar el flujo para el almacenamiento de la documentación actual.
- Elección del sistema que se adapte a la necesidad de la empresa.
- Planificación para la instalación y pruebas del sistema.
- Sistema en producción.
21
3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación
3.3.1 Requerimiento Preliminar
Es necesario tener muy claro las intenciones que busca la empresa con el
almacenamiento de la documentación, adicional de conocer el proceso del
manejo de la información para poder llevarlo a un esquema automatizado que
facilite la búsqueda y el almacenamiento. En este proceso se conoce quienes son
las personas que intervienen para llevar a cabo este almacenamiento, por lo que
se vuelve necesario conocer el papel que desempeña cada persona para poder
realizar la gestión de la documentación.
3.3.2 Flujo De La Información
Después de realizar un levantamiento de información acerca del proceso del

almacenamiento de la documentación, es importante entender como trabaja el
flujo de la información dentro de las actividades que se desempeña en la
empresa. A continuación se presenta un gráfico donde se puede visualizar el
proceso actual para el almacenamiento dentro de la empresa en el área de
crédito y cobranzas.
22
Correo Documentación
APROBACION
CLIENTE COORDINADOR
COBRANZAS
Correo Documentación
VENDEDOR
ASISTENTE
COBRANZAS
CONSULTOR
IMPRESORA
CONSULTOR
CONSULTOR
Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de

Cobranzas
En este diagrama se puede visualizar el proceso de almacenamiento desde que

inicia hasta que termina para que los usuarios puedan consultar. Adicional
también se puede conocer a la persona encargada de realizar la gestión para que
el proceso siga su flujo.
23
3.4 Herramientas DMS
CARACTERÍSTICA NUXEO M-FILES ALFRESCO

Sofware Libre Licenciado Libre
Costo Soporte Anualmente Viene con la Anualmente
Licencia
Sistema Si Si Si
Multiusuario
Escalabilidad Si Si Si
Sistema Operativo Multiplataforma Multiplataforma Multiplataforma
Base de datos Relacional Relacional Relacional
Documental Documental
Publicación Si Si Si
Externa
Escalabilidad SI SI SI
horizontal
Control de SI SI SI
versiones
Númeroi de 6.0 11.0 4.2
version
Fecha de Noviembre 2014 Diciembre 2014
lanzamiento
Protocolos de SMTP SMTP SMTP
correo electrónico POP3 POP3 POP3
IMAP IMAP
EAS
Menú Jerárquico SI SI SI
Wizard SI SI NO
Consultas SI SI SI
Personalizadas
24
API SI SI SI
Soporta SI SI SI
Navegador
Directorio Activo SI SI SI
Fácil de usar SI SI SI
Migración de base SI SI SI
de datos
Cliente - Servidor SI SI SI
Soporta PDF SI SI SI
ACL SI SI SI
Usuarios y grupos SI SI SI
SSO SI SI SI
Workflow SI (muy básico) SI SI
Integración con SI SI SI
otros sistemas
Tabla 3. Características de los Programas DMS
3.5 Características En Común En Un Sistema DMS
A continuación se presenta las características que tienen los sistemas DMS:
3.5.1 Metadatos
Los metadatos son datos que describen otros datos. En general, un grupo de
metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de
metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos.
(Real Academia Española, 2015)
25
La finalidad de utilizar metadatos en los documentos es realizar una búsqueda

más rápida proporcionando información adicional que permita llegar a ello.
El conjunto de estos metadatos se conoce como reseña, esta reseña se adjunta

al documento por medio de un formulario.
3.5.2 Indexación
3.5.2.1 Manual
La indexación manual se presenta como primer punto donde el usuario es la

persona quien se encarga de llenar el formulario de la reseña para anexar los
metadatos al documento que se dispone para almacenar.
3.5.2.2 Automática
Cada documento tiene información que puede ser utilizado como metadato,
adicional se puede realizar un reconocimiento en el contenido del documento que
se puede utilizar también como parte de la reseña del metadato.
3.5.3 Control de Versiones
El control de versiones en los documentos dentro de un sistema DMS es

importante para conocer la evolución de un documento y las modificaciones que
se ha realizado.
3.5.3.1 Reserva De Utilización De Documentos
Se debe garantizar el uso exclusivo de un documento por un usuario y bloquearlo

para que otros usuarios no realicen alguna modificación sobre este documento,
26
de la misma manera se puede programar para que este documento tenga un

tiempo en el que se puede desbloquear y otros usuarios puedan hacer uso del
mismo.
3.5.3.2 Versiones De Los Documentos
Cada documento tiene un contador el cual se va incrementando de acuerdo a las

modificaciones guardadas sobre el documento por parte del usuario. Estas
versiones deben estar disponibles para que el usuario pueda visualizar la
evolución del documento.
3.5.4 Motor de Búsqueda
En los sistemas DMS el motor de búsqueda es una herramienta principal que

define una de las características por el cual un DMS se destaca sobre los demás,
al usar un motor de búsqueda potente aumenta la eficacia del DMS en utilización.
3.5.5 Repositorio
Se debe disponer de un repositorio para el almacenamiento de acuerdo a las

necesidades de la empresa, este repositorio debe estar disponible para el
usuario, teniendo en cuenta las autorizaciones que cada usuario tiene para
guardar los documentos. El servidor debe configurarse para que cualquier
tecnología de almacenamiento pueda implementar como por ejemplo si se lo
hace a través desde una página web, utilizando protocolos FTP, o alguna
aplicación que relaciones con una base de datos documental.
27
3.5.6 Programas Ofimáticos
Todo sistema DMS debe tener la facilidad de relacionar sus funciones con los
programas relacionados con ofimática, por ejemplo, programas de office, open
office, CAD, adobe, etc.
Se debe incluir las opciones de edición de los documentos, permitiendo la opción

de crear, modificar, actualizar, eliminar, observar los flujos de trabajo o navegar
en dentro del repositorio de los documentos.
3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos
Los documentos almacenados pueden tener un ciclo de vida, es decir, pasado

cierto tiempo este archivo puede ser destruido. Esta decisión se la debe tomar
de acuerdo a la política que se maneje en cada empresa.
3.5.8 Búsqueda y Previsualización de Documentos
Para la realización de búsqueda de documento en el sistema DMS, este debe

proveer de un motor de búsqueda que extraiga la información del documento no
sólo por su título sino también por su contenido.
La previsualización permite observar el documento sin la necesidad de ejecutarlo,

esto dependerá de los formatos compatibles que tenga el sistema DMS, por lo
general los formatos de ofimática, pdf y CAD son los más comunes para
previsualizar.
28
Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS
En la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el área de Crédito y Cobranzas surge

