Libros de Gerencia Resumidos
El poder de lo simple
El arte de limitarnos a lo esencial… tanto en los negocios como en la vida
por Leo Babauta
RESUMEN EJECUTIVO
Casi todo el mundo se enfrenta hoy en día en el trabajo a dos
graves problemas: exceso de información y exceso de trabajo.
Estos dos problemas son estresantes y, en el mejor de los
casos, una pérdida de tiempo. La solución está en tomar la
decisión consciente de hacer, no lo más fácil, sino lo más
adecuado. En otras palabras, debemos simplificarlo todo y
concentrarnos en lo más productivo.
Si aprendemos a ponernos límites, todo fluirá de otra manera,
podremos concentrarnos más en las tareas por hacer y
viviremos la paradoja de lograr más haciendo menos.
Identificar lo esencial
1. Establecer límites prácticos
Contrario a lo que se suele decir, ponerse límites es algo posi-
tivo. Los límites nos fortalecen porque nos vemos obligados a
tomar decisiones. Cuando sabemos que no podemos hacerlo
todo, nos vemos en la necesidad de hacer lo más conveniente.
Los límites también:
- Nos permiten llevar una vida menos estresante.
- Nos evitan el tener que ocuparnos de demasiadas cosas.
- Nos sirven para demostrarles a los demás que nuestro
tiempo es importante.
Debemos imponernos límites en cualquier área de nuestra vida
que queramos mejorar. El proceso para aprender a ponerse
límites es:
1. Determinar con qué frecuencia nos ponemos límites y
escoger uno que nos parezca ideal.
2. Poner este nuevo límite a prueba durante un período
razonable de tiempo y evaluar si funciona o no.
3. Si el nuevo límite no está funcionando, debemos reajustar-
lo hasta un punto que nos parezca más idóneo y ponerlo a
prueba.
4. Seguir reajustando los límites hasta que encontremos el
nivel óptimo y, luego, crearnos un nuevo hábito.
Una de las cosas positivas de los límites es que nos obligan a
priorizar las cosas. De manera que, para mantenernos dentro
de los límites que nos hemos impuesto, tenemos que concen-
trarnos únicamente en lo esencial. En vez de limitarnos, este
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constituye un ejercicio muy benéfico. Los límites nos obligan
a reducirlo todo a sus componentes esenciales y, luego, a
concentrarnos en dichos componentes individuales.
Debemos crearnos el hábito de imponernos límites en todas las
áreas de nuestra vida que queramos simplificar. Debemos co-
menzar por una de las áreas, identificar cuál es el mejor límite
para dicha área y, luego, pasar a la próxima área. Es mejor
hacer esto secuencialmente y no de una sola vez. Debemos
empezar por el área que nos esté quitando más tiempo o que
esté más congestionada. Algunas áreas por las que podemos
comenzar son:
- Nuestra manera de usar el correo electrónico.
- El número de cosas que tratamos de hacer al día.
- Cantidad de tiempo que normalmente pasamos al teléfono.
- El número de proyectos en los que estamos trabajando a un
cierto momento.
- El número de blogs y revistas a los que estamos suscritos.
2. Escoger lo que sea más esencial
La clave para simplificar algo es escoger lo más esencial. El
simple hecho de escoger es beneficioso porque puede reducir:
- El número de proyectos que estamos llevando a cabo.
- El número de tareas que realizamos a lo largo de cada día.
- La cantidad de información que manejamos cada día.
- El número de compromisos que hacemos.
- La cantidad de cosas que rodean nuestra vida.
Cuando de productividad se trata, por lo general ponemos la
carreta delante de los caballos. La idea es que mientras más
capaces seamos de hacer más cosas, entonces terminaremos
haciendo más cosas importantes. El problema con esto es que
también terminamos haciendo más cosas que no son producti-
vas ni valen la pena. Un mejor enfoque sería identificar lo
esencial y luego concentrarnos en llevarlo a cabo. ¿Cómo
identificarlo? Debemos formularnos nueve preguntas:
1. ¿Cuáles son mis valores?: ¿cuáles son los principios
subyacentes según los que queremos vivir?
2. ¿Cuáles son mis objetivos?: ¿qué es exactamente lo que
queremos lograr en el próximo mes, año o en la vida?
