BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Siklus pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data yang dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Terdapat tiga fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam siklus pengeluaran
yaitu untuk memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis,
menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan, serta
menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan
penjagaan atas sumber daya organisasi.
Atas dasar pengertian tersebut dalam siklus pengeluaran, pertukaran
informasi utama adalah pertukaran informasi dengan pemasok barang (vendor).
Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus
pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen
tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Adapun alurnya yaitu,
begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir
kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya
juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan
untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen
lainnya.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya
total dalam memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang dibutuhkan organisasi untuk beroperasi. Sebagai tambahan, pihak
manajemen harus mampu mengatasi dan mengevaluasi efsiensi serta efektivitas
proses siklus pengeluaran, yang dibutuhkan kemudian akses ke data terinci
mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran,kegiatan yang
mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yangterlibat dalam kegiatan
tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna danrelevan untuk pengambilan
keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu.

1
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan pokok
permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana gambaran Umum Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas?
2. Bagaimana Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas?
3. Bagaimana Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas?
4. Apa Yang Dimaksud dengan Impilkasi Pembelian?
5. Bagaimana Gambaran Umum Aktivitas Penggajian?
6. Bagaimana Sistem Penggajian Berbasis Komputer
7. Bagaimana Sistem Aktiva Tetap?

1.3 Tujuan
Berdasarkan Rumusan Masalah yang ada, maka makalah ini bertujuan
untuk :
1. Mengetahui gambaran Umum Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas?
2. Mengetahui Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas?
3. Mengetahui rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas?
4. Mengetahui Impilkasi Pembelian?
5. Memberikan Gambaran Umum Aktivitas Penggajian?
6. Mengetahui Sistem Penggajian Berbasis Komputer
7. Mengetahui Sistem Aktiva Tetap?

1.4 Manfaat
Dengan adanya penulisan makalah ini, diharapkan dapat memberi
manfaat,diantaranya :
1. Bagi penulis, untuk menambah ilmu pengetahuan mengenai Sistem Infomasi
Akuntansi (SIA) dalam Siklus Pengeluaran serta sebagai pemenuhan tugas
bagi mata kuliah akuntansi keperilakuan.
2. Bagi pembaca, yaitu untuk menambah referensi bacaan yang diharapakan
dapat memperluas ilmu pengetahuan tentang Sistem Informasi Akuntansi
khususnya mengenai Siklus Pengeluaran.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Gambaran Umum Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas

A. Sistem Pemrosesan Pembelian
Terdapat beberapa proses dalam tahap pembelian, meliputi:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah
persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih
memasok, dan membuat pesanan pembelian.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari
pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya
serta dikirim ke toko atau gudang.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui
catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan
merekonsiliasikannya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan
untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar dimasa
mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok.
Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang
disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang
dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.
Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha (kenaikan total
dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan).
Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun
pengendali persediaan.

B. Sistem Manual
Sistem pembelian manual dapat diaplikasikan untuk perusahaan menufaktur
dan ritel. Perbedaannya terletak pada cara berbagai transaksi diotorisasi, yaitu
perusahaan manufaktur membeli bahan baku untuk produksi dan keputusan

3
membelinya diotorisasi oleh perencanaan dan pengendalian produksi. Sedangkan
perusahaan ritel membeli barang jadi untuk dijual kembali dan keputusan
membelinya diotorisasi oleh fungsi pengendalian persediaan.
Terdapat 5 departemen dalam sistem pembelian manual, yaitu:
1. Pengendalian Persediaan
Perusahaan mengurangi persediaannya dengan mentransfer bahan baku ke
dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jadi ke pelanggan
(siklus pendapatan). Ketika persediaan jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah
ditentukan, staf administrasi akan membuat permintaan pembelian (purchase
requisition). Tergantung dari metode yang digunakan untuk mengidentifikasi
kebutuhan persediaan, permintaan pembelian terpisah akan dibuat untuk tiap
barang ataoou cara lainnya, sebuah permintaan pembelian dapat berisi beberapa
jenis barang.
2. Departemen Pembelian
Tugasnya menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama
pemasok dan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Satu
salinan dikirimkan ke pengendali persediaan, tempat staf administrasi
menyimpannya bersama permintaan pembelian terbuka. Satu salinan dari PO
tersebut akan dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda
dan akan menjadi file utang usaha terbuka pada saat kartu dikirimkan oleh
pemasok. Dua salinan diberikan kepada pemsok. Staf administrasi bagian
pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan
pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka. Pengendalian persediaan dapat
memasok banyak dari informasi pemesanan yang dibutuhkan oleh departemen
pembelian secara langsung dari catatan persediaan. Informasi ini meliputi nama
dan alamat pemasok utama, jumlah pemesanan ekonomis barang tersebut, dan
biaya standar atau biaya per unit yang diharapkan untuk barang tersebut.
Menyediakan departemen pembelian informasi mengenai permintaan pembelian
ini sangat membantu proses pembelian. Bagi banyak perusahaan, 80 hingga 90
persen dari kebutuhan persediaan dapat ditangani secara rutin melalui cara ini. Hal
ini memungkinkan departemen pembelian memfokuskan usahanya untuk

