Proceso administrativo

(etapas y características)
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una
organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz
gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo
tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se
puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso
administrativo. (Hurtado, p.47)

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades

de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso
humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para
desempeñarse de manera efectiva.
Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya
finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.

Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es
importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del
proceso administrativo.

Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes
etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las mismas
porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.

Tabla de contenidos [hide]

 1 Etapas del proceso administrativo
 2 Actividades y funciones del proceso administrativo
 3 Planeación
 4 Organización
 5 Dirección
 6 Control
 7 Importancia del proceso administrativo

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas
de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son consecuentes y se
repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa.

Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son:

  Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y organización ¿Cómo se
debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura
para hacerlo.
 Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó?
Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado
anteriormente.

Actividades y funciones del proceso

administrativo
Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a
seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a
hacer.
Para ello se siguen algunos pasos como:

 Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5
fuerzas de Porter y el análisis FODA).
 Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
 Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas
organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la
consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.

Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y

preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.

De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para
ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada
característica.

Las actividades más importantes de la planeación son:

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
5. Implantar las condiciones de trabajo.
6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar
el trabajo.
8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
9. Modificar los planes basados en el resultado del control.

Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa
por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después
de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los
grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los
recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a
realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas.
Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad
planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos
necesarios.

La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada
trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad
para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes

puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.
4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la
empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar
decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento,
la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores
contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

 El liderazgo
 La motivación
 La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son:

1. Ofrecer motivación al personal.

2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3. Considerar las necesidades del trabajador.
4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e
intelectual.
8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del
control.

Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo
general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se
lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con
profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y

bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones
que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos,
compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se
considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan
presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo
conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia
los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones
efectuadas.
8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y
el control adecuado de los recursos en forma ordenada.

Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de
manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma
mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.

Bibliografía

 Alegre, Luis; Berné Manero, Carmen; Galve Górriz,

Carmen. Fundamentos de economía de la empresa:
perspectiva funcional, Editorial Ariel, 2000.
 Diccionario de la Real Academia Española
 Fernández Arena, José Antonio. El Proceso
administrativo, Editorial DIANA, 1991
  Finch Stoner, James Arthur; Freeman, R. Edward y
Gilbert, Daniel R. Administración, Pearson Educación,
1996.
 Hurtado, Darío. Principios de Administración, ITM, 2008,
p.47
 Robbins, Stephen P. Administración, Pearson Educación,
2005.
 Robbins, Stephen P. y De Cenzo, David A. Fundamentos
de administración: conceptos esenciales y aplicaciones,
Pearson Educación, 2009.
 Zapata Domínguez, Alvaro; Murillo Vargas, Guillermo y
Martínez Crespo, Jenny. Organización y Management,
Universidad del Valle, 2006, p.64

DETERMINAR
EMPRESA
Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o persecución
de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes
o servicios de los solicitantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura
productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.
https://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

DEPARTAMENTALIZACIÒN
La Departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una
determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas.
En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que
permite obtener ganancias de productividad. A continuación, se procede a la
departamentalización con el objetivo de lograr una gestión eficiente.
El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras
distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber:

 División por jerarquía

 División por funciones
 División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de productos,
proyecto, etc.)

La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la departamentalización

depende, en general, de los objetivos de la organización, de las características del entorno
exterior, de la tecnología utilizada, de la formación de los trabajadores, del tipo de tareas
ejecutadas, de la existencia (o no existencia) de unidades/ delegaciones alejadas
geográficamente, de la dimensión de la organización y de la estrategia a seguir.

http://knoow.net/es/cieeconcom/gestion/departamentalizacion/
CENTRALIZACIÒN
El concepto de centralización lo utilizamos en nuestro idioma para referir a la reunión
de elementos, normalmente distintos, en un mismo centro, que será el encargado de
dirigirlos.

Vale indicarse por caso que este término se encuentra en estrecha vinculación con el
concepto de centralizar, que justamente implica la unión de diversas cuestiones bajo
una misma dirección o una misma persona que se encargará de su direccionamiento o
su gestión.
En tanto, el concepto lo podemos aplicar en diversos contextos, en el político, en la
administración de una empresa o institución pública, entre otros.
En la gestión de un gobierno es donde podremos ver con mayor claridad los alcances
de esta acción…
Por ejemplo, un gobierno nacional por x situación o por sus características políticas
intrínsecas decide asumir una gestión centralizadora, entonces, ello implicará que
todas las funciones o atribuciones que disponen los organismos locales, tal es el caso
de los que se encuentran vigentes en una provincia, en un municipio, entre otros,
recaerán y pasarán justamente a la órbita del gobierno nacional, perdiendo de este
modo el poder que ostentaban para intervenir en determinados casos, y claro está
también su autonomía para resolver cualquier asunto.
Ante estado de cosas, el gobierno local deberá depender siempre de las decisiones que
tome primero el gobierno nacional y obviamente no podrá actuar en su contra de
ningún modo, o contrariar algún tipo de decisión aunque no esté de acuerdo con ella.
Por supuesto este tipo de administración de gobierno centralizadora, en algunos casos,
podrá atentar contra la libertad o los intereses de una región, si es que claro, se
anteponen intereses nacionales que los perjudican.

... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/politica/centralizacion.php

DESCENTRALIZACIÒN
La descentralización es el acto y la consecuencia de descentralizar: delegar parte del
poder que ejercía un organismo central a diferentes entidades o corporaciones. La
descentralización implica una división o un reparto de la autoridad.
En el terreno de la política, la descentralización consiste en una transferencia de poder
desde el gobierno central hacia diversas autoridades que no se encuentran
subordinadas a nivel jerárquico. Esto quiere decir que, en su ámbito de injerencia,
estas autoridades pueden tomar decisiones autónomas.

Si el Estado está organizado de manera centralizada, los gobernantes locales son

agentes del gobierno nacional. En cambio, en un Estado descentralizado, los
gobernantes locales pueden decidir de manera independiente según sus
competencias.

A través de la descentralización, de este modo, la autoridad central transfiere

competencias y recursos a las autoridades descentralizadas que llevan a cabo una
gestión independiente y autárquica.
https://definicion.de/descentralizacion/

ORGANIGRAMA
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier
otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea
uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

 Desempeña un papel informativo.

 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre
ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la
estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:

1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman
círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.
5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría,
menor es la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los
mandos de autoridad.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es
decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en
un momento determinado.

El organigrama del CONCYTEC representa, de manera gráfica, la estructura orgánica de la

institución y permite visualizar las relaciones e interacciones de los órganos que la
conforman de manera que se puedan mostrar las relaciones jerárquicas y las competencias.
Organigrama del CONCYTEC de acuerdo al Decreto Supremo Nº 026-2014-PCM
http://portal.concytec.gob.pe/index.php/concytec/quienes-somos/organigrama