la necesidad de almacenar documentos como lo son las solicitudes de crédito,
buró de crédito, estados financieros, etc. Pero acontece un problema al momento
de buscar cada uno de estos documentos, por lo que conlleva a utilizar una
herramienta que da solución a estos problemas. Un programa de gestión
documental es el ideal para almacenar y buscar este tipo de documentos.
para ello se necesita realizar un análisis comparativo entre las herramientas que
se puede llegar a implementar, determinar indicadores que permitan lograr una
puntuación entre las herramientas y presentar los resultados e interpretarlos en
forma fácil que permitan tomar una decisión para su elección.
Entre las herramientas que se va analizar son: Nuxeo, M-Files y Alfresco.
4.1. Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos
Existe un proceso por el cual deben pasar los documentos físicos al área de
crédito y cobranzas provenientes de los clientes que deben ser necesariamente
almacenados y posterior las personas autorizadas tener acceso a ellos. Este
proceso inicia con la entrega de los documentos que se solicita al cliente, estos
documentos (pueden ser en papel o correo) se entregan directamente al
vendedor o puede omitirse este paso y se entrega a la coordinadora del área, ella
revisa que toda la documentación se encuentre en orden y aprueba para que esta
documentación la almacene el asistente del área (si es necesario se debe
imprimir la documentación). Una vez llegada la documentación al asistente él lo
etiqueta para poder llevar una clasificación por cliente. Esta documentación se
encuentra disponible para el área de Gerencia, Jefatura y Crédito y Cobranza.
Ver figura 5.
29
Al estar la documentación con este esquema, tiende a ser perceptible al desgaste

físico debido a la manipulación. Hace más lento la búsqueda de la información y
ocasiona pérdida de recursos al momento de requerir algún documento. Al
extraer la información requerida, es propensa a sufrir pérdidas si por un olvido no
se devuelve la documentación a su respectivo sitio.
Por estos motivos se ve la necesidad de implementar una herramienta como lo

son los Sistemas Gestores Documentales (DMS), para facilitar a los usuarios la
manipulación de documentos. Se procederá a realizar un análisis comparativo
entre las herramientas: Nuxeo, M-Files y Alfresco.
4.2. Medidas De Evaluación
Las medidas de evaluación que se tomaron para realizar una elección entre las
herramientas DMS están basadas en características similares que como este tipo
de software poseen.
Las tres herramientas Nuxeo, M-Files y Alfresco tienen la misma funcionalidad,

en esta evaluación se determinará una calificación para cada una de estas
características y se analizará el por qué de su elección.
A continuación presentaremos las medidas que se tomaron en cuenta para

evaluar a las herramientas DMS:
- Administración de Usuarios: Dentro de las empresas en necesario tener

identificado a la persona quien realizó alguna modificación en los documentos
por lo que se gestiona el uso de usuarios y a su vez grupos para otorgar los
permisos o roles. Además en la mayoría de empresa se manejan los llamados
directorios activos que son de mucha ayuda para obtener la información de cada
usuario.
30
- Gestión de contenido: En la empresa se pretende digitalizar los

documentos para disponer en forma digital y así tener un seguimiento,
almacenamiento, modificaciones y eliminación de los mismos.
- Flujo del documento: Esta es la manera versátil que tiene el programa

para poder transferir el documento a cada una de las personas que intervienen
en el uso del mismo, además de disminuir los tiempos de espera para la
obtención del documento.
- Búsqueda: Este parámetro es de gran importancia para la evaluación ya

que se necesita que el buscador del programa sea lo más acertado posible, por
lo que se torna mucho más eficiente el tiempo de la persona que depende de un
documento para realizar su trabajo.
- Almacenamiento: El repositorio de los documentos es otro los

parámetros que se evaluará, el almacenamiento debe estar centralizado en un
servidor y no de manera local donde se expone a pérdidas de la documentación.
- Manejo: Las sistemas DMS deben presentar un manejo muy intuitivo para
los usuarios, tanto administradores como finales.
- Escalabilidad: La necesidad de integrar nuevas funciones al sistema será

tomado en cuenta para la evaluación de este parámetro.
- Portabilidad: Los sistemas DMS deben presentar una mayor

compatibilidad con la plataforma donde se está ejecutando. Como por ejemplo,
que pueda ejecutar bajo sistema operativo Windows, Linux, IOS, Android, etc.
- Licencia: Este parámetro se evalúa dependiendo si el software cumple

con la necesidad de la empresa, de ser el caso, se analiza el costo/beneficio para
la adquisición de la licencia del software.
31
- Soporte: El soporte es necesario para la ayuda al usuario tanto al de TI

como al usuario final, el tipo de soporte para ello debe contar con documentos
como manuales técnicos y de usuario, blogs, foros, proveedor, etc.
A cada uno de estas medidas se le asigna un valor porcentual, este valor se da

bajo un criterio, este criterio es dar mayor importancia a los pilares por los cuales
se forma el sistema DMS, es decir, a la Gestión de Contenido, al Flujo del
Documento y Búsqueda del Documento son los tres parámetros a los cuales se
les asignará un mayor valor porcentual.
A continuación se presenta un cuadro de resumen con los valores porcentuales

asignados a cada una de las medidas que se van a considerar dentro de la
evaluación del sistema DMS.
Medida de Valor Porcentual

Concepto
Evaluación (%)
Administración Consiste en el fácil manejo de los
de Usuarios usuarios o grupo de usuarios que
manipularán el sistema, además de 10%
administrar las interfaces, permisos o
roles para cada usuario.
Gestión de Es la forma que tiene el sistema para
contenido llevar una administración sobre los
20%
documentos que son subidos al
sistema.
Flujo del Es el seguimiento que tiene el
documento documento que pasa por las personas 20%
que lo utilizan.
Búsqueda del Consiste en la rápida obtención del
20%
documento documento y visualización,
32
considerando las compatibilidades de