3. ¿Qué me apasiona?: ¿qué nos encanta hacer o con quién
queremos pasar la mayor parte de nuestra vida?

4. ¿Qué es importante para mí?: ¿qué aspectos de nuestra vida
o trabajo son de suma importancia para nosotros?
5. ¿Qué ejercerá la mayor influencia?: ¿qué tiene el potencial
de ofrecernos más por nuestro dinero?
6. ¿Qué tiene el mayor valor a largo plazo?: ¿qué continuará
dando resultados en el futuro?
7. ¿Qué cosas necesito y cuáles quiero?: si identificamos
nuestras necesidades, podremos eliminar nuestros deseos
menos esenciales.
8. ¿Qué cosas puedo eliminar sin mayores problemas?: estas
son las cosas menos esenciales.
9. ¿Qué ha cambiado cada vez que reviso mis decisiones una
o dos semanas después?: el paso del tiempo nos da una mejor
perspectiva.
Debemos tomar en cuenta que el objetivo general de simplifi-
carlo todo no es vaciar nuestra vida. Por el contrario, la idea es
hacer espacio para lo que es importante y eliminar todas las
cosas que no nos permiten dedicarle más tiempo a lo que
realmente queremos hacer.
3. Simplificar lo que estamos haciendo
Una vez que hayamos identificado lo más esencial, nos será
más fácil simplificarlo todo. Basta con que eliminemos lo
menos esencial y nos dediquemos a lo que tiene mayor valor.
Esto es fácil de decir, pero en la práctica no es tan sencillo.
Veamos un ejemplo:
1. Digamos que empezamos con una lista de tareas que
contiene ocho o nueve puntos.
2. Tras repasar las nueve preguntas resulta que en la lista hay
sólo tres cosas esenciales. Para deshacernos de las otras seis
cosas podemos: tacharlas de la lista, delegarlas o posponer
algunas tareas.
3. El gran reto surge cuando otra persona le quiere añadir
puntos a nuestra lista. A partir de este momento debemos
hacer una de estas dos cosas:
- Decir “no” desde un principio para que no haya duda de que
nos estamos apegando a lo más esencial.
- Decir claramente “no tengo tiempo”.
Claro está, nuestra capacidad de decir que no depende de quién
sea la persona que nos quiere imponer otra tarea. Obviamente,
si se trata de nuestro jefe, lo más seguro es que no podamos
negarnos. En este caso, debemos tener una buena prueba de
que nuestro tiempo está completamente copado en otros
proyectos de mayor valor.
4. Identificar lo esencial
Puede parecer una paradoja, pero mientras menos abarcamos,
más efectivos terminamos siendo. No hay nada más poderoso
que concentrarnos en una tarea y completarla. La concentra-
ción se puede aplicar de diferentes maneras:
- Podemos concentrarnos en un objetivo: nos dedicamos a
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alcanzar dicho objetivo y nada más.
- Podemos concentrarnos en los asuntos presentes: en vez de
dejar que las cosas mejoren por azar.
- Podemos concentrarnos en la tarea que tenemos a mano: y
todas las distracciones desaparecen.
- Podemos concentrarnos en lo positivo de la situación: en
vez de entretenernos con pensamientos negativos.
Para simplificar las cosas, debemos prestarle atención a:
1. Habituarnos a hacer una tarea a la vez: en vez de tratar de
hacer varias cosas a la vez. Este es un verdadero reto porque
vivimos en un mundo que aplaude el que hagamos varias
cosas a la vez. Para mejorar nuestra capacidad de hacer sólo
una cosa a la vez, es necesario:
- Nombrar la “tarea más importante” (TMI).
- Empezar a trabajar en ella a primera hora de la mañana.
- Apagar el móvil y no revisar el correo electrónico.
- Reducir las posibilidades de que nos distraigan.
- Dejar para más tarde las tareas que vayan llegando.
- Revisar cada cierto tiempo si hay cosas urgentes por hacer.
- Respirar profundo y volver a lo que estábamos haciendo.
- Continuar hasta finalizar con la tarea.
2. Permanecer concentrados en el futuro: en vez de preocu-
parnos por lo que sucedió o por cosas que tal vez no sucede-
rán. Debemos aprender a concentrarnos en lo que está suce-
diendo ahora mismo:
- Establecer una buena rutina diaria: que nos permita medi-
tar y reflexionar.
