Anda di halaman 1dari 10

SEP

16

Artikel 4: PENGGUNAAN ELEMEN KOMUNIKASI BERKESAN


OLEH PENGETUA DAN GURU BESAR BAGI MEMBENTUK
PASUKAN KERJA YANG DINAMIK

Kamaruzaman Moidunny, PhD


Institut Aminuddin Baki, Genting Highlands

Abstrak

Artikel ini membincangkan komunikasi secara efektif atau komunikasi berkesan yang boleh
dilaksanakan oleh pengetua atau guru besar dalam membentuk pasukan kerja yang dinamik di
sekolah. Bahagian awal kertas ini membincangkan konsep komunikasi, komunikasi berkesan dan
komunikasi berkesan di sekolah. Bahagian kedua pula membincangkan pelaksanaan elemen
komunikasi berkesan bagi membentuk pasukan kerja yang dinamik di sekolah. Sebanyak sepuluh
langkah dikemukakan oleh penulis iaitu: (1) Menangani gangguan komunikasi, (2) Menggunakan
teknologi terkini, (3) Melibatkan pengurus atasan, (4) Pertemuan secara tidak rasmi, (5)
Menggunakan perantara atau orang ketiga, (6) Kebebasan mengemukakan pandangan, (7)
Menstruktur semula organisasi, (8) Menambah baik hubungan interpersonal, (9) Memperbaiki
saluran komunikasi tidak rasmi dan (10) Menetapkan polisi dan prosedur. Menangani gangguan
komunikasi membincangkan faktor jarak, masa, bahasa sistem dan peraturan yang wujud di
sekolah. Isu menggunakan teknologi terkini membahaskan kepentingan penggunaan teknologi
agar maklumat dapat disampaikan secara tepat, jelas, cepat dan pantas. Manakala isu seterusnya
membincangkan peranan saya sebagai pengurus atasan dalam sistem komunikasi. Pertemuan
secara tidak rasmi, menggunakan perantara atau orang ketiga, menstruktur semula organisasi,
menambah baik hubungan interpersonal, memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi serta
menetapkan polisi dan prosedur; memfokuskan perbincangan kepada konsep komunikasi dua
hala. Perbincangan sepuluh langkah ini disertai dengan contoh yang spesifik untuk memudahkan
kupasan terhadap usaha membentuk pasukan kerja yang dinamik di sekolah. Di bahagian akhir
penulisan ini, penulis membahaskan tentang kepentingan komunikasi berkesan dalam
mewujudkan pasukan kerja yang dinamik di sesebuah sekolah. Akhirnya, rumusan dibuat yang
mengaitkan kepentingan komunikasi berkesan kepada seorang pengetua atau guru besar dalam
membentuk pasukan kerja yang dinamik.

Pengenalan
Pengetua dan guru besar merupakan peneraju utama yang membentuk pasukan
bekerja di sekolah. Salah satu faktor utama yang menjadi penyumbang kepada
pembentukan budaya kerja yang dinamik adalah melalui kemahiran menyampai dan
menerima maklumat secara positif yang spesifiknya diistilahkan sebagai kemahiran
berkomunikasi. Kajian daripada pakar-pakar psikologi dan pakar-pakar komunikasi
mendapati kemahiran berkomunikasi memainkan peranan sangat penting di dalam
kehidupan manusia (Abdullah & Ainon, 2005). Menurut Abrams (1986), dalam
kehidupan seharian jumlah komunikasi yang dilakukan oleh individu terdiri daripada
mendengar (45 peratus), bercakap (30 peratus), membaca (16 peratus) dan menulis
(9 peratus). Komunikasi bukan sahaja melibatkan percakapan dan penulisan tetapi
juga pembacaan dan proses mendengar (Zawiyah, 2009). Oleh itu komunikasi adalah
aktiviti utama yang berlaku dalam sesebuah organisasi. Berjaya atau gagal sesebuah
organisasi mencapai visi dan misi yang ditetapkan banyak bergantung kepada
pasukan kerja yang berada dalam sesebuah organisasi itu. Salah satu alat untuk
mewujudkan pasukan kerja yang dinamik dan efektif adalah melalui komunikasi yang
berkesan.

Komunikasi boleh didefinisikan sebagai perhubungan secara langsung atau dengan


perantaraan surat, radio, telefon dan lain-lain (Kamus Dewan, 2007). Jika ditinjau secara lebih
lanjut, definisi komunikasi ini tidak akan lari daripada enam komponen utama iaitu penyampai,
penerima, medium perantaraan, maklumat, maklum balas dan gangguan. Abdul Mua’ti
(2006) pula mendefiinisikan komunikasi sebagai satu proses pemindahan makna yang terdapat
dalam maklumat , idea atau perasaan melalui penggunaan simbol sama ada berbentuk lisan,
bahasa badan, tulisan, visual atau simbol lain daripada pihak penerima dengan harapan akan
menghasilkan maklum balas atau respon yang dihajati. Komunikasi berkesan atau komunikasi
efektif pula boleh didefinisikan sebagai komunikasi yang dapat menyampaikan maklumat dengan
jelas daripada penyampai kepada penerima dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

Menurut Abdullah dan Ainon (2003), komunikasi berkesan mempunyai lima ciri khusus
iaitu:
(1) Kefahaman terhadap maklumat,
(2) Keseronokan semasa menyampaikan maklumat,
(3) Pengaruh ke atas sikap, nilai dan kepercayaan disebabkan oleh maklumat yang ingin disampaikan,
(4) Perhubungan yang bertambah baik dan
(5) Adanya tindakan yang menyusuli.