otros programas con el sistema.
Almacenamiento Consiste en la herramienta de base de
del documento datos que utiliza para el
10%
almacenamiento de los documentos y
sus metadatos.
Manejo Consiste en el fácil manejo y rápido
5%
ajuste para la utilización del sistema.
Escalabilidad Consiste en la integración de nuevas
4%
funcionalidades al sistema DMS.
Portabilidad Consiste en la ejecución del sistema en
5%
cualquier plataforma.
Licencia Consiste en el uso de una licencia con
sus respectivos beneficios por la 3%
adquisición.
Soporte Consiste en obtener ayuda con
respecto al mantenimiento y 3%
funcionamientos del sistema.
TOTAL 100%
Tabla 4. Medidas de Evaluación
4.3. Indicadores
Para cada uno de estas medidas de evaluación se han considerado los siguientes
indicadores que servirán para detallar con una mayor profundidad las
características de cada medida.
33
 Indicadores para la Administración de Usuarios
Indicador Detalle
Gestión de Usuarios Administración para crear, modificar, actualizar o
y Grupos eliminar usuarios o grupo de usuarios dentro del
sistema DMS.
Gestión de Administración para conceder privilegios de lectura,
Autorizaciones escritura o negación sobre un los directorios u objetos.
Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios
 Indicadores para la Gestión de Contenido
Indicador Detalle
Nuevo Contenido Forma en que se puede agregar contenido al sistema
Control del Capacidad de llevar el historial de los cambios
Contenido realizados en un documento.
Actualización del Forma de modificación del documento que se
contenido encuentra en línea o fuera de línea.
Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido
 Indicadores para el Flujo del Documento
Indicador Detalle
Flujo Simple Creación de flujos de trabajo con dependencia de un
único usuario.
Flujo Avanzado Creación de flujos de trabajo en el que intervienen
varios usuarios para el desenvolvimiento del flujo.
Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento
34
 Indicadores para la Búsqueda del Documento
Indicador Detalle
Por navegación Permite utilizar una herramienta como un explorador
para realizar la búsqueda del documento.
Por contenido Permite realizar la búsqueda no solo por el título del
documento sino también dentro del contenido.
Por metadatos Permite realizar búsqueda a través de la información
adicional que se ingresa a los documentos.
Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento
 Indicadores para el Almacenamiento del Documento
Indicador Detalle
Tipos de Bases de datos que permitan la interacción con bases
almacenamiento de datos relacionales con base de datos
documentales.
Configuración Permite personalizar los ajustes necesarios para la
configuración de la base de datos relacional con la
documental,
Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento
35
 Indicadores para la el Manejo del Sistema
Indicador Detalle
Front End Consiste en el entendimiento rápido de la interfaz que
se presenta al usuario final para su manejo
Manejo del sistema El manejo del sistema debe ser lo más intuitivo para
poder utilizarlo con mayor eficiencia.
Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema
 Indicadores para la Escalabilidad
Indicador Detalle
Plugins Agrega funciones que se integran al sistema.
Versiones Actualiza el sistema DMS sin que se vea afectado las
configuraciones preestablecidas.
Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad
 Indicadores para la Portabilidad
Indicador Detalle
Plataforma Utilizar el sistema DMS sin importar la plataforma
sobre la que se esté ejecutando.
Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad
36
 Indicadores para la Licencia
Indicador Detalle
Obtención Consiste en la forma de adquirir la licencia para el
funcionamiento del sistema.
Distribución Consiste en la manera de asignar las propiedades de
la licencia adquirida.
Tabla 13. Indicadores para la Licencia
 Indicadores para el Soporte
Indicador Detalle
Documentación Consiste en tener medios ya sean físicos o digitales
correspondientes a las ayudas con respecto al
sistema.
Proveedor Consiste en soporte otorgado por el proveedor.
Tabla 14. Indicadores para la Licencia
4.4. Puntajes de Evaluación
A continuación se presenta un cuadro con una calificación cuantitativa, es decir,

a cada uno de los indicadores serán puestos a evaluación con cada uno de los
programas y se les asignará un peso desde 0 hasta 4 siendo 0 la menor
calificación y 4 la más alta. A continuación se presenta un detalle de la tabla con
respecto a los pesos y a los porcentajes:
37
Calificación Porcentaje
Cuantitativa
0 ≥ 0 y ˂ 20
1 ≥ 20 y ˂ 40
2 ≥ 40 y ˂ 60
3 ≥ 60 y ˂ 80
4 ≥ 80 y ≤ 100
Tabla 15. Puntajes de Evaluación
4.5. Comparación Entre Las Herramientas DMS
4.5.1 Medida para la Administración de Usuarios
Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO

Gestión de Usuarios
4 4 3
y Grupos
Gestión de
4 4 2
Autorizaciones
TOTAL 8 8 5
Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios
38
4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido

Nuevo Contenido 3 4 3
Control del
4 4 3
Contenido
Actualización del
4 4 3
contenido
TOTAL 11 12 9
Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios
4.5.3 Medida para el Flujo del Documento

Flujo Simple 3 4 3
Flujo Avanzado 3 4 3
TOTAL 6 8 6
Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento
4.5.4 Medida para la Búsqueda del Documento

Por navegación 4 4 4
Por contenido 4 4 4
Por metadatos 4 4 4
TOTAL 12 12 12
Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento
39
4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento

Tipos de
3 3 3
almacenamiento
Configuración 2 4 3
TOTAL 5 7 6
Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento
4.5.6 Medida para el Manejo del Sistema

Front End 3 4 3
Manejo del sistema 3 4 3
TOTAL 6 8 6
Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema
4.5.7 Medida para la Escalabilidad del Sistema

Plugins 4 4 3
Versiones 3 3 3
TOTAL 7 8 6
Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema
40
4.5.8 Medida para la Portabilidad

Plataforma 4 4 4
TOTAL 4 4 4
Tabla 23. Medida para la Portabilidad
4.5.9 Medida para la Licencia

Obtención 4 2 4
Distribución 4 2 4
TOTAL 8 4 8
Tabla 24. Medida para la Licencia
4.5.1 Medida para el Soporte

Documentación 4 3 3
Proveedor 4 3 3
TOTAL 8 6 6
Tabla 25. Medida para el Soporte
41
4.6. Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación
Ahora para poder obtener el total del valor obtenido se procede a realizar una
regla de tres para obtener el resultado. A continuación presentaremos los valores
necesarios para realizar esta operación:
- Valor Total: Se refiere al valor que se obtuvo de la valorización de los

indicadores.
- Porcentaje Máximo: Mayor valor porcentual del indicador para analizar.
- Valor Máximo: Es el resultado de la multiplicación de la cantidad de
número de indicadores correspondientes a una medida de evaluación por 4 que
es el peso máximo para una valorización.
- Total: El total se da por la siguiente regla de tres:
𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 × 𝑷𝒐𝒓𝒄𝒆𝒏𝒕𝒂𝒋𝒆 𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒐

𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 =
𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒐
- Administración de Usuarios
DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL

TOTAL MÁXIMO MÁXIMO
NUXEO 8 10% 8 10%
M-FILES 8 10% 8 10%
ALFRESCO 5 10% 8 6,25%
Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios
42
- Gestión de Contenido

NUXEO 11 20% 12 18,3%
M-FILES 12 20% 12 20%
ALFRESCO 9 20% 12 15%
Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido
- Flujo del Documento

NUXEO 6 20% 8 15%
M-FILES 5 20% 8 12.5%
ALFRESCO 6 20% 8 15%
Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento
- Búsqueda del Documento

NUXEO 12 20% 12 20%
M-FILES 12 20% 12 20%
ALFRESCO 12 20% 12 20%
Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento
43
- Almacenamiento del Documento

NUXEO 5 10% 8 6,25%
M-FILES 7 10% 8 8,75%
ALFRESCO 6 10% 8 7,5%
Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento
- Manejo del Sistema

NUXEO 6 5% 8 3,75%
M-FILES 8 5% 8 5%
ALFRESCO 6 5% 8 3,75%
Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema
- Escalabilidad del Sistema