- Colocar recordatorios en las paredes de la oficina: que
nos ayuden a concentrarnos en lo que tenemos a mano.
- Celebrar los éxitos y disfrutarlos: en vez de castigarnos
cada vez que fracasamos.
- Apegarnos al plan: seguir trabajando en el mismo. Cuando
nos desviemos, debemos respirar profundo, darnos ánimos y
volver a lo que estábamos haciendo.
5. Adoptar hábitos que mejoren nuestra productividad
Detrás del poder de lo simple está el crear y luego adoptar
hábitos que mejoren nuestra productividad. La idea es hacer
cambios duraderos que terminen mejorando nuestra vida en
vez de hacer algo novedoso por un tiempo y luego pasar a lo
que sea que venga.
Si tratamos de cambiar demasiados hábitos de una sola vez,
terminaremos abrumados y frustrados. La mejor manera de
seguir adelante es concentrarnos en un nuevo hábito a la vez y
embarcarnos en un reto de 30 días. Así funciona esto:
1. Identificar qué nuevo hábito ejercería la influencia más
positiva en nuestra vida o carrera.
2. Escribir lo que haríamos diferente, qué impulsaría nuestras

próximas acciones y a quién le reportaremos.
3. Contarle a tanta gente como sea posible sobre el nuevo
hábito que estamos tratando de crearnos.
4. Reportarle nuestros resultados cada día a una persona o a
un grupo que esté pendiente de nuestros progresos.
5. Después de 30 días, celebrar nuestro nuevo hábito y seguir
haciendo aquello para lo que nos hayamos entrenado.
Para que el reto de los 30 días funcione:
- Aplicarlo con un hábito a la vez: debemos resistirnos a la
tentación de tratar de adoptar varios hábitos a la vez.
- Escoger para empezar un objetivo sencillo: algo que este-
mos seguros de que nos gustará.
- Escoger algo que sea medible: debemos contar con criterios
de medición que nos permitan determinar si estamos progre-
sando o no.
- Ser completamente coherentes: si es posible, debemos repe-
tir algo todos los días como parte de nuestro nuevo hábito.
Esto aumentará nuestras posibilidades de tener éxito.
- Reportar diariamente en vez de semanalmente: así obten-
dremos mejores resultados.
- Mantener una actitud positiva: debemos tener en cuenta que
habrá retrocesos ocasionales. Basta con tomarlos en cuenta y
continuar.
Algunos hábitos que deberíamos tratar de adoptar son:
- Escoger cada mañana las tres tareas más importantes.
- Hacer no varias cosas a la vez sino una cosa a la vez.
- Leer y contestar siempre la totalidad de nuestros mensajes
electrónicos.
- Revisar el correo electrónico sólo dos veces al día.
- Ejercitar durante 15 minutos al día.
- Mantener siempre una rutina matutina que sea productiva.
- Mantener despejado nuestro espacio de trabajo.
- Comer frutas y vegetales; pocos alimentos procesados.
- Rechazar los compromisos que no sean vitales.
6. Empezar con algo sencillo y mejorar poco a poco
Esto funciona porque:
- Estrecha nuestro radio de visión: y esto nos permite hacer
bien lo que tengamos entre manos.
- Aumenta nuestro nivel de entusiasmo: podemos crear un
buen historial de éxitos antes de intentar saltos más largos.
- Los pequeños cambios son más fáciles de implementar:
mientras más fácil, mejor.
- Si escogemos algo pequeño, hay buenas probabilidades de
que tengamos éxito: unos cuantos éxitos de poca monta
terminarán convirtiéndose en algo grande.
- Los cambios graduales suelen ser más duraderos: mientras
que los cambios abruptos son más difíciles de mantener.
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Algunos ejemplos de cómo empezar con algo sencillo son:
- Habituarse a hacer ejercicios: podemos empezar no con
treinta minutos sino con cinco. Una vez que estemos habitua-
dos a hacer cinco minutos diarios, empezamos a hacer diez y
así sucesivamente.
- Incrementar la productividad: tratar de revisar el correo
electrónico sólo al principio de cada hora. Luego, revisarlo
una vez cada dos horas y así sucesivamente hasta que llegue-
mos a dos veces al día.
