ANALISIS DE SISTEMAS

Gestionar Requerimientos

Presentado a:
JAIRO MARTINEZ BANDA (Tutor)

Entregado por:

Cley Díaz Madera

Andrés Mauricio Pérez Muñoz
José Gabriel Rabón Zarco
Omar Fernando Montenegro Muñoz

Grupo: 100500A_471

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
23/03/2018
BARRANCABERMEJA
TEMA: Administración de las ventas.
TECNICA DE ELICITACION: Entrevista
OBJETIVOS:
Recopilar información que sirva como base para la elaboración del software.
Establecer una buena relación de cliente a usuario parta que el levantamiento de
información y construcción de ideas sea más amena.
Hacer preguntas cerradas de tal modo que las respuestas obtenidas puedan
expresar una idea clara de lo que se espera del software.
ENTREVISTADOS: Administrador y vendedor
DURACIÓN: 2Horas

CONTENIDO DE LA ENTREVISTA
1. ¿Cuál es el problema a resolver?
2. ¿Cuáles son los datos de venta que quiere ingresar en el sistema?
3. ¿Quiénes pueden tener acceso al programa, a la modificación y edición del
mismo?
4. ¿Qué información quiere que el sistema procese?
5. ¿E quiere que el programa haga por usted?
6. ¿Qué interfaces quiere que se le incorporen al programa?
7. ¿Qué consideran ustedes resultados correctos del programa?
8. ¿Qué restricciones quiere que maneje el programa?
9. ¿Cuáles son las entradas?
10. ¿Cuáles son las salidas?
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Elaborado por: Cley Diaz Madera
Id. Estudiante: 1096228103
Grupo del Estudiante: 301308A_471

Última fecha estado Interesado (Stakeholder) dueño

Identificación Sub identificación Descripción del requisito Versión Estado actual Tipo de Requerimiento Nivel de complejidad Nivel de prioridad
registrado del requisito
usar logotipo y colores de la
R01 R01.1 compañía 0.1 asignado 16/04/2018 Baja Area de ventas (Administrador) Alto
Facturación de las ventas
R01.2
0.1 solicitado 17/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Alto
hacer descuento de IVA
R01.3 0.1 solicitado 18/04/2018 Alta Area de ventas (Administrador) Alto
Retención en la fuente
después de la base a
R01.4 personanas juridicas,
contribuyentes y gran
contribuyentes 0.1 solicitado 19/04/2018 Alta Area de ventas (Administrador) Alto
Calculos sumatorios de las
R02.1
R02 ventas diarias 0.1 solicitado 20/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Alto
calculos sumatorios del total
R02.2
de ventas por periodo de 0.1 solicitado 21/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Alto
Mensual
R02.3
0.1 solicitado 22/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Medio
trimestral
R02.4
0.1 solicitado 23/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Medio
semestral
R02.5
0.1 solicitado 24/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Medio
anual
R02.6
0.1 solicitado 25/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Medio
Calculo de descuentos por
R03.1
R03 fecha estipulada 0.1 solicitado 26/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Medio
Restrincion de ingreso al
R04.1
R04 sistema 0.1 solicitado 27/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Bajo
exigir credencuial de ingreso
R04.2
0.1 solicitado 28/04/2018 Moderada Area de ventas (Administrador) Bajo
Recopilar la información necesaria para la elaboración o actualización del
software instalado en la empresa
Conocer de mano del dueño o representante legal las necesidades que presenta
la empresa para hacer el cálculo de las comisiones a las que se hacen
acreedores los vendedores al momento de cumplir las metas en ventas
Conocer los procesos de la empresa para tener un panorama amplio en el trabajo
a desarrollar

PERSONAS ENTREVISTADAS:
Propietario

PREGUNTAS HECHAS
1. ¿QUE PROBLEMA TIENE EL SOFTWARE EN ESTE MOMENTO?
El software no calcula las comisiones de los empleados o el empleado que
cumple la meta trazada mes a mes
2. QUE IDEA TIENE USTED PARA SOLUCIONAR EL INCONVENIENTE?
Considero que es importante actualizar el software de una manera que se pueda
calcular de una manera adecuada las comisiones de los empleados que cumplan
la meta trazada además quiero que muestre en la página web durante los 3
primeros días del mes quien es ese empleado para que los demás se motiven a
alcanzar la meta
3. CREE QUE EL SISTEMA DEBA GUARDAR QUIEN FUE EL ACREEDOR A
LA COMISION MES A MES PARA A FINAL DEL AÑO TENER UN
CONSOLIDADO DE CUAL FUE EL EMPLEADO QUE MAS VECES LOGRO LA
META?
Si, considero que es una buena opción ya que podría darle un incentivo adicional
a esta persona para que se motive para el siguiente año y trabaje más duro
4. CONSIDERA QUE EL SISTEMA DEBERA TENER ALGUNA RESTRICCION?
Si, Considero que es importante que el sistema no se pueda modificar después
de la fecha límite de cumplimiento de metas, además es importante que solo una
persona más específicamente el jefe sea quien tenga acceso a esta información
hasta el día de la publicación de los resultados
5. USTED CREE QUE LA INFORMACION SE DEBA CONSULTAR DE
MANERA REMOTA?
Considero que es importante que toda la información se pueda consultar a través
de la página web de la empresa accediendo con un usuario y una contraseña
donde se puedan poner restricciones para el acceso a la información además de
acuerdo al usuario que ingrese el sistema tenga algunas restricciones para
acceder a la información
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Elaborado por: ANDRES MAURICIO PEREZ MUÑOZ
Id. Estudiante 10303531
Grupo del Estudiante: 301308_73

