Arzolais 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
OPTIMIZACION DEL PROCESO DE CONTROL DE PRODUCTOS CON

FALLAS REPORTADAS POR LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS DE LA
EMPRESA FARMACIA SALUD ARAIMA, C.A.
(LOCATEL PUERTO ORDAZ)
Informe Técnico Final de Pasantía presentado para optar por el Titulo de Licenciado en la
especialidad de Administración de Empresas
AUTOR: MARIAJOSÉ ARZOLAIS
C.I.: 18.521.363
[1]

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
OPTIMIZACION DEL PROCESO DE CONTROL DE PRODUCTOS CON

FALLAS REPORTADAS POR LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS DE LA
EMPRESA FARMACIA SALUD ARAIMA, C.A.
(LOCATEL PUERTO ORDAZ)
____________________ ____________________
Econ. Fidel Hernández Lcda. Yesenia Salazar
TUTOR ACADÉMICO TUTOR INDUSTRIAL
CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE 2011
[2]

INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN………………………………………..……...……….…. 1
DESARROLLO…………………………………………………...………….3
Generalidades de la empresa………………………………….........….……3
Misión……………………………………………………………….…...….4
Visión……………………………………………………….……….…..…..4
Objetivos…………………………………………………….…..…...…..….4
Estructura Organizativa de la Empresa………………………...………...….5
Descripción del área de pasantía……………………….……….…....…...…6
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA….…….…………………….…7
Objetivo General………………………………………….…..….…..…..…9
PLAN DE TRABAJO……………………………..…...……...……..........10
Técnicas de investigación utilizadas para el logro
de las actividades …………………….……………………………..……...10
Logros alcanzados con el plan de trabajo……………………….....….…12
Actividades realizadas fuera del plan de trabajo…………….……….……..19
Actividades realizadas durante la pasantía……………………….…….…...22
[3]

Facilidades y dificultades presentadas durante el
desarrollo de la pasantía……………………………………………............25
Conocimientos adquiridos durante la pasantía………………………..……26
CONCLUSION….………………………………………….………………..28
RECOMENDACIONES……………………………………………………30
Para la Empresa Farmacia Salud Araima………………………….……….30
Para la UNEG…………………………………………………….………...31
Para los Pasantes……………………………………………………….…...31
GLOSARIO………………………………………….……………………….32
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………….….………........……34
ANEXOS……………………………………………………………….……..35
Anexo 1.- Reporte de fallas……………………………………...………….36
Anexo 2.- Pasos para la Verificación de las Unidades en el sistema SAP……37
Anexo 3.- Cuadro de Control de Fallas Reportadas……………………………40
Anexo 4.- Análisis de la fallas………………………………………………41
Anexo 5.- Procedimiento para ingresar a la carpeta compartida
“Reporte de Fallas”…………………………………………….…….………45
[4]

INTRODUCCIÓN
Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel), inicio en el 2002 con establecimientos

que ofrecen al cliente, las farmacias más surtidas y variadas ofertas en equipos
médicos, productos nutricionales, artículos de higiene y belleza, y los mejores
servicios pensados para su salud y bienestar. Actualmente se ubica dentro de un
mercado competitivo y dirigida a prestar un servicio al consumidor, por consiguiente
cuenta con una numerosa clientela destacándose como “Auto mercado de salud“.
Como en muchas otras empresas, Locatel es una empresa donde existen fallas en
el registro y control de mercancía, por ende el control es muy ambiguo, por ello la
empresa requiere de una organización y un control mas riguroso donde se supervise
realmente la mercancía que entra en el depósito como la que sale, con este sistema se
evitarían los problemas que se presentan a menudo, como lo es, que se agote la
existencia de algún producto y esto ocasione caos para el área donde se está
necesitando, como también se evitaría que cualquier mercancía fuera hurtada y no se
note su ausencia.
Para esto, a partir del mes de Mayo del 2011 hasta entonces Locatel,
específicamente en el departamento de Inventario, se implemento el proceso de
control fallas, el cual inicia con la recepción de los reportes de fallas por los distintos
departamentos de la empresa, luego contar las existencias de los productos con fallas,
verificar las unidades en el Sistema SAP, analizar estos productos mediante el método
PEPS lo cual permitirá descubrir el motivo de la fallas y por ultimo en el “cuadro
Control de Fallas” ajustar las cantidades de los productos reportados. Cabe destacar,
que es un proceso largo y por ende quitaría tiempo que podría ser invertido en otras
actividades del departamento.
1

Con la optimización del proceso de control de productos con fallas reportadas se

reducirá el tiempo en que el proceso se realizaba anteriormente, puesto que, ya no se
perdería en leer buscando los productos con fallas en el reporte manuscrito; solo
copiar de este formato y pegar en el “cuadro de Control de Fallas”.
En el desarrollo del informe se hará una breve descripción de la empresa en donde

se mencionara sus objetivos, la misión, visión, estructura organizativa; de la misma
manera se hará una descripción del área de pasantía indicando el objetivo, la
estructura organizativa de la empresa, el planteamiento del problema, el plan de
trabajo, las facilidades y dificultades que se presentaron en el desarrollo de la
pasantía, así como también los conocimientos adquiridos durante la pasantía, además
se señalaran algunas recomendaciones y por ultimo en los anexos, se mostrara El
formato manuscritos de los reportes de fallas, el cuadro “Control de Fallas”, pasos
que deberán seguir para realizar el Proceso de Control de Fallas y la propuesta para
optimizar el proceso.
2