- Comer más saludablemente: debemos implementar un cam-
bio a la vez. Evitemos cambiar nuestra dieta por completo y
de un solo golpe. No funcionará.
- Completar un proyecto de suma importancia: podemos
empezar con una tarea sencilla. Luego, pasamos a la siguiente
tarea. A continuación, podemos llevar a cabo dos tareas al
día, y así sucesivamente.
- Despejar nuestro lugar de trabajo: empecemos primero con
una gaveta. Luego, con la otra gaveta. Esto será mejor que
tratar de limpiarlo todo de una vez.
Eliminar todo el resto
1. Objetivos y proyectos
El poder de lo simple indica que es mejor alcanzar unos pocos
objetivos que tratar de alcanzar muchos objetivos infructuo-
samente. De hecho, lo mejor es aplicar el “Sistema de un solo
objetivo”; es decir, concentrarse en un único objetivo. Dicho
sistema funciona del siguiente modo:
1. Escoger de todos nuestros objetivos aquel que realmente
queramos alcanzar en los próximos seis meses.
2. Dividir dicho objetivo en subobjetivos que podamos alcan-
zar en los próximos dos meses.
3. Escoger cada semana un nuevo objetivo que nos acerque
aún más a nuestro subobjetivo.
4. Escoger y llevar a cabo cada día una acción que nos
acerque a nuestro objetivo semanal.
La idea subyacente aquí es que “el que mucho abarca poco
aprieta”. Es mejor alcanzar un objetivo cada seis meses, más o
menos, que tener una gran cantidad de objetivos que nunca
alcanzaremos. Este es uno de esos casos en los que las
acciones concretas superan siempre las buenas intenciones.
De igual modo, la mejor manera de lidiar con los proyectos es:
1. Crear una lista de todos los proyectos que tengamos en la
vida.
2. Escoger de esa lista los tres primeros proyectos.
3. Dedicarnos intensivamente a completar dichos tres proyec-
tos tan pronto como sea posible.
4. Una vez que hayamos completado estos proyectos, debe-
mos escoger otros tres proyectos.
2. Tareas

Cada día debemos escoger las tres tareas más importantes del
día y designarlas como tales (“las tareas más importantes”).
Luego, debemos concentrarnos en llevar a cabo dichas tareas.
Si hacemos algo más, mejor; pero no debemos empezar nada
nuevo hasta que no hayamos terminado nuestras tres tareas.
3. Gerencia del tiempo
Un buen sistema de gerencia del tiempo es el siguiente:
- No fijar citas: sino pedir que nos llamen antes de que nos
visiten. Si estamos libres, invitamos a la persona. De lo con-
trario, que llame en otra ocasión.
- Llevar un calendario: donde anotemos lo que debemos
recordar.
- Comprar una libreta de bolsillo: para escribir nuevas ideas
cuando se nos ocurran.
- Identificar nuestras prioridades: aquello en lo que debería-
mos estar trabajando siempre.
- Siempre debemos reducir nuestras tareas: eliminar todo lo
que no signifique un retorno sobre el tiempo invertido.
4. Internet
Revisar algunas páginas Web nos puede tomar varias horas si
no estamos alerta. Un mejor enfoque sería ponernos límites
para poder usar la Internet más eficazmente. Algunas
sugerencias son:
- Siempre debemos “conectarnos” con un propósito en mente.
- Tras usar la Internet para buscar información, debemos
“desconectarnos” y dedicarnos por entero a nuestras tareas
más importantes.
- Usar un cronómetro para establecer el tiempo que trabaja-
remos en cada tarea. No debemos “conectarnos” de nuevo
durante este período.
- Una vez que hayamos terminado nuestras tres tareas más
importantes, podemos recompensarnos visitando las páginas
Web que más nos gusten.
5. Correo electrónico
Para simplificar el uso del correo electrónico, debemos:
- Leer y vaciar el buzón todos los días.
- Borrar tantos mensajes chatarra como sea posible.
- Tras leer un mensaje electrónico podemos: borrarlo, archi-
varlo en otra carpeta, responder rápidamente y borrarlo, hacer
lo que nos estén pidiendo, responder y borrar, reenviárselo a
alguien y borrarlo o agregarle un punto a nuestra lista de
cosas por hacer y borrarlo.
