Anda di halaman 1dari 5

PENDAHULUAN

BBK QACS adalah Lambang Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu di bawah Balai Besar Keramik
yang memberikan layanan audit dan sertifikasi kepada perusahaan yang akan menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2015/ SNI ISO 9001:2015.
BBK QACS telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan No.LSSM-006-IDN, dimana
KAN telah mengadakan Mutual Recognition Agreement (MRA) dang Internasional Accredition Forum
(IAF) dan Pasific Accredition Cooperation (PAC), Sehingga sertifikat yang di tebitkan oleh BBK QACS
diakui secara internasional sebagaimana lembaga sertifikasi anggota IAF dan PAC.

Pelayanan BBK QACS terbuka untuk semua perusahaan dalau atau luar negeri yang akan
menerapakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015/SNI ISO 9001:2015 dalam lingkup :

1. Produk Mineral Non Logam (induksi keramik, gelas, kaca, email dll)
2. Beton, Semen, Kapur, Gips dll.

II. PENGERTIAN ISTILAH

1. BBK QACS ( Balai Besar Keramik – Quality Assurance Certification Scheme ) adalah
Lembaga Independen di bawah Balai Besar Keramik, Kementrian Perindustrian yang
menangani kegiatan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan ruang lingkup
kewenangannya.
2. Sertifikasi adalah proses kegiatan penerbitan sertifikat terhadap system manajemen mutu
organisasi (perusahaan).
3. Sertifikasi system manajemen mutu adalah proses pemberian sertifikat sistem manajemen
mutu kepada perusahaan (organisasi) yang telah menerapkan suatu sistem mutu secara
efektif sesuai dengan standar yang diacu dan diakaui.
4. Permohonan (untuk disetifikasi) adalah institusi/ perusahaan yang ingin mendapatkan
sertifikasi sistem manajemen mutu dari Lembaga Sertifikasi Sitem Mutu.
5. Organisasi adalah pihak yang bertanggung jawab atas sistem manajemen mutu dan sanggup
meyakinkan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara secara efektif serta
ditingkatkan secara belanjut.
6. Audit adalah kegiatan pemeriksaan dan penilaian terhadap Sistem Manajemen Mutu
perusahaan untuk melihat apakah sistem manajemen mutu diterapkan secara efektif dan
sesui dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015/SNI ISO 9001:2015.
7. Survailen adalah pemeriksaan terhadap system manajemen mutu perusahaan yang telah
disertifikasi dalam rangka pemeliharaan sertifikasi.
8. Sistem mutu adalah struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya yang diperlukan
untuk menerapkan sistem manajemen mutu.

III. PERSYARATAN UNTUK MENDAPATKAN SERTIFIKAT SISTEM MANAJEMEN MUTU DARI


BBK-QACS

1. Mengajukan permohonan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu untuk BBK-QACS.


2. Telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015/SNI ISO 9001:2015) secara
efektif sesui dengan persyaratan/ standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015/ SNI ISO
9001:2015yang dibuktikan dengan hasil audit oleh BBK-QACS.
3. Membayar biaya sertifikasi yang terlah di terapakan.
IV. RUANG LINGKUP SERTIFIKASI

Ruang Lingkup Sertifikasi oleh BBK QACS adalah sebagai berikut :

1. Produk Mineral Non Logam (industri keramik, gelas, kaca, email dsb)
2. Beton, semen, kapur, gips dsb.

V. PROSEDUR SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. Permohonan Sertifikasi

1.1. Permohonan meminta informasi tentang tata cara sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ke
BBK-QACS, melalui surat, telepon, faksimili, e-mail maupun langsung di BBK-QACS.
1.2. BBK-QACS mengirimkan formulir permohonan sertifikasi yang di lengkapi dengan dokumen
terkai. Bila diminta, BBK-QACS wajib memberikan informasi tambahan yang terkait dengan proses
sertifikasi.

1.3. Calon klien mangajukan permohonan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu kepada BBK- QACS,
ditanda-tangani oleh Pemimpin Perusahaan atau Wakil yang berwenang.

1.4. Lampiran Permohonan :

- Data klien/ perusahaan ditanda-tangani Pemimpin Perusahaan


- Struktur Organisasi yang disahkan perusahaan
- Panduan Mutu
- Daftar Induk Dokumen
- Foto copy Kepemilikan merek Pedaftaran /Patent Merek
- Ilustrasi Pembubuhan tanda SNI pada kemasan dan atau produk
- Fotocopy S I U P
- Fotocopy Akte Notasir Pendirian Perusahaan
- Fotocopy IUI / Ijin prinsip / TDP
- Fotocopy NPWP

2. Pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu oleh BBK-QACS


2.1 Audit Tahap I ( Audit kecukupan )
Audit kecukupan dilakukan oleh Tim Auditor yang ditunjuk BBK-QACS untuk klien
yang belum memiliki sertifikasi Sistem Manajemen
2.2 Audit Tahap II ( Audit kesesuaian )
Audit kesesuaian/lapangan dilakukan di lokasi oleh Tim Auditor yang ditugaskan
oleh BBK-QACS untuk klien yang memiliki sertifikat Sistem Manajemen Mutu sesuai
ISO 9001:2015
2.3 Pengawasan berkala/survalien.
Catatan :
- Verfikasi sistem mutu dilaksanakan bagi pemohon yang telah mendaptkan sertifikat sistem mutu
oleh Tim Verikasi.
- BBK-QACS memberitahukan kepada pemohon mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan audit
kecukupan/asesmen/verfikasi serta nama-nama anggota tim auditor, dengan tenggang waktu yang
cukup, agar pemohon punya kesempatan untuk membuat pernyataan kesediannya.
3. Penerbitan / Penyerahan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

3.1 Penerbitan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu


3.2 Penandatangan Perjanjian Pengguna Sertifikast Sistem Manajemen Mutu antara
BBK-QACS dengan klien
3.3 Penandatangan Berita Acara Serah Terima Sertifikat
3.4 Penyerahan sertifikat dengan prosedur penggunaan sertifikasi tanda kesesuaian dan
logo BBK-QACS

VI. PEMELIHARAAN/ PERLUASAN/ PENGURANGAN/ PEMBEKUAN/ PENCABUTAN


SERTIFIKAT DAN SERTIFIKASI ULANG
1. Pemeriharaan Sertifikat
Pemeliharaan sertifikat dilakukan oleh BBK-QACS dengan melakukan pengawasan berkala
minimal 1 (satu) kali setiap satu tahun untuk memastikan bahwa pemasok telah disertifikasi
selalu memenuhi persyaratan standar sistem mutu ISO 9001:2015/SNI 9001:2015.

2. Perluasan / Pengurangan Sertifikat.


Perluasan sertifikat diberkian kepada klien dengan mengajukan permohonan perluasan /
pengurangan ruang lingkup sertifikasi, setelah memanuhi ketentuan yang berlaku.
Hal tersebut dapat dilakukan bersamaan dengan servailen.

3. Pembekuan Sertifikat.
Pembekuan sertifikat dilakukan apabila sstem manajemen klien yang disertifikasi tidak
memenuhi persyaratan sertifikasi termasuk persyaratan dan efektifitas, klien tidak
membolehkan survailen atau sertifikasi ulang, klien meminta pembekuan secara sukarela,
penyalahgunaan sertifikasi, pelanggaran terhadap perjanjian atau laporan dari pihak lain
tentang adanya penyalahgunaan sertifikasi.

4. Pencabutan.
Pencabtan sertifikat klien dilakukan dengan pertimbangan :
- Keinginan klien
- Kegagalan untuk menyelesaikan masalah pokok dari pembekuan jangka waktu yang
ditetapkan

5. Sertifikasi Ulang
Sertifikasi ulang dilakukan apabila ada perubahan persyaratan sertifikasi taua klien yang telah
disertifikasi melakukan perubahan penting yang mempengaruhi kegiatan dan operasi
pemasok seperti : kepemilikan, organisasi tau manajemen, alamat penghubung dan site,
lingkup oprasi atau perubahan utama pada system manajemen dan proses.

VII. HAK DAN KEWAJIBAN PEMOHON DAN KLIEN

1. Hak Pemohon
Mendapatkan uraian rinci yang mutakhir tentang : kewenangan pengoprasian BBK-QACS,
prosedur asasmen dan proes sertifikasi yang berlaku untuk setiap sistem sertifikasi dan biaya
sertifikasi. Tambahan informasi lain yang di perlukan.

2. Kewajiban Pemohon
Mengisi dan mendapatkan formulir permohonan.
Memberikan informasi tentang jenis perusahaan, nama, alamat dan status hukunya, sistem
manajemen mutu yang disertifikasi, sistem sertifikasi, dan standar yang digunakan untuk
acuan sistem manajemen mutu yang akan disertifikasi jika pemohon mengetahui serta
informasi lain yang di perlukan.

3. Hak Klien
3.1 Menggunakan Tanda Sertifikasi Kesesuaian dan logo BBK-QACS sesuai ruang lingkup
yang di terapkan dan memenuhi ketentuan/ prosedur pengguanaan tanda kesesuaian yang di
perlukan.
3.2 Mengajukan keluhan, banding dan perselisihan terhadap keputusan sertifikasi sesuai
prosedur yang berlaku.
3.3 Mempublikasikan sertifikasi Sistem Manajemen Mutunya sesuai kewenangan yang di
berikan dan ketentuan yang berlaku.
3.4 Mendapatkan informasi jika ada perubahan persyaratan sertifikasi dari BBK-QACS.
3.5 Mendapatkan informasi bila BBK-QACS memberikan informasi yang bersifat rahasia
kepada lembaga lain.
3.6 Mendapatkan jaminan yang di peroleh selama pelaksanaan kegiatan sertifikasi.

