Anda di halaman 1dari 81

MANUAL BOOK

MEDICAL INFORMATION SYSTEM

DAFTAR MODUL

DEFINISI DAN FITUR SOFTWARE ....………………….……………………………………………….. 1


INSTALASI SOFTWARE ……………………………………………………………………………………… 2
MENJALANKAN & MEREGISTRASIKAN APLIKASI ………………………………………………. 4
SETTING AWAL APLIKASI ………………………………………………………………………………….. 5
DATA MASTER ………………………………………………………………………………………………….. 8
EDIT DATA ………………………………………………………………………………………………………… 27
TUGAS ……………………………………………………………………………………………………………… 30
Pendaftaran Klinik .......................................................................................... 30
Transaksi …………………………………………………………………………………………………….. 37
Penerimaan Pembayaran Klinik ...........…………………………………………………. 37
Penerimaan Penjualan Apotek ..............…………………………………………………. 38
Order Pembelian ( Create PO) ………………………………………………………………. 39
Pembelian Produk & Bahan Baku …………………………………………………………… 40
Arus Kas Non-Produk …………………………………………………………………………….. 41
Koreksi Stok Produk ………………………………………………………………………………. 41
Mutasi Stok Produk ……………………………………………………………………………….. 42
View Transaksi ..…………………………………………………………………………............ 43
INFORMASI ……………………………………………………………………………………………………… 45
Hasil Medical Check Up ................................................................................. 46
Riwayat Medis …………………………………………………………………………………………….. 48
Status Kamar Rawat Inap ..........................…………………………………………………. 49
DOKUMEN BERJALAN ……………………..………………………………………………………………… 52
LAPORAN …………………………………………………………………………………………………………. 56
KONFIGURASI SISTEM ….……………………………………………………………………………………. 69

Software: Versi: Tahun Versi: Update Manual Book:


Medical Information Full Version 2015 Januari 2015
System (MIS)

Software MIS berfungsi untuk membantu Anda dalam mengelola


data administrasi dan akuntansi pada klinik dan apotek.

Beberapa tampilan pada manual book ini mungkin masih


menggunakan versi sebelumnya, dikarenakan tidak ada
perubahan signifikan pada form tersebut.

Dengan mempelajari panduan ini, maka Anda akan dapat dengan


mudah mengimplementasikan dan mengoperasikannya.

MIS DEVELOPED SINCE 2008-2015


Medical Information System 1

DEFINISI DAN FITUR SOFTWARE


Medical Information System (MIS) adalah aplikasi yang didesain khusus untuk mengelola
administrasi dan akuntansi pada klinik dan apotek secara menyeluruh dengan memiliki fitur
sangat lengkap dan praktis digunakan, serta cocok untuk segala jenis layanan klinik,
seperti poli umum, laboratorium, klinik bersalin, klinik gigi, klinik kecantikan, dan sebagainya.

Berikut ini adalah fitur lengkapnya :

• Transaksi: penjualan (klinik & apotek), pembelian, order pembelian (PO), arus kas
non-produk (beban operasional, gaji, setoran modal, dividen, dll), mutasi barang dan
koreksi stok (jika terjadi retur, kesalahan transaksi, pemakaian barang diluar transaksi
atau kerusakan barang).
• Registrasi: Pendaftaran Klinik, Proses Pasien Rawat Jalan/Rawat Inap, Medical Check
Up (MCU).
• Data Master: Item Produk (obat/alkes retail, obat racikan & jasa/tindakan medis),
Item Non-Produk (contoh: biaya operasional, seperti biaya listrik, air, telepon dll),
Account (untuk posting), Pasien, Dokter & Staff Medis, Kamar Rawat Inap, Item
Pemeriksaan Medis (medical checkup), Perusahaan Asuransi/Corporate Member,
Supplier, Penyakit, Unit Pelayanan Kesehatan (Poli) dan Pegawai/Karyawan.
• Dokumen: Kwitansi (penjualan dan umum), nota pembayaran/struk, faktur tagihan
per transaksi, faktur tagihan per pelanggan corporate/asuransi, faktur pajak, tanda
terima tagihan, kwitansi sub payment (untuk cicilan), kwitansi deposit/uang muka
(biasanya untuk rawat inap), Surat Keterangan Dokter, Surat Rujukan.
• Laporan Keuangan: Rekapitulasi transaksi, arus kas, laba rugi, penjualan apotek,
piutang, hutang, profit, pajak, kontribusi/fee dokter dan asisten dokter terhadap
penjualan obat dan tindakan, laporan pembayaran non-tunai.
• Laporan Persediaan: Persediaan gudang & toko, stok opname, stok warning, stok
expired, daftar obat & alkes.
• Laporan Medis: MCU (Medical Checkup) per pasien berupa hasil pemeriksaan dengan
disertai nilai rujukan, Rekap MCU untuk pelanggan corporate/asuransi untuk melihat
data statistik dengan model grafik (per penyakit, per departemen, top diseases), dan
Riwayat Medis Pasien.
• Laporan Klinik: Laporan Pasien Pengunjung Poli/UPK, Laporan Penyakit Terbanyak.
• Laporan Payroll: Laporan Gaji Bulanan, Cetak Slip Gaji.
• Aplikasi terintegrasi dengan sistem buka dan tutup periode yang fleksibel, bisa
tahunan, bulanan, mingguan, harian atau bahkan per shift.
• Untuk melihat laporan, anda bebas menentukannya bisa berdasarkan periode atau pun
berdasarkan periode dipilih dari tanggal awal ke akhir yang dapat anda set sendiri.
• Sistem ditunjang dengan komponen transaksi seperti: auto number, ada diskon per
item, diskon total dan ppn. Metode pembayaran bisa cash atau tagihan dengan sistem
tempo, dimana pembayaran tagihan bisa memakai sistem cicilan/sub payment, dan ada
sistem pengenaan bunga jika lewat jatuh tempo (utk corporate/asuransi).
• Sistem dilengkapi juga dengan fitur import data dari excel untuk mempercepat proses
penginputan data master.
• Sistem terdapat fasilitas pencarian data transaksi yang sangat lengkap, misalnya
mencari status transaksi lunas atau belum (piutang/hutang), mencari tagihan lewat
jatuh tempo, pengelompokan transaksi per pelanggan/supplier dan sebagainya.
• Segala jenis produk dapat diinput dengan 3 jenis produk yaitu retail, racikan dan
jasa.
• Dilengkapi dengan sistem penjamin bagi pasien corporate dan asuransi, dimana tagihan
akan dibebankan ke pihak penjamin tersebut.
• Dilengkapi sistem deposit uang selama proses tindakan pasien berjalan.
• Bisa diinstall di beberapa komputer dan menggunakan sistem jaringan.
• Ada fitur security permission berdasarkan bagian user (seperti: finance, kasir, staff
medis, HRD, inventory) dan ada sistem proteksi terhadap input untuk menjaga
keamanan dan validitas data.
• Support barcode scanner.
• Serta berbagai fitur lainnya yang sangat berguna dan informatif.
Medical Information System 2

INSTALASI SOFTWARE MIS


Berikut ini adalah tahapan instalasi MIS :

1. Jalankan setup.exe yang ada pada folder Package.

2. Muncul progress persiapan instalasi dan biarkan sampai muncul tampilan setup berikut ini,
lalu klik OK untuk melanjutkan.

3. Klik logo komputer untuk memulai instalasi.

4. Biarkan proses instalasi hingga selesai


Medical Information System 3

5. Jika muncul message warning Version Conflict, klik “No to All”.

6. Jika muncul message warning “The destination file in-use…” klik “Ignore”.

Lalu klik “Yes”.

