JUDUL

TINJAUAN KETIDAKLENGKAPAN PERSYARATAN
PENDAFTARAN PESERTA BPJS PADA PASIEN

RAWAT JALAN DI RSUP SANGLAH DENGAN
MENGGUNAKAN FOCUS PDCA
2018
LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANG
Oleh :
Khoirunnisa
NIM G41141104
PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2018
2018
LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANG
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan (S. ST)
Di Program Studi Rekam Medik
Jurusan Kesehatan
Oleh:
Khoirunnisa
NIM G41141104
PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
ii
2018
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

LEMBAR PENGESAHAN

Khoirunnisa
NIM G41141104
Telah melaksanakan Praktek Kerja Lapang dan dinyatakan lulus
Pembimbing
Pembimbing Lapang Dosen Pembimbing Utama
dr. Ni Luh Dharma Kerti N., MHSN Atma Deharja S.KM., M.Kes
NIP. 19640414199003 2 002 NIP. 198411172010011019
Mengetahui
Ketua Jurusan Kesehatan,
Sustin Farlinda, S.Kom.,M.T

NIP. 19720204 200112 2 003
iii
PRAKATA
Segala puji syukur penulis haturkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan keselamatan, rahmat dan nikmat-Nya yang begitu banyak sehingga
dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul
“Tinjauan Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran Peserta Bpjs Pada Pasien
Rawat Jalan Di Rsup Sanglah Dengan Menggunakan Focus Pdca ” dapat
terlaksana dengan baik. Pada kesempatan ini, penulis dengan rendah hati
mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak Ir. Nanang Dwi Wahyono, MM, selaku Direktur Politeknik Negeri
Jember.
2. Ibu Sustin Farlinda, S.Kom, M.T, selaku Ketua Jurusan Kesehatan
Politeknik Negeri Jember
3. Ibu Faiqatul Hikmah S.KM., M.Kes selaku Ketua Program Studi Rekam
Medik Politeknik Negeri Jember
4. Bapak Atma Deharja, S.KM.,M.Kes, Bapak Bony Setiawan S.ked. Ns.
MM, dan Bapak Choirur Roziqin S.Kom.,M.T selaku dosen pembimbing
dalam penyusunan laporan ini dan telah memberikan wawasan, ide serta
kesabaran dalam mengiringi kami.
5. Ibu dr. Anak Ayu Sri Saraswati, M.Kes selaku Direktur RSUP Sanglah
Denpasar yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) di rumah sakit tersebut
6. Ibu Dr. Ni Luh Dharma Kerti Natih, MHSM selaku Kepala Unit Rekam
Medis RSUP Sanglah Denpasar yang telah memberikan petunjuk dan
bimbingan kepada kami dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
(PKL).
7. Seluruh staf dan semua pihak RSUP Sanglah Denpasar yang telah membantu
dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam Praktek Kerja
Lapangan (PKL)
iv
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya
penulis menerima kritik dan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan laporan
ini. Penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan.
Denpasar, 4 April 2018
Penulis
v
RINGKASAN
Di era Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN) ini yang diberlakukan di

Indonesia. Pemerintah mulai mewajibkan masyarakatkan menggunakan Jaminan
sosial ini yang merupakan salah satu bentuk perlindungan sosial yang
diselenggarakan oleh negara Republik Indonesia guna menjamin warganegaranya
untuk memenuhi kebutuhan hidup dasar yang layak, sebagaimana dalam deklarasi
PBB tentang HAM tahun 1948 dan konvensi ILO No.102 tahun 1952 (Kemenkes
RI, 2012). Berbagai aturan dalam SJSN ini diterapkan salah satunya yaitu sistem
rujukan pelayanan kesehatan yang merupakan wujud penyelenggaraan pelayanan
kesehatan yang mengatur pelimpahan tugas-tugas dan tanggung jawab pelayanan
kesehatan secara timbal balik, baik vertikal maupun horizontal, struktural maupun
fungsional terhadap kasus-kasus penyakit atau masalah penyakit atau
permasalahan kesehatan (UU NO. 001 Tahun 2012 Bab III Pasal 3 hal 4). Salah
satu aturan sistem rujukan ini adalah persyaratan yang harus dibawa pasien
peserta BPJS saat berobat ke fasilitas pelayanan kesehatan, persyaratan tersebut
diantaranya, kartu keluarga Asli/ Fotokopi (Peserta PBI), Identitas Pasien
(KTP/SIM/Pasport) Asli/Fotokopi, Kartu BPJ Asli/Fotokopi, Kartu berobat
Sanglah (KIB) Asli/Fotokopi, Surat Konrol/Rujukan asli yang masih berlaku (<30
hari).
Registrasi pasien rawat jalan atau loket pendaftaran rawat jalan di RSUP
Sanglah merupakan tempat awal dimana pasien melakukan registrasi untuk
berobat di rumah sakit, dimana petugas menginputkan data pasien. Untuk dapat
mendaftarkan pasien maka persyaratan pendaftaran harus dilengkapi terlebih
dahulu, apabila persyaratan pendaftaran tidak lengkap maka akan menghambat
proses pelayanan pasien yang dapat merugikan pasien itu sendiri dan juga rumah
sakit masalah terkait dengan persyaratan tersebut dapat diatasi, sehingga dapat
mencegah adanya kerugian rumah sakit dan dapat meningkatkan mutu pelayanan
di RSUP Sanglah.
Metode yang digunakan pada laporan ini adalah FOKUS PDCA yang terdiri
dari 9 tahap yaitu find-organize-clarify-understand-select-plan-do-check-action.
vi
Berdasarkan hasil observarsi yang telah dilakukan mulai tanggal 5-9 Maret 2018
jumlah presentase persyaratan pendaftaran yang tidak lengkap sebesar 21%.
Rencana yang akan dilakukan dalam upaya peninjauan ketidaklengkapan
persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada pasien rawat jalan di RSUP Sanglah
adalah melakukan koordinasi dengan kepala instalasi rekam medik, petugas
pendaftaran pasien aat jalan dan petugas bagian informasi terkait dengan
pemberian informasi persyaratan pendaftaran pasien. Rencana tinjauan
ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran telah dilakukan sehingga angka
kejadian ketidaklengkapan menurun menjadi 15%. Selain itu pasien mulai
memahami persyaratan apa saja yang harus dibawa pada saat akan mendaftar di
loket pendaftaran.
Agar rencana perbaikan yang sudah dilakukan tetap berjalan lancar maka
diperlukan tetap melakukan dan melaksanakan apa yang telah direncanakan,
melakukan monitoring dan evaluasi rutin secara bekelanjutan, dan penerapan SPO
yang telah dievaluasi sehingga masalah ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran
pasien dapat diatasi dan dapat meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan
meningkatkan mutu manajemen unit kerja rekam medis.
vii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL ..................................................................................... i
HALAMAN JUDUL .........................................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN ...........................................................................iii
HALAMAN PRAKATA ................................................................................... iv
HALAMAN RINGKASAN ..............................................................................vi
HALAMAN DAFTAR ISI ................................................................................viii
HALAMAN DAFTAR TABEL .......................................................................xii
HAlAMAN DAFTAR DIAGRAM ..................................................................xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................xiv
HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ...............................................................xv
BAB 1. PENDAHULUAN ................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang .................................................................................. 1
1.2 Tujuan dan Manfaat Umum ............................................................. 1
1.2.1 Tujuan Umum PKL ................................................................. 4
1.2.2 Tujuan Khusus PKL ................................................................ 4
1.2.3 Manfaat PKL ........................................................................... 5
1.3 Lokasi dan Jadwal Kerja .................................................................. 5
1.4 Metode Pelaksanaan .......................................................................... 5
1.4.1 Alur Pelaksanaan ..................................................................... 6
BAB 2. KEADAAN UMUM RUMAH SAKIT .............................................. 9

2.1 Sejarah Rumah Sakit ........................................................................ 9
2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit ................................................... 11
2.3 Kondisi Lingkungan .......................................................................... 12
BAB 3. KEGIATAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSUP

SANGLAH DENPASAR ................................................................... 15
viii
3.1 Aspek Manajemen Informasi Kesehatan ........................................ 15
3.1.1 Sistem Penamaan ..................................................................... 15
3.1.2 Sistem Penomoran ................................................................... 16
3.1.3 Sistem Penyimpanan ............................................................... 17
3.1.4 Sistem Pengendalian ................................................................ 18
3.1.5 Identifikasi Prosedur Penerimaan Pasien ............................. 19
3.1.6 Identifikasi Alur Rekam Medis .............................................. 24
3.1.7 Identifikasi Standar Prosedur Opersional Penyimpanan
Rekam Medis ........................................................................... 25
3.1.8 Standar Prosedur Operasional Pengendalian Rekam
Medis ......................................................................................... 27
3.1.9 Identifikasi Alur Prosedur Pelayanan Pelepasan
Data Rekam Medis ................................................................. 28
3.1.10 Identifikasi Jenis Formulir Rawat Jalan, RawaT
Inap, dan UGD ....................................................................... 30
3.1.11 Identifikasi Isi dan Struktur Rekam Medis ........................ 31
3.1.12 Kegiatan Assemblings .......................................................... 32
3.1.13 Identifikasi Prosedur Pelaksanaan Retensi dan
Pemusnahan Rekam Medis ................................................ 32
3.2 Aspek Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Serta Masalah Yang
Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan Medis ....................... 34
3.3 Aspek Hukum dan Etika Profesi ...................................................... 36
3.3.1 Identifikasi Standar Operasional (SPO) keamanan dan
kerahasian rekam medis ..................................................... 36
3.3.2 Jenis-Jenis Informed Concent ................................................. 37
3.4 Aspek Statistik Rumah Sakit ........................................................... 38
3.4.1 Identifikasi Alur dan Prosedur Pengumpulan, Pengolahan
Analisis, dan Penyajian Data Statistik Rumah Sakit ............ 38
3.4.2 Identifikasi Jenis Formulir Pengumpulan Data Untuk
Statistik Kesehatan ................................................................. 39
3.4.3 Identifikasi Laporan Internal Rumah Sakit .......................... 40
ix
3.4.4 Identifikasi Laporan Eksternal Rumah Sakit........................ 41
3.5 Aspek Manajemen Mutu Rekma Medis ......................................... 42
3.5.1 Mengidentifikasi Standar Akreditasi Pelayanan
Rekam Medis Yang Berlaku di Rumah Sakit ...................... 42
3.5.2 Identifikasi dan Menganalisis Sasaran Mutu Unit Rekam
Medis .......................................................................................... 42
3.5.3 Menganalisis Unit Rekam Medis Untuk Mengkaji Kekuatan,
Kelemahan, Peluang, dan Ancaman (SWOT) ....................... 46
3.5.4 Melakukan Analisis Kuantitatif dan Kualitatif Rekam Medis
(Quality Assurance) .................................................................. 50
3.6 Aspek Manajemen Unit Rekam Medis ............................................ 51
3.6.1 Mengidentifikasi SDM DI Unit Kerja Rekam Medis ........... 51
3.6.2 Menggambarkan Struktur Organisasi Unit
Rekam Medis .......................................................................... 53
3.6.3 Gambaran Cara Pengorganisasian Pekerjaan ..................... 54
3.6.4 Mengetahui Tugas dan Fungsi Unit Rumah Sakit ............... 55
3.6.5 Megetahui Fungsi dan Peran Perekam Medis ......................56
3.6.6 Mengidentifikasi Pelaksanaan Penyusutan Renstra Unit
Rekam Medis ............................................................................ 58
3.6.7 Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Unit Kerja
Rekam Medis Untuk Kebutuhan Kerja ................................ 60
3.6.8 Melaksanakan Perhitungan Kebutuhan SDM Sesuai
dengan Standar WISN ........................................................... 62
3.6.9 Mengetahui Program Orientasi dan Pelatihan Staf
Unit Kerja MIK ...................................................................... 65
3.6.10 Mengidentifikasi Penyusunan Anggaran Tahunan
di Unit Kerja Rekam Medis .................................................66
3.6.11 Mengidentikasi Fungsi Pengawasan Yang Dilakukan
Manajer Rekam Medis .......................................................... 67
3.6.12 Mengidentifikasi Data Yang Dibutuhkan Dalam
Menyiapkan profil RS .......................................................... 67
x
3.6.13 Mengidentifikasi dan Menganalisis Masalah yang
Berkaitan Dengan Unit Kerja Rekam Medis .................... 68
BAB 4. KEGIATAN KHUSUS LOKASI PKL ............................................. 70
BAB 5. PEMBAHASAN ................................................................................... 75

5.1 Mengidentifikasi Tahap FOCUS dalam pelaksanaan
peninjauan ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran
peserta BPJS pada pasien rawat jalan di RSUP Sanglah ............. 75
5.2 Mengidentifikasi Tahap PDCA dalam pelaksanaan
peninjauan ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran
peserta BPJS pada pasien rawat jalan di RSUP Sanglah ............ 77
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 79

6.1 Kesimpulan ......................................................................................... 79
6.2 Saran ................................................................................................... 79
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 80
LAMPIRAN ....................................................................................................... 81
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
1.1 Jumlah Ketidaklengkapan Persaratan Tanggal 5 – 9 Maret ........... 2
3.1 Data Statistik Bulan Januari dan Februari Tahun 2018 ...................42
3.2 Data Indikator/Standar Mutu Pelayanan Rekam Medis ..................42
3.3 Identifikasi SWOT ................................................................................46
3.4 SDM Di Unit Kerja Rekam Medis .......................................................51
3.5 Waktu Shift ............................................................................................54
3.6 Tugas dan Fungsi Unit RSUP Sanglah ................................................55
3.7 Rata-rata kunjungan pasien baru dan pasien lama tahun 2017.......61
3.8 Rata-rata ketebalan rekam medis .......................................................61
3.9 Waktu Kerja Tersedia ..........................................................................63
3.10 Kategori SDM ........................................................................................63
3.11 Uraian Kegiatan ....................................................................................64
3.12 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan.....................64
3.13 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan.............. 64
3.14 Identifikasi dan Analisis Penyelesaian Masalah Terkait
Rekam Medis .........................................................................................68
xii
DAFTAR DIAGRAM
Halaman
1. Jumlah Ketidaklengkapan Persaratan Tanggal 5 – 9 Maret ............. 3
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.1 Tahap FOCUS PDCA .............................................................................. 7
2.1 Struktur Organisasi ................................................................................ 55
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Jumlah Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran
Tanggal 5-9 Maret ................................................................................ 80
2. Jumlah Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran

setelah Implementasi ............................................................................ 80
3. SOP Registrasi Pasien lama ................................................................ 82
4. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran tgl 5-9 Maret ..... 83
5. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran tgl 26-29

Maret dan 2 April ................................................................................ 88
xv
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

peserta BPJS saat berobat ke fasilitas pelayanan kesehatan, apabila persyaratan
tidak lengkap, tidak bisa untuk diklaimkan dari badan penyelenggaraan.Sehingga
kelengkapan persyaratan sangat diperlukan. Persyaratan berobat anggota BPJS
dinas sendiri yaitu meliputi foto copy kartu anggota, Surat Rujukan, kartu tanda
penduduk, kartu BPJS (Yulianti,2015). Sedangkan persyaratan untuk pasien rawat
jalan di RSUP Sanglah yang harus dibawa yaitu :
1. Kartu keluarga Asli/ Fotokopi (Peserta PBI)
2. Identitas Pasien (KTP/SIM/Pasport) Asli/Fotokopi
3. Kartu BPJ Asli/Fotokopi
4. Kartu berobat Sanglah (KIB) Asli/Fotokopi
5. Surat Konrol/Rujukan asli yang masih berlaku (<30 hari)
1
2
Registrasi merupakan pengumpulan data pasien pertana kali di unit rawat

jalan, rawat inap dan gawat darurat. Proses registrasi adalah kegiatan melakukan
pencatatan sebagai dasar informasi pasien yang dibutuhkan yaitu untuk
identifikasi, pengobatan dan pembayaran pelayanan kesehatan (Pormiki, 2010).
Registrasi pasien rawat jalan atau loket pendaftaran rawat jalan di RSUP Sanglah
merupakan tempat awal dimana pasien melakukan registrasi untuk berobat di
rumah sakit, dimana petugas menginputkan data pasien, untuk dapat
mendaftarkan pasien maka persyaratan pendaftaran harus dilengkapi terlebih
dahulu, apabila persyaratan pendaftaran tidak lengkap maka akan menghambat
proses pelayanan pasien yang dapat merugikan pasien itu sendiri dan juga rumah
sakit.
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan pada tanggal 5-9 Maret
2018 di loket pendaftaran pasien rawat jalan ditemukan beberapa
ketidaklengkapan persyaratan bagi peserta BPJS pada pasien rawat jalan, berikut
adalah data ketidaklengkapan dari 5 hari kerja di satu loket per 860 kunjungan
pasien rawat jalan.
Tabel 1. 1 Jumlah Ketidaklengkapan Persaratan Tanggal 5 – 9 Maret
KETERANGAN ( 5-9 Maret 2018)
Kartu KIB & Kartu Surat Identitas + Total
KIB
Bpjs Bpjs Kontrol/Rujukan Kk Ketidaklengkapan
36 38 43 60 3 180
Total Kunjungan 860
Total 21%
Hasil observarsi pada tabel diatas menunjukkan dari 860 pasien ditemukan
sebanyak 36 pasien tidak membawa KIB, 38 pasien tidak membawa dan terdapat
masalah pada kartu BPJS, 43 pasien mempunyai masalah terhadap KIB dan Kartu
BPJS, 60 pasien tidak dapat menggunakan surat kontrol karena sudah melebihi
dari 1 bulan dan terdapat 3 pasien yang tidak melengkapi kartu identitas dan kartu
keluarga pada pasien penerima bantuan dari pemerintah. Sehingga total ketidak
lengkapan pada tanggal 5-9 Maret 2018 sebanyak 180 dari 860 kunjungan,
sehingga jumlah presentase sebagai berikut.
3
Diagram 1. Jumlah Ketidaklengkapan Persaratan Tanggal 5 – 9 Maret
Persyaratan Pendaftaran Peserta BPJS pada Pasien Rawat Jalan
21%
Lengkap
79% Tidak Lengkap
Terdapat ketidaklengkapan disebab

disebabkan
an oleh beberapa penyebab, yaitu
kurangnya informasi terkiat dengan ketentuan persyaratan pendaftaran.
Berdasarkan keterangan
eterangan pasien menyebutkan bahwa mereka tidak mengetahui
persyaratan pokok apa saja yang harus dibawa dalam mendaftar, serta tidak
tahunya mengenai masa berlaku surat kontrol yang tidak bisa digunakan melebihi
dari 30 hari, pasien juga menyebutkan bahwa berdasarkan keterangan dokter poli
surat kontrol
ontrol dapat digunakan seterusnya tanpa adanya jangka waktu pemakaian
pemakaian.
Berbagai masalah
ah tersebut akan berdampak kepada pasien itu sendiri dan juga
rumah sakit, pasien tidak bisa mendapatkan pelayanan dengan cepat dikarenakan
adanya ketidaklengkapan persyar
persyaratan
atan tersebut, selain itu apabila terdapat surat
kontrol yang sudah melebihi waktu penggunaan lolos sampai ke poli maka rumah
sakit akan mengalami kerugian karena pihak BPJS menolak pencairan klaim.
Pemeriksaan kelengkapan berkas persyaratan diperiksa di bbagian
agian informasi,
petugas informasi sudah melakukan pemeriksaan tersebut sebelum memberikan
no antrian namun di loket pendaftaran masih ditemukan ketidaklengkapan
persyaratan, berdasarkan keterangan petugas dikarenakan pasien yang kurang
paham terkait persyaratan
aratan dan pasien yang terlalu banyak mengantri menyebabkan
pengecekan kelengkapan tersebut lolos sampai di loket pendaftaran. Sehingga
masalah
asalah ketidaklengkapan persyaratan peserta BPJS disebabkan karena
kurangnya informasi dan sosialisasi antar profesi ppetugas
etugas kesehatan kepada pasien
terkait dengan persyaratan BPJS.
4
Berdasarkan permasalahan tersebut jumlah prosentase ketidaklengkapan

sebesar 21%, meskipun hal ini dibawah 50% namun untuk kelengkapan
persyaratan tersebut diharapkan mencapai angka 100% untuk dapat meningkatkan
mutu pelayanan kesehatan sehingga untuk mewujudkan hal tersebut peneliti
memberikan solusi berupa Tinjauan Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran
Peserta BPJS Pada Pasien Rawat Jalan Di Rsup Sanglah Dengan Menggunakan
Focus PDCA agar masalah terkait dengan persyaratan tersebut dapat diatasi,
sehingga dapat mencegah adanya kerugian rumah sakit dan dapat meningkatkan
mutu pelayanan di RSUP Sanglah.
1.2 Tujuan dan Manfaat Umum

1.2.1 Tujuan Umum PKL
Meninjau Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran Peserta BPJS
Pada Pasien Rawat Jalan Di Rsup Sanglah Dengan Menggunakan
Focus PDCA.
1.2.2 Tujuan Khusus PKL
1. Mengidentifikasi Tahap FOCUS pada Kelengkapan Persyaratan
Rujukan BPJS Pada Pasien Rawat Jalan Di Rsup Sanglah
2. Melaksanakan Tahap Perencanaan (PLAN) dalam Kelengkapan
Persyaratan Rujukan BPJS Pada Pasien Rawat Jalan Di Rsup Sanglah
3. Menerapkan perencanaan (DO) yang telah dibuat mengenai
Kelengkapan Persyaratan Rujukan BPJS Pada Pasien Rawat Jalan Di
Rsup Sanglah
4. Melakukan pemeriksaan (CHECK) terhadap penerapan yang dilakukan
mengenai Kelengkapan Persyaratan Rujukan BPJS Pada Pasien Rawat
Jalan Di Rsup Sanglah
5. Memberikan upaya rekomendasi (ACTION) terhadap hasil pemeriksaan
penerapan yang dilakukan petugas pendaftaran rawat jalan di Ruang
Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
5
1.2.3 Manfaat PKL

1. Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan khususnya
dibagian registrasi terkait dengan ketidaklengkapan persyaratan
pendaftaran peserta BPJS pada Pasien Rawat Jalan Di Rsup Sanglah
2. Bagi Politeknik Negeri Jember
Menambah ilmu dilingkungan Politeknik Negeri Jember,
khususnya Jurusan Kesehatan Program Studi Rekam Medis.
3. Bagi Peneliti
1. Mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di bangku perkuliahan.
2. Mengembangkan kemampuan atau potensi diri.
3. Mendapatkan pengalaman kerja untuk menjadi tenaga profesional
di bidang rekam medis
1.3 Lokasi dan Jadwal Kerja

1.3.1 Lokasi Kerja
Kegiatan dilakukan di ruang instalasi rekam medis pada bagian
pendaftaran pasien rawat jalan RSUP Sanglah Denpasar.
1.3.2 Waktu Kegiatan
Waktu kegiatan dilakukan selama 3 bulan yaitu mulai tanggal 6 Februari
2018 sampai dengan 28 April 2018.
1.4 Metode Pelaksanaan

Metode kegiatan yang digunakan dalam kegiatan PKL adalah FOCUS
PDCA. FOCUS PDCA yang ditemukan oleh Walter Shewhart dan disempurnakan
oleh Edwards Deming merupakan proses perbaikan mutu yang banyak dipakai
dan sudah diakui di dunia. Merupakan singkatan yang menggambarkan komponen
dari proses peningkatam mutu kinerja.
6
1.4.1 Alur Pelaksanaan

Berikut alur pelaksanaan Focus PDCA yang dapat dilihat pada gambar 1.1.
Gambar 1.1. Tahap FOCUS PDCA

Deskripsi alur pelaksanaan diatas sebagai berikut :
1. F (Find)
Menemukan/mengidentifikasi merupakan kegiatan mencari proses
yang perlu perbaikan. Mementukan proses dan komponen yang terlibat
dalam proses tersebut. Mencatat keuntungan yang dapat diterima bila
dilaksanakan perbaikan pada proses tersebut. Memahami bagaimana
proses tersebut sesuai dengan ketentuan dan prioritas Rumah Sakit.
2. O (Organize)
Memilih tim yang berpengetahuan luas dalam proses tersebut.
Menentukan ukuran tim, yang terdiri dari anggota yang mewakili berbagai
komponen yang terlibat dalam organisasi, memilih anggota, dan
mempersiapkan diri untuk mendokumentasikan rencana perbaikan.
3. C (Clarify)
Memperjelas pengetahuan terkini dalam proses. Tim yang telah
terbentuk harus mengulas pengetahuan terkini yang kemudian
menghubungkan dengan proses yang telah terlaksana untuk dapat
menganalisa dan membedakan kesenjangan dalam proses tersebut.
7
4. U (Understand)
Memahami penyebab variasi / kesenjangan / permasalahan. Tim
akan mengukur proses dam mempelajari penyebab
variasi/kesenjangan/permasalahan. Mereka kemudian akan merumuskan
rencana untuk pengumpulan data (indikator), dengan menggunakan
informasi spesifik tentang permasalahan pada proses untuk membangun
gambaran proses yang terukur dan terkendali.
5. S (Select)
Memilih proses perbaikan yang potensial. Menentukan tindakan
yang perlu diambil untuk meningkatkan proses (harus didukung oleh bukti
yang terdokumentasi).
6. P (Plan)
Perencanaan merupakan suatu upaya menjabarkan cara
penyelesaian masalah yang ditetapkan ke d alam unsur-unsur rencana yang
lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga dapat dipakai sebagai
pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah. Hasil akhir
yang dicapai dari perencanaan adalah tersusunnya rencana kerja
penyelesaian masalah mutu yang akan diselenggarakan.
7. D (Do)
Melaksanakan rencana yang telah disusun. Jika pelaksanaan
rencana tersebut membutuhkan keterlibatan staf lain di luar anggota tim,
perlu terlebih dahulu diselenggarakan orientasi, sehingga staf pelaksanaan
tersebut dapat memahami dengan lengkap rencana yang akan
dilaksanakan.
8. C (Check)
Yang dilakukan dalam tahap ini ialah secara berkala memeriksa
kemajuan dan hasil yang dicapai dan pelaksanaan rencana yang telah
ditetapkan.
9. A (Action)
Tahapan terakhir yang dilakukan adalah melaksanakan perbaikan
rencana kerja. Lakukan penyempurnaan rencana kerja atau bila perlu
8
mempertimbangkan pemilihan dengan cara penyelesaian masalah ini.

Untuk selanjutnya rencana kerja yang telah diperbaiki tersebut
dilaksanakan kembali. Jangan lupa untuk memantau kemajuan serta hasil
yang dicapai. Untuk kemudian tergantung dari kemajuan serta hasil
tersebut kemudian melaksanakan tindakan yang sesuai.
BAB 2. KEADAAN UMUM RUMAH SAKIT
2.1 Sejarah Rumah Sakit

RSUP Sanglah mulai dibangun pada tahun 1956 dan diresmikan pada
tanggal 30 Desember 1959 dengan kapasitas 150 tempat tidur. Pada tahun 1962
bekerjasama dengan FK Unud sebagai RS Pendidikan. Pada tahun 1978 menjadi
rumah sakit pendidikan tipe B dan sebagai Rumah Sakit Rujukan untuk Bali,
NTB, NTT, Timor Timur (SK Menkes RI No.134/1978).
Dalam perkembangannya RSUP Sanglah mengalami beberapa kali
perubahan status, pada tahun 1993 menjadi Rumah Sakit Swadana (SK Menkes
No. 1133/Menkes/SK/VI/1994). Kemudian tahun 1997 menjadi Rumah Sakit
PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak). Pada tahun 2000 berubah status
menjadi Perjan (Perusahaan Jawatan) sesuai peraturan pemerintah tahun 2000.
Terakhir pada tahun 2005 berubah menjadi PPK BLU (Kepmenkes RI NO.1243
tahun 2005 tgl 11 Agustus 2005) dan ditetapkan sebagai RS Pendidikan Tipe A
sesuai Permenkes 1636 tahun 2005 tertanggal 12 Desember 2005.Seperti halnya
organisasi lain, RSUP Sanglah Denpasar juga memiliki visi sebagai arah yang
akan dituju, menjadi Rumah Sakit Unggulan dalam bidang Pelayanan, Pendidikan
dan Penelitian tingkat Nasional dan Internasional. Dalam mewujudkan visi
tersebut RSUP Sanglah dalam memberikan pelayanan selalu berusaha dengan
segala upaya agar pelayanannya prima sehingga dapat memuaskan masyarakat
yang membutuhkan pelayanan. Apalagi RSUP Sanglah adalah merupakan rumah
sakit rujukan utama untuk wilayah Bali, NTB dan NTT.
Jenis pelayanan yang diberikan meliputi pelayanan gawat darurat,
pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan bedah, pelayanan intensif,
haemodialisa, forensik, dan beberapa pelayanan unggulan seperti implant
cochlear, pelayanan trauma, pelayanan jantung terpadu, bayi tabung, pelayanan
tumbuh kembang, HIV-AIDS. Disamping pelayanan- pelayanan tersebut, terdapat
pula pelayanan pasien dengan menggunakan peralatan canggih seperti cath lab,
9
10
ESWL, ECG, CT Scan, Argon Laser. Colposcopy, Hyperbaric Chamber, dan

cobalt.
Sebagai rumah sakit pendidikan kelas A sejak tahun 2005, RSUP Sanglah
merupakan tempat pendidikan dan penelitian bagi calon dokter spesialis, dokter
umum, dan profesi lainnya. Hal ini menjadikan RSUP Sanglah sebagai pusat
pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. Di samping itu secara
ketenagaan, RSUP Sanglah memiliki beberapa jenis tenaga yang secara spesifik
sangat menunjang pemberian pelayanan kesehatan yang beragam. Tenaga
spesialis yang dimiliki RSUP Sanglah diantaranya adalah:
1. Spesialis bedah,
2. Spesialis penyakit dalam,
3. Spesialis anak,
4. Spesialis obgyn,
5. Spesialis patologi klinik,
6. Spesialis patologi anatomi,
7. Spesialis radiologi,
8. Spesialis gigi,
9. Spesialis anaestesi,
10. Spesialis andrologi,
11. Spesialis bedah mulut,
12. Spesialis urologi,
13. Spesialis orthopedic,
14. Spesialis saraf,
15. Spesialis THT,
16. Spesialis jiwa,
17. Spesialis jantung,
18. Spesialis mata,
19. Spesialis kulit kelamin,
20. Spesialis mikrobiologi,
21. Spesialis rehab medis,
22. Spesialis gizi klinik,
11
23. Spesialis bedah onkologi,

24. Spesialis bedah anak,
25. Spesialis bedah saraf,
26. Spesialis onkologi radiologi.
2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit

Instalasi Rekam Medis berada langsung dibawah Direktorat Umum dan
Operasional dan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya Kepala Instalasi
Rekam Medis berkonsultasi kepada Kepala Bagian Perencanaan dan Evaluasi.
Kepala Instalasi dibantu oleh tiga orang koordinator, yaitu Koordinator
Pengelolaan Rekam Medis, Koordinator Umum dan Pelaporan dan Koordinator
Pengelolaan Rekam Medis yang dibantu oleh 3 orang Penanggung Jawab, yaitu:
penanggung jawab Rekam Medis di Instalasi Wing Amerta, penanggung jawab.
Pencarian, Penyimpanan, dan Peminjaman dan penanggung jawab Distribusi, dan
Koordinator Umum dan Pelaporan yang membawahi dua orang Penanggung
Jawab yaitu: penanggung jawab. Inventaris dan penanggung jawab. Mutu Rekam
Medis. Koordinator Koding, membawahi semua petugas koding, baik rawat jalan,
rawat inap dam rawat darurat.
Gambar belum
12
2.3 Kondisi Lingkungan

RSUP Sanglah Denpasar terletak di Kota Denpasar. Kota Denpasar berada
pada ketinggian 0-75 meter dari permukaan laut, terletak pada posisi 8°35’31”
sampai 8°44’49” Lintang Selatan dan 115°00’23” sampai 115°16’27” Bujur
Timur. Sebagai rumah sakit tipe A, RSUP Sanglah Denpasar menjadi rujukan
nasional wilayah Indonesia Bagian Timur maupun Tengah. Seluruh rumah sakit di
Provinsi Bali memiliki rujukan tersier di RSUP Sanglah Denpasar.
Adapun pelayanan medis yang tersedia di RSUP Sanglah Denpasar adalah sebagai
berikut :
1. Spesialis bedah,
2. Spesialis penyakit dalam,
3. Spesialis anak,
4. Spesialis obgyn,
5. Spesialis patologi klinik,
6. Spesialis patologi anatomi,
7. Spesialis radiologi,
8. Spesialis gigi,
9. Spesialis anaestesi,
10. Spesialis andrologi,
11. Spesialis bedah mulut,
12. Spesialis urologi,
13. Spesialis orthopedic,
14. Spesialis saraf,
15. Spesialis THT,
16. Spesialis jiwa,
17. Spesialis jantung,
18. Spesialis mata,
19. Spesialis kulit kelamin,
20. Spesialis mikrobiologi,
21. Spesialis rehab medis,
22. Spesialis gizi klinik,
13
23. Spesialis bedah onkologi,

24. Spesialis bedah anak,
25. Spesialis bedah saraf,
26. Spesialis onkologi radiologi.
RSUP Sanglah mempunyai Visi, Misi, Falsafah, Tujuan dan Nilai Dasar
Rumah Sakit. Berikut ini adalah penjelasan visi, misi, falsafah, tujuan, dan nilai
dasar RSUP Sanglah :
1. Visi
Visi RSUP Sanglah adalah menjadi rumah sakit Indonesia kelas
duniauntuk mewujudkan masyarakat sehat yang mandiri dan berkeadilan.
2. Misi
RSUP Sanglah sebagai rumah sakit pemerintah berkomitmen untuk:
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatanyang paripurna, bermutu dan
berkeadilan untuk seluruh lapisan masyarakat
2. Menyelenggarakan pendidikan tenaga kesehatanyang profesional dan
nasionalis
3. Menyelenggarakan penelitian dalam bidang kesehatan
3. Falsafah
Menjunjung tinggi harkat dan martabat manusia dalam bidang pelayanan,
pendidikan, dan penelitian.
4. Tujuan
Tercapainya tata kelola rumah sakit yang berhasil guna dan berdaya guna
dalam rangka mewujudkan pelayanan rumah sakit yang berkelas dunia agar
tercapai derajat kesehatan amasyarakat setinggi-tingginya.
5. Nilai/Keyakinan Dasar
a. RSUP Sanglah adalah rumah kita
b. Kepentingan pasien adalah yang utama
c. Sinergi pelayanan, pendidikan, dan penelitian
d. Insan pembelajar
e. Insan professional
f. Insan panutan
14
g. Tat twam Asi

h. Bekerja dalam team work
i. Mempersembahkan kinerja terbaik
BAB 3. KEGIATAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSUP
SANGLAH DENPASAR
3.1 Aspek Manajemen Informasi Kesehatan

Aspek ini memberikan penjelasan bahwa perekam medis harus mampu
mengelola rekam medis dan informasi kesehtan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
Adapun identifikasi kegiatan umum di instalasi rekam medis RSUP
Sanglah berdasarkan aspek manajemne informasi kesehatan adalah sebagai
berikut :
3.1.1 Sistem Penamaan
Sistem penamaan merupakan salah satu cara dalam proses identifikasi
pasien pada bagian pendaftaran pasien baik rawat jalan, Unit Gawat Darurat, dan
Rawat Inap. Sistem penamaan yang digunakan di RSUP Sanglah Denpasar adalah
berdasarkan nama yang tertera pada karti identitas meliputi KTP, SIM, dan
paspor, serta Kartu Pelajar. Jika pasien belum mempunyai kartu identitas/pasien
masih dibawah umur, maka identifikasi penamaan pasien adalah berdasarkan pada
Kartu Keluarga dan juga berdasarkan keterangan dari pihak penanggung jawab
atau wali yang mendaftarkan pasien ke tempat pendaftaran.
Kata sapaan seperti Tuan, Anak, Ananda, Nona, Nyonya, Bapak, dan Ibu
tidak digunakan dalam sistem penamaan rekam medis di RSUP Sanglah. Sistem
penamaan yang digunakan untuk bayi baru lahir adalah kata Bai dan diikuti
dengan nama lengkap ibu yang melahirkan
Contoh : Bayi Musrifah Zahro
Selanjutnya jika pasien bayi adala bayi kembar, maka sistem penamaan
dengan menambahkan kata Bayi, urutan kelahiran bayi (dengan angka), dan
diikuti denga nama lengkap ibu yang melahirkan.
Contoh : Bayi 1 Musrifah Zahro
15
16
Bayi 2 Musrifah Zahro

Sistem penamaan yang digunakan pada UGD untuk pasien yang tidak
diketahui identitasnya, dalam kondisi tidak sadar, serta tidak memiliki
penanggung jawab atau wali, maka menggunakan sistsem penamaan sebagai
baerikut :
Contoh : Mr.X 1
Mr. X2
Mrs. X1 Mrs. X2
Proses pembaharuan data dengan sistem oenamaan sebenarnya akan
dilakukan saat pasien dalam kondisi sadar atau keluarga/penanggung jawab pasien
datang.
3.1.2 Sistem Penomoran
Sistem Penomoran yang digunakan di RSUP Sanglah adalah sistem
penomoran Unit Numbering System (UNS). Sistem penomoran UNS merupakan
sistem penomoran yang diberikan pada saat pasien pertama kali datang untuk
berobat jalan maupun rawat inap, maka pasien tersebut mendapat satu nomor
rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk
kunjungan- kunjungan selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat inap mauupun
kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan instalasi lain untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan di ruamh sakit. Dan rekam medis pasien akan tersimpan di
dalam rekam medis dengan satu nomor rekam medis pasien. Jika terdapat pasien
yang tidak membawa kartu Sanglah ( KIB), maka akan dicari melalui database
sistem informasi RSUP Sanglah, jika tetap tidak ditemukan, maka pasien akan
dicatat sebagai pasien baru. Nomor rekam medis baru akan disatukan di dalam
nomor rekam medis lama jika berkas rekam medis pasien ditemukan
Berikut ini adalah Standar Prosedur Operasional (SPO) sistem penomoran rekam
medis di RSUP Sanglah Denpasar :
1) Semua
2) pemberian nomor rekam medis pasien dilaksanakan oleh petugas registrasi
pada saat pasien diregistrasi
3) Pemberian nomor
17
a. Penomoran mulai dari 00000001 sampai dengan nomor 99999999,

bila sudah habis lagi dari 00000001, nomor-nomor disusun dalam
komputer billing system
b. Nomor diberikan kepada setiap pasien baru
c. Satu pasien hanya boleh mempunyai satu nomor
d. Bila ada pasien mempunyai dua nomor atau lebih, maka nomor yang
dipakai nomor pertama dan nomor belakangan ditarik untuk dipakai
pasien lain. Demikian juga pada rekam medis pasien, nomor yang
belakangan dicoret diganti dengan nomor yang terdahulu (1) dan
diparaf oleh petugas
4) Penulisan nomor : nomor rekam medis ditulis pada :
a. Kartu Identitas berobat (KIB)
b. Identitas pasien
c. Cover rekam medis
d. Rekam medis rawat jalan
e. Rekam medis rawat inap
f. Registrasi rawat jalan
g. Registrasi rawat inap
h. Semua form rekam medis, sampel dan hasil pemeriksaan penunjang
3.1.3 Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan rekam medis yang diterapkan di RSUP Sanglah
berdasarkan pelayanan yang diberikan adalah sistem penyimpanan sentralisasi.
Sistem penyimpanan sentralisasi berdasarkan pelayanan yang diberikan adalah
sistem penyimpanan rekam medis yang menyatukan rekam medis baik pelayanan
rawat jalan (out patient), rawat inap (in patient), dan pelayanan penunjang
(ancillary services). Jika ditinjau dari lokasi, sistem penyimpanan rekam medis di
RSUP Sanglah adalah sistem penyimpanan desentralisasi. Terdapat tiga jenis
tempat penyimpanan rekam medis ditinjau dari lokasi, antara lain : instalasi rekam
medis (CM), instalasi wings amerta, dan penyimpanan di poli. Terdapat beberapa
rekam medis yang disimpan di poli antara lain : penyimpanan di poli VCT, poli
Methadone, Poli Anak, dan poli PTRM.
18
Sistem penjajaran rekam medis yang digunakan di RSUP Sanglah adalah

Terminal Digit Filling (TDF) dengan menggunakan nomor delapan angka yang
dikelompokkan menjadi empat nomor rekam medis dengan angka pertama yang
dilihat adalah dua kelompok angka yang terletak paling kanan atau yang paling
terakhir, sedangkan angka kelompok kedua menunjukkan angka tahun berkas
rekam medis pasien dibuat.
RSUP Sanglah Denpasar mempunyai sistem penyimpanan rekam medis
khusus bagi pasien baru. Rekam medis untuk pasien baru disimpan secara
tersendiri da dinamakan dengan rekam medis atau les telanjang. Disebut sebagai
les telanjang karena rekam medis tidak menggunakan cover. Rekam medis pasien
baru disimpan berdasarkan periode tanggal pertama kali pasien tersebut
berkunjung. Selanjutnya seluruh les telanjang pasien yang berkunjung pada hari
tersebut diurutkan berdasarkan urutan rekam medis atau les telanjang yang diinput
oleh petugas rekam medis di SIMARS (Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit). Les telanjang diperuntukkan bagi setiap pasien baru baik yang masuk dari
pelayanan rawat jalan dan Unit Gawat Darurat.
Rekam medis pasien untuk kunjungan pasien yang telah tidak berkunjung
kembali selama dua tahun, maka akan dipindahkan di rak penyimpanan rekam
medis terpisah dari rak penyimpanan rekam medis dimana pasiennya masih
berkunjung.
3.1.4 Sistem Pengendalian
Pengendalian rekam medis merupakan kegiatan mengontrol rekam medis
baik dari segi penyimpanan maupun status rekam medis. Pengendalian rekam
medis pasien di RSUP Sanglah dituangkan dalam beberapa Sandar Prosedur
Operasional (SPO). Pengendalian rekam medis untuk kegiatan pelayanan rawat
jalan adalah melalui pencatatan rekam medis rawat jalan di check out system, di
pengeluaran rekam medis, pengembalian rekam medis, penyimpanan rekam
medis, pencatatan wings amerta, dan pencatatan asuransi, serta pencatatan di
sensus harian rawat jalan masing-masing poli.
19
3.1.5 Identifikasi Prosedur Penerimaan Pasien