Oleh itu dapat dirumuskan bahawa komunikasi berkesan adalah proses dua hala melalui
penghantaran mesej yang betul, diterima dan difahami oleh orang lain. Bagi menjadikan
komunikasi itu berkesan adalah penting untuk memahami bagaimana manusia berinteraksi dan
menginterpretasikan sesuatu mesej.

Komunikasi Berkesan di Sekolah

Menurut Wan Izuddin (1991) komunikasi berkesan bergantung kepada tiga komponen iaitu:
(1) Pemberi mesej dapat menyampaikan mesej dengan jelas dan baik,
(2) Media yang digunakan untuk menyampaikan mesej tidak menjejaskan mesej yang disampaikan
dan
(3) Penerima mesej dapat menerima mesej sebagaimana disampaikan, dapat memproses mesej dan
memberi respon yang sewajarnya.

Namun begitu dalam konteks pengurusan sekolah pula, komunikasi berkesan


bermakna guru-guru akan terlibat sama dalam membuat keputusan dan melaksanakan aktiviti-
aktiviti sekolah (Ariffin dan Robiah, 2002). Amalan komunikasi berkesan di sekolah mampu
menimbulkan hasil seperti yang diharapkan oleh penyampai maklumat dan seterusnya membawa
perubahan kepada organisasi sekolah. Dalam hal ini penyampai adalah guru besar atau pengetua,
dan penerimanya adalah subordinat iaitu guru-guru, staf sokongan dan murid-murid yang terdapat
di sesebuah sekolah. Perubahan pula bermaksud seluruh warga sekolah berupaya melaksanakan
tindakan yang sepatutnya mereka laksanakan akibat daripada maklumat yang disampaikan oleh
puncanya.

Selanjutnya, kebolehan berkomunikasi secara berkesan merupakan satu kemahiran (Al.


Ramaiah, 1999). Kemahiran ini pula bergantung kepada:
(1) Keupayaan mengenal pasti serta mengawal halangan komunikasi dan
(2) Kebolehan menggalakkan aliran maklumat daripada penyampai kepada penerima.

Chek Mat (2007) merumuskan bahawa terdapat beberapa kemahiran yang penting dalam
proses komunikasi berkesan iaitu:

(1) Kemahiran mendengar merupakan aspek terpenting dalam proses


interaksi komunikasi kerana ia berperanan sebagai cara untuk mendapatkan penjelasan
daripada subordinat diteliti untuk fahami perasaan dan mesej yang disampaikan. Ini
membawa kepada rasa
dihargai,
(2) Kemahiran menerhati pengucapan lisan dan bukan lisan dapat
mewujudkan rasa selesa dan diterima dalam kalangan subordinat,
(3) Kemahiran menyoal berguna untuk mendapatkan maklumat serta fakta,
juga memastikan wujud suasana kondusif, selamat dan berterus terang,
(4) Kemahiran mentafsir di mana pemimpin mesti mempunyai dan
menguasai data terkini dan tidak bergantung pada satu sumber sahaja,
(5) Kemahiran memujuk memperlihatkan kesaksamaan, persaudaraan, menghargai, kepakaran dan
mempamerkan prestij sebagai pemimpin melalui persembahan terbaik

Kebolehan guru besar atau pengetua menyampaikan maklumat dengan berkesan serta
tidak mengelirukan akan membangkitkan dorongan bekerja yang tinggi, mampu mengelakkan
konflik dan salah faham serta membangkitkan perasaan saling mempercayai antara satu sama
lain. Guru dan staf sokongan pasti jelas dengan peranan dan tugas yang perlu dilaksanakan oleh
mereka secara individu atau berkumpulan. Mereka juga akan dapat berinteraksi dengan sangat
baik antara satu sama lain kerana maklumat yang disalurkan adalah maklumat yang sama, tepat
dan jelas. Kajian Ariffin dan Robiah (2002) ke atas pengetua dan guru-guru di daerah Hulu Langat
Selangor mendapati terdapat empat bentuk komunikasi yang kerap diamalkan oleh pengetua iaitu
penerangan kerja, maklum balas, ekspresi positif dan penglibatan. Pola amalan komunikasi
sedemikian memberi impak yang positif kepada guru kerana unsur tekanan tidak wujud terhadap
guru. Pengetua terlebih dahulu memberi penerangan berhubung apa yang perlu guru lakukan,
memberitahu apabila berpuas hati dengan tugas yang dijalankan, berbual mesra dengan mereka
dan selalu mempertimbangkan pendapat guru. Reaksi positif dalam komunikasi ini mampu
membentuk pasukan kerja yang dinamik dalam usaha sekolah mencapai matlamat yang telah
ditetapkan oleh guru besar atau pengetuanya. Pasukan kerja yang dinamik ini merupakan pasukan
kerja yang mempunyai tenaga dan kekuatan serta mampu membuat penyesuaian dalam usaha
memajukan sekolah. Pasukan kerja yang dinamik ini boleh didefinisikan sebagai satu pasukan
yang bertenaga dan berkekuatan serta mampu membuat penyesuaian, pembaharuan dan
kemajuan.

