Anda di halaman 1dari 12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Penyelenggaraan pelayanan sampai saat ini masih dihadapkan pada keadaan
yang belum sesuai dengan tuntutan masyarakat akan kebutuhan dan perubahan di
berbagai bidang kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara. Hal tersebut
terjadi disebabkan oleh ketidaksiapan menghadapi perubahan nilai, dan dimensi di
berbagai bidang serta dampak dari permasalahan pembangunan yang ada. Sementara
masyarakat Indonesia dihadapkan pada tantangan globalisasi modern yang didukung
dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan informasi serta komunikasi dan
perdagangan.
Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
mengamanatkan bahwa setiap warga negara berhak dan wajib memperoleh pelayanan
yang adil. Seluruh warga negara yang berperan sebagai penerima pelayanan dapat
dengan mudah mengakses informasi mengenai pelayanan yang diinginkan. Proses
terselenggaranya pelayanan harus bertanggungjawab, tidak diskriminatif, mengutamakan
kebutuhan masyarakat dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Universitas sebagai lembaga pendidikan tinggi merupakan salah satu lembaga
yang memberi pelayanan publik, disatu sisi Peningkatan kebutuhan masyarakat
terhadap pendidikan formal, khususnya pendidikan tinggi, menjadikan perguruan
tinggi sebagai sektor strategis yang diharapkan dapat menghasilkan sumber daya
manusia yang bermutu. Keadaan persaingan yang cukup kompetitif antar perguruan
tinggi menuntut lembaga pendidikan memperhatikan mutu pendidikan dan
kelembagaan sehingga mampu serta unggul dalam persaingan tersebut.
Perguruan tinggi harus melakukan langkah antisipasi guna menghadapi
persaingan yang semakin kompetitif serta bertanggung jawab untuk menggali dan
meningkatkan segala aspek pelayanan yang dimiliki, karena sebuah pelayanan yang
dimiliki oleh lembaga tertentu akan menjadi gambaran dari kualitas lembaga tersebut,
jika pelayanan yang diberikan menurut masyarakat itu baik maka sebuah lembaga
tersebut bisa dikatakan baik. Tetapi sebaliknya jika pelayanan yang dimiliki suatu
lembaga buruk maka lembaga tersebut akan dikatakan buruk. Termasuk juga
pelayanan dalam sebuah lembaga pendidikan.

1.2 Rumusan Masalah


Berdasarkan pembahasan pada uraian sebelumnya maka, adapun rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah:
1.2.1 Apa yang maksud dengan administrasi akademik, kemahasiwaan, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat?
1.2.2 Apa tujuan administrasi akademik?
1.2.3 Apa ruang administrasi akademik?
1.2.4 Bagaimana kegiatan-kegiatan administrasi kemahasiswaan?
1.2.5 Bagaiamana ketentuan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat?

1.3 Tujuan penulisan


1.3.1 Tujuan umum
Untuk mengetahui dan memahami definsi administrasi akademik, kemahasiswaan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat
1.3.2 Tujuan khusus
1. Untuk mengetahui definisi adisnitrasi akademik, kemahasiswaan, penelitian dan
pengabidan pada masyarakat
2. Untuk mengetahui tujuan dari administrasi akademik
3. Untuk mengetahui ruang lingkup administrasi akademik
4. Utnuk mengetahui kegiatan-kegiatan dari adminsitrasi akademik
5. Untuk mengetahui ketentuan pelaksanaan penagbdian masyarakat

1.4 Manfaat penulisan


1.4.1 Manfaat Akademik
Untuk membuat sumber bacaan mahasiswa
1.4.2 Manfaat Teoritis
Untuk mengenbangkan ilmu tentang administrasi akademik, kemahasiswaan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi administrasi akademik