Prosedur penerimaan pasien terbagi menjadi penerimaan pasien rawat
jalan dan penerimaan pasien rawat UGD. Berikut ini adalah prosedur penerimaan
pasien rawat jalan dan UGD :
1. Prosedur Penerimaan Pasien Baru Rawat Jalan
1) Pasien baru yang memiliki jaminan (BPJS, JKBM, PJKMU dan

APBD) mengambil satu nomor antrian untuk mengurus jaminan,
setelah mendapatkan surat jaminan, pasien mengambil satu nomor
antrian lagi untuk mendaftar di loket 1 dan 2 pada loket instalasi
rekam medis
2) Untuk pasien umum dan IKS mengambil satu nomor antrian, langsung
menunggu di loket pendaftaran registrasi 1 dan 2
3) Petugas registrasi memanggil dan meregistrasi pasien sesuai dengan
sistem antriannya
4) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan surat
jaminan untuk pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu IKS
dari perusahaan untuk pasien IKS ke loket registrasi pasien baru untuk
dilakukan proses identifikasi dan registrasi
5) Petugas registrasi memberikan form “general consent” kepada pasien
atau pengantar untuk diisi dan ditandatangani dengan memberikan
penjelasan secukupnya
6) Petugas registrasi melakukan input identitas data pasien pada isian
form registrasi baru di SIRS sesuai dengan identitas yang dimiliki oleh
pasien (data demografi, jaminan, cara masuk dll)
7) Khusus untuk nama dan gelar pasien dituliskan sesuai dengan
identitas yang dimiliki (KTP, SIM, KITAS, PASPOR)
8) Setelah selesai menginput data petugas registrasi melakukan
penyimpanan data di SIRS dan mencetak KIB, Lebel identitas dan
lembar bukti registrasi
20
9) Petugas registrasi membubuhkan tandatangan pada bukti registrasi

dan pada form “general consent”
10) Petugas registrasi menyerahkan KIB bukti registrasi dan “general
Consent” yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan
mengarahkan ke poliklinik yang dituju (Rekam Medis tanpa cover)
2. Prosedur Penerimaan Pasien Lama Rawat Jalan
1) Pasien umum dan pasien IKS menuju ke loket registrasi pasien ulang
tanpa mengambil nomor antrian, di loket 4,5 dan 6 pada instalasi
rekam medis
2) Pasien ulang yang memiliki jaminan (BPJS, JKBM, PJKMU dan
APBD) mengambil satu nomor antrian untuk mengurus jaminan,
setelah mendapatkan surat jaminan langsung ke loket registrasi pasien
ulang (4, 5, dan 6)
3) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas berobat dan
identitas lainnya seperti KTP, SIM, KITAS, PASPOR serta bukti surat
jaminan untuk pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu IKS
dari perusahaan untuk pasien IKS ke loket registrasi kunjungan ulang
untuk dilakukan registrasi
4) Petugas registrasi melakukan registrasi sesuai dengan nomor KIB
serta melakukan input data transaksi (tujuan poliklinik, cara
pembayaran, cara masuk, nomor surat jaminan)
5) Setelah melakukan input data, petugas registrasi melakukan
penyimpanan data ke SIRS dan mencetak lembar bukti kunjungan
ulang sebanyak 3 rangkap
6) Petugas registrasi menyerahkan KIB dan satu bukti registrasi yang
telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke
poliklinik yang dituju, satu bukti registrasi untuk tracer dan sisanya
untuk distribusi (dimasukkan ke RM yang akan didistribusikan)
7) Khusus untuk pasien yang tidak pernah berkunjung ke RSUP Sanglah
lebih dari 2 (dua) tahun akan dibuatkan print besar indentitas pasien
21
dan general consent dilengkapi oleh petugas poliklinik masing

masing.
3. Pendaftaran Pasien Di Instalasi Wing Amerta
1) Pasien datang mengambil nomor antrian
2) Petugas registrasi mengambil pasien sesuai dengan sistem antrian
yang berlaku
3) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan bukti
kepesertaan bagi pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu IKS
dari perusahaan untuk pasien IKS ke loket registrasi pasien untuk
dilakukan identifikasi dan registrasi
4) Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada pasien
atau pengantar untuk pasien kunjungan baru agar diisi dan
ditandatangani dengan memberikan penjelasan secukupnya
5) Petugas registrasi melakukan input identitas pasien pada isian form
registrasi pasien baru di SIRS sesuai dengan identitas baru yang
dimiliki oleh pasien (data demografi, jaminan, cara masuk dll) untuk
pasien kunjungan baru dan pencarian data melalui KIB untuk pasien
kunjungan ulang
7) Setelah selesai diinput data petugas registrasi melakukan
penyimpanan data di SIRS dan mencetak KIB, lebel identitas dan
lembar bukti identitas registrasi untuk pasien baru serta bukti identitas
registrasi untuk pasien kunjungan ulang
dan pada form ”general consent” untuk pasien kunjungan baru
9) Petugas registrasi menyerahkan KIB bukti registrasi dan general
consent yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan
mengarahkan ke poliklinik yang dituju (tanpa cover). Untuk pasien
baru dan bukti registrasi untuk pasien kunjungan ulang
22
4. Prosedur Penerimaan Pasien Bayi Baru Lahir

1) Bayi diregistrasi dan diidentifikasi dengan memberikan nama ”baby 1
of (nama ibu)” untuk pasien lahir tanggal dan ”baby 2 of (nama ibu)”
untuk pasien gemili dan seterusnya sesuai dengan urutan kelahirannya
2) Identitas lainnya seperti tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dll
disesuaikan, sedangkan alamat menyesuaikan nama orang tuanya
3) Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada orang
tua atau pengantar untuk diisi dan ditandatangani
4) Setelah selesai menginput data, petugas registrasi melakukan
penyimpanan data di SIRS dan mencetak KIB, label identitas dan
lembar bukti registrasi
5) Petugas registrasi membubuhkan tandatangan pada bukti tegistrasi dan
pada form general consent
6) Petugas registrasi menyerahkan KIB kepada pasien atau keluarga
5. Prosedur Penerimaan Pasien UGD
1) Pasien datang mendapatkan pelayanan awal dari petugas medis untuk
menentukan skala kegawatan dan menentukan triage.
2) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan foto
copy kartu keikutsertaan asuransi, foto copy kartu IKS dari
perusahaan untuk pasien IKS ke loket registrasi pasien untuk
dilakukan identifikasi dan registrasi atau menyampaikan cara bayar
sesuai dengan jaminan yang dimiliki dan segera akan melengkapi
persyaratan dalam waktu 2 x 24 jam
3) Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada pasien
atau pengantar untuk pasien kunjungan baru agar diisi dan
ditandatangani dengan memberikan penjelasan secukupnya
4) Petugas registrasi melakukan input identitas data pasien pada isian
form registrasi pasien baru di SIRS sesuai dengan identitas yang
dimiliki oleh pasien (data demografi, jaminan, cara bayar, dll) untuk
pasien kunjungan baru dan pencarian data melalui kartu identitas
berobat (KIB) untuk pasien kunjungan ulang
23

6) Setelah selesai melakukan input data, petugas registrasi melakukan
penyimpanan data di SIRS dan mencetak KIB, label dan lembar bukti
registrasi untuk pasien baru serta bukti registrasi untuk pasien
kunjungan ulang
dan pada form ”general consent” untuk pasien kunjungan baru
8) Petugas registrasi menyerahkan KIB, bukti registrasi,dan general
consent yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan
mengarahkan ke Triage yang dituju (rekam medis tanpa cover) untuk
pasien baru dan bukti registrasi untuk pasien kunjungan ulang.
9) Khusus untuk rekam medis lama yang datanya dibutuhkan oleh
dokter, petugas billing triage akan meminta ke bagian rekam medis
melalui telpon dan akan dibawakan oleh petugas ploeg rekam medis
dengan bukti membawa buku ekspedisi yang harus ditandatangani
oleh dokter dan petugas billing triage yang sedang jaga
6. Prosedur Penerimaan Pasien Tanpa Identitas
1) Membuat buku khusus untuk mencatat identitas pasien tidak sadar
tanpa identitas setiap hari sehingga bisa diurutkan sesuai dengan
urutan kedatangan pasien
2) Pasien yang datang tanpa identitas dilakukan identifikasi dan registrasi
oleh petugas RSUP Sanglah Denpasar
3) Pasien tanpa identifikasi dan diregistrasi di dalam SIRS sebagai
Mr./Mrs.X
4) Identifikasi dan registrasi pasien Mr/Mrs. X dilakukan dengan
memberikan kodefikasi diikuti nomor urut, tanggal, bulan, dan tahun
5) Contoh : MR.X0101022012 adalah pasien tanpa identitas dengan jenis
kelamin laki-laki nomor urut 01 pada tanggal 1 Februari 2012, Mrs. X
0304052012 artinya pasien tanpa identitas dengan jenis kelamin
perempuan nomor urut 03 pada tanggal 04 Mei 2012.
24
6) Setelah dilakukan identifikasi dan registrasi dilakukan penyimpanan

data pada SIRS dan dilakukan pencetakan bukti registrasi
7) Apabila kemudian identitas pasien telah diketahui dan dipastikan
kebenarannya dengan menunjukan identitas diri, maka identitasnya
Mr/Mrs.X diganti dengan nama aslinya dan dilengkapi dengan
identitas lainnya
8) Form identitas pasien yang baru dilakukan perbaikan dicetak ulang
dan pada cetakan dituliskan ”perbaikan identitas pasien”
ditandatangani dan diberi nama terang, jam, dan tanggal perubahan
oleh petugas yang melakukan perbaikan dengan tidak merubah nomor
kartu identitas berobat (KIB)
9) Petugas registrasi menyerahkan bukti perbaikan bukti perbaikan yang
telah lengkap kepada pasien / pengantar atau memasukkan pada rekam
medis pasien yang bersangkutan.
3.1.6 Identifikasi Alur Rekam Medis
Alur rekam medis terbagi menjadi alur ekam medis rawat jalan, rekam
medis rawat inap, dan rekam medis UGD.
1. Alur rekam medis rawat jalan RSUP Sanglah Denpasar sebagai berikut :
1) Petugas pendaftaran mencetak tracer rangkap 3 (putih, merah muda,
dan kuning), dan menyerahkan tracer putih dan merah muda kepada
petugas pencarian RM
2) Petugas pencarian RM mencari RM di rak penyimpanan, meletakkan
tracer merah muda untuk menggantikan RM yang diambil di rak, dan
dilakukan proses check out system yang menandakan rekam medis
keluar dari penyimpanan RM
3) Selanjutnya RM disortir berdasarkan poli tujuan di bagian distribusi
rekam medis.
4) RM di kirim ke poli tujuan
5) RM dikoding berdasarkan koding diagnosa dan tidnakan di masing-
masing poli.
25
6) Setelah selesai pelayanan terhadap pasien, petugas distribusi

mengembalikan RM dan melakukan proses check in check in yang
menandakan RM telah kembali ke instalasi rekam medis.
7) Selanjutnya rekam medis yang akan disimpan dicatat dalam sistem
penyimpanan rekam medis di microsoft excel.
8) Rekam medis disimpan di rak penyimpanan
2. Alur rekam medis Rawat Inap RSUP Sanglah Denpasar sebagai berikut :
1) Admission menghubungi petugas pencarian RM
2) Petugas mencari RM
3) RM yang telah ditemukan dicatat dalam buku ekspedisi rawat inap,
4) Petugas RM mengantar RM ke petugas admission
5) Jika pasien dengan cara bayar BPJS, maka setelah selesai pelayanan
RM dikirim ke bagian KLPCM
6) RM pasien yang berada di IPK, setelah proses pemberkasan klaim
selesai, maka RM dikirim kembali ke KLPCM.
7) RM yang tidak lengkap dikembalikan ke ruangan, RM yang sudah
lengkap dilanjutkan untuk dilakukan pengkodingan.
8) RM yang telah dikoding, selanjutnya dilkukan proses assembling.
9) Setelah proses assembling selesai, RM disimpan di rak penyimpanan.
3. Alur rekam medis UGD RSUP Sanglah Denpasar sebagai berikut :
1) Pendaftaran UGD menghubungi pencarian RM
2) Ptugas RM mencari RM yang diminta petugas UGD.
3) Setelah pelayanan UGD telah selesai, selajutnya RM kembali bagian
KLPCM dan koding.
4) Setelah dikoding RM dikembalikan ke rak penyimpanan khusus RM
telanjang UGD.
3.1.7 Identifikasi Standar Prosedur Operasional Penyimpanan Rekam Medis
Berikut ini adalah SPO Penyimpanan rekam medis RSUP Sanglah
Denpasar dengan No Dokumen UK.03.01/SPO.IV.C10.E20//2015 :
1. Menyimpan RM di rak yang sesuai dengan tahun berjalan, di rak yang
sesuai dengan angka puluhan dari dua digit terakhir nomor rekam medis,
26
kolom yang sesuai dengan angka satuan dua digit terakhir nomor RM dan
tempat yang sesuai dengan empat digit nomor pertama baru kemudian dua
digit nomor tengah
BARIS
01396700 01395606 01394614 dan seterusnya
KOLOM
00 01294500
01 01394401
02 00236702
03 01096703
04 00367604
SUSUNAN
00000001 00000001
00000101 00000101
00000201 00000201
Dst….. Dst…..
01000001 01000001
01000101 01000101
01000201 01000201
Dst….. Dst…..
01010001 01010001
01010101 01010101
01010201 01010201
Dst….. Dst…..
27
2. Apabila tahun berganti, maka rekam medis disimpan di rak tahun

berikutnya yang disusun sesuai dengan prosedur yang sama seperti yang
diatas.
Tahun 2013 Tahun 2014

00-99 00-99
3. Setiap pagi petugas penyimpanan mengecek 2 nomor belakang untuk

memastikan terjadinya salah simpan.
3.1.8 Standar Prosedur Operasional Pengendalian Rekam Medis
Berikut ini adalah SPO yang diterapkan untuk mengendalikan rekam
medis di luar instalasi rekam medis :
1. Semua pasien yang rekam medisnya disimpan di klinik tertentu harus
diberitahu agar sebelum dan setelah selesai berobat, RM segera
dikembalikan ke klinik yang bersangkutan
2. RM disortir sesuai dengan nomor rekam medis pasien
3. RM disimpan di rak/lemari penyimpanan sesuai dengan urutan no rekam
medisnya
4. Pada saat pencarian kembali, RM dicari berdasarkan no rekam medis
pasien di rak./ lemari penyimpanan RM
5. Semua RM yang disimpan dipoliklinik harus jelas tandanya pada KIB
pasien (lihat SPO penyimpanan RM di luar Instalasi Rekam Medis)
sehingga mudah dikenali oleh petugas di loket pendaftaran
6. Peminjaman RM harus ditulis dibuku peminjaman RM di masing-masing
klinik dengan mencatat nama, jabatan, tempat tugas dan no HP peminjam,
serta no RM yang dipinjam
7. Dalam waktu 1 x 24 jam RM harus sudah kembali, kecuali untuk urusan
penyidikan/ pengadilan
8. Apabila lebih dari 1 x 24 jam, RM masih diperlukan, maka peminjam
wajib memberitahukan kepada petugas pengendalian RM di poliklinik.
28
9. sudah 3 (tiga) kali teguran untuk mengembalikan RM belum juga

direspons, maka peminjam tidak diijinkan lagi memimjam rekam medis
selama 6 (enam) bulan
10. Petugas pengendalian RM di poliklinik wajib melaporkan RM yang baru
disimpan di polikliniknya setiap bulan ke Instalasi Rekam Medis
11. Petugas pengendalian RM di poliklinik wajib menjaga keamanan dan
kerahasiaan RM
12. Setelah masa aktif penyimpanan RM terlewati, maka petugas pengendalian
RM di poliklinik wajib berkoordinasi dengan instalasi rekam medis untuk
proses penyusutan dan pemusnahan (lihat SPO penilaian dan penyusutan
dan SPO pemusnahan RM)
13. Melakukan monitoring dan evaluasi kelengkapan rekam medis setiap
bulan
3.1.9 Identifikasi Alur Prosedur Pelayanan Pelepasan Data Rekam Medis
Rekam medis merupakan berkas yang memiliki aspek legal, hal ini
mengandung arti bahwa rekam medis mempunyai nilai hukum yang harus dijaga
kerahasiaannya. SPO mengenai pelepasan informasi dengan No.Dokumen
UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/ /2015 adalah sebagai berikut :
1. Yang berhak mengungkapkan/ memberikan informasi rekam medis adalah
1) Dokter yang merawat pasien tentang penyakit dan rencana
pengobatan, dll
2) Dokter lain dengan spesialisasi yang sama yang didelegasikan untuk
memberikan informasi kesehatan
3) Perawat yang merawat pasien tentang perawatan pasien
4) Direktur Utama memberikan ijin kepada Kepala Instalasi Rekam
Medis untuk memberikan informasi rekam medis untuk kepentingan
penelitian, pendidikan, pelacakan kasus, sebagai barang bukti di
pengadilan, audit medis, pihak ketiga seperti asuransi/ perusahaan, dll
sesuai dengan SPO
2. Yang berhak menerima informasi rekam medis adalah :
1) Pasien yang kompeten untuk menerima informasi
29
2) Orang tua pasien (untuk anak-anak dibawah 18 tahun kecuali untuk

kasus child abuse, orang tua tidak berhak mendapatkan informasi
tentang kondisi anaknya)
3) Wali dari pasien (untuk pasien yang tidak kompeten)
4) Pihak ketiga atas persetujuan dari pasien atau wali/ahli waris (bila
pasien tidak kompeten)
3. Pasien Yang Sedang Dirawat
1) Pasien/ keluarga pasien boleh bertanya langsung kepada dokter
Spesialis/ dokter umum/ dokter gigi tentang penyakit yang diderita
oleh pasien, bagaimana tindak lanjutnya, dll selama pasien masih
dirawat atau ditangani oleh dokter yang bersangkutan secara lisan
2) Pasien/ keluarga pasien boleh bertanya secara langsung kepada
perawat/ bidan/ praktisi medis lainnya sehubungan dengan tindakan
perawatan yang sedang diberikan
4. Pasien Yang Sudah Dipulangkan dari RS
1) Pasien dapat meminta hasil pemeriksaan penunjang di loket
pengurusan asuransi, dengan menyerahkan KTP sebagai jaminan
sampai hasil pemeriksaan penunjang selesai di foto copy dan
diserahkan kembali ke petugas pengurusan asuransi.
2) Untuk meminta resume medis untuk kepentingan klaim asuransi,
maka informasi tentang syarat-syarat pengeluaran informasi bisa
diminta di loket pelayanan asuransi (sesuai dengan Alur dan SPO
pelayanan resume medis)
3) Untuk meminta surat keterangan kematian/ surat keterangan kelahiran
bisa minta informasi di loket pelayanan asuransi (sesuai dengan SPO
pelayanan resume medis)
4) Untuk meminta informasi rekam medis untuk kepentingan pelacakan
kasus penyakit atau kematian (audit maternal death) bisa minta
informasi kepada petugas peminjaman rekam medis sesuai dengan
SPO permintaan data dan informasi rekam medis)
30
5) Untuk mendapatkan data dan informasi rekam medis untuk

kepentingan penelitian/studi kasus/journal/referat, dll bisa minta
informasi kepada petugas peminjaman rekam medis sesuai dengan
SPO permintaan data dan informasi rekam medis)
6) Untuk peminjaman rekam medis untuk kepentingan diskusi, pra
operasi atau audit medis, maka bisa minta informasi kepada petugas
peminjaman rekam medis sesuai dengan SPO peminjaman rekam
medis)
7) Untuk peminjaman rekam medis pasien bermasalah dan kemungkinan
akan terjadinya tuntutan hukum, bisa minta informasi kepada petugas
peminjaman rekam medis sesuai dengan SPO peminjaman rekam
medis dan SPO pengelolaan rekam medis pasien berpotensi pada
tuntutan hukum)
8) Pengungkapan informasi secara tertulis yang dikirim melalui fax atau
email, harus ada catatan dalam template fax dan email resmi RSUP
Sanglah Denpasar bahwa: apabila resume medis/ hasil
laboratorium/PA/dll yang berkenaan dengan informasi rekam medis
tidak sampai kepada orang yang dituju/ yang bersangkutan, maka
RSUP Sanglah tidak bertanggungjawab.
9) Semua bukti aslinya dikirim melalui pos oleh bagian Tata Usaha.
3.1.10 Identifikasi Jenis Formulir Rawat Jalan, Rawat Inap, dan UGD
RSUP Sanglah mempunyai formulir-formulir yang dapat
mendokumentasikan setiap pelayanan yang diberikan kepada pasien. Setiap
formulir didesain berdasarkan pelayaan yang diberikan baik pelayanan rawat
jalan, rawa inap, maupun UGD. Berikut ini adalah jenis-jenis formulir yang
dgunakan pada isntalasi pelayanan medis di RSUP Sanglah Denpasar.
1. Jenis Formulir Rawat Jalan
1) Lembar Identitas pasien
2) General Concent
3) Resume klinis pasien rawat jalan
4) Form Assessment (pengkajian) pasien rawat jalan (bila ada)
31
5) Catatan perkembangan terintegrasi yang disusun ke arah atas (yang