DESARROLLO
Generalidades de la Empresa
Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel - Puerto Ordaz), se encuentra ubicada en la

calle Caura con calle Cuchivero sector Alta Vista, específicamente en el centro
comercial ciudad Alta Vista I Local. 1-73, es una empresa dedicada a la
comercialización de productos y servicios de salud para el bienestar de sus clientes.
Farmacia Salud Araima inicio el 14 de Enero de 2002, con el concepto innovador

al servicio de sus afiliados. Sus establecimientos cuentan con las farmacias más
surtidas, la más variada oferta en equipos médicos, productos nutricionales, artículos
de higiene y belleza, y los mejores servicios pensados para su salud y bienestar.
Bajo la modalidad de franquicia y el concepto de Automercado de salud, la

empresa que empezó con un pequeño local de venta y alquiler de equipos médicos
hace 30 años, sumó voluntades en 49 establecimientos en Venezuela y 11 en el
exterior. Algunos de éstos a nivel nacional se encuentran en; Caracas, Cabimas, El
Tigre, San Antonio de las Altos, entre otros; y en el exterior, Moscú, Colombia,
México, etc.
Locatel, ofrece en las cantidades requeridas, medicamentos y productos

farmacéuticos, descuentos en la compra de medicinas y la preparación de fórmulas
magistrales. Brinda la venta y el servicio de Alquiler de Equipos Médicos para el
cuidado y restablecimiento del paciente. También, el servicio de Óptica donde
realizan gratuitamente exámenes de la vista, adaptación de lentes y la venta de éstos;
3

Cuenta con departamentos de Nutrición y Dietética que contribuye a mejorar el

estado nutricional de los afiliados, entre otros beneficios.

Objetivos
La prevención.
El mantenimiento.
El restablecimiento de la salud.

Misión
Superar las expectativas de nuestros clientes, proveedores, socios y empleados,

ofreciendo a toda la población en un ambiente de armonía y bienestar, el surtido más
amplio de productos y servicios de salud, con un alto contenido de innovación y
diferenciación.

Visión
Ser reconocido como la primera opción de salud y bienestar al detal, para toda la
población.
4

Estructura Organizativa de la Empresa.
5

Descripción del área de pasantía.
La pasantía se realizo en la Gerencia de Compras, la cual esta encargada de

inspeccionar y controlar las áreas de Almacén, Sistemas, Compras e Inventario.
Específicamente tuvo lugar en éste último, en donde se desarrollan Ajustes en el
Sistema SAP, así como también se evalúan otros procedimientos que permiten
obtener un control y seguimiento de la mercancía.
El departamento debe cumplir ciertas normas como analizar y controlar el

comportamiento de los inventarios de todos los productos, tanto en el almacén como
en tienda, a su vez llevar el control mensual de las pérdidas mediante un reporte de
pérdidas; también analizar las diferencias y explicaciones del inventario, entre lo real
y lo sistémico, realizar informes mensuales a la Dirección General sobre el análisis de
inventario cuando se detecten una diferencia que se deben reconocer contablemente.
Llevar control SAP por transacción MB51 de las entradas y salidas de mercancía, y
por ultimo ofrecer la mayor confiabilidad en los procesos de ajustes de inventario.
Otro punto de suma importancia es el de las devoluciones de los productos, el cual

el departamento lleva un control de devoluciones ya sea por productos que estén por
descodificación, productos no pedidos, por deterioro físico, vencidos, próximo a
vencer, equivocado, defecto de fabrica, cambio de presentación, consignación,
unidades de manejo, cambio por cambio, faltante físico, error en factura, cantidades
no solicitadas, y por ultimo sin refrigeración, sin fecha de vencimiento.
6

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Grupo Comercial de Locatel, posee una trayectoria de 30 años en el negocio de

equipos médicos con una reputación y prestigio inmejorables; inicia en el año 1979
en Caracas (San Bernardino), con el sistema de alquiler de equipos médicos con
despacho a domicilio y venta al detal, con una pequeña exhibición.
Actualmente se ubica dentro de un mercado competitivo y dirigida a prestar un

servicio al consumidor, por consiguiente cuenta con una numerosa clientela
destacándose como “Automercado de salud“. A raíz de esto, comienza un proceso de
expansión, el cual permite que existan franquicias tanto a nivel nacional como
internacional. Nació, “Farmacia Salud Araima C.A. (Locatel) “es una franquicia que
ofrece un amplio surtido de Equipos Médicos, Farmacia, Servicios de óptica y otros
servicios para el cuidado del paciente, garantizando su pronto restablecimiento a la
vida activa, representando la mejor alternativa para cubrir las necesidades de pronta
recuperación del paciente. Integrada por las gerencias de relaciones Institucionales,
tienda, administración y finanzas, compras y recursos humanos cada uno de ellos
están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de
lograr sus objetivos.
La empresa farmacia salud Araima, C.A. (Locatel), dentro de su estructura

organizativa se encuentra el departamento de inventario, que se encarga de gestionar
supervisar y controlar procesos relacionados a esta área. Dentro de sus funciones
tienen el proceso de control de fallas, el cual consiste; primero, recibir los reportes
mensuales con fallas de los diferentes departamentos (farmacia, almacén, equipos
médicos y otros), verificar la existencia tanto en físico como en sistema de los
productos reportados; analizar cada uno de los casos para luego ser registrados en un
7

archivo de Excel, llamado “Cuadro de control de fallas”, el cual se requiere toda la

información necesaria del producto a ajustar, como: el código SAP, descripción, tipo
de ajuste, cantidad en físico y sistema SAP, costo y por quien fue reportado; para
luego imprimir el soporte analizado y ser validado por la persona autorizada y
proceder a sacar la información del sistema ya bien sean ajustes de suma o resta.
De esta manera, se están presentando ciertos inconvenientes en cuanto a este

