COMPARACIÓN DE APLICACIONES PARA GESTIÓN DE

PROYECTOS: PROJECT LIBRE VS SMARSHEET

ELKIN JESÚS CORONEL DUARTE

DIEGO ANDRES VASQUEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA
GERENCIA Y GESTIÓN DE PROYECTOS
BOGOTÁ
2013
 COMPARACIÓN DE APLICACIONES PARA GESTIÓN DE
PROYECTOS: PROJECT LIBRE VS SMARSHEET

ELKIN JESÚS CORONEL DUARTE

DIEGO ANDRES VASQUEZ

Informe con el objetivo de conocer las ventajas y desventajas de dos

aplicaciones para el manejo de proyectos, y compararlos entre sí para
determinar el mejor.

Profesor
JAIRO TORRES PARRA
Ingeniero Civil

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA
GERENCIA Y GESTIÓN DE PROYECTOS
BOGOTÁ
2013
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 5

1. MARCO DE REFERENCIA 6

2. PROJECT LIBRE 7

2.1 CARACTERÍSTICAS 7

2.1.1Funcionalidad 7

2.1.2 Datos complementarios de la aplicación 8

2.3 EJEMPLO DE UN PROYECTO CON

PROJECT LIBRE 9

3. SMARTSHEET 11

3.1 CARACTERÍSTICAS 11

3.1.1Funcionalidad 11

3.1.2 Datos complementarios de la aplicación 13

3.3 EJEMPLO DE UN PROYECTO CON

SMARSHEET 14

5. CONCLUSIONES 16

BIBLIOGRAFIA 17
 RESUMEN

Este informe es una breve comparación de dos aplicaciones para el

gerenciamiento de proyectos, Project libre y Smartsheet. Esto se hace con el fin
de tener una herramienta en el proceso del curso de gerencia y gestión de
proyectos, basados en la teoría vista en clase tal como las barras de Gantt, lo
que es una actividad y los costos y recursos de un proyecto.

Términos clave: Proyecto, Gerencia, Barras de Gantt, Actividad, Costos,

Recursos.
 INTRODUCCIÓN

La importancia de este informe es conocer herramientas que nos sirvan en

adelante para tener control sobre los proyectos que tengamos que liderar. A
través de esta práctica aprendimos como estas aplicaciones nos ayudan a
administrar los recursos y el tiempo en un proyecto y las limitaciones de cada
caso.

Para establecer una comparación entre las dos aplicaciones se usó una
calificación de 0 a 10 siendo 0 una característica muy limitada o no existente y
10 que trabaja en las condiciones esperadas. Luego se promediaron las
calificaciones para obtener un punto de comparación.

5
 1. MARCO DE REFERENCIA

En este capítulo se incluye la información necesaria para entender cómo se

comparan las aplicaciones.

Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que buscan cumplir un

objetivo. Tiene principio y fin.

Actividad: Unidades operacionales dentro de un proyecto. Consumen tiempo y

recursos.

Recursos: Materiales, Máquinas, Mano de obra, Dinero.

Técnicas de planeación y Control de proyectos

Barras de Gantt: Barras que representan la duración de cada actividad.

CPM(CriticalPathMethod): Método de la ruta crítica, es determinístico, es

decir, no funciona con probabilidades en la duración de las actividades.

PERT (Project Evaluation and ReviewTechniques): Técnicas para la evaluación

y revisión de proyectos, técnica estocástica, es decir maneja probabilidades de
duración en las actividades.

Actividad precedente: Actividad que necesita ser hecha antes de la mencionada.

Holgura Total: Es el tiempo adicional que una actividad puede demorarse sin
que eso retrase el tiempo del proyecto. Una actividad con holgura 0 se dice
crítica.

Evento: Instante en que empieza o termina una actividad. No puede haber dos
eventos con igual nombre.

Costo total: Es la suma de los costos directos de las actividades y los costos
indirectos generados por imprevistos.

6
 2. PROJECT LIBRE

Project Libre es una alternativa de código abierto para Microsoft Project. Es la

heredera de la antigua aplicación OpenProj. Es compatible con archivos de
Microsoft Project 2003, 2007 y 2010.