Administrasi berasal dari bahasa latin “ad dan ministro” salah satu dari
Bahasa Kuno Semenanjung Italia, mula-mula dipopulerkan oleh Bangsa latin Italia
pada zaman Romawi Kuno Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to
dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke atau kepada” dan ministro sama dengan to save
atau to conduct yang berarti “melayani, membantu, atau mengarahkan”
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan atau keseluruhan proses
pengendalian usaha kerjasama orang untuk mencapai tujuan secara berencana dan
sistematis yang diselenggarakan dalam lingkungan tertentu.
Akademik adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya yaitu
manusia, kurikulum atau sumber belajar secara optimal dan penciptaan suasana yang baik
bagi manusia yang turut serta di dalam mencapai tujuan yang disepakati.
Adminisrasi Akademik ialah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian
(menghubungkan) segala sesuatu, baik personil, dan material, yang bersangkut paut
dengan pencapaian tujuan akademik.
2.1.1 Tujuan administrasi akademik
Tujuan administrasi akademik adalah menciptakan keseragaman dan
efektivitas pelayanan dalam pengelolaan Administrasi, sehingga terbina
disiplin mahasiswa, staf Administrasi Akademik, dan staf pengajar.
Registrasi Administrasi adalah layanan terhadap seorang mahasiswa untuk
memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa pada suatu jenis dan
tingkatan program studi/jurusan pada suatu semster tahun ajaran tertentu.
Proses administrasi akademik adalah keseluruhan kegiatan secara terpadu yang
mencakup :
1. Penerimaan mahasiswa baru
2. Pendaftaran (regitrasi) mahasiswa
3. Penyusunan jadwal kuliah
4. Program pengenalan studi dan program pendidikan
5. Bimbingan Akademik
6. Perkuliahan (kelas, laboratorium, fasilitas)
7. Ujian (ujian Tengah semester, ujian akhir)
8. Ujian akhir prpgram
9. Penyelesaian ijazah dan transkrip
10. Wisuda
2.1.2 Ruang lingkup administrasi akademik
Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal
dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang
sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat
bahkan masalah hukum, social maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa
dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa
dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai
nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu
kebenaran data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana
maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya
digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari aspek hukum. Dalam
bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum
sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh
perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk
kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik
bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir
administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan
dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu
mengakomodir berbagai keperluan.

2.2 Administrasi kemahasiswaan


Administrasi kemahasiswaan merupakan bagian dari kegiataan administrasi yang
dilaksanakan di perguruan tinggi, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para
pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna
tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.
Cakupan administrasi kemahasiswaan meliputi pengelolaan penerimaan
mahasiswa baru, pengelolaan bimbingan dan penyuluhan, pengelolaan kelas, dan
pengelolaan data tentang mahasiswa dan sebagainya.
2.2.1 Kegiatan-kegiatan administrasi kemahasiswaan
Dalam penerimaan mahasiswa baru diperlukan proses seleksi dan
pencatatan mahasiswa yang memasuki perguruan tinggi atau lembaga pendidikan
setelah para calon mahasiswa tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh
sekolah.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kemahasiswaan tersebut
anata lain:
1. Mengatur kegiatan penerimaan mahasiswa baru
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan berkaitan dengan program
penerimaan mahasiswa baru itu antara lain:
a. Pembentukan panitian penerimaan calon mahasiswa
Panitia ini dibentuk oleh perguruan tinggi yang bertugas untuk membuat
publikasi tentang penerimaan mahaisswa baru, menyiapkan formulir
pendaftaran, menerima pendaftaran, menyelenggarakan testing dan
penyampaian hasil tes.
b. Penetapan daya tampung
Sebelum perguruan tinggi menerima mahasiswa baru terlebih dahulu harus
ditetapkan daya tampung perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dapat
diketahui dengan menghitung berapa banyak lokal yang tersedia untuk dapat
menampung calon mahasiswa baru dan berapa jumlah daya tampung
masing-masing lokal tersebut.
c. Penetapan persyaratan calon
Persyaratan calon masiswa yang akan diterima pada suatu perguruan tinggi
tergantung pada jenis dan tingkatan perguruan tinggi yang bersangkutan.
2. Mengatur kegiatan orientasi mahasiswa baru
a. Perkenalan
b. Penjelasa tata tertib perguruan tinggi
c. Penejelasan tentang fasilitas perguruan tinggi
3. Pengelolaan kelas
Proses pendidikan akan berjalan dengan baik apabila interaksi antara guru
dengan murid berada dalam suasana yang mendukung, dimana siswa/murid
dalam kondisi yang kondusif. Pengelolaan kelas merupakan upaya mengelola
siswa di kelas yang dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankan kondisi
kelas yang menunjang program pengajaran dengan jalan memotivasi siswa agar
selalu berperan aktif dalam pendidikan di sekolah, dalam kegiatan ini guru
harus dapat memotivasi dan mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti
pelajaran.
Pada umumnya sekolah harus dapat mengendalikan kehadiran siswa
tersebut, menerapkan atau menggunakan sistem absensi pada setiap siswa.
Pengabsenan itu biasanya dilakukan setiap hari belajar, yaitu pada waktu jam
pelajaran dimulai, dan sewaktu pelajaran diakhiri.
4. Pembinaan disiplin murid/siswa
Disiplin merupakan aspek yang penting di dalam pembinaan siswa/murid,
karena dengan disiplin tersebut murid/siswa menyadari bahwa dalam hidup
bermasyarakat perlu adanya disiplin, dan tanpa disiplin akan menimbulkan
kekacauan. Disiplin adalah suatu keadaan di mana sikap, pemampilan dan
tingkah laku murid harus sesuai dengan tatanan nilai, norma dan ketentuan-
ketentuan yang berlaku di sekolah/kelas di mana mereka berada.
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan dalam membina disiplin tersebut
antara lain
a. Adanya aturan yang jelas
b. Adanya kekonsistenan dalam menjalankan disiplin
c. Adanya hukuman dan ganjaran bagi yang melanggar disiplin tersebut
5. Pengelolaan data mahasiswa
Setiap perguruan tinggi hendaklah menata data siswa secara rapi, tertib, dan
teratur, sehingga sewaktu-waktu data tersebut diperlukan akan mudah
ditemukan.
Ada tiga macam data siswa yang penting dikelola oleh perguruan tinggi, yakni:
a. Data tentang identitas
b. Data tentang hasil belajar
c. Data tentang presensi siswa