Pelaksanaan Elemen Komunikasi Berkesan bagi Membentuk pasukan Kerja yang Dinamik

Merujuk kepada usaha melaksanakan elemen berkomunikasi berkesan bagi membentuk pasukan
kerja yang dinamik, sebanyak 10 cara boleh digunakan oleh guru besar atau pengetua iaitu:
(1) Menangani gangguan komunikasi,
(2) Menggunakan teknologi terkini,
(3) Melibatkan pengurus atasan,
(4) Pertemuan secara tidak rasmi,
(5) Menggunakan perantara atau orang ketiga,
(6) Kebebasan mengemukakan pandangan,
(7) Menstruktur semula organisasi,
(8) Menambah baik hubungan interpersonal,
(9) Memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi dan
(10) Menetapkan polisi dan prosedur.

1. Menangani Gangguan Komunikasi

Salah satu masalah utama yang dihadapi dalam menerapkan komunikasi berkesan di sekolah
adalah gangguan komunikasi. Gangguan dalam komunikasi adalah perkara yang mengganggu
dan menghalang keberkesanan komunikasi, yang mengakibatkan maklumat yang diterima tidak
tepat atau disalah tafsir. Menurut Abdullah dan Ainon (2005) terdapat dua jenis gangguan iaitu
gangguan teknikal dan gangguan makna. Gangguan teknikal ialah faktor-faktor yang dapat
menyebabkan pendengar tersalah faham ataupun tidak faham sama sekali mesej yang
didengarnya. Contohnya adalah seperti penutur bercakap gagap atau terdapat bunyi-bunyi bising
yang lain. Gangguan makna atau juga disebut sebagai gangguan semantik pula berlaku apabila
si pendengar dan sipenutur tidak sama sependapat berkenaan makna yang dimaksudkan.
Contohnya adalah seperti orang Kedah dan orang Terengganu mempunyai maksud yang berbeza
apabila menggunakan perkataan ‘segan’.

Namun begitu menurut Ab. Aziz (2003), gangguan komunikasi ini boleh dikaitkan dengan
faktor jarak, masa, bahasa, sistem dan peraturan yang wujud di sekolah semasa komunikasi
dilaksanakan. Oleh itu, pentadbir sekolah seharusnya dapat berhubungan dengan subordinatnya
secara langsung seperti dalam mesyuarat sekolah dalam usaha mengatasi masalah berkaitan
faktor jarak semasa proses berkomunikasi. Semakin jauh jarak semasa berkomunikasi maka
semakin banyaklah maklumat akan menjadi kabur atau hilang, maka adalah sangat penting
kepada pentadbir untuk berada hampir dengan subordinatnya semasa berkomunikasi. Pentadbir
juga perlu menentukan masa paling sesuai untuk menyampaikan maklumat seperti mengambil
masa perjumpaan selama lima minit selepas setiap perhimpunan pagi bagi menyampaikan
maklumat kepada subordinatnya.

Penggunaan bahasa yang seragam dan mudah difahami semasa menyampaikan


maklumat akan membantu pentadbir menambahkan keberkesanan komunikasinya. Dalam hal ini
penggunaan Bahasa Melayu rasmi yangstandard seharusnya ditekankan dalam usaha
menyeragamkan penggunaannya di seluruh sekolah di Malaysia.Sistem dan peraturan yang
digunakan di sekolah seharusnya menyokong penyampaian ketiga-tiga bentuk komunikasi iaitu
secara lisan, bertulis dan bukan lisan. Oleh itu, pentadbir sekolah seharusnya mewujudkan ruang
dan peluang untuk subordinatnya mengemukakan maklumat secara lisan, bertulis dan bukan
lisan. Sebagai contoh, subordinat di sekolah seharusnya bebas mengemukakan maklumat secara
perbualan terus (lisan) atau melalui surat rasmi (bertulis). Peraturan yang khusus
dalam mengemukakan maklumat tersebut seharusnya ditekankan oleh pentadbir sekolah di
dalam mesyuarat guru atau surat pemberitahuan kepada semua subordinatnya.

Kesimpulannya faktor jarak, masa, bahasa, sistem dan peraturan yang wujud di sekolah
seharusnya diteliti oleh pentadbir sekolah dalam usaha mewujudkan komunikasi berkesan. Jika
gangguan di atas dapat ditangani dengan baik, subordinat di sekolah tidak akan kabur dan tidak
akan keliru dengan maklumat yang disampaikan. Hal ini akan dapat mewujudkan keseragaman
dalam kefahaman terhadap maklumat yang disampaikan. Justeru itu mereka akan dapat
bekerjasama membentuk pasukan kerja yang dinamik kerana semua tindakan yang dilaksanakan
adalah berasaskan kepada kefahaman yang sama.

