Anda di halaman 1dari 16

BAB I

PENDAHULUAN

 Latar Belakang
Pentingnya media mulai disadari oleh organisasi. Dibutuhkan suatu strategi tertentu
dan juga upaya-upaya konkrit dalam menjalin hubungan baik antara organisasi dengan
media massa. Seperti yang diungkapkan oleh Diah Wardhani (2008:8), organisasi
membutuhkan media massa dalam penyampaian pesannya ke khalayak luas dan berharap
publikasinya akan membangun persepsi/opini yang positif dari khalayak. Namun, untuk
mempublikasikan informasi mengenai organisasi memang bukanlah hal yang mudah.
Publikasi yang dilakukan oleh Public Relations tidak hanya bertujuan untuk menciptakan
pencitraan namun juga untuk membangun serta mempertahankan hubungan baik dengan
publiknya.
Salah satu cara mencapai tujuan tersebut adalah dengan membina hubungan baik yang
harmonis melalui komunikasi dua arah yaitu menyebarkan informasi dari institusi ke
publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. Dalam melakukan publikasi
dilakukan oleh Public Relations yang merupakan salah satu program media relations.
Saat ini program media relations yang dilaksanakan oleh praktisi PR sebagian besar
menghasilkan publikasi dalam bentuk berita.
Publikasi yang dilakukan oleh Public Relations diharapkan mampu meningkatkan
jumlah pemberitaan positf di media massa dan agar publik memiliki pengetahuan yang
cukup tentang oraganisasi dan bentuk opini yang positif. Saat melakukan publisitas,
tentunya praktisi Public Relations perlu memahami teknik penyusunan press release
yang tepat agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik. Selain
memahami karakteristik atau tekni penyusunan press release, praktisi perlu mengenali
karakteristik dari masing-masing media massa. Hal ini akan membantu praktisi Public
Relations dalam menyusun strategi, seperti bentuk informasi yang diinginkan oleh media
massa. Oleh karena itu, pada makalah ini akan dijelaskan mengenai press release beserta
cara penulisannya yang baik dan benar.
BAB II
PEMBAHASAN

A. KOMUNIKASI
Komunikasi atau comunication berasal dari bahasa Latin“communis”. Communis atau
dalam bahasa Inggrisnya “common”berarti sama. Jadi, apabila kita berkomunikasi (to
communicate), ini berarti bahwa kita berada dalam keadaan berusaha untuk menimbulkan
suatu persamaan (commonness) dalam hal sikap dengan seseorang. Jadi, pengertian
komunikasi adalah sebagaiproses menghubungi atau mengadakan perhubungan. (Rosmawati.
2010: 17).
Harold Laswell menyatakan bahwa cara yang baik untuk menjelaskan komunikasi
adalah dengan menjawab pertanyaan:whos says what? In which channel? To whom? With
what effect?Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa komunikasi merupakan proses
penyampain pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan
efek (akibat) tertentu. (Tamburaka. 2012: 7).
Berdasarkan definisi Laswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi yang saling
bergantung satu sama lain, yaitu sumber (source) adalah pihak yang berinisiatif atau
mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi, pesan adalah apa yang dikomunikasikan oleh
sumber kepada penerima, saluran atau media adalah alat atau wahana yang digunakan sumber
untuk menyampaikan pesannya kepada penerima, penerima (receiver) adalah orang yang
menerima pesan dari sumber dan efek adalah apa yang terjadi pada penerima setelah ia
menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan sikap,
perubahan keyakinan, perubahan perilaku dan sebagainya. (Mulyana. 2009: 69)
Sedangkan menurut Hafied Cangara, komunikasi disebut komunikasi apabila
memiliki beberapa unsur-unsur pendukung yang membangunnya sebagai body of knowledge,
yakni:
1. Sumber
Sumber yang biasa disebut dengan komunikator merupakan pembuat atau
pengirim pesan dalam proses komunikasi. Dalam komunikasi sumber bisa menjadi
satu orang, satu lembaga atau perusahaan, beberapa kelompok.
2. Pesan
Pesan merupakan sesuatu yang dikirimkan oleh pengirim kepada penerima,
isinya dapat berupa hiburan, informasi, nasihat, ilmu pengetahuan dan lain
sebagainya.
3. Media
Media atau yang biasa disebut dengan channel atau medium adalah alat yang
digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Media
komunikasi ada yang berbentuk saluran antarpribadi, media massa dan
media kelompok.
4. Penerima
Penerima atau yang biasa disebut dengan komunikan atauaudience adalah
pihak yang menerima sasaran pesan ayng dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri
dari satu orang, organisasi atau instansi, perusahaan, negara dan lain-lain.
5. Efek
Efek merupakan apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut.
Efek bisa terjadi pada pengetahuam, sikap dan tingkah laku seseorang, misalnya
penambahan pengetahuan, perubahan sikap, perubahan keyakinan, perubahan
perilaku, dan sebagainya.
6. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik yakni apa yang disampaikan penerima pesan kepada sumber pesan,
yang sekaligus digunakan sumber pesan sebagai petunjuk mengenai efektivitas pesan
yang ia sampaikan sebelumnya, apakah dapat dimengerti, diterima, menghadapi
kendala dan sebagainya, sehingga sumber dapat mengubah pesan selanjutnya agar
sesuai dengan tujuannya. Tidak semua respons penerima disebut umpan balik. Suatu
pesan disebut umpan balik apabila hal itu merupakan respons terhadap pesan
pengirim dan bila mempengaruhi perilaku selanjutnya. (Tamburaka. 2012: 8).
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator ke
komunikannya melalui suatu channel tertentu yang menyebabkan adanya persamaan persepsi
terhadap suatu hal antara komunikator dan komunikan tersebut. Dari pendapat para ahli
tersebut dapat disimpulkan bahwa unsurunsur komunikasi terdiri dari sumber, pesan, media,
penerimaserta efek. Itulah unsur-unsur yang membentuk proses komunikasi.
 Komunikasi Massa
Menurut Josep A. Devito (Nurudin. 2007: 11), pertama komunikasi massa adalah
komunikasi yang ditujukan kepada massa, kepada khalayak yang luar biasa banyaknya. Ini
tidak berarti bahwa khalayak meliputi seluruh penduduk atau semua orang yang membaca
atau semua orang yang menonton televisi, agaknya ini tidak berarti pula bahwa khalayak itu
besar dan pada umumnya agak sukar untuk didefinisikan. Kedua, komunikasi massa adalah
komunikasi yang disalurkan oleh pemancar-pemancar yang audio dan atau visual.
Komunikasi massa barangkali akan lebih mudah dan lebih logis bila didefinisikan menurut
bentuknya (televisi,radio, surat kabar, majalah, film, buku, dan tapes).

