BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-

kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian.

Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana

untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai

rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu

strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai

standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun

rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan

waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat

yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat

dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan

perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci.

Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen Rapat.

Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang

termasuk dalam manajemen rapat itu.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi Rapat
 Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan

pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat

formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan

untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung

efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan

profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk

rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan

persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil

oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat

waktu tidak produktif di kantor.

Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan:

Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan

yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita

rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi

tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam

pikiran beberapa orang.

B. Arti Rapat dalam Organisasi

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun

demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena
 itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu

bagi pelaku bisnis.

Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari

berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang

tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada

aspek perusahaan.

Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan

keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan

rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu

yang tepat. Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk

merespon perkembangan.

C. Pertimbangan Penyelenggaraan Rapat

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan

tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu

tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun

agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Rapat adalah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Karena itu,

sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-

satunya cara terbaik untuk mencapai tujuan.

Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan perlu atau

tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek yang

akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo

atau dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan.

 Tidak setiap permasalahan yang timbul dalam suatu organisasi harus

diselesaikan melalui rapat. Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan

pada beberapa pertimbangan sebagai berikut:

1. Tujuan Rapat

Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap

permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu

diselenggarakan.

2. Ketepatan Waktu

Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk

membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak

menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.

3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan

Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya

rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat

ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting

tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan

alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.

4. Alternatif Selain Rapat

Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi.

Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan

lebih efisien.

D. Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat

 Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau

rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagai

informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi

“briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti

dengan pertanyaan dari peserta.

Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi,

analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini seringkali terdiri dari sesi tukar

pikiran tentang alternatif kebijakan yang perlu ditetapkan. Dalam rapat tipe ini,

peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pikirannya dalam suau

perdebatan.

E. Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat?

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta

tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya

diikuti oleh tujuh orang peserta.

Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula

komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.

Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa

orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan

dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang berarti jika tanpa

diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang berhubungan

dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka

ingatlah aturan ini, 8-18-1800:

 1. 8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih dari

8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan

lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.

2. 18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming) maka

bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan mencari

konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.

3. Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika

ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru,

maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800

orang atau lebih untuk rapat.

F. Agenda Rapat

Meskipun subyek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat

perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membaginya kepada

peserta beberapa hari sebelumrapat dilaksanakan.

Berikut ini contoh format agenda:

AGENDA

RENCANA RAPAT PERUSAHAAN

26 Maret 2012

Jam 10.00

Ruang Rapat Eksekutif

1. Presensi

2. Persetujuan agenda
 3. Persetujuan durasi waktu rapat

4. Laporan Pimpinan

5. Laporan Manajer

a. Pengembangan pasar

b. Produk baru

c. Keuangan

6. Pekerjaan yang tertunda

7. Pengembangan tugas

8. Pengumuman

9. Penundaan

G. Fungsi Rapat dalam Komunikasi

Penyelenggaraan rapat harus didasarkan pada perlu atau tidaknya suatu

persoalan untuk dirapatkan. Jika tidak, rapat hanya akan menyia-yiakan waktu,

dan dengan demikian, menghindarkan eksekutif dan manajer dari anggapan

bahwa setiapa rapat merupakan bagian dari fungsi kemampulabaan.

Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat.

Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari

berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan

yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan:

penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan.

Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai

dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan,

perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Antisipasi arus masuk informasi yang

 demikian cepat menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus

diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan

informasi yang cepat dan tepat.

H. Klasifikasi Sifat Rapat

Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: rapat yang baik,

rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.

Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis situasi rapat untuk

menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian, ditunjukkan cara

mengubahnya menjadi rapat yang baik.

Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

§ Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.

§ Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.

§ Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun

penerima informasi dari rapat.

§ Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi

tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.

§ Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang

memungkinkan.

§ Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang

direncanakan, dan memberikan kontribusi.

§ Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara tuntas.

§ Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.

I. Alasan Penyelenggaraan Rapat

Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat

dikemukakan sebagai berikut:

a. Untuk menerima laporan dari peserta rapat.

Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan

menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih

nyata dan mudah diingat. Lebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi untuk

menentukan langkah lanjut.

b. Untuk mencapai keputusan bersama.