2. Menggunakan Teknologi Terkini

Komunikasi berkesan bukan sahaja perlu memindahkan maklumat yang difahami dengan tepat
dan jelas, tetapi mestilah cepat serta pantas. Penggunaan telefon, mesin faks, khidmat pesanan
ringkas (Short Messages Service – SMS) dan mel elektronik (e-mel) di sekolah mampu membantu
pentadbir menyampaikan maklumat dengan lebih pantas. Semakin singkat masa yang digunakan
untuk menyampaikan maklumat, semakin baik kesannya. Ini adalah kerana masa selebihnya
boleh digunakan untuk penumpuan kepada kerja-kerja pelaksanaan sesuatu tindakan yang
berpunca daripada maklumat tersebut. Tegasnya di sini, masa lebihan dapat digunakan oleh
kumpulan subordinat menjalankan aktiviti seperti yang dikehendaki oleh maklumat yang
disampaikan oleh pentadbir. Secara langsung, situasi ini akan membantu mewujudkan kerjasama
antara individu yang lebih progresif kerana mereka bertindak ke atas maklumat yang sama.
Dengan itu, pasukan kerja yang dinamik dapat dibentuk oleh pihak pentadbir sekolah.

Keadaan sekolah yang mempunyai kawasan yang sangat luas di mana kedudukan guru
amat terserak, sistem pembesar suara yang sesuai, persidangan audio, persidangan komputer
dan telesidang boleh digunakan. Namun demikian, faktor kemudahan infrastruktur perlu diberi
tumpuan terlebih dahulu kerana sistem pembesar suara, penggunaan persidangan audio,
persidangan komputer dan telesidang memerlukan perbelanjaan yang agak mahal. Teknologi
yang terkini seperti ini sememangnya dapat meningkatkan tahap keberkesanan komunikasi di
sekolah. Menyedari kepentingan ini, adalah menjadi tanggungjawab pihak pentadbir agar dapat
memikirkan tentang keperluan dan kebaikan penggunaan terknologi sebegini dalam mewujudkan
impak komunikasi kepada seluruh warga sekolah..

Kesimpulannya di sini , penggunaan teknologi terkini ternyata menjadikan komunikasi


lebih berkesan kerana maklumat dapat disampaikan secara pantas dan tepat. Ketirisan maklumat
dapat dikurangkan jika pihak pentadbir dapat menggunakan teknolgi tersebut. Kemampuan
sekolah menggunakan peralatan berteknologi terkini sudah pasti mampu menghasilkan kumpulan
kerja yang dinamik di sekolah mereka. Hal ini sudah pasti dapat melahirkan sekolah yang
bertindak selari dengan hasrat misi dan visi yang telah ditetapkan oleh pihak pentadbir.

3. Melibatkan Pengurus Atasan

Semasa proses komunikasi dilaksanakan, pentadbir sekolah perlu sedar bahawa beliaulah
merupakan seorang pengurus atasan yang berpengaruh dan memainkan peranan paling penting
dalam proses tersebut. Kajian mendapati manusia suka dan mudah terpengaruh oleh kata-kata,
percakapan dan perbualan individu-individu yang sudah berjaya (Abdullah dan Ainon, 2005).
Kejayaan pengetua atau guru besar dalam mempertingkatkan pengurusan diri dan mampu
menterjemahkannya dalam budaya kerja sudah pasti menjadi aset penting kepada mereka
dalam membentuk pasukan kerja yang dinamik. Di samping itu pengetua dan guru besar juga
perlu bertanggungjawab membuat pemantauan dan memastikan subordinatnya menjalankan
tugas yang diamanahkan sebaik mungkin. Pemantauan dan pemastian ini adalah penting dalam
usaha menentukan matlamat akhir daripada proses komunikasi dapat dilaksanakan dengan tepat
dan betul.

Berdasarkan kajian Ariffin dan Robiah (2002), hanya komunikasi penerangan kerja,
maklum balas dan ekspresi positif mempengaruhi kepuasan kerja guru. Pentadbir seharusnya
mengurangkan komunikasi yang berbentuk penglibatan, rasional kerja, arahan kerja dan ekspresi
negatif. kerana telah didapati kurang berkesan.Komunikasi sebegini kurang berkesan kerana
ianya menekankan konsep komunikasi satu hala sahaja. Oleh itu, dapatan kajian ini boleh
dijadikan asas kepada pentadbir untuk melaksanakan komunikasi berkesan dengan melibatkan
semua warganya. Komunikasi yang berkesan akan melibatkan guru-guru dalam membuat
keputusan dan melaksanakan aktiviti-aktiviti sekolah. Guru-guru yang diajak berunding dan
melibatkan diri secara langsung biasanya merasai diri dan sumbangan mereka dihargai; mereka
juga mendapat kuasa untuk mengambil inisiatif dan bertindak secara terbaik sesuai dengan
kepakaran dan pengalaman tersendiri yang ada dalam diri masing-masing (Arifin & Robiah,2002).

