Sesión 1

Implementación de una PMO en la

organización
Abril, 2017
 Dinámica de inicio
• Presentación personal
• Presentación individual de cada participante
– Nombre
– Profesión
– Compañía
– Rol actual
– Cómo se maneja la Gerencia de Proyectos en su organización?

–Cual es la expectativa de este curso?

 Conferencista
Osiris Goyeneche Wilches, PMP
• 19 años de experiencia en compañía nacional y multinacional del
sector privado en proyectos de planeación y ejecución de
transformación de negocio y planes estratégicos del sector
asegurador.
• Mas de 10 años en el manejo de los procesos y procedimientos
para la Dirección y Gerencia de Proyectos bajo la aplicación de los
estándares de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos del
PMI®.
• Experiencia en el diseño e implementación de la Oficina Gestión
de Proyectos (PMO), orientada a generar valor a la organización.
• Miembro de la ORGANIZACIÓN PMI® y del Capítulo PMI de Bogotá
Colombia.
• Director de Estrategia de la Vicepresidencia de Educación del PMI
Capítulo Bogotá
 Objetivo del Curso
• Transmitir el valor agregado que ofrecen las PMOs en la
organización
• Conocimiento y entendimiento de los diferentes
conceptos de gestión organizacional en Gerencia de
Proyectos, Gerencia de Programas y Gerencia de
Portafolio.
• Conocer los diferentes tipos de oficina de
proyectos
• Definir los diferentes servicios que puede
ofrecer una PMO.
• Conocer y aplicar una metodología de
implementación de Oficina de Proyectos
 Contenido
• Generalidades
– Introducción
– Que desea la Alta Dirección
– Los proyectos y la organización
– Que ofrece el PMI
• Conceptos de PMO
– Definición
– Valor de la PMO en la organización
– Modelos para implementar PMO
– Organización, tipos y tamaños
– Beneficios
– Servicios
– Retos
• Planeación
• Construcción
– Diagnóstico
– Diseño
• Implementación
 Generalidades

– Introducción
– Que desea la Alta Dirección
– Los proyectos y la organización
– Que ofrece el PMI
 La organización
• Qué es una organización ???
– Está compuesta por personas y grupos de personas
– Busca alcanzar propósitos compartidos
– A través de la división del trabajo
– Integradas por procesos de decisión basados en
información
– A través del tiempo
Entorno actual
• El escenario empresarial es cada
vez más exigente
• El entorno competitivo y
productivo cambia
constantemente
• Los esquemas comunes de
gerencia deben adaptarse a las
demandas actuales
• Los planes estratégicos, tácticos y
operativos deben evolucionar
constantemente para reflejar los
cambios del entorno
Entorno actual
• La cultura empresarial debe girar
hacia la gente (recurso humano)
• Es necesario que la organización
esté en capacidad de autoaprender
(Aprender a aprender)
• El advenimiento de la tecnología y
su incorporación en los sectores
productivos es cada vez más
dramático
• El papel de la información y su
manejo productivo están
marcando la diferencia en la
sociedad del conocimiento
Que desea la Alta Dirección??

RESULTADOS !!!!

RESULTADOS !!!
 Que desea la Alta Dirección??

• Cerca del 90% de las organizaciones fallan en

implementar efectivamente su estrategia.

• Otros estudios demuestran que 7 de 10

proyectos fracasan en su ejecución. Y las razones
principales de esto es la falta de metodología para
gestionar proyectos y la falta de profesionales en
gestión de proyectos….
 Que necesitamos para cumplir con los
objetivos estratégicos?
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • Entender la estrategia corporativa
• Definir los criterios y parámetros
para la justificación, selección y
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
priorización de las iniciativas
• Traducir efectivamente la
IDENTIFICACIÓN DE estrategia en acciones (proyectos
PROYECTOS: y programas) relevantes,
ejecutables y medibles
• Dirigir proyectos bajo buenas
prácticas, procesos y metodologías
CLIENTE
SATISFECHO
ORGANIZACI
ÓN EFICIENTE de gestión de proyectos
• Gestionar el conjunto de
proyectos, programas y portafolio
Crecimiento rentable bajo una PMO.
 Planeación Estratégica