4
mengatasi masalah yang berkaitan dengan persediaan yang sulit didapat, mahal,
atau tidak biasa.
3. Bagian Penerimaan
Barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan kosong pesanan
pembelian yang berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Tujuan
dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan
menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.
Setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf
administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang terdiri atas
beberapa bagian, yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.
Perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar (standart cost system)
akan mencatat persediaannya dengan nilai standar yang telah ditetapkan
berapapun harga sesungguhnya yang dibayar ke pemasok. Pencatatan biaya
standar hanya membutuhkan informasi mengenai jumlah yang diterima. Karena
laporan penerimaan berisi informasi jumlah, maka laporan ini dapat melayani
tujuan. Pembaruan buku persediaan biaya aktual membutuhkan informasi
keuangan tambahan, seperti salinan faktur pemasok ketika barang tiba. Karena
laporan penerimaan hanya berisi jumlah, laporan ini tidak cukup sebagai
dokumen sumber untuk pencatatan sistem seperti ini. Laporan ini memang
berfungsi sebagai dasar pencatatan kedatangan barang dan jumlah, tetapi nilai
finansial dari persediaan tidak dapat dihitung sampai kedatangan faktur.
4. Bagian Utang Usaha
Selama jalannya transaksi, bagian utang usaha telah menerima dan sementara
menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan
laporan penerimaan. Dokumen formal yang dipakai oleh bagian ini adalah faktur
pemasok. Jika faktur pemasok ini belum tiba, maka pencatatan utangnya akan
ditunda hingga faktur tersebut dikirimkan oleh pemasok. Lalu apabila faktur tiba,
maka staf administrasi utang merekonsiliasi informasi finansial dengan berbagai
dokumen di file tunda, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan
mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha. Setelah
mencatat kewajiban, staf administrasi bagian utang usaha mentransfer semua

5
dokumen sumber (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan dan faktur) ke file utang usaha terbuka. Biasanya, file ini diatur
berasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang
dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo
dan kehilangan diskon.
5. Bagian Buku Besar
Bagian ini menerima voucher journal dari bagian utang usaha dan sebuah
ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf administrasi bagian
buku besar mencatat dari voucher journal ke akun pengendali perusahaan dan
utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku
pembantu persediaan.

C. Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang
timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk
memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar
ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih
awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang seharusnya
didapatkannya atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar,
perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak peringkat
kreditnya.
Tahapan – tahapan dari sistem pengeluaran kas yaitu :
1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen
yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan
pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok.
Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha
sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan
diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.

6
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha
mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi
dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

D. Sistem Manual
Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas secara manual:
1. Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi
bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk
melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta
dokumen pendukungnya kebagian pengeluaran kas.
2. Bagian Pegeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan
meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi
administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek
tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data
lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran
kas.
3. Bagian Buku Besar
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas
dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan
pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari
pembayaran ke pemasok. Staf administrasi bagian buku besar kemudian
mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta
merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu
utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