terbaru paling atas)
6) Catatan Edukasi dan perencanaan pulang terintegrasi B
7) Informed consent (bila ada)
2. Jenis Formulir UGD
1) Lembar Identitas Pasien
2) General Concent
3) Formulir trise gawat darurat (berdasarkan jenis triage di UGD)
3. Jenis Formulir Rawat Inap
1) Lembar identitas pasien
2) Surat pernyataan bersedia membayar biaya perawatan
3) Resume Medis (dua rangkap) pada saat pasien pulang, resume medis
untuk pasien warna merah muda diberikan kepada pasien
4) Kelengkapan cara bayar (bila menggunakan jaminan)
5) Slip Admission
6) Pengantar rawat inap /inpatien referral
7) Ringkasan pasien masuk dan keluar
8) Form consent (General consent dan Informed consent) sesuai dengan
kebutuhan
9) Form catatan terintegrasi. Form ini disusun sesuai dengan jam dan
tanggal dilakukan asuhan klinis kepada pasien secara berurutan
kebelakang.
10) Form Pengobatan
11) Laporan operasi (bila dilakukan tindakan operasi )
12) Catatan Rencana pemulangan pasien
13) Lain-lain, bisa dimasukkan chart pasien di Intensive Care, Clinical
pathway, form penelitian, hasil lab dll
3.1.11 Identifikasi Isi Formulir dan Struktur Data Rekam Medis
1. Pencatatan dan pendokumentasin berkas rekam medis di RSUP Sanglah
menggunakan foormat SOMR ( Source Oriented Medical Record).
Formulir rekam medis dikelompokkan berdasarkan sumber pelayanan/
32
tempat pasien mendapat pelayanan. Struktur berkas rekam medis terbagi

menjadi 3 yaknii Out patient,In patient, and Ancilliary Service.
2. Isi rekam medis terbagi menjadi sebagai berikut :
1) Data Administratif
2) Data Klinis
3.1.12 Kegiatan Assemblings
Assembling merupakan kegiatan penataan form rekam medis (sesuai
dengan urutannya). Kegiatan assembling di RSUP Sanglah dilakukan setelah
tahap pengkodean berkas rekam medis. Jumlah petugas assembling dalam satu
shift adalah dua orang. Assembling dilakukan pada rekam medis rawat inap.
rekam medis rawat inap seblum dilakukan assembling diberi cover berwarna
merahsebagai penanda bahwa rekam medis tersebut rekam medis yang sedang
atau telah selesai MRS (Masuk Rumah Sakit)
3.1.13 Identifikasi Prosedur Retensi Rekam Medis, Penyusutan Rekam Medis,
dan Pemusnahan Rekam Medis
Penilaian dan penyusutan rekam medis adalah proses kegiatan yang
dilakukan setahun sekali atau bila tempat penyimpanan rekam medis mulai penuh
dengan menilai apakah rekam medis tersebut masih mempunyai nilai guna atau
tidak. Pemusnahan adalah proses pemusnahan rekam medis yang rusak dan atau
yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi dengan cara dibakar di incenerator.
Proses pemusnahan ini bertujuan untuk menyiapkan tempat untuk menyimpan
rekam medis yang masih aktif atau yang masih mempunyai nilai guna untuk
dilestarikan, agar tidak menumpuk/berjejal di rak penyimpanan, sehingga
memudahkan pencarian rekam medis.
Penilaian, penyusutan dan pemusnahan rekam medis merupakan siklus
kegiatan yang harus dilaksanakan, karena rekam medis terus bertambah setiap
hari. Oleh karena itu secara rutin harus dilakukan retensi terhadap rekam medis
agar siklus penambahan dan penyusutan rekam medis terus berjalan dengan
seimbang. Berikut ini merupakan Prosedur penilaian, penyusutan, dan
pemusnahan rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar :
33
1. Kepala Instalasi Rekam Medis mendapatkan informasi dari Koordinator

Pengelolaan Rekam Medis bahwa tempat penyimpanan rekam medis
sudah hampir penuh
2. Kepala Instalasi Rekam Medis memastikan bahwa proses retensi dan
pemusnahan rekam medis harus dilaksanakan agar tersedia tempat
penyimpanan rekam medis yang cukup untuk menyimpan rekam medis
yang akan diterbitkan berikutnya
3. Kepala Instalasi Rekam Medis membentuk Pokja Penilai Rekam Medis
yang terdiri dari staf rekam medis senior sebanyak kurang lebih 5-7 orang
untuk memobilisasi tenaga rekam medis untuk melakukan
penilaian/retensi dan penyusutan rekam medis
4. Pokja menginstruksikan kepada semua petugas rekam medis untuk
melakukan penilaian dan penyusutan rekam medis
5. Untuk rekam medis tertentu yang sudah diisi label dilestarikan langsung
dipindah ke rak penyimpanan yang aktif
6. Rekam medis yang mempunyai nilai guna dan rekam medis tertentu yang
harus dilestarikan (resume, laporan operasi, identifikasi bayi, informed
consent, sertifikat kematian dan lab PA) disimpan di rak penyimpanan
khusus
7. Setelah rekam medis dinilai dan disusutkan dibuat daftar pertelaan rekam
medis yang akan dimusnahkan
8. Kepala Instalasi Rekam Medis membuat proposal dan surat usulan
pembentukan Tim Pemusnahan Rekam Medis kepada Direktur Umum &
Operasional
9. Tim Pemusnahan Rekam Medis terdiri dari:
a) Bagian Hukum
b) Bagian Keperawatan
c) Instalasi Rekam Medis
d) Bagian TU
e) Bagian PE
34
10. Tim Pemusnahan Rekam Medis membuat surat permohonan pemusnahan

rekam medis kepada Direktur Utama
11. Setelah surat ijin pemusnahan rekam medis dikeluarkan oleh Direktur
Utama, maka proses pemusnahan bisa segera dilaksanakan
12. Tim Pemusnahan Rekam Medis mengecek pelaksanaan penilaian dan
penyusutan rekam medis, apakah sudah berjalan dengan baik atau belum
dan membuatkan berita acara .
13. Jika semua proses penilaian dan penyusutan telah selesai dilaksanakan,
Tim Pemusnahan Rekam Medis menginstruksikan petugas incenerator
untuk melaksanaan pemusnahan dengan cara dibakar
14. Tim Pemusnahan rekam medis menyaksikan pelaksanaan pemusnahan
rekam medis
15. Tim Pemusnahan Rekam Medis membuat laporan dan berita acara
pemusnahan rekam medis dan mengirimkannya ke Direktur Utama
3.2 Aspek Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Serta Masalah Yang
Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan Medis
Kodefikasi merupakan Proses kegiatan pengkodingan diagnosa morbiditas
dan mortalitas pasien yang sesuai dengan ICD-X dan prosedur tindakan medis
sesuai dengan ICD-IX CM, serta memasukkan kode-kode tersebut ke SIRS
(Sistem Informasi Rumah Sakit). Berikut ini merupakan Prosedur kodefikasi
penyakit dn tindakan di RSUP Sanglah Denpasar dengan No Dokumen
UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/ /2015 :
1. Kodefikasi Pada Rekam Medis Rawat Jalan
1) Dokter mencatat dengan lengkap semua informasi medis pasien
berupa diagnosa, pemeriksaan fisik dan penunjang serta terapi yang
diberikan kepada pasien sesuai dengan format rekam medis
2) Perawat di poliklinik membawa Rekam Medis pasien yang sudah
lengkap ke meja operator biling setelah mendapat pelayanan medis
3) Berkas Rekam Medis sudah berisi catatan diagnosa dan tindakan serta
jenis kasus baru atau lama.
35
4) Operator billing menentukan kode diagnosa dan tindakan medis

dengan melihat buku kumpulan ICD-X dan ICD-IX CM, serta
memasukkannya ke SIMRS.
5) Mengeprint data pasien poliklinik yang datang berobat pada hari
kemarin
6) Petugas koding memverifikasi kebenaran seluruh koding operator
billing serta 14 variabel INA-CBGs
7) Mengkoding atau memperbaiki catatan rekam medis yang kosong atau
salah setelah berkonsultasi dengan dokter jaga poliklinik
8) Melakukan grouping diagnosa sesuai dengan sistem Casemix-INA-
CBGs untuk pasien cara bayar BPJS
9) Mengeprint INA-CBGs dari semua pasien BPJS sehingga bisa
diproses untuk klaim biaya tagihan ke Kemenkes.
2. Kodefikasi Pada Rekam Medis Darurat
1) Petugas menerima berkas dari Instalasi Gawat Darurat
2) Petugas mengecek kelengkapan berkas
3) Petugas mengkoding diagnosa dan tindakan medis sesuai ICD-X dan
ICD IX CM
4) Menginput ke SIMRS
3. Kodefikasi Pada Rekam Medis Rawat Inap
1) Menerima rekam medis dari petugas penerimaan rekam medis 1X24
jam setelah pasien pulang atau meninggal dan khusus pasien BPJS
diterima langsung dari petugas ruangan untuk dilakukan koding.
2) Mengkode semua diagnosa dan penyebab sakitnya pasien yaitu
meliputi:
a. Diagnosa Utama
b. Diagnosa Sekunder
c. Diagnosa Komplikasi
d. Penyebab cidera/keracunan
e. Penyebab kematian (penyebab langsung dan dasar)
3) Mengkode prosedur tindakan yaitu, meliputi :
36
a. Tindakan Surgical
b. Non Surgical
c. Tindakan Pelayanan Penunjang
4) Memverifikasi kebenaran koding, jenis kasus (baru/lama) dan 14
variabel INA-CBGs dilakukan sebelum data disimpan dalam SIMRS.
5) Mengeprint INA-CBGs dari semua pasien BPJS sehingga bisa
diproses untuk klaim biaya tagihan ke Kemenkes
3.3 Aspek Hukum dan Etika Profesi
Aspek ini memberikan penjelasan bahwa Perekam Medis harus mampu
melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika
profesi yang berlaku. Perundangan dan etik profesi yang berlaku di rumah sakit
salah satunya dituangkan dalam regulasi yang bernam SPO. SPO merupakan
regulasi yang menjadi standar bagi petugas rekam medis dalam melaksanakan
kegiatan operasional rekam medis di rumah sakit.
3.3.1 Identifikasi Standar Prosedur Operasional (SPO) keamanan dan
kerahasaan rekam medis
Keamananan (security) adalah perlindungan terhadap privasi seseorang
dan kerahasiaan rekam medis. Dengan kata lain hanya memperbolehkan pengguna
yang berhak untuk membuka rekam medis. Dalam pengertian yang lebih luas,
keamanan juga termasuk proteksi informasi pelayanan dari rusak, hilang dan
pengubahan data akibat ulah pihak yang tidak berhak. Didalamnya dijelaskan
tentang :Siapa yang boleh mengakses rekam medis, Informasi mana saja yang
boleh diakses oleh orang tertentu, dan Kewajiban petugas dalam menjaga
kerahasiaan informasi, Proses yang harus dilakukan bila kerahasiaan dan
keamanan rekam medis dilanggar. Berikut ini adalah prosedur dalam menjaga
keamanan RM :
1. Menjaga Keamanan RM dari Kehilangan
2) Mengunci ruang penyimpanan RM, hanya orang orang yang
berwenang saja yang bisa masuk
37
3) Memasang kamera CCTV untuk memantau adanya pencurian RM.

Semua petugas yang terkait dengan rekam medis menandatangani
pakta integritas agar tidak melanggar azas privasi, kerahasiaan dan
keamanan rekam medis, dan tidak melakukan pencurian informasi dan
dokumen rekam medis
4) Memberikan sanksi yang berat apabila ada petugas yang melakukan
upaya pencurian rekam medis
3.3.2 Jenis-Jenis Formulir Informed Concent
Persetujuan Tindakan Kedokteran adalah Persetujuan yang diberikan oleh
pasien atau keluarga terdekat setelah mendapat penjelasan secara lengkap
mengenai tindakan kedokteran atau kedokteran gigi yang akan dilakukan terhadap
pasien. Jenis-jenis persetujuan tindakan kedokteran yang kami identifikasi adalah
sebagai berikut :
1. Persetujuan Tindakan Kedokteran
2. Persetujuan Tindakan Operasi
Pelaksanaan dari persetujuan tindakan kedokteran diatur dalam SPO tentang
Persetujuan Tindakan Kedokteran dengan No Dokumen
UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/ /2015 sebagai berikut :
1) Pertindik dalam bentuk tertulis diperlukan pada tindakan medik yang
mengandung resiko tinggi atau yang membutuhkan bukti
2) Dokter yang merawat/dokter pengganti memberikan penjelasan bisa
secara lisan atau tertulis dengan memberikan kesempatan yang cukup
untuk tanya- jawab. Bentuk tertulis dapat dijadikan bukti bahwa
informasi tersebut telah diberikan
3) Informasi yang diberikan setidak-tidaknya meliputi diagnosis dan tata
cara tindakan medis, tujuan tindakan medis yang dilakukan, alternatif
tindakan lain dan resikonya, resiko dan komplikasi yang mungkin
terjadi, dan prognosis terhadap tindakan yang dilakukan
4) Kemungkinan perluasan tindakan (operasi), bila ada, harus
diinformasikan sebelumnya. Perluasan operasi yang tidak terduga dan
38
belum diinformasikan hanya dapat dilakukan pada keadaan gawat

darurat
5) Pertindik tertulis diberikan oleh pasien sendiri bila ia kompeten
(dewasa, sadar dan sehat mental), atau oleh keluarga terdekat atau
walinya dalam hal ia (pasien) tidak kompeten
6) Pertindik tidak diperlukan apabila pasien tidak kompeten dan tidak
ada keluarga yang mendampingi, sedangkan tindakan medik sangat
diperlukan oleh karena pasien dalam keadaan gawat darurat
7) Urutan prioritas pemberi persetujuan yang umum adalah pasien
sendiri, suami atau istrinya, anaknya yang sudah dewasa, orangtuanya,
dan saudara kandungnya. Sedangkan keluarga lain, teman, kenalan
lain dapat memberikan persetujuan dalam hal orang-orang yang
disebut sebelumnya tidak ada.
3.4 Aspek Statistik Rekam Medis

Aspek Statistik Rekam Medis memberikan penjelasan bahwa perekam
medis memahami statistik kesehatan serta mengaplikasikan guna menghasilkan
informasi yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengembilan keputusan di
bidang pelayanan rekam medis. Beberapa pengolahan statistik rekam medis di
RSUP Sanglah Denpasar tibadak dilakukan di instalasi rekam medis, namun
dilakukan di bagian P2E.
3.4.1 Identifikasi Alur dan Prosedur pengumpulan, pengolahan, analisis, dan
penyajian data statistik rumah sakit.
Alur dan prosedur pengumpulan data statistik di RSUP Sanglah Denpasar
dimulai dari data yang ada di setiap ruangan dikumpulkan setiap hari kepada
petugas laporan, lalu data diolah dengan menggunakan microsoft excel oleh
petugas laporan dan setiap data yang akan diolah dilakukan pengecekan kembali
oleh petugas laporan agar tidak ada kesalahan atau kekurangan data dalam
melakukan pengolahan data. Apabila ada kesalahan atau kekurangan data yang
diberikan dari setiap ruangan kepada petugas laporan maka petugas laporan
langsung menghubungi petugas yang ada di ruangan atau petugas penanggung
39
jawab ruangan tersebut untuk melakukan pengecekan kembali data apa yang tidak
dilaporkan kepada petugas laporan. Setelah semua data diolah oleh petugas
laporan maka petugas laporan langsung mengeprint semua data dan mengirim
data tersebut kepada 9 tembusan setiap tanggal 10 dan salah satunya yaitu P2E
untuk membuat grafik Barber Johnson
3.4.2 Mengidentifikasi jenis formulir pengumpulan data untuk statistik
kesehatan
Jenis-jenis formulir pengumpulan data untuk statistik kesehatan di
RSUPSanglah meliputi :
1. Sensus harian rawat inap
Sensus harian rawat inap adalah kegiatan pencacahan atau penghitungan
pasien yang dilakukan setiap hari pada suatu rawat inap. Berisi tentang mutasi
keluar masuk pasien selama 24 jam mulai dari pukul 00.00 sampai dengan 24.00.
Di RSUP Sanglah Denpasar sensus harian rawat inap digunakan untuk
menghitung jumlah pasien rawat inap pada setiap bangsal pada unit rawat inap.
Petugas ruangan atau bangsal mengisi lembar sensus harian rawat inap
berdasarkan bangsal yang dijaga dan mengumpulkan Sensus harian rawat inap
kepada petugas pelaporan setiap hari.
2. Sensus harian rawat jalan
Sensus harian rawat jalan adalah kegiatan pencacahan atau penghitungan
pasien rawat jalan yang dilakukan setiap hari. Di RSUP Sanglah Denpasar sensus
harian rawat jalan digunakan untuk mengetahui rekam medis yang keluar dan
kembali dari instalasi rekam medis. Sensus harian rawat jalan dibedakan
berdasarkan poli dan dikumpulkan setiap hari setelah selesai pelayanan di masing-
masing pelayanan poli rawat jalan. Sedangkan data mengenai jumlah pasien yang
sedang dirawat jalan, diagnosa, dan beberapa item lain dilaporkan secara periodik
setiap bulan kepada petugas pelaporan.
3. Rekapitulasi sensus harian rawat inap
Rekapitulasi sensus harian rawat inap yaitu formulir perantara untuk
menghitung dan merekap jumlah pasien rawat inap selama satu bulan yang
diterima dari masing-masing rawat inap. Di RSUP Sanglah Denpasar rekapitulasi
40
sensus harian rawat inap dijumlahkan berdasarkan ruangan dan tanggal. Laporan
rekapitulasi dicetak dan dibagikan kepada sembilan tembusan setiap tanggal 10.
3.4.3 Identifikasi Laporan Internal RS
Laporan internal RSUP Sanglah dikenal dengan nama LIRS (Laporan
Internal Rumah Sakit). Jenis laporan yang termasuk dalam LIRS meliputi :
1) Pasien masuk rumah sakit diklasifikasikan menjadi: Pasien umum, Pasien
rujukan, Pasien anak, Pasien kebidanan, Bayi lahir di rumah sakit, Bayi
kiriman dari luar RSUP Sanglah
2) Pasien keluar rumah sakit diklasifikasikan menjadi:Pasien umum, Pasien
rujukan, Pasien anak, Pasien kebidanan, Bayi lahir di rumah sakit, Bayi
kiriman dari luar RSUP Sanglah.
3) Pasien meninggal di rumah sakit diklasifikasikan menjadi: Pasien umum,
Pasien keluar meninggal lebih dari 48 jam, Pasien keluar meninggal kurang
dari 48 jam, Pasien DOA, Pasien NDR , Pasien GDR, Rata- rata kematian
sehari.
4) Lamanya pasien dirawat diklasifikasikan menjadi:Pasien umum, Pasien
rujukan, Pasien anak, Bayi lahir di rumah sakit, Hari perawatan bayi rawat
gabung.
5) Hari perawatan pasien diklasifikasikan menjadi: Pasien umum, Paisen
rujukan, Pasien kebidanan, Pasien anak, Bayi lahir di rumah sakit, Bayi
rawat gabung.
6) Presentasi pemakaian tempat tidur (BOR) diklasifikasikan menjadi: Pasien
umum, Paisen rujukan, Pasien kebidanan, Pasien anak, Bayi lahir di rumah
sakit, Bayi rawat gabung, Pasien UGD, Pasien OK.
7) Kegiatan Persalinan diklasifikasikan menjadi:Seksio sesarea, Lahir normal,
Facum ekstraksi, Letak belakang kepala.
8) Kegiatan pembedahan dan tindakan medik lain diklasifikasikan menjadi:
Operasi besar, Operasi sedang, dan Operasi kecil.
9) Kegiatan rawat jalan meliputi: Laporan pengunjung rawat jalan, Laporan
pengunjung rawat jalan emergency, Laporan jalan WA, Laporan konsultasi,
Laporan kegiatan keluarga berencana, Laporan kegiatan penunjang medis
41
3.4.4 Identifikasi Laporan Eksternal RS

Laporan eksternal RSUP Sanglah dilaporkan secara periodik berdasarkan
dengan peraturan Menteri Kesehatan No 1171/Menkes/2011 mengenai SIRS
(Sistem Informasi Rumah Sakit). SIRS meliputi Laporan RL 1 hingga RL 5.
Petugas rekam medis bertugas mengumpulkan data mentah untuk selanjutnya
diolah di bagian PE (Perencanaan dan Evaluasi). Pengolahan data dari rekam
medis seperti data kunjungan rawat jalan, data 10 besar penyakit, data BOR, LOS,
TOI, dan BTO. Data-data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pembuatan
untuk pelaporan RL 1, RL 4, dan RL 5. Waktu pelaporan eksternal ditentukan
berdasarkan waktu pelaporan yang tertuang dalam peraturan menteri kesehatan
mengenai SIRS tahun 2011.
3.4.5 Statistik Tingkat Efisiensi Pengelolaan RS Menggunakan Grafik Barber
Johnson dengan Empar Parameter Alos, TOI, BOR, BTO
a. Perhitungan Indikator Mutu Pelayanan Kesehatan
Indikator mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit dapat dilihat dengan
empat parameter yakni BOR, LOS, TOI, BTO. Berikut ini adalah rumus
perhitungan untuk BOR , LOS, TOI, dan BTO:
1. BOR
∑
∑ ∑
𝑥 100%
Keterangan: HP = Hari Perawatan, TT = Tempat Tidur