Oportunidades Responsabilidad
Amenazas Social Análisis Externo
Medio de la Firma

Evaluación Selección Implementación

Búsqueda Evaluación de la de la de la
Información Información Estrategia Estrategia Estrategia

Fortalezas
Valores
Debilidades
Gerenciales
Análisis Interno
Organización
 Alineación del
Trabajo en la Organización
a la Estrategia

Visión

Misión

Objetivos y Estrategias

Planeación y Planeación y
x
Administración de Administración
Procesos de Portafolios

Administración de Administración de
x Operaciones Programas y Proyectos
(actividades recurrentes) (actividades proyectizadas)

Producen valor Aumentan

capacidad de
producir valor
 Apoyo y resultados de las
estrategias Corporativas
Portafolio, Programa, Proyecto
Metas
Estratégicas
Organizacionales

Portafolio de Proyectos

Programa A Programa B Programa C

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Proyecto 6 Proyecto 7

Estándar del Dominio de Portafolios

Un portafolio es una colección

de proyectos y/o programas
Portafolio que en conjunto facilitan la
PORTAFOLIOS administración efectiva del
trabajo para lograr los
Programas objetivos estratégicos
PROYECTOS PROGRAMAS
Proyectos
Estándar del Dominio
de Programas
Portafolio
PORTAFOLIOS

Programas
PROYECTOS PROGRAMAS
Proyectos
Un programa es un grupo de
proyectos relacionados
administrados en forma
coordinada para obtener
beneficios y control no
disponible si se administran en
forma individual.
 Estándar del Dominio
de Proyectos

PORTAFOLIOS

Programas
PROYECTOS PROGRAMAS
Proyectos

Un proyecto es un
esfuerzo temporal que
se lleva a cabo para
crear un producto,
servicio o resultado PMBOK
único
Que ofrece el PMI?
Estándares del PMI
 El PMI – Project Management Institute
• Fundado en 1969 por cinco miembros en Pensilvana EEUU, con el propósito de
difundir las prácticas de la Gerencia de Proyectos
• Durante 1980 se llevó a cabo el primer examen para la certificación PMP® (Project
Management Profesional) que actualmente posee reconocimiento ISO, ANSI,
IEEE.
• En 1990 publicó los primeros estándares en Gerencia de Proyectos: PMBOK® “A
Guide to the Project Management Body of Knowledge”.
• Hoy circulan en el mundo más de 1.000.000 copias
• Posee más de 260.000 asociados en 171 países
• Ha certificado como PMP® a más de 250.000 miembros
• En Enero 2013 se publicó la última versión del PMBOK®, conocida como la 5ta
Edición.
• Actualmente está en borrador la 6ta versión
El PMI – Project Management Institute
 El PMBOK®
• Es un marco de referencia técnico de los principios de
Gerencia de Proyectos
• Es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por
el Project Management Institute (PMI).
• Se encuentra disponible en 11 idiomas: inglés, español,
chino simplificado, ruso, coreano, japonés, italiano,
alemán, francés, portugués de Brasil y árabe
• Es una colección de procesos y áreas de conocimiento
generalmente aceptadas como las mejores prácticas
dentro de la gestión de proyectos.
• Es un estándar reconocido internacionalmente (IEEE Std
1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de
proyectos que son aplicables a un amplio rango de
proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería,
etc.
Conceptos de PMO

– Definición
– Valor de la PMO en la organización
– Modelos para implementar PMO
– Beneficios
– Retos PMO
 Algunos interrogantes….

1 Que es la PMO?

2 Como sabemos si necesitamos una PMO?

3 Cual es el valor de una PMO en la organización

4 Como lograr que la PMO sea exitosa?

 Que es la PMO?
Tanto para el PMI como para PRINCE2, una Oficina de Gestión de Proyectos (Project
Management Office, PMO) es un grupo o departamento dentro de la empresa que define y
mantiene estándares para la gestión de proyectos en la organización. En una PMO deben
existir fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio y cultura de la empresa, y los
estándares aplicables.