proceso, puesto que, al ser una medida nueva en este departamento, no cumple las
expectativas esperadas y por ende requiere de mejoras. Se detecto que los reportes
entregados a la analista de inventario son confusos, puesto que, los mismos contienen
reportes tanto para el departamento de compras como para el de inventario y por ende
al mezclarse es más tardío el proceso. Por ser información manuscrita, en ocasiones
los datos son confusos, puesto la letra es poco legible y además no contienen la
información necesaria. También al momento de realizarse el análisis consume mucho
tiempo que podría utilizarse en otras actividades. Por esto, requiere de ciertas mejoras
para así realizar de una manera más efectiva y eficaz este mecanismo.
Por lo antes expuesto es necesaria la optimización del proceso de control de

productos con fallas reportadas por los diferentes departamentos de Farmacia Salud
Araima, C. A. (Locatel), de manera que le proporcione la información necesaria al
personal encargado en un momento dado, con la finalidad de mantener un proceso
eficaz, eficiente y sistemático, donde se ahorrara tiempo y se podrá llevar a mejor el
proceso. Así mismo, el departamento ya no tendrá trabajo acumulado, presentara
fluidez y organización en el trabajo, lo cual contribuye al logro de las metas y
objetivos de la entidad.
La optimización puede realizarse en diversos ámbitos, siempre con el mismo

objetivo: mejorar el funcionamiento de algo a través de una gestión perfeccionada de
los recursos. La optimización puede realizarse en distintos ámbitos, aunque lo
recomendable es concretarla hacia el final de un proceso.
8

El término se utiliza mucho en el ámbito de la informática, puesto que busca

adaptar los programas informáticos para que realicen sus tareas de la forma más
rápida posible. Gracias a la optimización de software, por ejemplo, los programas
pueden requerir de menos memoria para su funcionamiento ya que pasan a usar sus
recursos de manera más eficiente. Por otra parte, la optimización de consultas,
consiste en mejorar los tiempos de respuesta en la gestión de bases de datos y busca
simplificar las consultas más complejas que pueden requerir de mucho tiempo para su
resolución.
Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)

que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias
con un fin determinado. A raíz de lo referido anteriormente, optimizar un proceso no
es más que buscar la mejor manera de realizarlo.
OBJETIVO GENERAL
Optimizar el proceso de control de los productos con fallas reportadas por los
distintos departamentos de la Empresa Farmacia Salud Araima, C. A. (Locatel).
Puerto Ordaz - Estado Bolívar.
9

PLAN DE TRABAJO
Diagnosticar la situación actual del proceso de control de productos con fallas

reportadas por los diferentes departamentos de la empresa.
Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el proceso de

control de productos con fallas reportadas por los distintos departamentos de
la empresa.
Presentar una propuesta para la optimización del proceso de control de

productos con fallas reportadas por diferentes departamentos de la empresa
Farmacia Salud Araima, C. A. (Locatel).
TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN UTILIZADAS PARA EL LOGRO DE LAS

ACTIVIDADES.
Tipo de investigación
De Campo
De la misma manera Sabino C. (2000) estableció: “La investigación de campo, es

la investigación que se basa en informaciones o datos primarios obtenidos
directamente de la realidad” (pág.81).
10

Lo señalado anteriormente por el autor, refleja que esta investigación es de campo,

porque se realizará directamente en el lugar de los hechos y esto permite al
investigador cerciorarse de las condiciones en que se han conseguido los datos,
haciendo posible su modificación de ser necesario.

Diseño de la Investigación
El diseño utilizado fue la investigación descriptiva. Según Tamayo y Tamayo

(1991): “La investigación descriptiva es la descripción, registro, análisis e
interpretación de la naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos, este
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre cómo una persona, grupo o
cosa, se produce o funciona en el presente¨.
La investigación desarrollada se emplea de forma Descriptiva ya que se tuvo que

analizar cada uno de los productos con reportados, con el fin de detectar los motivos
que causaron las fallas; de la misma manera es descriptiva debido a que se que se
describirá de qué manera se realiza el Proceso de Control de Fallas.

Técnicas de Recolección de Datos
Los instrumentos o técnicas de recolección de información son aquellas técnicas

que permitirán tener un análisis de los datos para manejar la problemática en estudio.
El instrumento que se utilizará para la recolección de la información fue la siguiente:
Observación Directa: Se realizo observaciones directas al personal del

Departamento de Inventario que permitió tener información sobre cada una de las
funciones que llevan a cabo. Al respecto Bunge, C.(2002) señala que la observación
directa, es la que permite evaluar el grado en el cual un proceso es llevado a
cabo y cuáles son los factores que posiblemente requieren atención especial,
(pág.15). La observación directa permite obtener en forma directa información de
realidad donde se presentan el problema que se aborda.
11

Entrevista no Estructurada o Libre: Esta técnica consiste en realizar preguntas de

acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Es más flexible y
abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido,
orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del
entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las
variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la
forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas
situaciones.
LOGROS ALCANZADOS CON EL PLAN DE TRABAJO
Diagnosticar la situación actual del proceso de control de productos con fallas

reportadas por los diferentes departamentos de la empresa.
Se observo que el proceso de control de los productos con fallas reportadas por
los distintos departamentos de la empresa, es un proceso extenso, el cual inicia por la
recepción de los reportes; se verifica mediante un conteo las unidades reportadas, y
así compararlas con las cantidades que aparecen en el sistema SAP (MB52); se
analiza cada mercancía reportada, con el fin de determinar el motivo de la falla y por
ultimo realizar los ajustes correspondientes a la situación, ya sean de suma o resta y
por ende sacar del sistema las cantidades modificados.
De igual manera se observo que los reportes entregados a la analista de inventario

son confusos, puesto que, los mismos contienen reportes tanto para el departamento
de compras como para el de inventario y por ende al mezclarse es más tardío el
proceso. Por ser información manuscrita, en ocasiones los datos son confusos, puesto
la letra es poco legible y además no contienen la información necesaria. Ver anexo 1
12