Pentadbir sekolah perlu memastikan perhubungan dalam kalangan guru-guru penolong


kanan (GPK), ketua-ketua bidang, ketua-ketua panitia, guru-guru mata pelajaran dan staf
sokongan sekolah berada dalam kedaan baik (Norman Affendi dan Kamaruzaman, 2010). Semua
warga sekolah mampu menyampaikan pendapat, idea dan komen dalam suasana yang harmoni
dan terkawal. Hal ini penting dalam usaha memastikan organisasi sekolah dapat melaksanakan
sebarang tindakan dengan baik dan berkesan. Perhubungan yang baik dalam kalangan warga
sekolah akan membolehkan pihak sekolah mewujudkan kumpulan kerja yang dinamik.

Tegasnya di sini boleh kita rumuskan bahawa peranan pentadbir sekolah amat penting
dalam proses komunikasi berkesan. Justeru itu, penglibatan beliau secara langsung sebagai
pengurus atasan amatlah dituntut dalam memastikan komunikasi berkesan dapat dicapai. Secara
tidak langsung, hal ini akan menjadikan sekolah tersebut mempunyai kumpulan-kumpulan kerja
yang dinamik kerana warganya dapat memahami hala tuju yang dikehendaki oleh pihak pentadbir
sekolah.

4. Pertemuan Secara Tidak Rasmi

Sesi pertemuan secara tidak rasmi dalam kalangan warga sekolah merupakan salah satu wadah
penting dalam usaha mewujudkan komunikasi berkesan. Sesi seperti jamuan bulanan atau
jamuan Hari Guru dapat digunakan sebagai medan menyampaikan maklumat dalam suasana
tidak formal. Warga sekolah boleh membincangkan masalah sekolah di samping dapat bertemu,
berinteraksi dan berkongsi tentang banyak perkara dalam suasana gembira, menarik dan ceria.
Begitu juga, pertemuan di kantin sekolah sewaktu sarapan, minum pagi atau makan tengahari
akan mewujudkan suasana mesra dan akrab, tanpa terikat dengan agenda formal seperti yang
terdapat dalam mesyuarat rasmi. Pengurus sekolah juga dapat menyampaikan maklumat secara
langsung kepada subordinatnya secara individu kerana terdapat banyak ruang dan peluang untuk
beliau berbuat demikian dalam majlis yang tidak rasmi seperti ini. Ini dibuktikan dengan kajian
yang telah dijalankan ke atas 97 orang pengetua sekolah agama yang mendapati bahawa
pengetua yang mengamalkan komunikasi terbuka di dalam pergaulan dengan guru dan pelajar
serta sikap pengetua yang mudah bergaul; akan memudahkan dan memberanikan setiap warga
sekolah untuk berbincang tentang apa jua masalah. Kewujudan suasana sebegini akan
mengurangkan rasa tertekan dan akan membantu meningkatkan motivasi.

Secara tidak langsung, pertemuan tidak rasmi yang diadakan akan dapat mewujudkan
kepercayaan dalam kalangan warga sekolah. Nilai kepercayaan ini akan menyebabkan konflik
sesama individu berkurangan dan akan merapatkan jurang perbezaan sikap, kefahaman dan
pendirian sesama mereka. Dengan demikian, terbentuklah kumpulan kerja yang dinamik yang
mampu mengangkat kecemerlangan sesebuah sekolah tersebut.

Kesimpulannya, pertemuan secara tidak rasmi akan membuatkan warga sekolah berasa
lebih selesa untuk berkomunikasi kerana tidak terikat dengan agenda formal. Agenda formal
kadang-kadang menyebabkan idea, komen, cadangan mereka tidak dapat disampaikan dengan
berkesan kerana tidak mempunyai ruang dan peluang untuk berbuat demikian. Melalui pertemuan
secara tidak rasmi, mereka berpeluang untuk menyampaikan maklumat yang secara berkesan
kerana mereka tidak terikat dengan etika dan protokol sebagaimana yang terdapat dalam
mesyuarat formal.

5. Menggunakan Perantara atau Orang Ketiga

Ada ketikanya pengurus sekolah tidak dapat menyampaikan maklumat kepada guru-guru dengan
berkesan disebabkan terdapatnya pertelingkahan atau konflik dalaman warga sekolah. Contohnya
seperti terdapat beberapa kumpulan yang seringkali tidak bersependapat dalam apa-apa aktiviti
sekolah yang mahu dilaksanakan. Kumpulan ini sering mempunyai idea, pendekatan dan pengikut
tidak formal yang akan membangkang dan menafikan idea dan pendekatan kumpulan lain. Oleh
itu perantara atau orang ketiga amat diperlukan dalam hal ini untuk mengurangkan pertelingkahan
dan konflik yang dihadapi dalam komunikasi. Sungguhpun kehadiran pihak ketiga adalah secara
tidak aktif tetapi tetap memberikan kesan yang khusus dan baik terhadap proses komunikasi
(Mohd Foad, 2005).
Perantara atau orang ketiga akan bertindak mendapatkan kepercayaan bagi setiap
kumpulan dan membimbing setiap kumpulan untuk bertolak ansur antara satu sama lain.
Perantara biasanya dilantik daripada kalangan warga sekolah yang neutral, adil dan dipercayai
oleh kumpulan yang berkonflik. Kefahaman perantara terhadap masalah sekolah akan
mewujudkan sesi perbincangan dan mencari jalan penyelesaian terbaik agar setiap kumpulan
boleh bekerjasama antara satu sama lain.