2.3 Ketentuan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat


1. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dimaksud adalah pengabdian kepada
masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap yayasan maupun dosen.
2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan atas dasar program kerja
LPPM, permintaan dari masyarakat, kerjasama dengan instansi lain atau atas dasar
inisiatif sendiri.
3. Pengajuan usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disusun dalam bentuk
proposal sesuai dengan ketentuan.
4. Berdasarkan BKD, setiap kegiatan pengabdian kepada masyarakat dihitung 1 sks
apabila kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan selama 50 jam dengan rincian
sebagai berikut :
1) Untuk persiapan, perizinan, dan pelaporan maksimal 8 jam
2) Untuk pelaksanaan minimal 26 jam,
a. Untuk pertemuan perencanaan kegiatan, maksimal 2 jam
b. Untuk pelaksanaan kegiatan 22 jam
c. Untuk pertemuan evaluasi pelaksanaan kegiatan, maksimal 2 jam
1) Untuk perjalanan maksimal 16 jam.
5. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk penyuluhan, jumlah peserta
minimal 20 orang dan atas permintaan lembaga masyarakat, organisasi masyarakat
minimal setingkat desa / kelurahan.
2.4 Prosedur Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat
Prosedur pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dibedakan berdasarkan sumber
pendanaan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
1. Pengabdian kepada Masyarakat dengan Sumber Pendanaan Prosedur pengajuan
dibedakan atas 3 macam prosedur :
a. Prosedur I (Mengacu program kerja LPPM )
1) LPPM menyampaikan informasi kegiatan / program kerja pengabdian
masyarakat kepada dosen.
2) Dosen mengajukan usulan dalam bentuk proposal pengabdian kepada
masyarakat dengan menggunakan format yang ditentukan oleh LPPM.
Catatan:
Jika pengusul melibatkan mahasiswa dalam pelaksanaan pengabdian kepada
masyarakat, nama / NIM mahasiswa harus dicantumkan. Dalam hal ini prioritas
tugas dan tanggung jawab tetap pada dosen.
3) LPPM mengumumkan proposal kegiatan yang lolos seleksi dengan disertai
pertimbangan dan besarnya anggaran kegiatan pengabdian kepada masyarakat
yang disetujui.
4) LPPM memberikan Surat Tugas.
5) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
6) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada
masyarakat yang dilaksanakannya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar
dan softcopy dengan format pdf dan mengambil surat rekomendasi pencairan
dana yang ditandatangani oleh ketua LPPM.
7) Dosen mencairkan dana pengabdian masyarakat ke bendahara dengan
menyerahkan surat rekomendasi pencairan dana.
b. Prosedur II (Atas permintaan instansi luar)
1) LPPM menerima surat permintaan pengabdian kepada masyarakat dari
instansi/lembaga/organisasi yang akan menjadi sasaran/objek pengabdian.
2) LPPM menindaklanjuti surat permintaan pengabdian dengan MOU dan atau
perjanjian kerjasama yang disepakati oleh kedua belah pihak.
3) LPPM memberikan Surat Tugas kepada dosen sesuai dengan kepakarannya.
4) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
5) Dosen meminta surat keterangan telah melaksanakan kegiatan pengabdian
kepada masyarakat dari instansi/lembaga/organisasi yang menjadi sasaran/objek
pengabdian.
6) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada
masyarakat yang dilaksanakannya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar
dan softcopy dengan format pdf.
c. Prosedur III (Usulan Dosen)
1) LPPM menerima proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari dosen
tetap atau dosen DPK
2) LPPM memberikan Surat Tugas kepada dosen yang proposalnya lolos seleksi.
3) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
4) Dosen meminta surat keterangan telah melaksanakan kegiatan pengabdian
kepada masyarakat dari lembaga / instansi / organisasi objek pengabdian.
5) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada
masyarakat yang dilaksanakannya (dalam bentuk hardcopy sebanyak 2
eksemplar dan softcopy dengan format pdf) dan mengambil surat rekomendasi
pencairan dana yang ditandatangani oleh ketua LPPM.
6) Dosen mencairkan dana pengabdian masyarakat ke bendahara
dengan menyerahkan surat rekomendasi pencairan dana.
2. Pengabdian kepada Masyarakat dengan Sumber Pendanaan mandiri
a. Pengabdian kepada masyarakat dengan sumber pendanaan mandiri dilakukan atas
inisiatif dosen dengan mengajukan usulan pengabdian pada masyarakat ke LPPM
namun (karena keterbatasan alokasi anggaran) kegiatan pengabdian tersebut tidak
dapat diberikan subsidi anggaran.
b. Pengabdian kepada masyarakat dengan pendanaan mandiri dilaksanakan dengan
Prosedur sebagai berikut :
1) LPPM menerima pemberitahuan dan permohonan surat tugas pengabdian kepada
masyarakat dari dosen yang akan melaksanakan kegiatan pengabdian dilampiri
dengan proposal kegiatan.
2) LPPM memberikan tugas kepada dosen bersangkutan.
3) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
4) Dosen meminta surat keterangan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada
masyarakat.
5) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada
masyarakat yang dilaksanakannya (dalam bentuk hardcopy sebanyak 2
eksemplar dan softcopy dengan format pdf).
3. Pengabdian dengan Sumber Dana dari Luar
Merupakan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen dengan
sumber dana dari luar baik dari DIKTI, Kopertis, ataupun anggaran dari Lembaga /
Instansi lain. Informasi terkait pengabdian tersebut dapat diperoleh dari LPPM melalui
pengumuman baik melalui laman (website) LPPM dan/atau melalui surat serta inisiatif
dosen. Prosedur kegiatan pengabdian dengan sumber dana dari luar akan diatur tersendiri
menyesuaikan dengan aturan dari pemberi (sumber) dana.