2.1 CARACTERÍSTICAS

2.1.1 Funcionalidad

 Barras de Gantt: Barras simples que permiten interconectar las

actividades y ver la ruta crítica.
Calificación: 8

 CPM: Solo muestra rutas críticas identificadas con color rojo en las
barras de Gantt.
Calificación: 4

 Tiempos tempranos y tardíos: No posee esta característica ni de forma

numérica ni gráfica.
Calificación: 0

 Holguras: Las muestra en forma gráfica a través de las barras de Gantt

pero no se pueden ver de forma detallada.
Calificación: 6

 PERT: Posee una vista muy simple en cuadros con la duración y las
fechas de inicio y terminación, también señala la ruta crítica con color
rojo en el marco de los cuadros.
Calificación: 4

 Eventos: Puede manejar un calendario y se pueden programar los

eventos que se realizan y los recursos para optimizar las actividades.
Calificación: 6

7
  Costos: Calcula el costo total de un proyecto además de hacer una gráfica
con los costos a través del tiempo en forma de histograma y administrar
si el presupuesto dado alcanza.
Calificación: 8

 Recursos: Se puede administrar recurso por recurso y observar la gráfica

de uso de recursos por actividad haciendo más fácil distinguir los
cambios que se crean prudentes durante el transcurso del proyecto.
Calificación: 10

 Otros: Tiene la opción de uso de tarea que permite ver que recursos está
usando cada actividad.
Calificación: 7

Promedio de Funcionalidad: 5.89

2.1.2 Datos complementarios de la aplicación

 Licencia: Aplicación de código abierto y uso libre sin ninguna restricción

que usa código de terceros para su creación y se puede descargar desde
la página de su creador.
Calificación: 10

 Interfaz: Cuenta con una interfaz sencilla y fácil de entender aunque no

muy estilizada.
Calificación: 8

 Asesoría: Cuenta con blogs y foros en varios idiomas con toda la

información además de toda la información que se puede encontrar en la
red, como tutoriales y manuales.
Calificación: 7

 Plug-ins: No cuenta con plug-ins externos para añadir características

nuevas.
Calificación: 0

8
  Opciones para compartir: Tiene compatibilidad con proyectos de MS
Project y puede generar un documento pdf y un informe con toda la
información del proyecto como costos, duración, horas de trabajo, etc
que se puede imprimir.
Calificación: 8

 Sistemas operativos: Al estar basado en código Java esta aplicación corre

en todos los sistemas operativos con Java previamente instalado.
Calificación: 10

Promedio Datos Complementarios: 7.17

Promedio total: 6.53

2.2 EJEMPLO DE PROYECTO EN PROJECT LIBRE

Imagen 1. Pantalla de Project Libre con un proyecto mostrado con barras de Gantt.

9
Imagen 2. Un proyecto en Project Libre mostrado en forma de red.

Imagen 3. Grafica del uso de recursos por actividad en Project Libre.

10
 3. SMARTSHEET

Es una aplicación online para gestión de proyectos enfocada en las actividades y

quienes las ejecutan llevando un control, que en los recursos. Posee un estilo
grafico muy bien desarrollado.

3.1 CARACTERÍSTICAS

3.1.1 Funcionalidad

 Barras de Gantt: Tiene un completo manejo de las barras de Gantt, para

enlazar actividades simplemente requiere de arrastrar con el clic desde la
actividad dependiente hasta la predecesora, la única dificultad que
presenta es el uso de código de colores para distinguir las actividades
debido a que solo permite la selección de una paleta de 16 colores.
Calificación: 7

 CPM: El programa no implementa el cálculo de CPM ni de forma

nativa, ni por plug-ins.
Calificación: 0

 Tiempos tempranos y tardíos: Tampoco tiene implementado el cálculo

de tiempos, de forma nativa ni de plug-ins.
Calificación: 0

 Holguras: Muestra la holgura de una actividad de forma gráfica por

medio de las barras de Gantt pero no muestra esta holgura en forma
numérica.
Calificación: 6

 PERT: No posee una vista de red ni siquiera obtenible por medio de

pago.
Calificación: 0

11
 Eventos: Tiene una facilidad de usar notificaciones de eventos
importantes del proyecto, tales como reuniones, almuerzos, juntas
directivas, etc. También es posible agregar un nuevo tipo de evento
definido por el usuario que es posible usarse en otros proyectos.
Calificación: 10

