PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y

EXTERNAS

Documento: PA-06
Revisión: 0
Fecha: 16.05.06

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Responsable del Sistema y el Director de Medio Ambiente Concejal de Medio Ambiente
Equipo Técnico de Apoyo

Fdo.: Fdo.: Fdo.:

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ÍNDICE

0.- HISTÓRICO DE REVISIONES. ........................................................................................3

1.- OBJETO ..............................................................................................................................4

2.- ALCANCE. .........................................................................................................................4

3.- GENERAL...........................................................................................................................4

3.1.- DEFINICIONES. .......................................................................................................4

3.2.- REFERENCIAS. ........................................................................................................4

4.- PROCEDIMIENTO.............................................................................................................6

4.1.- COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.). ................................................................6

4.2.- COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.). ..............................................................6

5.- REGISTROS........................................................................................................................7

6.- ANEXOS. ............................................................................................................................7

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1. HISTÓRICO DE REVISIONES.

Las revisiones que se han hecho de este procedimiento, las fechas y las causas son las siguientes:

NÚM. REV. FECHA HISTÓRICO DE REVISIONES

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2.- OBJETO

El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las responsabilidades para asegu-
rar la correcta comunicación interna en el Ayuntamiento, así como regular y asegurar la comunicación
externa entre el Ayuntamiento y terceras partes.

3.- ALCANCE.

El procedimiento de comunicaciones externas e internas es de aplicación a toda la organización del

Ayuntamiento, desde la fecha de emisión del mismo.

Alcanza las actividades relacionadas con:

Comunicar la política, los objetivos y las metas ambientales a todo el personal, así como infor-
mar sobre la evolución del comportamiento ambiental del Ayuntamiento (Declaración Me-
dioambiental) a todas las partes interesadas.

Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la gestión am-
biental.

Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del sistema de ges-
tión a todas las personas implicadas.

Dar a conocer la política ambiental y los aspectos más relevantes del sistema de gestión al ex-
terior, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas exter-
nas.

Queda expresamente fuera del alcance del presente procedimiento, las comunicaciones que el Ayun-
tamiento establezca con la Administración Central o Autonómica, y que resulten de carácter rutinario.

4.- GENERAL.

4.1.- DEFINICIONES.
 Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor perte-
nezcan a los departamentos, áreas o servicios de los cuales consta el Ayuntamiento.

 Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna.

A todos los efectos, las quejas, reclamaciones, denuncias, etc. con carácter ambiental, serán regidas
de acuerdo a lo recogido en el presente procedimiento.

4.2.- REFERENCIAS.

Serán documentos de referencia los siguientes:

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 Reglamento (CE) núm. 761/2001, de 19 de marzo, por el que se permiten que las organizaciones
se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditorías medioam-
bientales.

 UNE 150009 EX Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO 14.001:1996 a Entidades Lo-
cales.

 Reglamento (CE) Nº 196/2006 de la Comisión de 3 de febrero de 2006 por el que se modifica el

anexo 1 del Reglamento (CE) Nº 761/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo para tener en
cuenta la norma EN ISO 14001:2004 y se deroga la Decisión 97/265/CE.

 Manual de Gestión Ambiental.

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5.- PROCEDIMIENTO.

5.1.- COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.).

C.I. Descendentes: Por parte de cualquier departamento, área o servicio del Ayuntamiento, se es-
tablecerán las C.I. ambientales que se estimen convenientes. Los canales de comunicación serán
tales que aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el remitente.

C.I Ascendentes: Cualquier persona del Ayuntamiento que desee comunicarse con un estamento
superior de la misma, dispondrá de los medios y canales necesarios para ello: boletines de empre-
sa, buzón de sugerencia y/u otros. Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto,
se seguirá obligatoriamente la cadena jerárquica. Todas las comunicaciones internas relevantes
(desde el punto de vista del receptor) serán obligatoriamente contestadas.

En el caso de las comunicaciones internas, se considerará válida la vía del correo electrónico como
medio de comunicación, pudiéndose no utilizar el formato anexado al final del presente procedimien-
to.

Los canales de comunicación existentes en el Ayuntamiento serán los siguientes:

- Correo ordinario(entrada y salida).

- Correo interno (entrada y salida).
- Correo electrónico.
- Fax.
- Orales.
- Buzones de sugerencia.

Estos canales de comunicación serán utilizados para recoger las preocupaciones del personal en cuan-
to al comportamiento ambiental de la entidad local y el sistema de gestión ambiental adoptado. Res-
pecto al correo electrónico, se instalará un "buzón de opinión" en el cual todo el personal puede dejar
por escrito sus inquietudes, sugerencias, opiniones o preguntas al respecto.

