SISTEMA DE CONTROL EN LA GESTIÓN PÚBLICA

I. Diagnóstico situacional:
El caso propuesto se da en una Entidad Pública, en sus 2 últimos años de gestión ha
demostrado ineficiencia en el 70% del total de procesos de contratación de bienes (20%
de dichos proceso fueron declarados desiertos por falta de postores o por presentarse
postores que no cumplían los términos de referencia (TdR), el 25% presentaron
problemas en la formulación del TdR, el 15% en la entrega de certificación de crédito
presupuestario y el 10% tuvo problemas de demoras en la entrega de los productos por
parte del postor). Es decir solo el 30% de las contrataciones siguieron un proceso
eficiente; consideramos que las causas son las siguientes:
• No se devuelve inmediatamente los requerimientos que no cuentan con las
características técnicas respectivas solicitando al usuario su remisión conforme
a la normatividad aplicable, no se informa a los usuarios los lineamientos
normativos y no se brinda el soporte técnico respectivo.
• Una vez identificadas las deficiencias de las características técnicas remitidas,
no se coordina con el área usuaria para la reformulación de las mismas acorde
a las disposiciones en materia de contrataciones del Estado, en el caso que se
hayan verificado contravenciones a la norma.
• No se verifica si los requerimientos enviados corresponden al total anual
programado.
• Los especialistas de adquisiciones no brindan asesoramiento y apoyo técnico a
los miembros de los Comités Especiales a fin de que los plazos programados en
los procesos de selección se cumplan.
• La dirección no efectúa evaluaciones periódicas oportunamente, lo que no
permite obtener información actualizada y detallada del estado situacional de los
procesos de selección.
**Cabe aclarar respecto al caso planteado, que según la Ley y el Reglamento de
Contrataciones, señala que las especificaciones técnicas se formulan para la
contratación de bienes y los TdR para contratación de servicios y consultorías, se realiza
la acotación a fin de evitar confusión en los términos sin prejuicio del desarrollo del caso.
II. Propuestas de mecanismos o procedimientos de control
a. Mecanismos o procedimientos de control aplicando el enfoque de niveles:
Para poder lograr el objetivo de la Institución Pública, el cual es adquirir bienes y/o
servicios para el cumplimiento de sus metas programadas en el PEI (mediano plazo) o
POI (corto plazo) y que las actividades se cumplan optimizando el uso de recursos, se
debe aplicar control a nivel de:
1. Vigilancia: El sistema de control, deberá ser periódico "trimestral" o "Semestral",
evaluando los riesgos en los siguientes términos: si cuentan con un PAC, si el
presupuesto considerado corresponde al Estudio de Mercado, el cual, a su vez,
permite garantizar la existencia o variedad de postores, si los TdR de referencia
están detallados, si cuenta con un calendario de adquisición y plazos.
2. Registro: En esta etapa se evalúa cuántos procesos de adquisición de bienes
fueron desiertos, si el área usuaria realmente ha sustentado la adquisición del
bien, si es prioritario adquirir o si el tipo de proceso corresponde a lo establecido
por el OSCE. Aquí es importante contar con información histórica anualizada a fin
de efectuar comparaciones.
 3. Contraste. Con la información obtenida en los registros se debe contrastar con
los procedimientos establecidos. Mayormente uno de los riesgos es que el área
usuaria presenta deficiencias en la elaboración de los TdR; asimismo, se evalúa
si en el año previo no se ha considerado presupuesto o los proveedores no están
interesados porque el Estado no les paga a tiempo "demoras", también se controla
las conformidades entregadas cuando los bienes aún no fueron entregados o se
tuvo órdenes de servicio a destiempo.