Se pudo apreciar que cada día se presentan reportes de fallas nuevas, y a pesar que
la analista desempeña sus funciones de manera sistemática y ordenada, trae como
consecuencia sobrecarga de trabajo para el empleado. Cabe destacar que este personal
realiza un trabajo de vital importancia ya que es el responsable de solucionar las
fallas presentadas y así evitar las confusiones que estas ocasionan a la empresa
Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el Proceso de

Control de Productos con Fallas Reportadas por los distintos
departamentos de la empresa.
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN DE LAS FALLAS REPORTADAS
RESPONSABLE PASO ACCION

Recibir en físico y por el correo electrónico los
1
reportes de productos con fallas
En el formato “Reporte de fallas” buscar y
2
seleccionar solo los productos con fallas.
ANALISTA DE Transcribir en el “Cuadro de Control de Fallas
3
INVENTARIO Reportadas”, los productos encontrados
En el almacén indicado, verificar que la cantidad
4
existente coincida con la reportada
Colocar en el formato “Cuadro de Control de
5
Fallas”, la cantidad verificada en el almacén.
13

PROCEDIMIENTO:
VERIFICACION DE LA UNIDADES EN EL SISTEMA SAP
Ver anexo 2 y 3

En la PC, en Escritorio, hacer doble clic en “SAP
1 Logon” y en “SAP-R3 Producción” para ingresar
en el Sistema.
Colocar el usuario y la clave correspondiente,
2
presionar “Enter “
Elegir la segunda opción y presionar “confirmar
3
selección”
Hacer doble clic en la transacción MB52 para ver
4 la existencia del producto en los diferentes tipos de
ANALISTA DE
almacén
INVENTARIO
Colocar el Centro (clave) y en material, agregar el
5
código SAP del producto.
Luego, clic en ejecutar (el relojito) para visualizar
6
la unidades
Rectificar las unidades que aparecen en la
7
transacción (MB52).
Colocar en el “Cuadro de Control de Fallas
8 Reportadas”, las unidades visualizadas en el
Sistema SAP (MB52).
14

PROCEDIMIENTO:
ANALISIS DE LA FALLAS
Ver anexo 4
Realizar doble clic en la transacción “Lista
1
Documentos material (MB51)”
Colocar el Centro (clave) y en material, agregar el
2
código SAP del producto que se va a analizar.
Luego, clic en ejecutar (el relojito) para visualizar
3
los movimientos de la mercancía.
Aplicar el Método Contable PEPS para analizar la
4 mercancía desde la fecha del inventario inicial
hasta la fecha actual
Contar desde el inventario inicial, solo los ingresos
5
o entradas de mercancía y las ventas de ésta.
En clase de movimiento, colocar 101(ingresos) y
ANALISTA DE
verifica cada uno para detectar si la falla ocurrió
INVENTARIO 6
por un mal ingreso (cantidades quo no coinciden
con la señalada en la factura).
Luego, buscar en físico las facturas
correspondientes a los ingresos para confirmar lo
7
señalado en el sistema. Si es la causa, sacarle copia
a la factura para que quede como soporte.
Si los ingresos no son la causa de la falla. Ingresar
8 al sistema “WinTelnet” y verificar si las unidades
en fallas fueron vendidas.
Al descartar las opciones anteriores, deducir que el
9
motivo de la falla fue por hurto.
15

PROCEDIMIENTO:
AJUSTES DE FALLAS
Ver anexo 3

En el formato “Cuadro de Control de Fallas” de
1 acuerdo a la situación, restar o sumar la cantidad que
hay en físico con la del sistema
ANALISTA DE
Buscar en la Transacción MB52 (Sistema SAP), el
INVENTARIO 2
costo del producto.
Por ultimo, en el mismo formato colocar el costo de
3
acuerdo a las unidades ajustadas.
NOTA: Ajustes
- El Ajuste de Resta se presenta cuando la cantidad de un producto es mayor en

el sistema con respecto a la existente en físico.
- Sin embargo cuando el Ajuste de suma ocurre de forma contraria, es decir,

cuando la cantidad en físico es mayor a la del sistema SAP.
16

Presentar una propuesta para la optimización del proceso de control de productos

con fallas reportadas por diferentes departamentos de la empresa Farmacia Salud
Araima, C. A. (Locatel).

La optimización del proceso de control de productos con fallas reportadas por
diferentes departamentos de la empresa Farmacia Salud Araima, C. A. (Locatel); Se
enfoca básicamente en modificar totalmente la manera cómo los departamentos de:
Compras, Farmacia, Almacén General, Equipos Médicos, Afiliaciones y Adjunto
Dirección, realizan y envían los reportes de fallas al departamento de Inventario,
tomando en cuenta siempre la información necesaria ya establecida para ejercerlos.
De esta manera cada departamento involucrado tendrá asignado un formato digital,
listo para registrar los productos con fallas de una manera fácil y ordenada. Cabe
destacar que esta información puede ser visualizada por el personal del departamento
de inventario siempre y cuando la requiera.
“Fallas Reportadas por los Distintos Departamentos de Farmacia Salud Araima”,

es el nombre del archivo en Microsoft Excel, en éste se encuentra un formato donde
cada departamento involucrado, al acceder, podrá reportar la información necesaria
de los productos que detecten con fallas. Específicamente esta constituido por siete
hojas de cálculo; la primera llamada “Inicio”, contiene el nombre del archivo y de
todos los departamentos involucrados donde cada uno posee una cápsula “Locatel”,
en la cual deberán hacer clic para acceder y así visualizar sus respectivos formatos;
los cuales se dividen de la siguiente forma: En la hoja dos esta el departamento de
compras el cual hará sus reportes, en la tres reportará Farmacia, en la cuatro Equipos
Médicos, en la hoja cinco Adjunto Dirección agregará sus reportes, en la seis
Afiliaciones y por último, en la siete , Almacén General asentará las suyas.
Estos formatos están integrados con la información necesaria para solventar las
fallas reportadas, la cual es: la fecha del reporte, código SAP, descripción, cantidad
en físico, cantidad en sistema del producto y por ultimo el nombre de la persona que
reportó el producto. Cabe destacar que los formatos de todos los departamentos son
17