Rapat ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan

pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan

oleh peserta rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui

sesuatu yang mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan

keputusan. Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan

keputusan rapat.

c. Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan.

Pada saat permasalahan teridentifikasi, diskusi kelompok menyumbangkan

wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Suatu solusi atau

cara bertindak yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat.

Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman,

informasi, dan wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak sebagai moderator

diskusi tanpa berupaya memihak pada peserta. Hasil terbaik akan diperoleh

melalui interaksi.

d. Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.

 Ide, program, dan keputusan baru merupakan “komoditas” yang dapat ditawarkan

kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiensi

dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima,

hal ini membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.

e. Untuk mencapai tujuan pelatihan.

Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, manajer yunior

dapat memperhatikan teknik yang digunakan oleh eksekutif perusahaan yang

lebih senior mencapai keputusan, memecahkan permasalahan, dan menyampaikan

informasi. Pemikiran harus disampaikan untuk pelatihan eksekutif yunior,

sementara mereka harus senantiasa mencatat penerapan kebijaksanaan dalam

pengambilan keputusan.

f. Untuk menyatukan pandangan yang berbeda.

Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat

dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan

yang kreatif dan dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan

meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan, hal tersebut dapat meluas

menjadi konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu terciptanya kesempatan

untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau

penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan pandangan tentang suatu

subyek.

g. Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi.

Cara ini merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat penting. Efektivitasnya

sangat ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai dan pembicara yang

mampu menjelaskan gambar dan statistik dengan baik.

 h. Untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang

mereka peroleh dari rapat.

Memo dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara seorang dengan yang

lain. Melalui presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan terjadi kesalahan dalam

pemahaman informasi dapat diperkecil atau bahwa dinetralisir. Dalam forum

rapat, audiensi dapat mengajukan pertanyaan untuk mendapat jawaban yang tepat

sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari.

J. Perencanaan Rapat

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta,

agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat

unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum

mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang

tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

§ Menentukan tujuan

Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara

terbaik untuk mencapai tujuan.

§ Memilih peserta rapat

Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan

kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus

mencerminkan tujuan rapat.

§ Menyusun agenda

Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku,

setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.

K. Persiapan Rapat

Persiapan rapat merupakan sembilan puluh persen dari keberhasilan rapat,

dan kesiapan rapat sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyelenggara yang

mengundang rapat.

Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn

rapat adalah, sebagai berikut:

1. Menyiapkan agenda rapat

2. Penyampaian undangan rapat lebih awal untuk memberikan waktu yang cukup

kepada peserta

3. Memastikan semua yang diundang dapat hadir

4. Memastikan kesiapan fasilitas

Rapat internal dapat dipersiapkan dalam waktu 15 menit. Agenda dapat

ditulis dengan pensil untuk kemudian diketik. Komunikasi melalui telepon dapat

dilakukan untuk meyakinkan bahwa waktu yang telah ditentukan tepat dan setiap

peserta dapat hadir. Semua aktivitas dapat dilakukan tanpa banyak menyita waktu.

L. Suasana Rapat

Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif, atau netral. Dalam suasana

yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan

minat peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam

suasana negatif hanya dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang

signitifikan. Sebaliknya, rapat yang didukung oleh suasan yang positif

 membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-

pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.

Faktor yang mendukung terciptanya suasana positif ialah tempat

penyelenggaraan rapat dan bobot materi rapat. Suasana positif merupakan paduan

antara penataan fisik dan perilaku peserta rapat. Suasana rapat mudah berubah

menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:

§ Pimpinan rapat datang terlambat

§ Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik

§ Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar

§ Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu

§ Peserta rapat datang terlambat

§ Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon

§ Peserta menunjukkan ketidaksiapan

Sebaliknya, suasana rapat yang positif ditentukan oleh pihak

penyelenggara yang mengundang rapat. Agar rapat berlangsung dengan baik,

pimpinan rapat harus meneliti semua persiapan dengan cermat. Disamping itu,

beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan untuk menciptakan suasana rapat yang

positif.