2. ALOS
𝐿𝑎𝑚𝑎 𝑑𝑖𝑟𝑎𝑤𝑎𝑡
∑𝑃𝑎𝑠𝑖𝑒𝑛 𝑘𝑒𝑙𝑢𝑎𝑟
3. TOI
∑𝑇𝑇 𝑥 ∑𝐻𝑎𝑟𝑖 𝑑𝑎𝑙𝑎𝑚 1 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑒 − 𝐻𝑃
∑𝑃𝑎𝑠𝑖𝑒𝑛 𝑘𝑒𝑙𝑢𝑎𝑟
4. BTO
∑𝑃𝑎𝑠𝑖𝑒𝑛 𝑘𝑒𝑙𝑒𝑢𝑎𝑟
∑𝑇𝑇
42
Berikut ini adalah hasil perhitungan BOR, ALOS, TOI, BTO pada bulan
Januari dan Februari tahun 2018 di RSUP Sanglah Denpasar:
Tabel 3.1. Data Statistik Bulan Januari dan Februari Tahun 2018
Pengolahan Data
No Data
Januari 2018 Februari 2018
1 Hari Perawatan 22999 20856
2 Lama Dirawat 16888 15556
3 Jumlah Tempat Tidur 758 758
4 Jumlah Pasien KRS 2589 2462
BOR 97,88 98,27
ALOS 7 6
TOI 0,08 0,04
BTO 3 3
3.5 Aspek Manajemen Mutu Rekam Medis

Aspek manajemen mutu rekam medis menjelaskan bahwa perekam medis
harus mampumerencanakan, melaksanakan, identifikasi, dan menganalisis mutu
rekam medis, sehingga dapat menjadikan rekam medis yang bermutu dan
berkualitas.
3.5.1 Mengidentifikasi Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis Yang
Berlaku di Rumah Sakit
Tabel 3.2. Data Indikator/Standar Mutu Pelayanan Rekam Medis
NO NAMA INDIKATOR TARGET
1 Pemberi pelayanan rekam medis 1
2 Waktu penyediaan rekam medis rawat jalan 0 : 30

3 Waktu penyediaan rekam medis rawat inap 0 : 10
4 Kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah 95 %

selesai pelayanan
5 Kelengkapan informed concent stelah mendapatkan 100 %
informasi yang jelas
6 Prosentase temuan rekam medis yang ditindak 80 %
lanjuti
7 Pengembalian rekam medis dalam waktu 1x24 jam 100 %
8 Tren 10 besar diagnosa dn data demografi yang 100 %

bersangkutan
43
3.5.2 Identifikasi dan Menganalisis Sasaran Mutu Unit Rekam Medis

Sasaran mutu rekam medis dapat dilihat dari angka kelengkapan dan
angka keterlambatan. Angka kelengkapan dan angka keterlambatan rekam medis
di RSUP Sanglah adalah sebagai berikut :
a. Angka kelengkapan
Angka Kelengkapan rekam medis telah dilakukan pada rekam medis rawat
inap. Kelengkapan meliputi jumlah dan jenis formulir berdasar pelayanan yang
diberikan, tanda tangan dan nama terang PPA (Profesional Pemberi Asuhan).
Angka kelengkapan rekam medis rawat inap dilakukan melalui Sistem Informasi
yang terintegrasi dengan nama KLPCM (Kelengkapan Pengisian Catatan Medis)
di SIMARS dan melalui excel.
b. Angka Keterlambatan
Salah satu sasaran mutu rekam medis adalah angka keterlambatan
pengembalian rekam medis rawat jalan maupun rawat inap. Sasaran mutu
mengenai keterlambatan rekam medis rawat jalan di RSUP Sanglah belum
dilaksanakan. Pencatatan mengenai rekam medis rawat jalan yang keluar dan
kembali ke instalasi rekam medis telah dilakukan melalui sensus harian rawat
jalan sedangkan untuk rawat inap dilakukan melalui buku peminjaman rekam
medis untuk MRS dan UGD. Namun untuk keterlambatan pengembalian rekam
medis rawat jalan belum dilakukan. Sehingga mutu angka ketepatan atau
keterlambatan pengembalian rekam medis masing-masing poli tidak dapat
diketahui. Pencatatan terhadap tanggal pengembalian rekam medis rawat inap
dilakukan di microdoft excel. Namun tidak dilakukan rekapitulasi waktu
keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dari masing-masing bangsal
baik keterlambatan sebelum delinquent medical record atau telah delinquent
medical record.
Selain sasaran mutu di atas, berikut ini adalah sasaran mutu dalam rekam
medis berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit :
44
1) Kelengkapan Pengisian Rekam Medik 24 Jam Setelah Selesai Pelayanan

(100%)
Dalam menilai kelengkapan dokumen rekam medis rawat inap di RSUP
Sanglah Denpasar ada bagiannya tersendiri yakni bagian evaluasi. Dimana bagian
ini mengambil sampel 15 berkas rekam medis per bangsal yang sudah
dikembalikan ke RM Pusat, dan kemudian digeneralisasikan. Cara pengisiannya
yaitu apabila rekam medis tidak lengkap dikembalikan ke bangsal dengan ada
catatan pada bagian mana yang harus dilengkapi, dengan syarat semua item harus
terisi sesuai dengan review identifikasi, review laporan penting, review
autentifikasi dan review pencatatan yang benar. Review identifikasi meliputi
nama lengkap pasien, nomor rekam medis, alamat lengkap, usia, dan lain
sebagainya. Review laporan penting yaitu diagnosa utama, diagnosa sekunder,
jenis tindakan, kode ICD X, kode ICD 9 CM, anamnesa, pemeriksaan fisik,
laboratorium, pemeriksaan lain, terapi dan keadaan pasien waktu pulang / keluar.
Review autentifikasi dapat berupa tanda tangan, cap atau stampel dan inisial yang
dapat diidentifikasi dalam rekam medis atau kode seseorang untuk komputerisasi.
Harus ada pencantuman title atau gelar profesional dari penulis, kecuali bila
ditulis oleh dokter juga atau mahasiswa maka ada tanda tangan si penulis
ditambah countersign oleh supervisor.
Review pencatatan yang benar yaitu pencatatan dalam berkas rekam medis
harus selalu dilakukan dengan cara yang benar karena rekam medis merupakan
catatan penting yang harus diperhatikan pencatatannya. Apabila terjadi kesalahan
pencatatan dalam rekam medis tidak dibenarkan untuk melakukan penghapusan
dengan cara apapun. Untuk mengoreksinya adalah dengan cara bagian yang salah
digaris dan catatan tersebut masih bisa terbaca, kemudian diberi catatan
disampingnya bahwa catatan tersebut salah. Pernyataan ini diperkuat dengan
adanya Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.749a/MENKES/PER/XII/1998 pasal 6 yang berbunyi :
a. Pembetulan kesalahan catatan dilakukan pada tulisan yang salah dan diberi
paraf oleh petugas yang bersangkutan.
b. Penghapusan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.
45
Rata-rata angka kelengkapan pengisian rekam medis rawat inap pada Tahun
2018 ialah 97,86% . Target yang ditetapkan adalah 95 %. Sasaran mutu pengisian
rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan telah tercapai melebihi target.
2) Kelengkapan Informed Consent Setelah Mendapatkan Informasi Yang Jelas
(100%)
Pengisian informed consent seperti halnya persetujuan tindakan
kedokteran kebanyakan tidak lengkap pada kolom tanda tangan, nama terang
pasien dan keluarga maupun tanggal dan jam dilakukannya penyampaian
informed consent dan pemberian persetujuan dari pihak pasien. Rata-rata angka
kelengkapan pengisian formulir informed consent pada Tahun 2018 ialah 86,91
%. Angka ini masih berada di bawah standar kelengkapan pengisian informed
consent setelah mendapatkan informasi yang jelas yakni 100%. Hal ini diduga
karena pengetahuan petugas yang kurang akan pentingnya pembubuhan tanda
tangan pada lembar informed conset sebagai bukti bahwa pasien benar-benar
memberi persetujuan dan mengerti akan segala risiko yang kemungkinan terjadi,
yang kedua diduga karena petugas terburu-buru melakukan tindakan. Alangkah
baiknya setelah informed consent dijelaskan dokter/perawat menyalinnya ke
dalam formulir informed consent dan juga meminta tanda tangan dan nama terang
pasien dan/atau keluarga serta membubuhkan tanggal dan jam pelayanan.
3) Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medik Pelayanan Rawat Jalan (≤10 Menit)
Penyediaan dokumen rekam medis di rawat jalan pasien lama ≥30 menit.
Hal ini berada di bawah standar SPM rumah sakit tentang waktu penyediaan
rekam medis untuk pelayanan rawat jalan yakni ≤10 Menit. Namun RSUP
Sanglah Denpasar membuat ketetapan dalam SPO Pelayanan bahwa penyediaan
rekam medis rawat jalan adalah ≤30 Menit. Alasan yang mendasari ketetapan ini
adalah padatnya pelayanan di RSUP Sanglah Denpasar dengan banyaknya poli
yang harus dilayani, sehingga permintaan penyediaan rekam medis sangat banyak.
4) Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Pelayanan Rawat Inap (≤15 Menit)
Penyediaan dokumen rekam medis rawat inap baik pasien baru maupun
lama rata-rata membutuhkan waktu ≤10 menit dikarenakan selalu dibuatkan
dokumen rekam medis baru namun dengan nomor rekam medis yang sama. Hal
46
ini dikarenakan jarak antara ruang filing dan tempat pendaftaran sangat jauh dan
berbeda gedung. Langkah ini dinilai sesuai dikarenakan untuk hal efisiensi
pelayanan pendaftaran di rawat inap.
3.5.3 Menganalisis Unit Rekam Medis Untuk Mengkaji Kekuatan, Kelemahan,
Peluang, dan Ancaman (SWOT)
a. Identifikasi SWOT
Tabel 3.3. Identifikasi SWOT
No. Identifikasi SWOT
1. Identifikasi Strength
1) Telah terakreditasi JCI dan KARS 2012.
2) Memiliki sistem informasi rumah sakit (SIMARS) yang telah dilakukan bridging
system dengan sistem informasi milik BPJS Kesehatan sehingga tidak perlu
menginput data dua kali.
3) Memiliki sistem pendaftaran pasien rawat jalan dengan sistem antrian online dan
perjanjian yang dapat mempercepat waktu tunggu pelayanan kepada pasien.
4) Telah menggunakan KIB yang dilengkapi dengan sistem barcode sehingga dapat
mempermudah dan mempercepat pelayanan kepada pasien.
5) Memiliki loket pendaftaran khusus pegawai RSUP Sanglah sehingga dapat
mengurangi antrian pendaftaran rawat jalan.
6) Memiliki sistem tracer elektronik yang dapat mempercepat pencarian,
pengambilan dan penyimpanan rekam medis.
7) Memiliki sistem penomoran yang tercetak dengan barcode sehingga dapat
meminimalisir kesalahan identifikasi nomor rekam medis dan mempercepat
pelayanan rekam medis.
8) Menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) sehingga dapat
mempermudah dan mempercepat dalam pencarian rekam medis.
9) Menggunakan sistem penomoran Unit Numbering System sehingga setiap pasien
hanya memiliki satu nomor rekam medis dan dapat menghemat ruang rak
penyimpanan.
10) Memiliki sarana katrol untuk distribusi rekam medis sehingga dapat mempercepat
waktu penyediaan rekam medis di instalasi Wing Amerta
11) Memiliki standar watu pengembalian rekam medis rawat jalan 1x24 jam setelah
selesai pelayanan.
12) Memiliki sarana pintu masuk instalasi rekam medis dengan sistem finger print
sebagai upaya untuk keamanan kerahasiaan rekam medis dari pihak-pihak yang
tidak meiliki hak akses rekam medis
13) Memiliki sistem open review yang dilakukan oleh PPA sebagai upaya untuk
mencapai dan meningkatkan sasaran mutu rekam medis terkait kelengkapan
rekam medis rawat inap
14) Memiliki sistem closed review yang dilakukan oleh petugas rekam medis khusus
sebagai upaya untuk mencapai dan meningkatkan sasaran mutu rekam medis
terkait kelengkapan rekam medis rawat inap
15) Memiliki sistem pencatatan untuk setiap rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan rekam medis, rekam medis yang kembali ke instalasi rekam medis,
dan rekam medis yang disimpan kembali di rak penyimpanan rekam medis.
16) Memiliki program pelatihan bagi staf unit kerja rekam medis yang dilakukan
secara rutin sebagai program SDM tahunan
17) Terdapat pencatatan respons time pendistribusian rekam medis ke masing-masing
poli sebagai sasaran mutu pelayanan rekam medis
47
2. Identifikasi Weakness
1) Kurang memperhatikan rekam medis yang memiliki map lebih dari satu untuk satu
nomor rekam medis sehingga sering terjadi kekurangan rekam medis setelah
rekam medis tersebut sampai di poli.
2) Kurang memperhatikan kondisi rak penyimpanan rekam medis (roll o’pack)
3) Belum terdapat program pelatihan khusus, pembakuan sarana, maupun regulasi
mengenai peningkatan kemampuan berbahasa inggris dalam melakukan registrasi
dan identifikasi terhadap pasien rawat jalan WNA
4) Tidak terdapat pencatatan terhadap kejadian potensi cedera, kejadian nyaris cedera,
dan kejadian tidak diharapkan pada bagian penyimpanan dan pengambilan rekam
medis
5) Belum berjalannya sistem pengamanan akses rekam medis dari staf medis maupun
non medis melalui tulisan maupun sikap.
6) Selain petugas rekam medis bisa dengan mudah masuk ke instalasi rekam medis.
7) Ruang penyimpanan rekam medis yang terpisah antara instalasi rekam medis pusat
dengan instalasi Wing Amerta dapat memperpanjang waktu penyediaan rekam
medis.
8) Tidak terdapat kualifikasi pendidikan khusus untuk jabatan rekam medis.
3. Identifikasi Oppurtunities
1) Memiliki hubungan kerjasama dengan instalasi teknologi informasi untuk
perbaikan sistem informasi pada pendaftaran rawat jalan dengan sistem antrian
online dan sistem perjanjian
2) Memiliki hubungan kerjasama dengan instalasi teknologi informasi untuk
perbaikan sistem informasi yang berjalan di instalasi rekam medis
3) Pembuatan SPO secara mandiri untuk ruang lingkup instalasi rekam medis
4) Dapat menjadi percontohan bagi RS lain terhadap inovasi penyimpanan rekam
medis pasien baru
5) Memungkinkan pengembangan pendaftaran rawat jalan dengan sistem antrian
online dan pernjanjian
4. Identifikasi Threatness
1) Staf rekam medis lulusan rekam medis di RS lain dapat mempunyai
pengembangan ilmu rekam medis lebih banyak
2) Pemanfaatan teknologi informasi yang lebih mutakhir mengenai sistem
pendaftaran rawat jalan secara online (bukan sebatas antrian online) pada RS lain
dapat membuat pelayanan administrasi pasien lebih cepat
3) Kualitas pelayanan yang diberikan oleh RS pesaing
b. Penyusunan Strategi
Penyusunan strategi terbagi dalam empat strategi sebagai berikut :
1) Strategi SO
Strategi ini memanfaatkan seluruh kekuatan untuk memanfaatkan peluang
yang ada. Berikut ini adalah usulan strategi SO:
a) Menjalin kerja sama dengan instalasi teknologi informasi untuk
memperbaiki sistem informasi mengenai pengembangan sistem
pendaftaran rawat jalan secara online dan sistem perjanjian.
48
b) Mengirim staf rekam medis untuk mengikuti pelatihan rekam medis

untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan, serta
memperbaharui informasi mengenai rekam medis.
c) Melakukan standarisasi kegiatan dan pembakuan regulasi melalui
penyusunan SPO agar kegiatan dapat berjalan berdasarkan prosedur
yang telah disusun dan disahkan.
d) Melakukan penelitian dan pengembangan untuk setiap inovasi yang
dilakukan secara optimal, misalnya terkait inovasi penyimpanan rekam
medis pasien baru untuk rawat jalan dan pasien UGD meliputi
keunggulan dari sisi ekonomis dan sisi lain serta efek yang mungkin
timbul dari sistem penyimpanan tersebut.
e) Melakukan pelatihan di luar rekam medis seperti peningkatan
kemampuan bahasa asing dan kemampuan umum di bidang kesehatan
untuk staf rekam medis sebagai rumah sakit dengan akreditasi JCI dan
KARS 2012.
f) Perencanaan sentralisasi tempat penyimpanan rekam medis untuk
instalasi rekam medis pusat (CM) dan instalasi Wing Amerta.
2) Strategi ST
Strategi ini adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan kekuatan yang
dimiliki organisasi untuk mengatasi ancaman. Berikut ini adalah usulan
strategi ST:
a) Sebagai RS yang telah terakreditasi JCI dan KARS 2012, kepala
instalasi rekam medis merencanakan penetapan kualifikasi jabatan
untuk perekrutan staf rekam medis masa mendatang.
b) Melakukan pelatihan staf rekam medis secara rutin dengan pemateri
terbaik dari staf internal dan pemateri dari eksternal agar pengetahuan
tentang rekam medis semakin berkembang dan dapat menyetarakan
ilmu pengetahuan dengan staf lulusan rekam medis.
c) Melakukan evaluasi dan monitoring terhadap staf rekam medis setelah
diberikan pelatihan mengenai rekam medis, apakah telah ada
peningkatan dalam pelayanan rekam medis.
49
Strategi WO
Strategi ini adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan pemanfaatan

peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Berikut ini
adalah usulan strategi WO:
a. Dilakukan evaluasi dan monitoring terhadap pemberlakuan SPO yang
telah disusun dan disahkan mengenai keselamatan dan kesehatan kerja
di instalasi rekam medis.
b. Dilakukan evaluasi dan monitoring terhadap pemberlakukan SPO yang
telah disusun dan disahkan mengenai pemeliharaan rak penyimpanan
rekam medis.
c. Penguatan kembali pengamanan terhadap akses rekam medis.
d. Perencanaan terhadap pemeliharaan rekam medis yang memiliki cover
rekam medis lebih dari satu.
3) Strategi TW
Strategi ini adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan kegiatan yang
bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta
menghindari ancaman. Berikut ini adalah usulan strategi TW:
a) Adanya program menjaga mutu agar kontrol kinerja petugas dapat
dilakukan secara optimal.
b) Pemberian motivasi kepada staf rekam medis mengenai teknologi
informasi baru dapat meningkatkan mutu pelayanan rekam medis
sehingga staf perlu belajar untuk melakukan migrasi sistem.
c) Pemberian motivasi kepada staf rekam medis secara rutin dalam
menghadapi kejenuhan kerja.
d) Sosialisasi standar akreditasi sehingga dapat meningkatkan kemauan,
kemampuan, dan keterampilan staf rekam medis sehingga dapat
meningkatkan mutu pelayanan rekam medis.
50
3.5.4 Melakukan Analisis Kuantitatif dan Kualitatif Rekam Medis (Quality

Assurance)
Analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis di RSUP Sanglah yang
meliputi kebenaran identifikasi, adanya laporan penting, autentifikasi, dan
pendokumentasian yang baik telah dilaksanakan seiring dengan dilakukannya
kegiatan akreditasi yang ditempuh RSUP Sanglah Denpasar. Analisa kuantitatif
dan kualitatif pada rekam medis dilakukan pada rekam medis rawat inap. Proses
analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat inap dilakukan dalam dua
tahap, antara lain proses analisa kuantitatif berupa KLPCM yang dilakukan pada
seluruh rekam medis rawat inap. Selain kelengkapan jumlah dan jenis formulir,
kegiatan analisa kuantitatif dilakukan dengan kelengkapan identitas pasien, tanda
tangan DPJP dan nama terang, tanggal dan waktu pemeriksaan, diagnosa, dan
tindakan.
Analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat inap tahap dua
merupakan inovasi sasaran mutu yang dilakukan di instalasi rekam medis RSUP
Sanglah Denpasar. Analisa ini dilakukan secara random sampling. Kegiatan
inovasi analisa ini dikenal dengan nama open review dan close review. Sample
yang digunakan dalam kegiatan open review dan close review adalah 15 rekam
medis di setiap bangsal yang pilih secara random. Open Review rekam medis
adalah review terhadap kelengkapan pencatatan rekam medis yang di lakukan
oleh PPA (Profesional Pemberi Asuhan) klinis terhadap rekm medis pasien yang
masih di rawat inap melalui suatu rapat rutin dan rapat tim medis yang di adakan
di semua ruang rawat inap. Closed-Review rekam medismerupakan review
terhadap kelengkapan pencatatan rekam medis yang dilakukan oleh staf mutu
rekam medis di instalasi rekam medis. Kegiatan close review dilakukan di
instalasi rekam medis oleh petugas rekam medis terhadap 15 rekam medis di
setiap bangsal setelah pasien KRS. Jumlah petugas yang melakukan close review
adalah satu petugas rekam medis. Dokumentasi Open Review dan Close Review
diinputkan dalam SIMRS yang telah terintegrasi.
51
3.6 Aspek Manajemen Unit Rekam Medis

Aspek ini memberikan standar bahwa perekam medis berperan dalam
mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian,
penataan, dan pengontrolan unit kerja MIK/RM di fasilitas pelayanan kesehatan.
3.6.1 Mengidentifikasi SDM DI Unit Kerja Rekam Medis
Tabel 3.4 SDM Di Unit Kerja Rekam Medis
NO NAMA PENDIDIKAN PEKERJAAN
Dr.Ni Luh Dharma Kerti N, Kepala Instalasi Rekam Medis
1 S2
MHSN
Koordinator Pengelolaan
2 Ketut Sumini, SS S1 umum
Rekam Medis
3 Ni Wayan Suliasih D3 RM Koordinator
4 I Made Karyianta SMA pejanjian
5 Nyoman Putu Suwitra, SE S1 umum Pencarian
6 AA Istri Mirah T. SMA Distribusi