4. Contra-actuación: Mitigar los riesgos. Se debe recomendar a la oficina de
administración que planifique la adquisición de bienes un año previo a su
ejecución en lo posible, así como estandarizar los TdR, tener un listado de
proveedores potenciales y que la Certificación Presupuestal deba realizarse con
la documentación sustentatoria. Asimismo, el área usuaria deberá remitir los TdR,
considerar el monto en el Certificado de Crédito Presupuestario y establecer los
procedimientos para la presentación de requerimientos, fechas y plazos.
5. Dominio: El riesgo es minimizado.
En el caso de los atrasos se debe establecer controles de vigilancia, estableciendo
puntos de control en la ejecución de los procesos, para luego contrastarlos con los que
se están llevando a cabo. En ambos casos se deben establecer acciones para cubrir los
riegos detectados, así como acciones correctivas, preventivas y punitivas, por
incumplimiento de procedimientos reglamentarios previamente establecidos y que
hicieron que el proceso se declare desierto o se atrase.
b. Mecanismos o procedimientos de control aplicando el enfoque de reglas:
Es sumamente importante para una eficiente contratación de bien y/o servicios que el
área usuaria cuente con personal calificado para un correcta formulación de los TdR,
ello con la finalidad de evitar reformulaciones y consecuentes retrasos en la prestación
de servicios o la entrega del bien, ello debe ir de la mano con el área especializada en
contrataciones de la entidad.
El área de contrataciones de la entidad o la que corresponda, de acuerdo al enfoque
de reglas, debería tener la facultad de aplicar controles bajo lo siguiente:
1. Alcance punitivo: determinar la sanción o tipos de penalidades aplicables en caso
de incumplimiento de los proveedores, según la naturaleza de los bienes o servicios
contratados.
2. Alcance correctivo: revisar y tomar las acciones correctivas de las deficiencias de
los procesos, a fin de lograr la mejora continua.
3. Alcance preventivo: identificar las situaciones de riesgo y adoptar mecanismos
de alerta para mitigar el riesgo para no caer en incumplimiento de los contratos.
c. Análisis de ambos enfoques:
El enfoque de niveles y el de reglas se complementan. Tomando en cuenta que el actual
proceso de contrataciones no es del todo efectivo dado que los bienes se reciben con
atraso y que el 20% de los procesos quedan desiertos, es claro que el proceso necesita
medidas que le den un alcance preventivo a fin de establecer mecanismos y/o clausulas
para que la adquisición de bienes pueda realizarse con mayor anticipación lo cual
implica un enfoque preventivo- normativo; asimismo, podría incluirse dentro del proceso
cláusulas que penalicen las demoras y la atribución de responsabilidad para los
funcionarios que comentan errores en la formulación de los TdR lo que implica darle un
enfoque normativo-punitivo.
Estos ejemplos nos muestran que aun aplicando el control a nivel de vigilancia, para
determinar las causas de la ineficiencia en el proceso de contrataciones, así como
examinar, observar y hacer seguimiento de los procesos de contratación para elaborar
el registro y contrastación, para identificar y ejecutar las acciones correctivas necesarias,
y finalmente lograr el dominio, se pueden incluir tratamientos relacionados a los otros
enfoques como es el enfoque de reglas para la mejora del proceso de control.
III. Sustentación del impacto en la gestión
• El enfoque de niveles permite que la entidad sea exhaustiva en el control de los
postores y pueda verificar que efectivamente ofrecen productos con las características
técnicas de calidad y cantidad establecidas en los TdR, permite también que se pueda
mantener registros de los procesos y estudios de mercado que garanticen mayor
cantidad de postores que cumplen con los TdR, así como identificar los riesgos y
establecer medidas correctivas a fin de tener bajo control todo el proceso e ir mejorando
en su gestión.
• El enfoque de reglas permite que la entidad aplique sus facultades para establecer
mecanismos de control de alcance punitivo, correctivo y preventivo, entre otros, a fin de
establecer sanciones en caso de incumplimiento, o acciones correctivas y/o preventivas
para gestionar los puntos críticos o de riesgo y puedan determinar tratamientos para los
incumplimientos en el proceso de contratación.