7
E. Pengendalian Siklus Pengeluaran
Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus
pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian. Hal-hal pentingnya diringkas
dalam tabel berikut ini:
Aktivitas Sistem Pemrosesan
Sistem Pengeluaran Kas
Pengendalian Pembelian
Otorisasi transaksi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha
mengotorisasi pembayaran
Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan Pisahkan bagian buku
dipisahkan dari bagian besar pembantu utang
pembelian dan usaha, pengeluaran kas
penyimpanan persediaan. dan buku besar.
Buku besar utang usaha
terpisah dari buku besar.
Supervisi Bagian penerimaan
Catatan akuntansi Buku pembantu utang File voucher utang, buku
usaha, buku besar, file pembanyu utang usaha,
permintaan pembelian, jurnal pengeluaran kas,
file laporan penerimaan. akun kas di buku besar.
Akses Keamanan fisik aktiva. Keamanan yang memadai
Batasi akses hanya ke atas kas. Batasi akses ke
catatan akuntansi diatas. berbagai catatan akuntansi
di atas.
Verifikasi Bagian utang dagang Peninjauan akhir oleh
independen
merekonsiliasi berbagai bagian pengeluaran kas.
dokumen sumber Rekonsiliasi keseluruhan
sebelum mencatat oleh bagian buku bersar.
kewajiban. Bagian buku Rekonsiliasi bank secara
besar merekonsiliasi berkala oleh kontroler.
akurasi umum proses
tersebut

8
1. Otorisasi Transaksi
 Subsistem pembelian  bagian pengendalian persediaan memonitor
tingkat persediaan secara terus-menerus. Formalisasi proses otorisasi akan
mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi
berbagai transaksi pembelian.
 Subsistem pengeluaran kas  bagian utang usaha mengotorisasi
pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Jurnal pengeluaran kas (daftar
cek) yang berisi nomor voucher mengotorisasi cek, dan merupakan jejak
audit untuk memverifikasi autentikasi setiap cek yang ditulis.
2. Pemisahan Pekerjaan
 Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang  bagian pengendalian
mencatat secara terperinci berbagai aktiva fisik persediaan, dan bagian
gudang harus menyimpannya.
 Pemisahan bagian buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas 
aktiva yang berpotensi eksposure adalah kas. Catatan yang mengendalikan
aktiva adalah buku pembanhtu utang usaha dan akun kas di buku besar.
3. Supervisi
 Inspeksi aktiva  ketika barang datang dari pemasok, bagian penerimaan
harus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari kerusakan, cacat, dan sbg),
sehingga bagian penerimaan menerima salinan kosong dari pesanan
pembelian asli yang berasal dari bagian pembelian. Supervisi adalah hal
yang sangat oenting dalam bagian ini, untuk memastikan bahwa staf
administrasi bekerja dengan baik dalam melakukan kewajiban yang
penting tersebut.
 Pencurian aktiva  prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai
dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang
kondusif untuk terjadinya pencurian persediaan dalam transit.
4. Catatan Akuntansi
Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit
yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya
hingga ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran memengaruhi cetatan akuntansi

9
sebagai berikut; buku besar pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan
buku besar. Selain catatan akuntansi, siklus pengeluaran harus menyediakan
informasi pendukung seperti, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian,
dan file laporan penerimaan.
5. Pengendalian Akses
 Akses langsung  perusahaan harus mengendalikan akses ke aktiva fisik
seperti kas dan persediaan. Pengendalian akses langsung meliputi, kunci,
alarm, dan akses ke berbagai area yang berisi persediaan dan kas.
 Akses tidak langsung  perusahaan harus membatasi akses ke berbagai
dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. Dengan berbagai dokumen
pendukung yang tepat, transaksi tipuan dapat dibuat tampak sah bagi
sistem dan dapat dibayar.
6. Verifikasi Independen
 Verifikasi independen oleh bagian utang usaha  tiap dokumen berisi
berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus
direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum
perusahaan mengakui kewajiban, yang meliputi kegiatan, permintaan
pembelian, pesanan pembelian, lapran penerimaan, dan faktur dari
pemasok.
 Verifikasi independen oleh bagian buku besar  bagian ini menerima
voucher jurnal dari bagian pengendalian persediaan, utang usaha, dan
pengeluaran kas. Dari ringkasan ini diverifikasi bahwa kewajiban total
yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bahwa
pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas

2.2 Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas

A. Bagian Pemrosesan Data: Tahap 1
Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam
perusahaan manufaktur) yang sesungguhnya memulai aktivitas pemrosesan data.
Ketika persediaan berkurang karena penjualan atau produksi, sistem akan
menetukan barang dalam file buku besar oembantu persediaan (inventory