7 Ni Ketut Premi SMA Pencarian
8 Dra. Nyoman Alit Agustini S1 umum Pelaporan
9 Ni Luh Gede Sumiati SMA Koding

10 Ni Nengah Poni S.Sos S1 umum Asuransi
11 I Made Wirayasa S1 Asuransi/inventaris
12 Ni Nyoman Geria SMA Penerimaan Rekam Medis RI

13 Kt. Warsiniasih Giri SMEA Distribusi
14 Ni Md. Setiawati SMA Penanggung Jawab WA
15 IGA. Wiratini SMA Middle
16 Ade Sesanti SMA Middle
17 Putu Ekawati SMA Penerimaan Rekam Medis RI
18 AA. Ketut Puspawati SMA Middle

19 Pt. Rinda Krisniari M. S1 Umum Peminjaman
20 Kurniawan Bagus Saputro D3 RM Koordinator Mutu
21 Irma Ultimaningsih D3 RM Koding WA
22 IGA Sumarni, SH S1 umum Midlle
23 Dinar Neynda Maharani D3 RM Registrasi WA
24 Ni Luh Purwati SMA Registrasi
25 Zaenal Abidin SMA Pencarian WA
26 I Made Widia SD Pencarian
27 I Md Sukadi SMA Pencarian
28 IA. Ariastiwi SMEA Distribusi
52
29 Nyoman Subagia SMA Registrasi

30 IB. Putu Wijaya SMA Registrasi IRD
31 Ketut Sintawati S1 umum Distribusi
32 Wayan Supini SMA Registrasi IRD
33 Wayan Sudiasih SMA Registrasi IRD
34 Christina Ayu Dewi Anggraeni D3 RM Koding
35 Ari Setya D3 RM Shift
36 Dara Hastarin D3 Close open review
37 Wayan Somawati SMEA Pencarian
38 Ni Luh Sriani S1 Registrasi
39 Vina Shabrina D3 RM
40 I G N Manik Swadiaya S1 umum Shift
41 I G A Sukantari SMA Pendaftaran IRD
42 I B M Kosala D3 kesling Shift
43 A.A.Ariani SMA Registrasi Wings A
44 Ayu Puspita Dewi SMA Registrasi Wings A
45 AA. Istri Candra Sawitri SMA Middle

46 I Gst. Ayu Maha Tirta D1 RM Middle
47 I Nengah Dwi Putra D1 RM Shift
48 I Gst Ngurah Hadi Astrawan D3 RM Koding IRD
49 I Nyoman Kuta Susila D1 RM Registrasi
50 AA. Ayuntha Saraswati,SKM S1 SKM Registrasi Wings
51 I Wayan Swartana D1 RM Shift
52 Gst Ayu Utari Dewi S1 SKM Pencarian
53 I Komang Sukriwa D1 komputer Shift
54 Ni Putu Kristin Desy Rahayu D2 Shift
55 Made Indah Lestari Pande D2 Shift
56 Pande Km Gd Candra T.G SMA Registrasi
57 I Made Ariana SMA Registrasi IRD
58 I Made Adi Sastrawan S1 Shift
59 Dewa Ngakan Gede Wahyu D3 Shift
60 Putu Eka Sutra Pramayoga D3 Shift
61 I Komang Eliana Putra SMA Midlle
Registrasi
62 I Gusti A.A. Ary Darmayanti SMA
Pencarian
63 Ni Putu Rahma Santi Taruni S1
64 Anak Agung Gede Ari Santosa S1
65 I Nyoman Artayasa, S.Sos S1
53
3.6.2 Menggambarkan Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis berada langsung dibawah Direktorat Umum dan
Operasional dan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya Kepala Instalasi
Rekam Medis berkonsultasi kepada Kepala Bagian Perencanaan dan Evaluasi.
Kepala Instalasi dibantu oleh tiga orang koordinator, yaitu Koordinator
Pengelolaan Rekam Medis, Koordinator Umum dan Pelaporan dan Koordinator
Pengelolaan Rekam Medis yang dibantu oleh 3 orang Penanggung Jawab, yaitu:
penanggung jawab Rekam Medis di Instalasi Wing Amerta, penanggung jawab.
Pencarian, Penyimpanan, dan Peminjaman dan penanggung jawab Distribusi, dan
Koordinator Umum dan Pelaporan yang membawahi dua orang Penanggung
Jawab yaitu: penanggung jawab. Inventaris dan penanggung jawab. Mutu Rekam
Medis. Koordinator Koding, membawahi semua petugas koding, baik rawat jalan,
rawat inap dam rawat darurat.
54
3.6.3 Gambaran Cara Pengorganisasian Pekerjaan

Pelayanan medis di RSUP Sanglah terbagi dalam empat intalasi, yakni
Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Darurat, dan Instalasi
Wing Amerta. Instalasi Wing Amerta merupakan instalasi yang menyediakan
pelayanan khusus untuk pasien yang ingin mendapatkan pelayanan lebih. Instalasi
Wing Amerta memuat pelayanan rawat jalan dan rawat inap. Staff rekam medis
terbagi dalam empat instalasi meliputi Instalasi Rawat Darurat, Instalasi Rawat
Jalan, dan Instalasi Wing Amerta, serta Instalasi Rekam Medis. Berikut ini
merupakan tabel yang berisi distribusi pekerjaan beserta shift yang berjalan di
bawah tanggung jawab Kepala Instalasi Rekam Medis :
Tabel 3.5. Waktu Shift
No Jumlah
Bagian Pembagian Shift
Petugas
Terbagi dalam 3 Shift, yaitu :
1 a. Shift Pagi (07.00 s.d 14.00 WITA)
Registrasi Rawat Darurat 4
b. Shift Siang (14.00 s.d 22.00 WITA)
c. Shift Malam (22.00 s.d 07.00 WITA)
2 Terdiri dari 1 Shift, yaitu :
Registrasi Rawat Jalan 6
Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
Registrasi Wings Amerta 3
Shift Malam (22.00 s.d 07.00 WITA)
4 Unit Rekam Medis Wings a. Shift Pagi (07.00 s.d 14.00 WITA)
5
Amerta b. Shift Siang (14.00 s.d 22.00 WITA)
Bagian Pencarian dan Terbagi dalam 2 Shift, yaitu :
5 Penyimpanan RM di Instalasi 10 a. Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
Rekam Medis b. Shift Siang (14.00 s.d 22.00 WITA)
6 Bagian KLPCM di Instalasi Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
2
Rekam Medis Pusat Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
7 Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
Bagian Close Review 1
Bagian Coding 3
Bagian Pelaporan 1
Bagian Peminjaman RM 1
Bagian Assembling (Ploeg) 7
Bagian Distribusi RM 5
55

13 Staff Kebersihan 1 a. Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
Petugas Perjanjian 1
Middle dapat didefinisikan sebagai shift yang berada pada pertengahan
antara shift pagi dan shift sore. Shift middle diperuntukkan untuk bagian
penyimpanan dan pencarian RM. Shift middle memiliki wewenang dan tanggung
jawab untuk menyimpan rekam medis dan menyiapkan rekam medis untuk pasien
rawat jalan online dan pasien perjanjian. Selain pembagian berdasarkan shift,
pengorganisasian pekerjaan juga terbagi secara bergantian dalam melakukan
pekerjaan sistem check in rekam medis dari poli rawat jalan dan pengambilan
rekam medis dari poli rawat jalan.
3.6.4 Mengetahui Tugas dan Fungsi Unit Rumah Sakit
Pelayanan medis di RSUP Sanglah terbagi dalam empat intalasi, yakni
Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, dan Instalasi Rawat Darurat. Berikut
ini adalah tugas dan fungsi instalasi rawat jalan, rawat darurat, rawat inap sebagai
berikut :
Tabel 3.6. Tugas dan Fungsi Unit RSUP Sanglah
NO INSTALASI FUNGSI TUGAS
1 Rawat Jalan B. Melayani Pendaftaran Rawat 1. Datang berdasarkan shift pagi
Jalan untuk pasien asuransi, 2. Menyiapkan sarana dan
umum, geriatri, pasien baru, dan prasarana yang dibutuhkan
pasien lama yang terbagi dalam dalam proses pendaftaran
sebagai pasien perjanjian, rawat jalan
pasien antrian online, dan 3. Memahami segala syarat
pasien antrain manual yang dibutuhkan dalam
proses pendaftaran untuk
masing-masing jenis pasien
(pasien baru, lama, umum,
asuransi, pasien antrian
online)
4. Mencetak kitir untuk pasien
antrian online dan perjanjian
5. Melakukan coding rawat
jalan pada SIMARS
6. Mencetak SEP
7. Mencetak KIB
Memahami dan dapat

menjelaskan dengan tepat
informasi mengenai persyaratan
C. Melayani kebutuhan Informasi pendaftaran rawat jalan, lokasi
poli, sistem pendaftaran,
56
penjelasan mengenai pelayanan

dan jadwal masing-masing poli
2 Rawat Inap A. Melayani pendaftaran RI 1. Datang berdasarkan shift
2. Menyiapkan sarana dan
prasarana yang dibutuhkan
untuk pendaftaran pasiaen
rawat inap
3. Memahami segala syarat yang
dibutuhkan untuuk psien rawat
inap
4. Menghubungi bagian rekam
medis untuk penyediaan rekam
medis pasien rawat inap
5. Berkoordinasi dengan petugas
bangsal mengenai ketersediaan
dan pemesanan kamar
Memahami dan dapat

menjelaskan mengenai
persyaratan pasien rawat inap,
B. Melayani kebutuhan Informasi menjelaskan ketersediaan kamar,
dan informasi lainnya
3 Rawat Darurat A. Melayani pendaftaran pasien 1. Datang berdasarkan shift
rawat darurat 2. Menyiapkan sarana dan
prasarana yang dibutuhkan
untuk pendaftaran pasiaen
rawat darurat
3. Memahami segala syarat
yang dibutuhkan untuk pasien
rawat darurat
4. Menghubungi bagian rekam
medis untuk penyediaan
rekam medis pasien rawat
darurat. Berkoordinasi
dengan petugas rawat inap
mengenai ketersediaan dan
pemesanan kamar untuk
pasien rawat darurat
Memahami dan dapat

menjelaskan mengenai
persyaratan pasien rawat darurat,
menjelaskan lokasi-lokasi yang
B. Melayani kebutuhan informasi harus dihubungi, dan informasi
lainnya
3.6.5 Megetahui Fungsi dan Peran Perekam Medis

1. Aspek Manajemen Perencanaan
Pada aspek perencanaan, peran dan fungsi ini dibawah wewenang dan
tanggung jawab Kepala Instalasi rekam medis. Aspek perencanaan yang
berhasil diidentifikasi meliputi :
57
a. Penyusunan rencana kerja dan anggaran kerja tahunan

b. Penyusunan rencana tim rekam medis
c. Perencanaan sarana dan prasarana rekam medis, seperti : ATK, Cover
rekam medis, kertas stiker barcode,
d. Penyusunan surat pengamprahan sarana dan prasarana instalasi rekam
medis ke direktur
e. Penyusunan draft Standar Prosedur Operasional (SPO) dalam instalasi
rekam medis
f. Perencanaan alternatif sistem pendaftaran rawat jalan
g. Perencanaan sistem penataan rekam medis dan masa retensi rekam
medis
h. Perencanaan sistem pencatatan status rekam medis
i. Perencanaan sentralisasi penyimpanan rekam medis instalasi wing
amerta dan instalasi rekam medis pusat
2. Aspek Manajemen Pengorganisasian
Aspek pengorganisasian juga berada di bawah wewenang dan tanggung
jawab Kepala Instalasi Rekam Medis. Pengorganisasian meliputi
pembagian wewenang dan tanggung jawab terhadap suatu bagian dalam
unit rekam medis. Terdapat tiga pegawai yang bertanggung jawab sebagai
koordinator, antara lain koordinator mutu rekam medis, pelayanan rekam
medis, dan administrasi rekam medis. Selain koordinator tersebut.
Pengorganisasian juga terbagi dalam beberapa bagian meliputi :
penanggung jawab pendaftaran rawat jalanm, UGD, dan Rawat Inap,
penanggung jawab penyimpanan dan pengambilan rekam medis, dan
penanggung jawab distribusi rekam medis.
3. Aspek Manajemen Pengarahan
Aspek pengarahan meliputi pengarahan terhadap implementasi suatu
regulasi dan sistem baru. Pengarahan dilakukan sebelum dilakukan
instalasi, saat dilakukan instalasi, hingga evaluasi terhadap implementasi
sistem atau regulasi baru setelah diimplementasikan dalam periode
tertentu. Bentuk pengarahan yang berhasil diidentifikasi berupa
58
sosialiasasi kepada seluruh petugas rekam medis, pembagian pamflet

berisi penjelasan sistem dan regulasi baru, serta pengarahan langsung dari
kepala instalasi rekam medis pada beberapa waktu saat implementasi
dilakukan. Contoh pengarahan yang pernah dilakukan, yakni : Pengarahan
terhadap sistem pendaftaran rawat jalan dengan sistem antrian online dan
sistem perjanjian
4. Aspek Manajemen Pengendalian
Aspek pengendalian merupakan kegiatan penyelesaian atau tindak lanjut
dari suatu masalah yang ditemukan dalam proses evaluasi suatu program,
regulasi, sistem maupun kegiatan. Pengendalian yang telah diidentifikasi
meliputi : pembuatasn loket pendaftaran khusus pegawai RSUP Sanglah
Denpasar untuk mengurangi antrian, pemanfaatan pintu dengan
menggunakan fingerprint, pemasangan tata tertib pengambilan rekam
medis oleh pegawai selain petugas rekam medis, larangan bahwa
pengambilan rekam medis selain petugas rekam medis harus dengan izin
kepala instalasi rekam medis, serta pengendalian terhadap suatu sistem
baru melalui penyusunan SPO.
3.6.6 Mengidentifikasi Pelaksanaan Penyusunan Renstra Unit Rekam Medis
Kebutuhan sarana dan prasarana di instalasi rekam medis RSUP Sanglah
Denpasar disusun pada tahun 2016 untuk kebutuhan tahun 2017 dan 2018 yang
terdiri dari kebutuhan cetakan tahun 2017 dengan 68 spesifikasi barang dimana
jumlah permintaan yang dibutuhkan adalah 100.000 pcs untuk cover les warna
hijau, 1000 pcs tracer, dan 30 rim stiker angka warna-warni 0 sampai dengan 9
masing-masing 3 rim. Kebutuhan penunjang komputer tahun 2018 dengan 67
spesifikasi barang dimana jumlah permintaan yang dibutuhkan terdiri dari
adhesive cleaning roller 12 roll, card kit/pembersih printer kaifu 12 box, DVD
blank 100 pcs, kartu idenditas pasien 100.000 pcs, kertas continous form-(9,5x11)
3 ply NCR 100 box, kertas label (38x10) 1 line core” 360 roll, kertas label
(50x25) 1 line core” 60 roll, kertas POS (75x60) 3 ply NCR 4500, pita epson LX-
300 1.500 buah, pita epson LX-310 200 buah, ribbon label (110 mm x 300 m) F/0
120 roll, ribbon label (55 mm x 175 m) F/0 60 roll, ribbon printer kartu u/zebra
59
330i 24 roll, toner laser 12A original 1 buah, toner laser 12A refill 4 buah, toner
laser 85A refill 120 buah.
Kebutuhan alat medis habis pakai dan bahan habis pakai tahun 2018 dengan
460 spesifikasi barang yang terbagi menjadi alat medis habis pakai umum
sebanyak 166 spesifikasi barang, alat medis habis pakai khusus sebanyak 51
spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli-poli yang dibagi lagi menjadi alat
medis habis pakai poli gigi dan WA dengan jumlah 120 spesifikasi barang, alat
medis habis pakai poli mata sebanyak 25 spesifikasi barang, alat medis habis
pakai poli bedah sebanyak 17 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli
kebidanan sebanyak 6 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli THT
sebanyak 34 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli kulit dan kelamin
sebanyak 11 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli mata sebanyak 25
spesifikasi barang. Selain itu terdapat bahan habis pakai farmasi yang terdiri dari
30 spesifikasi barang.
Kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor) tahun 2018 dengan 82 spesifikasi
barang dengan rincian jumlah permintaan box file sebanyak 60 buah, buku folio
120 buah, buku small folio 40 buah, buku tulis kecil 60 buah, clips kecil 12 kotak,
clips no 5/clips jumbo 12 buah, gunting kertas 5 buah, isi staples besar 240 kotak,
isi staples kecil 480 kotak, isolasi besar 36 gulung, kalkulator 3 buah, kertas
buram/CD folio 5 rim, kertas HVS F4 70 gram 5 rim, kertas karbon 1 rim, kertas
sampul cokelat 60 buah, klp penjepit hitam 20 kotak, lakban besar kuning 12
gulung, lakban besar hitam 24 gulung, lem povinal 6 buah, map kertas folio setara
kijang 50 buah, map TEKA 12 buah, penggaris 60 cm 5 buah, penghapus papan 1
buah, penghapus pencil, 4 buah, pensil 2B 12 buah, perforator kecil 6 buah,
perforator tanggung 2 lubang 88mm 60x105x45 mm 140 g 6 buah, perforator
sedang 2 lubang 88mm kapasitas 18 lembar kertas 12 buah, pulpen 288 buah,
sampul plastik map bantek 12 bungkus, spidol boardmarker hitam 24 buah, spidol
kecil (merah, biru) 24 buah, spidol permanen hitam 180 buah, stabillo 12 buah,
staples besar 36 buah, staples kecil 12 buah, stiker sign here 120 bungkus, tinta
stempel 6 buah, tipe-x 24 buah, stiker kecil (merh, kuning, biru, ungu @ 2 ppl) 8
ppl, perforator besar 12 buah.
60
Kebutuhan palen kelontong tahun 2018 terdiri dari 200 spesifikasi barang
dengan kebutuhan jumlah permintaan antara lain bagus pengharum kamar mandi
dengan tempatnya 72 buah, batteray alkaline AA 1,5 volt 12 buah, batteray
alkaline AAA 1,5 volt 288 buah, batteray besar 12 buah, batteray gepeng 9 volt 36
buah, baygon elektrik cair refill 12 kotak, baygon spray 600 ml 60 botol,
handsoap gel 72 botol, isi stella matic 225 ml 72 botol, jam dinding 5 buah, karet
gelang @ ½ kg 5 bungkus, lobby duster komplit 2 buah, mop tornado 2 buah,
pengharum ruangan aromatherapi gantung 24 buah, sarung tangan biasa 100
pasang, senter tanggung dengan 2 batteray besar 1 buah, serok sampah 3 buah,
sikat lantai. Tangkai 2 buah, sikat wc bulat bertangkai 2 buah, tali rafia 1 kg 40
gulung, tas kresek besar hitam 72 bungkus, tas kresek jumbo hitam 12 bungkus,
tas kresek tanggung hitam 2 bungkus, tisu gulung toilet setara tessa 360 gulung,
troly propelin 2 buah.
Kebutuhan alat non medis tahun 2018 terdiri dari 295 spesifikasi barang
yang terbagi menjadi Binatu, komputer dan kelengkapannya dengan spesifikasi
dan jumlah barang yang kekurangan yaitu komputer/PC (ruangan/bidang) 2 buah,
printer label barcode 30 buah, mesin fotocopy 1 buah,. Pada bagian elektronik
spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu MIC TOA 2 buah, vacuum
cleaner 1 buah. Sarana medis dan non medis tidak ada kekurangan. Pada bagian
trolley spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu trolley barang 2
buah. Bagian LTA dan perbengkelan tidak ada kekurangan. Bagian meubelair
spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu kursi gabus (chitose) 35
buah, loker 50 lubang (530x45x200) 1 buah. Pada bagian barang umum
spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu mop tornado 2 buah. Bagian
alat rehab medis tidak ada kekurangan.
3.6.7 Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Unit Kerja Rekam Medis Untuk
Kebutuhan Kerja
1. Kebutuhan Rak Penyimpanan rekam medis Aktif dan Inaktif
Rak penyimpanan rekam medis aktif yang digunakan di RSUP Sanglah
Denpasar adalah roll o’pack. Sedangkan rak penyimpanan yang digunakan untuk
rekam medis in aktif adalah rak penyimpanan terbuka. Jumlah roll o’pack yang
61
ada di RSUP Sanglah Denpasar adalah 13 roll o’pack. Jumlah ini belum
memenuhi seluruh rekam medis sehingga retensi rekam medis dilakukan setiap
dua tahun sekali. Berdasarkan kondisi tersebut diperlukan penghitungan
kebutuhan rak penyimpanan rekam medis. Berikut ini merupakan data yang
dibutuhkan dalam melakukan penghitungan kebutuhan rak rekam medis :
1) Rata-rata kunjungan pasien baru dan pasien lama tahun 2017
Tabel 3.7 Rata-rata kunjungan pasien baru dan pasien lama tahun 2017
NO Kunjungan Baru Total Kunjungan Lama Total
1 Rawat Jalan 32250 Rawat Jalan 274252
2 UGD baru 41243 UGD 1686
3 WA baru 8111 WA 16518
4 Jumlah 73493 Jumlah 292456
5 Rata-rata/hari 201,4 Rata-rata/hari 801,3
Sumber : Data Sekunder Instalasi RM RSUP Sanglah, 2018
2) Rata-rata ketebalan rekam medis
Tabel 3.8 Rata-rata ketebalan rekam medis
No Ukuran Rekam Medis Hasil Pengukuran
1 Panjang Rekam Medis 31 cm
2 Lebar Rekam Medis 24 cm
3 Tebal Rekam Medis 8 cm
4 Tipis Rekam Medis 0,5 cm
Sumber : Data Primer Instalasi RM RSUP Sanglah, 2018
Rata-rata ketebalan rekam medis : (Tebal rekam medis +tipis rekam medis) : 2 =
(8 cm + 0.5 cm ) : 2 = 4.25 cm
3) Kapasitas Rak penyimpanan Rekam Medis
Kapasitas rak penyimpanan rekam medis dalam satu deret nomor per ekor =
Panjang rak penyimpanan rekam medis : rata-rata tebal rekam medis
= 400 cm : 4.25 cm
= 94 rekam medis
1 roll o’ pack terdiri dari 18 rak penyimpanan rekam medis
Jadi dalam 1 roll o’pack terdapat “
62
= jumlah rekam medis 1 rak penyimpanan x 18 rak penyimpanan