En algunas organizaciones la PMO es conocida como la Oficina de Gestión de Programas

(PgMO). La diferencia es que la gestión de programas se refiere al gobierno de una buena
cantidad proyectos relacionados entre sí. Una oficina puede realizar un número amplio de
funciones:
 Como saber si necesitamos una PMO?

• Necesidad de vincular los proyectos a los

objetivos estratégicos de negocio y a la
estrategia de la organización
• Muchos proyectos no agregan valor estratégico a
la organización
• Se inician demasiados proyectos y se finalizan
muy pocos o solo algunos de ellos son exitosos
• Falta de priorización de los proyectos
• Se realizan muchas actividades y se dan pocos
resultados
• Los proyectos no terminan a tiempo ni dentro del
presupuesto
• Falta de coordinación entre proyectos
• Equipos de proyectos poco integrados y sin
cohesión, por lo tanto poco comprometidos
 Como saber si necesitamos una PMO?

• El rol del Gerente de proyectos no es reconocido y no cuenta con la autoridad

suficiente
• No existe una cultura organizacional que apoye la gestión de proyectos
• Se utilizan herramientas no estándares para el control de proyectos
• Faltan métricas
• Los proyectos son vistos como una carga “adicional” al trabajo ordinario (el
día a dia)
• Poca “visibilidad” del avance y resultado de los proyectos hacia el equipo y la
organización
• Gestión de información y documentación de proyectos individuales sin
adecuada visión global de cartera
 Cual es el valor de una PMO en la organización?
Puente entre la planeación estratégica
Crea cultura en gerencia
y la implantación de la estrategia
de proyectos
- La PMO surge para elevar el nivel de madurez - Integra información de los proyectos estratégicos
organizacional para el manejo de proyectos. - Evalúa hasta que punto se cumplen los objetivos de
- Coordinar la comunicación entre proyectos negocio de alto nivel.
- Funge como guardián del conocimiento - Constituye el vínculo natural entre los proyectos,
organizacional de Administración de proyectos. programas y portafolio de la organización
- Gestiona cambios significativos
- Optimizar el uso de los recursos de la organización
compartidos entre los proyectos
Capacitación y
consultoría Centralización y
- Sensibiliza y capacita a los miembros de los estandarización
equipos de proyectos - Identifica y desarrollo una metodología, mejores
- Apoya / Guía a los gerentes de proyectos en prácticas y estándares para la dirección de proyectos
el ciclo de vida de sus proyectos

Administración de
proyectos
- Coordina y controla de diferentes formas los proyectos
- Centraliza la información de los proyectos en la organización y reporta
de forma consolidada
- Consolida lecciones aprendidas
 Modelos para diseñar e implementar una PMO
• Project Management Institute (PMI)
 Beneficios de una PMO
• Impacto de los proyectos hacia los
objetivos de negocio / estratégicos
• Una visión mas clara y objetiva de cada
proyecto y la relación con la estrategia
de la organización
• Mejor comunicación entre los equipos y • Mejoras de productividad: 22%
de éstos hacia la organización
• Mas y mejor información para la toma de
decisiones tácticas, operativas y
estratégicas
• Seguimiento y control adecuado y
oportuno del estatus y avance de los
proyectos
• Implementación de técnicas y
herramientas de supervisión
permanentes y detalladas con
procedimientos estandarizados
• Implementación mas rápida y efectiva
de la estrategia.
• Disminución en proyectos fracasados:
30%
• Proyectos entregados por debajo del
presupuesto: 25%
• Incremento de la satisfacción del
cliente: 31%
• Proyectos entregados antes de lo
previsto: 19%
• Incremento de los proyectos
alineados con los objetivos: 39%
• Porcentaje de ahorro de costo por
proyecto: 15%
• Ahorro de costo por proyecto:
US$411.000
“The State of the PMO 2012“, basado en la encuesta a 554 empresas de
Estados Unidos y la Unión Europea
 Algunas recomendaciones
• Cultura organizacional
• Realizar implementación gradual y con metas claras
• Centrarse en las personas y ver el proyecto de
implementación de la PMO como un cambio de
cultura organizacional
• Pensar en proyecto piloto y luego en la organización
• Involucrar y capacitar a los interesados
• Establecer y difundir de los objetivos, metas e
iniciativas estratégicas de la organización y como los
proyectos aportan a ésta
• Involucrar a toda la organización en las definiciones
de los objetivos y estrategias, así como en la
ejecución de los proyectos.