10
subsidiary file) telah jatuh ke titik pemesanan ulangnya yang kemudian akan
dicatat dalam file permintaan terbuka. Pada akhir jam kerja, sistem akan menyortir
berbagai file permintaan terbuka. Kemudian informasi surat-menyurat pemasok
akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat
dokumen permintaan pembelian, sedangkan salinan berbagai dokumen masuk ke
prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.
1. Bagian Pembelian
Bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas 5 bagian
yang berbagai salinan dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, penerimaan,
pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.
Program komputer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat
permintaan pembelian biasa, yang akan memungkinkan staf bagian pembelian
meverifikasi transaksasi pembelian sebelum memasukkan pesanan. Jika
pengendalian komputer yang memadai diterapkan untu mencegah atau
mendemteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien
dapat diimplementasikan. Pendekatan alternatif untuk otorisasi dan memesan
persediaan, yaitu alternatif satu merupakan sistem membuat dokumen pesanan
pembelian dan mengirimnya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan
ditandatangani kemudian dikrim ke pemasok serta salinan dikirim ke pemakai
internal lain. Alternatif kedua, proses pemesanan melalui distribusi pemesanan
langsung ke pemasok dan pengguna internal. Sistem ini memnghasilkan daftar
transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf bagian pembelian.
Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data
elektronik (electronic data interchange – EDI). Metode ini tidak menghasilkan
dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan).

B. Bagian Pemrosesan Data: Tahap 2

1. Bagian penerimaan. Ketika barang diterima dari pemasok akan dibuat
laporan penerimaan oleh bagian penerimaan, dan salinan lain dikirim k bagian
pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

11
2. Bagian pengeluaran kas. Merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar
transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke
pihak manajemen untuk ditandatangani, kemudian cek dikirim ke pemasok,
salinan ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas.
3. Bagian utang usaha. Mencocokkan salinan cek dengan voucher terbuka dan
mentransfer ke file voucher tertutup.

C. Bagian Pemrosesan Data: Tahap 3

1. Bagian utang usaha. Faktur dari pemasok akan direkonsiliasi dengan
berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file
tunda utang usaha. Kemudian staf administrasi membuat voucher
menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salina voucher ke
bagian pemrosesan data.

D. Bagian Pemrosesan Data: Tahap 4

Program bahtch akan memvalidasi berbagai catatan voucher dengan file
pemasok valid, menambahkan ke daftar voucher, dan membuat total batch untuk
dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

2.3 Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas

Sistem otomatis yang dijelaskan di atas hanya mereplika kebanyakan
prosedur dalam sistem manualnya. Akan tetapi, pekerjaan bagian utang usaha
untuk merekonsiliasi berbagai dokumen pendukung dengan faktur dari pemasok
adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak tenaga kerja dan mahal.

A. Pemrosesan Data
Pekerjaan yang dilakukan secara otomatis:
1. File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik
pemesanan ulang.
2. Tiap barang yang akan diisi kembali dicatat kedalam file permintaan
pembelian.

12
3. Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok.
4. Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid.
5. Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file .pesanan pembelian
terbuka.
Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirimkan ke bagian pembelian
untuk ditinjau.

B. Bagian Penerimaan
Setelah barang tiba, staf administrasi bagian penerimaan membuka file
pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan
pembelian yang dilihat dari slip pengepakan.

C. Pemrosesan Data
Berbagai pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh sistem:
1. Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan
pembelian terbuka dan nilai Y akan dimasukkan dalam field yang terkait
untuk menunjukkan penerimaan persediaan.
2. Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
3. Record buku besar pembantu persediaan diperbaharui untuk mencerminkan
penerimaan barang persediaan.
4. Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbaharui.
5. Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan
ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo
pembayaran akan dibuat.
Prosedur akan dilakukan untuk barang terpilih:
1. Cek akan dicetak, ditandatangani, diteruskan ke ruang skurat untuk dikirim ke
pemasok.
2. Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.
3. Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file
utang usaha tertutup.
4. Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbaharui.

13
5. Record yang memerinci berbagai transaksi akan ditransmisikan melalui
terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau oleh pihak
manajemen dan disimpan.