iguales en cuanto a la información requerida, que la parte de “Reportado por” es

creada para momentos donde se presenten dudas en los datos y para mayor seguridad
de la información.
Una carpeta compartida, llamada “Reporte de Fallas”, contendrá toda la

información al respecto, donde solamente el personal involucrado (departamento de
inventario, de compras, afiliaciones, farmacia equipos médicos, almacén general y
adjunto dirección) podrá tener acceso. Esto con el fin de proteger la información
contenida y así no pueda ser modifica por otros.
Esta nueva función fue planteada y comunicada a todos los departamentos

involucrados, mediante charlas donde se les demostró a través de instrucciones como
deben ingresar y la forma de ejecutarla.
Permite administrar mejor el tiempo, puesto que, los reportes se enviaran solo por
una vía, ya no se perdería en leer descifrando lo manuscrito, ni buscando y
clasificando los productos con fallas en los reportes; por consiguiente los
departamentos solo deberán acceder al sistema y agregar los productos detectados en
el formato correspondiente; y el departamento de Inventario, verificar la información
reportada por los distintos departamentos involucrados, copiarla y pegarla en el
“cuadro de Control de Fallas”. Esta propuesta es factible porque la misma se ajusta a
la principal necesidad detectada en la investigación, la cual es cumplir con todas las
actividades asignadas al departamento de una manera mejor organizada y en un
periodo de tiempo adecuado. De esta manera se establece una propuesta que garantiza
un proceso sistematizado, ordenado y eficaz.
Se deberá realizar el procedimiento de la siguiente manera: Ver anexo 5
18

ACTIVIDADES REALIZADAS FUERA DEL PLAN DE TRABAJO

• Reconocimiento del lugar de la realización de la pasantía.
• Conocimiento de diversas funciones del sistema SAP, el significado y para

que sirven distintos elementos de su contenido. Como entrar al sistema SAP y
las transacciones MB51 y MB52, También sobre:
Los tipos de almacén son:
1000: Tienda
2000: Almacén General
4000: Devoluciones
5000: Perdidas
6000: Recetura (artículos fabricados por Locatel)
Sistema SAP, Las clases de movimientos son:
101: Ingreso de mercancía
951: Ventas
952: Devoluciones
702: Ajustes antes del inventario 2009
701: Ajustes después del inventario 2009
X51: Destrucción de mercancía
311: traslado de un almacén a otro (del 2000 al 1000)
19

909: Traspaso de lote a lote
309: Traspaso de material a material
501: Ajuste de suma
502: Ajuste de resta.
• Registrar productos con diversas situaciones (defecto de fábrica, vencimiento,

deterioro físico, etc.) en el formato llamado “Control de Devoluciones”. Se
efectúa mediante el sistema SAP, puesto que requiere de cierta información
suministrada por éste, como: código de barra, unidades, fecha de vencimiento
y otros.
• Inventario de la Pepsi C.A.; se realizo un conteo de diferentes productos

suministrados por este proveedor. Primero, se realizo la revisión en el almacén
general (2000) y luego en la tienda (1000). Todo esto se anota en un formato
donde se encuentra el código SAP, la descripción del producto, stock
disponible, stock físico, stock sistema y el nombre del proveedor.
• Realización del Stock Diario, en el formato “Cuadro Resumen Diario de Stock

Puerto Ordaz”. Para esto, abrir el Sistema SAP e ingresar a la transacción
MB-52, coloca el código de centro, el tipo de almacén ya sea tienda (1000),
almacén general (2000), devoluciones (4000) ó recetura (6000) y los grupos
de artículos; los cuales son:
AA*: Farmacia
BB*: Miscelaneos
C*: Equipos Médicos.
20

Se descargaron los almacenes 1000 y 2000 con cada uno de los grupos de
artículos y así se visualizaron las existencias en cada uno de estos. Los almacenes
4000 y 6000 se descargan solos. Cabe destacar que esta actividad se realiza todos los
días.
• De acuerdo a su condición, clasificación de los productos retirados de tienda:

donación, desechar, reparar entre otros. Esta clasificación se realizo en un
formato donde se encuentra registrada información de productos con
diferentes motivos no aptos para el cliente (dañado, vencido, sin físico, etc.)
• Conteo de productos de los proveedores Pfizer, Sanofi y Boringer; con el fin

de verificar y comparar las cantidades existentes en físico y en el Sistema
SAP.
• Se realizo un inventario de todos los productos próximos a vencerse en el área

de farmacia.
• Cierre de mes: se realizo al final de cada mes en el sistema SAP,

específicamente en la transacción MB52, donde se descargan todos los tipos
de almacén (1000,2000,4000 y 6000) con el fin de visualizar el inventario en
cada cierre de mes.
• Reparación de productos dañados que luego fueron devueltos a tienda por el

personal de almacén el cual los organiza, y así puedan llegar a manos del
consumidor final. También se destinaron productos para donación.
• Clasificación de productos destinados a donación específicamente para niños

(teteros, juguetes, chupones, etc.), los cuales fueron verificados tanto en físico
como en el sistema SAP.
• Inventario en la tienda de productos que se encuentran en el caso de la cuenta

EM/RF (EM: entrada de mercancía y RF: registro y verificación de factura),
para verificar la existencia real de los artículos.
21

• Organización y clasificación de documentos de acuerdo a las franquicias que

integran la empresa Locatel.
• Inventario de todos los productos vencidos que estaban almacenados, para

verificar si algunos de ellos podía todavía ser reconocido por los proveedores.
• Se realizo un control de productos vencidos, los cuales se contaron y luego

ingresados en el formato “Productos Dañados en Tienda”, el cual contiene:
código SAP, descripción, cantidad, lote, fecha de vencimiento, costo unitario
y costo total del producto.
• Organización de archivos que contienen datos desde 2002 hasta el 2010 de los
diferentes departamento de Farmacia Salud Araima; cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, tesorería, contabilidad y compras.
• Transcripción de los productos dañados y vencidos que fueron inventariados

semanas anteriores.
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA PASANTÍA
Semanas Fecha Actividades

• Reconocimiento del lugar de la realización de la
pasantía.
Del 16/05/2011 • Investigación sobre la empresa Locatel para el Informe
1
al 20/05/2011 Técnico Final de Pasantía.
• Conocimiento de diversas funciones del sistema SAP
22

• Planteamiento del problema por parte del departamento.