Melakukan pemeriksaan sebelum rapat dimulai jika ada sesuatu yang

meragukan peserta rapat. Jika keterlambatan penundaan dapat merugikan

efektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan untuk menghindari kekecewaan

peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal waktu.

§ Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh

peserta rapat.
 § Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus

menunggu kehadiran seluruh peserta rapat.

§ Memberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu

yang telah ditetapkan.

Suasana rapat harus kondusif dan menyenangkan. Peserta rapat dapat

bergurau untuk sekedar menyegarkan suasana selama tidak dilakukan dalam

rapat.Apabila gurauan dan ungkapan humor mewarnai suasana rapat, nilai rapat

sebagai sarana komunikasi bisnis mengalami degradasi yang serius.

M. Jumlah Peserta Rapat

Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat

diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja.

1. Presentasi

Presentasi merupakan komunikasi satu arah. Informasi disampaikan kepada

audiensi oleh pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilannya ditentukan oleh

cara penyajian presentasi: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir

presentasi. Jika penyajian presentasi lamban dan tidak menarik perhatian, tujuan

presentasi tidak tercapai. Sebaliknya, jika presentasi terlaksana dengan baik,

audiensi dapat memetik manfaatnya.

Jumlah peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini ditentukan berdasar fasilitas rapat

yang tersedia. Sepanjang setiap peserta dalam ruang rapat dapat melihat dan

mendengar presentasi dengan jelas, jumlah tersebut dapat dianggap sesuai.

 2. Rapat Kerja

Berbeda dengan presentasi, rapat kerja merupakan komunikasi dua arah berupa

diskusi. Setiap peserta dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan

permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat pencarian fakta tergolong dalam

kategori rapat kerja.

Keberhasilan rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat menciptakan

dan memandu diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi dalam jumlah tertentu karena

semakin banyak peserta semakin sulit untuk mengambil keputusan.

Penyusunan daftar orang-orang yang perlu diundang dalam rapat perlu

berpedoman pada jenis rapat yang akan diselenggarakan.

§ Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan

informasi.

§ Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta

maksimum lima orang.

§ Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang.

§ Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang.

§ Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh

orang.

Sebagai pedoman pimpinan rapat, rapat hanya diikuti oleh orang-orang

yang berkompeten dengan subyek rapat.

N. Memilih Tempat Rapat

 Saat memilih tempat untuk penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa

hal sebagai berikut:

1. Ukuran Ruangan

Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat. Ruang auditorium

misalnya, terlalu besar untuk rapat kecil dengan peserta delapan orang. Dapat

dibayangkan bagaimana perasaan orang yang mempresentasikan idenya di depan

kelompok kecil yang duduk membentuk satu deret di dalam ruangan besar.

Meskipun pokok bahasan dalam presentasi baik, kondisi ruangan yang terlalu

besar menyebabkan pembicaraan bergema dan mengganggu konsentrasi peserta.

2. Akustik

Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk, terlebih apabila di ruang

tersebut tidak terpasang korden, tanpa karpet, atau bahan peredam suara lainnya

untuk mencegah terjadinya gema. Sebelum menggunakan ruang besar, perlu

diperhatikan akustik ruangan karena setiap peserta rapat harus dapat mendengar

segala sesuatu yang diucapkan tanpa gangguan. Jika peserta rapat tidak dapat

mendengar dengan baik, mereka akan merasa terisolir.

3. Gangguan

Pemilihan tempat untuk penyelenggaraan rapat di luar kantor perlu

memperhatikan faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya rapat. Ruang

tempat penyelanggaraan rapat memerlukan penyekat yang mampu mengurangi

intensitas suara dari luar yang dapat mengganggu ketenangan suasana. Suara

dering telepon, pembicaraan orang di luar ruang rapat, lalu lalang orang keluar

masuk ruang rapat dapat mengganggu suasana rapat yang berlangsung.

4. Pintu Masuk dan Keluar

 Tatanan ruang rapat yang baik adalah dengan meletakkan podium berlawanan

arah dengan pintu yang merupakan jalan keluar dan masuknya peserta rapat. Kursi

tempat duduk peserta disusun membelakangi pintu. Dengan tatanan demikian,

peserta yang datang terlambat atau mereka yang perlu meninggalkan ruangan

tidak mengganggu jalannya rapat.