Para ponernos límites viables al usar el correo electrónico:
- Decidir de antemano cuántas veces al día revisaremos nues-
tros mensajes electrónicos. Por ejemplo: 10 am y 4 pm.
- No revisar el correo electrónico a primera hora de la maña-
na. Debemos concentrarnos en nuestras tareas.
- Hacerles saber a los demás que nosotros sólo revisamos el
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correo electrónico dos veces al día. De este modo, los demás
estarán al tanto de qué tan rápido contestaremos.
- Debemos tratar de responder los mensajes electrónicos en
cinco oraciones o menos. Esto nos obligará a ser concisos.
6. Archivar documentos
No es posible pensar bien con un escritorio repleto de docu-
mentos. Para evitar esto, debemos crear un sistema sencillo
que nos permita organizar los papeles. Sugerencias de un
sistema sencillo para archivar documentos:
- Disponer de cada documento de alguna de las siguientes
maneras: botarlo sin leerlo, leerlo y luego descartarlo, enviár-
selo a otra persona o archivarlo inmediatamente en un siste-
ma alfabético de archivos.
- Mantener todos los documentos en un mismo cajón. Cuando
se llene, debemos eliminar lo que consideremos innecesario.
- Almacenar tanto como sea posible en soporte electrónico.
Debemos mantener en soporte físico solo aquello que así lo
requiera.
- Procesar todos los papeles inmediatamente. No debemos
apilar los documentos.
El papeleo del hogar es otra área que debemos organizar:
- Disponer de un buzón al que deben llegar todos los
documentos.
- Pagar las cuentas inmediatamente y deshacernos de los
papeles involucrados.
- Hacer listas sencillas de cosas por hacer y llevar un
calendario.
- Disponer de un sistema de archivos sencillo para las cosas
que tengamos que usar inmediatamente. Pueden ser unos
sobres etiquetados.
7. Compromisos
Si logramos reducir todos los compromisos de nuestra vida,
ganaremos más tiempo libre para hacer cosas que nos gusten o
que queramos lograr. Para simplificar los compromisos:
- Tratar de ver todo el panorama. ¿Qué es lo más importante?
¿Qué queremos lograr a costa de todo lo demás? ¿Qué nos
gusta hacer?
- Hacer una lista de todos nuestros compromisos: de trabajo,
familiares, maritales o con los hijos, cívicos, religiosos,
pasatiempos, hogareños, etc.
- Determinar cuáles son realmente nuestros cinco compro-
misos más importantes.
- Comenzar a eliminar nuestros compromisos menos esencia-
les. Para tal fin, tenemos que aprender a decir que no sin
ofender.
- Aceptar que no tenemos suficiente tiempo para hacerlo
todo. Lo mejor es eliminar lo que no sea esencial.
- Aprender a rechazar nuevos compromisos desde un
principio.

- Tratar de hacer menos cada día.
- Debemos asegurarnos de hacer una sola cosa a la vez.
- Buscar más tiempo libre para hacer lo que nos gusta. No
debemos permitir que la semana pase sin que hayamos hecho
lo que nos gusta.
8. Rutina diaria
Llevar a cabo rutinas sencillas al principio y al final del día
puede mejorar nuestra productividad, así como calmarnos y
darnos estructura. Algunas sugerencias son: preparar los mate-
riales para el día, leer y planificar, hacer ejercicio, pensar en
nuestros objetivos y en lo que necesitaremos, y meditar y
prepararnos para el día.
Entre las rutinas para la tarde están: prepararnos para el
siguiente día, revisar cómo salió todo durante el día, limpiar la
casa o nuestro espacio de trabajo, escribir un diario de proyec-
tos y disponer de tiempo para reflexionar.
9. El espacio de trabajo
Un escritorio limpio nos permitirá concentrarnos mejor en la
tarea que tengamos a mano. Si tenemos muchas cosas alrede-
dor, seremos menos efectivos, pues dichas cosas nos distrae-
rán. Para limpiar nuestro escritorio:
1. Reservar cierto tiempo: más o menos una hora.
2. Retirar todos los papeles del escritorio: y colocarlos en una
gran pila. Quitar del escritorio el resto de las cosas salvo lo
esencial.