 Costos: Maneja costos según la actividad y monitorea constantemente los

gastos del proyecto para prevenir que caiga por fuera de los limites, para
esto usa una notificación que es enviada a cada uno de los usuarios
directivos que trabajen en el proyecto. Hay que tener en cuenta que el
programa no maneja costos por recursos, por lo cual no es capaz de
evaluar el costo del proyecto a partir de los recursos individuales de cada
actividad.
Calificación:6

 Recursos: El programa permite administrar la cantidad de recursos que

serán usados por una actividad.
Calificación: 8

 Otros: También es posible resolver conflictos de horario de forma

automatizada y de paso optimizando las tareas para hacerlas efectivas en
el menor tiempo posible. Esta funcionalidad tiene la dificultad de
sobrecargar las actividades que son próximas a ser críticas, con lo cual
muchas partes del proyecto se convierten en actividades de alto riesgo.
Calificación: 8

Promedio de Funcionalidad: 5

12
3.1.2 Datos complementarios de la aplicación

 Licencia: Cuenta con un periodo de prueba de 30 días, del cual se

pierden algunas funcionalidades avanzadas, tales como reportes,
notificaciones y soporte. Para recuperar estas funcionalidades hay que
adquirir una de las siguientes licencias según las necesidades del usuario:
o Básica
o Avanzada
o Grupal
o Empresarial
Calificación: 6

 Interfaz: Cuenta con una interfaz muy familiar y sencilla, las imágenes de
los iconos son muy claras e intuitivas por lo que es muy fácil buscar un
elemento en específico. El único inconveniente que presenta es la
imposibilidad de personalizar los elementos presentes en los menús, por
lo cual se está anclado a una única interfaz.
Calificación: 8

 Asesoría: Cuenta con una amplia sección de ayuda que especifica cada
componente del programa y además de ejemplos prácticos para iniciar,
también si se tiene un problema en especial que no este listado puede
llamar a un asesor que le guía a la solución. La única dificultad que
presenta es el hecho de que la llamada es una petición de devolución de
llamada, por lo cual no se obtiene asesoría inmediata.
Calificación: 8

 Plug-ins: El programa no implementa directamente la funcionalidad de

plugins, sin embargo la empresa ofrece funcionalidad a medida para
usuarios empresariales, por lo cual hay un costo adicional.
Calificación: 4

13
  Opciones para compartir: El programa cuenta con la funcionalidad de
compartir el proyecto directamente al correo electrónico de esta persona,
además es posible configurar los permisos que tendrá esta persona de
modificar y compartir por lo cual se tiene control total de las personas
involucradas.
Calificación: 10

 Sistemas operativos: Ya que es un programa que corre en la nube

soporta todos los sistemas operativos comunes, tales como Windows,
Linux, Ubuntu, Mac.
Calificación: 10

Promedio Datos Complementarios: 7.67

Promedio total: 6.34

3.2 EJEMPLO DE PROYECTO EN SMARTSHEET

Imagen 4. Vista en cuadricula de un proyecto en Smartsheet.

14
Imagen 5. Vista con barras de Gantt de Smartsheet.

Imagen 6. Opción de calendario en Smartsheet.

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 4. CONCLUSIONES

Como se puede ver en la calificación total de los dos, están por encima
de 6 que es un buen resultado dado las múltiples condiciones dadas y
que pueden ser muy subjetivas.

Ambos programas son muy buenos en sus características además de su

fácil acceso y uso, a pesar de no contar con opciones más avanzadas
como el uso de PERT.

Para efectos de la teoría dada, los dos programas cumplen con las
expectativas planteadas salvo algunos detalles.

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 BIBLIOGRAFIA

LEMUS, Jorge Leonardo, “OpenProj”. Internet:

(http://www.slideshare.net/abetancur/openproj
<http://www.slideshare.net/abetancur/openproj>).

SMARSHEET, “Product Tour”. Internet:

(http://www.smartsheet.com/product-
tour/collaboration/?lpv=home3&lpa=3
<http://www.smartsheet.com/product-
tour/collaboration/?lpv=home3&lpa=3>)

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