5. Ventilasi

Dalam memilih ruang rapat, perlu diperhatikan sirkulasi udaranya. Udara di ruang

tertutup yang penuh orang akan segera menjadi pengap. Meski ruangan

menggunakan air condition, kondisi ini seringkali tidak dapat mempertahankan

udara tetap segar. Sebelum rapat diselenggarakan, perlu dipastikan terlebih dahulu

bahwa ruangan berventilasi cukup, baik secara mekanis maupun melalui jendela.

O. Kriteria Pimpinan Rapat yang Baik

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya.

Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.

Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas

keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik tidak mendominasi

seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk memberikan saran

atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kehilangan kendali atas

rapat yang dipimpinnya. Untuk menjadi pimpinan rapat yang baik, perhatikan

beberapa kriteria berikut:

§ Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.

§ Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta

rapat.
 § Membangkitkan minat peserta rapat.

§ Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan.

§ Menyajikan materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan alat

bantu visual.

§ Menjaga ketenangan sikap dan rasa percaya diri.

§ Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.

§ Hindari tingkah laku yang dapat mengganggu suasana.

§ Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.

§ Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.

§ Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.

P. Teknik Memimpin Rapat

Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan

mengutarakan pendapatnya kepada forum peserta rapat, melainkan membawa

forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta

rapat. Diskusi merupakan inti sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila

pimpinan mendominasi diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi

kepada peserta rapat. Selama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke arah

diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-hal sebagai

berikut:

§ Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan

sekedar ucapan “ya” atau “tidak”.

§ Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan

tujuan rapat.
 § Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui

pimpinan rapat.

§ Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.

§ Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan

yang telah ditetapkan.

§ Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.

§ Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan

kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.

§ Mengajukan pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada seluruh

kelompok, yang relevan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.

§ Pada waktu subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang penting, pimpinan

menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan pada agenda

atau akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.

Q. Membuka Rapat

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas

tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat

harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang

diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai

perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda

sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

Jika dalam kata-kata pembukaan pimpinan rapat menyatakan opini pribadi

tentang subyek rapat, peserta rapat akan menduga bahwa rapat akan diarahkan
 untuk mewujudkan gagasan pimpinan, tidak mencapai keputusan bersama, dan

pada akhirnya dengan cepat akan menurunkan minat peserta rapat.

R. Menutup Rapat

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat

yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah

tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat

rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai

diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.

Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.

Rapat dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik

dalam agenda. Meskipun demikian, apabila terdapat peserta rapat yang

menghendaki klarifikasi dan kemudian terjadi diskusi, sepanjang hal itu tidak

melampaui waktu yang telah ditetapkan untuk penyelenggaraan rapat, harus

diberikan toleransi.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan

pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat

formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan

untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung

efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan

tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu

tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun

agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta

tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya

diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan

semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat

tidak efisien.

Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta

rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan

permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk

mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda,

untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan

bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari

rapat.

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta,

agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat

unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum

mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang

tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

 Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas

tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat

harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang

diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai

perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda

sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat

yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah

tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat

rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai

diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.

Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.

ETIKA RAPAT
A. Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat
melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan
dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun
rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan
waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat
yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat
dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan
perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci.
Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
 Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti
selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang
efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu
bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

C. Macam-macam Rapat
1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan
penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
b. Rapat Pemecahan Masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
c. Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
merugikan kedua belah pihak.
2. Berdasarkan sifat
a. Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh
undangan.
b. Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak
berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
 c. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi.
Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam
suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang
sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
3. Berdasarkan jangka waktu
a. Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu,
guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap
seksi atau subseksi.
b. Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna
membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi
atau subseksi.
c. Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna
mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta
menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
d. Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk
mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka
panjang.
4. Berdasarkan frekuensi
a. Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat
yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
b. Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu,
karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
5. Berdasarkan nama
a. Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b. Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan
(biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
c. Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

D. Syarat-syarat Rapat
 Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila
tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat,
ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi
kriteria berikut, yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada
yang disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.
5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus
mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

1. Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia
penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
a. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
b. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
c. Penentuan tempat.
d. Akomodasi.
e. Konsumsi.
f. Media/peralatan.