NUXEO 7 4% 8 3,75%
M-FILES 8 4% 8 4%
ALFRESCO 6 4% 8 3%
Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema
44
- Portabilidad
NUXEO 4 5% 4 5%
M-FILES 4 5% 4 5%
ALFRESCO 4 5% 4 5%
Tabla 33. Valorización para la Portabilidad
- Licencia
NUXEO 8 3% 8 3%
M-FILES 4 3% 8 1,5%
ALFRESCO 8 3% 8 3%
Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia
- Soporte
NUXEO 8 3% 8 3%
M-FILES 6 3% 8 2,25%
ALFRESCO 6 3% 8 2,25%
Tabla 35. Valorización para el Soporte
45
4.7. Resumen De Los Resultados
La tabla que se presenta a continuación muestra las comparaciones entre los

programas DMS que se realizó las comparaciones:
Medida de NUXEO M-FILES ALFRESCO PORCENTAJE

Evaluación MÁXIMO
Administración
10% 10% 6,25% 10%
de Usuarios
Gestión de
18,3% 20% 15% 20%
contenido
Flujo del
15% 12.5% 15% 20%
documento
Búsqueda del
20% 20% 20% 20%
documento
Almacenamiento
6,25% 8,75% 7,5% 10%
del documento
Manejo 3,75% 5% 3,75% 5%
Escalabilidad 3,75% 4% 3% 4%
Portabilidad 5% 5% 5% 5%
Licencia 3% 1,5% 3% 3%
Soporte 3% 2,25% 2,25% 3%
TOTAL 88,05% 89,00% 80,75% 100%
Tabla 36. Resumen de Resultados
46
RESULTADO GRÁFICO DEL ANÁLISIS
89.00%
90.00% 88.05%
88.00%
86.00%
84.00%
80.75%
82.00%
80.00%
78.00%
76.00%
NUXEO M-FILES ALFRESCO
NUXEO M-FILES ALFRESCO
Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS

47
Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A.
En este capítulo se detalla los requerimientos de hardware y software que

permitirán llevar a cabo el funcionamiento del sistema DMS para implementarse
en la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el sistema DMS se lo realizará
mediante la herramienta M-Files.
Este capítulo muestra también las configuraciones necesarias para poner la

herramienta en producción y las personalizaciones necesarias para que se
ajusten a las necesidades de la empresa.
En este capítulo se demostrará la hipótesis que resulta la mejora a partir de la

utilización de la herramienta.
5.1. Instalación y Configuración del Sistema M-FILES
5.1.1 Recursos Utilizados
Como es de conocimiento general para la implementación de un sistema se

procede analizar los requerimientos tanto de hardware como de software.
5.1.1.1 Hardware
De acuerdo a las políticas que se manejan dentro de la corporación para la

creación de servidores, se debe crear un servidor virtual con los requerimientos
necesarios para que el sistema no tenga ningún problema.
A continuación se muestra las características con las que se configuró el servidor

virtual:
48
 Se utilizó una plataforma VMWare para la creación del Servidor Virtual con
el estándar que maneja la matriz.
Figura 7. Vmware Vsphere Client

Estas configuraciones se resumen en el siguiente cuadro
Intel Xeon 2.60 GHz 8

PROCESADOR
Core
MEMORIA 4 GB
DISCO 1: 80 GB
DISCOS
DISCO 2: 200GB
SISTEMA Microsoft Windows 2008
OPERATIVO Server R2
Tabla 37. Características del Servidor
Además del servidor, también se debe considerar la herramienta con la que el

usuario trasforma los documentos físicos en digitales, por lo que también es
necesario el uso de un escáner para llevar a cabo esta acción.
49
5.1.1.2 Software
Para la parte de programas a ser utilizados es necesario contar con lo siguiente:
 Roles de IIS, File Server: para activar las configuraciones de poder

publicar el aplicativo en una página web, aunque también se puede llevar a cabo
mediante la instalación del cliente. El rol de File Server sirve para activar las
características de seguridad, cuotas y asignaciones de permisos.
 NetFramework 4.0: Aplicativo para que la plataforma pueda correr el

programa M-Files Server.
 Microsoft SQL Server 2012 Express: Es el programa que sirve como base
de datos relacional para el almacenamiento de la información de los documentos
y sus respectivos metadatos.
 M-Files Server y Manager: Es la herramienta que sirve como el servidor

que gestiona el almacenamiento, control y flujo de los documentos. Adicional en
esta herramienta se encuentra el motor de búsqueda que caracteriza la eficiencia
del sistema DMS.
 M-Files Client(Opcional): Es el programa que se instala en el cliente para

poder permitir el acceso a crear, modificar o eliminar los documentos que ha
almacenado el usuario en su repositorio.
 Software de escaneo: Programa que permite al usuario digitalizar los

documentos físicos que desea subir al sistema DMS. Este programa es para el
cliente.
50
5.1.2 Instalación
Como el software es un aplicativo tipo cliente-servidor vamos a dividir la

explicación primero en la instalación del servidor y después la instalación de los
clientes.
5.1.2.1 Servidor
 Requerimientos
Antes de proceder con la instalación del software M-Files es necesario levantar

ciertos servicios en el servidor que no vienen instalados por defecto:
Para ello se debe ir hacia el Server Manager, primero hacer click en Start, luego
Administrative Tools como lo muestra la imagen.
CLICK
Figura 8. Windows 2008 Server – Administración Del Servidor

51
Los roles que se debe activar son los siguientes como se ve en la imagen:
Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor

 Application Server: Es necesario por la compatibilidad de la plataforma

.Net y mejor distribución de aplicaciones en el servidor.
 File Sever: Administración de almacenamiento a varios clientes
independientes del sistema operativo.
 Remote Desktop Service: Este servicio es para el acceso remoto que se
ejecuta para la comunicación entre el cliente y el servidor.
 Web Server (IIS): El servidor web basado en Internet Information Server
es opcional, ya que sirve para poder ejecutar el aplicativo desde un browser, de
no ser así se puede utilizar el aplicativo de escritorio.
Los roles se deben agregar por defecto, a excepción del Web Server que se debe
escoger un programa adicional llamado ASP.net.
Como siguiente paso es necesario instalar la versión NetFramework 4.0 o

superior, el cual se lo debe descargar e instalar del siguiente link
http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=17851, para la
52
instalación es necesario contar con internet. A su vez también se puede

descargar el instalador y proceder a instalar de forma offline desde el siguiente
link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=42642.
A continuación las pantallas para la instalación del NetFramework 4.5.2 offline:
CLICK
Figura 10. Instalación del .Net Framework