 Public Relations
Menurut W. Emerson Reck, public relations adalah pertama lanjutan dari proses
pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu
individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayan
dan goodwill (itikad baik) dari publik. Kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan
tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh. (Ardianto.
2011: 9)
Sedangkan menurut John Marston dan Sheila Clough Crifasi, public relations adalah
fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mempelajari kebijakan dan prosedur
individual atau organisasi sesuai dengan kepentingan publik, dan menjalankan program untuk
mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik. (Nova. 2011: 43)
Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih
baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau
organisasi/perusahaan.
Kata-kata kunci yang perlu diingat untuk mendefinisikan public relations adalah:
a. Sengaja (deliberate). Kegiatan public relations adalah sesuatu yang
disengaja, dirancang untuk mempengaruhi, mendapatkan pengertian, memberikan
informasi dan memperoleh umpan balik (reaksi dari mereka yang terkena
dampak kegiatan ).
b. Terencana (planned). Kegiatan public relations adalah sesuatu yang
terorganisasi. Solusi masalah diketahui dan logistik dipikirkan, dengan kegiatan
yang memerlukan jangka waktu. Kegiatan ini sistematis, membutuhkan riset dan
analisis.
c. Kinerja (performance). Public relations yang efektif didasarkan pada kebijakan
dan penampilan nyata dari seseorang atau sebuah organisasi. Tidak ada public
relations yang dapat menciptakan simpati serta dukungan jika organisasi yang
bersangkutan merupakan pemilik usaha yang tidak tanggap terhadap
kepentingan masyarakat.
d. Kepentingan publik (public interest). Dasar dari kegiatan public relations adalah
melayani kepentingan publik dalam suatu masyarakat, bukan sekedar
memperoleh keuntungan bagi organisasi. Idealnya, saling menguntungkan bagi
organisasi dan masyarakat. Ini adalah benang yang menjalin kepentingan diri
organisasi dengan kepentingan dan urusan masyarakat.
e. Komunikasi dua arah (two way communication). Kamus sering kali
memberikan kesan bahwa public relations terdiri hanya dari penyebaran materi
melalui informasi. Namun, penting juga bahwa definisi itu termasuk umpan balik
dari khalayak. Kemampuan mendengarkan adalah bagian dari keahlian
komunikasi yang pokok.
f. Fungsi manajemen (management function). Public relations paling efektif
apabila berfungsi menjadi bagian dari pengambilan keputusan oleh manajemen
puncak. Public relations melibatkan konsultasi dan pengentasan masalah tingkat
tinggi, tidak hanya mengeluarkan informasi setelah keputusan dibuat.
 Media Relations
Salah satu kegiatan external public relations dalam memberikan informasi kepada
publik/masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah
kegiatanmedia relations. Media relations atau dalam istilah lainnya press relations adalah
membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar dan
majalah), media elektronik (radio dan televisi) dan media massa online (newspaper
online, magazine online, radio digital dan televisi digital). (Ardianto. 2011: 264)
Menurut Averill, media relations merupakan salah satu bagian dari public
relations yang menjadi sarana yang sangat penting dan efisien. Penting karena akan
menopang keberhasilan program, dan efisien karena tak memerlukan banyak daya dan dana
untuk menginformasikan program yang hendak dijalankan dengan menggunakan teknik
publisitas.
Dalam masyarakat komunikatif, mereka yang gagal atau tidak bisa berkomunikasi
akan segera dilupakan. Itu dapat menunjukkan betapa pentingnya komunikasi yang dilakukan
organisasi. Bila organisasi tidak berkomunikasi dengan publiknya, maka mereka akan segera
dilupakan. Dalam konteks inilah akan terasa betapa pentingnya mengembangkan relasi yang
baik dengan media.
Namun sebenarnya tujuan pokok diadakannya hubungan pers adalah menciptakan
pengetahuan dan pemahaman, bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai
dengan keinginan perusahaan induk atau klien demi mendapatkan ‘suatu citra atau sosok
yang lebih indah daripada aslinya di mata umum’. Tidak seorangan pun yang berhak
mendikte apa yang harus diterbitkan atau disiarkan oleh media massa, setidak-tidaknya di
suatu masyarakat yang demokratis. Dengan publik yang tersebar, bukan saja secara geografis,
maka kegiatan komunikasi akan sulit dilakukan bila tidak memanfaatkan media massa.
Satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah media relations itu bukan berarti
hanya menjalin hubungan baik dengan wartawan melainkan juga dengan redaksi dan media
sebagai institusi. Menjalin hubungan yang baik dengan wartawan memang penting karena
akan memudahkan kita untuk menyampaikan informasi. Namun, kita juga hendaknya
mengingat bahwa keputusan untuk menyiarkan atau menolak informasi tidak sepenuhnya
berada pada tangan wartawan, karena keputusan ada pada redaksi.
Hubungan media yang semula merupakan hubungan kerja akan menjadi semakin
kompleks karena meningkatnya jumlah media, semakin terspesialisasinya media, semakin
tajamnya persaingan media dan pentingnya publisitas melalui media dalam kegiatan public
relations. Kendati para pejabat public relationssemakin profesional dalam melakukan
publisitas, media tetap bersikap kritis terhadap perusahaan untuk membedakan pengiriman
berita yang tidak relevan atau berkualitas buruk, yang publisitasnya agak berbau promosi.
Pengelola media seperti redaktur menyadari bahwa public relations merupakan sumber berita
asli dan sumber informasi teknis yang dapat mengembangkan kisah berita, gambar, artikel
dan bahan penunjang lainnya. Dalam upaya berhubungan dengan media,public
relations melakukan berbagai kegiatan yang bersentuhan dengan media antara lain :
1. Press Conference (konferensi pers, temu media atau jumpa media)
Syarat utama dari sebuah konferensi pers adalah berita yang disampaikan sangat
penting. Sebuah konferensi pers akan kehilangan fungsinya bila berita yang
disampaikan kurang penting, apalagi jika diliput oleh radio dan televisi.
Menurut Oemi Abdurrachman, konferensi pers diselenggarakan bila ada peristiwa-
peristiwa penting di suatu perusahaan atas inisiatif sendiri atau permintaan wakil-
wakil pers.
2. Press Briefing (perbincangan dengan media)
Diselenggarakan secara reguler oleh praktisi public relations. Dalam kegiatan
ini, praktisi public relationsmenyampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan
yang baru terjadi kepada media. Bila media belum puas dan menginginkan
keterangan lebih terperinci, diadakan tanggapan atau pertanyaan.
3. Press Tour (wisata media)
Diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi daerah
tertentu dan merekapun (media) diajak menikmati objek wisata yang menarik.
4. News Release (siaran pers, press release, broadcast release)
News Release sebagai publisitas, yaitu media yang banyak digunakan
dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.
5. Special Events
Yaitu peristiwa khusus sebagai kegiatan public relations yang penting
dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu
meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik, seperti peresmian
gedung, peringatan ulang tahun perusahaan, seminar, pameran, lokakarya ,open
house. Kegiatan ini biasanya mengundang media untuk meliputnya.
6. Press Luncheon
Yaitu public relations mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil
media massa (wartawan atau reporter) sehingga pada kesempatan ini pihak pers
bisa bertemu dengan top management perusahaan/lembaga guna
mendengarkan perkembangan perusahaan atau lembaga tersebut.
7. Press Interview (wawancara media)
Sifatny lebih pribadi, lebih individu. Public relations atau top management yang
diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan atau reporter yang bersangkutan.
Meskipun hanya diwawancarai seusai meresmikan suatu acara oleh banyak wartawan,
bahkan diliput radio dan televisi, tetap saja wawancara tersebut bersifat individu.
(Ardianto. 2011: 267).
 PR Online
PR Online atau biasa disebut E-PR muncul ketika internet memainkan peranan