Penggunaan perantara atau orang ketiga adalah sangat diperlukan lebih-lebih lagi jika
terdapat konflik dalaman di sesebuah sekolah. Pentadbir sekolah boleh menggunakan teknik ini
dalam usaha mewujudkan komunikasi berkesan dalam usaha membentuk pasukan kerja yang
dinamik. Matlamat untuk menjadikan sesebuah sekolah itu cemerlang boleh dicapai dengan lebih
mudah jika sekiranya terdapat banyak kumpulan kerja yang dinamik di sesebuah sekolah tersebut.
Adalah menjadi tanggungjawab pentadbir untuk memastikan keadaan ini berlaku di sekolah.

6. Kebebasan Mengemukakan Pandangan

Pentadbir sekolah seharusnya memberikan kebebasan kepada warga sekolah untuk


mengemukakan pandangan dan komen dalam mewujudkan komunikasi berkesan. Idea-idea baru
yang dikemukakan oleh warga sekolah mampu mencetus prestasi kerja yang cemerlang. Galakan
dan motivasi seharusnya diberikan semasa proses komunikasi untuk menunjukkan betapa idea
yang dikemukakan, amat dihargai oleh pihak sekolah. Persaingan yang sihat dalam kalangan
warga sekolah dengan cetusan idea baru akan mampu membentuk kumpulan kerja yang dinamik.
Mereka akan terdedah kepada situasi, kefahaman dan tindakan baru yang akan memacu
kecemerlangan sekolah. Secara tidak langsung, inovasi dan kreativiti akan terbentuk dalam
kalangan warga sekolah. Seterusnya, produktiviti dan kualiti prestasi mereka akan bertambah
selari dengan usaha sekolah menuju matlamat yang diinginkan.

Sekiranya kebebasan memberikan pandangan disekat akan menjadikan warga sekolah


berasa takut memberikan pandangan dan komen. Mereka akan merasakan pandangan dan
komen tidak akan dihargai oleh pihak sekolah. Halangan komunikasi seperti ini akan membuatkan
mereka jumud dan seringkali berdiam diri apabila perbincangan dua hala dilaksanakan. Sekolah
akan mengalami kerugian kerana potensi dan keupayaan warga sekolah tidak mampu digembleng
sepenuhnya.

Dapat dirumuskan di sini bahawa kebebasan mengemukakan pandangan merupakan satu


elemen penting dalam menjayakan komunikasi berkesan. Warga sekolah akan terasa dihargai
apabila mereka bebas memberikan pandangan lalu membentuk prestasi kerja yang cemerlang.
Selain itu, kebebasan ini akan mampu mewujudkan pasukan kerja yang dinamik kerana mereka
berpeluang bersaing secara sihat melalui aktiviti yang mereka lakukan.

7. Menstruktur Semula Organisasi

Menstruktur semula organisasi dalam konteks komunikasi berkesan adalah untuk mempastikan
maklumat dapat disampaikan dengan lebih cekap dan cepat. Antara struktur penting yang perlu
diberi perhatian adalah latihan komunikasi serta saluran komunikasi. Latihan komunikasi secara
berkesan dalam kalangan warga sekolah, perlu dinilai semula untuk melihat aspek yang boleh
dipertingkatkan keberkesanannya. Latihan komunikasi yang memberikan penekanan kepada
komunikasi lisan dan bukan lisan dilihat sebagai satu keperluan khusus yang menumpukan
kepada kemahiran ‘soft skills’. Teknik penggunaan bahasa badan seperti bertentangan muka dan
lenggok badan perlu dikuasai oleh warga sekolah kerana kesannya terhadap komunikasi berkesan
menjangkau nilai sebanyak 55 peratus berbanding nada suara (38 peratus) dan pertuturan biasa
(7 peratus) (Institut Aminuddin Baki, 2002). Teknik berkomunikasi secara bukan lisan seperti
menggunakan surat rasmi, memo, minit mesyuarat, e-mel, kertas cadangan, laporan, kertas kritik
dan artikel juga seharusnya dikuasai oleh warga sekolah dalam usaha meningkatkan
keberkesanan komunikasi.
Sehubungan dengan perkara di atas, latihan komunikasi silang budaya perlu diberikan
penekanan khusus jika sekolah mempunyai lebih daripada satu etnik bagi komposisi guru, staf
sokongan atau muridnya. Latihan komunikasi silang budaya akan membantu sekolah yang
mempunyai lebih daripada satu etnik seperti Melayu, Cina dan India. Ini adalah kerana etnik yang
berbeza mempunyai persepsi yang berbeza terhadap sesuatu maklumat disebabkan kepercayaan
dan sistem nilai yang diamalkan mereka berbeza di antara satu sama lain. Apabila mereka
berkomunikasi, mereka akan membawa bersama pengalaman, nilai dan makna tersendiri.
Sehubungan dengan itu, maklumat, tanda dan simbol boleh diertikan secara berlainan
berdasarkan pengalaman dan latar belakang masing-masing. Oleh itu, latihan komunikasi silang
budaya ini akan dapat mengemukakan idea yang universal, yang boleh diterima oleh semua etnik
yang terlibat.