7. Instalasi selesai, klik OK.

8. Aplikasi Medical Information System sudah bisa dijalankan pada Start > All Programs >
Medical Information System.

PENTING!!!
SETELAH INSTALASI SELESAI, SEBELUM MENJALANKAN SOFTWARE SEBAIKNYA
ANDA BACA TERLEBIH DAHULU BAB KONFIGURASI SISTEM DI BAGIAN AKHIR BUKU
MANUAL INI. TUJUANNYA UNTUK MEMASTIKAN BAHWA SETTING SISTEM SEPERTI
OS DAN JARINGAN SUDAH DIKONFIGURASIKAN DENGAN BENAR.

KHUSUS UNTUK WINDOWS 7 BIASANYA DIPERLUKAN SETTING COMPATIBILITY


UNTUK MENGHINDARI TERJADINYA ERROR ACCESSING PATH (ERROR 75), DIMANA
CARA SETTINGNYA ADA DI BAB KONFIGURASI SISTEM HAL 69.
Medical Information System 4

MENJALANKAN & MEREGISTRASIKAN APLIKASI


Aplikasi dapat dijalankan melalui Start > All Programs > Medical Information System
maka akan muncul form login sbb:

Untuk pertama kalinya masukan User ID: admin, dan Password: 123
Tapi untuk selanjutnya, demi keamanan sebaiknya password diganti melalui menu Ganti
Password pada menu utama.

Setelah login, jika software belum diaktivasikan maka akan muncul pesan sbb:

Klik OK saja dan selanjutnya anda akan diminta memasukan Serial Number dan PIN
Isi serial number yang telah anda dapatkan, lalu klik Aktivasi Software

PERHATIAN !
--------------------------------------------------------------------------
Untuk proses registrasi software tersebut anda bisa langsung meminta Serial
Number dan PIN dengan cara menghubungi kami melalui email/chatting dan
silahkan anda informasikan No. Registrasi yang tertera pada form.
Selanjutnya secepat mungkin kami akan merespon dengan menginformasikan
No. Rekening untuk transfer pembayaran dan jika anda sudah mengkonfirmasi
pembayaran maka kami akan segera kirimkan Serial Number tersebut kepada
anda.
-------------------------------------------------------------------------
Medical Information System 5

Jika registrasi berhasil akan muncul sbb:

Setelah itu login kembali, dan jika login sukses akan muncul tampilan utama aplikasi:

TOMBOL UMUM APLIKASI


Sebelum melangkah lebih jauh, perlu diketahui bahwa ada 3 tombol utama yang akan selalu
muncul setiap form dibuka yaitu :
1. Simpan: menyimpan hasil input.
2. Batal: membatalkan input atau membersihkan form input.
3. View: melihat data yang telah diinput.

SETTING AWAL APLIKASI


Setelah aplikasi berhasil diinstall dan diregistrasikan, langkah awal yang harus dilakukan
adalah melakukan setting awal aplikasi, yaitu :

1. Setting Periode
2. Setting Perusahaan
3. Setting User
Medical Information System 6

Untuk melakukan setting awal dapat diakses pada menu Setting :

1. Setting Periode

Ketika pertama kali anda menggunakan aplikasi ini, akan muncul form setting. Yang harus
anda lakukan adalah membuka periode baru, yaitu dengan klik tombol “Mulai Baru”.
Namun persyaratan yang harus dilakukan adalah anda harus memiliki level akses sebagai
Accounting atau Controller. Penjelasan mengenai level user akan dijelaskan kemudian
dalam tutorial ini.

Setting Periode ini berfungsi untuk mengelompokkan laporan transaksi dan persediaan
barang berdasarkan tanggal buka dan tutup periode. Setting Periode bebas anda lakukan
sesuai kebutuhan, bisa per bulan, per tahun, per minggu, per hari atau bisa juga
diterapkan per shift.

Ketika periode sudah disetting, maka fungsi tombol akan berubah menjadi “Lanjutkan” dan
“Tutup Periode”, dimana “Lanjutkan” adalah untuk melanjutkan periode yang sedang
berjalan, dan “Tutup Periode” untuk menutup periode yang sedang berjalan.

2. Setting Perusahaan

Pada tahap awal setting perusahaan wajib anda lakukan, karena pengisian data
perusahaan akan dibutuhkan untuk ditampilkan pada dokumen seperti kwitansi/nota,
faktur atau laporan.

Isilah data yang sesuai, seperti nama perusahaan, npwp, alamat dst.
Kalau sudah tekan tombol “Simpan”.
Medical Information System 7

3. Setting User

Aplikasi ini dilengkapi dengan fasilitas multi-user dengan sistem level security bertingkat,
yaitu level :
1 = CONTROLLER; bisa melakukan seluruh aktivitas di dalam aplikasi, seperti buka, edit &
hapus, tampilkan laporan, setting periode dan semua fitur lainnya.
2 = ACCOUNTING, FINANCE & PURCHASING; bisa membuka, edit & hapus data master
yang berhubungan dengan keuangan, serta melakukan berapa jenis transaksi seperti
order pembelian, pembelian dan arus kas non-produk
3 = CASHIER/FRONT OFFICE; melakukan tugas yang berhubungan dengan penginputan
data transaksi produk, input data master pasien baru dan input data pendaftaran
(berobat).
4 = HUMAN RESOURCE; dapat melakukan fungsi payroll dan kepegawaian.
5 = INVENTORY; hanya dapat melakukan pengelolaan stok (informasi dibatasi).
6 = MEDICAL STAFF; menginput data diagnosa pasien, mengelola data confidential
pasien seperti riwayat medis dan hasil pemeriksaan medical chekup.

Pada penerapannya, sistem akan mengenali setiap user yang login berdasarkan level user
ini dengan otomatis mengenable/disable form dan fungsi apa saja yang bisa digunakan
olehnya.
Medical Information System 8

DATA MASTER
Sebelum aplikasi dapat digunakan dalam kegiatan operasional, anda perlu menginput data
master yang nantinya akan selalu dibutuhkan, misalnya sebagai contoh saat transaksi anda
membutuhkan data obat, atau saat pendaftaran membutuhkan data pasien dan dokter.

Data Master Pasien

Data pasien ini dapat berhubungan dengan data instansi, dimana anda bisa memasukan ID
instansi perusahaan si pasien jika pasien tersebut masuk dalam perusaan member atau
asuransi. Maka pastikan juga Anda sudah menginput data master Instansi.

Jika anda menekan tombol View maka akan tampil seluruh data yang telah diinput, untuk
diketahui bahwa tombol view ini juga memiliki fungsi sama pada form-form yang lainnya.
Medical Information System 9

Perlu anda ketahui, untuk penginputan selain melalui cara di atas, anda juga dapat menginput
dengan cara diimport, sehingga akan mempercepat dan mempermudah proses penginputan,
terutama untuk penginputan massal pertama kali. Sebelum mengimport, anda perlu
mempersiapkan dahulu data pasiennya, di dalam folder hasil instalasi MIS terdapat file
template IMPORT_PASIEN.xls (secara default ada di C:\Program Files\MIS), silahkan anda
buka file tersebut dan isilah mengikuti kolom yang telah disediakan. Jika anda telah memiliki
data pasien sebelumnya dan tersimpan dalam format excell, anda perlu menyesuaikan kembali
bentuk dan susunan kolom seperti file IMPORT_PASIEN.xls.
Berikut ini adalah contohnya:

Setelah data disiapkan, anda bisa langsung mengimportnya dengan klik “Import dari Excell”
pada form Pasien.