2.4 Impilkasi Pembelian

A. Sistem Otomatis
1. Perbaikan pengendalian persediaan
Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) daripada sistem manual
adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Selain itu
terdapat masalah dalam pengendalian, yaitu peraturan otorisasi yang mengatur
transaksi pembelian akan dikonsolidasikan dalam program komputer, jika
terdapat kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna kan
menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau kekurangan
persediaan.
2. Pengelolaan kas yang lebih baik
Mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per
hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari
pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selaijn itu menulis cek
secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu
pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.
3. Jeda waktu
Tergantung jenis sistem pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu ini
dapat mempengaruhi penjualan secara negatif. Karena inilah bagian penjualan
tidak mengetahui status persediaan terkirim dan dapat kehilangan penjualan.
4. Kemacetan dalam pembelian
Dengan membebaskan bagian pembelian dari pekerjaan rutin seperti membuat
pesanan pembelian dan egirimkannya ke pemasok, maka perhatian difokuskan
pada masalah pemesanan dan staf pembelian dapat dikurangi.
5. Dokumen kertas yang berlebih
Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus
dibeli dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani oleh bagian distribusi surat

14
internal dan dikonversi oleh personel pemrosesan data. Transaksi yang banyak
dengan pengurangan dan peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya menjadi
keuntungan perusahaan.

B. Sistem yang Direkayasa Ulang

Bagian penting dari bagian ini adalah sistem ini menggunakan prosedur real
time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam
pencatatan, sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui
otomatisasi, dan sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara
signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai
departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam akses media langsung.
1. Pemisahan tugas
Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi
dengan transaksiprogram komputer akan mengotorisasi dan memproses
pemesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitan cek untuk pemasok.
2. Pengendalian akuntansi dan akses
Sistem ini melihat catatan akuntansi secara eksklusif dalam disket magnetis.
Untuk mempertahankan integritas berbagai record, perusahaan harus
mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket. Perusahaan
dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untu menyediakan
pengendalian akses yang memadai.

2.5 Gambaran Umum Aktivitas Penggajian

Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan
penegeluaran kas reguler, namun memiliki sejumlah kekurangan dengan alasan
kepraktisan:
1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan
untuk semua pemasok, namun prosedur penggajian berbeda antarkaryawan.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus, penipuan
pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan
cek untuk kegiatan dagang.

15
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi
yang relatif lancar.kegiatan penggajian tidak bersifat berkelanjutan.
Meskipun prosedur penggajian tertentu bervariasi di antara perusahaan,
namun terdapat inti dari prosedur penggajian di dalam perusahaan manufaktur
seperti:
1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke
proses penggajian dari 2 sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi, menghitung gaji, dan
mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang
digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi (menjurnal akun barang
dalam proses (work in process – WIP).
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari
departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk
menyetor 1 cek, jumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji
diambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian
akuntansi biaya, utang, pengeluaran kas.

A. Sistem Penggajian Manual

1. Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen
penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form), yang
mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek
pembayaran dan digunakan untuik menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji
per jam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.
2. Produksi
Karyawan menyiapkan 2 jenis kartu catatan waktu kerja (time record), yaitu
kartu pekerjaan (job ticket) yang berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh
setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi dan kemudian dikirim ke akuntanls
biaya (siklus konversi). Kartu waktu (time card) berisi total waktu kerja

16
keryawan di tempat kerja, dan dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung
jumlah cek pembayaran karyawan.
3. Akuntansi biaya
Menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke
akun WIP sebagai biaya tenaga kerja langsung atau overhead. Kemudian
dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distribution summary)
dan diteruskan ke departemen buku besar umum.
4. Penggajian
Menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen
personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Pekerjaan yang
dilakukan staf adm.: menyiapkan daftar gaji (payroll register), memasukkan
informasi ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records),
menyiapkan cek gaji (paycheck), mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan
salina daftar gaji ke utang, serta menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan
personalia, dan salinan daftar gaji.
5. Departemen utang
Staf administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan
menyiapkan 2 salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.
Salinan pertama di kirim ke pengeluaran kas bersama daftar gaji, sedangkan
lainnya dikirim ke buku besar umum.
6. Pengeluaran kas
Menerima cek-cek penggajian, memeriksanya, dan kemudian
menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk
didistribusikan ke karyawan. Cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke
akun dana gaji (payroll imprest account) dan 1 salinan cek dengan tanda terima
pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang untuk disimpan.
7. Buku besar umum
Menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan
tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha yang berisi total jumlah gaji
terutang dan perincian ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