2. Pelaksanaan rapat.
a. Suasana rapat berlangsung terbuka.
b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
c. Adanya kendali dari ketua rapat
d. Hindarkan debat kusir.
 e. Bahasa harus komunikatif.
f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
h. Adanya notulen.
i. Acara rapat.
j. Media rapat.
k. Waktu.

E. Tata Tertib Rapat

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus
dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi
kriteria sbb:
1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain
tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau
mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun
saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas
dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun
terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat
mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil
kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang
disetujui bersama.
 Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat
susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari
pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :
1. Pembukaan

2. Pembacaan susunan acara rapat

3. Pembahasan materi rapat
4. Lain-lain
5. Penutup

F. Etika Rapat
Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang
penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau
sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak
menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat
mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan
mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika
dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil
yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu
mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku
catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala
kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital.
Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk
keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan
terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak
berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau
smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang
lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau
kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting
hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam
bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan
tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu
konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta
meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak
fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada
proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita
berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi
yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti
setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting
tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang
diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu
tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan
yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting
berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk
menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat
tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain
7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam
meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila
ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan
meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting
dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang
waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.
8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak
jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting.
Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang
kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila
hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan jelas dan lambat.
Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan
 kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di
dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi
yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting.
Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga
kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini
akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan,
karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap.
Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting.
Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan
jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai.

Etika rapat yang efektif dan efesien.

Pra Rapat :

1. Buat agenda pembahasan

2. Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan

3. Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat,
dimana lokasi rapat.

4. Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan

mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan
memahami bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang
ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep atau laporan
berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-kan sehingga
peserta lain dapat turut mempelajarinya.

5. Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya
diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan
jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua peserta
sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai waktu.
6. Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual (LCD,
Laptop, white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu (jam
dinding) dan penerangan ruang rapat

Saat Rapat :
1. Awali dengan Bismillah

2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai

3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika
dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika
rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan
selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa berjalan lancar,
tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini tentu tidak
dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat,
namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak
pantas dilakukan ketika rapat berlangsung

4. Tentukan pimpinan rapat

5. Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat

pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu
diingat

6. Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati

peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.

7. Pastikan pimpinan rapat bersikap adil

8. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where,
when, who) dan 1H (how)

9. Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan

peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan
telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk
soal interupsi,

10. Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan

seseorang
11. Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan
sebelahnya kecuali diminta

12. Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan

pribadinya hal-hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan
kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat

13. Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan),
waktu untuk pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan
(brainstorming, diskusi dan bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu
penutupan (doa, agenda lanjutan)

14. Peserta wajib mengisi form kehadiran

15. Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent
mode. Harus diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon
ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu peserta rapat
lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat dapat diminimalkan.

16. Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi
kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat

17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat
dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu

18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu
aksi, dan target realisasi

19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak
diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan
rapat tersebut.

20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio
visual) informasi atau kesepakatan rapat.

Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :

1. Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama

2. Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan

melaksanakan hasil rapat
 3. Sampaikan agenda lanjutan
4. Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan
pelaksanaan hasil rapat tersebut.

Pasca Rapat :
1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat
2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme
control

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan
menjadi kebiasaan buruk

2. Tidak tegas waktu

3. Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
4. Tidak ada sarana audio visual
5. Mengundang orang yang bukan bidangnya
6. Tidak ada notulensi hasil rapat
7. Peserta tidak memahami tujuan rapat
8. Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam
rapat
9. Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
10. Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
11. Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
12. Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya
serta reward and punishment-nya
13. Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya
memainkan pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-
coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya
14. Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
 15. Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar
saja tanpa ada aktifitas menulis
16. Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
17. Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi

DAFTAR PUSTAKA
http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.com/2012/02/pengertian-
rapat.html
http://trustindonesiaku.blogspot.com/2014/01/etika-rapat-efektif-dan-efisien.html
http://mediabisnisonline.com/10-etika-dalam-mengikuti-meeting-3/