Lalu akan muncul form berikut ini, dan ikuti 2 step yang ada pada form tersebut, yaitu:
Step 1: Cari File Excell => cari file excell yang telah disiapkan tadi
Step 2: Import ke Database => proses import/memasukkan data excell ke database pasien
Medical Information System 10

Setelah di-open, maka akan tampil ke dalam tabel data yang siap untuk diimport:

Jika anda klik “Import ke Database”, maka proses import langsung berjalan dan akan muncul
pesan berhasil ketika proses selesai.
Jika terjadi Error dalam proses import biasanya disebabkan karena:
- Terjadi duplikasi No. RM/ID Pasien.
- Ada salah satu field yang terlalu panjang melebihi jumlah space karakter yang
disediakan, misalnya untuk field Nama Customer disediakan 100 karakter namun yang
diinput 101 karakter atau lebih.
- Bentuk/susunan kolom excell tidak sesuai dengan template yang sudah disediakan.
Medical Information System 11

Data Master Dokter

Data Master Unit Pelayanan Kesehatan (UPK)

Data Master Perusahaan Member & Asuransi


Medical Information System 12

Untuk penginputan Instansi atau Perusahaan Member juga dapat dilakukan dengan cara
import, dimana anda bisa cari template IMPORT_INSTANSI.xls (secara default ada di
C:\Program Files\MIS. Cara importnya sama seperti proses import Pasien.
Berikut ini adalah contohnya:

Setelah data disiapkan, anda bisa langsung mengimportnya dengan klik “Import dari Excell”
pada form.

Lalu akan muncul form berikut ini, dan ikuti 2 step yang ada pada form tersebut, yaitu:
Step 1: Cari File Excell => cari file excell yang telah disiapkan tadi
Step 2: Import ke Database => proses import/memasukkan data excell ke database customer

Setelah di-open, maka akan tampil ke dalam tabel data yang siap untuk diimport:
Medical Information System 13

Jika anda klik “Import ke Database”, maka proses import langsung berjalan dan akan muncul
pesan berhasil ketika proses selesai.

Data Master Supplier

Data Master Kamar untuk Rawat Inap

Sebelum anda menginput data master Kamar, sebaiknya anda melakukan penginputan Item
Produk Jasa terlebih dahulu dengan menginput tarif kamar, karena data kamar akan
mengambil referensi tarif ke Item Produk Jasa.
Medical Information System 14

Data Master Grup Account

Grup Account berfungsi untuk mengelompokkan data account-account di bawahnya agar lebih
terstruktur., selain itu juga menentukan sifat account yaitu (+) Penambahan atau (-)
Pengurangan. Di dalam aplikasi yg diinstall, sudah ada sample data standar untuk group
account yg bisa langsung anda gunakan.

Data Master Account


Medical Information System 15

Account dibagi menjadi 2, yaitu :

1) Account Produk: digunakan untuk posting transaksi item produk, seperti penerimaan
pembayaran jasa klinik, penjualan apotek, dan pembelian stok obat & alkes.
2) Account Non-Produk: digunakan untuk posting account item non-produk seperti beban
operasional, beban gaji, setoran modal, dividen dan lain-lain.

Secara default, juga sudah ada data-data account standard dan bisa langsung anda gunakan
jika memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.

PENJELASAN :

Data master account yang diinput ke dalam aplikasi harus mengacu pada akun-akun standar
yang digunakan untuk laporan arus kas. Untuk lebih jelasnya lagi berikut ini merupakan
contoh susunan akun-akun yang dapat diterapkan dan juga menggambarkan hubungan antara
Account dengan Grup Account :

Group
Account

Account
Medical Information System 16

Keterangan :
• Pada contoh diatas, terdapat grup account yang memiliki sifat dengan tanda“+” artinya
menambah kas, dan sebaliknya tanda “-“ berarti mengurangi kas. Jadi tanda inilah
yang menjadi patokan anda dalam meninput group account apakah bersifat menambah
atau mengurangi kas, sehingga jika sebuah group account memiliki tanda “+” maka
seluruh anak accountnya akan berkontribusi untuk penambahan kas.
• Untuk grup PENAMBAHAN MODAL (01), KEWAJIBAN (07) dan PENGAMBILAN PROFIT
(08) merupakan arus/aliran kas pada kegiatan pendanaan dan investasi.
Sedangkan grup PENERIMAAN (02), BEBAN POKOK PENJUALAN (03) dan BEBAN LAIN-
LAIN (04) termasuk pada arus kas kegiatan operasional.
• Untuk penamaan kode account, sebaiknya harus terstruktur agar mudah dibaca dan
dikenali. Misalnya kode group account adalah 01, maka untuk kode accountnya harus
mengikuti format 01xx, contohnya 0101, 0102, 0103, dan seterusnya s/d 0199. Jika
jumlah account ratusan maka format account menjadi 01xxx, sesuaikan saja dengan
kebutuhan anda.
• Dari contoh di atas, misalnya jika hanya account PENERIMAAN dan BEBAN (BEBAN
POKOK PENJUALAN dan BEBAN LAIN-LAIN) saja yang anda input ke dalam sistem,
maka fungsi laporan bisa berubah menjadi laporan Laba Rugi.
Medical Information System 17

Data Master Grup Produk

Produk memiliki Grup yang fungsinya untuk membuat data produk lebih terstruktur dan
terklasifikasi dengan baik.

Ada 3 jenis produk yaitu :

1) Retail: Produk yang siap untuk langsung dijual atau bisa digunakan sebagai bahan baku
untuk produk racikan, produk retail ini memiliki informasi stok yang akan diinput secara
detail pada data master Item Produk.
2) Racikan: Produk yang melalui proses produksi terlebih dahulu sebelum dijual dengan
menggunakan bahan baku dari produk retail. Produk racikan tidak memiliki stok, karena
stok yang digunakan adalah stok bahan baku racik dari produk retail.
3) Jasa: Produk yang berbentuk layanan seperti pemeriksaan/tindakan medis, konsultasi atau
sewa kamar.

TIPS:

Pada master Grup Produk terdapat fitur untuk menginput pembagian profit, seperti fee dokter,
fee asisten dokter, fee saran dan fee alat terhadap layanan, tindakan atau obat yang diberikan
ke pasien.

Dalam menginput nama grup item produk, sebaiknya anda tentukan yang paling umum atau
tidak terlalu spesifik. Misalnya grup OBAT, ALKES, KAMAR, TINDAKAN dst.

Namun anda pun boleh saja mengisi dengan sedikit menjurus produk tertentu, misalnya OBAT
GENERIK, OBAT ANAK, KAMAR BERSALIN dll.

Untuk menampilkan data Grup yang telah diinput klik View.


Medical Information System 18

Data Master Item Produk


Medical Information System 19

View data master Item Produk :

Produk Retail

Selain menginput harga jual dan HPP, jika item merupakan jenis retail, maka anda bisa
langsung memasukan stok terkini melalui form ini, tapi bisa anda abaikan dulu jika anda tidak
memiliki data stok saat ini dan anda bisa menginputnya kemudian. Pada produk retail, stok
terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :

1) Stok Toko; yaitu stok yang berada di depan (apotek), artinya stok tersebut dapat
langsung digunakan untuk transaksi penjualan.
2) Stok Gudang; yaitu stok yang tidak bisa langsung digunakan dalam transaksi penjualan,
dimana untuk dapat digunakan transaksi, maka stok harus di-mutasi-kan dulu dari Gudang
ke Toko melalui form Transaksi Mutasi.

Di dalam implementasinya anda tidak harus menggunakan stok Gudang, anda cukup
menggunakan stok Toko saja untuk memudahkan pengelolaan stok.

Produk Racikan

Dalam menginput produk racikan hampir sama seperti produk retail, namun anda tidak perlu
menginput stok. Karena stok akan menggunakan stok produk retail yang menjadi
komposisinya melalui form “Edit Komposisi (akan dijelaskan kemudian).