penting dalam perkembangan ICT (Information and Communication Technologies).
Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi media komunikasi strategis
untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi. E-PR kemudian menjadi tantangan baru bagi
strategi PR yang selama ini dilakukan secara offline.
Istilah E-PR merupakan bentuk penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR. Seperti
menyebarkan press release, membangun komunikasi dengan stakeholders, mempublikasikan
kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat ini parktisi PR mau tidak mau harus memanfaatkan
ICT untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan efisien. Mengirimkan press release kini
tidak lagi melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email. Sejumlah korporat yang memiliki
website dan dikelola dengan baik, juga mempublikasikan press release di website-nya,
sehingga media tinggal men-download.
Saat ini praktisi PR dituntut bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga sumber
daya manusia yang dibutuhkan korporat adalah orang yang handal berselancar di dunia maya
dan tahu ke mana saja mereka harus berselancar untuk membangun corporate image. Seperti
dikatakan pakar bisnis dan ICT BJ Onggo, seorang praktisi E-PR harus mampu
mengembangkan content untuk format distribusi apa saja (media cetak, radio, TV, situs web,
e-mail, iTV, PDA, WAP, Usenet dan sejenisnya) agar dapat dengan tepat menjangkau
berbagai macam audiens.
B. PRESS RELEASE
 Pengertian Press Release
Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah
informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu
organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa
(tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa
tersebut.
 Perbedaan Press Release dan Berita
a. Press Release
Penyampaian kegiatan organisasi. Misalnya, produsen mie instant
membuat kegiatan “lomba kreasi mie”. Kemudian Public relations membuat
press-release yang berisi informasi tentang kegiatan ini ke media. Sebagai
bahan atau sumber berita bagi media. Sebuah release yang dikirim public
relations (setelah dianggap layak oleh media) bisa dimuat dalam bentuk berita.
Tentu saja isinya tidak sama persis dengan tulisan dalam release. Media bisa
saja lebih menonjolkan sesuatu pokok (angle) peristiwa yang dianggap penting,
yang mungkin berbeda dengan apa yang ditonjolkan Public relations dalam
release-nya. Alat untuk membina dan menumbuhkan sikap, pendapat atau citra
yang baik dari anggota masyarakat kepada organisasi (membentuk opini
positif). Alat untuk mengalihkan perhatian publik dari fakta yang merugikan
organisasi dan memusatkan fakta yang menguntungkan organisasi. Dibuat
oleh organisasi atau perusahaan. Beritanya mencakup peristiwa yang
direncanakan, yaitu dari event yang dibuat perusahaan. Misalnya
pengangkatan manajer baru, perubahan pelayanan, dan sebagainya.
b. Berita Jurnalistik
Dibuat oleh wartawan. Wartawan mencari dan menulis berita untuk
diedit redaksi. Sumber berita bisa berasal dari mana saja, termasuk dari Public
relations. Melaporkan fakta sebagaimana adanya. Ini tanggung jawab profesi
wartawan untuk memenuhi hak informasi dari publik (public’s right to know).
Biasanya banyak untuk peristiwa yang nonrekayasa. Maksudnya adalah
peristiwa yang terjadi dengan sendirinya tanpa direncanakan manusia.
Misalnya, kecelakaan, musibah, dan lainnya. Namun tidak menutup
kemungkinan untuk peristiwa yang direkayasa (direncanakan), seperti acara
wisuda sarjana yang diadakan sebuah institusi pendidikan. Dampak
pemberitaan tidak selalu harus berkembang kepada sikap atau pendapat yang
baik terhadap apa yang disampaikan, malah dapat terjadi yang sebaliknya.
Fungsi berita untuk kontrol sosial, memberi tahu, mendidik, membimbing,
meyakinkan, dan membantu khalayak dalam menyikapi peristiwa.
Persamaan antara press-release dan berita :
1. Merupakan informasi yang ditujukan untuk khalayak.
2. Harus mengandung news-values yang dapat menarik perhatian khalayak.
3. Menuntut adanya teknik penulisan tertentu, seperti 5W+1H.
 Penulisan Press Release

Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama,
sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:

 Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu
organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal,
regional atau pun nasional;
 Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk
reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri;
 Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang
saham.

Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan
menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid).
Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang
mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When:
kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why:
mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).

Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca
dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan
berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release
tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu
untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau
dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole
dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).

Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam paragraf
kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau
mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada tubuh berita.
Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat
penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead
(berita yang sangat penting tadi).

Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers
sebagai berikut:

Di sini dijelaskan bahwa judul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan
bahasa yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal adalah ruang
untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan
“creditline” yang menunjukkan jati diri media. Alinea pertama dari berita disebut pusat
perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau intro dari berita yang dapat disarikan untuk
dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal)
atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal). Sesudah teras bagian berikutnya
disebut Tubuh Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita
merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan
bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan
dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak
mengijinkan.

Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan


mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar
yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam
surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap gunakan nama
lengkap dan bukannya singkatan.

Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa
digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika
menulis siaran pers, yaitu:

 Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.


 Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan
ukuran yang ideal.
 Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
 Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata
sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau
“fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya
dari teks yang anda tulis.
 Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
 Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
 Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana.
Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi
semua informasi yang diperlukan wartawan.
 Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting
pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya
dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir
berita, maka bagian itu tidak akan termuat.
 Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
 Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
 Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan
margin yang cukup pada semua sisi halaman.
 Selalu beri tanggal pada siaran pers.
 Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah
siaran.
 Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers
yang harus diketahui oleh seorang praktisi PR:

 Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang
dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau
yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan
juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan press release.
 Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda,
bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh
para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
 Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus
diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh
frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena
kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat
terbit.
 Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan
press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.
 Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal,
pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar
pesan yang disampaikan efektif dan efisien.
 Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang
bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia,
jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama,
hingga ke orientasi politik dari suatu khalayak pembaca media.
 Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu
media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui
dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan.

Abdullah (2000) mengatakan bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau


redaktur dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya.
Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan oleh lembaga humas,
atau materi sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special event) hingga hasil wawancara
dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media relatif berbeda, para
praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan unsur-unsur yang memiliki nilai
jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan,
konflik atau pertentangan, seks, kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal
penting yang perlu diperhatikan dalam pengiriman press release:

 Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari
itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah
malam hari.
 Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya,
tujukanlah pada wartawan tadi.
 Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
 Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui
kurir.
 Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau
belum.

Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga
para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah menurut
Abdullah (2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan
konferensi pers atau jumpa pers:

 Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah


memiliki jadwal kerja yang padat.
 Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.
 Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.
 Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.
 Hindari jumpa pers pada hari libur.
 Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
 Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks
lainnya.
 Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara
jumpa pers.
 Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul
membutuhkan informasi untuk berita.
 Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan
ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.
 Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
 Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam
amplop besar atau map tadi.
 Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
 Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang
materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
 Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan
pembenaran dari pernyataan wartawan.

Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka
perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data yang
akurat.
2. Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul
dalam pertemuan dengan wartawan.
3. Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
4. Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
5. Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi
dan pengetikan
BAB III

PENUTUP

 KESIMPULAN
Sebuah press release harus menimbulkan kesan kuat di pikiran dan hati khalayak.
Untuk itu, kadang-kadang orang menempatkan klimaks peristiwa pada kesimpulan
sebuah press release. Dengan terbentuknya kesan yang kuat di pikiran dan hati khalayak,
kita harapkan khalayak bisa memberikan pemaknaan yang kuat pula.
KOMUNIKASI DAN PRESS RELEASE

Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi prasyarat mengikuti


Pelatihan BSMI

Disusun Oleh

Gadis Fujiastuti

Peserta DIKLATSAR BSMI

2015