17
B. Pengendali Penggajian
1. Otorisasi transaksi
Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan
mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Formulir kegiatan personalia
memungkingkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini
dibandingkan kartu waktu.
2. Pemisahan tugas
Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Informasi
tarif pembayaran harus datang dari sumber independen – departemen personalia.
3. Supervisi
Supervisor harus mengamati proses memasukkan kartu untuk karyawan lain
yang terlambat dan absen dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran
aktual.
4. Catatan akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen: kartu waktu, kartu pekerjaan,
dan bukti kas keluar; informasi jurnal yang berasal dari rangkuman distribusi
tenaga kerja dan daftar gaji; akun buku besar pembantu yang berisi catatan
karyawan dan berbagai akun pengeluaran; akun buku besar umum (pengendali
penggajian, kas, dan akun dana gaji).
5. Pengendalian akses
Aktiva berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas.
Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem
pembayaran merupakan hal yang penting.
6. Verifikasi independen
Contohnya, verifikasi jam kerja, pengurus pembayaran (paymaster), utang
usaha, dan buku besar umum.

18
2.6 Sistem Penggajian Berbasis Komputer
A. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch
Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu
pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch
melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar
umum.
1. Implikasi pengendali
Sistem ini mengedepankan kekuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan
dalam menulis cek, serta sistem ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi
operasional, namun untuk jenis organisasi tingkat teknologi ini cukup memadai.

B. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Perusahaan berlukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan
dalam sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management –
MSDM). Sistem ini menagkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan
dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi
tenaga kerja, ketrampilan tenaga kerja, kegiatan personalia (tarif pembayran,
pemotongan, dll) juga gaji. Sistem ini harus menyediakan akses real time ke file
personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan
catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Sistem MSDM berbeda dari
sistem otomatisasi dalam hal departemen operasi mengirim transaksi ke
pemrosesan data melalui terminal, file akses langsung digunakan untuk
menyimpan data, dan banyak proses sekarang dilakukan secara real time.
1. Personalia. Melakukan perubahan dalam file karyawan secara real time
melaui terminal, termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan
karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan,
perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif
pembayaran).
2. Akuntansi biaya. Memasukkan data biaya pekerjaan (real time atau setiap
hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

19
3. Penjagaan waktu. Jika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari
supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat
file kehadiran (attendance file).
4. Pemrosesan data. Tugas yang dilakukan dalam lproses batch akhir periode
kerja: 1) biaya tenaga kerja didisktribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan
akun biaya. 2) file rangkuman distribusi tenaga kerja online diciptakan. 3)
daftar gaji online diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee
file). 4) file catatan karyawan diperbaharui. 5) cek penggajian disiapkan dan
ditandatangani. 6) file bukti pengeluaran diperbaharui dan satu cek disiapkan
untuk data yang akan ditransfer ke akun dana gaji. 7) pada akhir pemrosesan
sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti
pengeluaran dan memperbaharui file buku besar umum.
5. Implikasi pengendalian. Sistem berbasis komputer pasti menghasilkan
catatan yang memadai untuk verifikasi independen dan tujuan audit.
Akhirnya pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak
diotorisasi ke file data dan program komputer.

2.7 Sistem Aktiva Tetap

Aktiva tetap (fixed assets) adalah properti, pabrik, dan peralatan yang
digunakan dalam proses bisnis yang relatif permanen dan sering kali secara
kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Tujuan spesifik
dari sistem aktiva tetap:
1. Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan
persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya,
deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
3. Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang
dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.
4. Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu
merencanakan investasi aktiva tetap di masa yang akan datang.
5. Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

20
 Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik dan juga terdapat
perbedaan dengan siklus pengeluaran, yaitu pertama siklus pengeluaran meproses
akuisisi rutin untuk persediaan bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan
barang jadi untuk fungsi penjualan, serta kedua diantara sistem ini perusahaan
biasanya memperlakukan akuisisi persediaan sebagai biaya periode lancar, namun
mengapitalisasikan aktiva tetap yang menghasilkan manfaat untuk periode jangka
panjang.