• Registrar productos en condiciones poco óptimas, en el
Del 23/05/2011 control de devoluciones.
2
al 27/05/2011 • Inventario de productos de PEPSI tanto en el almacén
como en la tienda.
• Cierre de mes
• Realización del Stock Diario
Del 30/05/2011
3 • clasificación de los productos retirados de tienda.
al 03/06/2011
• Inventario de productos con fallas en los almacenes.
• Conteo de productos de los proveedores Pfizer, Sanofi y
Boringer
Del 6/06/2011
4 • Realización del Stock Diario
al 10/06/2011
• De acuerdo su condición, clasificación de los productos
retirados de tienda.
• Inventario de todos los productos próximos a vencerse

en el área de farmacia.
• Reparación de productos dañados, los cuales fueron
Del 13/06/2011
retirados de tienda por esta condición.
al 17/06/2011
• Inventario en la tienda de productos que se encuentran

en el caso de la cuenta EM/RF
Del 20/06/2011
al 24/06/2011
• Análisis de productos con fallas.
23

• Organización y clasificación de documentos de acuerdo

a las franquicias que integran la empresa Locatel.
7 Del 27/06/2011 • Inventario de todos los productos vencidos que estaban
al 01/07/2011 almacenados.
• Ajustes de productos con fallas.
• Organización y clasificación de documentos de acuerdo
a las franquicias que integran la empresa Locatel
• Clasificación de productos destinados a donación para
Del 04/07/2011
8 niños.
al 08/07/2011
• Organización de archivos muertos de los diferentes
departamentos de Farmacia Salud Araima.
• Analizar los diferentes productos con fallas reportadas
9 por los diferentes departamentos de la empresa.
Del 11/07/2011
al 22/07/2011
10 retirados de tienda.
• Realización del Informe Técnico Final de Pasantía.
11 •
Del 25/07/2011 • Inventario de todos los productos vencidos que estaban
al 05/08/2011 almacenados.
12
Del 8/08/2011
13 al 12/08/2011
• Transcripción de los productos vencidos que estaban
almacenados y colocación del código SAP.
Del 15/08/2011
14 al 19/08/2011
24

Del 22/08/2011 • Transcripción de los productos vencidos que estaban

15
al 26/08/2011 almacenados y colocación del código SAP.
• Conteo de productos con fallas
Del 29/08/2011
16 • Archivar documentos del año 2009
al 02/09/2011
• Culminación del Informe Técnico Final de Pasantía.
FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL
DESARROLLO DE LA PASANTÍA
Facilidades
; El personal de Farmacia Salud Araima C.A. fue colaborador a la hora de

solicitar información para la realización del informe de pasantía.
; El Departamento de Cuentas por Pagar posee un archivo organizado

alfabéticamente de los proveedores; el cual garantiza una búsqueda eficaz a la
hora de necesitar un documento, ya sea factura, orden de compra o nota de
crédito u otros.
; La Empresa cuenta con la tecnología del sistema SAP automatizado que

facilita el manejo de la información.
; Se obtuvo material de papelería, impresiones y sistemas automatizados.
; Se conto con asesoría profesional suministrada por el personal del

departamento de inventario.
25

Dificultades
: En el Departamento de Inventario no existe el personal suficiente para los

procedimientos largos y tediosos realizados en el mismo.
: El Departamento de Inventario no cuenta con suficiente espacio físico, lo cual

dificulta el trabajo de pasantía.
: Mensualmente los distintos departamentos de la empresa reportan cantidades

de gran significación de productos con fallas, es decir, no presentan
cantidades iguales en físico y en el sistema SAP (MB51-Stock en Almacén
por Material)
: En el formato de productos con fallas, también indican productos que no

presentan ningún problema, ni poseen código SAP, por consiguiente esto hace
más tardío encontrar o reconocer los que poseen fallas.
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE LA PASANTÍA
Ò Se obtuvo la oportunidad de conocer varias de las funciones que posee el

Sistema SAP, específicamente las transacciones MB51 (lista Documentos
Material) y MB52 (Stocks en Almacén por Material).
Ò Se entendió muchos de los términos utilizados en este sistema como: los tipos
de almacén, las clases de movimientos, entre otros.
Ò Obtuve mayores conocimientos acerca del Microsoft Office Excel.
Ò Clasificación de los productos retirados de tienda, es decir; los que son por
devolución, para desechar, donación, reparación o por consumo interno
(consumo por la empresa).
26

Ò Realización del stock diario, con el fin de visualizar cuanta existencia hay en
cada almacén.
Ò Conocimiento a fondo sobre el Proceso de Control de Productos con Fallas

Reportadas por los distintos departamentos de la empresa Farmacia Salud
Araima.
27

CONCLUSION
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también
conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de
la empresa.
En la Farmacia Salud Araima, C.A., específicamente en el departamento