= 94 x 18
= 1692 rekam medis
4) Perkiraan jumlah rekam medis dalam 5 tahun mendatang
={ (Banyak Tahun x Jumlah Hari dalam 1 Tahun x rata-rata jumlah pasien
rawat jalan baru/ hari) + rata-rata jumlah pasien rawat jalan lama/hari }
= {(5 x 365 x 201,4 ) + 802,3}
= 368357 rekam medis
5) Kebutuhan rak penyimpanan rekam medis
= Jumlah rekam medis : kapasitas 1 roll o’ pack
= 368357 : 1000 rekam medis
= 368 roll o’pack
2. Sarana penunjang penyimpanan rekam medis
Sarana penunjang dalam penyimpanan rekam medis di RSUP Sanglah
Denpasar adalah masker. Masker telah disediakan sebagai sarana penunjang
dalam melindungi petugas yang akan melakukan penyimpanan dan pengambilan
rekam medis. Sarana penunjang lain yang ditemukan adalah penggunaan kertas
penanda yang dikeluarkan dari penyimpanan rekam medis pada saat petugas
sedang mencari rekam medis. Sarana penunjang lain yang diidentifikasi adalah
troly. Troly digunakan sebagai sarana penunjang yang digunakan untuk
mengangkut sejumlah rekam medis yang akan disimpan di rak penyimpanan
rekam medis, dan rekam medis yang akan dikirim ke bagian distribusi rekam
medis.
3.6.8 Melaksanakan Perhitungan Kebutuhan SDM Sesuai dengan Standar WISN
Workload Indicator Staff Need (WISN) merupakan salah satu metode yang
digunakan untuk menghitung kebutuhan staf dalam suatu unit. Berikut ini
merupakan penghitungan kebutuhan staf rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar
bagian Staf Pendaftaran :
63
a. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia

Pada tahap awal dalam perhitungan WISN dilakukan perhitungan Waktu
Kerja Tersedia seperti pada tabel 3.42 berikut ini :
Tabel3.9. Waktu Kerja Tersedia
Keterangan Faktor Waktu Kerja Keterangan
A Hari Kerja 250 Per tahun
B Cuti Tahunan 12 Per tahun

C Pendidikan dan Latihan 6 Per tahun
D Hari Libur Nasional 19 Per tahun
E Ketidakhadiran Kerja 3 Per tahun
F Waktu Kerja 8 Jam Per hari
Hari Kerja Efektif = {A-(B+C+D+E)} 210 Hari/Tahun
Waktu Kerja Tersedia = {A-(B+C+D+E)XF} 1680 Hari/Tahun
Sumber : Dokumentasi dan Wawancara Tahun 2018
Waktu kerja tersedia= {A-(B+C+D+E) X F}
= 250- (12 +6+18+3) X 8
= 209 x 8
=1672 jam / tahun
= 100800 menit/tahun
b. Menerapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber DayaManusia (SDM)
Unit Kerja yang dihitung dalam penelitian Praktik Kerja Lapang ini adalah
Unit kerja Pendaftaran. Dengan kategori Sumber Daya Manusia (SDM) dan
uraian keigatan seperti pada tabel dan tabel dibawah ini :
Tabel3.10 Kategori SDM
Sub Unit Kerja Jumlah Kaegori SDM
Pendaftaran 7 Petugas D3 Rekam Medis
Sumber : Uraian Tugas Perekam Medis tahun 2018
64
Tabel 3.11. Uraian Kegiatan

Kategori SDM Tugas Pokok Rata-Rata Volume
Waktu / Kegiatan
Kegiatan
Pendaftaran Pasien 1.
Melakukan pendaftaran pasien baru 520 85
BPJS
2. Melakukan pendaftaran pasien lama 390 650
BPJS
Total (Detik) 910
Total (Menit) 15.2
Sumber : Observasi dan Wawancara 2018
Standar Beban Kerja

Waktu kerja tersedia
= Standar beban kerja
Rata-rata waktu per kegiatan pokok
100800
= = 6631.6
15.2
Tabel 3.12 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan
NO URAIAN TUGAS PENDAFTARAN PASIEN LAMA WAKTU(DTK)
RAWAT JALAN
1 Memberi salam dan menayakan keperluan pasien 60
2 Input data pasien 120
3 Input rujukan pasien 120
4 Cetak bukti registrasi 30
5 Cetak bukti sep 30
6 Memanggil pasien 30
A Jumlah waktu siklik (1-7) 390
B Waktu kelelahan pribadi (10% waktu siklik) 39
C Volume beban kerja (jmlah pasien RJL/hari) 650/hari
D jam kerja efektif/hari (8 jam) 28800
E waktu yang diperlukan untuk 650 pasien 253500
F jumlah tenaga yang dibutuhkan (A+B)x(c/d) 9,682292
Jumlah Petugas yang dibutuhkan 10
Tabel 3.13 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan

NO URAIAN TUGAS PENDAFTARAN PASIEN BARU WAKTU(DTK)
RAWAT JALAN
1 Memberi salam dan menayakan keperluan pasien 60
2 Input data pasien pada SIMARS 230
3 Input data rujukan pasien sistem BPJS 120
4 Cetak bukti sep 30
5 Cetak kib 30
6 Memanggil pasien dan memberi tahu tujuan poliklinik 50
A Jumlah waktu siklik (1-7) 520
B Waktu kelelahan pribadi (10% waktu siklik) 52
65
C Volume beban kerja (jmlah pasien RJL/hari) 85/hari

D jam kerja efektif/hari (8 jam) 28800
E waktu yang diperlukan untuk 85 pasien 44200
F jumlah tenaga yang dibutuhkan (A+B)x(c/d) 1,688194
2
Pasien baru = 85/hari
Jumlah petugas pendaftaran pasien lama rawat jalan setelah dihitung melalui
uraian tugas dengan menggunakan metode WISN berjumlah 10 loket hal ini tidak
sesuai dengan keadaan yang ada dilapangan yang hanya berjumlah 4 loket saja
sehingga beban kerja petugas pendaftaran pasien lama sangatlah tinggi, untuk
mengurangi beban kerja yang tinggi tersebut maka disarankan untuk menambah
loket di bagian pendaftaran pasien lama sebanyak 6 loket.
Jumlah petugas pendaftaran pasien baru rawat jalan setelah dihitung melalui
uraian tugas yang ada dengan menggunakan metode WISN berjumlah 2 loket, hal
ini sudah sesuai dengan keadaan yang ada di lapangan sehingga beban kerja
petugas pendaftaran pasien baru tidak setinggi petugas pendaftaran pasien lama.
3.6.9 Mengetahui Program Orientasi dan Pelatihan Staf Unit Kerja MIK
Dalam upaya meningkatkan kompetensi staff rekam medis, minimal setahun
sekali dilakukan pelatihan rekam medis dasar dan pelatihan khusus lain sesuai
dengan kompetensi standart yang harus dimiliki staf rekam medis dan informasi
kesehatan. Pelatihan rekam medis dasar dilakukan oleh instalasi rekam medis
yang bekerja sama dengan bagian diklat dengan sistem on the job training,
pelatihan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan tugas masing-masing
untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan SPO.
Sedangkan pelatihan khusus biasanya dilakukan oleh organisasi profesi baik
lokal, nasional maupun internasional. Beberapa staff yang mempunyai prestasi
yang baik diprioritaskan untuk bisa dikirim mengikuti pelatihan keluar, sehingga
ada kegairahan mereka dalam melakukan pekerjaan terbaiknya di Intalasi rekam
medis.
Adapun kompetensi dasar yang harus diketahui oleh staf rekam medis
adalah sebagai berikut:
66
1. Klarifikasi dan kodefikasi penyakit, masalah-masalah yang berkaitan dengan

kesehatan dan tindakan
2. Aspek hukum dan etika profesi
3. Manajemen rekam medis dan informasi kesehatan
4. Menjaga mutu rekam medis
5. Statistik kesehatan
6. Manajemen unit kerja manajemen informasi kesehatan / rekam medis
7. Kemitraan profesi
Disamping pelatihan pokok profesi perekam medis dan informasi kesehatan
di atas yang dilakukan minimal sekali setahun oleh Bahian Diklat, ada beberapa
pelatihan yang wajib juga diikuti oleh staf Instalasi Rekam Medis, yaitu:
1. Pelatihan BLS (Basic Life Support) yang diadakan secara rutin oleh Bagian
Diklat RSUP Sanglah Denpasar
2. Pelatihan PPI (Program Pengendalian Infeksi)
3. Pelatihan Penanganan Musibah Kebakaran
3.6.10 Mengidentifikasi Penyusunan Anggaran Tahunan di Unit Kerja Rekam
Medis
a. Menyusun Anggaran/Budget
Instalasi rekam medis RSUP Sanglah tidak pernah menyusun
anggaran/budget untuk memenuhi kebutuhan instalasi rekam medis tetapi
menyusun kebutuhan sarana dan prasarana untuk memenuhi apa saja yang
dibutuhkan di instalasi rekam medis dan selanjutnya diajukan ke pihak rumah
sakit
b. Menggunakan Anggaran/Budget
Penggunaan anggaran/budget tidak dilaksanakan karena untuk penyusunan
anggaran/budget juga tidak dilaksanakan. Instalasi rekam medis RSUP Sanglah
memenuhi kebutuhannya dengan menggunakan apa yang telah diberikan rumah
sakit sesuai penysunan kebutuhan sarana dan prasarana yang telah dilakukan
67
3.6.11 Mengidentikasi Fungsi Pengawasan Yang Dilakukan Manajer Rekam

Medis
Pengawasan merupakan kegiatan memantau pelaksanaan suatu kegiatan
yang dilakukan oleh staf. Fungsi pengawasan di instalasi rekam medis dilakukan
oleh kepala instalasi rekam medis dan koordinator di instalasi rekam medis.
Fungsi pengawasan yang berhasil diidentifikasi meliputi :
1. Pengawasan terhadap pelaksanaan sistem pendaftaran rawat jalan baru dengan
menggunakan sistem antrian online
2. Pengawasan terhadap pelaksanaan sistem pendaftaran rawat jalan baru dengan
menggunakan sistem perjanjian
3. Pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan distribusi rekam medis
4. Pengawasan terhadap penerapan SPO baru mengenai pengendalian rekam
medis
5. Pengawasan terhadap respons time pendistribusian rekam medis
6. Pengawasan terhadap perizinan waktu cuti staf rekam medis
7. Pengawasan terhadap sistem pembagian kerja melalui jadwal shift middle
3.6.12 Mengidentifikasi Data Yang Dibutuhkan Dalam Menyiapkan Profil RS
Profil rumah sakit merupakan penjelasan secara umum yang
menggambarkan segala hal di dalam rumah sakit. Profil RS harus dapat
menggambarkan segala data rumah sakit sehingga dapat memenuhi kebutuhan
pelayanan secara umum dari pelanggan rumah sakit. RSUP Sanglah Denpasar
telah menampilkan profil RSUP Sanglah Denpasar dalam website. Penyampaian
profil rumah sakit masih dilakukan secara online. Namun profil RSUP Sanglah
Denpasar secara per bagian telah ditampilkan di beberapa ruangan di RSUP
Sanglah Denpasar sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah identifikasi data
yang dibutuhkan dalam menyiapkan profil rumah sakit dalam lingkup instalasi
rekam medis :
1. Penerapan sistem pendaftaran pasien rawat jalan dengan sistem antrian
online
2. Penerapan sistem pendaftaran pasien rawat jalan dengan sistem perjanjian
68
3. Informasi berupa penjelasan secara umum mengenai poli rawat jalan yang
ada di RSUP Sanglah Denpasar
4. Profil dokter dan jadwal dokter pada setiap poli rawat jalan
5. Informasi penggunaan kamar rawat inap
6. Inovasi penggunaan sarana katrol sebagai sarana dalam mendistribusikan
rekam medis dalam upaya mempercepat pelayanan rekam medis di instalasi
wing amerta
7. Inovasi penggunaan tracer electronic dalam upaya memberikan pelayanan
penyediaan rekam medis secara efektif
3.6.13 Mengidentifikasi dan Menganalisis Masalah yang Berkaitan Dengan
Unit Kerja Rekam Medis
Tabel 3.14. Identifikasi dan Analisis Penyelesaian Masalah TerkaitRekam Medis
No Hasil Kegiatan Identifikasi Masalah Terkait `Analisis Penyelesaian Masalah
Rekam Medis Terkait Rekam Medis
1. Kurangnya pengetahuan pasien terhadap alur Evaluasi alur registrasi pasien rawat
registrasi pasien rawat jalan jalan di rsup sanglah denpasar
menggunakan fokus pdca
2. Terjadi ketidak tepatan pentuan kode diagnosa Analisis Ketepatan Kode Diagnosa
utama pasien ird utama pasien IRD Berdasarkan Who
di rsup sanglah denpasar bali dengan
metode pdca
3. Tidak dilakukannya pemeliharaan rekam medis Evaluasi Pelaksanaan Perbaikan dan
sehingga masih di temukan kejadian rekam Pemeliharaan Rekam Medis di
medis yg tidak layak Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah
dengan Menggunakan Metode
FOCUS PDCA
4. Pasien tidak mengetahui persyaratan pendaftaran Tinjaua ketidaklengkapan persyaratan
Bpjs pendaftaran peserta Bpjs pada pasien
rawat jalan di Rsup Sanglah
menggunakan focus Pdca
5. Kesalahan pendistribusian rekam medis ke Evaluasi penggunaan tracer di unit
poliklinik wing amerta rekam medis wing amerta RSUP
Sanglah menggunakan focus PDCA
6. Angka BOR tinggi sehingga tidak efisiensi Prediksi kebutuhan tempat tidur ruang
pelayanan rumah sakit rawat inap dengan angka BOR di
RSUP Sanglah Denpasar
7. Petugas sulit mencari data pasien yg mengajukan Perancangan dan pembuatan sistem
berkas asuransi lebih dari satu jwnis asuransi dg informasi pencatatan klaim asuransi si
menggunakan tools find di ms. Excel RSUP sanglah menggunakan FOCUS
PDCA
8. Kesalahan perhitungan sensus harian rawat inap Evaluasi kegiatan manajemen data
sensus harian rawat inap sebagai
kegiatan pelaporan rekam medis di
RSUP sanglah menggunakan FOCUS
PDCA
69
9. Pasien tidak mengetahui persyaratan Evaluasi kelengkapan persyaratan

kelengkapan klaim asuransi pelepasan informasi medis pada
pelayanan asuransi di rsup sanglah
menggunakan focus pdca
10. Ketidak sesuaian antar petugas dalam Analisis faktor ketidakpatuhan
penyusunan formulir rekam medis petugas dalam penyusunan
form.rekam medis di rsup sanglah
dalam menggunakan focus pdca
11. Sering terjadinya misfile di bagian filling Analisis kejadian missfile pada bagian
filling di rsup sanglah denpasar bali
menggunakanu metode focus pdca
12. Ketidaktelitian petugas terhadap identitas pasien Evaluasi nomor rekam medis ganda
dan ketidaktahuan pasien akan pemakaian kartu pada pasien rawat jalan di rsup
berobat sehingga menyebabkan nomor ganda sanglah denpasar dengan
13. Pasien tidak mengetahui persyaratan Perancangan desain form cheklist

kelengkapan klaim asuransi kelengkapan asuransi dengan
14. Ketidaktepatan waktu pengembalian berkas RM Analisis ketepatan waktu

Rawat Inap ke Instalasi RM sehingga pengembalian berkas rekam medis
mengganggu proses pelayanan kpd pasien rawat inap di rsup sanglah denpasar
dengan menggunakan focus pdca
15. Ketertinggalan rekam medis yang lebih dari satu Analisis kelenkapan rekam medis
rekam medis yang berakibat terlambatnya dalam pendistribusian rekam medis
pelayanan kesehatan pasien rawat jalan di rsup sanglah dengan
BAB 4. KEGIATAN KHUSUS LOKASI PKL

peserta BPJS saat berobat ke fasilitas pelayanan kesehatan, persyaratan tersebut
diantaranya :
1. Kartu keluarga Asli/ Fotokopi (Peserta PBI)
2. Identitas Pasien (KTP/SIM/Pasport) Asli/Fotokopi
3. Kartu BPJ Asli/Fotokopi
4. Kartu berobat Sanglah (KIB) Asli/Fotokopi
5. Surat Konrol/Rujukan asli yang masih berlaku (<30 hari)
Registrasi atau pendaftaran pasien merupakan pengumpulan data pasien
pertana kali di unit rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Proses registrasi
adalah kegiatan melakukan pencatatan sebagai dasar informasi pasien yang
dibutuhkan yaitu untuk identifikasi, pengobatan dan pembayaran pelayanan
kesehatan (Pormiki, 2010). Registrasi pasien rawat jalan atau loket pendaftaran
rawat jalan di RSUP Sanglah merupakan tempat awal dimana pasien melakukan
registrasi untuk berobat di rumah sakit, dimana petugas menginputkan data
70
71
pasien. Untuk dapat mendaftarkan pasien maka persyaratan pendaftaran harus

dilengkapi terlebih dahulu, apabila persyaratan pendaftaran tidak lengkap maka
akan menghambat proses pelayanan pasien yang dapat merugikan pasien itu
sendiri dan juga rumah sakit.
Berdasarkan hasil observarsi yang telah dilakukan mulai tanggal 5-9 Maret
2018 sebanyak 60 pasien tidak membawa KIB, 38 pasien tidak membawa dan
terdapat masalah pada kartu BPJS, 43 pasien mempunyai masalah terhadap KIB
dan Kartu BPJS, 36 pasien tidak dapat menggunakan surat kontrol karena sudah
melebihi dari 1 bulan dan terdapat 3 pasien yang tidak melengkapi kartu identitas
dan kartu keluarga pada pasien penerima bantuan dari pemerintah. Sehingga total
ketidaklengkapan pada tanggal 5-9 Maret 2018 sebanyak 180 dari 860 kunjungan,
sehingga jumlah presentase persyaratan pendaftaran yang tidak lengkap sebesar
21%, meskipun hal ini dibawah 50% namun untuk kelengkapan persyaratan
tersebut diharapkan mencapai angka 100% untuk dapat meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan sehingga untuk mewujudkan hal tersebut peneliti
memberikan solusi berupa Tinjauan Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran
Peserta BPJS Pada Pasien Rawat Jalan Di Rsup Sanglah Dengan Menggunakan
Focus PDCA agar masalah terkait dengan persyaratan tersebut dapat diatasi,
sehingga dapat mencegah adanya kerugian rumah sakit dan dapat meningkatkan
mutu pelayanan di RSUP Sanglah.
72
LAPORAN KEGIATAN FOCUS – PDCA

JUDUL : Tinjauan Kelengkapan Persyaratan
Pendaftaran peserta BPJS Pada
Pasien Rawat Jalan Di Rsup
Sanglah Dengan Menggunakan
Focus PDCA.
INSTALASI : Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan
TAHUN : 2018
F Banyaknya ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta
(Find) bpjs pada pasien rawat jalan dengan jumlah ketidaklengkapan
sebanyak 180 dari 860 kunjungan, sehingga didapatkan angka
ketidaklengkapan sebesar 21%.
O 6. Ka instalasi Rekam Medik
(Organized) 7. Petugas registrasi pasien rawat jalan
8. Petugas informasi (HUMAS)
C 1. UU NO. 001 Tahun 2012 Bab III Pasal 3 hal 4
tentang sistem rujukan
(Clarify)
2. Buku panduan BPJS tentang persyaratan rujukan
3. SOP registrasi pasien rawat lama rawat jalan
IR.02.01/SPO.XIV.4.4.5/14918/2017
U Banyaknya ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta
(Understand) BPJS disebabkan oleh :
1. Tingkat pengetahuan pasien yang kurang mengetahui
terkait dengan persyaratan pendaftaran peserta BPJS yang
harus dibawa.
2. Kurangnya sosialisai pada pasien terkait dengan
persyaratan yang harus dibawa.
3. Kurangnya koordinasi antara petugas poli dengan petugas
registrasi.
73
S 1. Meningkatkan tingkat pengetahuan pasien terkait

(Select) kelengkapan persyaratan pendaftaran.
2. Mensosialisasikan pada pasien terkait dengan persyaratan
pendaftaran yang harus dibawa.
P 1. Meningkatkan tingkat pengetahuan pasien
(Plan) a. Berkoordinasi denganpetugas pendaftaran terkait
dengan persyaratan pendaftaran pasien rawat jalan.
b. Memaksimalkan pamflet pesryaratan pendaftaran pasien
yang dibuat sebelumnya dengan cara membuat pamflet
terkait dengan persyaratan pendaftaran pasien yang
lebih mudah dipahami pasien.
c. Meletakkan pamflet dibagian informasi agar mudah
dibaca oleh pasien.
2. Mensosialisasikan pada pasien terkait dengan persyaratan
pendaftaran yang harus dibawa.
a. Memberikan informasi kepada pasien terkait dengan
persyaratan pendaftaran dibagian informasi.
b. Meninjau dan mengecek kelengkapan persyaratan
pendaftaran pasien.
D 1. Telah meningkatkan tingkat pengetahuan pasien terkait
(Do) dengan persyaratan pendaftaran kepada pasien.
2. Telah melakukan sosialisasi kepada pasien terkait dengan
persyaratan pendaftaran pasien.
C 1. Angka ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran yang
(Check) mulanya 21% berkurang menjadi 15%
2. Pasien membawa persyaratan pendaftaran dengan lengkap
meningkat.
3. Pasien paham persyaratan yang harus dibawa.
A 1. Mengusulkan kepada petugas informasi tetap melakukan
(Action) pengecekan kelengkapan persyaratan sebelum memberi
74
nomor antrian.
2. Mengusulkan kepada petugas untuk memberi sosialisasi
terkait dengan kelengkapan persyaratan pendaftaran
khususnya pada pasien online.
3. Mengusulkan adanya koordinasi kepada petugas poli
terkait dengan masa berlaku surat kontrol.
Denpasar, 11 April 2018

Kepala Instalasi Rekam Medis
Dr. Ni Luh Dharma Kerti Natih, MHSM NIP.