Saluran komunikasi yang formal di sekolah seharusnya dipastikan berfungsi dengan baik
dalam semua arah atau situasi. Komunikasi atas ke bawah, bawah ke atas, komunikasi mendatar
dan komunikasi daripada luar ke dalam seharusnya berkesan dalam apa sahaja situasi yang
diahadapi oleh pihak sekolah. Aktiviti seperti perhimpunan pagi, mesyuarat guru, mesyuarat
panitia, mesyuarat kelab sukan dan mesyuarat persatuan sekolah seharusnya menampakkan
keberkesanan komunikasi yang tinggi. Seterusnya, saluran komunikasi secara formal atau tidak
formal yang terdapat di sekolah seharusnya dipertingkatkan keupayaannya dengan
mengoptimumkan penggunaannya.

Dapat dirumuskan di sini bahawa, menstruktur semula organisasi dalam konteks


komunikasi berkesan akan mendorong semua pihak bertingkah laku seperti mana yang
dihasratkan oleh pihak sekolah. Secara tidak langsung, kumpulan-kumpulan kecil yang bertindak
dengan hala tuju yang sama akan mampu membentuk kumpulan kerja dinamik di sekolah.

8. Menambah baik Hubungan Interpersonal

Hubungan interpersonal yang baik antara pentadbir sekolah dan subordinatnya akan
menghasilkan tahap komunikasi yang berkesan. Jika subordinat dapat merasakan bahawa
pentadbir merupakan orang yang ‘sama taraf’ dalam proses komunikasi, aliran maklumat akan
disalurkan dengan lebih mudah. Komunikasi bukan lagi berbentuk pengarahan atau penghakiman
tetapi lebih merupakan kepada keputusan perbincangan dua hala. Subordinat bebas
mengemukakan pendapat tanpa rasa takut dalam membahaskan maklumat yang diberikan.
Kefahaman akan mudah terjalin lalu hasil akhir dapat dicapai tanpa rasa paksaan. Subordinat
akan melakukan sesuatu aktiviti atau tindakan dengan penuh kerelaan dan keikhlasan.

Hubungan interpersonal yang baik antara individu dalam kalangan warga sekolah juga
perlu ditingkatkan agar maklumat dapat disalurkan dengan cekap dan berkesan. Jika semua
warga sekolah dapat merasakan bahawa maklumat yang mereka perolehi daripada pentadbir
adalah merupakan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan, maka pencapaian matlamat akhir
komunikasi akan menjadi lebih mudah. Hubungan interpersonal yang baik akan menggerakkan
warga sekolah secara berkumpulan ke arah matlamat akhir yang ditetapkan. Hal ini menjelaskan
mengapa wujudnya kumpulan kerja yang dinamik di sekolah berdasarkan prosos komunikasi yang
berkesan.

Rumusnya, penambahbaikan hubungan interpersonal antara pentadbir sekolah dengan


subordinatnya atau subordinat dengan subordinat akan menyebabkan proses komunikasi akan
lebih berkesan. Proses komunikasi berkesan ini akan menghasilkan kumpulan kerja yang dinamik
di sekolah.

9. Memperbaiki Saluran Komunikasi Tidak Rasmi


Bentuk komunikasi tidak rasmi yang boleh digunakan di sekolah
adalah grapevine dan management by walking around (Ab. Aziz, 2003). Grapevine merupakan
keadaan di mana maklumat disampaikan kepada ramai orang atau daripada satu kumpulan
kepada satu kumpulan yang lain dalam suasana tidak rasmi. Perbualan tidak rasmi di kantin, di
makmal atau di padang sekolah merupakan contoh di mana konsep grapevine ini boleh
dilaksanakan. Maklumat akan dapat disalurkan segera tanpa mengira waktu. Sehubungan dengan
perkara ini, adalah paling baik jika warga sekolah dilatih dengan baik untuk melaksanakan
konsep grapevine ini. Pihak pentadbir juga boleh menambah bilangan aktiviti yang dilaksanakan
oleh pihak sekolah dalam usaha meningkatkan peranan dan fungsi grapevine ini. Dengan
pengetahuan dan kemahiran akibat daripada latihan, maklumat akan dihantar secara cekap dan
berkesan oleh warga sekolah.

Manakala management by walking around akan membolehkan pentadbir sekolah


berinteraksi dan bertukar-tukar pendapat semasa membuat pemantauan secara tidak rasmi di
dalam kawasan sekolah. Pentadbir akan dapat menjalinkan hubungan yang positif dengan
subordinatnya dengan berbual secara langsung. Komunikasi secara ‘empat mata’ dapat
dilaksanakan dan perkara ini merupakan salah satu ciri penting dalam komunikasi berkesan.

Dapat dirumuskan di sini bahawa saluran komunikasi secara tidak rasmi akan membantu
pentadbir sekolah mewujudkan hubungan yang baik sama ada antara pentadbir dengan
subordinat atau subordinat dengan subordinat. Hubungan yang baik antara subordinat dengan
subordinat akan dapat membentuk kumpulan kerja yang dinamik. Oleh itu adalah sangat penting
bagi seseorang pentadbir, memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi ini.

