STANDARD OPERATING No.

Dok
PROCEDURE
No. Rev.
PBM ELSA JAYA Tanggal Berlaku

Judul SOP
ORDER, PENERIMAAN, PENGAMANAN, PENYIMPANAN,
PENGELUARAN STOCK

Tujuan dan Menetapkan kebijakan dan prosedur sederhana bagi

Ruang Lingkup pelaksanaan pekerjaan di dalam Gudang yang efisien dan efektif

Definisi:
Material: semua jenis stock yang dibeli oleh pembeli
PR: Purchase Request: permintaan stock dari gudang ke
purchasing
PO: Purchase Order: pembelian dari purchasing ke suplier
OM: Order Material: permintaan stock dari pengguna

Pengesahan
Dibuat oleh Diperiksa oleh Disyahkan oleh
Nama Arbit Arifai L. Patrungi Ernawati
Jabatan Safety Manager Direktur

Tandatangan

Sejarah Perubahan
No. Tanggal No. Revisi Bentuk Perubahan

Daftar Penerima Salinan

No. Salinan Penerima No. Salinan Penerima
01. 03.
02. 04.

Lembar Kerja Terkait

No. Lembar Judul No. Lembar Judul
01. 03.
02. 04.

SOP No. hal. 3 dari 3

 STANDARD OPERATING No. Dok
PROCEDURE
No. Rev.
PBM ELSA JAYA Tanggal Berlaku

1. Prosedur Pembelian
i. Staf gudang mengisi form PR yang ditandatangani oleh
supervisornya, dan selanjutnya diserahkan kepada divisi Purchasing.
ii. Purchasing membuka order melalui form PO – 1 lembar form original,
3 lembar cc, setelah meneliti keabsahan permintaan dan tandatangan
dalam form PR.
iii. Divisi Purchasing memberikan 1 lembar cc form PO ke staff dan staff
menginputnya ke dalam program komputer dan mengupdate laporan
status.
iv. 1 lembar form PO original dikirimkan kepada supplier, dan 2 lembar
cc kembali ke gudang: 1 lembar cc untuk file gudang, 1 lembar cc
untuk bagian penerimaan untuk mencocokkan pada saat stock
datang.
v. File gudang disimpan berdasarkan nama supplier.
2. Penerimaan Stock
i. Pada saat stock datang, staff gudang membuka container, dan
mengecek stock yang datang menggunakan form cc PO untuk
dicocokkan dengan packing list dari supplier.
ii. Setelah stock diterima dalam kondisi jumlah tepat, keadaan barang
tidak rusak, 2 buah cc form ditandatangani dibubuhi nama dan
tanggal, lalu packing list dicopy 1 kali.
iii. Original packing list dan 1 lembar cc form diserahkan kepada staf
untuk dicatatkan ke dalam komputer data serah terima barang, lalu
form dan original packing list diserahkan kepada divisi keuangan
untuk proses pembayaran.
3. Pengamanan dan Penyimpanan Stock
i. Staff gudang selanjutnya mendata stock yang telah diperiksa dan
akan disimpan.
ii. Staff gudang menentukan standar packaging, tata cara simpan,
lokasi simpan, dan syarat pengamanan, dan memasukkan data
informasi inventory dan lokasi penyimpanan ke dalam komputer.
iii. Staff gudang menentukan cara penanganan dan pergerakan material
sampai ke lokasi simpan yang telah terdata.
iv. Jika stock harus dipindahkan ke lokasi lain di luar gudang, maka staf
gudang harus mencocokkan alamat dalam cc form PO dan bill of
ladding dan menyimpan stock ke lokasi penyimpanan sementara
sampai stock dikeluarkan dari gudang. Stock di area simpan
sementara harus diverifikasi setiap hari Senin dan Kamis.
v. Sesuai dengan jadwal pengiriman, staf gudang mengatur truk atau
container untuk dikirimkan kepada lokasi berikut dan membawa

SOP No. hal. 3 dari 3

 STANDARD OPERATING No. Dok
PROCEDURE
No. Rev.
PBM ELSA JAYA Tanggal Berlaku

original packing list, serta 2 lembar cc form PO untuk ditandatangani

pihak penerima berikutnya.
vi. Original packing list dan 1 lembar cc PO yang telah ditandatangani
pihak penerima berikutnya, dikirimkan ke divisi keuangan untuk
proses pembayaran.
4. Perbedaan Penerimaan Stock
i. Jika terjadi perbedaan jumlah, maupun kondisi kerusakan pada stock,
staff gudang akan memberi koreksi pada lembar cc PO dan bersama
original packing list dikirim untuk didata di dalam komputer sesuai
kondisi yang sebenarnya terjadi.
ii. Purchasing menerima koreksi dari gudang dan selanjutnya akan
mengirim kembali kepada supplier.
5. Order Material
i. Pihak peminta menyerahkan form order material dan form work order
ke gudang, dan akan diverifikasi sesuai dengan daftar Permintaan
Material yang dimiliki oleh gudang. Jika otorisasi sudah diberikan,
maka sesuai dengan nomor work order staf gudang akan
menyerahkan stock kepada pengguna.
ii. Pengguna mengisi form order material, menunjukkan kartu karyawan
yang sah, dan menandatangani pengeluaran barang, serta
membubuhkan nama, nomor karyawan, dan tanggal pengambilan.
iii. Menggunakan form order material dan copy form work order, staff
gudang selanjutnya menginput data laporan update status stock.

SOP No. hal. 3 dari 3