Está información será analizada mensualmente por el Personal Técnico de Apoyo, que contestará de
forma particular al interesado, si procede, y/o la dará a conocer al personal que considere oportuno a
través del correo electrónico. El Responsable del SGA es el responsable a su vez de transmitir toda
esta información al Concejal de Medio Ambiente a través de informes, con el objeto de que la opinión
del personal sea tenida en cuenta en las revisiones del sistema.

5.2.- COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.).

El Alcalde, con el fin de hacer público su compromiso con el medio ambiente, difundirá la política de
gestión del Ayuntamiento. Por su parte, el Concejal de Medio Ambiente difundirá cualquier cuestión de

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carácter ambiental que considere relevante y pueda impulsar la gestión ambiental en su ámbito de in-
fluencia. Para ello podrá utilizar los siguientes canales: comunicaciones directas, participación en foros,
publicación de artículos en prensa y revistas o medios de comunicación en general. Estas mismas vías
podrán ser utilizadas para responder a cualquier cuestión de carácter medioambiental general plantea-
da por otras administraciones, ciudadanos, proveedores, etc.

Las peticiones de información ambiental así como todo tipo de denuncias, quejas, etc. pueden ir dirigi-
das mediante teléfono, fax, por escrito, etc. al Ayuntamiento con carácter general o a diferentes técni-
cos con carácter particular como son el Equipo Técnico de Apoyo, el responsable del Sistema de Ges-
tión Ambiental, el Arquitecto o el Ingeniero Municipal, en función de su naturaleza.

Las peticiones de información, quejas, denuncias, etc. de carácter ambiental serán analizadas por el
técnico que las haya recibido. Cuando vayan dirigidas al Ayuntamiento en general, la persona que reci-
be la comunicación la pondrá en conocimiento del Equipo Técnico de Apoyo.

Cuando merezcan respuesta, el técnico correspondiente emitirá comunicado de respuesta en base a su

procedimiento interno.

El técnico que recibe la petición, denuncia o queja llevará un registro de tales cuestiones, donde dejará
constancia del motivo, así como la decisión y contenido de la respuesta, en el caso de que proceda su
contestación, conforme a la ficha recogida como Anejo núm. 2.

Para la comunicación de la Declaración Ambiental, se procederá a:

- Redactarla y editarla, con una actualización anual o cuando hallan ocurrido cambios ambientales
importantes.

- Ponerla a disposición de todas aquellas personas (tanto personal del Ayuntamiento como veci-
nos del municipio) que la requieran.

- Remitir copias de la misma a los Estamentos que la soliciten.

- Será propuesta y redactada por el Equipo Técnico de Apoyo y aprobada y firmada por el Conce-
jal de Medio Ambiente.

5.3.- REGISTROS.
Los registros de gestión generados por la aplicación de este procedimiento serán los siguientes:

 Los informes de recopilación de las sugerencias, opiniones o inquietudes del personal.

 Las decisiones para comunicaciones formales externas sobre aspectos ambientales significati-
vos.

6.- ANEXOS.

Los Anexos asociados al presente procedimiento son los siguientes:

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ANEXO 1: ESQUEMA EXPLICATIVO.

ANEXO 2: FICHA DE COMUNICACIONES (R1-PA-06)

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ANEXO 1

ESQUEMA EXPLICATIVO

COMUNICACIONES INTERNAS

ASCENDENTE
DESCENDENTE

RESPONSABLE DEL SISTEMA Y EQUIPO

TÉCNICO DE APOYO

MANDOS INTERMEDIOS

PERSONAL LABORAL

COMUNICACIONES EXTERNAS

RECEPCIÓN SOLICITUDES O QUE-

JAS/DENUNCIAS

REGISTRO

ARCHIVO EVALUACIÓN
SOLICITUD NECESIDAD DE REPUESTA
NO

SÍ

RESPUESTA COMITÉ

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ANEXO 2

FICHA DE COMUNICACIONES

R1-PA-06 FICHA RESUMEN DE COMUNICACIONES NÚM. FICHA

RECEPCIÓN
COMUNICACIÓN: EXTERNA INTERNA
CENTRO:
RECEPTOR:
FECHA:
PROCEDENCIA:

FORMATO:
EXTRACTO DE LA COMUNICACIÓN:

EVALUACIÓN Y RESPUESTA
SERVICIO/DEPARTAMENTO IMPLICADOS: CALIFICACIÓN:

CONTENIDO RESPUESTA: FORMATO:

FECHA:
ACCIONES EMPRENDIDAS / OBSERVACIONES:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

FIRMA:

FECHA:

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