A. Logika Sistem Aktiva Tetap

1. Akuisisi aktiva
Akuisis aktiva (aset acquisition) biasanya dimulai dari manajer departemen
(pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.
Prosedura otorisasi dan persetujuan yang terlibat akan bergantung pada biaya
aktiva tersebut. Manajer departemen sering kali memiliki otoritas umum untuk
menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal. Untuk pengeluaran modal,
batas materialitas yang ditetapkan meminta persetujuan eksplisit yang melibatkan
analisis manajemen modal formal untuk mengevaluasi biaya dan manfaat dari
permintaan.
2. Pemeliharaan aktiva
Pemeliharaan aktiva (asset maintenance) melibatkan penyesuaian saldo akun
buku ebesar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah)
menyusut sepanjang waktu pemakaiannya. Metode depresiasi umum yang
digunakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan unit
produksi. Perhitungan depresiasi merupakan transaksi internal yang harus
diproses oleh sistem aktiva tetap tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi
atau dokumen sumber yang menggerakkan transaksi.
3. Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika
manajemen memutusan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari
buku besar pembantu aktiva tetap. Proses penghapusan dimulai ketika manajer
yang bertanggung jawab atas aktiva tersebut mengeluarkan permintaan untuk

21
menghapus aktiva tersebut. seperti transaksi lainnya, penghapusan suatu aktiva
memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan
aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan atau menghentikan
penggunaan aktiva tersebut. laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan
disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk
mengotorisasi penghapusannya dari buku besar

B. Sistem Aktiva Tetap Berbasis Komputer

1. Prosedur akuisisi
Dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik telah
menerima aktiva dan menunjukkan biayanya. Staf menggunakan terminal
komputer untuk membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantu
aktiva tetap.
2. Pemeliharaan aktiva
Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat transaksi
depresiasi pada akhir periode secara otomatis. Tugas khusus mencakup
perhitungan depresiasi periode saat ini, pembaharuan akumulasi depresiasi dan
field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu, pembukuan total depresiasi
ke akun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi
depresiasi), serta pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan cetatan ke
file voucher jurnal.
3. Prosedur penghapusan
Ketika staf administrasi menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva
tetap, sistem secara otomatis membukukan dan membuat jurnal penyesuaian ke
akun pengendali aktiva tetap dalam buku besar umum, mencatat setiap laba atau
rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan, dan menyiapkan catatan
voucher jurnal.

22
C. Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap
Karena adanya kesamaan antara sistem aktiva tetap dan siklus pengeluaran,
kebanyakan pengendaliannya juga sama dan telah dibahas. Oleh sebab itu,
pembahasan mengenai pengendalian aktiva tetap akan difokuskan oada tiga area
yang berbeda dari sistem-sistem tersebut, yaitu otorisasi, supervisi dan verifikasi
independen.
1. Pengendalian otorisasi. Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara
eksplisit diotorisasi, setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis
dari pengguna dan departemen.
2. Pengendalian supervisi. Supervisor harus memastikan aktiva tetap yang
digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.
3. Pengendalian verifikasi independen. Secara berkala auditor internal harus
memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan
kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Auditor internal harus
memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan
dibandingkan dengan catatan aktiva tetap dalam buku besar pembantu.

23
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam siklus pengeluaran yaitu
untuk memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis,
menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan, serta
menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan
penjagaan atas sumber daya organisasi. Pemrosesan dan bagan arus (flowchart)
dari siklus pengeluaran yang ada terbagi menjadi beberapa bagian yaitu untuk
sistem pembelian, sistem pengeluaran kas dan sistem pembayaran gaji.
Siklus pengeluaran terdapat 5 aktivitas dalam aktivitas tersebut menggunakan
beberapa dokumen yang bertujuan untuk :
a. Pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan
barang ke supplier
b. Pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan
barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen
Purchase Requisition.
c. Pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah
diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
d. Pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus
dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan
kenyataannya
e. Pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas
perusahaan
Sistem informasi sudah seharusnya mendapat perhatian yang diperlukan agar
perusahaan dapat tetap berjalan secara efisien dan efektif. Sistem informasi akan
cenderung makin meluas dan kompleks jika perusahaan bertumbuh semakin
besar. Dengan adanya sarana ini, maka pimpinan dalam perusahaan dapat
memadukan segala kegiatan usahanya, dan mengelola perusahaannya seefektif
mungkin untuk memperoleh tujuan perusahaan.

24