4. Hak Kewajiban
4.1 Selalu memnuhi ketentuan yang relevan dengan prosedur sertifikasi.
4.2 Melakukan persiapan yang dilakukan untuk pelaksanaan assesmen/ survailen,
termasuk persiapan dokumen dan akses ke seluruhan bidang, rekaman (termasuk laporan
audit internal) dan personel untuk tujuan asesmen serta penyesaian keluhan.
4.3 Membuat pernyataan bahwa sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi
yang telah di berikan.
4.4 Menjamin bahwa sistem manajemennya selalu memenuhi persyaratan sertifikasi.
4.5 Tidak mengguanakan sertifikat sistem manajemen mutu sedemikian rupa
sehingga mengurangi wibawa BBK-QACS dan tidak membuat pernyataan yang
menyesatkan atau tidak sah berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
4.6 Menghentikan penggunaan semua iklan yang mengacu pada sertifikasi dan
mengembalikan dokumen setifikasi sesuai persyaratan BBK-QACS apabila ada
penundaan atau pencabutan setifikasi, harus dilakukan tindakan perbaikan.
4.7 Menggunakan sertifikasi hanya untuk menujukan bahwa sistem manajemen mutu telah
disertifikasi sesui dengan standar yang di tetapkan.
4.8 Berusaha menjamin bahwa tidak ada sertifikat atau laporan atau bagiannya
disalahgunakan.
4.9 Tidak menyalahgunakan sertifikat logo di luar ketentuan yang telah di tetapkan.
4.10 Mematuhi persyaratan BBK-QACS dalam membuat acuan mengenai sertifikasi sistem
manajemen mutu di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan.
- Menyiapkan rekaman semua keluhan/ pengaduan terhadap klien dan mengabil tindakan yang di
ambil dan mendokumentasikan semua tindakan yang diambil dan harus tersedia bila diminta oleh
BBK-QACS
- Memberitahukan kepada BBK-QACS jika ada perubahan yang berkaitan dengan hukum, komersial,
status kepemilikan, organisasi dan manajemen, alamat penghubungan site, lingkup oprasi sistem
manajedan proses.
- Melaksanakan penyesuaian seperlunya juka ada perubahan persyaratan sertifikasi dalam waktu
tertentu.

VIII. PENGAWASAN KLIEN


Untuk menjamin bahwa klien bersifat selalu memenuhi persyaratan, BBK-QACS melakukan
pengawasan melalui pengawasan berkala (survailen) ke lokasi perusahaan.
Pengawasan kerkala terhadap klien bersertifikat dilakukan menimal 1 (satu) tahun sekali berdasarkan
program yang ditetapkan oleh BBK-QACS yang meliputi sistem manajemen mutu perusahaan,
penggunaan sertifikat kesesuaian logo.
Hasil dari pengawasan digunakan sebagai bahan pertimbangan terhadap keputusan sertifikasi yang
telah di terimanya.

IX. PELANGGARAN DAN SANKSI

1. Pelanggaran
Klien dapat dikategorikan melakukan pelanggaran apabila
Menggunakan sertifikat dan logo luar lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu atau standar
lainnya yang dimiliki.
Menyalahgunakan sertifikat dan logo di luar ketentuan yang telah di tetapkan.

2. Sangsi
Apabila klien telah terbuktimelakukan pelanggaran/ penyimpangan, maka kepada klien akan
dikenakan sanksi administrative berupa Surat Peringatan I, Surat Peringatan II dan akhirnya
Pencabutan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu yang dimiliki sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan oleh BBK-QACS.
X. KELUHAN, BANDING DAN PERSELISIHAN

BBK-QACS melayani keluhan, banding dan perselisihan dari pihak klien maupun pihak lain tentang
dugaan terjadinya pelanggaran dari ketentuan yang berlaku melalui telepon, faksimili, surat atau yang
datang sendike secretariat BBK-QACS.

1. Keluhan
Pernyataan tidak puas dapat di laporkan kepada Petugas Layanan oleh klien secara tertulis.
Keluhan akan segeraditandatangani oleh Petugas Layanan. Keputusan yang diambil dan di
setujui oleh Wakil Majer BBK-QACS disampaikan kepada yang mengajukan keluhan.
2. Banding
Apabila klien tidak setuju dengan keputusan BBK-QACS maka dapat mengajukan banding ke
BBK-QACS secara tertulis paling lambat 28 hari setelah keputusan BBK-QACS diterima.
Keputusan banding akan di putuskan oleh panel banding dan ditetapkan oleh Ketua Govering
Board, serta disampaikan kepada pihak yang mengajukan banding.
3. Perselisihan
Jika pihak yang mengajukan banding tidak puas dengan keputusan yang telah ditetapkan
oleh Ketua Govering Board maka yang bersangkutan dapat mengajukan perselisihan ke
Pengadilan Tinggi Bandung berdasarkan UU PTUN.
Prosedur selengkapnya dapat dilihat Menu SOP Sertifikasi SMM