10. Menetapkan Polisi dan Prosedur

Polisi dan prosedur merupakan garis panduan yang digunakan untuk menyeragamkan kaedah
dan cara bagi pelaksanaan sesuatu tindakan dalam sesebuah organisasi seperti di sekolah. Dalam
konteks komunikasi berkesan, polisi dan prosedur digunakan untuk meningkatkan kelicinan
operasi dan perjalanan aktiviti sekolah. Sehubungan dengan itu, peranan pentadbir adalah sangat
penting dalam menentapkan polisi dan prosedur yang perlu diikuti oleh setiap subordinatnya.
Sama ada menggunakan telefon, faks, e-mel, SMS, persidangan audio, persidangan komputer
atau telesidang; memerlukan polisi dan prosedur yang khusus agar keberkesanan komunikasi
berada pada aras yang sangat optimum.

Oleh itu, penguatkuasaan polisi dan prosedur perlu dipatuhi oleh semua warga sekolah
dalam usaha mengoptimumkan keberkesanan proses komunikasi yang berlangsung. Pentadbir
sekolah seharusnya memastikan subordinat mematuhi peraturan yang ditetapkan. Kesalahan
subordinat yang tidak mematuhi peraturan seharusnya diambil tindakan yang bersesuaian.
Dengan ini, semua subordinat akan sentiasa berwaspada agar tidak mengulangi kesalahan yang
sama. Seterusnya, setiap individu di sekolah akan bertindak berdasarkan peraturan yang sama.
Keseragaman tindakan ini akan membolehkan mereka membentuk kumpulan kerja yang dinamik
dalam usaha mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah.

Dapat dirumuskan di sini bahawa penetapan polisi dan prosedur akan menyebabkan
semua warga sekolah dapat bertindak di bawah kawalan peraturan yang sama. Faktor
keseragaman ini akan membuatkan tindakan yang dilaksanakan adalah selari dengan peraturan
yang ditetapkan. Justeru itu, kumpulan kerja yang dinamik dapat diwujudkan di sekolah, sama ada
disedari atau tidak.

Penutup

Dalam usaha membentuk pasukan kerja yang dinamik, pentadbir sekolah seharusnya dapat
mengenal pasti dengan teliti tentang kepentingan komunikasi berkesan yang perlu
dilaksanakannya (Gurnam Kaur et al., 2005) Antara kepentingan komunikasi berkesan adalah:
(1) Membawa organisasi sekolah ke arah hala tuju yang sama,
(2) Memudahkan proses perubahan yang dilaksanakan oleh pihak sekolah,
(3) Menjimatkan masa,
(4) Maklumat dapat disampaikan dengan segera,
(5) Maklumat yang tepat,
(6) Sebagai satu sistem kawalan organisasi sekolah yang berkesan,
(6) Dapat mengurangkan kesilapan dan
(7) Dapat meningkatkan produktiviti organisasi sekolah.
Hal ini akan memudahkan beliau menetapkan hala tuju terhadap tindakan yang perlu dilakukannya
dalam menjana pasukan kerja yang dinamik.

Komunikasi berkesan bermaksud warga sekolah terlibat sama dalam membuat keputusan
dan melaksanakan aktiviti sekolah. Warga sekolah yang diajak berunding dan melibatkan diri
secara langsung, kebiasaannya merasakan diri dan sumbangan mereka dihargai. Mereka juga
memperoleh kuasa untuk mengambil inisiatif dan tindakan, sesuai dengan kepakaran dan
pengalaman tersendiri yang adala dalam diri mereka (Ariffin dan Robiah, 2002).

Dalam mewujudkan kumpulan kerja yang dinamik dalam konteks komunikasi berkesan
seseorang guru besar atau pengetua semestinya memfokuskan tindakan untuk:
(1) Menangani gangguan komunikasi,
(2) Menggunakan teknologi terkini,
(3) Melibatkan pengurus atasan,
(4) Pertemuan secara tidak rasmi,
(5) Menggunakan perantara atau orang ketiga,
(6) Kebebasan mengemukakan pandangan,
(7) Menstruktur semula organisasi,
(8) Menambah baik hubungan interpersonal,
(9) Memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi dan
(10) Menetapkan polisi dan prosedur.

Setiap hari, guru besar atau pengetua akan berkomunikasi dengan subordinatnya sama
ada guru atau staf sokongan sekolah. Oleh itu, aspek penyaluran maklumat yang berkualiti serta
pembinaan hubungan dua hala dalam proses komunikasi seharusnya diberi perhatian serius (Rina
Ilyana, 2004). Tambahan juga, kefahaman dan kemahiran untuk berkomunikasi dengan berkesan
akan membantu mereka untuk membentuk kumpulan kerja yang dinamik. Kumpulan kerja ini akan
mampu memacu setiap aktiviti yang dijalankan oleh sekolah ke arah hala tuju yang sama.
Seterusnya, sekolah akan berada pada landasan untuk menjadi sekolah yang cemerlang.