196494141990032002
BAB 5. PEMBAHASAN
5.1 Mengidentifikasi Tahap FOCUS dalam pelaksanaan peninjauan

ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada pasien
rawat jalan di RSUP Sanglah
FOCUS merupakan tahap mengidentifikasi permasalahan secara mendetail
yang terdiri dalam 6 tahap yang dimulai dari F (Find), O (Organize), C (Clarify),
U (Understanding), S (Select).
5.1.1 Mengidentifikasi F (Find) dalam pelaksanaan peninjauan ketidaklengkapan
persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada pasien rawat jalan di RSUP
Sanglah
Banyaknya ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta bpjs
pada pasien rawat jalan dengan jumlah ketidaklengkapan sebanyak 180
dari 860 kunjungan, sehingga didapatkan angka ketidaklengkapan sebesar
21%. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada
pasien rawat jalan pada tanggal 5-9 Maret dapat dilihat pada lampiran.....
5.1.2 Mengidentifikasi O (Organize) pada peninjauan ketidaklengkapan

Sanglah
1. Kepala Instalasi Rekam Medik
Kepala instalasi rekam medik berperan sebagai pengambil keputusan dan
penanggung jawab serta pengawas terkait dengan pelaksanaan peninjauan
ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS di loket
pendaftaran rawat jalan.
2. Koordinator Petugas Registrasi Pasien Rawat Jalan
Koordinator petugas registrasi pasien rawat jalan berperan sebagai
penanggungjawab pelaksana kebijakan dan keputusan yang telah diberikan
dari kepala instalasi rekam medis,
75
76
3. Petugas Registrasi
Petugas registrasi berperan sebagai pelaksana kebijakan terkait dengan
peninjauan ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada
pasien rawat jalan.
4. Petugas Informasi
Petugas informasi berperan sebagai penyampaian informasi pertama saat
pasien berkunjung di rumah sakit yang berada di bawah tanggungjawab
HUMAS.
5.1.3 Mengidentifikasi C (Clarify) pada pelaksanaan peninjauan
ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada pasien rawat
jalan di RSUP Sanglah
1. UU NO. 001 Tahun 2012 Bab III Pasal 3 hal 4 tentang sistem rujukan
2. Buku panduan BPJS tentang persyaratan rujukan
Berdasarkan buku panduan BPJS persyaratan yang harus dibawa adalah :
5) Lembar fotokopi Kartu Keluarga
6) 2 lembar fotokopi KTP (bawa juga yang asli)
7) 2 lembar fotokopi kartu BPJS Kesehatan
8) 2 lembar fotokopi Surat Rujukan (bawa juga yang asli)
9) Kartu BPJS Kesehatan asli
3. SOP registrasi pasien rawat jalan
SOP penerimaan pasien rawat jalan hanya menjelaskan alur pendaftaran
pasien saja, sedangkan mengenai pengecekan terkait kelengkapan
persayaratan yang harus dibawa masih belum tercantum.
5.1.4 Mengidentifikasi U (Understanding) pada pelaksanaan peninjauan
Banyaknya ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS
disebabkan oleh :
1. Tingkat pengetahuan pasien yang kurang mengetahui terkait dengan
persyaratan pendaftaran peserta BPJS yang harus dibawa.
77
2. Kurangnya sosialisai pada pasien terkait dengan persyaratan yang harus

dibawa.
3. Kurangnya koordinasi antara petugas poli dengan petugas pendaftaran.
5.1.5 Mengidentifikasi S (Select) pada pelaksanaan peninjauan
1. Meningkatkan tingkat pengetahuan pasien terkait kelengkapan
persyaratan pendaftaran.
2. Mensosialisasikan pada pasien terkait dengan persyaratan pendaftaran
yang harus dibawa.
5.2 Mengidentifikasi Tahap PDCA dalam pelaksanaan peninjauan
ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada pasien
rawat jalan di RSUP Sanglah
Tahap PDCA merupakan tahap yang terdiri dari P (Plan) D (Do) C
(Check) A (Action)
5.2.1 Mengidentifikasi P (Plan) pada pelaksanaan peninjauan ketidaklengkapan
Sanglah
1. Meningkatkan tingkat pengetahuan pasien
a. Berkoordinasi denganpetugas pendaftaran terkait dengan persyaratan
pendaftaran pasien rawat jalan.
b. Memaksimalkan pamflet pesryaratan pendaftaran pasien yang dibuat
sebelumnya dengan cara membuat pamflet terkait dengan persyaratan
pendaftaran pasien yang lebih mudah dipahami pasien.
c. Meletakkan pamflet dibagian informasi agar mudah dibaca oleh
pasien.
2. Mensosialisasikan pada pasien terkait dengan persyaratan pendaftaran
yang harus dibawa.
a. Memberikan informasi kepada pasien terkait dengan persyaratan
pendaftaran dibagian informasi.
b. Meninjau dan mengecek kelengkapan persyaratan pendaftaran pasien.
78
5.2.2 Mengidentifikasi D (Do) pada pelaksanaan peninjauan ketidaklengkapan

Sanglah
1. Telah meningkatkan tingkat pengetahuan pasien terkait dengan
persyaratan pendaftaran kepada pasien yang dilakukan pada 26-29
Maret dan 2 April 2018.
2. Telah melakukan sosialisasi kepada pasien terkait dengan persyaratan
pendaftaran pasien yang dilakukan di bagian informasi.
5.2.3 Mengidentifikasi C (Check) pada pelaksanaan peninjauan
1. Angka ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran yang mulanya 21%
berkurang menjadi 15%
2. Pasien membawa persyaratan pendaftaran dengan lengkap meningkat
3. Pasien paham persyaratan yang harus dibawa
5.2.3 Mengidentifikasi A (Action) pada pelaksanaan peninjauan

1. Mengusulkan kepada petugas informasi tetap melakukan pengecekan
kelengkapan persyaratan sebelum memberi nomor antrian.
2. Mengusulkan kepada petugas untuk memberi sosialisasi terkait dengan
kelengkapan persyaratan pendaftaran khususnya pada pasien online.
3. Mengusulkan adanya koordinasi kepada petugas poli terkait dengan masa
berlaku surat kontrol.
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Dalam meninjau ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS
pada pasien rawat jalan .
1. Ketidaklengkapan persyaratan pendaftran peserta BPJS pada pasien rawat
jalan di RSUP Sanglah mencapai 21%.
2. Merencanakan solusi penyelesaian masalah yaitu meningkatkan tingkat
pengetahuan pasien dan sosialisasi terhadap pasien
3. Telah melakukan penyelesaian masalah.
4. Angka ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran peserta BPJS pada pasien
rawat jalan menurun menjadi 15%
5. Mengusulkan peninjauan kepada petugas yang bersangktan terkait dengan
ketidaklengkapkan persyaratan pendaftaran pasien.
5.2 Saran
1. Mengusulkan kepada petugas informasi tetap melakukan pengecekan
kelengkapan persyaratan sebelum memberi nomor antrian.
2. Mengusulkan kepada petugas untuk memberi sosialisasi terkait dengan
kelengkapan persyaratan pendaftaran khususnya pada pasien online.
3. Mengusulkan adanya koordinasi kepada petugas poli terkait dengan masa
berlaku surat kontrol.
79
DAFTAR PUSTAKA
BPJS. 2016. Buku Panduan BPJS tentang persyaratan rujukan. https://bpjs-

kesehatan.go.id/bpjs/dmdocuments/b9d1ef673a2f3a95d15cdd361fd00798.pdf
RSUP Sanglah Denpasar. 2017. SOP Registrasi Pasien lama. No. Dokumen
IR.02.01/SPO.XIV.4.4.5/14918/2017
UU NO. 001 Tahun 2012 Bab III Pasal 3 hal 4 tentang sistem rujukan
Yulianti,W.I. 2015. Tinjauan Kelengkapan Persyaratan Anggota Bpjs Pada

Pasien Bpjs Dinas Di Rumah Sakit Bhakti Wiratamtama Semarang Periode
Triwulan I Tahun 2015. Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
http://mahasiswa.dinus.ac.id/docs/skripsi/lengkap/15963.pdf
80
LAMPIRAN
Lampiran 1. Jumlah Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran Tanggal 5-

9 Maret
Tanggal ( 5-9 Maret 2018) Total
MASALAH
5 6 7 8 9
KIB 8 6 7 6 9 36
Kartu BPJS 8 7 6 9 8 38
KIB &
KartuBPJS 12 9 5 9 8 43
Surat Kontrol/
Rujukan 13 13 11 11 12 60
Identitas + KK 1 1 0 1 0 3
Total 42 36 29 36 37 180
Total
Kunjungan 203 154 137 171 195 860
Lampiran 2. Jumlah Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran setelah

Implementasi
Tanggal ( 26-29 Maret-2 april 2018)
MASALAH Total
26 27 28 29 2
KIB 8 8 4 5 8 33
Kartu BPJS 7 5 3 3 8 26
KIB & KartuBPJS 5 4 2 3 6 20
Surat
Kontrol/Rujukan 11 8 5 8 13 45
Identitas + KK 2 0 0 0 1 3
Total 33 25 14 19 36 127
Total Kunjungan 214 205 42 166 229 856
81
82
Lampiran 3. SOP Registrasi Pasien lama

83
Lampiran 4. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran tgl 5-9 Maret

KETERANGAN ( 5 Maret 2018)
NO NO RM KIB DAN SURAT
KARTU identitas
KIB KARTU KONTRO
BPJS + KK
BPJS L
1 1509408 1
2 14007343 1
3 15059734 1
4 18007446 1
5 16050697 1
6 17051289 1
7 16022367 1
8 16034953 1
9 1272313 1
10 18007003 1
11 14022977 1
12 17053243 1
13 14058744 1
14 18000834 1
15 14021889 1
16 18003546 1
17 16044736 1
18 18002027 1
19 14025377 1
20 17046349 1
21 15026621 1
22 17053447 1
23 18006381 1
24 17015045 1
25 18002516 1
26 17025147 1
27 15025585 1
28 18006629 1
29 16028945 1
30 18007825 1
31 18003202 1
32 17055288 1
33 17038584 1
34 18006130 1
35 17038752 1
36 17055288 1
37 18009028 1
84
38 15005738 1
39 17003259 1
40 14042148 1
41 1528073 1
42 14023694 1
8 8 12 13 1
TOTAL
42
total kunjungan 203
Prosentase 21%
KETERANGAN
KARTU identitas
KIB KARTU KONTRO
BPJS + KK
BPJS L
1 18002738 1
2 16017391 1
3 18006693 1
4 18005689 1
5 17040449 1
6 18008457 1
7 17013840 1
8 16047020 1
9 13034167 1
10 18008785 1
11 17052233 1
12 16037710 1
13 17046053 1
14 15001677 1
15 16021353 1
16 18005268 1
17 18008851 1
18 18004518 1
19 17054443 1
20 18008903 1
21 15051545 1
22 16025383 1
23 17047607 1
24 1448088 1
25 17039802 1
26 17051085 1
27 1067841 1
28 17043810 1
85
29 1380817 1
30 17005206 1
31 14020411 1
32 17021816 1
33 1191116 1
34 13008064 1
35 15046402 1
36 17030069 1
6 7 9 13 1
TOTAL
36
total kunjungan 154
Prosentase 23%
KETERANGAN
KARTU identitas
KIB KARTU KONTRO
BPJS + KK
BPJS L
1 17037942 1
2 16047234 1
3 15040608 1
4 871750 1 1
5 18005936 1
6 242929 1
7 15005497 1
8 16048665 1
9 18008981 1
10 18009615 1
11 1642828 1
12 18008215 1
13 15063905 1
14 18007982 1
15 18007649 1
16 17052696 1
17 699351 1
18 17052358 1
19 17031072 1
20 18009655 1 1
21 17040251 1
22 17032409 1
23 17025143 1
24 16047234 1
25 1402448 1
86
26 17028137 1
27 18005314 1
7 6 5 11
TOTAL
29
total kunjungan 137
Prosentase 21%
KETERANGAN
KARTU identitas
KIB KARTU KONTRO
BPJS + KK
BPJS L
1 17046110 1
2 15030337 1
3 18009838 1
4 17053437 1
5 16048518 1
6 15039533 1
7 1470067 1
8 18006845 1
9 18008391 1
10 18005700 1
11 16015348 1
12 17049869 1
13 16050713 1
14 18000547 1
15 14062333 1
16 18008898 1
17 17045990 1
18 17035898 1
19 1068983 1
20 15021264 1
21 17048910 1
22 14042377 1
23 1302312 1 1
24 17050212 1
25 17041253 1
26 963017 1
27 17050417 1
28 699351 1
29 14042902 1
30 18005961 1
31 18008940 1 1
87
32 15041178 1
33 17044260 1
34 17043879 1
6 9 9 11 1
TOTAL
36
total kunjungan 171
Prosentase 21%
KETERANGAN
KARTU identitas
KIB KARTU KONTRO
BPJS + KK
BPJS L
1 18008984 1
2 17048039 1
3 18007998 1
4 16035354 1 1
5 17036001 1
6 18007854 1
7 1488738 1
8 18002547 1
9 18006491 1
10 17051443 1
11 15004649 1
12 17013330 1
13 18003595 1
14 18009390 1
15 1519560 1
16 17055536 1
17 18005229 1
18 16048518 1
19 18005276 1 1
20 15063725 1
21 18007650 1 1
22 18010116 1
23 17040503 1
24 18009967 1
25 18009266 1
26 18007776 1
27 17052310 1
28 18006693 1
29 16044421 1 1
30 16040913 1
31 15029111 1
88
32 13015276 1
33 17030069 1
9 8 8 12
TOTAL
37
total kunjungan 195
Prosentase 19%
Lampiran 5. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran tgl 26-29

Maret dan 2 April
KETERANGAN (26 Maret)
NO NO RM KARTU KIB DAN SURAT identitas +
KIB
BPJS KARTU BPJS KONTROL KK
1 1638233 1
2 16006775 1
3 18011611 1
4 17019913 1
5 1633653 1
6 18002710 1
7 16056464 1
8 1304753 1 1
9 18010320 1
10 17033185 1
11 14067439 1
12 15049918 1
13 18011310 1
14 1512393 1
15 18007493 1 1
16 17043875 1
17 17042410 1
18 1643680 1
19 18003660 1
20 17028922 1
21 14005468 1
22 13030626 1
23 18000322 1 1
24 15015837 1
25 17005529 1 1
26 17051289 1
27 18003620
28 17048808 1
29 17043875 1
30 15067051
31 18008965 1
8 7 5 11 2
TOTAL
33
Total
kunjungan 214
89
Prosentase 15%
NO NO RM KARTU KIB DAN SURAT
KIB identitas + KK
BPJS KARTU BPJS KONTROL
1 16032945 1
2 1448215 1
3 18004211 1
4 18008801 1
5 1576502 1
6 16013298 1
7 16012345 1
8 17012694 1
9 17041868 1
10 15013458 1
11 891101 1
12 18010605 1
13 1481804 1
14 16050697 1
15 16054196 1
16 18006531 1
17 14022951 1
18 17027677 1 1
19 18006830
20 18007723 1
21 16043613 1
22 1448215 1
23 18008416 1 1
24 1544198
25 17010883 1
8 5 4 8 0
TOTAL
25
total kunjungan 205
Prosentase 12%
KIB
1 18000355 1
2 1647025 1
3 1503271 1
4 100871 1
5 18010959 1
6 1414906 1
7 18001177 1
8 18004961 1
9 1215196 1 1
10 18004961 1
11 18003254 1
12 18006376 1 1
90
4 3 2 5 0
TOTAL
14
total kunjungan 42
Prosentase 33%
KIB
1 7002605 1
2 18012468 1
3 18010946 1
4 18009108 1
5 18003261 1
6 866210 1
7 17049325 1
8 15053219 1
9 1088643 1
10 18012654 1
11 18007492 1
12 17036478 1
13 18010632 1
14 790163 1 1
15 17041910 1
16 18013201 1 1
17 1007109 1
5 3 3 8 0
TOTAL
19
total kunjungan 166
Prosentase 11%
Gambar 1 . Sosialisasi kepada pasien terkait kelengkapan persyaratan

pendaftaran
91
Gambar 2 . Melakukan pengecekan kelengkapan persyaratan pendaftaran
Gambar 3 . Memberi informasi kepada pasien dengan membuat pamflet

92
Gambar 4 . Pamflet Persyaratn Pendaftan

JUDUL

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

JUDUL

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TINJAUAN KETIDAKLENGKAPAN PERSYARATAN

PENDAFTARAN PESERTA BPJS PADA PASIEN

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

TINJAUAN KETIDAKLENGKAPAN PERSYARATAN

Telah melaksanakan Praktek Kerja Lapang dan dinyatakan lulus

Pembimbing Lapang Dosen Pembimbing Utama

Sustin Farlinda, S.Kom.,M.T

Di era Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN) ini yang diberlakukan di

HALAMAN JUDUL .........................................................................................ii

HALAMAN PENGESAHAN ...........................................................................iii

HALAMAN PRAKATA ................................................................................... iv

HALAMAN RINGKASAN ..............................................................................vi

HALAMAN DAFTAR ISI ................................................................................viii

HALAMAN DAFTAR TABEL .......................................................................xii

HAlAMAN DAFTAR DIAGRAM ..................................................................xiii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................xiv

HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ...............................................................xv

BAB 1. PENDAHULUAN ................................................................................ 1

BAB 2. KEADAAN UMUM RUMAH SAKIT .............................................. 9

BAB 3. KEGIATAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSUP

BAB 4. KEGIATAN KHUSUS LOKASI PKL ............................................. 70

BAB 5. PEMBAHASAN ................................................................................... 75

BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 79

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 80

3.2 Data Indikator/Standar Mutu Pelayanan Rekam Medis ..................42

3.3 Identifikasi SWOT ................................................................................46

3.4 SDM Di Unit Kerja Rekam Medis .......................................................51

3.5 Waktu Shift ............................................................................................54

3.6 Tugas dan Fungsi Unit RSUP Sanglah ................................................55

3.8 Rata-rata ketebalan rekam medis .......................................................61

3.9 Waktu Kerja Tersedia ..........................................................................63

3.10 Kategori SDM ........................................................................................63

3.11 Uraian Kegiatan ....................................................................................64

3.12 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan.....................64

3.13 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan.............. 64

3.14 Identifikasi dan Analisis Penyelesaian Masalah Terkait

Rekam Medis .........................................................................................68

2. Jumlah Ketidaklengkapan Persyaratan Pendaftaran

3. SOP Registrasi Pasien lama ................................................................ 82

4. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran tgl 5-9 Maret ..... 83

5. Data ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran tgl 26-29

1.1 Latar Belakang

Registrasi merupakan pengumpulan data pasien pertana kali di unit rawat

Diagram 1. Jumlah Ketidaklengkapan Persaratan Tanggal 5 – 9 Maret

Persyaratan Pendaftaran Peserta BPJS pada Pasien Rawat Jalan

Terdapat ketidaklengkapan disebab

Berdasarkan permasalahan tersebut jumlah prosentase ketidaklengkapan

1.2 Tujuan dan Manfaat Umum

1.2.3 Manfaat PKL

1.3 Lokasi dan Jadwal Kerja

1.4 Metode Pelaksanaan

1.4.1 Alur Pelaksanaan

Gambar 1.1. Tahap FOCUS PDCA

mempertimbangkan pemilihan dengan cara penyelesaian masalah ini.

2.1 Sejarah Rumah Sakit

ESWL, ECG, CT Scan, Argon Laser. Colposcopy, Hyperbaric Chamber, dan

23. Spesialis bedah onkologi,

2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit

2.3 Kondisi Lingkungan

23. Spesialis bedah onkologi,