3. Procesar la pila de documentos: con la idea de que clasifi-
caremos cada documento sólo una vez: desecharlo, delegarlo,
archivarlo, hacerlo o agregarlo a la lista de cosas por hacer.
4. Trabajar tanto como podamos: y establecer otras sesiones
de limpieza para más adelante.
10. Reducir la velocidad
Tal vez suene contraintuitivo decir que podemos hacer más si
reducimos la velocidad. La verdad es que no estamos diseña-
dos para aprovechar cada nanosegundo disponible. Esto sólo
nos producirá más estrés, úlceras y, tal vez, una muerte prema-
tura. Si aprendemos a hacerlo todo más lentamente, seremos
más felices y productivos. Hay varias áreas que debemos
tomar en cuenta en este respecto:
1. Atención: en vez de pasar de una idea a la otra, debemos
concentrarnos en lo más importante.
2. Ritmo de trabajo: no debemos tratar de hacer un millón de
cosas cada día. Por el contrario, lo mejor es dedicarnos a
nuestras “tareas más importantes”. Debemos disfrutar del
hecho de que estamos haciendo las cosas que a la larga rendi-
rán mayores frutos.
3. Comer: en vez de atragantarnos, debemos disfrutar de la
comida. Mientras más lento comamos, más lo disfrutaremos.
Debemos eliminar de nuestra vida la “comida rápida”.
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4. Conducir: salgamos un poco antes para poder llegar tran-
quilamente. Conducir lentamente conlleva ciertos beneficios:
ahorraremos gasolina, habrá menos posibilidades de tener un
accidente, llegaremos más frescos y nos sentiremos menos
estresados.
11. Salud y buen estado físico
Casi todo el mundo reconoce los beneficios del ejercicio físico
y de comer saludablemente. Sin embargo, casi nadie adopta
este estilo de vida. ¿Por qué? Lo más probable es que “la vida”
se interponga en nuestro camino. Un sencillo plan de salud y
buen estado físico es:
1. Habituarnos a ejercitar treinta minutos, tres días a la
semana. Buscar amigos que nos animen.
2. Cambiar nuestra dieta gradualmente. Comer alimentos
menos pesados. Dejar de comer antes de que nos llenemos.
Comer lentamente y saborear cada bocado.
3. Seguir haciendo mejoras graduales en ambas áreas.
4. Premiarnos y celebrar cada vez que progresemos: esto
mantendrá en alto nuestro nivel de motivación.
Otras cosas que debemos tomar en cuenta para incrementar
nuestra motivación en este respecto son:
- Hacer cosas que nos resulten divertidas.
- Contratar un entrenador personal.
- Inscribirnos en un maratón.
12. Motivación
La motivación es la clave para lograr cualquier cosa, pero
sobre todo para simplificarnos la vida. Siempre llegaremos a la
meta si nos mantenemos motivados durante un largo período
de tiempo. Para motivarnos:
1. Empezar por algo sencillo: y luego con algo más complejo.
2. Un objetivo a la vez: debemos concentrarnos en hacer sólo
una cosa a la vez.
3. Saber por qué estamos haciendo las cosas: escribamos
nuestros motivos.
4. Interesarnos genuinamente por lo que estamos haciendo:
no basta con pensar que algo nuevo será divertido; también
debemos entusiasmarnos.
5. Comprometernos públicamente a alcanzar nuestro nuevo
objetivo: debemos comentarle a todo el mundo lo que vamos
a hacer.
6. Escribir nuestro objetivo: y pegarlo a la pared de la oficina,
al escritorio, etc.
Para mantener el nivel de motivación cuando las cosas no
vayan tan bien:
- Tomarnos las cosas con calma: recordemos que no estamos
tratando de hacerlo todo en un solo paso.
- Cada día debemos concentrarnos sólo en empezar: porque
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empezar es lo más difícil. - Celebrar cada éxito: cada hito debe convertirse en un gran
- Leer sobre nuestro objetivo: buscar libros o blogs sobre el evento.
tema. Esto nos inspirará. - No nos preocupemos si nos tomamos un día libre: pero bajo
- Buscar personas afines: para que nos ayuden y compartan ninguna circunstancia nos debemos tomar dos días libres.
nuestras historias.

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