Inventario, el proceso de Control de Fallas, consiste en recibir los reportes mensuales
con fallas de los diferentes departamentos (farmacia, almacén, equipos médicos y
otros), verificar la existencia tanto en físico como en sistema de los productos
reportados; analizar cada uno de los casos para luego ser registrados en un archivo de
Excel, llamado “Cuadro de control de fallas”, donde se ajustaron bien sea de suma o
resta.
Sin embargo, al realizar los estudios pertinentes, se detecto que los reportes
entregados a la analista de inventario son confusos, puesto que, los mismos contienen
reportes tanto para el departamento de compras como para el de inventario y por ende
al mezclarse es más tardío el proceso. Por ser información manuscrita, en ocasiones
los datos son confusos, puesto la letra es poco legible y además no contienen la
información necesaria. También al momento de realizarse el análisis consume mucho
tiempo que podría utilizarse en otras actividades.
Por esto fue necesaria la optimización del proceso de control de productos con
fallas reportadas por los diferentes departamentos de Farmacia Salud Araima, C. A.
(Locatel), de manera que le proporcione la información necesaria al personal
encargado en un momento dado, con la finalidad de mantener un proceso eficaz,
28

eficiente y sistemático, donde se ahorrara tiempo y se podrá llevar a mejor el proceso.
Así mismo, el departamento ya no tendrá trabajo acumulado, presentara fluidez y

organización en el trabajo, lo cual contribuye al logro de las metas y objetivos de la
entidad.
29

RECOMENDACIONES
Recomendaciones para la Empresa Farmacia Salud Araima
Ö Elaborar un manual de normas y procedimientos, para el Proceso de Control

de Fallas.
Ö Enviar los reportes solamente con los productos que tengan fallas y con la
información necesaria (código SAP, descripción del producto, cantidad físico
y en sistema) y así agilizar el proceso en el sistema.
Ö Agilizar los reportes de los productos con fallas, enviándolos todos mediante
el correo electrónico al personal encargado de este proceso.
Ö Capacitar al personal de acuerdo a sus funciones, cada cierto tiempo, ya sea

cursos, charlas, entre otros.
Ö Proveer al menos de dos empleados a cada departamento de la empresa, para

que así se puedan apoyarse y realizar las funciones de manera eficaz.
Ö Ampliar el espacio físico del departamento de inventario puesto que es muy

reducido e incomodo para su personal.
Ö Contratar personal para el departamento de inventario debido a la gran

cantidad de trabajo que existe en éste.
Ö Proporcionar los manuales de normas y procedimientos a todo nuevo personal

de trabajo que ingrese en los departamentos de la empresa.
30

Recomendaciones para la UNEG
Ë Permitir realizar las pasantías en empresas que se encuentren localizadas fuera

de la zona, ya que de acuerdo a la difícil situación actual que se presenta es
muy difícil conseguirla en esta localidad.
Ë Aprobar que se realicen las pasantías en pequeñas y medianas empresas

puesto que existen pocas opciones para efectuarlas.
Recomendaciones para Pasantes
Ï Los estudiantes deben entender bien lo que señala el nuevo reglamento de

Pasantías para que luego puedan regirse y asesorarse por éste.
Ï Entregar a tiempo los documentos requeridos para legalizar la pasantía
31

GLOSARIO DE TERMINOS
Conteos: Se originan cuando se mandan un comunicado pidiendo el conteo a

una serie de artículos específicos a las tiendas en varias particularidades para
mandarles a hacer unas rebajas, ajustes, aumentos o cambios de código y
precio para que las mismas reporten que cantidad tienen de esos productos y
hacer sus respectivos procedimientos.
Control: Es vigilar que todas las acciones y operaciones en todo momento, se

efectúen de acuerdo con el plan adoptado, con las órdenes dadas y con los
principios establecidos. El control compara, discute y critica, tiende a
estimular la planificación, simplificar y fortificar la organización, a aumentar
la eficacia del mando y a facilitar la coordinación.
Control de Inventario: El control de inventarios puede definirse como el

conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de
artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto
terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante
sean de una magnitud significativa.
Facturas: Es un documento que respalda la realización de una operación

económica, que por lo general se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede
rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
comercial.
Fallas: Es cuando la existencia en físico de un producto no coincide con la

cantidad reflejada en el sistema.
32

Instructivo: es aquello que nos guía a través de procedimientos para la

realización de alguna cosa, tanto para armar, o como para utilizar de alguna
manera que nos sea necesario. Esto seria una seguidilla de pasos a las cuales
hay que seguir uno a uno para lograr un objetivo en concreto.
Inventario: Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso

ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización.
Método Contable PEPS: Consiste básicamente en darle salida del inventario a

aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
Sistema SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing):

Constituye un programa informático muy completo, que permite una gestión
integral de los recursos asignados a cada una de las áreas que conforman las
organizaciones, y que permite ofrecer solución a las necesidades específicas
de cada una de ellas.
33

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
¾ García Cantú, A. (1990). Enfoques Prácticos para la Planeación y Control de

Inventarios. México. Editorial Trillas.
¾ Hernández, R., Fernández C. y Baptista P. (2.003). Metodología de la

Investigación. México. Editorial Mc Graw – Hill. Tercera Edición
¾ Sabino, C (2.002). El Proceso de la Investigación. Editorial Panapo de

Venezuela. Nueva Edición Actualizada.
¾ Tamayo y Tamayo, M. (1991). El Proceso de la Investigación Científica.