Es por esto que la meta de implementación de una PMO deberá verse y analizarse desde
dos dimensiones fundamentales:
- Acorde con los niveles de madurez en el uso de los procesos de la Gerencia de Proyectos
- Acorde con las capacidades que tenga la organización para implementarla
 Que debemos evitar?

• Implementar cualquier tipo de PMO

• Convertir la PMO en un ente burocrático que solo audita y controla y
que no entrega valor a los directores de proyectos
• Querer que la PMO gestione todos los proyectos de la organización
• Entender que NO se trata solamente de un software o de un sistema
• Implementación sin apoyo de las demás áreas funcionales o de la dirección
• Implementar toda la metodología en la primera etapa
• Esperar resultados inmediatos
Retos en la implementación de una PMO

• Identificar las necesidades de gestión y la cultura de la organización para definir el tipo

de PMO a implementar
• Mantener un enfoque colaborativo y de entrega de valor, y no solo un ente de audítoría
y control

• Obtener el apoyo de la Alta Dirección y las Gerencias

• Gestionar adecuadamente a los interesados y sus expectativas
• Selección y adopción de las herramientas adecuadas

• Gestión del cambio

Factores críticos de éxito resueltos por la PMO
 Tipos de PMO
• Según el PMBOK ® 5th los tipos de estructura de PMO varían
por el grado de control e influencia que tienen sobre los
proyectos en la organización.
• la PMO puede ser de tres tipos:
– Soporte: La oficina de proyectos ejerce un rol de consulta provee
metodologías, mejores prácticas, entrenamiento, acceso a
información, lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de
PMO sirve como un repositorio de proyectos. EL grado de control de la
PMO es bajo.
– Controlador La oficina de proyectos provee soporte y requiere
cumplimiento por parte de los gerentes de marcos metodológicos
que incluyen plantillas y herramientas y dicta políticas. El grado de
control de la PMO es medio.
– Directiva La oficina de proyectos maneja directamente los proyectos.
El grado de control es alto.
 Tipos de PMO
• Desde el simple funcionamiento como un repositorio de
información acerca de prácticas recomendadas de Gerencia
de Proyectos hasta la completa responsabilidad sobre los
proyectos en una empresa.
• la PMO puede ser de tres tipos:
– La oficina de proyectos tipo Administrativo: La cual define procesos y
prácticas pero no interviene en las decisiones de los proyectos
– La oficina de proyectos tipo Consultivo: La cual guía, aconseja e
informa sobre el estado de los proyectos y puede ayudar en la toma de
decisiones
– La oficina de proyectos tipo Estratégica-Ejecutiva: La cual apoya la
preparación del plan del proyecto, gestiona los recursos y
presupuestos, y gerencia el conjunto de proyectos (programa y
portafolio), siendo transversal y estratégica para los objetivos de
negocio de la organización
 Tipo Administrativo