Produk Jasa

Berbeda dengan 2 jenis produk sebelumnya, produk jasa ini berbentuk pelayanan yang ada
dalam klinik anda. Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa produk saja bisa berupa
konsultasi, pemeriksaan medis, kamar dll. Khusus untuk produk pemeriksaan medis, anda
harus menentukan apakah pemeriksaan medis tersebut memerlukan laporan medis atau tidak,
seperti Medical Check Up, Radiology dan sejenisnya. Jika memiliki laporan medis maka anda
harus menginput komposisi pemeriksaan medis apa saja yang ada di dalamnya melalui form
“Edit Komposisi Paket Produk Pemeriksaan Medis” (akan dijelaskan kemudian).
Medical Information System 20

Data master Item Produk bisa juga diinput melalui metode Import dari template file Excell,
caranya sama dengan metode import Pasien dan Perusahaan. Namun untuk templatenya anda
harus menggunakan file IMPORT_ITEM.xls yang juga berada di folder hasil instalasi atau
secara default di C:\Program Files\MIS

Di dalam file IMPORT_ITEM.xls terdapat kolom Kode_Group_Item yang harus diisi, oleh
sebab itu anda harus menginput data master Group Produk terlebih dahulu agar nantinya data
produk bisa terhubung dengan groupnya.

Data Master Item Non Produk

Transaksi nantinya juga bisa mencatat pengeluaran dan penerimaan kas selain dari transaksi
penjualan dan pembelian. Seperti beban listrik, beban telepon, beban gaji dll.

Data Master Pemeriksaan Medis

Selain data master yang berhubungan dengan transaksi, adapun data master pemeriksaan
medis yang nantinya akan diolah menjadi laporan medis untuk diberikan ke pasien/perusahaan
member, seperti laporan Medical Check Up. Data master ini tentu saja berhubungan dengan
data medis yang telah distandarisasikan di dunia kedokteran.

Sebagai saran untuk anda, buatlah list terlebih dahulu data pemeriksaan apa yang ada pada
klinik anda, misalnya anamnesa, laboratory, radiology, dll, lalu 1 tingkat di bawah anamnesa
misalnya kebiasaan hidup,, lalu 1 tingkat dibawah kebiasaan hidup misalnya merokok, alkohol
dll. Secara umum ada 3 struktur tingkatan data master pemeriksaan medis sbb :

Grup Pemeriksaan

Sub Group Pemeriksaan

Detail Pemeriksaan

General Report Sub Report


Medical Information System 21

Laporan medis dibagi menjadi 2 jenis laporan yaitu :

1) General Report: Laporan medis yang berisi hasil pemeriksaan secara umum dari seluruh
pemeriksaan yang dilakukan dan tidak berupa data spesifik.
2) Sub Report: Laporan medis dalam bentuk rincian detail hasil pemeriksaan medis, dimana
terdapat perbandingan hasil pemeriksaan dengan nilai rujukan, sehingga secara otomatis
dapat diketahui apakah hasil pemeriksaan tersebut normal atau abnormal.

Data Master Grup Pemeriksaan :

Data Master Sub Group Pemeriksaan :


Medical Information System 22

Data Master Detail Pemeriksaan :

Untuk nilai desimal gunakan koma “,”

Data field Sub Report inilah yang menentukan apakah


detail pemeriksaan akan masuk ke dalam General Report
atau Sub Report.

Jika diisi dengan “Yes” maka merupakan sub report, dan


anda harus mengisi detail nilai rujukan yang ada

Kesimpulan hasil pemeriksaan pada Sub Report dapat anda tampilkan pada General Report,
caranya inputlah sebuah pemeriksaan dengan nama “Hasil” pada data master Sub Group
Pemeriksaan medis, lalu untuk kolom Sub Report anda pilih “No” karena akan dimasukkan
ke dalam General Report.
Medical Information System 23

Edit Pilihan Hasil MCU :

Anda bisa menginput jawaban/entri hasil disini. Ini akan membantu mempercepat proses input
hasil pemeriksaan medis, karena sudah ada templatenya.

Data Master Daftar Penyakit :


Untuk kemudahan dalam penginputan dan pengelompokan penyakit saat proses pasien, maka
perlu dilakukan input data master daftar penyakit.

Data Master HR :

MIS juga dilengkapi dengan fasiltas sederhana untuk pengelolaan gaji pegawai.
Untuk mengaksesnya silahkan klik menu HR, disana terdapat 2 sub menu Input Pegawai dan
Proses Payroll.

Input Pegawai
Tahap awal yang perlu dipersiapkan adalah anda harus menginput data master Pegawai
terlebih dahulu melalui menu Master > Input Data HR > Input Pegawai. Isilah data
pegawai dengan lengkap sampai pada basic informasi payroll yang nantinya berguna sebagai
dasar proses penggajian pegawai setiap bulannya.
Medical Information System 24

Proses Payroll
Pada Aplikasi Niaga proses penggajian/payroll dilakukan setiap bulannya mengikuti standard
perusahaan pada umumnya. Untuk memprosesnya ikutilah langkah berikut ini:
 Klik menu Master > Input Data HR > Proses Payroll. (atau bisa juga dari form Input
Pegawai klik View)
 Lalu akan muncul form View Data Pegawai.

 Klik tombol “Proses Payroll”.


Medical Information System 25

 Masukan Bulan penggajian:

 Masukan Tahun penggajian:

 Klik OK untuk memproses Payroll pada bulan dan tahun yang dipilih.

 Selanjutnya akan muncul form pengeditan data payroll dengan dilengkapi fasilitas
pencetakan Slip Gaji dan Laporan Gaji Pegawai.

Selain dari Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap yang sudah diinput pada data master Pegawai,
pada form ini ada berbagai Tunjangan Tidak Tetap dan Uang Lembur yang bisa anda edit
langsung pada tabel Payroll.

 Setelah data payroll disiapkan, selanjutnya anda bisa mencetak Slip Gaji dan juga Laporan
Payroll untuk periode yang sedang ditampilkan.
Medical Information System 26

Slip Gaji:

Laporan Payroll :

Perlu diketahui, total beban gaji tidak otomatis masuk dalam perhitungan Arus Kas, jadi anda
perlu menginput secara manual nilai nominalnya ke dalam account Beban Gaji melalui
transaksi Arus Kas Non-Produk.
Medical Information System 27

EDIT DATA
Data master yang telah diinput ada beberapa yang masih perlu diolah kembali, sebagai contoh
misalnya paket produk jasa medis yang masih perlu diinput item pemeriksaan apa saja yang
ada di dalamnya, atau ada juga obat racikan yang masih perlu diinput komposisi dan takaran
obat di dalamnya. Selain itu bisa juga data produk yang telah diinput mungkin perlu diedit
kembali harga atau stoknya.

Edit Harga dan Stok Produk

Pengeditan harga dan informasi barang, untuk 3 jenis produk Retail, Racikan dan Jasa dapat
dilakukan pada form ini.

Anda dapat mencari nama item atau kode barang, melalui kotak pencarian, dan untuk
tampilan produk pada tabel juga diklasifikasikan berdasarkan jenisnya.
Medical Information System 28

Edit Komposisi Paket Produk Jasa dengan Pemeriksaan Medis

Setiap produk jasa pemeriksaan medis yang memiliki laporan medis, harus diinput
komposisinya pada form ini. Komposisi merujuk pada data grup pemeriksaan medis yang telah
anda input sebelumnya. Anda cukup memilih produk pada sisi kiri dan memasukan daftar
pemeriksaan apa saja melalui tombol “Tambah” pada sisi kanan, maka akan muncul form ini :

Dengan memasukan komposisi detail pemeriksaan, maka ini akan membedakan antar paket
produk jasa medis yang ada di klinik anda.

Komposisi ini akan menjadi referensi ketika anda akan menginput hasil pemeriksaan medis,
dimana data pemeriksaan yang akan tampil pada form hasil medis nantinya adalah data-data
yang telah anda setting di form ini.
Medical Information System 29

Edit Komposisi Produk Racikan

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa produk racikan tidak memiliki stok melainkan
mengambil stok langsung dari produk retail yang menjadi komposisinya. Caranya mirip seperti
anda menginput paket jasa medis, hanya saja disini yang anda pilih adalah produk retail dan
juga berapa jumlah stok yang digunakan. Ketika nanti anda melakukan transaksi penjualan
untuk produk racikan ini, maka stok retail akan berkurang sesuai jumlah yang telah anda input
disini.