53
Empieza el proceso de instalación y se tiene que esperar:
Figura 11. Avance de Instalación del .Net Framework

Al finalizar se solicitará reiniciar el servidor por lo que se aconseja que se reinicie

en ese instante para que surjan los efectos de la instalación.
 Instalación Sistema M-Files
Ahora se procede con la instalación del software M-Files, para ello es necesario
descargar la aplicación del sitio oficial, el instalador contiene tres paquetes:
o Servidor M-Files
o Cliente M-Files
o Herramientas del servidor M-Files
54
Para la instalación del servidor es necesario instalar la primera y tercera opción,

si se desea también se puede instalar el cliente ya que no es restrictivo la
instalación en cualquier cantidad de equipos, es decir, el cliente puede ser
instalado en n equipos, la instalación del cliente se explica más adelante.
Al ejecutar el archivo instalador despliega la siguiente pantalla:
CLICK
Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES

55
A continuación se muestra el acuerdo de licencia para la utilización del producto:
CLICK
Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES

En la siguiente pantalla presenta las opciones a instalar, en este caso
seleccionaremos como lo muestra la imagen.
CLICK
Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES

56
En la siguiente pantalla nos permite escoger el directorio donde se instalará el

software, se recomienda dejar el mismo directorio por defecto.
CLICK
Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES

57
A continuación se presenta una pantalla de confirmación para empezar el

proceso de instalación:
CLICK
Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES

FUENTE: Investigador
En este paso empieza el proceso de instalación
Figura 17. Avance Instalación M-FILES

58
Una vez culminada la instalación aparece la siguiente pantalla.
CLICK
Figura 18. Finalización Instalación M-FILES

En el escritorio del servidor aparecen dos íconos del cual uno de ellos es el
administrador del software y el otro es una guía para el uso.
Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación

59
Ahora se procede activar el producto con la licencia adquirida, para ello es

necesario ejecutar el Administrador de servicios de M-Files.
Figura 20. Administrador De M-FILES

Se debe escoger la opción Action del Menú y la opción Administrador de

Licencias como lo muestra la imagen:
Figura 21. Menú para Agregar Licencias

60
A continuación aparece un botón para agregar la licencia, se debe hacer click

sobre el mismo y aparecerá la siguiente pantalla para ingresar la licencia.
CLICK
Figura 22. Administrador de Licencias

61
Una vez ingresada la licencia deberá aparecer el tipo de licencia adquirido, como
a continuación se muestra la licencia adquirida por Vicunha Ecuador S.A. para
su funcionamiento.
Figura 23. Licencia M-FILES

Con esto contamos que el software M-Files se encuentra licenciado para su uso.
 Instalación De La Base De Datos
Por defecto M-Files trae consigo una base de datos no muy robusta llamada
Firebird, por lo que por confiabilidad en el motor de base de datos la pasamos a
Microsoft SQL Server 2012 Express.
El motivo por usar Microsoft SQL Server 2012 Express fue por el uso compatible
que tiene el sistema operativo que es un estándar dentro de la corporación y el
motor de base de datos, los cuales ambos son propietarios de Microsoft.
Adicional al realizar una pequeña comparación entre las dos bases de datos se
concluye que Microsoft tiene mayor tiempo con este paquete de base de datos,
maneja mayor tipos de variables, mayor funcionalidad de operaciones entre
62
tablas y registros, MSSQL tiene APIs en la web, mayor capacidad para los tipos
de datos, entre otros. La desventaja de utilizar MSSQL es que solo sirve para
sistemas operativos Microsoft, pero en nuestro caso no se toma en cuenta esta
desventaja por lo explicado anteriormente.
Debido a que la instalación de la base de datos es opcional, se agrega la

instalación de Microsoft SQL Server 2012 Express como un anexo.
5.1.2.2 Cliente
Esta instalación es opcional, debido a que el aplicativo trae una configuración

para ser ejecutada mediante un Web Server. De ser así tan solo es necesario
disponer de un browser e ingresar al link configurado para su acceso.
El otro caso de instalación es tener un aplicativo de escritorio, por lo que tiene

que ser instalado localmente en el equipo que va ser de cliente. El instalador a
utilizar es el mismo que se consiguió al descargar del sitio oficial del software M-
Files.
Una vez ejecutado se procede de la misma manera que se instaló el servidor con
una pequeña diferencia, al momento de escoger las opciones de instalación se
debe elegir Cliente M-Files como lo muestra la imagen:
63
CLICK
Figura 24. Instalación M-FILES Cliente

Terminada la instalación deberá aparecer un ícono con el logo de M-files en la

barra de tareas, esto indica que el cliente se encuentra en ejecución.
5.1.3 Configuraciones
Para las configuraciones del sistema depende de las necesidades del usuario, en
este caso se ha adjuntado documentos en la sección de Anexos para que pueda
tener una idea de cómo configurar básicamente para el funcionamiento del
sistema M-Files, a continuación se muestra lo que se indicará en cada uno de los
anexos:
- Instalación Sql Server 2012 Express (Anexo i)

- Manual de Usuario Administrador (Anexo ii)
- Manual de Usuario Cliente (Anexo iii)
64
5.2. Demostración De La Hipótesis
Para la demostración de la hipótesis nos ayudaremos de la prueba estadística

conocida como Chi Cuadrado (𝜒 2 se pronuncia ji cuadrado). La cual consiste en
la medir diferencia entre una distribución observada y una teórica, a partir de ello
se determina si dos variables están relacionadas o no.
La fórmula para el cálculo en mención es la siguiente:
2
(𝑓𝑜𝑖 − 𝑓𝑒𝑖 )2
𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐 =∑
𝑓𝑒𝑖
𝑖
𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑓𝑖𝑙𝑎𝑠 × 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑢𝑚𝑛𝑎𝑠

𝑓=
𝑠𝑢𝑚𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙
Donde:
𝑓𝑜𝑖 Es el valor de la frecuencia observada.
𝑓𝑒𝑖 Es el valor de la frecuencia esperada.
Es decir cuanto mayor sea el valor de 𝜒 2 se considera que las variables no tienen
relación por lo que no es creíble que la hipótesis sea correcta, lo contrario sucede
cuando 𝜒 2 tiende a cero, es decir que las frecuencias están más ajustadas entre
ambas.
5.2.1 Población
El sistema DMS contiene varias características en la que los usuarios

desenvuelven sus actividades como la gestión de documentos entre los que
destaca la búsqueda, modificación, creación, entre otras. En lo que corresponde
65
al gerenciamiento del sistema como el manejo de usuarios, permisos, esquemas,

entre otras.
Se ha realizado la medición del tiempo para estos procedimientos, los cuales

representarán la población para el respectivo análisis.
5.2.2 Muestra
La elección de la muestra se realiza con la ayuda de dos usuarios del área de

Crédito y Cobranzas por un período de una semana, en esta semana por día se
tomará la medida del tiempo en diferentes horarios.
Para llevar a cabo esta acción de medir el tiempo nos servimos de una
herramienta de cronómetro online.
5.2.3 Formulación De La Hipótesis
 Hipótesis Nula (𝑯𝟎 )
Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A. no

optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso
a la documentación.
 Alternativa (𝑯𝟏 )
Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A.

optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso
a la documentación.
66
5.2.4 Grados De Libertad
Para realizar el cálculo de los grados de libertad se realiza con:
𝑔𝑙 = ( 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑓𝑖𝑙𝑎𝑠 − 1) × (𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑢𝑚𝑛𝑎𝑠 − 1)
5.2.5 Criterio De Decisión
Para el análisis del criterio de decisión es necesario conocer la tabla de Pruebas

de Chi Cuadrado.
Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado

Fuente: Internet2
Si 𝝌𝟐𝒄𝒂𝒍𝒄 < 𝒗𝒂𝒍𝒐𝒓 𝒄𝒓í𝒕𝒊𝒄𝒐 entonces se acepta 𝑯𝟎 , caso contrario se rechaza.
2
Tabla de Distribución Chi-Cuadrado, obtenida el 28 de abril del 2015, obtenida desde
http://es.slideshare.net/GilJGH/simulacin-apli
67
5.2.6 Cálculos
Los datos obtenidos fueron los siguientes:
Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio

t1 66 62 64
t2 58 59 58.5
t3 62 61 61.5
Tabla 38. Tiempos en el Día Uno

t1 69 57 63
t2 56 74 65
t3 70 77 73.5
Tabla 39. Tiempos en el Día Dos

t1 59 55 57
t2 78 62 70
t3 79 74 76.5
Tabla 40. Tiempos en el Día Tres

t1 69 76 72.5
t2 62 71 66.5
t3 67 50 58.5
Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro
68

t1 59 52 55.5
t2 68 77 72.5
t3 62 76 69
Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco
La matriz de los tiempos durante los cinco días queda de la siguiente forma:
Días t1 t2 t3 Total
1 64 58.5 61.5 184
2 63 65 73.5 201.5
3 57 70 76.5 203.5
4 72.5 66.5 58.5 197.5
5 55.5 72.5 69 197
Total 312 332.5 339 983.5
Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días
Las frecuencias esperadas son:
1 58.371 62.206 63.422 184.000
2 63.923 68.123 69.454 201.500
3 64.557 64.557 70.144 199.258
4 62.654 66.770 68.076 197.500
5 62.495 66.601 67.903 197.000
Total 312.000 328.258 339.000 979.258
Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días
69
La matriz para Chi Cuadrado es:
1 0.543 0.221 0.058 0.822
2 0.013 0.143 0.236 0.392
3 0.885 0.459 0.576 1.920
4 1.547 0.001 1.347 2.895
5 0.783 0.522 0.018 1.323
Total 3.771 1.346 2.235 7.352
Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días
5.2.7 Nivel De Significancia
El nivel significancia utilizaremos 𝛼 = 0,05. Esto se debe a que es más probable

de que no todos los usuarios puedan llegar a utilizar el sistema DMS.
5.2.8 Decisión
2
Como 𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐 = 7.352 y 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜(2𝑔𝑙,0.05) = 0.5991
2
Entonces 𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐 > 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜(2𝑔𝑙,0.05)
Por lo que se rechaza la hipótesis nula y se acepta la hipótesis alternativa, es

decir:
“Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador

S.A. optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos
de acceso a la documentación.”
70
CONCLUSIONES
1. para la elección del sistema de gestión documental se escogieron tres

programas para someterles a una comparación entre las características con las
que debe cumplir el sistema DMS. De este análisis se pudo concretar que con un
89% M-Files se ajusta más a ñas necesidades que la empresa Vicunha Ecuador
S.A.
2. El sistema Nuxeo, también cuenta con buenas características para una

implementación de este sistema, en lo que corresponde al flujo de los
documentos este sistema es muy superior a M-Files. Adicional la búsqueda que
tiene de los documentos es muy eficiente, por tal motivo es que llegó a una
comparación en la que no es muy diferente de M-Files.
3. La digitalización de los documentos minimizó el uso de los documentos

por lo que se utilizan una vez para la digitalización y se procede al
almacenamiento tanto físico como digital, pero en adelante el uso de los
documentos ya se los trabaja solo en digital, evitando pérdidas, modificaciones
incorrectas y creación de versiones de los mismos.
4. Se creó un procedimiento para los usuarios que utilizarán el sistema donde

el personal de TI serán quienes asignarán los permisos de uso del sistema. Estos
permisos son un acuerdo entre la jefatura del área interesada y la jefatura de TI.
5. Se procedió a la implementación del sistema M-Files, donde se capacitó a

los usuarios para que puedan utilizar dependiendo el tipo de usuario que se ha
generado para su función.
71
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda al administrador del sistema manejar los roles en forma de

grupo, facilitará su administración en cuanto a los usuarios ya que con el grupo
se pueden definir los mismo permisos a los usuarios que pertenezcan a ese
grupo. Adicional siempre acoplarla información del usuario con la del directorio
activo para así no tener redundancia al momento de visualizar los usuarios del
sistema M-Files.
2. Se recomienda mantener comunicación entre el administrador con los

usuarios que manipulan el sistema, ya que con si esto existe se puede llegar a
definir nueva base de matadatos, con un base mejorada se puede llegar a tener
una búsqueda del documento más fina.
3. Se recomienda al usuario no agregar documentos que no tengan que ver

con la estructura del almacenamiento, ya que puede causar confusión con sus
similares.
4. Se recomienda al administrador tener una tarea programada que respalde

la base de datos del sistema M-Files ya que este es el corazón del sistema. Con
una recuperación de la base se puede volver a regenera el sistema en caso de
algún siniestro.
72
ANEXOS
ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express
A continuación se presenta los pasos para la instalación de la base de datos:
- Se ejecuta el instalador el cual nos presentará la siguiente pantalla:
CLICK
Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express

73
- A continuación nos presenta los acuerdos de uso y licencia del programa,

se acepta las condiciones, el envío de informes de configuración para Microsoft
es opcional.
CLICK
Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express

74
- Automáticamente el instalador empieza la descompresión de los archivos

necesarios para proceder con la instalación.
CLICK
Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express

- A continuación se presenta una pantalla donde se escoge las

características que se desea instalar, como por ejemplo las herramientas de
servidor, herramientas de administración, el motor de base de datos,
comunicaciones SDK, directorio de instalación, entre otros. Lo recomendable es
dejar la configuración por defecto.
75
CLICK
Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express

76
- Como siguiente paso se debe escoger el nombre de la instancia que se

desea instalar para el motor de la base.
CLICK
Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express

77
- Se debe otorgar las contraseñas para la administración de los servicios de

la base de datos, se recomienda dejar por defecto.
CLICK
Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express

78
- Se debe escoger el tipo de autenticación, es decir, si desea tener

autenticación de acuerdo a los usuarios del servidor o realizar una autenticación
mixta con usuarios del servidor y usuarios propios de la base de datos.
CLICK
Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express

79
- Los siguientes pasos para la instalación se las debe continuar por defecto
hasta llegar al punto en que empieza la instalación del programa.
CLICK
Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express