• Define los procesos de

administración de los Gerencia
proyectos de la compañía General
• Sugiere prácticas
aplicables a los proyectos
• Es responsable del Gerencia Gerencia Gerencia
PMO
Funcional Funcional Funcional
mantenimiento de los
procesos y las prácticas.
• No interviene en las Personal Personal Personal
Director
de
decisiones del proyectos Proyecto
 Tipo Consultivo
• El PMO es un ente de Gerencia
control, que valida que la General
planeación, ejecución y
control de los proyectos se
esta realizando de acuerdo a PMO
los estándares de la
compañía.
• El PMO actúa como guía
consulta del Director de
proyectos y mantiene el
proceso estándar.
• Informa a la alta gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
sobre el estado de los Funcional Funcional Funcional Funcional
proyectos y consolida
reportes de desempeño del
proyecto.
• Interviene en el kick-off / Personal Personal Personal Personal
cierre del proyecto
• Interviene en la toma de
decisiones del proyecto
 Tipo Estratégica-Ejecutiva
• Administra portafolio de la
Compañía Gerencia
• Conecta Plan estratégico y General
su cumplimento
• La PMO establece y vigila el PMO
cumplimiento de las
metodologías, procesos,
políticas de la gestión de
proyectos por parte de los
directores y demás
miembros del equipo
• La PMO cuenta con un
equipo de directores de Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
proyectos que planean, Funcional Funcional Funcional Funcional
ejecutan y controlan cada
uno de los proyectos del
portafolio de proyectos de Director
la compañía de Personal Personal Personal
• La PMO toma decisiones en Proyecto
los proyectos
 Tipo Estratégica-Ejecutiva
• La PMO tiene la
responsabilidad de realizar el Gerencia
seguimiento detallado del General
desarrollo de cada uno de los
proyectos y programas de su
portafolio e informar de su PMO
estado a la alta gerencia
• La PMO revisará con los
gerentes funcionales la
capacidad instalada de
acuerdo con el volumen de
proyectos en ejecución y será
responsable de generar las Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
alertas sobre las necesidades Funcional Funcional Funcional Funcional
de recursos de los proyectos
• La PMO administra el
repositorio de información de Director
los proyectos terminados, de Personal Personal Personal
pendientes y en ejecución Proyecto
 Fortalezas del modelo evolutivo
• Las fortalezas de este modelo evolutivo se ven en la
siguiente tabla:
P.M.O P.M.O P.M.O
ADMINISTRATIVA CONSULTIVA ESTRATÉGICA-EJECUTIVA

 Permite tener un  Tiene las fortalezas del  Tiene las fortalezas de los
responsable por la modelo anterior. dos modelos anteriores
definición y custodia del
proceso de proyectos  Sirve de guía y permite  Toma un papel ejecutivo en
unificar las practicas de los proyectos
 Permite tener el gerencia de proyectos
conocimiento de todos los  Genera información
proyectos en curso de la  Acompaña el desarrollo de consolidada del estado del
organización los proyectos portafolio a la alta gerencia
 Participa en las decisiones  Responde por los resultados
de los proyectos de los proyectos a la alta
gerencia
 Conecta proyectos y
estrategia
 Debilidades del modelo evolutivo
• Las debilidades de este modelo evolutivo se ven en la
siguiente tabla:
P.M.O P.M.O P.M.O
ADMINISTRATIVA CONSULTIVO EJ ECUTIVO-ESTRATEGICO
 Los equipos de los proyectos no  Debe ser una persona que  Su implementación en las
lo consideran parte integrante de los directores de proyectos organización puede ser
ellos. respeten compleja

 La fuerza para imponer nuevas
practicas puede ser escasa.
 No controla recursos ni
prioridades
 Los equipos de los proyectos  Puede acumular mas poder
no lo consideran parte que el deseable.
integrante de ellos.

 No participa en la toma de
decisiones

 No Genera información
consolidada a la alta gerencia

 no se involucra en los proyectos

 Evolución
Incrementar la tasa Incrementar la
de éxito de los capacidad de gestion Maximizar la
proyectos – tiempo, en los proyectos eficiencia
Estratégico costo, beneficios
Portafolio

Contribuir al
crecimiento
del negocio
Mediano
Proceso en el tiempo

plazo
Programas

Optimizar uso
de recursos
Proyectos

Reducir el
Corto plazo riesgo

Táctico Formalización y Acompañamiento

Mejora Continua
estandarización metodológico
Madurez Ejecución
Organizacional Enfoque de la PMO
 Evolución
Incrementar la tasa de Incrementar la
éxito de los proyectos – capacidad de gestion en Maximizar la eficiencia
tiempo, costo, beneficios los proyectos
Estratégico
Portafolio

Contribuir al
crecimiento
del negocio
Estratégica
Proceso en el tiempo

Programas

Optimizar
uso de
Consultiva recursos
Proyectos

Administrativa Reducir el
riesgo

Táctico Formalización y Acompañamiento

Mejora Continua
estandarización metodológico
Madurez Ejecución
Organizacional Enfoque de la PMO
Muchas Gracias !!!!