Selain itu perlu diketahui, bahwa harga jual yang digunakan untuk obat racikan adalah dengan
cara menjumlahkan harga jual dari tiap item yang ada dalam komposisinya, lalu totalnya akan
ditambah dengan Tuslag. Proses penjumlahan ini akan dilakukan secara otomatis saat anda
melakukan penambahan atau penghapusan komposisi item racikan.
Medical Information System 30

TUGAS
Semua kegiatan operasional pada klinik dan apotek akan dilakukan melalui menu Tugas ini,
seperti Transaksi dan Pendaftaran Klinik.

Pendaftaran Klinik
Berikut ini adalah alur proses pendaftaran klinik yang dapat dijalankan melalui sistem :

Form Pendaftaran Klinik :

Form pendaftaran ini digunakan untuk melakukan registrasi baik rawat jalan maupun rawat
inap. Dengan adanya data pendaftaran ini, maka proses antrian pasien akan terpantau dengan
mudah, dan data ini akan dijadikan dasar proses pasien selanjutnya, misalnya untuk dilakukan
tindakan tertentu ataupun nanti saat dilakukan pembayaran di kasir.
Medical Information System 31

View data pendaftaran yang telah diinput :

Pilihlah data pendaftaran yang telah diinput, lalu anda dapat memproses pasien dengan klik
tombol Proses Pasien di bawah. Selain itu anda juga dapat melihat informasi Riwayat Medis
dan membuat Surat Keterangan Dokter jika diperlukan.

Proses Pasien :

Input bisa dipilih menggunakan Kode Item atau Barcode, atau


bisa juga klik tombol Search untuk cari berdasarkan nama obat

Shortcut langsung menuju ke form transaksi kasir


untuk pembayaran total biaya pasien (closing)
Medical Information System 32

Ketika anda melakukan penginputan item baik item obat maupun jasa/tindakan, maka anda
akan diminta untuk menginput Dokter yang memberikan resep atau yang melakukan tindakan.
Khusus penginputan jasa/tindakan disertai juga dengan penginputan asisten dokter (jika ada).

Input dokter yang meresepkan obat:

Input dokter dan asisten yang melakukan tindakan:

Jika kita ingin melihat inputan dokter/asisten yang telah diinput, silahkan di-scroll ke kanan
pada tabel item detail, dimana anda dapat melihat ID Dokter dan ID Asistennya.

Penginputan dokter dan sisten ini bertujuan untuk memberikan informasi yang lebih detail,
karena dalam perawatan pasien bisa jadi akan dilakukan tindakan lebih dari 1 dokter dan
asisten. Selain itu juga akan menentukan fee yang akan diterima oleh dokter dan asisten
tersebut, yang bisa dilihat pada laporan kontribusi dan fee.
Medical Information System 33

Pada form ini, jika anda input berupa item jasa yang
memiliki laporan pemeriksaan medis, maka tombol “Input
Laporan Medis” akan otomatis muncul, dan anda bisa
langsung melakukan penginputan hasil pemeriksaan medis
disini. Namun ada cara lain yaitu dengan melalui menu
Informasi > Hasil Pemeriksaan Medis, cara input
laporan medis ini akan dijelaskan kemudian (pada bagian
lain).

Registrasi Rawat Inap :

Untuk menginput rawat inap sangat mudah, pada pojok kanan atas form Proses Pasien
terdapat kotak isian Rawat Inap, silahkan anda masukan data-data yang ada lalu klik tombol
“Check-In” untuk memulai Inap yang artinya pada saat itu pasien sudah masuk ke kamar yang
dimaksud.

Program akan otomatis menginputkan tagihan item kamar ke dalam produk jasa seperti
gambar berikut :

Untuk proses check-out anda cukup mengisi Tanggal Out dan menekan tombol “Check-Out”,
maka otomatis informasi tanggal in dan out akan masuk ke kolom Deskripsi Item pada item
Medical Information System 34

Kamar yang ada di list produk Jasa yang telah diinput sebelumnya. Seluruh biaya ini nanti
akan ditagihkan melalui transaksi pembayaran klinik kepada pasien/penjamin.

Pembayaran Deposit :

Jika selama proses pendaftaran atau perawatan pihak pasien melakukan pembayaran deposit,
maka anda bisa menginput pembayaran tersebut pada form Proses Pasien, dimana disana
anda dapat meng-klik tombol “Bayar Deposit”, selanjutnya akan muncul form seperti di atas.
Masukkan jumlah Dibayar dan tekan Bayar. Setelah itu otomatis akan muncul tampilan
Kwitansi Deposit yang siap dicetak.

History Pembayaran Deposit :

Untuk melihat seluruh pembayaran deposit yang telah dilakukan, dapat anda lihat
informasinya melalui tab “History Sub Pembayaran Deposit”, dan disini pun anda dapat
mencetak ulang kwitansi deposit jika diperlukan.
Medical Information System 35

Surat Keterangan Dokter :

Kembali ke form View Pendaftaran, pada bagian bawah form terdapat fitur atau tombol untuk
membuat “Surat Keterangan Dokter”.
Medical Information System 36

Surat Rujukan :

Pada form View Pendaftaran, juga terdapat fitur untuk membuat “Surat Rujukan”.
Medical Information System 37

Transaksi
Semua kegiatan transaksi dilakukan melalui form berikut ini. Ada beberapa pilihan jenis
transaksi yang bisa anda buka sebagai berikut.

Klik “Buka” untuk membuka transaksi dan “View” untuk melihat data transaksi yang telah
diinput.

Penerimaan Pembayaran Klinik :

Setelah serangkaian proses pendaftaran, pemeriksaan atau perawatan pasien telah selesai
dilakukan, selanjutnya adalah proses pembayaran klinik.

Yang perlu anda lakukan pertama kali adalah menginput Posting Account untuk transaksi.
selanjutnya menginput No. Pendaftaran, dengan cara menekan tombol cari pada kotak
referensi pendaftaran. Lalu pilih pendaftaran yang dimaksud dari list yang ditampilkan,
selanjutnya klik “OK”.
Medical Information System 38

Kembali ke form transaksi, disana akan muncul tombol “Import Data Item ke Transaksi”
yang fungsinya adalah untuk memasukan seluruh data obat dan tindakan yang telah diinput
sebelumnya dari proses pendaftaran. Klik tombol import tersebut dan data-data akan otomatis
terinput ke dalam list Detail Transaksi. Ini akan memudahkan kasir di dalam menginput
transaksi.

Isilah jumlah Dibayar sesuai dengan jumlah uang yang dibayarkan oleh pihak pasien. Apabila
pasien sudah melakukan pembayaran deposit sebelumnya (pada saat pendaftaran), maka
jumlah deposit akan terinput otomatis ke kotak isian Dibayar. Tapi perlu diingat, bahwa nanti
yang anda input ke kotak Dibayar adalah jumlah deposit + jumlah pembayaran saat itu.
Agar tidak rancu, sistem akan otomatis membuat keterangan pada kwitansi bahwa jumlah
dibayar sudah termasuk pembayaran deposit sebesar sekian.

Masih mengenai pembayaran, perlu diketahui bahwa metode pembayaran ada 2 jenis yaitu :

1) Lunas: pembayaran sesuai yang ditagihkan, baik dengan tunai, kartu debit ataupun kredit.
2) Piutang: pembayaran tidak dilakukan saat itu sehingga menjadikan status transaksi
menjadi Piutang. Anda perlu menginput tanggal jatuh tempo sebagai informasi penagihan.
Metode tagihan ini biasanya digunakan untuk pasien yang memiliki kerjasama dengan
asuransi atau pasien dari perusahaan/corporate yang menjadi member di klinik anda.