80
- Una vez finalizada la instalación, el instalador presenta un resumen de los

productos instalados como se muestra en la siguiente pantalla.
Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express

81
ANEXO II. Manual de Usuario Administrador
Para la configuración de un repositorio se debe tener en cuenta primeramente el

control de accesos que se va a manejar, es decir se debe crear los usuarios que
deberán tener acceso al sistema, a continuación se muestra en las imágenes el
procedimiento.
Debemos ingresar al administrador del servidor M-Files haciendo doble click

sobre su ícono.
Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor

82
A continuación muestra la pantalla del administrador
Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador

Se debe hacer click en el “+” donde dice equipo local, y se mostrará las bóvedas
(repositorios de documentos), réplicas de las bóvedas en caché, cuentas de
acceso y tareas programadas.
Figura 37. Pantalla del Equipo Local

83
Se hace click en las cuentas de usuarios y mostrará la lista de usuarios o grupos

de usuarios creados para el sistema.
Figura 38. Pantalla del Equipo Local

Para la creación de un usuario se debe hacer click derecho sobre cuenta de

usuario y escoger “Nueva cuenta de usuario” o a su vez en el ícono donde dice
“Nueva cuenta de usuario” y aparecerá la siguiente pantalla.
Figura 39. Creación del Usuario

84
Se debe llenar los campos como se indica, a continuación la explicación de cada

uno de los campos:
Nombre de usuario: Este nombre debe ser el nombre de usuario del Directorio
Activo o si va ser un usuario local del M-Files.
Autenticación: Puede ser de dos formas si es por Windows o por M-Files, si es

por Windows esta hace referencia al usuarios del dominio y si es por M-Files se
deberá ingresar una contraseña y confirmarla.
Información Personal: Esta información se ingresa mediante de dos maneras,

al igual que anteriormente si es por Directorio Activo solo basta con hacer click
en el botón “Actualizar Información desde el Dominio” caso contrario se deberá
ingresar manualmente.
Tipo de Licencia: Existen tres tipos de licencia, Usuario Nombrado, el cual tiene
acceso de lectura y escritura en todo momento en que ingresa al sistema y son
limitadas. El “Usuario concurrente” es un usuario de lectura que puede ingresar
en cualquier momento en que desee al sistema. Por último el “Usuario sólo de
lectura”, este usuario tiene un ingreso limitado de acceso pero pueden ser
asignados a cualquier cantidad de usuarios.
85
Figura 40. Creación del Usuario

Para la culminar la creación del usuario se debe hacer click en “OK”.
86
Una vez creado el usuario se debe crear una bóveda, para ello se debe ingresar
desde la pantalla del administrador a: Equipo Local, luego a Bóvedas de
documentos.
Figura 41. Bóvedas de Documentos

87
Donde se debe hacer click derecho en “Bóvedas de Documentos” y hacer click

en “Nueva Bóveda de Documentos” o a su vez en el ícono de “Nueva Bóveda de
Documentos”. A continuación muestra la siguiente pantalla.
Figura 42. Creación de Bóveda

88
Después de ingresar un nombre a la Bóveda se debe ingresar a la pestaña

“Avanzada” para la configuración de la base de datos en el motor MSSQL Server.
Nota: para ello se asume que el usuario dispone de un servidor MSSQL Server y
conoce sus respectivas autorizaciones.
Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada

89
Una vez escogida la base de datos de MSSQL Server se debe configurar los
parámetros necesarios para su conexión. A continuación se muestra un ejemplo
para ello.
Figura 44. Parámetros y prueba de conexión

Por último se debe hacer click en “Apply” y luego en “OK”. Esta acción lo que
realizará es generar de manera automática la base de datos dentro del servidor
MSSQL Server.
90
Una vez transferida la base de datos a MSSQL se debe asignar los usuarios que
estarán permitidos el acceso a la bóveda, a continuación se muestra como
importar los usuarios.
Dentro de cada bóveda, al desplegar su contenido vamos a encontrar un ícono

de Usuarios, correspondiente a los que tendrán acceso a la bóveda. Para
importarlos se debe hacer click en Nuevo Usuario.
Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas

En el campo Cuentas de Acceso se debe seleccionar el usuario que fue creado

previamente en las Cuentas de Acceso.
A continuación se despliegan las opciones de permisos y derechos

administrativos sobre el control de la bóveda. Para este manual lo que haremos
es dar el control total al usuario, por lo que activaremos el visto en Control Total
sobre la Bóveda. Y a continuación haremos click en Apply y OK.
91
Para la creación de directorios se debe tener en cuenta la metadata que se

utilizará, a continuación se presenta un esquema en el orden que se debe crear.
Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata

Para crear un objeto se debe realizar los siguientes pasos:
Se debe hacer click derecho en Estructura de Metadato (Vista Jerárquica) como

muestra la imagen.
Figura 47. Creación de un Objeto

92
A continuación se debe hacer click en Nuevo Tipo de Objeto, muestra la pantalla

el nombre que se le dará al objeto en singular y plural. También se debe
desactivar el casillero Los usuarios pueden crear objetos de este tipo, esto se lo
hace con el fin de que el administrador mantenga el orden en sus directorios.
Figura 48. Nombre del Objeto

La siguiente opción se la realizará si se dispone de una fuente externa como la

base de MSSQL donde se puede importar los datos de alguna tabla, para ello es
necesario tener conocimientos de sentencias SQL. A continuación se muestra un
ejemplo de la importación de estos campos para la metadata.
En la misma ventana anterior se debe hacer click en la pestaña de Conexión

hacia Base de Datos Externa, se debe activar el casillero de Utilice una conexión
hacia una base de datos externa como lo muestra la figura.
93
Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa

A continuación se debe crear una conexión OLE DB con los parámetros que se
ha configurado la base de datos. Para ello se debe hacer click en Definir.
Figura 50. Conexión OLE DB

Se debe escoger el conector a utilizarse, en nuestro caso debe ser el de la base

de SQL Server Native Client 11.0. Hacemos click en Next. En la siguiente pantalla
94
se debe llenar del servidor MSSQL. Adicional para comparar la conexión con la
base se puede realizar una prueba de conexión haciendo click en Test
Connection. Para terminar con la conexión se deberá hacer click en OK, en
ocasiones es necesario ingresar estos parámetros en forma manual.
Figura 51. Conexión con la Base de Datos

Para ingresar de forma manual se deja la cadena de conexión:
Provider=SQLOLEDB.1;Password=”ingrese la contraseña”;Persist Security

Info=True;User ID=”Ingrese el usuario”;Init Catalog=”ingrese el nombre de la
base”;Data Source=”ingrese el nombre del servidor MSSQL”
A continuación se debe ingresar la sentencia SQL de acuerdo a la necesidad de

la metadata que se desee manejar, en este caso haremos un ejemplo con una
consulta a toda la tabla:
Select * from dbo.clientes
95
Se debe hacer un click en Actualizar Columnas y se actualizará el nombre de la

columna origen y se escoge la Propiedad de Destino como se muestra en la
imagen.
Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino

Finalmente se debe hacer click en OK hasta regresar al menú principal.
96
Ahora se procede a crear la Clase de Grupos dentro del objeto Documentos, para
ello se hace click derecho en Documentos y click en Nueva Clase de Grupo.
Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo

En la siguiente pantalla muestra las clases que podemos ir agregando su ya

fueron creadas o a su vez crear nuevas para el grupo creado. En el ejemplo
crearemos una nueva clase y la agregaremos.
Primeramente se debe asignar un nombre al grupo de clase.
Figura 52. Nombre del Grupo de Clases

97
Ahora para añadir una clase se debe hacer click en en Agregar.
Figura 53. Agregar Clases a un Grupo

Luego hacer click en Nueva Clase, donde despliega la pantalla para configurar
de acuerdo a las necesidades de los metadatos que se necesita ingresar al
documento. Es necesario ingresar el nombre de la clase, el tipo de objeto y los
tipos de metadatos que contendrá.
Figura 54. Crear una Nueva Clase

98
Finalmente se dará click en OK y se visualizará la clase en el grupo, para añadir

solo se selecciona la clase y se hace click en agregar.
Figura 55. Clases de un Grupo

Para aceptar los cambios se debe hacer click en OK.
Figura 56. Clases Añadida a un Grupo

De esa manera se puede ir creando nuevos directorios de almacenamientos con

sus respectivos metadatos.
A continuación se presenta una imagen con mayor número de metadatos para

los documentos que se va a digitalizar.
99
Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos

ANEXO III. Manual de Usuario Cliente
Una vez configurado el acceso al cliente a la bóveda, sólo necesita subir sus
documentos a través del explorador del M-Files y utilizar el portal de acuerdo a
su necesidad, es decir si desea modificar, eliminar o buscar archivos dentro del
servidor.
Para agregar un documento tan solo se debe hacer click derecho agregar a M-
Files y escoger a la bóveda deseada.
Figura 57. Agregar Archivo M-Files

100
A continuación se pedirá ingresar la información configurada en el servidor y el

lugar donde se desea almacenar, también el usuario puede crear nuevas
propiedades si lo desea. Finalmente se debe hacer click en crear
Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades

101
El uso de la búsqueda de documentos se la realiza desde el portal de acceso del

cliente, esto se lo puede ver desde el ícono de MI PC, donde M-Files crea una
unidad de red con la letra M para la conexión con el servidor donde en su interior
muestra las bóvedas ligadas al cliente.
Figura 59. M-Files en el PC

102
Al ingresar a la bóveda tenemos la presentación del portal de M-Files como lo

muestra la imagen siguiente.
Figura 60. Portal M-Files Cliente

Donde:
1.- Navegación de documentos.
2.- Explorador de documentos.
3.- Documentos recientes.
4.- Creación de documentos.
5.- Previsualización de documentos.
6.- Búsqueda de documentos.
103
BIBLIOGRAFÍA
[1]. Alfresco. (10 de Febrero de 2015). Alfresco Software. Obtenido de

https://www.alfresco.com/es
[2]. Athento. (10 de Febrero de 2015). Nuxeo Open Source ECM. Obtenido de
http://www.athento.com/nuxeo/
[3]. Herramientas Empresariales. (15 de Enero de 2015). Recuperado el

Octubre de 2012, de
http://herramientasempresariales.com.mx/2011/08/enterprise-content-
management-%C2%BFque-es/
[4]. M-Files Inc. (12 de Diciembre de 2014). M-Files . Obtenido de

https://www.m-files.com/en
[5]. Real Academia Española. (10 de Marzo de 2015). Wikipedia. Obtenido de

http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato#Referencias
[6]. Wikipedia. (15 de Enero de 2015). Obtenido de

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
104

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA

CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN

Trabajo de Graduación Previo a la Obtención del Título de Ingeniero

AUTOR: Morillo Cadena Diego Iván

TUTOR: Ing. Suárez Cruz Freddy Eduardo

Existen tres personas muy especiales en mi vida a quienes les dedico el

DIEGO IVÁN MORILLO CADENA

A mis maestros quienes me transmitieron sus enseñanzas y conocimientos que

DIEGO IVÁN MORILLO CADENA

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

CERTIFICADO DEL TUTOR

INFORME FINAL DEL TUTOR

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL

CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN

1.1.1 Antecedentes ..................................................................................2

1.1.2 Análisis ............................................................................................3

1.1.3 La Empresa: Vicunha Texitl.............................................................4

1.2 Interrogantes de la Investigación ........................................................6

Capítulo II El Problema .....................................................................................7

2.2 Entorno .........................................................................................................9

2.3 Justificación ..................................................................................................9

2.4. Alcance ............................................................................................10

2.4.1. Investigación .................................................................................10

2.4.2. Implementación .............................................................................11

2.4.3. Beneficios .....................................................................................12

2.5 Objetivos De La Investigación .....................................................................12

2.5.1. Objetivo General ...........................................................................12

2.5.2. Objetivos Específicos ....................................................................13

Capítulo III Marco Teórico ...............................................................................14

3.2 Sistema De Gestión Documental ......................................................14

3.2.1 Digitalización de Documentos .......................................................16

3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS...............................................................17

3.2.3 Elementos de un DMS .............................................................................18

3.2.4 Funcionamiento Del DMS ........................................................................21

3.2.5 Implementación Del DMS ........................................................................21

3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación ..................22

3.3.1 Requerimiento Preliminar ..............................................................22

3.3.2 Flujo De La Información ................................................................22

3.4 Herramientas DMS ...........................................................................24

3.5 Características En Común En Un Sistema DMS ..............................25

3.5.1 Metadatos .....................................................................................25

3.5.2 Indexación .....................................................................................26

3.5.3 Control de Versiones .....................................................................26

3.5.4 Motor de Búsqueda .......................................................................27

3.5.5 Repositorio ....................................................................................27

3.5.6 Programas Ofimáticos ...................................................................28

3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos ..................................................28

3.5.8 Búsqueda y Previsualización de Documentos ...............................28

Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS ............................29

4.2. Medidas De Evaluación ....................................................................30

4.3. Indicadores .......................................................................................33

4.4. Puntajes de Evaluación ....................................................................37

4.5. Comparación Entre Las Herramientas DMS .....................................38

4.5.1 Medida para la Administración de Usuarios ..................................38

4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido ...........................................39

4.5.3 Medida para el Flujo del Documento .............................................39

4.5.4 Medida para la Búsqueda del Documento .....................................39

4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento ..........................40

4.5.6 Medida para el Manejo del Sistema ..............................................40

4.5.7 Medida para la Escalabilidad del Sistema .....................................40

4.5.8 Medida para la Portabilidad ...........................................................41

4.5.9 Medida para la Licencia ................................................................41