México. Editorial Limusa.
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
¾ http://www.gerencie.com/metodo-peps.html
¾ http://es.wikipedia.org/wiki/Inventar
34

35

Anexo 1.- Reporte de fallas
Reporte al departamento Reportes al departamento

de inventario de compras
36

Anexo 2.- Pasos para la Verificación de las Unidades en el sistema SAP
Para ingresar
al SAP clic en
Clic en SAP-
R3 Producción
Se coloca el usuario y la clave

del modulo de inventario.
37

Clic en la segunda opción

de la aplicación
Luego Clic en
confirmar
Clic en la transacción MB52 para ver la existencia

del producto en los diferentes tipos de almacén
38

Colocar el código SAP del

producto y el centro.
Se visualiza la existencia del producto en el almacén 1000 (tienda) y 2000 (general)
39

Anexo 3.- Cuadro de Control de Fallas Reportadas
40

Anexo 4.- Análisis de la fallas
Clic en la transacción MB51 para ver la existencia

del producto en los diferentes tipos de almacén
Clic en ejecutar (el relojito) para visualizar los

movimientos de la mercancía.
Código SAP del producto y el centro.
Colocar fecha del inventario inicial y

la fecha del presenta día
41

Contar de abajo hacia arriba.
Se aplica el Método PEPS, puesto que las primeras unidades que entran son las
primeras que se salen o se venden.
Colocar 101 (ingresos) para

ver las entradas de mercancía
En clase de movimiento, y verifica cada uno para detectar si la falla ocurrió por un mal
ingreso (cantidades quo no coinciden con la señalada en la factura)
42

Doble clic en las unidades de

cada ingreso
Visualizar y anotar nombre del

proveedor, fecha y numero de factura
43

Seleccionar el nombre del

producto que se esta analizando
Verifica las cantidades en entrada de mercancía y en la recepción de factura, luego

comparar estos datos con lo señalado en el físico de la factura. Si no coincide resultará un
mal ingreso
44

Anexo 5.- Procedimiento para ingresar a la carpeta compartida “Reporte de

Fallas”
Clic en Inicio y luego

Seleccionar Ejecutar
Presionar aceptar
45

Reportes de Fallas
Realizar clic en la carpeta compartida “Reporte de Fallas” y así ingresar al formato
Doble clic en el formato
46

Clic para ingresar al formato
47

El departamento de Afiliaciones deberá registrar

todos los productos detectados con fallas
En este caso, el departamento de Equipos

Médicos deberá registrar todos los productos
48

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE CONTROL DE PRODUCTOS CON

(LOCATEL PUERTO ORDAZ)

AUTOR: MARIAJOSÉ ARZOLAIS

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE CONTROL DE PRODUCTOS CON

(LOCATEL PUERTO ORDAZ)

CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE 2011

Estructura Organizativa de la Empresa………………………...………...….5

Descripción del área de pasantía……………………….……….…....…...…6

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA….…….…………………….…7

Técnicas de investigación utilizadas para el logro

de las actividades …………………….……………………………..……...10

Logros alcanzados con el plan de trabajo……………………….....….…12

Actividades realizadas fuera del plan de trabajo…………….……….……..19

Actividades realizadas durante la pasantía……………………….…….…...22

Facilidades y dificultades presentadas durante el

Conocimientos adquiridos durante la pasantía………………………..……26

Para la Empresa Farmacia Salud Araima………………………….……….30

Para los Pasantes……………………………………………………….…...31

Anexo 1.- Reporte de fallas……………………………………...………….36

Anexo 2.- Pasos para la Verificación de las Unidades en el sistema SAP……37

Anexo 3.- Cuadro de Control de Fallas Reportadas……………………………40

Anexo 4.- Análisis de la fallas………………………………………………41

Anexo 5.- Procedimiento para ingresar a la carpeta compartida

Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel), inicio en el 2002 con establecimientos

Con la optimización del proceso de control de productos con fallas reportadas se

En el desarrollo del informe se hará una breve descripción de la empresa en donde

Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel - Puerto Ordaz), se encuentra ubicada en la

Farmacia Salud Araima inicio el 14 de Enero de 2002, con el concepto innovador

Bajo la modalidad de franquicia y el concepto de Automercado de salud, la

Locatel, ofrece en las cantidades requeridas, medicamentos y productos

Cuenta con departamentos de Nutrición y Dietética que contribuye a mejorar el

Superar las expectativas de nuestros clientes, proveedores, socios y empleados,

Estructura Organizativa de la Empresa.

Descripción del área de pasantía.

La pasantía se realizo en la Gerencia de Compras, la cual esta encargada de

El departamento debe cumplir ciertas normas como analizar y controlar el

Otro punto de suma importancia es el de las devoluciones de los productos, el cual

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Grupo Comercial de Locatel, posee una trayectoria de 30 años en el negocio de

Actualmente se ubica dentro de un mercado competitivo y dirigida a prestar un

La empresa farmacia salud Araima, C.A. (Locatel), dentro de su estructura

archivo de Excel, llamado “Cuadro de control de fallas”, el cual se requiere toda la

De esta manera, se están presentando ciertos inconvenientes en cuanto a este

Por lo antes expuesto es necesaria la optimización del proceso de control de

La optimización puede realizarse en diversos ámbitos, siempre con el mismo

El término se utiliza mucho en el ámbito de la informática, puesto que busca

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)

Puerto Ordaz - Estado Bolívar.

 Diagnosticar la situación actual del proceso de control de productos con fallas

 Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el proceso de

 Presentar una propuesta para la optimización del proceso de control de

TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN UTILIZADAS PARA EL LOGRO DE LAS

De la misma manera Sabino C. (2000) estableció: “La investigación de campo, es

Lo señalado anteriormente por el autor, refleja que esta investigación es de campo,

El diseño utilizado fue la investigación descriptiva. Según Tamayo y Tamayo

La investigación desarrollada se emplea de forma Descriptiva ya que se tuvo que

Los instrumentos o técnicas de recolección de información son aquellas técnicas

Observación Directa: Se realizo observaciones directas al personal del

Entrevista no Estructurada o Libre: Esta técnica consiste en realizar preguntas de

LOGROS ALCANZADOS CON EL PLAN DE TRABAJO

Diagnosticar la situación actual del proceso de control de productos con fallas

De igual manera se observo que los reportes entregados a la analista de inventario

Diagnosticar la situación actual del proceso de control de productos con fallas

Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el proceso de

Presentar una propuesta para la optimización del proceso de control de

Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el Proceso de