Untuk pembayaran yang tidak dibayarkan secara penuh/sebagian dari total yang semestinya
dibayar ini tetap merupakan metode pembayaran dengan jenis Tagihan, sebagai contoh
misalnya total biaya Pasien A yang merupakan member asuransi adalah 2 juta, namun yang
dicover asuransi 1,5 juta. Maka pasien harus membayar cash sebesar 500rb tunai. Cara untuk
menginputnya ke dalam transaksi pada aplikasi adalah anda cukup memasukkan nilai ke kotak
Dibayar sebesar 500.000, maka jika transaksi sudah disimpan yang akan tercetak adalah
kwitansi untuk pembayaran 500rb dan faktur tagihan 1,5 juta yang harus ditandatangani
pasien untuk ditagihkan ke pihak asuransi.

Penerimaan Penjualan Apotek :

Input bisa dipilih menggunakan Kode Item atau Barcode, atau


bisa juga klik tombol Search untuk cari berdasarkan nama obat

Klik tombol ini untuk menginput pembayaran non-tunai,


misalnya dengan kartu debit atau kredit
Medical Information System 39

Jenis transaksi ini berfungsi untuk melakukan penjualan umum obat/alkes di apotek saja, dan
tidak berhubungan dengan pelayanan klinik seperti jasa pemeriksaan/tindakan medis.

Mengenai pembayaran tersedia pembayaran dengan cara non-tunai, misalnya dengan kartu
debit dan kredit. Caranya dengan klik tombol “Bayar Non-Tunai” lalu silahkan input data kartu
yang digunakan untuk transaksi tersebut, contoh sbb:

Penginputan pembayaran harus dilakukan setelah semua item diinput.

Order Pembelian (Create PO) :

Aplikasi ini dilengkapi dengan pembuatan dokumen order pembelian barang atau lebih dikenal
dengan istilah PO (Purchase Order). Fungsinya adalah untuk membuat pesanan sejumlah
barang (obat/alkes) ke supplier. PO ini nanti akan digunakan sebagai referensi input pada saat
transaksi pembelian.
Medical Information System 40

Pembelian Produk & Bahan Baku :

Transaksi pembelian atas produk retail seperti obat/alkes dl) dapat dilakukan melalui form ini.
Transaksi dapat dilakukan berdasarkan PO yang telah dibuat sebelumnya atau dapat juga anda
langsung input.

Jika berdasarkan PO, maka anda harus menginput No. PO dengan cara mencari dari daftar PO
yang telah diinput. Tekan tombol cari , lalu pilih PO yang dimaksud dan tekan “OK”.
Kembali ke form transaksi, selanjutnya anda perlu memilih alokasi barang apakah ke Toko
atau ke Gudang, mengenai stok Toko dan Gudang ini telah dibahas sebelumnya.

Untuk pembayaran ada 2 metode :


1) Lunas: pembayaran langsung dilunasi.
2) Hutang: dengan cara hutang ke supplier.

Opsional:
Setelah anda melakukan transaksi atas pembelian obat dari supplier, ada baiknya anda
lakukan juga update tanggal expired dari obat tersebut melalui form Edit Informasi Harga dan
Stok Produk. Lalu cari dan edit tanggal expired dari obat-obatan yang telah dibeli tersebut.
Medical Information System 41

Transaksi Arus Kas Non Produk :

Selain transaksi yang berhubungan dengan produk, anda bisa melakukan transaksi atas segala
sesuatu yang bersifat mengurangi atau menambah kas. Misalnya menginput beban listrik, air,
telepon, dan beban-beban operasional lainnya. Atau menginput Setoran Modal, Dividen dan
lain-lain. Dengan begitu keadaan kas akan tetap terkontrol dan laporan yang disajikan akan
menggambarkan keadaan kas yang riil.

Saran untuk anda, dalam hal input beban operasional dapat dilakukan sekali saja untuk
seluruh beban dalam 1 transaksi, misalnya pada akhir bulan. Tujuannya adalah untuk
meringkaskan data transaksi.

Koreksi Stok :
Medical Information System 42

Koreksi stok dilakukan jika terjadi retur, kesalahan transaksi, pemakaian barang diluar
transaksi atau kerusakan barang.

Mutasi Stok :

Mutasi stok dilakukan untuk jika terjadi pemindahan stok dari Gudang ke Toko atau pun
sebaliknya.

Edit Input untuk seluruh jenis Transaksi :

Ketika anda menginput item detail transaksi, kebetulan anda salah memasukan data seperti
salah input jumlah, diskon dll atau anda ingin mengubah harganya. Maka untuk mengeditnya
anda bisa men-double-click item yang dimaksud, maka otomatis form Edit Input akan muncul
sebagai berikut :

Double Click
Medical Information System 43

View Transaksi (melihat seluruh transaksi yang telah diinput) :

Anda dapat melakukan pengelolaan terhadap transaksi yang diinput melalui form View
transaksi ini. Seperti pembayaran piutang/hutang, mencetak dokumen, mengedit informasi
transaksi lainnya.

Transaksi yang telah diinput tersebut tidak dapat dihapus, dan untuk detail transaksinya pun
tidak bisa diedit. Jika anda melakukan kesalah atas input transaksi maka anda bisa mengubah
statusnya menjadi cancel, dengan memilih transaksi yang dimaksud lalu ke kolom Status dan
ubah menjadi “CANCEL”.

Perhatian! Jika transaksi yang dicancel mengandung stok retail atau racikan maka anda harus
melakukan koreksi atas stok tersebut secara manual melalui transaksi koreksi. Untuk koreksi
transaksi penjualan anda harus lakukan koreksi penambahan stok karena stok telah berkurang
akibat transaksi penjualan tersebut, dan sebaliknya untuk koreksi transaksi pembelian adalah
koreksi pengurangan stok.

Pembayaran Piutang/Hutang :
Medical Information System 44

Pembayaran piutang/hutang dapat anda lakukan pada form View melalui tombol “Pembayaran
Piutang” untuk transaksi penjualan dan “Pembayaran Hutang” untuk transaksi pembelian.

Cara pembayaran piutang/hutang mirip dengan cara pembayaran deposit, dengan mengisi
jumlah dibayar dan klik Bayar.

Jika pembayaran sudah lunas, maka otomatis akan mengubah status transaksi dari
piutang/hutang menjadi lunas.

History Pembayaran Piutang/Hutang :

Pada tab ini anda bisa melihat history pembayaran yang telah dilakukan.
Medical Information System 45

INFORMASI
Data yang telah diinput dapat sewaktu-waktu diakses atau dapat diolah kembali untuk
kebutuhan tertentu. Pada menu Informasi ini akan memudahkan anda untuk mengakses
informasi tertentu untuk dicetak maupun diedit kembali.

Hasil Medical Check Up


Data Pendaftaran untuk Entri Hasil Pemeriksaan Medis/MCU :

Informasi yang tampil diatas adalah data Pendaftaran yang di dalamnya terdapat item Jasa
Pemeriksaan Medis. Tentu saja ini akan memudahkan staf medis untuk mengakses data
pendaftaran yang akan diinput hasil pemeriksaan medisnya.

Pada bagian sebelumnya telah disampaikan untuk menginput laporan medis ini bisa melalui
form Proses Pasien dan melalui form Entri ini. Tinggal anda pilih saja melalui cara mana yang
paling mudah bagi anda.

Untuk menginput hasil pemeriksaan anda pilih pendaftaran yang dimaksud, lalu klik tombol
“Input Laporan Medis” maka akan muncul form Hasil Pemeriksaan dibawah ini.
Medical Information System 46

Input Hasil Pemeriksaan :

Perlu anda ketahui, daftar tampilan item pemeriksaan yang muncul pada tabel ini
menyesuaikan dengan komposisi paket jasa medis yang sudah anda set dari awal (lihat
pembahasan Edit Komposisi Paket Produk Jasa dengan Pemeriksaan Medis).