Última fecha estado Interesado (Stakeholder) dueño

Identificación Sub identificación Descripción del requisito Versión Estado actual Tipo de Requermiento Nivel de complejidad Nivel de prioridad
registrado del requisito
El sistema debera mostrar
los datos del empleado que
logre cumplir la meta
propuesta por el jefe Leonor muñoz/ representante
1 1,1 inmediato para el mes 1 solicitud funcional 02/04/2018 moderado legal baja
el sistema no debera
permitir modificar los datos
una vez pase la fecha limite Leonor muñoz/ representante
1 1,2 de registro de las ventas 1 solicitud no funcional 02/04/2018 fuerte legal alta

el sistema mostrara a los

demas empleados quien es
el empleado que logro llegar
a la meta para ser acreedor
de la comision durante los 3 Leonor muñoz/ representante
1 1,3 primeros dias del mes 1 solicitud funcional 02/04/2018 bajo legal baja
el sistema debera actualizar
la base de datos y guardar
quien es el empleado que
mas veces cumplio con la Leonor muñoz/ representante
1 1,4 meta 1 solicitud funcional 02/04/2018 fuerte legal fuerte

el sistema permitira el
acceso a travez de la pagina
web o dispositivo movil para
consultar el estado de las
ventas y cual es el empleado
que mas ventas lleva a la Leonor muñoz/ representante
1 1,5 fecha de la consulta 1 solicitud funcional 02/04/2018 bajo legal baja
DISEÑO DE LA ENTREVISTA
El modelo de entrevista a utilizar con los trabajadores de la empresa HAPPY
DAY es la abierta.

El propósito de la entrevista es demostrar que los ejecutivos de la empresa

desconocen el modelo económico actual, la nueva filosofía administrativa, la
mayoría de las nuevas herramientas administrativas, lo que es y cómo enfrentar
la globalización y las crisis que la acompañan, búsqueda de nuevas ideas,
carencia de los valores necesarios para alcanzar el éxito y la falta de
conocimiento para lograr el desempeño en búsqueda de soluciones.

El objetivo de la entrevista es realizar un estudio previo en el Departamento De

Compras de la empresa HAPPY DAY sobre sus funciones e importancia del
mismo.
Determinar la importancia, criterios y condiciones de los proveedores que
intervienen en el proceso de compra cuando se adquiere un bien o servicio.

Entrevista a la Gerente Comercial de la empresa HAPPY DAY PAOLA

MARMOLEJO

1. ¿Sabe usted exactamente lo que su organización compra /contrata cada

año?

2. ¿Conoce quiénes son sus principales proveedores?

3. ¿Tiene relaciones proactivas, cercanas y retadoras con sus proveedores

clave?

4. ¿Entiende los riesgos inherentes a las compras/ contrataciones que

efectúan y conoce la forma de gestionarlos de manera efectiva?

5. ¿Está gestionando eficazmente los contratos de los proveedores al

realizar las compras?

6. ¿Tiene definidas estrategias de compra que se encuentran alineadas con

las estrategias de la empresa?

7. ¿Tiene personas debidamente calificadas para desarrollar y gestionar las

estrategias de compra?
8. ¿Qué proporción del gasto externo es administrado por los profesionales
del equipo de compra?

9. ¿Cuenta con alguna Hoja de Ruta en Compras que le sirva de guía y le

permita evolucionar a niveles o estadios más avanzados de forma progresiva?

10. ¿Cómo apoya a su equipo de compras para asegurarse de que lograrán

los beneficios empresariales esperados?

11. ¿Maximiza el uso de herramientas informáticas (software) para garantizar

que se obtengan el máximo beneficio de su aplicación?:

Entrevista al Gerente Administrativo de la empresa HAPPY DAY SANTIAGO

BARONA

1. ¿En qué presentación dan a conocer los productos de la empresa?

2. ¿Cuál es el envase y embalaje del producto?

3. ¿A qué municipios y ciudades exportan sus productos?

4. ¿Qué certificaciones debe tener los productos que ofrecen?

5. ¿Realiza una planificación efectiva de las grandes negociaciones?

6. ¿Cómo valora el resultado de sus negociaciones?

7. ¿Realiza el seguimiento a indicadores de desempeño correctamente

definidos con metas retadoras, que orienten a la organización a la mejora
continua?