2.5 Kewajiban Pelaksana


Dosen yang melaksanakan pengabdian kepada masyarakat mempunyai kewajiban
sebagai berikut :
1. Terlibat aktif sejak dari persiapan sampai dengan pelaksanaan kegiatan pengabdian
kepada masyarakat.
2. Mempertanggungjawabkan kegiatan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan dengan
menyampaikan laporan ke LPPM selambat-lambatnya 1 (satu) bulan terhitung sejak
berakhirnya pelaksanaan kegiatan tersebut (khusus yang diselenggarakan pada akhir
semester, laporan harus disampaikan ke LPPM selambat-lambatnya sebelum semester
tersebut berakhir).
3. Menjaga citra lembaga maupun pribadi.
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Adminisrasi Akademik ialah segenap proses pengerahan dan
pengintegrasian (menghubungkan) segala sesuatu, baik personil, dan material,
yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan akademik.
Tujuan administrasi akademik adalah menciptakan keseragaman dan
efektivitas pelayanan dalam pengelolaan Administrasi, sehingga terbina
disiplin mahasiswa, staf Administrasi Akademik, dan staf pengajar.
Administrasi kemahasiswaan merupakan bagian dari kegiataan
administrasi yang dilaksanakan di perguruan tinggi, berupa usaha kerjasama yang
dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang
relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dimaksud adalah
pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap yayasan maupun
dosen.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan atas dasar
program kerja LPPM, permintaan dari masyarakat, kerjasama dengan instansi lain
atau atas dasar inisiatif sendiri.
Pengajuan usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disusun dalam
bentuk proposal sesuai dengan ketentuan.

3.2 Saran
Makalah ini masih belum sempurna, untuk itu apabila pembaca masih
belum cukup bahasan-bahasan di dalam makalah ini di sarankan untuk mencari
sumber referensi dari buku-buku atau sumber-sumber yang lainnya.