Pada form ini anda dapat langsung menginput hasil pada kolom Hasil Pemeriksaan. Form ini
juga dilengkapi filter data berdasarkan Group, Sub Group atau Nama Pemeriksaan tertentu,
bisa juga menampilkan hanya hasil yang normal, abnormal atau hasil yang belum dan sudah
diisi. Intinya akan memudahkan staf medis dalam menginput data pemeriksaan yang
dimaksud.

Di bagian bawah tabel hasil terdapat kotak Pilih Hasil yang berfungsi untuk mempercepat
penginputan, dimana anda tinggal memilih jawaban hasil dari template yang sudah ada.

Untuk laporan medis nantinya tidak hanya menampilkan laporan pemeriksaan saja, namun
selain itu juga ada lembaran cover. Di dalam cover tersebut terdapat team Dokter yang
memeriksa dari tiap jenis pemeriksaan yang ada. Untuk menginputnya anda dapat anda
lakukan pada bagian paling bawah form ini, yaitu nama dokter dan asisten pemeriksa
(optional).

Di samping itu, pada form ini juga terdapat fungsi untuk menambah dan menghapus item
pemeriksaan, ada 3 macam tombol di pojok bawah kanan form diantaranya :

• Tambah: untuk menambah item pemeriksaan


• Hapus: untuk menghapus satu item pemeriksaan yang dipilih
• Hapus Data Kosong: menghapus semua item pemeriksaan yang kolom hasilnya tidak diisi
atau kosong, ini sangat direkomendasikan karena jika data kosong dibiarkan akan
berpengaruh terhadap kapasitas database dan performa aplikasi. Tentunya ini dapat anda
lakukan setelah anda telah mengisi seluruh hasil pemeriksaan.
Medical Information System 47

Hasil pemeriksaan medis yang telah diinput dapat langsung dicetak melalui form ini dengan
klik tombol “Cetak Laporan Medis” :

Pilih bagian laporan yang akan dicetak :

Reports Cover :
Medical Information System 48

Personal Identity :

General Medical Report :


Medical Information System 49

Sub Report :

Riwayat Medis
Anda dapat mencetak informasi diriwayat medis pasien setiap saat, terutama biasanya ketika
pasien akan berobat :
Medical Information System 50

Agar informasi dalam riwayat medis ini selalu terpenuhi, maka anda harus selalu menginput
kotak Kesimpulan hasil diagnosa pada form Proses Pasien.
Medical Information System 51

Status Kamar Rawat Inap

Informasi ini dibutuhkan ketika akan melakukan booking ruangan rawat inap, ada kalanya
sebelum registrasi, pasien ingin menanyakan terlebih dahulu kamar yang kosong/available.

Daftar Transaksi Non-Tunai

Pada form ini anda dapat melihat daftar pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan
kartu debit dan kredit (non-tunai).
Medical Information System 52

DOKUMEN BERJALAN
Seperti yang telah dijelaskan di awal, bahwa sistem akan mengeluarkan dokumen berjalan
seperti kwitansi, faktur, tanda terima dan sebagainya. Berikut ini adalah tampilannya.

Kwitansi Pembayaran Lunas :

Nota Pembayaran :

Kwitansi dan nota menggunakan kertas ukuran A5 (setengah A4) dengan orientasi landscape,
yang biasanya menggunakan kertas continuous form pada printer dotmatrix. Printer saat ini
yang umum digunakan seperti Epson LX300 atau LX310.
Medical Information System 53

Struk Pembayaran (alternatif bukti pembayaran selain Nota Pembayaran) :

Struk menggunakan kertas roll seperti umumnya digunakan pada minimarket, yang dapat
menggunakan printer kecil seperti Epson u220 dengan ukuran lebar kertas 75 atau 76mm

Kwitansi Pembayaran Deposit :


Medical Information System 54

Kwitansi Sub Payment (untuk pembayaran tagihan dengan cara cicilan) :

Faktur :
Medical Information System 55

Faktur Tagihan Gabungan per Instansi Corporate/Asuransi :


Medical Information System 56

LAPORAN
MIS memiliki berbagai macam laporan yang siap pakai seperti laporan keuangan, persediaan,
payroll sampai dengan laporan medis untuk perusahaan.

Setiap kali ingin melihat laporan, biasanya anda akan diminta untuk memasukan filter data
berdasarkan tanggal periode yang anda inginkan sbb:

Atau bisa juga berdasarkan periode buka dan tutup buku sbb:

Laporan Keuangan

Laporan keuangan berisi berbagai macam bentuk laporan yang menggambarkan kondisi
keuangan klinik dan apotek anda, seperti arus kas, laba rugi dll. Dilengkapi juga dengan
laporan kontribusi dan fee, dimana anda dapat melihat rekap fee dari seluruh tenaga medis
baik dokter mapupun asisten dokter berdasarkan kontribusi mereka selema periode tertentu.
Medical Information System 57

Laporan Arus Kas (Cash Flow):

Laporan Laba Rugi :


Medical Information System 58

Laporan Rekapitulasi Transaksi (General Ledger) :

Model Summary

Model Rinci

Selain GL per periode, anda juga bisa melihat laporan GL berdasarkan tanggal awal dan akhir
yang bebas anda tentukan sendiri.
Medical Information System 59

Laporan Kasir (Kas Masuk):

Laporan Profit :
Medical Information System 60

Laporan Transaksi Non-Tunai

Laporan Kontribusi dan Fee :


Medical Information System 61
Medical Information System 62

Laporan Persediaan

Laporan Persediaan Gudang & Toko:


Medical Information System 63

Laporan Stok Opname:

Laporan Stok Warning (jika sudah kurang dari stok minimal):

Laporan Stok Expired:


Medical Information System 64

Daftar Seluruh Obat & Alkes:

Laporan Klinik

Laporan UPK (Pasien Pengunjung):

Laporan Penyakit (10 Terbanyak):


Medical Information System 65

Laporan Payroll

Pada pembahasan data master HR sebelumnya sudah dijelaskan mengenai bentuk Laporan
Payroll dan Slip Gaji. Untuk itu, pada bagian ini akan tidak dibahas kembali. Sedangkan untuk
bentuk laporan daftar pegawai bentuknya sebagai berikut:

Laporan Medis Perusahaan

Adapun laporan rekapitulasi MCU penunjang untuk analysis kesehatan karyawan bagi
perusahaan member. Ini bisa menjadi nilai tambah bagi klinik anda.
Medical Information System 66

Rekapitulasi MCU standard & cross-tab :


Medical Information System 67

Rekapitulasi MCU per diseases (penyakit) :

Top list diseases, contoh :


Medical Information System 68

Diseases per department, contoh :


Medical Information System 69

KONFIGURASI SISTEM

Mengubah Regional dan Setting Format ke Indonesia


Sebelum menjalankan MIS, anda harus mengubah regional setting di Windows menjadi
Indonesia, dengan cara :
 Masuk ke Control Panel
 Pilih/double klik Regional and Language Options
 Lalu untuk pilihan Standard and formats, pilih Indonesia

 Klik OK.

Setting Compatibility (Khusus Windows 7)

 Jika muncul runtime error pada saat menjalankan MIS di Windows 7 (terutama versi 64 bit),
berarti anda perlu melakukan setting Compatibility. Caranya dengan klik kanan pada file
MIS.exe di folder hasil instalasi dan lakukan setting sebagai berikut:

 Centang pada “Run this program in compatibility mode for”


 Dan pilihlah Windows XP (Service Pack 3)
 Lalu centang juga pada “Run this program as an administrator”
 Klik OK
Medical Information System 70

Setting Lokasi Database

Setting lokasi database secara default mengacu ke folder C:\Program Files\MIS


Jika anda menggunakan Windows XP atau Windows 7 versi 32-bit maka tidak perlu mengubah
settingan tersebut.

Namun jika anda menggunakan Windows 7 versi 64-bit maka aplikasi dan database akan
terinstall di C:\Program Files (x86)\MIS, sehingga anda perlu mengubah settingannya.