8. ¿Qué haces cuando tienes dificultades para resolver un problema?

9. ¿Conoces el manejo del software?

10. ¿Realiza el seguimiento a indicadores de desempeño correctamente

definidos con metas retadoras, que orienten a la organización a la mejora
continua?
Entrevista realizada a MIRIAN MONTAÑO del área de ventas de la empresa
HAPPY DAY y resto de vendedores.

1. ¿Cuáles son los objetivos de la empresa respecto a la Gestión de ventas?

2. ¿Quién tiene competencia en materia de compras? ¿Y cómo funciona?

3. ¿Dónde y cómo se compran los productos?

4. ¿Qué sistema de compra utiliza la empresa como por ejemplo compras

sin stocks, compras centralizadas, etc.?

5. En la gestión de compras se tiene que tener en cuenta algunos aspectos.

¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

6. ¿Se realiza investigación y búsqueda? ¿Y cómo se hace?

7. ¿Cuáles son los criterios para elegir un proveedor?

8. ¿Cómo funciona la recepción de mercancías? ¿Quién la hace? ¿Hay un

libro de registro de entradas? ¿Hay horarios para la entrega?

9. ¿Cómo funciona el almacenaje y la conservación? (ordenación y

ubicación)

10. ¿Cómo se lleva a cabo la distribución dentro de la empresa entre los

departamentos?

11. ¿Se establecen cantidades máximas o mínimas para cada producto?

Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Elaborado por: JOSE GABRIEL RIBON ZARCO
Id. Estudiante 72249308
Grupo del Estudiante: 301308_73

Última fecha estado Interesado (Stakeholder) dueño

Identificación Sub identificación Descripción del requisito Versión Estado actual Tipo de Requermiento Nivel de complejidad Nivel de prioridad
registrado del requisito

El sistema debera actualizar

en tiempo real los datos de
los proveedores y productos
de estos en la base de datos,
el software sera desarrollado Leonor muñoz/ representante
1 1,1 a nivel web 1 solicitud Funcional 06/04/2018 Moderado legal baja
El sistema debera generar las
ordenes de compra de los
productos a los respectivos Leonor muñoz/ representante
1 1,2 prveedores 1 solicitud Funcional 05/04/2018 Fuerte legal alta
TÉCNICA DE LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: entrevista

PERSONAS ENTREVISTADAS: Representante Legal y Área Comercial

Preguntas generadoras de la entrevista

1. Los registros que se obtienen de los clientes son:

 Excelentes
 Buenos
 Regulares
 Malos

2. Con que frecuencia verifica que se lleve un correcto funcionamiento

en los procesos de la piñatería “Happy Day”:

 1 vez por semana

 1 vez cada dos semanas
 1 vez por mes
 más tiempo

3. ¿existe una buena información a los clientes sobre los productos y

servicios que brinda la empresa "Happy Day"?

4. ¿Cuál es la problemática de desea solucionar con la recolección de base

de datos de clientes?

5. ¿Qué aspectos considera con relación a los Clientes está teniendo

falencia?

6. Que expectativas con relación al funcionamiento del software posee?

7. ¿Considera que este software debe poseer limitaciones de ingreso a la

base de datos?

8. ¿Considera que está en disposición para invertir dinero y tiempo a la

solución de dichas falencias para la optimización de la empresa “Happy
Day”?
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Elaborado por: OMAR FERNANDO MONTENEGRO MUÑOZ
Id. Estudiante 98 392 222
Grupo del Estudiante:301308_73

Última fecha estado Interesado (Stakeholder) dueño

Identificación Sub identificación Descripción del requisito Versión Estado actual Tipo de Requermiento Nivel de complejidad Nivel de prioridad
registrado del requisito
Ingreso diario a base de
1 1.1 datos a clientes P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 moderado Gerencia y Area Comercial alto
Crear un aplicativo movil que
permita tanto a la sede
principal y sucursal ingresar y
1.2 actualizar datos de clientes P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 alto Gerencia y Area Comercial alto

1.3 Actualizar datos de clientes P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 bajo Gerencia y Area Comercial alto
Consulta y almacenamiento
de la información por parte
2 2.1 del Area Comercial P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 moderado Gerencia y Area Comercial medio
Obtencion de reportes de los
3 3.1 analisis P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 alto Gerencia y Area Comercial alto

3.2 Ingreso y reporte

Utilización de PQR
de los diferentes P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 moderado Gerencia y Area Comercial alto
tipos de análisis de datos
para la aplicación y
manipulación de la
información extraida de las
4 4.1 fuentes P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 alto Gerencia y Area Comercial alto
confiabilidad en la
4.2 información obtenida P1 Solicitado Funcional 04/04/2018 alto Gerencia y Area Comercial alto
 CONCLUSIÓN

Con la anterior actividad se entendió la importancia que tiene un buen uso de los
métodos de recolección de información así mismo la elección del método
adecuado, ya que los requerimientos son una base fundamental para el
desarrollo de software.