Untuk itu lakukanlah langkah berikut ini


 Jalankan software MIS
 Pada form login klik “Set Koneksi Database”

 Isilah lokasi database dengan C:\Program Files (x86)\MIS


Seperti contoh dibawah:
Medical Information System 71

Menghubungkan server dan client MIS pada Jaringan Komputer (LAN)


MIS dapat diinstall pada beberapa komputer yang saling
terkoneksi melalui jaringan atau LAN. Sebelum melakukan
konfigurasi, sebaiknya anda pastikan terlebih dahulu
bahwa jaringan sudah terkoneksi dengan baik.
Selanjutnya, langkah awal yang harus dilakukan adalah
menentukan salah satu komputer yang akan dijadikan
server MIS sebagai pusat database, dan komputer-
komputer lain nanti akan bertindak sebagai clientnya.

Untuk mengkonfigurasikannya anda perlu melakukan setting pada server dan client sebagai
berikut :

1) Setting Server

Pada sisi server anda harus melakukan sharing folder dimana program MIS diinstall.

Server Windows XP

Jika anda menggunakan Windows XP sebagai server, maka sebelumnya anda perlu
memastikan bahwa sistem tidak menggunakan Simple Sharing. Ini bisa anda cek melalui :
• Masuk ke Windows Explorer
• Klik Tools > Folder Options
• Lalu klik tab View, dan pastikan bahwa “Use simple file sharing” tidak tercentang
seperti gambar berikut :

• Klik OK

Selanjutnya anda bisa langsung melakukan sharing folder MIS yang secara default
terinstall di folder C:\Program Files\MIS

Langkah sharing foldernya adalah sebagai berikut:

 Klik kanan folder MIS, dan klik “Sharing and Security”


Medical Information System 72

 Selanjutnya akan muncul tampilan form MIS Properties sebagai berikut :

 Pilihlah option “Share this folder” lalu isi share name dengan MIS$
Tujuan menambahkan tanda $ pada MIS$ adalah agar ketika komputer server ini
diakses dari jaringan maka folder ini tidak akan kelihatan, sehingga lebih aman.

 Lalu klik tombol “Permission”, dan berikan akses allow Change pada user Everyone
seperti gambar di bawah.
Medical Information System 73

 Selanjutnya jika anda menggunakan file system NTFS maka anda harus melakukan
setting Security, dengan cara klik tab Security seperti gambar berikut. Lalu berikanlah
akses allow Modify pada user Everyone.

 Jika user Everyone tidak ada, maka anda harus menambahkannya dengan cara klik
tombol “Add”, lalu ketik “Everyone” dan klik OK.

 Lalu lakukan setting allow Modify seperti cara yang sudah dijelaskan di atas.
 Terakhir klik OK.
Medical Information System 74

Server Windows 7

Jika anda ingin menjadikan Windows 7 sebagai server MIS, maka ada setting sharing folder
yang harus dilakukan dan cara ini sedikit berbeda dengan cara di Windows XP (yang telah
dijelaskan sebelumnya), sebagai berikut:

 Cari folder hasil instalasi MIS, secara default ada di C:\Program Files\MIS tapi jika
versi Windows 7 64 bit biasanya akan berada di C:\Program Files (x86)\MIS
 Klik kanan folder MIS dan pilih properties, lalu klik tab Sharing.
 Selanjutnya untuk mengaktifkan sharing klik tombol “Advanced Sharing”.
 Lakukan setting dengan centang “Share this folder” lalu ketika Share name dengan MIS$
 Berikutnya klik tombol “Permissions” lalu berikan hak akses allow Change pada user
Everyone.
 Untuk tahapan tersebut silahkan lihat gambar berikut:

Setelah setting sharing folder, selanjutnya jangan lupa untuk melakukan setting Security,
dengan cara sebagai berikut.

 Masih pada form MIS Properties klik tab Security, lalu klik tombol Edit

 Cari user name Everyone, jika belum ada klik tombol Add
Medical Information System 75

 Lalu berikan permission user Everyone tersebut dengan Allow pada Modify, dan klik OK.

Setelah setting sharing folder dan security permission dilakukan, langkah terakhir yang
perlu dilakukan pada Windows 7 adalah mendisable password protected sharing, karena
jika statusnya ON, maka bisa menghalangi pengaksesan ke folder MIS di server, sbb:
 Klik start dan ketik: advanced sharing
 Lalu tekan Enter, maka akan muncul window Advanced Sharing Settings
Medical Information System 76

 Cari atau scroll ke bawah sampai menemukan Password protected sharing seperti
gambar di atas.
 Lalu pilih Turn off password protected sharing
 Simpan dengan klik tombol Save changes yg berada di bawah.

2) Setting Client

Setelah server dan jaringan sudah dikonfigurasikan dengan benar, selanjutnya adalah
mengkoneksikan komputer client ke server sebagai pusat database.

Caranya sebagai berikut:


 Jalankan software MIS
 Pada form login klik “Set Koneksi Database”

 Selanjutnya isi lokasi atau path server database MIS berada.

Panduan:
Ketiklah dengan format sbb:
\\nama_komputer_server\mis$
atau
\\ip_address_server\mis$

Contoh penulisannya sbb:


\\serverklinik\mis$
atau
\\192.168.0.1\mis$

 Klik OK dan cobalah untuk login, jika bisa masuk maka konfigurasi berhasil, namun jika
gagal anda perlu cek kembali settingannya.
Medical Information System 77

Setting Printer Kwitansi dan Nota


Ukuran kertas yang disarankan untuk mencetak kwitansi dan nota adalah ukuran A5 landscape
atau setengah ukuran A4.
Cara settingnya adalah sbb:
• Klik Start pada Windows dan klik Devices and Printers.
• Klik printer yang digunakan untuk print
• Klik menu Print server properties

• Buatlah form/ukuran kertas baru, misalnya dengan nama form Kwitansi dengan ukuran
Width 21,00 cm dan Height 14,8 cm seperti berikut ini:
Medical Information System 78

• Lalu klik Save Form dan Close


• Selanjutnya pilih dan klik kanan printer yang akan digunakan untuk cetak kwitansi/nota,
lalu klik Printing preferences

• Setelah itu pilih tab Paper/Quality dan klik tombol Advanced, dan lakukan setting Paper
Size dengan ukuran Kwitansi yang telah dibuat.

• Terakhir, klik tombol OK


Medical Information System 79

Backup Database
Untuk keamanan database, disediakan fasilitas untuk membackup database melalui menu
Sistem > Backup Database

Sebelum membuat backup anda sebaiknya membuat folder backup terlebih dahulu melalui
Windows Explorer di Windows. Tujuannya agar nantinya database backup akan disimpan di
folder tersebut.

Lakukanlah backup sesuai kebutuhan, seandainya jumlah transaksi yang diinput banyak
sebaiknya anda lakukan backup per hari. Selain itu disarankan database backup disimpan di
media lain/komputer lain selain komputer server, sehingga sewaktu-waktu terjadi masalah
dengan komputer server anda dapat merestorenya kembali.

Cara untuk melakukan restore database adalah sebagai berikut:


• Setelah komputer selesai diperbaiki dan Aplikasi MIS diinstal kembali, selanjutnya
lakukanlah copy-paste database backup ke folder hasil instalasi MIS yang secara default
berada di C:\Program Files\MIS
File database yang dimaksud bernama: mpasdb.mdb
Medical Information System 80

• Jika muncul pertanyaan konfirmasi untuk Replace File, klik Yes.


(Ini karena di dalam folder MIS juga terdapat file mpasdb.mdb)

• Selesai dan database telah direstore.


• Jika komputer ini merupakan server, lakukanlah sharing folder dengan cara yang sudah
dibahas di atas.

Demikianlah panduan dalam menggunakan software MIS dan jika anda memerlukan konsultasi
lebih lanjut silahkan hubungi team kami.

Terima kasih

(MIS 2015)